Les stratégies achats: émergence, importance et impact dun nouveau lévier de profitabilité au sein de l'entreprise.

Chapitre II. Pour décider il faut de l'information et un acheteur.

I. L'information.

I.1. L'information sur le marché national.

Le caractère primordial d'une bonne connaissance du marché passe par l'information. Il faudra comprendre comment une information économique donnée influe sur l'activité d'une unité économique, sachant que cette dernière réagira en cohérence avec les objectifs qu'elle s'est assignée. Pour mieux comprendre il faut partir d'un postulat simple : l'information coûte du temps et de l'argent. Pour obtenir une information utilisable directement par le chef produit achats, l'entreprise aura dû investir en moyen humain, technique ainsi qu'en temps et en argent. La structure complexe des échanges d'informations entre les différents niveaux d'une entreprise ainsi qu'avec les organismes ou entreprises extérieures forment ce que l'on peut appeler système de guidage de l'ensemble de l'économie de marché. On peut citer en termes d'organismes ;

Ø Les banques,

Ø L'INSEE,

Ø Les Chambres de commerce,

Ø OCDE...

Dans cet ensemble très varié, l'activité de production peut se résumer à des échanges avec l'environnement et se traduire par une évolution de certains paramètres à l'intérieur de l'entreprise, tels que : capacité de production, stocks de matières premières ou de produits finis, niveau de recherche...

Toutes ces modifications du système de transformation du produit sont liées à l'obtention et au traitement des informations dont la vérification et l'utilisation sont les aspects essentiels du système de guidage de l'entreprise nécessaire au marketing achat. En outre il faut distinguer au sein de ce flux d'informations :

Ø Celles qui alimentent les réflexions et travaux préparatoires à la connaissance du marché, au recensement de l'ensemble des fournisseurs et à la négociation d'achat ; statistiques, compte de résultat de la branche d'activité, fournisseurs potentiels.

Ø Celles qui confirmeront ou infirmeront les choix passés ; tableau de bord achat, qualité des produits livrés, évolution de monnaies d'achat...

Au-delà de l'importance fondamentale de l'information dans le fonctionnement d'une direction achat et par-là même d'une entreprise, existe la décision, que l'on peut définir comme la capacité de réponse du chef de produits achats aux variations économiques. Cette décision n'est pas le fait d'une seule personne engageant dans l'entreprise plusieurs niveaux hiérarchiques et par-là nécessitant un certain délai. L'économie de marché actuelle est avant tout organisationnelle et ne peut se résoudre à un schéma simple où seuls quelques paramètres entreraient en ligne de compte. L'acheteur devra s'efforcer de définir une démarche, un plan stratégique et de l'adapter au fur et à mesure à l'évolution de l'environnement du marché, en renouvelant les concepts sur lesquels il se fonde. Il est évident qu'avant de procéder, par exemple à l'analyse financière d'une société d'électronique française il faudra connaître le contexte électronique international, les spécificités du secteur électronique, la fiscalité et les tarifs douaniers en vigueur, la réglementation des prix, les fluctuations des marchés...

I.2. L'information sur le marché international.

La mondialisation des fabrications et des utilisations d'un même produit rend de plus en plus nécessaire le développement d'une recherche marketing achat international. La France ne suffit que très rarement à réduire les coûts de production, car le coût de la main d'oeuvre y soit plus élevé. De plus, pour les entreprises exportatrices, il devient impératif d'équilibrer la balance des changes. Au plan conceptuel, le marketing achat international n'est pas très différent du marketing national. Il résulte simplement d'une segmentation géographique d'un marché global. Mais pratiquer le marketing achat international nécessite quelques contraintes. Il est important de suivre les tendances de l'environnement international, en effet, les caractéristiques essentielles du milieu international ces dernières années ont été ;

Ø La mondialisation des échanges commerciaux, et de ce fait l'internationalisation des marchés,

Ø La délocalisation de la production pour des raisons de coût de la main d'oeuvre.

Ø L'émergence de nouveaux marchés tels que ceux du bassin pacifique ; Hong-Kong, Taiwan, Singapour...

Ø L'émergence des nouveaux pays consommateurs tels que ; L'Asie du sud-est, le Moyen-Orient et la Chine.

Ø L'incertitude concernant le cours du dollar.

Ø L'évolution des moeurs tendant à uniformiser nos façons de faire, de travailler sous l'impulsion du modèle américain.

Pour chacun des pays avec lesquels l'acheteur se propose de travailler, il sera nécessaire de connaître et de suivre l'évolution d'un certain nombre d'indicateurs économiques généraux tels que ;

Ø Le taux d'inflation,

Ø Le taux de chômage,

Ø Les prévisions économiques à court et à moyen terme,

Ø La stabilité politique du régime en place,

Ø Le salaire moyen de l'ouvrier,

Ø La réglementation douanière en vigueur dans le pays concerné ainsi que les tarifs douaniers à l'importation des produits semi-ouvrés en provenance de ce pays,

Ø Le coût du transport.

Il sera important aussi de connaître les habitudes socioculturelles de la population comme la religion, le niveau d'instruction, les moeurs...

Plusieurs organismes peuvent servir de source d'informations ;

Ø La banque de France,

Ø Le Centre Français du Commerce Extérieur,

Ø Le Commissariat Général au Plan,

Ø Le MOCI ; moniteur de commerce international,

Ø INSEE ; Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques,

Ø Les journaux officiels,

Ø Le BIT ; Bureau International du travail,

Ø La CCI ; Chambre de commerce Internationale.

Il en existe des milliers de sources de ce genre. Les compétences peuvent s'assimiler grâce à la formation et à l'expérience, en revanche les aptitudes sont plus difficiles à acquérir ; il est préférable qu'elles fassent partie de la personnalité de l'acheteur dès le départ.

I.3. L'acheteur ; un nouveau métier.

I.3.1. Les aptitudes que doit avoir l'acheteur.

Le métier d'acheteur demande des aptitudes personnelles et intellectuelles ainsi que certaines compétences.

a). Aptitudes intellectuelles.

La rigueur.

Pour chaque achat qu'il réalise, l'acheteur doit aborder avec les fournisseurs toutes les modalités de l'achat pour aboutir à un accord sans équivoque qu'il devra ensuite formaliser rigoureusement.

L'organisation.

L'acheteur doit être capable d'organiser son travail et l'ensemble des informations recueillies.

Les capacités d'analyse et de synthèse.

Lorsqu'il met plusieurs fournisseurs en concurrence il doit être capable d'analyser chaque offre point par point puis, grâce à son esprit de synthèse, de sélectionner l'offre la plus intéressante dans sa globalité. Le Directeur des Achats dont l'évolution est significative depuis 10 ans : 76% des Directeurs des Achats possèdent une formation de haut niveau (Bac +5 ou Grande Ecole), et une expérience d'autres directions de l'entreprise (à 82%). Néanmoins pour plus de 80% du panel, le Directeur des Achats ne fait pas encore partie des candidats naturels à des postes de Direction Générale. Passer par les Achats ne semble pas encore souvent perçu comme un accélérateur de carrière.

b). Aptitudes personnelles.

La sociabilité et les aptitudes à la communication.

Le métier d'acheteur est avant tout un métier de contact. Comme l'acheteur répond aux besoins de l'entreprise, il est en relation permanente avec les utilisateurs internes et les fournisseurs externes. S'il n'a pas le goût des contacts humains cela sera aussi désagréable pour lui que pour ses interlocuteurs.

La curiosité et l'ouverture d'esprit.

Ces deux qualités permettent à l'acheteur de rester en état de veille afin de porter attention à toutes les innovations intervenant sur les marchés fournisseurs, susceptibles d'intéresser son entreprise. Cet état de veille doit être permanente, il doit donc correspondre à une curiosité et une ouverture d'esprit naturel chez l'acheteur.

La fibre commerciale.

Le métier d'acheteur est très proche de celui du vendeur car l'acheteur doit faire preuve de persuasion et savoir convaincre ses fournisseurs de lui accorder les conditions qu'il demande. Pour cela il doit être capable de vendre l'entreprise auprès des fournisseurs. C'est l'homme de négociation par excellence. Il travaille principalement dans l'industrie ou bien dans la grande distribution. Il recherche, choisit, négocie les produits selon des critères définis en collaboration avec le service vente ou le service production : qualité, coût, marge, délai de livraison. Il sélectionne les meilleurs fournisseurs susceptibles de répondre à ces exigences mentionnées ci-dessus, et négocie les conditions d'achat et d'approvisionnement en liaison avec les services logistiques. Il tente toujours d'obtenir des réductions de prix tout en respectant un niveau de qualité fixé. En cas de besoin, il propose des changements de fournisseurs.

Le goût du risque.

Chaque changement de fournisseur peut constituer un risque pour l'entreprise. Le rôle de l'acheteur est de le minimiser, mais il doit malgré tout savoir le prendre à un moment donné.

Le sens de l'essentiel.

Parmi les différentes tâches et achats qui lui incombent, l'acheteur doit être capable d'établir des priorités, au niveau de l'ordre des tâches à accomplir mais également du temps à leur consacrer et des moyens à mettre en oeuvre.

L'esprit du travail en équipe.

L'acheteur est amené à travailler énormément avec les autres fonctions de l'entreprise, il est donc essentiel qu'il soit prédisposé au travail en équipe.

L'honnêteté.

La fonction d'acheteur est exposée à la « corruption » car certains fournisseurs ne négligent aucun moyen pour convaincre l'acheteur de le sélectionner. L'acheteur doit pour toutes décisions être guidé par l'intérêt de l'entreprise et en aucun cas par son intérêt personnel.

Polyvalence et autonomie.

Ces qualités sont davantage liées au travail en PME, qu'à la fonction achats elle-même.

Dans une PME, l'acheteur peut réaliser des achats de natures très différentes, alors que dans de grands groupes les acheteurs sont spécialisés par type de produits achetés, et il doit savoir prendre des décisions et organiser seul son travail.

Un stratège qui voyage

Dans la distribution, l'acheteur est salarié soit d'une centrale d'achats, soit d'un magasin où il est en même temps chef de rayon (de moins en moins). La tendance va actuellement vers une centralisation de plus en plus grande des achats. Dans l'industrie et notamment dans les PMI, il peut être également approvisionneur et consacre alors davantage de temps à la logistique. L'acheteur est en contact permanent avec les responsables de la production et les responsables des magasins-clients, pour connaître leurs besoins. Il passe la plupart de son temps avec les fournisseurs éventuels de l'entreprise. Il les reçoit ou négocie par téléphone. Il se déplace beaucoup lors des expositions. De plus en plus, il utilise Internet pour le choix de ses produits. L'acheteur est spécialisé dans un type de produits. Dans l'industrie, c'est une catégorie de pièces quand le service achat est important. Dans la distribution, il peut s'agir de la boisson, de la viande, de l'audiovisuel, de l'habillement... Les horaires de l'acheteur peuvent atteindre 50 h par semaine en période de pointe de la production dans l'industrie, ou en début d'année lors de la négociation des contrats annuels dans la distribution.

I.3.2. Les compétences que doit avoir l'acheteur.

Afin de bien mener à bien l'ensemble des missions qui lui incombent, l'acheteur doit acquérir des compétences dans des domaines très variés. Il ne sera pas un spécialiste dans chacun d'eux car un tel homme serait introuvable, mais il devra en savoir suffisamment pour utiliser ces notions dans la gestion quotidienne des achats : Les connaissances techniques générales des produits qu'il achète. L'acheteur peut travailler soit dans une entreprise industrielle ou de services, soit dans la grande distribution. En entreprise il demande au service production de définir ses exigences lors de groupes de travail. Dans une centrale d'achats il détermine, après concertation avec les chefs des ventes et les chefs de magasin, le type d'articles qui se vendra le mieux (et quelle quantité peut être vendue). Pour définir ses besoins il se base également sur des études de marché réalisées par sa propre société ou par des sociétés d'études spécialisées. L'acheteur connaît les caractéristiques des produits : techniques de fabrication, matériaux utilisés et évolution des technologies.

Cela implique la mise à jour et le classement d'une documentation importante, et des contacts permanents avec les fournisseurs éventuels. Il sélectionne les fournisseurs en fonction des prestations proposées ; qualité des marchandises, quantité, respect des délais, conditions financières accordées. L'acheteur négocie et engage financièrement son entreprise sur des sommes importantes.

La direction suit donc de près les contrats conclus.

Ø Maîtrise des méthodes et techniques d'achat,

Ø Connaissance des marchés fournisseurs,

Ø Compétences linguistiques ; la pratique de l'anglais est indispensable car l'acheteur sera amené à être en contact avec des fournisseurs étrangers, Il faut savoir négocier en "american english", chez Airbus par exemple toutes les réunions internes et toute les relations extérieures sont systématiquement en anglais, même à Toulouse.

Ø Notions juridiques pour être capable de rédiger des contrats d'achat et déchiffrer les contrats et conditions générales de vente de ses fournisseurs,

Ø Notions financières pour pouvoir comparer des offres chiffrées de façons différentes et évaluer l'impact financier des choix qu'il peut faire.

Ø Il doit bien connaître les réglementations douanières pour établir le contrat, l'acheteur doit connaître les réglementations du transport international, de l'assurance, du paiement...

Ø Il faut connaître la culture de l'autre : négocier avec un Chinois n'est pas négocier avec un européen et les mots ont souvent des sens différents selon les traditions : dire "oui" au japon signifie "j'ai compris ce que vous dites" dire "oui" à un Texan signifie "c'est un contrat ferme" et il en a coûté 5 milliards de dollars à Texaco qui a voulu se dédire après avoir dit oui à Mesa Petroleum^13(*).

Dans la distribution, pour savoir ce qui plaira au client, l'acheteur doit savoir anticiper les désirs de la clientèle. Dans l'industrie il doit être capable de discuter avec des ingénieurs de production ou des bureaux d'étude. Dans tous les cas : pour bien connaître les produits proposés dans la spécialité, il doit se tenir informé sur l'évolution du marché et être intéressé par les aspects techniques pour pouvoir choisir des articles étrangers.

* ¹³ Source : www.entreprise-internet.net.