Première partie :
FONCTION ACHATS AUJOURD'HUI; FONCTION STRATEGIQUE
DE L'ENTREPRISE.
Chapitre I. La problématique des achats.
I.Définition générale.
D'après le dictionnaire Larousse, un achat est
l'acquisition d'un bien en échange du règlement comptant ou
à terme du coût correspondant. En terme d'entreprises nous
parlerons plutôt de politique d'achats. La politique d'achats
définit un ensemble de règles, de principes directeurs
destinés à orienter l'action de la fonction achats. Pour que la
politique achats soit efficace, elle doit être formalisée. Dans la
réalité, le dirigeant façonne son entreprise en fonction
de sa perception des priorités. Il ne se donnera les moyens de disposer
d'une politique achats performante que si celle-ci est importante à ses
yeux. La politique achat est donc préalable à toute
rationalisation des achats puisqu'elle traduit la volonté du dirigeant
de perfectionner les achats de son entreprise. L'existence d'une politique
achats constitue un cadre général à l'action d'une
fonction qui gère plus de 50% du chiffre d'affaires de l'entreprise et
qui a un impact important sur la qualité des produits et l'image de
l'entreprise. La contribution de cette fonction au succès de la
politique générale est donc essentielle.
Lorsque l'entreprise ne dispose pas d'un acheteur et que
plusieurs personnes sont chargées des achats, la politique achats est la
façon la plus claire, simple et précise de donner une
cohérence à leurs actions et de leur indiquer les critères
qui doivent prévaloir dans la négociation et le choix des
fournisseurs. Pour situer l'importance de la fonction achats dans l'entreprise
il est nécessaire de tenir compte des points suivants ;
Ø Le secteur d'appartenance de l'entreprise (primaire,
secondaire, tertiaire.)
Ø La branche de l'entreprise dans le secteur.
Ø La taille de l'entreprise par ses effectifs et son
chiffre d'affaires.
La fonction achat doit fournir les meilleurs produits et les
meilleurs services dans les délais les plus courts et dans des
conditions de prix et de paiement les plus avantageuses. La fonction achat peut
être considérée à égalité avec la
fonction étude et comme la fonction la plus importante des fonctions
connexes à la production dans certains cas.
Pour ce faire, les multinationales et les grandes entreprises
l'ont structuré en plusieurs services distincts :
Ø Budget achat,
Ø Fichier des fournisseurs,
Ø Marketing achats,
Ø Documentation,
Ø Service opérationnel d'achats avec ses groupes
spécialisés,
Ø Transports...
Dans les entreprises de grande ou moyenne taille, la fonction
achat est le plus souvent représentée par un service qui comporte
plusieurs postes spécialisés en fonction du volume des commandes
à traiter chaque jour et de la diversité des achats. Dans une
entreprise de toute petite taille, elle peut se résumer en un poste
polyvalent d'encadrement assisté par un secrétariat
d'exécution.
Ø On assiste aussi à l'avènement du
Marketing Achats. C'est une branche de la fonction achats qui a pour
activité :
Ø Lire les annonces de la presse
spécialisée dans les relations industrielles pour les offres de
produits et de services aux entreprises, afin de retenir celles qui pourraient
éventuellement être intéressantes à la fonction
achats de l'entreprise.
Ø Demander de la documentation technique aux
fournisseurs précédemment retenus.
Ø Analyser leurs documentations, et pour celles
paraissant au premier abord intéressant, demander au groupe
opérationnel d'achats concerné les prix et les délais de
ses fournisseurs, pour les produits similaires ou les services techniques.
Ø Lancer des appels d'offres par lettre
personnalisée, en précisant bien les quantités
potentiellement à commander dans l'année, la fréquence des
commandes et les délais de livraison souhaités, ainsi que les
conditions de ventes.
Ø Comparer les prix de l'appel d'offre à ceux
des fournisseurs actifs pour placement éventuel de commandes par le
groupe opérationnel d'achats approvisionnant le produit ou le
service.
Ø Demander un rendez-vous au fournisseur potentiel si
les prix comparés et les délais s'inscrivent dans la moyenne de
ceux des fournisseurs actifs du groupe opérationnel d'achats.
Si le contact a été fructueux et si l'opinion du
marketing achats est positive, Il est important de ;
Ø Lancer un fournisseur potentiel une commande test.
Ø Relancer, plus tard, sur un autre produit une seconde
commande test, et si le rapport de contrôle réception est encore
favorable, rédiger à l'intention du fournisseur une lettre
d'homologation de fournisseur agrée.
Ø Attribuer le moment voulu le fournisseur au groupe
opérationnel d'achats concerné, après avoir fait une
demande d'homologation au fichier fournisseurs du groupe de logistique.
Ø Remettre la documentation du fournisseur à la
documentaliste qui la conditionnera et la classera, afin de la distribuer
à la requête du groupe opérationnel d'achats quand le
fournisseur sera devenu un actif du groupe.
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