I.2.4. Fonctions du système d'information
Un système d'information doit remplir les fonctions
suivantes (7): le recueil de l'information, la mémorisation
de l'information, l'exploitation de l'information et la diffusion de
l'information.
a)Recueillir l'information
Le SI dispose de deux principales sources d'alimentation en
informations : les sources externes et les sources internes. Face à ces
sources d'information, le SI remplit des tâches d'écoute,
d'analyse et de saisie.
1°Les sources externes
Les sources externes sont constituées de toutes les
composantes de l'environnement générant de l'information. Ces
sources peuvent être internationales, nationales, régionales ou
locales. Il peut s'agir de partenaires, de concurrents, d'organismes publics
et/ou privés, etc.
Aujourd'hui, l'environnement fournit une masse
considérable d'informations que le SI ne peut s'approprier sans moyens
humains, techniques et organisationnels adéquats : moyens
téléinformatiques pour
(7) LEVI-MAZLOUM D, Gestion des absences d'une
entreprise, Fribourg : Département d'Informatique de
l'Université de Fribourg, 2009.
Mémoire dirigé par Eric WANGI
NGOY
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accéder aux informations stockées dans des
banques de données, moyens logiciels pour pratiquer la veille
informationnelle, etc.
2°Les sources internes
Les sources internes sont toutes les composantes de
l'entreprise générant de l'information. Le travail du SI consiste
à capter tous les flux d'information internes circulant dans
l'entreprise. Exemple : Documents comptables, documents commerciaux, archives
statistiques, etc.
Si l'information formalisée est facilement recueillie,
l'information informelle est beaucoup plus difficile à capturer mais qui
est aussi importante. Pour limiter le risque de perte de ce type d'information,
l'organisation peut mettre en place des moyens organisationnels de
formalisation par exemple Rédaction systématique de comptes
rendus après les réunions.
L'objectif est de structurer des informations d'origines et de
formes diverses. Des moyens humains et techniques (notamment des
matériels de saisie et des supports d'enregistrement) sont
utilisés mais aussi des méthodes, notamment des méthodes
de contrôle et de codification de l'information, afin de disposer
d'informations fiables et facilement exploitables.
b) Mémoriser l'information
Une fois saisie, l'information doit être stockée
de manière durable et stable. Le SI met en oeuvre des moyens techniques
et organisationnels (méthodes d'archivage, de protection contre le
piratage ou la destruction, etc.).
Aujourd'hui, la mémorisation des informations se fait
au moyen deux techniques principales : les fichiers et les bases de
données.
c) Exploiter l'information
Une fois mémorisée, on peut appliquer à
l'information une série d'opérations. Ces opérations de
traitement consistent à :
- Consulter les informations : les rechercher, les
sélectionner...
- Organiser les informations : les trier, les fusionner, les
partitionner...
Mémoire dirigé par Eric WANGI
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- Mettre à jour les informations: les modifier (sur la
forme et le contenu), les supprimer, etc.
- Produire de nouvelles informations: informations
calculées (suite à des calculs arithmétiques ou des
calculs logiques), cumuls, etc.
d) Diffuser l'information
La diffusion consiste à mettre à disposition de
ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin et sous une forme
directement exploitable, l'ensemble des informations qui leur permettront
d'assurer leurs activités. En ce sens, le système d'information
assure la circulation des informations à destination du système
de décision et du système opérant.
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