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Rapport de stage de maà®trise en système d'information


par Virginie QUESNAY
IUP GSI - Annecy - ISI 2003
  


Copyright (c) Virginie QUESNAY
Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2
or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts.
A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License".




VIRGINIE QUESNAY
I.U.P./G.S.I.
V.A.L.
Année 02/03
33 rue Eugène Gilbert
63038 Clermont-Fd
RAPPORT DE STAGE
Développement d'applications spécifiques
Enseignant tuteur : Christian TRICOT
Maître de stage : Thierry DRIGEARD
INSTITUT UNIVERSITAIRE PROFESSIONNALISÉ
DE GÉNIE DES SYSTÈMES INDUSTRIELS
Génie des systèmes d'information


VIRGINIE QUESNAY
I.U.P./G.S.I.
V.A.L.
Année 02/03
33 rue Eugène Gilbert
63038 Clermont-Fd
RAPPORT DE STAGE
Développement d'applications spécifiques
Maître de stage : Thierry DRIGEARD
Enseignant tuteur : Christian TRICOT


VIRGINIE QUESNAY
I.U.P./G.S.I.
V.A.L.
Année 02/03
33 rue Eugène Gilbert
63038 Clermont-Fd
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$
RÉSUMÉ :
Mon stage s'est déroulé au sein de l'association VAL.
Son but était de développer un ensemble d'applications afin demettre à la disposition des utilisateurs, des outils informatiques
leur permettant de faciliter leur travail.Ce stage était principalement déstiné à la la mise en place de
deux applications : une application de gestion des stocks et uneapplication de gestion des illustrations.
La première nécessitait un développement spécifique car les lo-giciels existants sur le marché sont prévus pour une utilisation
plus poussée et manquent de simplicité d'utilisation.Quand à la seconde, mon travail consistait dans un premier
temps à réaliser une étude des besoins des utilisateurs et de dé-terminer quelle solution était la plus adaptée.
&
%
'
$
MOTS-CLEFS :
Access, Gestion de stocks, Photothèque, Client-serveur, Client
léger
&
%

Remerciements
Je tiens tout d'abord à remercier M. Thierry DRIGEARD, Responsable Informa-
tique, de m'avoir accueilli durant ces seize semaines de stage au sein du serviceinformatique. Je tiens à remercier l'ensemble des personnes de l'association pourleur accueil sympathique et chaleureux.
Enfin, je remercie Christian TRICOT, mon tuteur de l'IUP GSI. Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003
i

Table des matières
Remerciements
i
Introduction
1
1 Présentation de VAL
2
1.1
Présentation de l'association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.1
Sa création . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.2
VAL aujourd'hui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1.3
Ses perspectives pour l'avenir . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2
Les clientèles VAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.1
Le grand public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.2
Les groupes d'actifs et les seniors . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.3
Les scolaires : les classes d'environnement . . . . . . . . . .

1.3
Les chiffres clés de l'année 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1
Le nombre de lits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2
Le volume d'affaires
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3
La fréquentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.4
L'emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4
Présentation du département informatique . . . . . . . . . . . . . .

1.4.1
Le personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.2
Le réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Sujet et objectifs
8
2.1
Présentation du contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2
Présentation du sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.1
L'application de gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.2
L'application de photothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 L'application de gestion des stocks
10
3.1
Présentation du travail à effectuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.1
Fonctionnement au début de mon stage . . . . . . . . . . . .

3.1.2
Fonctionnement souhaité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2
Les choix technologiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3
Présentation du travail réalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3.1
Conception de l'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3.2
La réalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4
Les problèmes rencontrés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4.1
Le Visual Basic Application
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4.2
L'aide de Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4.3
Les références . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4.4
Le manque d'information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003
ii


TABLE DES MATIÈRES
4 La photothèque
20
4.1
Présentation travail à effectuer
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.1
Les objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.2
Les besoins et les contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2
Présentation du travail réalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.1
L'étude des besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.2
Les recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.3
Les tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3
Mes préconisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3.1
Pour le matériel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3.2
Pour le logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3.3
Pour la mise en place de l'application . . . . . . . . . . . . .

Conclusion
27
Annexes
28
A Histoire
29
B Organigramme
31
C Manuel utilisateur de l'application de gestion des stocks
32
D Exemple de fiche concernant les logiciels de photothèques
56
E Bookmarks
61
Liste des illustrations
65
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003
iii


Introduction
Afin de valider l'année de maîtrise à l'IUP GSI, chaque étudiant doit effectuer unstage de quatre mois en entreprise.
Ce stage est une étape importante pour un étudiant, non seulement du point devue de la scolarité, mais aussi d'un point de vue personnel. La vie en entrepriseest en effet nécessaire à la mise en pratique de l'enseignement reçu à l'IUP.
Ce rapport présente l'ensemble des travaux que j'ai effectués au cours de monstage au siège de VAL (à Clermont-Ferrand). Cette étude s'est déroulée au sein duservice informatique de l'association.
Ce rapport s'articule autour de trois axes principaux .Tout d'abord, je commencerai par une présentation de l'association VAL.
J'enchaînerai ensuite par une présentation du sujet et de l'objectif du stage puisune description du cadre du stage.
La suite porte sur l'ensemble du travail effectué : la méthodologie, les résultatsobtenus, leur analyse et les perspectives envisageables.
FIG. 1 ­ Les locaux de VAL à Clermont-Ferrand
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Chapitre 1
Présentation de VAL
1.1
Présentation de l'association
1.1.1
Sa création
VAL est une association régie par la loi de 1901, née le 24 janvier 1969 (voir An-nexe A, à la page 29). Elle est issue de la volonté la SOMIVAL (Société de Mise enValeur de l'Auvergne et du Limousin) et de l'OCCAJ-TP (Organisation Centrale desCamps et Activités pour la Jeunesse - Tourisme Populaire) dont le but était de :­ Lutter contre la désertification rurale du Massif Central, par le tourisme d'es- paces qui génère emplois et retombées économiques au niveau local.
­ Participer à la politique sociale du tourisme, en favorisant la réalisation d'infra- structures touristiques en espace rural, et en commercialisant des séjours ac-
cessibles au plus grand nombre (d'une part en acceptant les chèques-vacances,les bons vacances des caisses d'allocations familiales et des mutualités socialesagricoles, d'autre part en créant Valcoeur pour l'accueil des familles défavori-sées).
Lors de sa création, le nom complet de l'association était "Vacances Auvergne Li-mousin" car c'est uniquement dans ces deux régions que se trouvaient les villagesde vacances gérés par VAL.
FIG. 1.1 ­ Vue générale du village de Brusque (Aveyron)
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003




Présentation de VAL
1.1.2
VAL aujourd'hui
VAL se positionne sur le concept de "tourisme d'espaces". Les sites où les villagesVAL sont implantés, répondent à des critères de qualité :
­ Un milieu riche, avec un bon potentiel d'activité culturelles et sportives.­ Un espace habité sans concentration excessive.
­ Une vie locale animée et active. Au fil des année, VAL s'est continuellement développée et propose désormais 35
villages de vacances répartis sur tout le territoire français. De plus, VAL a négocié des partenariats afin d'étendre le nombre de destinationsdisponibles pour sa clientèle.
FIG. 1.2 ­ Les destinations VAL aujourd'hui
1.1.3
Ses perspectives pour l'avenir
Aujourd'hui, VAL, fidèle à sa vocation, souhaite poursuivre sa politique de déve-loppement en favorisant la mise en valeur de grands espaces en milieu rural. Elleprojette également d'adapter ses prestations à la demande de sa clientèle en s'im-plantant dans les zones à forte attractivité touristique.
De plus, VAL a passé récemment un accord avec VVF Villages (70 villages de va-
cances) pour une mise en commun de moyens visant à améliorer leurs servicesaux vacanciers.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003




Présentation de VAL
1.2
Les clientèles VAL
FIG. 1.3 ­ L'origine géographique des clients VAL
FIG. 1.4 ­ Principales catégories socioprofessionnelles
1.2.1
Le grand public
Le grand public (familles, couples, amis, jeunes parents avec des enfants en basâge, grands parents avec des petits enfants) est accueilli toute l'année avec desservices et des activités spécialement étudiés selon les périodes de séjour (clubsenfants, découverte de sites naturels et du patrimoine architectural, activités cultu-relles et sportives, . . .).
1.2.2
Les groupes d'actifs et les seniors
VAL reçoit des groupes de seniors, des groupes de sportifs, des groupes de travail(en séminaire ou en réunion), pour de simples vacances ou des manifestations
plus spécifiques. Une équipe spécialisée du siège social réalise des études per-sonnalisées, des projets et des devis sur mesure.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Présentation de VAL
1.2.3
Les scolaires : les classes d'environnement
Par ses choix d'implantation et d'animation VAL offre aux écoles de grandes pos-sibilités de découverte. Des programmes sont proposés aux enseignants, libres deconstruire un projet personnalisé pour leur classe. VAL apporte sécurité et com-pétence, avec ses agréments Jeunesse et Sport et Inspection Académique, ainsi
qu'avec ses intervenants et animateurs diplômés. FIG. 1.5 ­ Répartition des clientèles
1.3
Les chiffres clés de l'année 2002
1.3.1
Le nombre de lits
9 974 lits : 10 222 lits sont présents dans les villages dont 248 sont réservés pourdu personnel saisonnier.
1.3.2
Le volume d'affaires
Le volume d'affaire 2002 était de 29,9 millions d'euros HT (y compris 3,5 millionsd'euros HT de revente en dehors des villages VAL).
1.3.3
La fréquentation
En 2002, 134 073 personnes ont dormi dans un ou plusieurs villages VAL
Ce qui représente un total de 990 913 nuitées réparties de la façon suivante : En villages de vacances
667 108 nuitées grand public
101 552 nuitées seniors
60 982 nuitées groupes d'actifs28 674 nuitées groupes de jeunes
3 571 nuitées séminaires
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Présentation de VAL
En camping (passage et séjours)
19 505 nuitées
Dans des villages de vacances partenaires (revente sans gestion)
109 521 nuitées
1.3.4
L'emploi
VAL compte 509 emplois annuels en équivalent temps plein (147 permanents et
185 saisonniers titulaires) et totalise 1 881 contrats de travail sur l'année (voir An-nexe B, à la page 31).
L'effectif en pleine saison (ici au mois de juillet 2002) est de 1 230 salariés. 1.4
Présentation du département informatique
1.4.1
Le personnel
Le personnel du service informatique se compose de deux employés à plein temps.
Ils sont chargés de la maintenance au quotidien du réseau, de l'aide aux utili-sateurs et de petits développements et requêtes sur les bases de données spéci-
fiques. Ils sont également chargés du conseil et de la maintenance du parc infor-matique présent dans les villages (ce qui implique des déplacements sur site).
Les développements de plus grande envergure sont réalisés par des sociétés deservices soit de façon indépendante soit sous la direction de VAL.
1.4.2
Le réseau
Le réseau du siège de VAL se compose de 10 serveurs, 80 postes utilisateur et 8
imprimantes réseau. À ceci, on peut ajouter les 105 postes de travail présents dans les villages de va-cances (3 machines par village de vacances).
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Présentation de VAL
FIG. 1.6 ­ Architecture du réseau de VAL
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Chapitre 2
Sujet et objectifs
2.1
Présentation du contexte
Le département informatique de VAL n'étant constitué que de deux personnes,
leur tâche principale est la gestion quotidienne du réseau. Or, certains utilisa-teurs ont des besoins spécifiques qui ne peuvent être inclus dans la gestion quo-tidienne. Mon rôle a donc été de palier à ce manque afin d'améliorer le système
d'information mis à la disposition des utilisateurs. 2.2
Présentation du sujet
Le sujet principal de mon stage était l'amélioration du système d'information parla mise en place d'outils spécifiques.
Dans ce but, j'ai du réaliser, durant mon stage, deux tâches totalement distincteset qui peuvent donc être vues comme deux projets séparés.
2.2.1
L'application de gestion des stocks
VAL à l'habitude de faire sigler des objets afin de les personnaliser. Comme lestravaux de ce type (impression d'un logo sur un objet) ont un prix dégressif en
fonction de la quantité, le siège se charge de faire réaliser des articles pour lesvillages.
FIG. 2.1 ­ Exemple de produits siglés au nom de VAL
Le siège fait réaliser un certain nombre d'articles et les propose ensuite sous formed'un catalogue aux villages. Le siège se comporte comme un fournisseur (il décide Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Sujet et objectifs
de son catalogue et des produits qui y figurent sans que les villages puissent luiimposer la commande de produits spécifiques) et les villages comme des clients
(ils commandent ce qu'ils désirent sans que le siège ne leur impose des produits). Le premier aspect de mon travail a été de réaliser une application de gestion desstocks qui soit parfaitement adaptée au fonctionnement spécifique de VAL.
En effet, aucune des applications existantes ne satisfaisait pleinement l'utilisa-teur. Soit les applications étaient trop simplistes et ne permettaient pas de gérertoutes les spécificités, soit elles étaient trop complètes et étaient alors trop diffi-ciles à utiliser (le temps à consacrer à la gestion est alors supérieur à une gestionsur papier).
J'ai donc effectué une analyse des besoins de l'utilisateur, réalisé un cahier descharges, j'ai poursuivi par la conception et la réalisation d'une application pourterminer par l'écriture d'une documentation et la formation de l'utilisateur.
2.2.2
L'application de photothèque
Le second aspect concerne la gestion de la bibliothèque de photo électroniques
de l'association.De par l'édition de 4 catalogues par an (Individuels été, Individuels hiver, Groupes,Scolaires) et d'un grand nombre de dépliants et prospectus, VAL dispose d'un
grand nombre de photos aussi bien de ses villages que des sites touristiques etpaysages voisins.
Les photo étaient auparavant uniquement conservées au format diapositive. Ce-pendant, l'utilisation de plus en plus répandue du format numérique (achats de
CD d'images, gravure des images modifiées en interne, . . .) a fait croître de fa-çon considérable le nombre de CD-Rom. Le nombre de photos étant maintenant
très important et augmentant constamment, il est nécessaire de les répertorier etde les indexer afin de permettre des recherches (et que chaque personne qui le
souhaite puisse trouver des photos sans interrompre le travail de la personne quigarde les CD).
Mon travail consistait donc à étudier les possibilités suivantes :
­ utilisation directe d'un logiciel du commerce­ utilisation d'un logiciel existant avec des modifications
­ développement d'un logiciel complet Le but était d'évaluer les avantages et inconvénients des différentes architecturespossibles et des solution citées ci-dessus afin qu'une décision rapide puisse êtreprise.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Chapitre 3
L'application de gestion des stocks
3.1
Présentation du travail à effectuer
3.1.1
Fonctionnement au début de mon stage
Lorsqu'un village ou un service souhaite commander des petits articles (qui sontgardé en stock et gérés par le siège), il transmet à la responsable des stocks unefiche contenant la liste des produits désirés avec leur quantité.
La responsable des stocks va ensuite :­ Faire manuellement, en deux exemplaires, une fiche de "facturation village"
contenant les produits en précisant la quantité qu'elle peut réellement livrer,
le prix d'achat HT et le prix de vente (lorsque ce produit est destiné à la venteclient), le prix total HT des produits livrés.
­ Mettre à jour l'état des stocks.
­ Faire une fiche (destiné au service comptabilité), avec, pour chaque famille de produit, le destinataire, les produits commandés et le prix d'achat total pour
cette famille. FIG. 3.1 ­ Pièce contenant le stock de produits
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
De plus, lorsqu'un fournisseur effectue une livraison, elle doit mettre à jour l'étatdes stocks de sur sa fiche cartonnée et mettre à jour les prix si ceux ci ont étéchangés. La liste des produits disponibles est également maintenue dans un trai-tement de texte.
3.1.2
Fonctionnement souhaité
Le but principal de l'application était de simplifier les différentes tâches afin de lesaccélérer et de diminuer le risque d'erreur généré par le recopiage manuel d'un
grand nombre d'informations.Le développement devait être centré sur la création d'une interface très simple etergonomique afin que la simplification des tâches soit réelle et importante.
De plus, l'apport de l'outil informatique devait permettre l'utilisation et le trai-tement de nouvelles informations qui étaient trop fastidieuses (car trop volumi-neuses) à traiter manuellement.
Je n'ai pas eu de consignes très strictes car l'utilisatrice unique de cette applica-tion n'avait pas d'idées précises tant sur le contenu que sur la forme de l'applica-tion.
En effet, son désir était principalement de retrouver au moins autant d'informa-tions qu'avec son traitement manuel et d'avoir une interface très simple afin dene pas perdre de temps (et même si possible d'en gagner).
Après l'avoir interrogée un peu plus en détail, j'ai pu faire ressortir quel serait lefonctionnement optimum de l'application.
Les fonctions principales de l'application devaient être :­ Saisir la commande (en vérifiant l'état des stocks à l'écran).
­ Imprimer la "facture village".­ À chaque changement de saison, imprimer un récapitulatif pour la comptabi-
lité.
­ Lors d'une livraison, saisir les quantités de produits livrées, leurs prix et éven- tuellement ajouter les nouveaux produits.
De plus, la gestion automatisée des changements de prix devait permettre une
évolution réaliste des prix facturés au village (voir § 3.1.2, à la page 12). Les articlesdevaient en effet être facturés à leur prix réel d'achat avec une gestion de typeFIFO (First In First Out : premier entré - premier sorti) contrairement à la gestionmanuelle qui ne permettait pas de gérer plusieurs prix pour un même article.
Les produits
Pour chaque produit, on souhaite connaître :
­ Sa famille
­ Produit boutique (par exemple banane, casquette, montre, porte-clef, . . .)
­ Vêtements de travail (chemisette, polo)­ Petit matériel (drapeau VAL, drapeau France, . . .)
­ Animation (matériel pour le déroulement des animation du village) ­ Son libellé
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
­ Son prix de vente (si ce produit peut être vendu)
­ S'il est disponible (s'il apparaît ou non dans les listes édités pour les villages)­ Un commentaire
Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs (et donc plusieurs prix d'achat). Ilfaut donc prévoir qu'on doit distinguer les quantités pour chaque couple "four-nisseur / prix d'achat".
Note : Il n'y a pas de gestion des tailles pour les articles d'habillement.
Contrairement au prix d'achat, une fois fixé, le prix de vente est identique pourtous les exemplaires d'un même produit (et ce, même si le prix d'achat est diffé-rent).
Les fournisseurs
Pour chaque fournisseur, on souhaite avoir les informations concernant sa raisonsociale (le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l'e-mail),l'interlocuteur principal lors des négociations (et son numéro de téléphone), lesconditions de règlement, des commentaires.
De plus on voudrait savoir quel est le chiffre d'affaires annuel réalisé avec ce four-nisseur (somme de toutes les livraison réalisées) afin de pouvoir, par exemple,
affiner les négociations de prix. Les destinations
Ce sont les destinations des commandes. Une commande peut être envoyée :
­ Dans un village­ À un des services du siège (cadeaux publicitaires, vente au personnel, . . .)
Pour chaque destination, on souhaite connaître Son numéro comptable (numérounique attribué à chaque village pour l'identifier au niveau comptable), sa raisonsociale(le nom du village de vacances, son adresse, le numéro de téléphone, le
numéro de fax, l'e-mail) Les livraisons
Chaque livraison par un fournisseur doit être saisie afin de mettre à jour les stocksdes différents produits et le prix unitaire d'achat.
Il faut noter que si le prix d'achat est modifié (pour le même fournisseur ou pourun fournisseur différent), on doit garder la modification en mémoire afin que lesproduits qui étaient précédemment en stock soient facturés à l'ancien prix.
Par contre, il n'y a pas besoin de conserver de trace de la livraison en elle même.L'action de réceptionner une livraison va donc :
­ Modifier le stock en cours­ Tenir compte d'une éventuelle modification du prix unitaire d'achat
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
Les commandes
Lors d'une commande, un village ou un service du siège fait la demande d'un
certain nombre de produits. Il faut remarquer que parfois, les produits peuventêtre destinés à être offerts (il faut donc que cette information soit conservée pourla comptabilité).
On doit garder en mémoire le détail de chaque commande grâce aux informations
relatives à :­ La destination
­ La date
­ La personne qui a réalisé la commande (principalement pour les services du siège)
­ Pour chaque "ligne" de la commande, on souhaite connaître :
­ Le produit concerné
­ La quantité
­ Le prix unitaire d'achat
­ Le prix public de vente (s'il y en a un)­ Si le produit va être offert
Notes :
­ Un produit peut être commandé deux fois par un destinataires (une fois pour être vendu, une fois pour être offert).
­ S'il y a plusieurs prix pour un même produit l'attribution se fait en distribuant d'abord les produits les plus anciennement entrés en stock (FIFO) en respec-
tant leurs prix d'achat. Dans ce cas, il faudra préciser sur la "facture" destinéeau village que l'utilisation de deux prix pour un même article est normale car
il s'agit d'un changement de prix chez le fournisseur (ou d'un changement defournisseur).
Le changement de saison
Un récapitulatif doit être édité pour le service comptabilité à chaque fin de saison.Cette édition ne devant être réalisée que quatre fois par an, et pour éviter un oublide la part de l'utilisateur, il faut prévoir un système d'alerte pour ne pas l'oublier.Il faut donc pouvoir déterminer une date après laquelle le récapitulatif pour unesaison doit être édité (et s'il ne l'a pas été, afficher un message prévenant l'utilisa-teur qu'il doit le faire).
L'interface de saisie
L'interface doit bien évidement permettre la saisie de :
­ Ajout/modification d'un produit­ Ajout/modification d'un fournisseur
­ Ajout/modification d'un destinataire
­ L'arrivée d'une livraison fournisseur­ La commande d'un village ou d'un service
­ La mise à jour des stocks suite à un inventaire Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
Il faut également prévoir des fonctions d'administration :
­ Purge d'une partie des enregistrements ­ Commandes anciennes
­ Liste des anciennes éditions pour la comptabilité
­ Trace de la modification du prix d'achat d'un produit ­ Modification de commandes déjà passées
­ Modification précise des stocks
Enfin, il faut prévoir des fonctions de configuration :
­ Ajout ou modification des familles de produits­ Modification des dates d'alerte pour le changement de saison ((voir § 3.1.2, à la
13)
­ Ajout/Modification des conditions de règlement
États de sortie
Certains documents doivent êtres édités par l'application. Ils faut qu'ils puissentêtre visualisés à l'écran, imprimés voire même envoyés par mail.
La "facture village"
Elle est éditée à chaque fois qu'un envoi est effectué suite à une commande d'unvillage ou d'un service. Elle est jointe avec le colis. Elle contient l'ensemble desinformations concernant la commande (destinataire, date, liste des produits, listede leur prix d'achat et de leur prix de vente, mention spéciale si les produits sontdestinés à être offerts, prix total par famille, montant total de la commande).
Un récapitulatif de date à date
Ce récapitulatif est principalement destiné au service comptabilité. Les sommes
ne doivent pas être rassemblées par commandes mais par familles. Ensuite ellessont regroupées par destination et enfin par commande.
Attention : Cette édition étant indispensable pour la comptabilité et ne se fai-sant que peu souvent, il faut prévoir de mettre en place un système d'alerte (voir§ 3.1.2, à la page 13).
Un récapitulatif de bénéfice annuel (sur les produits boutique)
C'est un récapitulatif qui donne, sur une année, le total des bénéfices (marge)
réalisé sur chaque produit vendu. Une feuille d'inventaire
C'est une liste de tous les produits avec leur quantité théorique totale en stock.Elle permet d'aller vérifier si le stock physique correspond au stock théorique etde noter les différences.
Il faut également pouvoir éditer une liste d'inventaire valué (on voit la valeurréelle du stock) pour que la comptabilité puisse déterminer la somme immobi-
lisées par ces produits en fin d'année. Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
Liste des produits
On souhaite pouvoir envoyer la liste des produits aux destinataires, notamment
lorsque de nouveaux produits sont disponibles.On souhaite pouvoir procéder de deux façons :
­ Envoyer directement par mail la liste des articles aux villages afin qu'ils puissent avoir une "feuille de saisie" à jour au format informatique.
­ Envoyer la liste au format papier (soit par fax soit par courrier)
Il faut également prévoir l'édition d'une liste des destinataires qui n'ont pas d'e-mail pour leur envoyer la nouvelle liste au format papier.
3.2
Les choix technologiques
Le choix technologique n'a pas pris une grande place dans ce projet car l'applica-tion à réaliser devant être mono-poste, mono-utilisateur et facilement installableet maintenable par l'équipe technique en place, le choix d'Access a été immédiatde la part du département informatique.
Les choix réalisés ont en fait été des choix relatifs aux différentes possibilités d'Ac-cess. En effet, pour obtenir un même résultat, on peut utiliser plusieurs méthodes(visual basic, macros, . . .) Ces choix seront plus développés au cas par cas lorsquej'aborderai le travail que j'ai réalisé (voir § ci-dessous).
3.3
Présentation du travail réalisé
Après avoir fait l'étude des besoins et réalisé un mini cahier des charges (voir§ 3.1.2, à la page 11), j'ai pu passer à la phase de conception de l'application. 3.3.1
Conception de l'application
Mis à part ces indications, j'avais une très grande liberté quand au fonctionne-ment de l'application. J'ai donc commencé par une phase de structuration des
données. Structuration des données
Après avoir listé toutes les informations déterminées par le cahier des charges ,j'ai listé toutes les données qui étaient nécessaires à l'application. Je les ai ensuiteregroupées et structurés afin d'obtenir un modèle de données évitant les redon-
dance tout en facilitant les fonctions de requête de Access. Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003




L'application de gestion des stocks
FIG. 3.2 ­ Modèle Conceptuel des Données de l'application
Conception des états de sortie
Après avoir conçu la structure de la base, j'ai réalisé des maquettes des documentsà éditer afin de faire valider leur contenu par l'utilisateur. Ces maquettes m'ontpermis de déterminer précisément quelles données devaient apparaître et quels
calculs devaient être réalisés. Conception de l'interface utilisateur
J'ai apporté une grande attention à la conception de l'interface utilisateur. En ef-fet, l'utilisateur principal avait déjà testé plusieurs logiciels de gestion de stock quilui avait déplus (et avaient été abandonnés) à cause de leur manque d'ergonomie.Pour que mon application soit acceptée, j'ai donc dû axer mon développement
autour de la simplicité d'utilisation et sur l'automatisation des tâches.Ainsi, j'ai recherché des icônes simples et représentant au mieux la fonction à
laquelle elles seraient associées (1 icône = 1 fonction) et permettant une visuali-sation rapide de leur fonction (unité des icônes selon qu'elles servent pour l'utili-sation courante, pour la configuration ou pour l'administration).
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
La navigation entre les formulaires
Afin améliorer et d'accélérer la navigation entre les formulaires, j'ai prévu qu'ellepuisse s'effectuer de différentes manières. Il est possible de naviguer soit par lesicônes affichées en sur l'écran soit par l'utilisation du menu en haut de la fenêtre. L'enchaînement des formulaires
L'enchainement des formulaires fait également partie intégrante de l'aspect qu'aural'application aux yeux de l'utilisateur. Les fonctions les plus utilisées doivent setrouver immédiatement accessibles lors du lancement de l'application alors que
celles qui sont utilisées plus rarement peuvent être "cachées" dans des sous-menu. 3.3.2
La réalisation
Les écrans d'interface
Il y a dans l'application, près de 30 formulaires de saisie. Le but du développementétait de leur donner une grande unité d'aspect et d'utilisation. Pour cela, j'ai uti-lisé des macros afin de ne pas répéter inutilement du code VBScript et faciliter lamaintenance de l'application.
Aussi, pour faciliter la navigation vers un enregistrement connu, j'ai mis en place,chaque fois que cela était possible, une zone de recherche. J'ai également repris,sur chacun des formulaire la même barre de navigation (en affichant uniquement
les icônes nécessaires). FIG. 3.3 ­ Barre de navigation de l'application des stocks
Les barres d'outils et de menu
La barre d'outils et les menus d'Access (ceux qui se trouvent en haut de la fenêtre)restant par défaut les mêmes que lors du développement, j'ai dû les modifier afind'éviter toute fausse manipulation de la part de l'utilisateur.
Je n'y ai laissé que les outils permettant le filtrage et les tris, l'édition simple (co-pier, coller, . . .), la navigation et l'exportation de données vers Word ou Excel. Les états de sortie
Les états de sortie que j'ai réalisé sont ceux décrits dans le cahier des charges (voir§ 3.1.2, à la page 11) et validés par l'utilisateur (voir § 3.3.1, à la page 16) Les modules VBA
La partie la plus ardue du développement a été la rédaction de modules en VisualBasic afin d'améliorer l'interface utilisateur et d'automatiser un grand nombre detraitements.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
Les fonctions de boite de dialogue
Comme une partie des références DirectX posaient des problèmes d'incompati-
bilité entre Windows et MSAccess, j'ai du redévelopper en VBA une boîte de dia-logue permettant de choisir l'emplacement où un fichier doit être enregistré.
Cette fonction m'a été nécessaire pour les fonctions de purge de la base de don-nées. En effet, lorsque l'on purge les commandes de la base de données, celles-cisont sauvegardées au format MSExcel pour être archivées.
Les fonctions renvoyant des informations sur les produits
Comme les informations concernant les produits sont répartis entre plusieurs
tables dans la base de données, j'ai eu besoin de créer des fonctions qui per-mettent de ressortir une information données à propos d'un produit.
Par exemple, à partir d'un numéro de produit, on souhaite déterminer quel est leprix d'un produit pour une commande d'un village.
Pour cela, il faut effectuer une recherche de la date de livraison la plus anciennepour ce produit et dont le stock n'est pas nul. Cette recherche demandant d'ef-
fectuer des tris et des parcours de tables, il est préférable de la placer dans unefonction afin de pouvoir la réutiliser sans problèmes.
Les fonctions de traitement des livraisons et commandes
Les commandes et les livraisons passent par un phase temporaires avant d'être
validées par l'utilisateur. Il m'a donc fallu créer un panel de fonction permettantde :
­ Vérifier que la validation peut être effectuer.
­ Insérer l'enregistrement dans les tables définitives (tout en mettant à jour les stock selon la méthode FIFO).
­ vérifier que l'enregistrement s'est bien passé.
­ supprimer l'enregistrement des tables temporaires. Les fonctions de mise en page
Afin de permettre une mise en page agréable, il a fallu que j'écrive des fonctionspour contourner certaines limitation d'Access.
Par exemple, il a fallu que je crée une fonction permettant d'insérer un saut deligne car certain champs de texte d'Acces ne permettent pas d'en insérer directe-ment.
Les fonctions de modification du stock
Aussi bien lors du passage d'une commande d'un village que lors d'une livraison
d'un fournisseur ou lors d'un inventaire, il faut que la mise à jour des stocks res-pecte toujours la règle du FIFO.
Afin d'éviter toute erreur en multipliant le nombre de fonctions modifiant l'étatdu stock, j'ai préféré créer des fonctions indépendantes ayant ce rôle et pouvantêtre appelées par toutes les autres fonctions et procédures.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



L'application de gestion des stocks
3.4
Les problèmes rencontrés
3.4.1
Le Visual Basic Application
Les fonctions du Visual Basic sont malheureusement très mal documentées, cer-
taines fonctions ont un nom et une structure anglaise (date, nombres, . . .) d'autresau contraire ont été complètement traduites.
Ce problème m'a fait perdre beaucoup de temps car les erreurs ne sont pas expli-cites et nécessitent parfois beaucoup de tests avant de trouver leur sources.
3.4.2
L'aide de Microsoft Access
J'ai également eu des démêlés avec l'aide en ligne de Microsoft Access et VisualBasic car il y avait des problèmes de compatibilité avec ma version de Windows.
De plus quand certaines parties de l'aide étaient disponibles, une grande partien'était pas à jour et ne correspondait donc pas à la version d'Access que je pos-sédais, de plus certains termes et certaines fonctions n'étaient pas traduits de lamême façon que dans l'interface.
3.4.3
Les références
J'ai été beaucoup retardé dans l'utilisation de certaines fonctionnalités d'Accesscar il me manquait certaines "références". En effet, dans un menu d'Acces, onpeut activer ou non certains liens vers des applications ou des dll de Windows. Ilexiste un grand nombre de références qui peuvent entrer un conflit les uns avec
les autres. Le principal problème est que l'absence d'une référence nécessaire neprovoque pas de message d'erreur. De plus, l'interface de gestion des référencesne facilite pas la tâche : c'est une fenêtre avec des cases à cocher dont l'ordre deslignes change en fonction de l'ordre dans lequel elles ont été sélectionnées ou
desélectionnées, il n'y a pas de description des références, de leur utilité ou deleur version ce qui oblige à tester toutes les combinaisons afin de déterminer lesbonnes références.
3.4.4
Le manque d'information
Il n'y a que très peu d'information concernant la programmation avancée de Mi-
crosoft Access. En effet, aussi bien les livres présents dans le commerce que le sitede Microsoft ou les autres sites internet.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Chapitre 4
La photothèque
4.1
Présentation travail à effectuer
4.1.1
Les objectifs
A l'heure actuelle, le service édition de VAL possède 30 000 diapositives environ85 CD-Rom de photos et images.
FIG. 4.1 ­ Photothèque "physique" (diapositives et CD-Rom) de VAL
Actuellement, ces disques sont de plusieurs types :
­ Un CD-Rom par brochure (chaque CD-Rom contient toutes les photos qui ont été utilisées lors de l'édition d'un catalogue).
­ Des CD-Rom contenant les photos achetées directement à leur auteur.
­ Des CD-Rom envoyés par les collectivités territoriales (villes, conseils généraux, sites tourristiques, . . .).
­ Des CD-Rom contenant des photos et images libres de droit achetés dans le
commerce.
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La photothèque
Aujourd'hui, des catalogues (impression de toutes les photos sous forme de "planche-contact") de certains des CD ont été imprimés afin de permettre de visualiser plusrapidement leur contenu. Cependant, lorsqu'une personne souhaite trouver une
photo, elle est obligée de parcourir tous les catalogues ou au moins toutes les pho-tos d'un catalogue.
Après estimation de l'espace occupé sur les CD-Rom et du nombre moyen de
photos par disque, on peut estimer à environ 25 000 images qui occupent un vo-lume d'un peu plus de 40Go. Chaque année il y a 8 ou CD supplémentaires (4 ou
5 pour les brochures et environ 4 pour les photos externes).L'augmentation du volume de la base de photo numérisées pourrait s'accélérer
de façon significative avec l'augmentation du nombre de villages présentés enbrochure et la mise en commun de moyen (entre autre au niveau de l'édition de
catalogues) avec les villages VVF (qui gèrent 70 villages donc deux fois plus que ceque gère VAL).
Il est donc impératif pour VAL de mettre en place un système d'indexation de pho-tos afin de faire face au nombre grandissant d'images numériques et de permettrede réellement tirer parti des avantages qu'il peut procurer.
La première chose à faire était d'étudier précisément le besoin des utilisateursafin de déterminer quel type de logiciel devait être utilisé et quelles fonctionalitésétaient indispensables.
4.1.2
Les besoins et les contraintes
Les utilisateurs
Il est nécessaire de pouvoir définir différents utilisateurs avec des droits diffé-rents :
­ 2 administrateurs (tous les droits)
­ 1 ou 2 utilisateurs avancés (ajout de photo, modification des commentaires, . . .)­ tous les autres utilisateurs avec uniquement le droit de consultater les photos Les format des fichiers
Les fichiers seront principalement au format jpg mais également au format tiff,
png et gif et plus occasionnellement cdr, ai (pour des illustrations vectorielles etles plans d'installations).
Dans une perspective de pérénité de l'application, il serait intéressant que l'ap-plication de photothèque puisse également gérer des vidéos.
L'indexation des photos
Pour chaque photo, il est impératif de pouvoir préciser les informations suivantes :­ Le nom du fichier
­ Des mots clefs permettant de définir la photo et son sujet­ L'emplacement où a été prise la vue (village ou lieu)
­ L'orientation (portrait ou paysage) Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



La photothèque
­ Le type de photo (paysage sans personnage, personne en portrait, personne
dans un paysage, personne dans un pièce, intérieur, . . .)
­ Le moment de la journée (indéfini, journée, nuit, crépuscule, . . .)
­ La résolution et la taille de l'image­ La date
­ L'auteur / l'éditeur (pour les CD de photo libre de droit)
­ Les droits (libre, libre jusqu'à telle date, x euro par parution, . . ..)­ L'emplacement physique (d'une diapo, sur un CD, . . .)
L'indexation doit bien évidement être exécutée pour chaque photo individuel-
lement mais il est également indispensable qu'il existe des fonctionnalités d'in-dexation par lot pour accélérer la mise en place de la base et le référencement deCD-Rom contenant des photos avec beaucoup de points communs (même au-
teur, même lieu, même date, . . .) FIG. 4.2 ­ Fonctionnement souhaité de l'application
Les recherches
Les recherches doivent pouvoir s'effectuer sur les différents champs d'indexation(auteur, village, mot clef, date, . . .).
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



La photothèque
Les recherches doivent pouvoir être générales (afin d'obtenir un large panel de
choix) ou affinées (afin de trouver un nombre restreint de photos). Fonctionnalités envisagées
Il est préférable que l'interface du logiciel soit en français.
Il faut également que l'application possède des fonctionalités telles que :
­ suppression des photos de façon simple­ impression de photos
­ export d'une sélection de photos (sur un emplacement disque, par mail, . . .)­ génération de planche-contact
Certaines fonctions permettraient également un gain de temps :
­ recherche des doublons.­ attribution d'un nom unique pour identifier chaque photo (et ainsi les retrou- ver plus rapidement).
­ export de photos avec modification du format ou de la résolution.
Le budget
Il n'y a pour l'instant aucune évaluation du budget alloué. En effet, la directionsouhaitait, avant de prendre toute décision, prendre connaissance de mon travailcar personne n'avait d'idée précise des besoins des utilisateurs et des coûts quepourait engendrer un tel projet.
4.2
Présentation du travail réalisé
4.2.1
L'étude des besoins
Après avoir étudié les besoins des utilisateurs, je me suis rendu compte que leurutilisation du logiciel allais être très poussée et que le nombre de fonctionalitésnécessaires était très important. Je me suis donc très vite rendu compte que la
possibilité de développer une application complète durant mon stage était im-possible.
Il restait alors différentes possibilités :
­ Trouver une application du commerce qui corresponde aux attentes des utili- sateurs
­ Trouver une application existante et l'adapter aux besoins
­ Faire développer l'application par une société externe 4.2.2
Les recherches
J'ai tout d'abord réalisé un grand nombre de recherches sur internet afin de dé-terminer quels étaient les logiciels existants et leurs fonctionnalités.
Je me suis rapidement rendu compte qu'il y avait une très grande variété de lo-giciels destinés à classer les photos mais la grande majorité n'était en réalité quedes applications permettant de générer des albums pour des pages internet.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



La photothèque
Une fois écarté ces logiciels, j'ai pu présenter aux utilisateurs les différent typesde logiciels disponibles.
C'est à ce moment que les utilisateurs se sont plus précisément rendu compte deleurs attentes quand à ce logiciel et à la façon dont il allait servir.
Trois personne sont principalement amenées à se servir des photos et il est néces-saire que la photothèque soit accessible directement de leur poste de travail. Pourtous les autres employés, l'utilisation de photo n'est qu'occasionnelle et nécessitesouvent les conseils d'une personne ayant des connaissances en ce qui concerne
les images numériques (formats nécessaires pour l'utilisation sur internet, par unimprimeur, envoie par e-mail, . . .). Il est donc préférable que les utilisateurs occa-sionnels (n'ayant reçu à l'heure actuelle aucune formation concernant les imagesnumériques) n'aient accès qu'à un poste de consultation qui soit mis à leur dis-position dans une pièce proche du service édition.
Suite à cette explication et sachant que les trois utilisateurs principaux ont besoind'avoir accès très régulièrement à cette photothèque, je me suis rendu compte
que les applications de type "client léger" (consultation par pages web) semble as-sez peu adaptées. En effet, elles manquent souvent d'ergonomie et peuvent avoir
des temps de chargement assez long si le réseau est encombré, voire même en-combrer le réseau par le transfert de gros volumes de données.
C'est pourquoi je me suis plus particulièrement intéressée aux applications ayantune architecture de type Client-Serveur.
On m'a cependant demandé vérifier si les logiciels permettaient également uneconsultation par page web car, même si VAL ne dispose actuellement pas d'un in-
tranet, sa création permettrait à un plus grand nombre de personne de consulterla base de photos.
4.2.3
Les tests
Après avoir enfin cerné assez précisément les besoins des utilisateurs j'ai pu res-treindre ma sélection de logiciels à 12 afin de les étudier plus en détail.
FIG. 4.3 ­ Logiciels étudiés
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



La photothèque
J'ai tout d'abord réuni des informations précises concernant ces application
­ L'identité de l'entreprise­ Les clients cités en référence
­ Le prix des différentes versions et solutions proposées­ Le support offert par l'entreprise
­ Le type d'interfaces graphiques disponibles­ Les formats des documents supportés
­ Les techniques de configuration et de création d'une base­ Le déroulement de l'acquisition et de la saisie
­ Les modes d'indexation
­ Les possibilités de modification des images­ Le moyen de stockage des données
­ Les recherches
­ Les fonctionnalités supplémentaires­ La gestion des utilisateurs
En parallèle de ces recherches, j'ai tenté de me procurer ces logiciels (soit en ver-sion complète, soit en version d'évaluation - en fonction de leurs licences).
Cette utilisation réelle, m'a permis d'affiner mon jugement sur les application, devérifier leur ergonomie et le nombre de leurs fonctionalités ainsi que de détermi-ner quels avantages et inconvénients ils pouvaient présenter.
Grâce à cette phase, j'ai pu produire un rapport rassemblant toutes les informa-tions que j'avais récoltées sur les logiciels ainsi que mon impression sur chacund'eux ((voir Annexe D, à la page 56).
Finalement, il est ressorti de cette étude que quatre logiciels paraissaient plus par-ticulièrement adaptés à l'utilisation qu'allait en faire VAL (Ajaris, Cindoc, Alexan-drie et Cumulus). Malheureusement les demandes de version d'évaluation faites
auprès de certains éditeurs n'avaient toujours pas donné suite (certainement parceque ces demandes ont été réalisées fin juillet - moment ou l'activité dans les en-treprises est très souvent réduite). De plus la personne responsable de ce projetétait en vacances durant les dernières semaines de mon stage et elle n'a donc paspu prendreconnaissance de l'ensemble de mon travail avant de partir. Ceci im-
plique donc que la décision concernant le choix du logiciel est reporté à débutseptembre.
4.3
Mes préconisations
4.3.1
Pour le matériel
La machine attribuée à ce projet devra, à mon avis, lui être réservée car la mani-pulation d'image peut accaparer une grande part des ressources d'une machine
et pourrait ralentir de façon trop importante le reste des applications.Il faudrait un ordinateur possédant un disque dur de grande capacité (au moins
150Go) et une quantité de mémoire RAM assez importante pour manipuler desimages de grande taille.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



La photothèque
4.3.2
Pour le logiciel
Après avoir rassemblé des information, réalisé des tests et recherché des témoi-gnages d'utilisateurs des différents logiciels, j'ai pu m'apercevoir que peu d'entreeux réussissaient tous les critères nécessaires (notament à cause du volume de
données à traiter).De plus même si la perspective d'utilisation d'un logiciel libre aurait pu être en-visageable dans le cadre d'un déploiement au cours de mon stage, il me semble
difficile qu'un logiciel non maîtrisé soit entièrement déployé par l'équipe infor-matique de VAL (qui est déjà très occupée par le travail actuel). J'ai donc du merésoudre à éliminer ce types d'applications afin de ne conserver que les logicielsdéveloppées ou distribuées par une entreprise qui pourait en assurer le déploie-ment et la mise en service.
4.3.3
Pour la mise en place de l'application
Dans un premier temps, il faut prévoir d'attribuer des heures de travail afin d'in-tégrer les photos existantes dans le logiciel, les trier et les indexer.
Cette tâche ne doit absolument pas être prise à la légère car c'est d'elle dont dé-pendra les possibilités d'utilisation de la base.
Je penses qu'il faut compter au minimum 30 secondes pour chaque photo (en
effectuant une indexation rapide par lot et quasiment aucune description de laphoto). Le nombre de photo étant actuellement approximativement de 25 000 ,
il faut compter au minimum 6 à 7 semaines d'une personne à plein temps pourindexer toutes les photos de façon minimale.
Par la suite, il faut prévoir, régulièrement, du temps afin d'intégrer les nouvellesimages et de les référencer de façon précise.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


Conclusion
Le bilan de ce stage s'avère très positif sur différents plans.
D'un point de vue professionnel, les deux projets m'ayant été confiés ont été me-nés à bien. Il est pour l'instant prématuré de dire qu'ils répondent totalement auxattentes des utilisateurs car, en raison de la période à laquelle j'ai fini mon stage,les utilisateurs étaient pour la plupart en congés. Cependant, lors des réunion quiont eu lieu un peu avant la fin de mon stage, ces derniers semblaient réellementsatisfait du travail que j'avais fournis.
Sur le plan humain, l'enrichissement est incontestable puisque j'ai pu développermon indépendance et travailler en toute autonomie.
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


Liste des annexes
A Histoire
29
B Organigramme
31
C Manuel utilisateur de l'application de gestion des stocks
32
D Exemple de fiche concernant les logiciels de photothèques
56
E Bookmarks
61
Liste des illustrations
65

Annexe A
Histoire
A.1
Les années 70, se développer dans le Massif Central
A.1.1
1968
OCCAJ et SOMIVAL créent VAL. Elles lui cèdent la gestion de 8 villages de va-
cances, tous situés dans le Massif Central. A.1.2
1969
Naissance légale de l'association le 24 janvier (parution au Journal Officiel)
A.1.3
1977
Elle reçoit l'agrément du Secrétaire d'État au Tourisme (n 77085 devenu depuis
n AG 63 95 007) comme gestionnaire de villages de vacances. A.2
Début des années 80, s'implanter sur le territoire
A.2.1
1980
VAL reçoit l'agrément chèque-vacances.
A.2.2
1980-1985
L'association diversifie ses destinations : Gard (1979), Aude (1980) et Aveyron (1983).L'association prend en gestion deux villages de vacances sur le littoral : les Sablesd'Olonne (Vendée) et le Barcarès (Pyrénées-Orientales).
A.3
Fin des années 1980, consolider une image nature
A.3.1
1989
Le 30 Août, VAL célèbre ses 20 ans au sommet du puy de Dôme. Les festivités
sont placées sous le signe du Mont Fraternité (dans le cadre du bicentenaire derévolution française).
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Histoire
A.3.2
1990
VAL participe à l'organisation de la Semaine Européenne du Tourisme d'Espace
en Juin à Clermont-Ferrand. Cet événement se prolonge par le FESTI' VAL Europeau Super-Lioran (Cantal), réunissant plus de 10 000 personnes.
A.4
Les années 1990, séduire et fidéliser
A.4.1
1992
L'association change de patronyme pour affirmer sa nouvelle personnalité : Va-
cances Auvergne Limousin devient "VAL, les Vacances Nature". A.4.2
1994
Le 25ème anniversaire de VAL est l'occasion d'organiser un congrès à Clermont-
Ferrand qui a pour thème : "Élargir la voie du tourisme d'espaces". A.4.3
1999
VAL fête ses 30 ans à Parent (Puy-de-Dôme) sur le thème : "VAL, le territoire et lesocial : quels partenariats en l'an 2000"
FIG. A.1 ­ Types des 33 installations commercialisées en 2002 par VAL
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


Annexe B
Organigramme
FIG. B.1 ­ Organigramme de l'association VAL
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Annexe C
Manuel utilisateur de
l'application de gestion des stocks

Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Manuel Utilisateur
Application de gestion des Stocks
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Table des Matières
1 FONCTIONS GÉNÉRALES À L'ENSEMBLE DE L'APPLICATION..........................3 1.1 ICÔNES DE LA BARRE DE NAVIGATION........................................................................................ 3
1.1.1 Navigation dans l'application................................................................................... 31.1.2 Navigation dans les enregistrements......................................................................... 31.1.3 Ajout/Suppression d'enregistrements........................................................................ 31.1.4 Validation.................................................................................................................. 4 1.2 ICÔNES D'ENVOIE DE MAIL.......................................................................................................4
1.3 ICÔNES D'OUVERTURE D'ÉTATS................................................................................................ 4
1.4 LES LISTES DÉROULANTES........................................................................................................4
1.5 FONCTION D'ACCÈS RAPIDE..................................................................................................... 5
1.6 NOUVEL ENREGISTREMENT DANS UN ÉCRAN................................................................................5
2 MENUS................................................................................................................................... 6 2.1 MENU PRINCIPAL................................................................................................................... 6
2.2 MENU DES FONCTIONS D'UTILISATION COURANTES.......................................................................7
2.3 MENU DES FONCTIONS DE CONFIGURATION.................................................................................8
2.4 MENU DES FONCTIONS D'ADMINISTRATION................................................................................. 9
3 FONCTIONS D'UTILISATION COURANTES..............................................................10 3.1 NOUVELLE COMMANDE VILLAGE............................................................................................. 10
3.2 NOUVELLE LIVRAISON FOURNISSEUR........................................................................................11
3.3 MISE À JOUR ARTICLE...........................................................................................................12
3.4 MISE À JOUR FOURNISSEUR....................................................................................................13
3.5 MISE À JOUR DESTINATION.................................................................................................... 14
3.6 MISE À JOUR DES STOCKS......................................................................................................15
3.7 EDITION D'UN RÉCAPITULATIF COMPTA.................................................................................... 16
3.8 RÉ-ÉDITION D'UNE FACTURE VILLAGE......................................................................................17
3.9 EDITION D'UN INVENTAIRE.................................................................................................... 17
3.10 EDITION DE LA LISTE DES PRODUITS...................................................................................... 18
3.11 EDITION DU BÉNÉFICE ANNUEL EFFECTUÉ PAR PRODUIT ............................................................18
3.12 EDITION DU CHIFFRE D'AFFAIRE AVEC UN FOURNISSEUR............................................................19
4 FONCTIONS DE CONFIGURATION..............................................................................19 4.1 MODIFICATION DES DATES D'ALERTE DE CHANGEMENT DE SAISON................................................19
4.2 MODIFICATION DES CONDITIONS DE RÈGLEMENT........................................................................ 20
4.3 MODIFICATION DES FAMILLES DE PRODUIT................................................................................20
5 FONCTIONS D'ADMINISTRATION.............................................................................. 21 5.1 MODIFICATION DES COMMANDES............................................................................................ 21
5.2 MODIFICATION DES STOCKS................................................................................................... 22
5.3 MODIFICATIONS DES RÉCAPITULATIFS POUR LA COMPTABILITÉ......................................................22
5.4 PURGES DE LA BASE............................................................................................................. 23
5.5 AUTRE FONCTIONNALITÉ UTILE À L'ADMINISTRATION................................................................. 23
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1 Fonctions générales à l'ensemble de
l'application
1.1 Icônes de la barre de navigation
Dans toute l'application, en bas de l'écran, se trouve les icônes permettant la navigation.Selon l'écran dans lequel on se trouve, certaines de ces icônes ne seront pas affichées car lafonctionnalité correspondante n'est alors pas disponible.
Remarque : la barre de navigation utilisant les mêmes icônes dans toute l'application enn'apportant pas d'informations supplémentaires, je l'ai supprimée dans toutes les capturesd'écran qui vont suivre.
1.1.1 Navigation dans l'application
Quitter l'application
Fermer cet écran et revenir au précédent
1.1.2 Navigation dans les enregistrements
Les enregistrements sont les "fiches" (par exemple, chaque produit, chaque destination, ...) Aller au premier enregistrement
Aller à l'enregistrement précédent
Aller à l'enregistrement suivant
Aller au dernier enregistrement
1.1.3 Ajout/Suppression d'enregistrements
Ajouter un nouvel enregistrement
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Supprimer un enregistrement.
NB : Dans certains écrans, la suppression d'enregistrements n'est pas possible car il estnécessaire, pour le bon fonctionnement de l'application de conserver les enregistrementsmême s'ils ne sont plus utilisés (par exemple, produits, fournisseur, ...)
1.1.4 Validation
Valide l'action en cours. Par exemple, valide une commande ou une livraison (ou enregistre les modifications dans les écrans d'administration)
Annule les modifications effectuées (uniquement pour les écrans d'administration) 1.2 Icônes d'envoie de mail
Ouvre une fenêtre d'envoie d'e-mail à l'adresse indiquée
1.3 Icônes d'ouverture d'états
Pour l'édition d'états, plusieurs mode de sortie sont disponibles. Visualisation à l'écran de type "aperçu avant impression". Il peut ensuite être fermé après avoir été ou non imprimé.
Imprime directement l'état sur l'imprimante par défaut en un exemplaire
Envoie l'état par mail (la fenêtre d'envoie du mail reste ouverte pour permettre sa modification par l'utilisateur avant l'envoie)
1.4 Les listes déroulantes
Dans certains écrans, on trouve des listes de type déroulantes. Elles permettent de sélectionnerun enregistrement dans la liste des enregistrements déjà saisis dans l'application (parexemple : un produit, un fournisseur, une destination, ...).
Elles peuvent être utilisées de deux façon. Il est possible, de sélectionner l'enregistrement désiré avec la souris en déroulant la liste. Page 4 / 23




La seconde possibilité est de taper au clavier les premières lettres du nom, l'applicationpropose le premier enregistrement qui correspond. Il suffit alors de taper la touche "entrée"pour choisir l'enregistrement proposé. Par exemple, dans le choix de produit, lorsqu'on tape lalettre "p", l'enregistrement "Parapluie grand golf" est proposé. 1.5 Fonction d'accès rapide
Dans certains écrans, on peut trouver, juste en dessous du titre, un menu déroulant écrit envert.
Il permet d'accéder directement à un enregistrement sans devoir passer par les flèches denavigation. Son fonctionnement est le même que celui des autres listes déroulantes. 1.6 Nouvel enregistrement dans un écran
Lorsqu'on crée un nouvel enregistrement dans un écran, celui ci est automatiquementenregistré lorsqu'on sort de cet écran ou que l'on passe à un autre enregistrement.Cependant, certaines modification et certains ajouts peuvent être annulés avantl'enregistrement en utilisant
Le raccourci clavier "Ctrl-Z"
La touche "Echap"Le bouton de la barre d'outil
Le menu déroulant Edition
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2 Menus
2.1 Menu principal
C'est le menu qui apparaît lorsqu'on ouvre l'application. C'est à partir de lui qu'on peutatteindre toutes les parties de l'application :
Nouvelle commande d'un village (cf. § 3.1 page 10) Nouvelle livraison d'un fournisseur (cf. § 3.2 page 11)
Les fonctions d'utilisation courantes (cf. § 2.2 page 7) Les fonctions de configuration (cf. § 2.3 page 8)
Les fonctions d'administration (cf. § 2.4 page 9) Remarque : Lorsqu'un récapitulatif pour la comptabilité n'a pas encore été imprimé (ouprévisualisé), un message d'alerte apparaît alors en haut du menu.
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2.2 Menu des fonctions d'utilisation courantes
C'est le menu qui regroupe toutes les fonctions dont à besoin "couramment" l'utilisateur.On peut y trouver l'accès vers les écrans suivants :
La saisie d'une nouvelle commande d'un village (cf. § 3.1 page 10)La saisie d'un nouvelle livraison d'un fournisseur (cf. § 3.2 page 11)
La mise à jour / l'ajout d'articles (cf. § 3.3 page 12)La mise à jour / l'ajout de fournisseurs (cf. § 3.4 page 13)
La mise à jour / l'ajout de destinations - villages ou siège (cf. § 3.5 )La mise à jour des stocks après inventaire (cf. § 3.6 page 15)
L'édition du récapitulatif pour la comptabilité (cf. § 3.7 page 16)La ré-édition d'une facture de commande village (cf. § 3.8 page 17)
L'édition d'une fiche permettant l'inventaire (cf. § 3.9 page 17)L'édition de la liste des produits disponibles (cf. § 3.10 page 18)
L'édition du bénéfice annuel (cf. § 3.11 page 18)L'édition du chiffre d'affaire réalisé avec les fournisseurs (cf. § 3.12 page 19) Page 7 / 23


2.3 Menu des fonctions de configuration
Le menu de configuration permet d'accéder à des fonctionnalités qui ne seront utilisées quetrès ponctuellement :
La modification des dates d'alerte de changement de saison (cf. § 4.1 page 19)La modification des conditions de règlement (cf. § 4.2 page 20)
La modification des familles de produit (cf. § 4.3 page 20) Page 8 / 23


2.4 Menu des fonctions d'administration
Le menu d'administration permet d'accéder à des fonctionnalités sensibles. Ces fonctionsmodifiant de façon non assistée les données de l'application, elles doivent être réservées à unutilisateur expérimenté. Elles permettent de :
Modifier les commandes (cf. § 5.1 page 21)Modifier l'état des stocks (cf. § 5.2 page 22)
Modifier les dates d'édition des récapitulatifs pour la compta (cf. § 5.3 page 22)Purger la base de données (cf. § 5.4 page 23)
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3 Fonctions d'utilisation courantes
3.1 Nouvelle commande village
Cet écran permet de saisir de nouvelles commandes.
Lorsque les commandes sont visibles dans cet écran, elles ne sont qu'à l'état de préparation.Ceci permet donc de les garder en mémoire et de garder la possibilité de les modifier tantqu'elles n'ont pas été validées.
Pour préparer une commande, il faut remplir les informations suivantes :
La destination de la commande (village ou service du siège) qui passe cette commande.La personne qui passe cette commande (cette information n'est absolument pas obligatoire,elle est uniquement là à titre d'information)
Les produits commandés avec leur quantité et la précision s'ils sont destinés à être offerts ounon.
La validation de la commande se fait ensuite par le bouton de validation (cf. § 1.1.4 page 4).A la suite de la commande, la facture correspondante sera directement éditée et affichée pourêtre imprimée.
Remarques :
Une fois qu'une commande est validée, elle ne se trouve plus dans cet écran car elle n'est plusmodifiable (notamment car les stocks ont déjà été modifiés et la facture crée)
Tant qu'une commande est présente dans cet écran, elle peut être modifiée ou supprimée sansincidence sur le reste de l'application.
Pour qu'une commande puisse être validée, la quantité des produits commandés doit êtreinférieure ou égale à la quantité en stock théorique.
La date de commande qui apparaîtra sur la facture sera la date de validation (en effet, mêmeune commande préparée longtemps à l'avance utilise les prix et les stocks de la date de savalidation).
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3.2 Nouvelle livraison fournisseur
Cet écran permet la saisie des nouvelles livraisons des fournisseurs.
Pour réaliser une livraison, il faut saisir :Le fournisseur qui effectue la livraison (faisant partie de la liste des fournisseur)La date de cette livraison
Les produits livrés avec leur quantité et leur prix d'achat HTValider la livraison avec le bouton de validation (cf. § 1.1.4 page 4).
Remarques :
Tant qu'elles sont encore visibles dans cet écran, les livraisons ne sont pas validées et elles nesont pas répercutées dans le stock.
Tant qu'une livraison est présente dans cet écran, elle peut être modifiée ou supprimée sansincidence sur le reste de l'application.
Chaque produit ne peut être présent qu'une fois par commande.Le prix indiqué lors de la livraison est celui qui va être utilisé pour la facturation aux villages,il est donc important de le saisir.
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3.3 Mise à jour article
Cet écran permet l'ajout de nouveaux articles et la modification d'articles existants.Les données concernant un produit sont les suivantes :
Son numéro (attribué automatiquement pas l'application et unique : permet de l'identifier..Sa famille (à choisir dans la liste des familles existantes)
Son prix de vente, lorsque le produit fait partie d'une famille autorisant la vente (sinon ce prixne sera jamais utilisé).
Un commentaire dont le début apparaîtra dans la liste envoyée aux villages (cf. § 3.10page 18).
Son état de disponibilité afin de déterminer si ce produit sera proposé à l'achat aux villages( un produit non disponible ne pourra pas être commandé)
Attention : une fois qu'un article est crée et utilisé, il ne faut plus modifier sa famille (en effet,cela pourrait nuire à certaines fonctions de l'application telles que les récapitulatifs pour lacomptabilité ou la ré-édition de factures).
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3.4 Mise à jour fournisseur
Cet écran permet la modification et l'ajout de fournisseurs.
Les informations concernant un fournisseur sont :Le nom
Les coordonnées complètes (adresse, code postal, ville numéro de téléphone, de fax, e-mail)L'interlocuteur principal (s'il y a une personne à contacter de préférence) et éventuellementson numéro de téléphone direct.
Les conditions de règlement habituellement pratiquées par cette entrepriseUn commentaire (ce commentaire n'apparaît sur aucun document, il est uniquement présentpour mettre une annotation particulière ou une information qui ne soit pas prévue dansl'écran).
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3.5 Mise à jour destination
Cet écran permet la modification et l'ajout de destinations.
Les destinations sont généralement les villages VAL mais ils peuvent également être desservices du siège. Les informations à fournir sont :
Le nom
Le numéro comptable (numéro qui est utilisé par la comptabilité afin que le récapitulatif descommandes soit plus facilement exploitable par le service comptabilité)
Les coordonnées complètes (adresse, code postal, ville numéro de téléphone, de fax, e-mail) Page 14 / 23


3.6 Mise à jour des stocks
Cet écran permet de modifier manuellement l'état des stocks (principalement utile après uninventaire).
Il faut tout d'abord se placer (soit avec les flèches de navigation soit avec la liste déroulantede sélection) sur l'article dont on souhaite rectifier le stock.
Ensuite, soit on décide d'entrer au clavier une nouvelle quantité grâce à la zone "Modifier laquantité en stock" et le bouton de validation, soit on décide de modifier la quantité par uneunité grâce aux bouton + et -.
Remarque : Lorsqu'on augmente la quantité en stock, c'est le stock de la livraison la plusrécente qui est augmentée alors que lorsqu'on diminue la quantité en stock, c'est celle de laplus ancienne livraison qui est diminuée.
Ceci a pour but de ne pas favoriser un ancien prix par rapport à un nouveau. Page 15 / 23


3.7 Edition d'un récapitulatif compta
Cet écran permet de lancer l'édition du récapitulatif pour la comptabilité.
Lorsqu'on veut éditer un récapitulatif qui n'a jamais été édité, il faut saisir les dates de débutet de fin de saison.
Lorsqu'un état a déjà été édité, ce sont les mêmes dates que celles saisies lors de la premièreédition qui sont utilisées.
Remarque :
Lorsqu'un récapitulatif a déjà été édité (même s'il ne s'agit que d'un "aperçu à l'écran"), lerécapitulatif est considéré comme déjà édité : le message d'alerte sur le menu principaln'apparaîtra donc plus.
Pour voir la date de fin de la saison précédente, il suffit d'afficher les récapitulatifs déjàimprimés.
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3.8 Ré-édition d'une facture village
Cet écran permet de ré-éditer la facture d'une commande qui a déjà été validée.
Pour cela, il faut choisir la commande dans la liste et choisir le mode d'édition (aperçu,impression, mail)
3.9 Edition d'un inventaire
Cet écran permet de lancer l'aperçu ou l'impression de deux types de feuilles d'inventaires :· Une contenant la liste de tous les produit avec leur quantité théorique en stock et destinée à servir lors d'un inventaire.
· Une contenant la liste valuée des produits en stock destiné à la comptabilité en fin d'année. Page 17 / 23



3.10 Edition de la liste des produits
Cet écran permet de lancer l'édition (aperçu, impression ou mail) de la liste des produitsactuellement disponibles (dont la case "dispo" est cochée et même si leur quantité en stock estactuellement 0). L'option d'envoie par mail permet d'envoyer au format rtf (lisible par word)la liste à tous les villages possédant une adresse e-mail.
3.11 Edition du bénéfice annuel effectué par produit
Cet écran permet l'édition du bénéfice annuel (pour une année définie et dont les commandessont encore présentes dans l'application) pour chaque produit.
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3.12 Edition du chiffre d'affaire avec un fournisseur
Cet écran permet de lancer l'édition (aperçu, impression) du chiffre d'affaire réalisé avec lesfournisseurs. Cette édition peut se faire soit pour tous les fournisseurs pour une année précisesoit pour toutes les années pour un fournisseur précis.
4 Fonctions de configuration
4.1 Modification des dates d'alerte de changement de saison
Cet écran permet de configurer la date après laquelle une alerte est affichée sur le menuprincipal si le récapitulatif de fin de saison pour la comptabilité n'a pas été édité.Il faut saisir séparément le jour et le mois (par exemple 30 et 6 pour une alerte après le 30juin).
Remarque : Cette alerte ne sera affichée que si le récapitulatif en question n'a jamais été édité(même s'il n'a jamais été imprimé).
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4.2 Modification des conditions de règlement
Cet écran permet de modifier la liste des conditions de règlement possibles (afin d'accélérerleur saisie pour les fiches fournisseur)
4.3 Modification des familles de produit
Cet écran permet de définir les différentes familles de produit et de spécifier si les produits decette famille peuvent être vendus ou non.
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5 Fonctions d'administration
5.1 Modification des commandes
Cet écran permet de modifier les commandes existantes. Ceci doit être utilisé avec la plusgrande prudence car les modifications peuvent avoir des conséquences sur les ré-éditions defactures et de récapitulatifs compta.
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5.2 Modification des stocks
Cet écran permet de modifier les enregistrements de stock qui sont identifiés par l'ensemble"produit / fournisseur / prix".
5.3 Modifications des récapitulatifs pour la comptabilité
Cet écran permet de modifier les enregistrements concernant les dates d'édition effectives desrécapitulatifs compta.
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5.4 Purges de la base
Cet écran permet le lancement de purges :
La purge des commandes qui ont plus d'un an : Les commandes qui ont été validées il y a plusd'1 an sont exportées vers un fichier Microsoft Excel (le nom et l'emplacement du fichier sontdemandés à l'utilisateur) puis supprimées de la base Access.
La purge des stocks produits dont la quantité est à 0 depuis plus d'un an : Les enregistrementde stock (identifiés par l'ensemble "produit / fournisseur / prix")dont le stock est à 0 et dont ladernière livraison remonte à plus d'1 an sont supprimés.
5.5 Autre fonctionnalité utile à l'administration
Pour ouvrir l'application en permettant l'affichage de toutes les barres d'outil et de la "fenêtrede base de données" (celle qui donne la liste des tables, formulaires, requêtes, ...), il suffit, aumoment de l'ouverture de l'application, de maintenir la touche "Shift" enfoncée. Page 23 / 23

Annexe D
Exemple de fiche concernant les
logiciels de photothèques

Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


1 Ajaris Pro
Ajaris est un logiciel spécialisé dans l'archivage et l'indexation de photos (l'indexations dedocuments autres que les documents photos n'est donc pas forcément agréable).
C'est le logiciel utilisé par VVF et ils semblent en être plutôt content même s'ils n'ont que très peude photos archivées.
Ses outils semblent assez puissant et efficaces mais l'interface graphique est difficile à maîtriser :elle n'est pas intuitive et nécessite à mon avis un fort temps d'apprentissage.
A envisager comme solution mais il ne faut pas négliger les autres car VVF n'apportera pas ou peude photos déjà indexées sous son format.
Ses deux formats (client / serveur et web) ont chacun des avantages et des inconvénients :· Une interface de type client serveur coûte assez cher dès que l'on veut augmenter le nombre de postes connectés (par exemple ici, pour 3 postes il faut 4240 + 1175 = 5415 ) mais l'interfaceest plus complète et plus agréable à utiliser pour des utilisateurs réguliers. De plus, il serait assezdifficile (et coûteux) de vouloir utiliser cette solution pour donner accès à la photothèque àl'ensemble du personnel.
· Une interface de type web est beaucoup plus souple quand au nombre d'utilisateurs. Cependant l'utilisation très régulière de cette interface n'est pas forcément des plus agréable carl'enchaînement des pages web peut ne pas être très fluide, et encombrer le réseau 1.1 Identité de l'entreprise
ORKIS S.A.
610, rue Georges Claude
Z.I. Les Milles13852 AIX-EN-PROVENCE Cedex 03
Tél. : 04.42.39.33.70
Fax. : 04.42.39.33.80.
Site Web :www.orkis.com
.Contact : ldouche@orkis.com.
1.2 Clients cités
Un grand nombre dont :
Groupe Accor, Académie Accor, Pierre & Vacances, UCPA, VVF, Wagons LitsConseil généraux des Alpes Maritimes, des Bouches Du Rhône, de Cote D'or, du Doubs, du Gard,de Haute Garonne, des Hautes Pyrénnés, de Maine Et Loire, de Loire Atlantique, du Tarn EtGaronne, de La Vendée.
Par mail, ils annoncent qu'il vont faire la photothèque de la mairie de Clermont-Ferrand enseptembre 2003.
Pour plus d'exemples voir le site http://www.orkis.com/PageOrkis/Client/Client.htm Fiches signalétiques des différents logiciels


1.3 Logiciel
1.3.1 Prix
Ajaris Pro Monoposte : 2 120
Ajaris Pro Client/Serveur 2 accès : 4 240 Ajaris Pro Client/Serveur de 1 à 4 accès supplémentaire : 1 175
Ajaris Web : 4 500 Ajaris Player : 750
1.3.2 Support
Tous types de supports :
· Audit du fonds iconographique· Analyse documentaire
· Conception de pages WEB
· Formation
· Reprise de bases existantes· Accompagnement du gestionnaire de la base
· Assistance technique
1.3.3 Interface Graphique
Paramétrable suivant le client, chartes graphiquesPossibilité d'utiliser une interface web (par un navigateur)
1.3.4 Formats des documents supportés
Tiff, Pict, Png, Jpeg, PhotoCd Kodak, Bmp...Possibilité d'importer des types non reconnus (mais sans prévisualisation)
1.3.5 Autres
Gestion de plusieurs langues
1.4 Configuration et création d'une base
1.4.1 Champs paramétrables/contrôlés
Oui, les deux
1.4.2 Champs à saisie libre
Oui
1.4.3 Protection par mot de passe
Oui
1.4.4 Autres
Récupération de bases existantes par Orkis
Niveau hiérarchique dans la base 1.5 L'acquisition et saisie
-
Formulaires de saisie personnalisés
Fiches signalétiques des différents logiciels


-
Import des documents dans la base via une interface (choix de dossier)
-
Numérisation
Automatisation de l'intégration de documents numériques
1.6 L'indexation
· Indexation par lots, par mots clés, termes associés...· Utilisation d'un thésaurus
· Mots clés dans la liste ou saisie au clavier
· . Vérificateur d'orthographe· Dictionnaire en arborescence
· Liste d'index
· Possibilité d'associer des fichiers de tous types (txt, xls, pdf,html..) 2 types de fiches :
- Fiche thématique liée au thème
- Fiche document (avec 35 rubriques modifiables) 1.7 La modification des images
· Redimensionnement de l'image directement accessible· Retouche d'images possible
· Rotation à 90° des imagettes
· Possibilité d'insertion sur les image d'une « watermark » (filigrane utilisé par exemple pour les informations légales de protection de auteur, le logo, un copyright, ... )
1.8 Le stockage des données
Enregistrement
L'image et la fiche document sont automatiquement créées. L'image est archivée sur le volumechoisi (basse définition...)
1.9 Les recherches
1.9.1 Mode de recherche
· Texte libre
· Fiches (thèmes ou document) 1.9.2 Options de recherche
· Globale (1 critère)
· Multi-globale (plusieurs critères) · Unitaire (1 champs particulier)
· Modèle (multi-critère dans le masque de la fiche)· Multi-critère (parenthéses, opérateur, proximité...)
· Pré-enregistrée et modifiable· Spécifique sur le fichier, les dossiers, les doublons...
1.9.3 Fonctionnalités supplémentaires
Possibilité de tri
Fiches signalétiques des différents logiciels


Possibilité de sélection multiple
Sélection d'images dans un panier (sauvegardé même en quittant) 1.10 Types d'affichage
Affichage des résultats d'une recherche
Affichage par liste, fiche, image plein écran, mosaïque...Planches contact, listes, imagettes, visualisation plein écran
Diaporama automatique
Différents niveau de zoom
1.11 Les utilisateurs
Gestion des utilisateurs permettant d'autoriser ou non la création, modification, suppression dedonnées selon le profil.
Possibilité d'accès simultanés de plusieurs utilisateurs à la baseGestion des prêts de document
Fiches signalétiques des différents logiciels


Annexe E
Bookmarks
E.1
newsgroup
E.1.1
L'application de gestion des stocks
comp.databases.ms-access
microsoft.public.fr.access
microsoft.public.fr.vb E.1.2
La phototèque
fr.rec.photo
fr.rec.photo.pratique
fr.rec.photo.numerique
E.1.3
Le rapport
fr.comp.text.tex
comp.text.tex
E.2
sites
E.2.1
L'application de gestion des stocks
Site Access de Microsoft
Support Acces 2000 :
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;FR;F203345
Astuces Access 2000 et 97 :
http://www.microsoft.com/france/Access/previous/astuces.asp Fonctionalités d'Acces 2000 :
http://www.microsoft.com/france/access/previous/default.asp MSDN France :
http://www.microsoft.com/france/msdn/
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003



Bookmarks
Autres sites concernant MSAccess
Forum sur developpez.com :
http://www.developpez.net/forums/viewforum.php?f=38
Forum expert-exchange :
http://www.experts-exchange.com/Databases/MS_Access/
Trucs et Astuces MSAccess :
http://mypage.bluewin.ch/w.stucki/astuces.htm
Cours Access 2000 :
http://www.info-3000.com/access/index.php
Site connexe à microsoft.public.fr.access :
http://users.skynet.be/mpfa/
Exemple d'application MSAccess :
http://perso.club-internet.fr/winroad/telecharger.html#commandes Site d'aide sur Visual Basic
Site de téléchargement d'exemples en VBA, de conseil et de forum relatifs à VBA :http://www.vbfrance.com/
Livre Oreilly en ligne :"DAO Object Model : The Definitive Reference" :http://www.oreilly.com/catalog/progacdao/chapter/ch08.html
FAQ Visual Basic :
http://faq.vb.free.fr/
E.2.2
La photothèque
Documentation relative aux photothèques
Site de l'ADBS (Association des professionnels de l'information et de la documen-tation) :
http://www.adbs.fr/site/
Listes de diffusion (archive de la mailing-list) de l'ADBS :
http://sympa.adbs.fr/wws Dossier de l'université de Jussieu sur l'image numérique :
http://www.ccr.jussieu.fr/urfist/image_numerique/Image_numerique1.htm Bibliographie concernant la gestion d'une photothèque :
http://www.ladocumentationfrancaise.fr/documentation/photographie/infos_pratiques/gestion/gestion.shtml
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Bookmarks
Logiciels repérés mais écartés rapidement
PHPMyCDs :
http://www.jesuislibre.org/applications/Bases_de_Donnees/Divers/phpMyCDs.php3
PHPMyBibli :
http://www.jesuislibre.org/applications/Bases_de_Donnees/Divers/PhpMyBibli.php3
Imgseek :
http://imgseek.sourceforge.net/
PhpWebGallery :
http://www.z0rglub.com/phpwebgallery/fre/index.php
phpGraphy :
http://phpgraphy.sourceforge.net/
NetKev Image Management System :
http://sourceforge.net/projects/nkims/
Albion digital content index/management :
http://sourceforge.net/projects/albion/ Zope Photo :
http://zope.org/Members/rbickers/Photo/view
PhotoArch :
http://sourceforge.net/projects/photoarch
GNOME Photo Collector :
http://sourceforge.net/projects/gpc/
The Linux Photo Archive :
http://sourceforge.net/projects/linpha/
JPhotar :
http://sourceforge.net/projects/jphotar/
Xnview :
http://www.xzeos.net/
Logiciels étudiés plus en détail
Gallery :
http://gallery.menalto.com/index.php
MyAlbum :
http://pmeindre.free.fr/MyAlbumFr.html
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Bookmarks
iPhoto :
http://www.apple.com/fr/iphoto/organize.html
Adobe Photoshop Album :
http://www.adobe.fr/products/photoshopalbum/main.html ZAP image solution :
http://www.zapsolution.com/indexfr.htm
CinDoc :
http://www.cindoc.fr/cindoc.asp
DATA FIT INTERNATIONAL :
http://www.dfi-fr.com/
Alexandrie :
http://www.gbconcept.com/
Gesco :
http://www.gesco.fr/fr/Index.htm
Armadillo :
http://www.armadillo.fr/
AccessPhoto :
http://www.netrover.com/%7Ehames/AccessPhoto.html
Cumulus :
http://www.canto-france.fr/
Ajaris :
http://www.orkis.com/Fr_Default.htm
Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


Liste des illustrations

Les locaux de VAL à Clermont-Ferrand . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1
Vue générale du village de Brusque (Aveyron) . . . . . . . . . . . . .

1.2
Les destinations VAL aujourd'hui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3
L'origine géographique des clients VAL . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4
Principales catégories socioprofessionnelles . . . . . . . . . . . . . .

1.5
Répartition des clientèles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.6
Architecture du réseau de VAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1
Exemple de produits siglés au nom de VAL . . . . . . . . . . . . . . .

3.1
Pièce contenant le stock de produits . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2
Modèle Conceptuel des Données de l'application . . . . . . . . . . .

3.3
Barre de navigation de l'application des stocks . . . . . . . . . . . .

4.1
Photothèque "physique" (diapositives et CD-Rom) de VAL . . . . .

4.2
Fonctionnement souhaité de l'application . . . . . . . . . . . . . . .

4.3
Logiciels étudiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A.1 Types des 33 installations commercialisées en 2002 par VAL . . . . .

B.1 Organigramme de l'association VAL
. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Virginie QUESNAY - I.U.P./G.S.I. - 25 juillet 2003


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1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS

This License applies to any manual or other work, in any medium, thatcontains a notice placed by the copyright holder saying it can be
distributed under the terms of this License. Such a notice grants aworld-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that
work under the conditions stated herein. The "Document", below,refers to any such manual or work. Any member of the public is a
licensee, and is addressed as "you". You accept the license if youcopy, modify or distribute the work in a way requiring permission
under copyright law.

A "Modified Version" of the Document means any work containing theDocument or a portion of it, either copied verbatim, or with
modifications and/or translated into another language.
A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section ofthe Document that deals exclusively with the relationship of the
publishers or authors of the Document to the Document's overall subject(or to related matters) and contains nothing that could fall directly
within that overall subject. (Thus, if the Document is in part atextbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any
mathematics.) The relationship could be a matter of historicalconnection with the subject or with related matters, or of legal,
commercial, philosophical, ethical or political position regardingthem.

The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titlesare designated, as being those of Invariant Sections, in the notice
that says that the Document is released under this License. If asection does not fit the above definition of Secondary then it is not
allowed to be designated as Invariant. The Document may contain zeroInvariant Sections. If the Document does not identify any Invariant
Sections then there are none.
The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed,as Front-Cover Texts or Back-Cover Texts, in the notice that says that
the Document is released under this License. A Front-Cover Text maybe at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words.

A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy,represented in a format whose specification is available to the
general public, that is suitable for revising the documentstraightforwardly with generic text editors or (for images composed of
pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely availabledrawing editor, and that is suitable for input to text formatters or
for automatic translation to a variety of formats suitable for inputto text formatters. A copy made in an otherwise Transparent file
format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwartor discourage subsequent modification by readers is not Transparent.
An image format is not Transparent if used for any substantial amountof text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque".
Examples of suitable formats for Transparent copies include plain
ASCII without markup, Texinfo input format, LaTeX input format, SGMLor XML using a publicly available DTD, and standard-conforming simple
HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples oftransparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats

include proprietary formats that can be read and edited only by
proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/orprocessing tools are not generally available, and the
machine-generated HTML, PostScript or PDF produced by some wordprocessors for output purposes only.

The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself,plus such following pages as are needed to hold, legibly, the material
this License requires to appear in the title page. For works informats which do not have any title page as such, "Title Page" means
the text near the most prominent appearance of the work's title,preceding the beginning of the body of the text.

A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whosetitle either is precisely XYZ or contains XYZ in parentheses following
text that translates XYZ in another language. (Here XYZ stands for aspecific section name mentioned below, such as "Acknowledgements",
"Dedications", "Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title"of such a section when you modify the Document means that it remains a
section "Entitled XYZ" according to this definition.
The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which
states that this License applies to the Document. These WarrantyDisclaimers are considered to be included by reference in this
License, but only as regards disclaiming warranties: any otherimplication that these Warranty Disclaimers may have is void and has
no effect on the meaning of this License.

2. VERBATIM COPYING

You may copy and distribute the Document in any medium, eithercommercially or noncommercially, provided that this License, the
copyright notices, and the license notice saying this License appliesto the Document are reproduced in all copies, and that you add no other
conditions whatsoever to those of this License. You may not usetechnical measures to obstruct or control the reading or further
copying of the copies you make or distribute. However, you may acceptcompensation in exchange for copies. If you distribute a large enough
number of copies you must also follow the conditions in section 3.
You may also lend copies, under the same conditions stated above, and
you may publicly display copies.

3. COPYING IN QUANTITY


If you publish printed copies (or copies in media that commonly haveprinted covers) of the Document, numbering more than 100, and the
Document's license notice requires Cover Texts, you must enclose thecopies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover
Texts: Front-Cover Texts on the front cover, and Back-Cover Texts onthe back cover. Both covers must also clearly and legibly identify
you as the publisher of these copies. The front cover must presentthe full title with all words of the title equally prominent and
visible. You may add other material on the covers in addition.Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve
the title of the Document and satisfy these conditions, can be treatedas verbatim copying in other respects.

If the required texts for either cover are too voluminous to fitlegibly, you should put the first ones listed (as many as fit
reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacentpages.

If you publish or distribute Opaque copies of the Document numberingmore than 100, you must either include a machine-readable Transparent
copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copya computer-network location from which the general network-using
public has access to download using public-standard network protocolsa complete Transparent copy of the Document, free of added material.
If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps,when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure
that this Transparent copy will remain thus accessible at the statedlocation until at least one year after the last time you distribute an
Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of thatedition to the public.

It is requested, but not required, that you contact the authors of theDocument well before redistributing any large number of copies, to give
them a chance to provide you with an updated version of the Document.

4. MODIFICATIONS

You may copy and distribute a Modified Version of the Document underthe conditions of sections 2 and 3 above, provided that you release
the Modified Version under precisely this License, with the ModifiedVersion filling the role of the Document, thus licensing distribution
and modification of the Modified Version to whoever possesses a copyof it. In addition, you must do these things in the Modified Version:


A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions
(which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version
if the original publisher of that version gives permission.B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities
responsible for authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the
Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you from this requirement.
C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher.
D. Preserve all the copyright notices of the Document.E. Add an appropriate copyright notice for your modifications
adjacent to the other copyright notices.F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice
giving the public permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below.
G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Document's license notice.
H. Include an unaltered copy of this License.I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and
publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one
stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified
Version as stated in the previous sentence.J. Preserve the network location, if any, given in the Document for
public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions
it was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a work that was published at
least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission.
K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section, and preserve in the section all
the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein.
L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers
or the equivalent are not considered part of the section titles.M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section
may not be included in the Modified Version.N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements"
or to conflict in title with any Invariant Section.
O. Preserve any Warranty Disclaimers.

If the Modified Version includes new front-matter sections orappendices that qualify as Secondary Sections and contain no material
copied from the Document, you may at your option designate some or allof these sections as invariant. To do this, add their titles to the
list of Invariant Sections in the Modified Version's license notice.These titles must be distinct from any other section titles.

You may add a section Entitled "Endorsements", provided it containsnothing but endorsements of your Modified Version by various
parties--for example, statements of peer review or that the text hasbeen approved by an organization as the authoritative definition of a
standard.
You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a
passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the listof Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of
Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (orthrough arrangements made by) any one entity. If the Document already
includes a cover text for the same cover, previously added by you orby arrangement made by the same entity you are acting on behalf of,
you may not add another; but you may replace the old one, on explicitpermission from the previous publisher that added the old one.

The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this Licensegive permission to use their names for publicity for or to assert or
imply endorsement of any Modified Version.

5. COMBINING DOCUMENTS

You may combine the Document with other documents released under thisLicense, under the terms defined in section 4 above for modified
versions, provided that you include in the combination all of theInvariant Sections of all of the original documents, unmodified, and
list them all as Invariant Sections of your combined work in itslicense notice, and that you preserve all their Warranty Disclaimers.

The combined work need only contain one copy of this License, andmultiple identical Invariant Sections may be replaced with a single
copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name butdifferent contents, make the title of each such section unique by
adding at the end of it, in parentheses, the name of the originalauthor or publisher of that section if known, or else a unique number.
Make the same adjustment to the section titles in the list of
Invariant Sections in the license notice of the combined work.
In the combination, you must combine any sections Entitled "History"
in the various original documents, forming one section Entitled"History"; likewise combine any sections Entitled "Acknowledgements",and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sectionsEntitled "Endorsements".


6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS
You may make a collection consisting of the Document and other documents
released under this License, and replace the individual copies of thisLicense in the various documents with a single copy that is included in
the collection, provided that you follow the rules of this License forverbatim copying of each of the documents in all other respects.

You may extract a single document from such a collection, and distributeit individually under this License, provided you insert a copy of this
License into the extracted document, and follow this License in allother respects regarding verbatim copying of that document.


7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS
A compilation of the Document or its derivatives with other separate
and independent documents or works, in or on a volume of a storage ordistribution medium, is called an "aggregate" if the copyright
resulting from the compilation is not used to limit the legal rightsof the compilation's users beyond what the individual works permit.
When the Document is included in an aggregate, this License does notapply to the other works in the aggregate which are not themselves
derivative works of the Document.
If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these
copies of the Document, then if the Document is less than one half ofthe entire aggregate, the Document's Cover Texts may be placed on
covers that bracket the Document within the aggregate, or theelectronic equivalent of covers if the Document is in electronic form.
Otherwise they must appear on printed covers that bracket the wholeaggregate.


8. TRANSLATION

Translation is considered a kind of modification, so you may
distribute translations of the Document under the terms of section 4.Replacing Invariant Sections with translations requires special
permission from their copyright holders, but you may includetranslations of some or all Invariant Sections in addition to the
original versions of these Invariant Sections. You may include atranslation of this License, and all the license notices in the
Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you also includethe original English version of this License and the original versions
of those notices and disclaimers. In case of a disagreement betweenthe translation and the original version of this License or a notice
or disclaimer, the original version will prevail.
If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements",
"Dedications", or "History", the requirement (section 4) to Preserveits Title (section 1) will typically require changing the actual
title.

9. TERMINATION

You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document exceptas expressly provided for under this License. Any other attempt to
copy, modify, sublicense or distribute the Document is void, and willautomatically terminate your rights under this License. However,
parties who have received copies, or rights, from you under thisLicense will not have their licenses terminated so long as such
parties remain in full compliance.

10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE

The Free Software Foundation may publish new, revised versionsof the GNU Free Documentation License from time to time. Such new
versions will be similar in spirit to the present version, but maydiffer in detail to address new problems or concerns. See
http://www.gnu.org/copyleft/.
Each version of the License is given a distinguishing version number.
If the Document specifies that a particular numbered version of thisLicense "or any later version" applies to it, you have the option of
following the terms and conditions either of that specified version orof any later version that has been published (not as a draft) by the
Free Software Foundation. If the Document does not specify a versionnumber of this License, you may choose any version ever published (not
as a draft) by the Free Software Foundation.





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