Memoire Online - Les descriptions de fonction

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II. La description de fonction	p. 13
2.1. Présentation	p. 13
2.2. Schéma type	p. 15
2.3. Rédaction	p. 16
Conclusion	p. 19
Annexes	p. 20

introduction

Dans le cursus de la Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, chaque étudiant doit réaliser deux missions pour le compte de l'entreprise accueillante. Ces missions ont été définies lors du stage en début de formation, qui s'est déroulé du 5 au 9 novembre 2001.

Ma première mission est la réalisation d'une procédure de description de fonction. Ensuite, pour tester cette procédure, j 'ai décrit des postes au sein de la société.

Ce rapport, explicitera dans une première partie, quelle est l'utilité des descriptions de fonction pour l'entreprise ainsi que les différentes étapes que j 'ai effectuées pour construire ma procédure, la deuxième partie présentera la description de fonction.

PREMIERE PARTIE

I. Présentation générale

1.1. Pourquoi réaliser des descriptions de fonction ?

La description de fonction peut être considérée comme l'outil de gestion des Ressources Humaines - et aussi l'outil d'organisation - par excellence. Aussi, les descriptions de fonction sont utilisées pour l'évaluation du travail, le recrutement, l'évaluation de la performance, la formation et le développement personnel, la planification des remplacements, la politique de salaire... Elles identifient le travail dans l'entreprise et fournissent des informations décrivant les responsabilités, les tâches, l'effort, les conditions de travail, les qualifications et la connaissance minimum, exigés pour exécuter le travail.

Une description de fonction fournit les informations nécessaires et suffisantes pour comprendre et analyser la spécificité de chaque poste.

La description a pour objectif de comparer les postes entre eux grâce à une méthode rigoureuse et à des critères de mesure fiables et de les classer les uns par rapport aux autres.

Il y a des avantages à cet outil, tant pour l'employé que pour le dirigeant, et ce, à plusieurs niveaux :

- Clarification des attentes : L 'employé connaîtra clairement les attentes du dirigeant et prendra note des compétences à maintenir ou à développer pour remplir efficacement son rôle au sein de l 'entreprise ;

- Démonstration des compétences : Un employé peut démontrer son potentiel et son dynamisme en mettant l 'accent sur des compétences existantes ou s 'inscrire à des cours pour développer celles qui sont nécessaires au nouvel emploi ;

- Définition des rôles : Les employés et les dirigeants sauront à quel collègue se référer par rapport à un travail à accomplir ou pour une question à poser ;

- Outil d'évaluation : La description de fonction aide à évaluer avec précision le rendement d'un employé, qui est alors basé sur des connaissances mesurables plutôt que sur des impressions. De plus l 'employé sera en mesure de suggérer des pistes d 'amélioration liées à des responsabilités particulières ;

- Outil de recrutement : La description de fonction décrit les différentes caractéristiques du poste, les tâches et exigences ;

- Outil de planification de la formation : La description de fonction facilite l 'établissement des besoins en formation.

1.2. Principale étapes de ma démarche

Du 5 novembre au 9 novembre 2001, j'ai passé une semaine au sein de l'entreprise. J'ai pu découvrir les différents organes et services de la société. J'ai été affecté au service Marketing et, à l'issue de cette semaine, avec la Responsable Marketing, nous avons déterminé un sujet qui correspondait à un besoin pour la société.

Le choix s'est porté sur les descriptions de fonction, car l'entreprise étant en plein développement, cet outil est apparu comme essentiel dans le processus de gestion du Coq Sportif. Dans un premier temps, je devais réaliser ces descriptions auprès de tous les salariés, mais compte tenu de temps qui m'était imparti, nous avons fixé comme objectif de décrire 1 voire 2 postes par service.

Il n'existait aucune procédure pour décrire les postes dans la société, j 'ai donc du créer une procédure formalisée. Cette procédure doit rendre les descriptions plus faciles. Pour réaliser ma procédure, j 'ai demandé conseil à différents professeurs et je me suis inspiré de cours qui nous ont été dispensé sur le sujet. J'ai également demandé des descriptions de fonction à différentes sociétés, mais, malheureusement, je n'ai pu obtenir que celle de la Jet Aviation ( voir en annexe 1 ). Après avoir réunis toutes les informations, j'ai commencé à créer ma procédure en me demandant quelles seraient les informations pertinentes à recueillir, utiles pour le salarié et pour la société. J'ai établi cette procédure en fonction des éléments indispensables à la prise en compte des postes de la société.

Photographie instantanée du poste, la description de fonction cherche à donner une vision globale de sa logique et de sa dynamique afin d'en permettre la compréhension. Dans cette perspective, elle s'efforce donc de répondre à de nombreuses questions parmi lesquelles on peut citer les suivantes :

Une fois la procédure créée ( voir en annexe 2 ), je l'ai soumise pour approbation à la société. Ma procédure a été acceptée par la Responsable Marketing et j 'ai commencé à effectuer les entretiens. L'entretien était important ; il était l'occasion privilégiée de faire le point et de régler, le cas échéant, des malentendus sur le fonctionnement du poste.

Une fois l'entretien effectué, je le retranscrivais par ordinateur et je réalisais une fiche de profil de poste ( voir en annexe 3 ). Par la suite, je donnais la description et le profil au salarié pour qu'il les relise et les approuve, en datant et signant sur une feuille prévue à cet effet. La relecture permettait de contrôler la cohérence, la complémentarité des informations et la couverture de l'ensemble des aspects importants du poste. Puis le salarié devait donner le tout à son supérieur hiérarchique pour qu'il en prenne connaissance. Le supérieur devait lire la description de fonction puis dater et signer le profil de poste. La description de fonction ne trouve tout son sens que dans la mesure où elle est approuvée par le titulaire et son supérieur hiérarchique, à l'issue d'un échange qui permet d'ajuster les perceptions de chacun sur le contenu du poste. L'objet de l'entretien n'est pas de rechercher un compromis.

Il faut prévoir au minimum 1 heure d'entretien dans un environnement favorable. L'entretien permet de vérifier que les deux parties ont bien la même vision du poste et, en particulier, des responsabilités dont le salarié à la charge.

Comme cette procédure était une nouveauté, je me suis aussi chargé de renseigner et de répondre aux différentes questions des collaborateurs. J'ai élaboré un petit guide d'utilisation qui reprend les apports de la description de fonction et qui explicite l'utilisation de la description. Les descriptions et les profils sont classés par service. A ce jour, j 'ai effectué 11 descriptions de fonction et autant de profils de poste. La procédure de description de fonction fait désormais partie intégrante des documents mis à disposition par le service RH.

DEUXIEME PARTIE

II. La description de fonction

2.1. Présentation

L'entreprise est composée d'un ensemble de postes qui participe à son fonctionnement et à son développement.

Section	Vous y trouverez...	Pour...
Renseignements généraux sur le poste	Une description sommaire de la fonction	Donner une vue d'ensemble du poste et des responsabilités.
Renseignements généraux sur le poste	Une liste des tâches et des responsabilités	Orienter l'employé sur ce qui doit être fait et faciliter son évaluation et l'application de correctifs
Effort et condition de travail	Une description de l'environnement de travail (travail de nuit, longues heures, pression importante, etc.)	Pallier, diminuer ou prévoir les problèmes de santé reliés à l'environnement de travail (maux de dos, épuisement, etc.)
Responsabilité, compétences et qualifications	Une liste des exigences intellectuelles (mémoire, jugement), physiques (force, résistance au stress), personnalité (autonomie, initiative)	Faciliter la préparation de tests d'embauche et l'évaluation du rendement et orienter la formation
Formation	Les conditions de formation et d'expérience requises	S'assurer que l'employé possède les connaissances de base et susciter chez lui le goût de parfaire ses connaissances et d'obtenir des promotions.

Le poste est bien distinct du titulaire. Il est confié à un titulaire qui a sa façon de le tenir. Mais, la manière de tenir son poste en mettant en oeuvre des compétences et des capacités spécifiques n'est pas analysée dans la description de poste, elle est l'objet du processus d'appréciation.

Par contre, le poste correspond à un besoin de l'organisation et, à ce titre, il garde les mêmes finalités et objectifs quelque soit le titulaire ; c'est ce qu'analyse la description. C'est donc le poste qui est décrit et non son titulaire.

De même, c'est le poste actuel qui est décrit et non pas le poste futur ou tel qu'on souhaiterait qu'il soit. La description s'appuie sur des faits et non sur des opinions, des jugements de valeurs ou des suppositions.

La description de fonction est un document qui est présenté selon un schéma formel et rigoureux. Chaque partie de la description de fonction répond à un objectif particulier.

- D'assurer une présentation uniforme de l'ensemble des descriptions de fonction de l'entreprise ;

2.3. Rédaction

Ici, je recherche la raison d'être du poste, ainsi qu 'une énumération des tâches avec des verbes d'actions.

	Mission de stage RH II. La description de fonction page 17

CONCLUSION

Conclusion

Ce travail a représenté, pour moi, un investissement important. La démarche proposée conduit à réfléchir sur les différentes facettes des postes.

L'objectif est de définir les postes dans la société, d'identifier les besoins de la société et les rôles que les salariés ont à remplir ainsi que de permettre au salarié de comprendre les fonctions et de clarifier son rôle et ses responsabilités. Cette problématique montre comment la description de fonction constitue un outil de connaissance, d'analyse, de communication et de dialogue dont l'importance en matière d'organisation est soulignée. Elle revêt un certain caractère contractuel puisqu'elle constitue une sorte de charte entre l'organisation et le titulaire du poste.

La supervision des salariés devient alors plus facile quand leurs tâches et responsabilités sont bien établies dans la description de fonction.

De plus, la réalisation des descriptions de fonction m'a permis de m'entretenir avec les salariés, et a sans doute contribué à faciliter mon intégration au sein de la société.

Pour moi, les descriptions de fonction auront un résultat positif car elles sont basées sur la communication et la reconnaissance des compétences. Elles permettront donc de mieux impliquer les salariés.

ANNEXES

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