Les stratégies achats: émergence, importance et impact dun nouveau lévier de profitabilité au sein de l'entreprise.

II. Les appels d'offres, le cahier de charges les emballages et l'assurance.

II.1. Les appels d'offres.

Les appels d'offres sont des opérations qui consistent à décrire de façon précise et détaillée l'expression d'un besoin auprès de plusieurs fournisseurs, afin d'obtenir de ceux-ci des propositions. Il existe différents types d'appels d'offres.

L'appel d'offres ouvert.

Cette soumission se passe généralement par voie de presse. L'annonce fait connaître aux entreprises intéressées l'objet de l'appel d'offres et les invitent à prendre connaissance du cahier de charges relatif à celui-ci. L'acheteur peut demander des compléments d'informations.

L'appel d'offres restreint.

C'est la solution la plus communément utilisée. Il n'y a pas de publicité et le cahier de charges est expédié aux entreprises connues ou avec lesquelles l'entreprise souhaite travailler. La commande n'ira pas forcement d'emblée à un fournisseur donné mais pourra être attribuée à celui présentant le meilleur rapport prix, délai, et qualité de service.

L'adjudication.

L'appel d'offres peut être lancé par voie de presse ou directement auprès d'un nombre restreint de fournisseurs remplissant un certain nombre de conditions. Dans ces deux cas, les fournisseurs sont invités à déposer leur soumission sous enveloppe cachetée. Ces enveloppes seront ouvertes en séances publiques à une date fixée à l'avance. Dans ce cas, le contrat sera passé avec celui qui aura répondu à l'ensemble des clauses prévues dans le cahier de charges.

Rédaction de l'appel d'offres.

L'appel d'offres demande qu'on y consacre un minimum de temps, faute de quoi il sera pratiquement inutile. En conséquence, l'engagement d'un appel d'offres sera subordonné à l'évaluation de l'importance de la commande à traiter.

L'appel d'offres accompagné du cahier de charges comprenant la désignation des produits, la quantité, le délai , la qualité, ainsi que les conditions de paiement, sera adressé à un nombre raisonnable de fournisseurs. Il y sera mentionné une date limite de réponse au delà de laquelle celles-ci ne seront plus prises en compte. Il ne sert à rien d'aller consulter des fournisseurs insuffisamment qualifiés et dont les critères qualitatifs sont connus pour ne pas répondre aux exigences de l'entreprise. Dans tous les cas l'acheteur adressera aux fournisseurs ayant répondu à l'appel d'offres et qui n'ont pas été retenus, un avis leur en donnant succinctement les raisons.

II.2. Le cahier de charges.

Il est le fil rouge de la démarche achat. En effet ;

Ø Il permet de formaliser le besoin,

Ø Il est utilisé pour consulter le besoin,

Ø Il est un support de la négociation,

Ø Il fait partie de la formalisation de l'accord,

Ø Il sera l'un des supports essentiels pour vérifier que le fournisseur tient ses engagements.

Le cahier de charges émane généralement des utilisateurs ou des demandeurs. Cependant il est souhaitable que l'acheteur participe à sa rédaction afin qu'il s'imprègne de la demande et qu'il participe à la mise en forme du document. Le cahier de charges est susceptible d'évoluer entre le moment où il est élaboré et sa version définitive qui fera l'objet d'un contrat.

On distingue deux types de cahier de charges :

Ø Le cahier de charges technique : il exprime le besoin en termes de caractéristiques techniques : dimensions, plans, matériaux. Il décrit le besoin en termes de « produit fait de... ».

Ø Le cahier de charges fonctionnel : il exprime le besoin en décrivant l'utilisation qui sera faite du produit et les fonctionnalités que l'on en attend. Il décrit le besoin en termes de « produit fait pour... ».

Le choix entre cahier de charges technique et cahier de charges fonctionnel dépend du produit que l'on doit acheter : plus le cahier de charges des composants d'un produit fini est fait en amont de la conception, plus il peut être fonctionnel. Quoi qu'il en soit, dans bien des cas, on a intérêt à introduire une dimension fonctionnelle dans le cahier de charges. Cela permet de donner suffisamment d'informations et d'espace aux fournisseurs pour qu'ils puissent mettre leurs compétences à profit. En effet, le fournisseur est, par définition, plus compétent que le client dans son métier, il est donc plus à même de proposer une réponse adaptée à son besoin. Il est évident que le cahier de charges dépendra du type de produit ou service recherché. Nous proposons donc des rubriques pour trois types d'achat différents. Cahier de charges pour l'achat de produits, matières premières ou transformées destinés à la production.

Ø Utilisation et destination du produit,

Ø Caractéristiques exigées (aspects, propriétés, composition...)

Ø Conditions d'utilisation et de stockage.

Ø Emballages et conditionnement.

Cahier de charges pour l'achat d'équipements.

Ø Fonctionnalités/capacités recherchées (fonctions, capacité, rapidité, ergonomie, confort d'utilisation).

Ø Conditions dans lesquelles l'équipement sera installé et utilisé, nombres d'utilisateurs...

Ø Performance attendue,

Ø Fiabilité et durée de vie dans les conditions d'utilisation,

Ø Normes et codes,

Ø Conditions de maintenance (délai d'intervention, coût de pièces de rechange...)

Ø Garantie,

Ø Condition d'installation et de formation...

Cahier de charges pour l'achat de services.

Ø Type de service (objet et dénomination commerciale)

Ø Opérations à effectuer,

Ø Suivi et contrôle qualité des prestations,

Ø Moyens logistiques du prestataire,

Ø Niveau de qualification du personnel exécutant,

Ø Fréquence de prestation,

Ø Délai de réaction,

Ø Volume traité...

II.3. Le transport et les incoterms.

La chambre de commerce internationale publie et révise des termes commerciaux normalisés appelés « Incoterms^18(*) ». INCOTERMS : Contraction "d'International Commercial Terms", les incoterms déterminent les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur dans le cadre d'un contrat d'achat/vente international. Les incoterms précisent les responsabilités respectives mais ne définissent pas le moment où est transférée la propriété. Les incoterms fixent le partage des coûts et fixent la division des risques.

Les incoterms : quatre groupes existent

Groupe E : EX

EXW : Le vendeur a rempli son obligation de livraison quand la marchandise est mise à disposition dans son établissement (atelier, usine, entrepôt, etc.). L'acheteur supporte tous les frais et risques inhérents à l'acheminement des marchandises de l'établissement du vendeur à la destination souhaitée. Ce terme représente l'obligation minimum pour le vendeur.

Groupe F : Free

FCA : Le vendeur a rempli son obligation de livraison quand il a remis la marchandise, dédouanée à l'exportation, au transporteur désigné par l'acheteur au point convenu. L'acheteur choisit le mode de transport et le transporteur. Il paye le transport principal. Le transfert des frais et risques intervient au moment où le transporteur prend en charge la marchandise.

FAS : Le vendeur a rempli son obligation de livraison quand la marchandise a été placée le long du navire, sur le quai au port d'embarquement convenu. L'acheteur doit supporter tous les frais et risques de perte, de dommage que peut courir la marchandise. Le terme FAS impose au vendeur l'obligation de dédouaner la marchandise à l'exportation.

FOB : Le vendeur a rempli son obligation de livraison quand la marchandise est placée à bord du navire au port d'embarquement désigné. Le vendeur dédouane la marchandise à l'exportation.

L'acheteur choisit le navire et paye le fret maritime. Le transfert des frais et des risques se place au passage du bastingage du navire au port d'embarquement.

* ¹⁸ Incoterms : International Commercial Terms.