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II.L'e-sourcing et l'e-procurement.II.1. Définition. Internet bouleverse depuis quelques années les
méthodes de travail dans l'entreprise, les comportements traditionnels
de la fonction achat ont profondément changé en matière de
recherche d'informations. L'Internet est donc venu remplacer les sources traditionnelles que sont les journaux professionnels et spécialisés : lettres d'informations, annuaires, catalogues, plaquettes,... sans oublier les foires, les expositions et les salons. Aujourd'hui, en terme d'information, Internet est un outil indispensable et susceptible d'être utilisé tout au long du processus achat/approvisionnement (annexe 2). Internet permet : Ø la recherche de fournisseurs, Ø L'achat : mise en concurrence, Ø L'approvisionnement. Aujourd'hui on parle de plus en plus de Sourcing. Le Sourcing vise à réduire le coût général des achats, en automatisant les processus concernés. Depuis l'essor d'Internet, le sourcing s'effectue via cet outil de communication indispensable ce qui lui a valu le nouveau qualificatif d'e-sourcing. L'e-sourcing utilise des outils qui demandent peu d'investissements financiers. Il s'agit d'outils permettant de faciliter la recherche de produits et de fournisseurs. L'e-procurement englobe l'ensemble des opérations suivantes réalisées par le biais de l'Internet ; Ø Catalogue enligne, Ø Demande d'achat et approbation de la demande, Ø Commande en ligne, Ø Suivi de livraison, Ø Facturation, Ø Paiement. II.2.Les outils disponibles. II.2.1. Les moteurs de recherche. Les moteurs de recherche permettent d'avoir accès à toute l'information disponible sur le web. Commençons par expliquer comment ils fonctionnent, cela permettra de faciliter leur utilisation. Ils sont composés de trois fonctions : Le principe. 1. « L'aspirateur ». Il sillonne le web 24h/24h pour rapporter une moisson de pages. Ces documents sont ensuite analysés et indexés dans une immense base de données. Pour découvrir de nouvelles pages, le moissonneur emprunte principalement les liens hypertextes des pages analysés. 2. « L'indexeur ». Une fois les pages moissonnées, il faut les analyser, savoir en quelle langue elles sont rédigées, connaître les mots qu'elles contiennent et, si possible, définir l'importance de tel ou tel mot dans la page. Plus cette analyse est précise, plus les réponses fournies par le moteur seront pertinentes. 3. « Le guichetier ». Il est le composant qui répond aux requêtes des internautes. C'est lui qui cherche dans les index toutes les pages déjà visitées par l'aspirateur et qui contiennent le ou les mots clés qui lui sont soumis. Il classe également les réponses dans l'ordre qui lui paraît le plus pertinent par rapport à la requête. L'utilisation. L'utilisateur saisit un ou plusieurs mots. Le moteur de recherche les occurrences de ces mots dans les pages sources et affiche celles qui lui semblent les plus pertinentes. Pour obtenir des informations pertinentes par ce moyen, il est nécessaire de définir le plus précisément possible sa recherche. Pour cela, il est souvent indispensable de combiner plusieurs mots clés en utilisant des opérateurs du type « ET », « OU », « SAUF » ; ces opérateurs logiques sont spécifiques à chaque moteur de recherche. Les plus connus sont : Google, Altavista, Hotbot, Lycos, Infoseek, Voila... Les métamoteurs. Il s'agit des logiciels qui permettent de lancer simultanément la même recherche sur plusieurs moteurs que l'on sélectionne. Une version gratuite du logiciel Copernic peut être téléchargé sur le site www.copernic.com et permet d'utiliser cette fonction de métamoteurs. II.2.2. Les bases de données. Il s'agit tout simplement d'annuaires en ligne, ils permettent de faire une recherche multi-critères pour trouver des fournisseurs suivant les produits que l'on recherche et la zone géographique dans laquelle on souhaite que le fournisseur se situe. Ces bases de données peuvent avoir la forme d'annuaires en ligne. Certains sont gratuits, comme www.europages.fr ou www.tremnet.com . Certaines places de marchés14(*) proposent également des bases de données qui leur sont propres où les fournisseurs peuvent avoir été sélectionnés sur des critères bien précis. Leur accès est généralement payant. II.2.3. Les forums de discussion. C'est un espace de dialogue dédié à la diffusion et à l'échange d'informations sur un thème précis. L'information disponible est constituée de multiples articles écrits et envoyés par les utilisateurs. Vous pouvez poser des questions sur le forum, celles-ci sont diffusées à l'ensemble des abonnés, qui sont susceptibles de vous apporter des réponses ou des pistes de recherche précises. C'est un moyen d'obtenir une information souvent de grande qualité. II.2.4. Les listes de diffusions et les services de gestion de connaissances. Il s'agit de lettres ou de bulletins d'informations thématiques qui vous sont adressés dans votre boite à lettre électronique périodiquement. Pour bénéficier de ce type de service, il faut s `abonner, souvent gratuitement, à la liste de diffusion qui vous intéresse. Ce type d'outil permet de maintenir une veille sur le domaine qui vous intéresse. Les services de gestion des connaissances sont facturés par le site qui le propose. Le site fournit à l'acheteur, un ensemble de documents de références relatif au domaine questionné ; étude de marché, indicateurs, mises à jour de réglementations, articles de recherche, enquêtes, benchmarks, et synthèses. Un panel d'experts peut également renseigner l'acheteur sur des points très précis.
II.3. Les outils d'e-achat. II.3.1. les places de marché ou market place. Une place de marché est une bourse d'échanges électroniques entre acheteurs et vendeurs. Les places de marché étant de nature très différente, nous vous proposons ici de les différencier suivant différents critères : Ø les places de marché verticales et horizontales, Ø l'origine des créateurs de la place de marché, Ø les places de marché privées et publiques, Les tableaux ci-dessous présentent les caractéristiques des places de marché horizontale et verticale.
II.3.2. Les appels d'offres et les enchères en ligne. L'acheteur définit clairement son besoin en utilisant éventuellement un cahier de charges types mis à disposition par la place de marché. L'acheteur choisit le type de publication de son appel d'offres. Il peut le mettre en libre accès, le diffuser à tous les fournisseurs ou choisir une distribution restreinte à quelques fournisseurs sélectionnés par ses soins. L'acheteur reçoit les propositions des fournisseurs par e-mail. Certaines places de marché proposent des outils permettant la constitution automatique des tableaux comparatifs des différentes offres. Grâce à l'Internet, acheteur comme fournisseur peuvent interagir. Les fournisseurs peuvent être alertés automatiquement si l'appel d'offres subit une modification. Ils peuvent également solliciter l'acheteur pour obtenir des informations complémentaires afin de préparer l'offre. Ce type d'outil demande un peu de temps les premières fois mais devient rapidement un outil qui permet de gagner beaucoup de temps dans la gestion des consultations fournisseurs. La possibilité qu'offre Internet de réunir virtuellement plusieurs interlocuteurs et de leur diffuser simultanément des informations a permis l'avènement d'un nouvel outil de négociation qui n'existait pas auparavant : les enchères en ligne. On distingue deux types d'enchères ; Ø Les enchères descendantes, où l'acheteur appelle les fournisseurs à coter un lot de produits en fonction du cahier de charges ; les fournisseurs ajustent progressivement leurs offres à la baisse. Ø Les enchères inversées où l'acheteur annonce le prix qu'il est prêt à payer pour le lot de produits choisi ; les fournisseurs ajustent progressivement leurs offres à la baisse pour toucher voire franchir le seuil de prix fixé par l'acheteur. Dans le cadre d'une procédure d'enchères inverses en ligne les fournisseurs sont invités à remettre leur offre de prix de façon anonyme et en temps réel. Les fournisseurs comme l'acheteur peuvent visionner la position relative des différentes offres, avec la possibilité pour les fournisseurs de placer une nouvelle offre plus compétitive pendant la durée de l'enchère : de 30 minutes à quelques heures. II.3.3. La centralisation et le déstockage des achats. Il s'agit là de consolider les besoins de plusieurs entreprises de façon à bénéficier de conditions d'achat plus favorable grâce aux économies d'échelle. De nombreux sites de déstockage se sont développés ces dernières années. Ils proposent des lots de produits à des tarifs très bas. Ces sites peuvent être généralistes ou spécialisés sur certains types de produits. Ces sites s'adressent généralement plutôt à des distributeurs qu'à des industriels. Exemple : www.destock.com II.4.Faut-il choisir l'e-Sourcing ou l'e-Procurement ? Ces deux solutions sont en fait complémentaires. Pourtant, elles ne s'adressent pas forcément aux mêmes entreprises. Un projet d'e-Procurement n'est pertinent que pour les entreprises ayant un large portefeuille d'achats indirects que l'on peut cataloguer. Il nécessite de lourds investissements techniques, en création et en maintenance des catalogues en ligne, ainsi qu'en intégration de systèmes. Les budgets explosent rapidement. Alors que l'e-Procurement permet d'automatiser la commande et la transaction, l'e-Sourcing s'attaque au processus de contractualisation. L'amont de la signature d'un contrat repose sur des processus standards que la technologie permet d'accompagner : analyse des besoins, évaluation de l'offre, identification et qualification des fournisseurs, analyse du coût total d'acquisition.
II.5.Quel est le déroulement de l'achat "e-Sourcé" ? La logique intrinsèque est la même que l'achat soit automatisé par les nouvelles technologies ou non. En revanche celles-ci permettent d'accélérer certains processus. Le début du cycle commence par la collecte des informations concernant l'achat à partir de questionnaires/interviews, bases de données achat qui amènent au choix de la stratégie. A ce stade, les solutions d'e-Sourcing offrent un modèle d'analyse multicritères, afin de dégager une liste de fournisseurs motivés. Le cahier des charges est ensuite optimisé: on fournit des grilles de cotation et d'analyse. Ensuite viennent les négociations ou enchères. Une fois les fournisseurs sélectionnés, l'e-Sourcing, grâce aux enchères inversées en lignes, offre un gain en temps et en organisation indéniable. Le cycle finit avec la mise en place de l'achat (contrats, indicateurs de performance, parts de marché). Il est important de mettre en place un suivi annuel. Il permettra de corriger le processus à chaque nouveau passage pour en améliorer le fonctionnement. II.6.Quels sont les avantages et applications de l'e-Sourcing ? A long terme, l'e-Sourcing sert à optimiser les pratiques d'achat et d'approvisionnement. Le premier résultat remarquable est évidemment le gain de temps dans le cycle de l'achat. Normalement, c'est le coût complet de chaque achat qui s'en trouve réduit. On parle d'une réduction de 25% du coût de l'achat, et d'une réduction de 50% du cycle de recherche du fournisseur. De plus, la solution permet de créer et gérer un panel de fournisseurs préférés, ou attitrés d'où un gain de rapidité de l'échange. Un des gros avantages conférés par l'e-sourcing est l'optimisation des enchères fournisseurs. On les appelle inversées car ce sont les fournisseurs qui y sont en concurrence pour vendre, et non pas pour acheter. Dans un processus classique, l'entreprise est souvent limitée par le temps : il est compliqué de négocier avec de nombreux fournisseurs en même temps. Une enchère bien préparée permet à l'acheteur de négocier avec tous ses fournisseurs en moins de temps qu'il ne fallait avant pour négocier avec un seul. Même si la recherche et la sélection des fournisseurs se font selon le processus classique pré-ciblage, recherche de fournisseurs potentiels ; puis ciblage, analyses des réponses interviews/questionnaires, audits..., l'enchère permet de retenir un nombre plus important de fournisseurs. Et plus il est important, plus l'enchère est dynamique. Pour une réussite totale, la préparation de l'enchère est primordiale. Quelques étapes de cette préparation sont indispensables : optimisation du cahier des charges, segmentation du marché en lots pertinents, paramétrage de l'outil d'enchère, invitation et motivation des fournisseurs...
Typiquement, le coût est le seul critère géré par un outil d'enchère. Cependant, à coût égal, les fournisseurs n'ont pas tous le même niveau de performance : qualité, délai, service. Certains outils d'enchère permettent d'intégrer une pondération des fournisseurs. Cette pondération handicapera ou avantagera les fournisseurs selon leurs performances. * 14 Place de marché : bourse d'échanges électroniques (informations, services, produits) entre acheteurs et vendeurs. |