Gestion automatisée d'un service comptable au sein d'un ASBL. Cas du comité d'assistance Nyiragongo, 2007

3.4. LE MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS (MOT)

3.4.1. Règle d'organisation

· Le Comité d'Assistance Nyiragongo assure ses services de 8h°° à 15h°° du lundi au vendredi et de 8h°° à 12h°° le samedi. Pour les cadres, le travail débute à la même heure mais quant à eux, ils peuvent aller au - delà selon le volume du travail ;

· Tout remboursement est effectué au niveau de la caisse ou de la comptabilité qui livre un reçu et verse les fonds au caissier ou à l'administrateur pour conservation dans le coffre fort ;

· Avant qu'un client n'intègre nos services, il doit passer par la réception pour orientation;

· Un crédit n'est octroyé que quand le montant demandé est disponible en caisse, dans le cas contraire, le crédit reste en attente de règlement ;

· Tout octroi de crédit est conditionné par l'élaboration d'un reçu

· A la fin d'une période donnée (de 1jour à 1 année), un rapport devra être élaboré.

3.4.2. Tableau de procédures fonctionnelles

TABLEAU PF : PROCESSUS « ACCUEIL ET ENREGISTREMENT CLIENT»									PF
DEROULEMENT		ACTIONS		NATU RE	POSTE DE TRAVAIL
		Durée Max				Respo	Ressource	PF1
8h<X=15h		X	Réception client	M	Réception	Réception	Réceptionniste	PF2
8h<X=15h		X	Demande de renseignement	M	Réception	Réception	Réceptionniste	PF3
8h<X=15h		X	Orientation client	M	Réception	Réception	Réceptionniste	PF4
8h<X=15h		X	Présentation contrat	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF5
8h<X=15h		X	Analyse contrat	M	Service crédit	Chargé de crédit + client	Chargé de crédit + client	PF6
8h<X=15h		X	Adoption contrat	M	Service crédit	Client	Client	PF7
8h<X=15h		X	Saisie coordonnées client	AC	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + ordi	PF8
8h<X=15h		X	Enregistrement contrat	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur

TABLEAU PF : PROCESSUS « OCTROI CREDIT»									PF
DEROULEMENT		ACTIONS		NATU RE	POSTE DE TRAVAIL
		Durée max				Respon	Ressource	PF9
8h<X=15h		X	Recherche client	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + ordi	PF10
8h<X=15h		X	Vérification disponibilité crédit	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF11
8h<X=15h		X	Signature contrat	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF12
8h<X=15h		X	Elaboration reçu	AC	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF13
8h<X=15h		X	Edition rapport	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur	PF14
8h<X=15h		X	Enregistrement crédit	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur

TABLEAU PF : PROCESSUS « REMBOURSEMENT CREDIT»									PF
DEROULEMENT		ACTIONS		NATU RE	POSTE DE TRAVAIL
		Durée Max				Respo	Ressource	PF15
8h<X=15h		X	Remboursement	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF16
8h<X=15h		X	Saisie montant remboursé	AC	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF17
8h<X=15h		X	Enregistrement remboursement	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur	PF18
8h<X=15h		X	MAJ remboursement	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF19
8h<X=15h		X	Vérification échéance	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF20
8h<X=15h		X	Calcul amendes	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF21
8h<X=15h		X	Elaboration reçu	AC	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF22
8h<X=15h		X	Edition reçu	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur

TABLEAU PF : PROCESSUS « PRODUCTION RAPPORT»									PF
DEROULEMENT		ACTIONS		NATU RE	POSTE DE TRAVAIL
		Durée Max				Respo	Ressource	PF23
8h<X=1 5h		X	Transmission document de gestion	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF24
8h<X=15h		X	Réception document de gestion	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF25
8h<X=15h		X	Analyse document	M	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit	PF26
8h<X=15h		X	Elaboration rapport	AC	Service crédit	Chargé de crédit	Chargé de crédit + Ordi	PF27
8h<X=15h		X	Edition rapport	AB	Service crédit	Chargé de crédit	Ordinateur

2.2.3. Diagramme d'enchaînement des procédures 1. PROCESSUS «ENREGISTREMENT CLIENT »

DEROULEMENT Début Durée maximum

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES

Nature

Lieu Responsable Ressources

8h<X=15h

Clients Réceptionniste disponible

M

Réception Réceptionniste Réceptionniste

RECEPTION CLIENT

M

Réception Réceptionniste Réceptionniste

PF2

DEMANDE RENSEIGNEMENTS

M

Réception Réceptionniste Réceptionniste

PF 3

ORIENTATION CLIENT

8h<X=15h

M

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit

PRESENTATION CONTRAT

M

Service de crédit Chargé de crédit+ client Chargé de crédit+ client

PF5

ANALYSE CONTRAT

M

Service de crédit Client Client

PF6

ADOPTION CONTRAT

AC

Service de crédit Charge de crédit Charge de crédit+ Ordinateur

PF7

SAISIE COORDONNEES

AB

Service de crédit Charge de crédit Ordinateur

PF8

ENREGISTREMENT COORDONNEES CLIENT

2. Processus « OCTROI CREDIT »

DEROULEMENT Début Durée maximum

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES

Nature

Lieu Responsable Ressources

8h<X=15h

AB

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

RECHERCHE CLIENT

M

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

VERIFICATION DISPONIBILITE CREDIT

a crédit

M

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

PF 11

SIGNATURE PROTOCOLE

AC

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit+Ordi

PF 12

ELABORATION REÇU

8h<X=15h	A						AB		Ordinateur
	PF 13	EDITION REÇU
	AB						Ordinateur
	ENREGISTREMET CREDIT

3. PROCESSUS «REMBOURSEMENT CREDIT»

DEROULEMENT Début Durée maximum

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES

Nature

Lieu Responsable Ressources

8h<X=15h

Argent Arrivée client

M

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit

PF15

REMBOURSEMENT

AC

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit + Ordinateur

SAISIE MONTANT REMBOURSE

AB

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit + Ordinateur

PF1 7

ENREGISTREMENT REMBOURSEMENT

AB

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit + Ordinateur

PF18

MAJ REMBOURSEMENT

8h<X=15h

C

AB

Ordinateur

PF19

VERIFICATION ECHEANCE

Dépassée

AC

Service de crédit Chargé de crédit Chargé de crédit + Ordinateur

PF20

CALCUL AMENDES

AB

Ordinateur

PF21

ELABORATION REÇU

AB

Ordinateur

PF22

EDITION REÇU

4. Processus « PRODUCTION RAPPORT»

D EROU LEM ENT Début Durée maximum

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES

Nature

Lieu Responsable Ressources

8h<X=15h

Fin période

M

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

PF23

TRANSMISSION DOCUMENT DE GESTION

Toujours

M

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

RECEPTION DOCUMENT DE GESTION

M

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit

PF 25

SIGNATURE PROTOCOLE

AC

Service crédit Charge de crédit Charge de crédit + Ordinateur

ELABORATION RAPPORT

AB

Ordinateur

EDITION RAPPORT

Toujours