I.1.2-Règlement en espèces
Le règlement effectué en espèces est
précédé par un ordre de dépense établi en
trois exemplaires et un reçu de décharge établi en deux
exemplaires.
Un principe fondamental d'un bon contrôle interne est
que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés
directement au paiement des dépenses. L'application de ce principe
permet d'assurer un meilleur contrôle des décaissements et
encaissements et stabiliser le fonds de caisse des besoins de l'entreprise. Au
cours de notre passage à l'hôpital protestant de Mbouo, nous avons
pu constater l'application de ce principe.
En effet, l'hôpital protestant de Mbouo a deux types de
caisse :
Ø Deux « caisse-recettes » destinées
à recevoir les règlements des malades;
Ø Une « caisse-dépenses »
destinée à effectuer les menus-dépenses.
Les caisse sont approvisionnées chacune pour
fonds de caisse de cent cinquante mille francs
(150000) FCFA pour pouvoir rendre la monnaie aux premiers
clients du matin.
La caisse-dépenses enregistre tous les mouvements de
sortie de fonds. Une sortie de fonds ne peut se faire que sur la base
d'un bon de caisse pré-numéroté.
Nous avons, par ailleurs, remarqué aussi des
correspondances attestant l'approvisionnement de la caisse dépense et
l'effectivité du dépôt journalier des espèces en
banque. Tout cela atteste l'application du principe de contrôle
interne.
Les autorisations de dépenses sont par le gestionnaire
et médecin chef. Ils ont reçu de la hiérarchie
l'autorisation pour gérer au nom de l'EEC. Aussi ils peuvent assurer le
contrôle des encaissements et des décaissements pour rendre compte
au conseil d'administration.
Pour ce qui est de l'examen et de l'annulation des
pièces justificative, le caissier principal vérifie que les
pièces justificatives sont dûment autorisées en comparant
les signatures y figurant avec les modèles dont il dispose. Il s'assure
aussi de l'identité du bénéficiaire. Ce dernier signe
obligatoirement un reçu que lui présente le caissier principal.
le bénéficiaire doit contre signer des pièces
justificatives lui faisant reconnaître qu'il a reçu les sommes
demandées. Avant l'enregistrement comptable des dépenses, le
caissier annote les pièces justificatives afin d'empêcher leur
réutilisation à l'aide d'une mention « payé par
caisse le... » et une numérotation. Il les comptabilise et les
classe selon leur ordre numérique. Cette méthode permet
d'éviter les omissions et doubles enregistrements.
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