Les stratégies achats: émergence, importance et impact dun nouveau lévier de profitabilité au sein de l'entreprise.

III. La passation de commandes et le suivi de livraisons.

III.1. Comment établir la commande ?

Le bon de commande est le moyen de transmettre le besoin au fournisseur. Il faut apporter une attention particulière à sa rédaction car en l'absence de contrat, le bon de commande fait foi.

Il doit comporter les informations suivantes :

Informations générales.

Ø Le numéro de commandes et date d'édition de la commande,

Ø Nom et adresse du fournisseur, code fournisseur, contact,

Ø Nom et téléphone de l'émetteur de la commande,

Ø Nom et adresse de l'entreprise qui passe commande.

Informations concernant l'article commandé.

Ø Code article du fournisseur,

Ø Désignation,

Ø Quantité commandée,

Ø Prix unitaire hors taxe,

Ø Montant total de la commande.

Ø Informations concernant la livraison.

Ø Lieu et adresse de livraison,

Ø Date de livraison,

Ø Condition de livraison (franco/départ usine, ou autre pour les achats à l'étranger).

Ø Fourchette horaire de réception.

Informations concernant le règlement.

Ø Nom et adresse de facturation,

Ø Mode et conditions de règlement, compte bancaire.

La signature du bon de commande.

Il est important que l'acheteur ait une délégation de signature totale ou jusqu'à un certain palier déterminé en fonction du montant des commandes. Sinon le faire signer par la personne qui s'occupe de la trésorerie de l'entreprise.

III.2. Comment transmettre la commande du fournisseur ?

Une commande ne devra jamais être orale, passée par téléphone ou de vive voix, sans aucune confirmation écrite. Le bon de commande (annexe 5) peut être adressé au fournisseur par fax ou par courrier. En revanche quand les conditions générales f'achat figurent au dos du bon de commande il est impératif de l'adresser par courrier. Le bon de commande pourra être émis en trois exemplaires. Le premier au fournisseur, le second conservé par l'acheteur tant que la commande n'est pas soldée, et le troisième est transmis à la réception pour identification de la commande à la livraison. Un quatrième exemplaire peut être transmis au service comptabilité au cas ou l'acheteur tient à conserver le troisième exemplaire.

III.3. Le suivi de livraisons.

Une fois que la commande a été adressée au fournisseur, l'acheteur doit s'assurer que le fournisseur respecte la date de livraison, et la quantité commandée. Lorsque le fournisseur adresse une confirmation de commande ou un accusé de réception de commande, il faut absolument vérifier que les termes de la confirmation sont conformes à ceux de la commande. Il faut porter une attention particulière au prix, aux quantités et aux délais de livraison. En effet, on omet souvent le principal fondamental du droit français : « qui ne dit mot consent.. » .Cela signifie que le dernier document émis entre les deux parties fait foi si la partie qui le reçoit ne manifeste pas son désaccord. Le suivi de livraisons et facturation peuvent aujourd'hui s'effectuer en ligne grâce à l'Internet. En effet, après enregistrement de la commande par le fournisseur, une confirmation de commande est envoyé au client en précisant la disponibilité de différents articles, la date de livraison et le prix total de la commande.

Au moment de la livraison une version électronique du bon de livraison est adressée par mail à l'entreprise cliente ce qui facilitera le rapprochement de la facture, ci celle-ci est également électronique. Lorsque l'entreprise cliente bénéficie de la facturation en ligne, elle reçoit une facture électronique de la part de ses fournisseurs.

Elle peut bénéficier d'un moteur de rapprochement automatique des factures et des bons de commandes et de livraison, qui permet d'émettre un bon à payer lorsque le contrôle est satisfaisant. L'archivage peut ensuite se faire en mode électronique. Le mode d'archivage doit être conforme aux dispositions légales et fiscales en vigueur (article 289-bis du cde général des impôts).

III.4.La réception.

Avant d'accepter le déchargement d'une livraison, le réceptionneur doit s'assurer qu'elle correspond bien à une commande en attente. Il doit consulter le « Bordereau de livraison ou BL» joint à la marchandise et recherche la commande à laquelle il correspond. Si la livraison ne correspond à aucune des commandes de l'entreprise, la livraison devra être rejetée.

Cette identification des livraisons dès la réception est importante car elle évite les erreurs qui génèrent un travail administratif long et inutile.

Lorsque la commande correspond à la livraison, après déchargement, mais avant le départ du transporteur, le réceptionneur doit comparer la quantité de marchandises livrée avec celle indiquée sur le BL, afin d'émettre une réserve sur le bon de transport en cas de différence. Si cela se produit, il doit immédiatement en faire part à l'acheteur pour qu'il règle le litige avec le transporteur. Le réceptionneur doit vérifier également la livraison avant le départ du transporteur, que l'aspect de la marchandise ne laisse supposer aucun dommage subi pendant le transport. Si la marchandise est endommagée, il devra émettre une réserve sur le BL et transmettre les informations à l'acheteur afin de régler le litige.

La quantité livrée est comparée avec la quantité commandée. Ce travail peut demander du temps et le transporteur n'est en aucun cas la cause de l'écart éventuel. Lorsque la quantité livrée, le bon de livraison et le bon de commande sont conformes, le réceptionneur doit apposer un tampon sur le bon de livraison du fournisseur indiquant « conforme à la commande ». Si la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée : le réceptionneur doit en informer l'approvisionneur. Le surplus pourra être accepté ou rejeté suivant les besoins de l'entreprise. S'il est refusé, l'approvisionneur devra en informer le fournisseur qui se chargera de rapatrier ce surplus à ses propres frais. Si la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée : le bon de livraison doit mentionner qu'il s'agit d'une livraison partielle.

Le réceptionneur doit en informer l'approvisionneur qui pourra selon les besoins de l'entreprise demander une livraison urgente au fournisseur. Afin de faciliter le contrôle des factures lorsque la livraison n'est pas conforme à la commande, le réceptionneur doit indiquer sur le bon de livraison, selon le cas : « livraison acceptée mais non conforme à la commande », « livraison non conforme à la commande, partiellement refusée ; voir bon de réception ».

III.5.Le contrôle qualitatif.

Le contrôle qualitatif doit porter sur trois points :

Ø Vérifier que les articles reçus correspondent bien à ce qui a été commandé,

Ø Inspecter les matières afin de détecter les anomalies visibles,

Ø Contrôler les articles les plus sensibles avec une plus grande rigueur

Ce contrôle ne peut s `appliquer à tous les produits, on retiendra principalement :

Ø Les articles dont la non conformité est préjudiciable à l'entreprise,

Ø Les articles dont le risque de non conformité est relativement fréquent.

Les critères de contrôle sont les plus divers :

Ø Organoleptiques (aspect, couleur, odeur, goût...),

Ø Dimensionnels,

Ø Composition chimique,

Ø Solidité...

III.6.Le paiement de la facture et les tableaux de bord.

Deux règles doivent être respectées pour le paiement des factures fournisseurs ;

Ø Une facture ne doit être réglée que si elle correspond à des marchandises commandées, reçues et reconnues conformes,

Ø Dès lors que la première condition est remplie, le fournisseur doit être réglé dans les délais convenus. Si le paiement se fait par traite, elle doit être retournée signée dans les plus brefs délais pour que le fournisseur puisse l'escompter s'il le souhaite.

Dans la mesure où le fournisseur a respecté ses engagements, il est essentiel que l'entreprise cliente respecte également les siens.

C'est un gage de crédibilité. Il est essentiel qu'un contrôle des factures sérieux soit réalisé, mais ce contrôle doit être facilité et réalisé une seule fois de façon à ne pas alourdir le temps de traitement des factures.

Pour simplifier la gestion des achats hors production, l'entreprise peut créer un catalogue de produits accessible à l'ensemble de son personnel sur un site web ou sur un extranet^19(*). Ce catalogue peut avoir été personnalisé en sélectionnant un certain nombre de produits et en présentant un tarif négocié par l'acheteur. Les personnes de l'entreprise peuvent naviguer à l'intérieur du catalogue afin de ;

Ø Trouver et sélectionner les articles de leur choix,

Ø Ajouter ces derniers dans leur panier de commande.

Ce type d'outil permet de simplifier la gestion des commandes d'achat puisque le demandeur établit lui -même sa commande en fonction de ses besoins. Pour autant l'entreprise a le moyen de contrôler les commandes des demandeurs avant qu'elles ne soient validées, comme cela est détaillé au paragraphe suivant. Exemple : www.achatpro.com propose de mettre en ligne des catalogues construits en collaboration avec les fournisseurs selon les demandes de l'acheteur. La place de marché se propose de louer le logiciel d'e-procurement via Internet.

Toujours dans le cadre d'achats hors production, si l'on souhaite limiter ou contrôler les commandes faites sur ce catalogue on peut disposer d'un module d'approbation de commande. Dans ce cas l'utilisateur prépare sa commande grâce au catalogue en ligne, puis cette commande doit être validée par un supérieur avant d'être enregistrée. Concrètement, selon le circuit de validation qui a été décidé par l'entreprise, un mail est adressé au responsable afin qu'il valide ou non la commande de l'utilisateur. Il est possible de paramétrer pour chaque utilisateur, la personne qui sera chargée de valider les demandes d'achat. En d'autres termes, les demandes d'achat qui sont souvent gérées de façon manuelle grâce à une circulation de papier, sont ici totalement dématérialisées. La commande en ligne peut s'appliquer pour des achats de production ou hors production.

Dans le cas de l'achat hors production la commande constituée des articles sélectionnés et ajoutés au papier depuis le catalogue est adressée au fournisseur par Internet.

On peut éventuellement choisir le regroupement des commandes de façon à éviter que des commandes soient quotidiennement adressées aux fournisseurs. Dans l'idéal l'ERP^20(*) du fournisseur est interfacé avec le catalogue. Ainsi la commande est directement enregistrée dans son système d'information, les produits sont automatiquement réservés en stock, la livraison est déclenchée et ces données seront intégrées pour le calcul de besoin déclenchant chez le fournisseur un ordre de fabrication et/ou des commandes. Ceci permet donc d'accélérer le traitement de la commande chez le fournisseur pour un meilleur service client. Dans le cas d'achat de production, l'ERP de l'entreprise permet de réaliser le calcul des besoins. Si le système est connecté à Internet, il peut permettre de transmettre les commandes aux fournisseurs par voie électronique.

Grâce à l'Internet, Le paiement en ligne et le reporting achat peuvent s'opérer aujourd'hui, sans crainte et sans contact des parties contractantes. Le paiement en ligne est encore peu développé du fait des craintes liées à la sécurisation des transactions. Mais nul doute que la sécurisation sera renforcée pour permettre le paiement électronique. Pour preuve, même l'administration s'y met avec la télétv@. Depuis le 1^er janvier 2002, les entreprises qui réalisent plus de 15 millions d'euros de chiffre d'affaires doivent déclarer et payer leur TVA en ligne. Lorsque les commandes sont gérées sur un mode électronique, le système permet généralement d'obtenir des données chiffrées sur les montants d'achat, leur répartition par demandeur, par fournisseur...Le suivi des ces achats est dons facilité au moyen d'un tableau de bord renseigné automatiquement. Le suivi de la performance achats sera réalisé au moyen d'un tableau de bord. Le tableau de bord est un instrument de mesure qui permet de suivre l'évolution des achats par rapport à la politique achats et aux objectifs fixés.

Le tableau de bord achats a plusieurs fonctions :

Ø Il permet de suivre l'évolution de l'activité que l'on mesure,

Ø Il permet de comparer cette évolution à l'objectif que l'on s'est fixé,

Ø Il remet régulièrement l'objectif à l'ordre du jour et évite qu'il soit laissé de coté.

L'élaboration du tableau de bord est propre à chaque entreprise car il dépend de la politique achats qui a été fixée.

En revanche nous pouvons lister quelques règles d'or à appliquer lors de l'élaboration de tableau de bord :

Ø Choisir des indicateurs significatifs par rapports aux objectifs fixés dans la politique achats,

Ø Choisir judicieusement les indicateurs car ce qui est mesuré fera l'objet d'une attention particulière de la part de l'acheteur,

Ø Sélectionner peu d'indicateurs de façon à ce que le tableau de bord soit lisible,

Ø Indiquer en face de chaque indicateur l'objectif à atteindre.

Certains indicateurs permettent d'avoir une vision générale des achats par rapport à l'activité de l'entreprise. Il est également important d'observer leur évolution au cours du temps.

Ø Chiffre d'affaires achats facturés au cours du mois précédent,

Ø Chiffre d'affaires ventes réalisé au cours du mois précédent,

Ø Le ration : « chiffre d'affaires achats facturé/ chiffre d'affaires ventes réalisé ».

Il existe également des indicateurs permettant de suivre l'évolution des prix d'achats :

Ø Evolution de la part des achats dans le prix de revient de certains produits fabriqués,

Ø Evolution des prix d'un panier d'articles achetés (pour une famille de produit précise).

Pour suivre l'évolution du portefeuille de fournisseurs il faut prendre en compte :

Ø Le nombre total de fournisseurs actifs au cours des 12 derniers mois,

Ø Le nombre de nouveaux fournisseurs/ le nombre de fournisseurs actifs au cours des 12 derniers mois.

Ø Le nombre de sous-traitants actifs au cours des 12 derniers mois.

Les délais de règlement sont suivis par :

Ø Le nombre de jours de crédit fournisseurs

(Dettes fournisseurs x 365)/ (Montant des achats annuels TTC).

Ø La répartition des montants d'achat par tranche de délai de règlement,

Ø Le montant total de l'escompte par paiement comptant obtenu au cours des 12 derniers mois.

Le niveau de la qualité des fournisseurs est suivi par :

Ø Taux de livraison refusé,

Ø Taux de non-conformités,

Ø Taux de livraisons avec un retard de moins de 5 jours ouvrables,

Ø Taux de livraison avec un retard de plus de 5 jours ouvrables,

Ø Taux de factures non conformes.

Le tableau de bord pourra se présenter sous plusieurs formes :

Ø Un tableau de chiffres,

Ø Un graphique où apparaîtront deux courbes ; les observations et les objectifs,

Ø Un histogramme.

* ¹⁹ Extranet : réseau Internet privé accessible aux clients, fournisseurs et partenaires privilégiés de l'entreprise.

* ²⁰ ERP :Entreprise Resources Planning, logiciel qui gère l'ensemble des grandes fonctions de l'entreprise.