Gestion automatisée d'un hôtel: cas du motel Baraka en RDC

I.6. Etude de circulation de l'information

1. Symboles utilisés.^43(*)

Symbole

Tâches

N^o

	Tâches à exécuter
	Document en unique exemplaire
	Document établi en 2 ou plusieurs exemplaires

N^o

Renvoi en provenance d'un document ou message verbal à un service donné

N^o

	Renvoi d'un document ou d'un message verbal à un service donné.
	Archivage d'un document
	Arrivé de loin ou branchement

Tab.4 : Symboles utilisés.

2. Schéma de circulation de l'information

Tab.5 : Circulation de l'information

3. Description des tâches

N^o	Code poste	Code tâche	Commentaire
1.	100	101	Présentation du client à la réception
		102	Réception de bulletin d'inscription
		103	Réception de facture et archivage
2.	200	201	Réception du client et consultation du plan de l'hôtel
		202	Enregistrement de l'identité de client dans le bulletin d'inscription, registre des clients, consultation du plan de l'hôtel, consultation de tarif et établissement de facture.
		203	Etablissement du rapport
3.	300	301	Réception du rapport et archivage

Tab.6 : Description des tâches

I.7. Critique de l'existant

I.7.1. Critique sur l'existant

L'hôtel pour diminuer la charge de personnel a pu supprimer quelques postes (services) pour ne parler que de la réception. Ainsi, cette suppression des services fait que tout soit centralisée à la réception, sauf rien. Donc, nous rencontrons ce qu'on appelle cumul des postes, entre autre : enregistrer les clients, établir les factures, détenir les clés, percevoir de l'argent, établir les documents comptables, détenir la caisse, transmettre le rapport journalier des clients aux services de renseignement, etc.

Voyant la qualité et le niveau de l'hôtel, la tenue de document est régulière, mais la représentation de celui-ci semble être un peu négligée et ne correspond pas à l'hôtel.

I.7.2. Critique de moyens de traitement

Les moyens de traitement utilisés par Motel Baraka sont inefficaces, c'est-à dire le traitement est manuel et cause une lenteur et occasionne toujours des erreurs ; il y a une mauvaise protection des données et la difficulté d'avoir accès aux données désirées.

I.7.3. Critique sur le circuit des informations

D'après les observations faites sur le circuit informationnel, nous signalons qu'il y a trop de tâches à exécuter au poste de la réception lors de l'arrivée du client. Cette centralisation des tâches crée une lenteur et la perte de temps.

* ⁴³Christophe BANYAKWA, (2008-2009), Op. Cit