Les logiciels libres, une économie coopérative

Chapitre 11

Étude du changement de logiciels pour

l'ERP à EUROCONTROL

11.1 Que sont les ERP?

Les Enterprise Resources Planning (ERP) sont des logiciels pouvant gérer de façon complète une entreprise tant d'un point de vue commercial que d'un point de vue comptable ou de gestion des ressources humaines. Ce sont donc des logiciels extrêmement complets et généraux pouvant traiter des tâches relativement différentes.

11.2 Démarches

Lorsque je suis arrivé à EUROCONTROL en début février 2014, j'ai appris que le contrat de l'agence avec Oracle, développeur des ERP utilisés jusque-là, arrivait à son terme et devait être renouvelé. N'est-ce pas là une incroyable opportunité pour étudier la possibilité de remplacer les solutions propriétaires d'Oracle par une alternative libre? J'ai eu la chance de pouvoir assister à la présentation finale d'Oracle. Durant cette présentation, l'entreprise américaine affirmait que renouveler la solution actuelle serait le choix le plus coûteux pour EUROCONTROL. Ainsi, Oracle proposait que l'agence passe au nouvel ERP d'Oracle, Fusion*. Dès la présentation terminée, j'ai fait part à M. Marc Wauters de mon intention de voir s'il existait des alternatives libres. M. Wauters m'a alors d'em-blée annoncé que c'était une alternative possible et intéressante d'après lui, mais qu'un tel changement risquait de rencontrer pas mal de résistance au sein d'EUROCONTROL.

Le 6 mars, je rencontrais à nouveau M. Wauters pour m'entretenir des OSS pouvant remplacer Oracle EBS*. Il m'a ainsi expliqué la structure particulière des ERP au sein de l'agence. En effet, notre département, la Direction des Ressources, regroupe de nombreuses fonctions autrefois séparées dans différents départements. Aujourd'hui, si toutes ces fonctions font partie d'un seul et même département, différents ERP sont toujours utilisés. Ainsi, Oracle EBS est utilisé dans le domaine des finances, Peoplesoft* dans le domaine des ressources humaines, Planisware* pour la gestion du temps et des projets, Chronogestor* pour la gestion des absences, et ainsi de suite. Durant cet entretien, j'ai aussi compris que le modèle des ERP ne se contentait pas de proposer des solutions suivant les demandes des principaux clients, généralement de grandes entreprises américaines

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privées et commerciales, mais que ce modèle imposait ces solutions à ses clients. Or, EU-ROCONTROL ne correspond pas du tout au profil d'une entreprise commerciale et n'a par conséquent pas les mêmes besoins. Ainsi, cette entrevue m'a permis de dégager quatre principales solutions pour l'agence: continuer à mettre à niveau les solutions existantes, profiter de la fin de la licence d'Oracle EBS pour s'en débarrasser et utiliser Peoplesoft partout, utiliser le logiciel développé par la Commission Européenne pour ses institutions ou s'approprier d'un logiciel libre. Un approfondissement du sujet avec M. Wauters m'a permis de découvrir qu'il n'envisageait aucunement une participation au développement d'un logiciel Open Source mais plutôt une utilisation du code disponible d'un projet libre pour développer un programme propre à l'agence et ses besoins. J'ai trouvé sur Internet un projet Open Source digne d'intérêt, OpenERP*, et cette solution a également éveillé la curiosité de M. Wauters. L'idée était dès lors de développer un logiciel propre à EUROCONTROL et pouvant remplacer la plupart de ces logiciels, voire tous.

Le 11 mars 2014, un délégué commercial d'OpenERP sa*, la société belge responsable de la création d'OpenERP, est donc venu pour nous présenter cette solution. Lors de cette rencontre, le délégué commercial nous a, évidemment, présenté son entreprise et les raisons du succès d'OpenERP, logiciel libre reposant sur un énorme catalogue de modules et s'adaptant donc facilement aux besoins des clients d'OpenERP sa. Nous avons ensuite pu profiter d'une démonstration du logiciel dans sa dernière version stable et dans sa version de test. Malheureusement, cette démonstration a été quelque peu perturbée par le fait que l'ordinateur mis à la disposition du délégué fonctionnait avec Windows XP et une ancienne version d'Internet Explorer, ce qui n'était apparemment pas bien supporté par OpenERP. Nous avons alors mis à la disposition du délégué un ordinateur avec Windows 7 et Firefox et tout a fonctionné. Après la démonstration, M. Waulters et moi-même nous sommes entretenu pour faire un débriefing. Ce débriefing a permis à M. Wauters de me faire part de ses craintes concernant le langage de programmation d'OpenERP, le Python, alors que les solutions d'Oracle sont écrites en JAVA. Ayant appris le Python lorsque j'étudiais à l'Université de Liège, j'ai cependant tenu à le rassurer: Python est un langage de haut niveau à la fois relativement simple à développer et très efficace. SAP, le principal concurrent propriétaire d'Oracle EBS, est quant à lui programmé en ABAP. Pour réaliser la même tâche (génération d'un rapport), SAP dispose de 111 lignes de codes tandis qu'OpenERP ne nécessite que 13 lignes de Python ³³. Voici un exemple de code pour faire apparaître "Hello, world!" en JAVA:

33. Delsart, Yves et Van Nieuwenhuysen, Christelle, OpenERP evaluation with SAP as reference, Tiny sprl, s.l., 2011, p. 59

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public class HelloWorld

{

public static void main (String[] args)

{

System.out.println("Hello, world!");

}

}

Voici le même code en Python:

print "Hello, world!"

Vous pouvez tout de suite vous rendre compte de la simplicité d'un programme écrit en Python comparé à un programme écrit en JAVA ou en ABAP.

Fin de ce mois de mars 2014, un des responsables d'OpenERP sa a contacté EURO-CONTROL pour proposer plusieurs dates, toutes en avril, mais l'agence a demandé à OpenERP sa de proposer des dates au mois de juin. Il faudra donc attendre le mois de juin pour voir la présentation complète du logiciel et pour que l'analyse approfondie des possibilités de développement et de personnalisation de l'OSS pour l'agence soit menée.

11.3 Différences de capacités

Évidemment, la première question que je me suis posée après avoir découvert l'exis-tence d'OpenERP est: ce logiciel offre-t-il des possibilités équivalentes à celles d'Oracle Financials, utilisé dans l'unité au sein de laquelle je réalisais mon stage. En fait, j'ai rapidement découvert que cette question, qui paraît pourtant légitime au premier abord, n'a pas réellement de raison d'être. puisque les ERP comme Oracle Financials proposent des possibilités qui ne sont pas souhaitées par l'agence et qui, parfois, compliquent la réalisation de tâches qui seraient sans cela simples. La vraie question est donc de savoir si OpenERP dispose des fonctionnalités utiles et nécessaires pour l'agence. Évidemment, OpenERP est un logiciel beaucoup moins mature que les solutions d'Oracle ou encore que SAP. Néanmoins, le modèle Open Source permet au logiciel de rattraper rapidement son retard. Ainsi, en décembre 2011, OpenERP disposait de 1 745 modules et les prévisions indiquaient qu'il y aurait 3 583 modules en janvier 2014 ³⁴. Le 12 mars 2014, ce sont 3 782 modules qui sont disponibles sur le site d'OpenERP³⁵. Les prévisions étaient donc assez exactes! Petit à petit, OpenERP propose un éventail de fonctionnalités ne cessant de s'étoffer pour répondre à un maximum de besoins.

Cependant, les besoins d'EUROCONTROL sont particuliers et ne correspondent pas aux besoins et attentes des entreprises privées. C'est pourquoi le délégué commercial re-

34. Delsart, Yves et Van Nieuwenhuysen, Christelle, OpenERP evaluation with SAP as reference, Tiny sprl, s.l., 2011, p. 23

35. OpenERP, OpenERP, 2014, https://www.openerp.com/, consulté le 12 mars 2014

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connaissait lui-même qu'il faudrait certainement développer la plupart des fonctionnalités afin d'adapter le logiciel sur mesure. La petite démonstration du logiciel a permis de voir qu'OpenERP était une solution tout à fait capable et disposant d'une interface graphique étonnamment agréable et intuitive. Il restait toutefois à savoir ce qui existait déjà dans le code du logiciel afin de pouvoir développer autour. Pour EUROCONTROL, il n'était pas envisageable d'adopter cette solution si au moins 50 % du code source ne pouvait pas être réutilisé.

11.4 Coût global du logiciel

En ce début d'année 2014, la société Oracle a présenté à EUROCONTROL son étude selon laquelle la mise à niveau des logiciels Oracle déjà mis en place serait la solution présentant le coût total de possession le plus élevé des solutions présentées. L'autre solution consistait à adopter un nouveau logiciel d'Oracle, Oracle Fusion. Pour réduire au maximum le TCO, Oracle proposait d'utiliser une solution In the Cloud, c'est-à-dire où les logiciels seraient stockés sur des serveurs d'Oracle et où EUROCONTROL n'aurait plus qu'à s'occuper de l'utilisation même du logiciel. Jamais dans cette étude, cependant, les logiciels libres n'ont été abordés. J'ai donc cherché à déterminer si le TCO d'un logiciel Open Source était plus élevé que le TCO d'une logiciel propriétaire en analysant les différentes composantes du TCO.

11.4.1 Récolte des informations

La première étape lors de l'adoption d'un logiciel est la collecte d'informations sur les différentes offres existantes. Cette collecte d'informations avait, dans le cas présent, déjà été réalisée avant mon arrivée à EUROCONTROL. Évidemment, prendre en compte les logiciels libres a pour conséquence une augmentation des coûts liés à cette étape car il faut prendre en compte plus de logiciels et parce que ces logiciels sont moins connus. De plus, que ces logiciels soient développés par des communautés ou par des sociétés, ils ne disposent pas toujours des mêmes budgets et ne peuvent donc pas toujours se permettre des techniques de marketing et de lobbying comme les sociétés éditrices de logiciels propriétaires. Ici, par exemple, Oracle a proposé de réaliser son étude gratuitement, réduisant donc les coûts d'EUROCONTROL mais ne permettant pas de prendre en compte toutes les offres possibles.

Cependant, la prise en compte des logiciels libres a également des avantages. Premièrement, il s'agit d'un investissement direct qui peut avoir de nombreux avantages car cette étape est très importante. Négliger cette étape en ne prenant pas en compte toutes les offres parce que ça coûterait trop cher, c'est prendre le risque de passer à côté d'une solution potentiellement très avantageuse. De plus, les informations récoltées sur les logiciels Open Source, si elles sont plus difficiles à obtenir, sont également plus souvent correctes et proches de la réalité car il y a une plus grande transparence dans le domaine des logiciels libres.

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11.4.2 Acquisition ou création puis intégration du logiciel

L'acquisition d'un logiciel libre coûte moins cher, principalement parce que les licences sont, dans beaucoup de cas, gratuites. La création d'un logiciel libre revient aussi moins cher, comme je vous l'ai expliqué dans la partie théorique, de par son mode de développement collaboratif. Une fois que le logiciel existe et qu'il a été acquis, il faut encore l'intégrer à l'entreprise suivant les besoins et les obligations techniques. Le coût de l'inté-gration est difficile à juger mais, comme pour la création, il est normalement moins élevé pour les logiciels libres.

Si je me base sur la liste des prix disponible sur le site d'Oracle et sur mes observations concernant l'utilisation d'Oracle Applications par EUROCONTROL, je pense pouvoir faire une évaluation du prix par utilisateur. L'agence utilise iProcurement ($ 115 de licence et $ 25,30 de support) et Financials ($ 4 595 de licence et $ 1 010,90 de support). Cela fait un total de $ 5 746,2 par utilisateur.

Si le code source du logiciel OpenERP est disponible gratuitement, il existe une formule "Entreprise" dont le prix de base est de € 35 par mois et par utilisateur (le prix en cas de grand nombre d'utilisateur doit être demandé). Cette formule comprend la possibilité d'installer facilement des modules supplémentaires, des mises à jours automatiques, le support technique et la possibilité d'hébergement In the Cloud. Ce prix reste, malgré tout, plus faible que le prix de la suite d'Oracle. Une grande inconnue reste toutefois le prix du développement des fonctionnalités nécessaires à l'agence. C'est d'ailleurs l'importance de ce montant qui risque fort de déterminer le choix d'EUROCONTROL. Le grand avantage d'OpenERP est qu'on ne paie pas pour la licence du logiciel mais uniquement pour la maintenance et le développement.

11.4.3 Déploiement du logiciel

Le coût du déploiement du logiciel est toujours difficile à juger. Il s'agit de l'ensemble des coûts nécessaires pour que le logiciel soit opérationnel sur tout le système. On peut se dire qu'il serait éventuellement plus élevé dans le cas d'un logiciel libre, qui ne bénéficiera peut-être pas de stratégies de déploiement aussi développées et adoptées aux entreprises que les logiciels propriétaires mais cela ne semble aucunement être le cas d'OpenERP, qui est une solution qui a déjà été déployée dans de grandes organisations comme Danone*.

11.4.4 Formations des utilisateurs

Le coût lié aux formations n'a vraisemblablement aucun lien avec le statut libre ou propriétaire du logiciel. Traditionnellement, les logiciels propriétaires ont longtemps disposé de documentation destinée aux nouveaux utilisateurs plus complètes et de formations organisées par des professionnels tandis que l'apprentissage des logiciels Open Source se faisait souvent grâce à la lecture de tutoriels faits par d'autres utilisateurs. Mais la situation change et, désormais, certaines sociétés proposent des formations pour les logiciels

Dans l'état actuel des choses, je ne peux pas affirmer que la solution Open Source coûte moins cher que la solution propriétaire. Cependant, je tiens à souligner certains

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libres, qui bénéficient aussi d'un autre avantage. Même dans le cas d'une documentation peu fournie, la disponibilité du code source permet de comprendre le fonctionnement du logiciel plus facilement et les entreprises utilisant de tels logiciels peuvent donc plus facilement prendre eux-mêmes en charge les formations.

La communauté d'OpenERP propose ainsi différents types de formations. Il existe notamment des séminaires gratuits d'une journée pour découvrir le logiciel, des formations techniques durant cinq jours destinées aux développeurs et qui coûtent € 3 025 TVA comprise, ou encore des formations fonctionnelles de cinq jour destinées aux utilisateurs, également au même prix de € 3 025 TVAC.

11.4.5 Utilisation et maintenance du logiciel

C'est dans cette partie du TCO que les logiciels Open Source peuvent montrer leurs avantages. En effet, les coûts seront certainement moindre pour la maintenance d'un logiciel dont le code source est ouvert, ce qui signifie en effet que toute correction de failles dans le code se fera plus rapidement et sans nécessairement l'intervention seule de la société éditrice du logiciel. De plus, l'accès au code source peut permettre à une entreprise de s'occuper elle-même de la maintenance d'un logiciel qu'elle utilise sans devoir se reposer sur des contractants extérieurs.

C'est pourquoi, si EUROCONTROL décidait d'utiliser un logiciel Open Source pour l'ERP, il serait possible de mettre sur place une cellule au sein de l'agence s'occupant de la maintenance du logiciel, et cela de manière totalement indépendante. Cela permettrait de devoir moins dépendre d'une autre société et de conserver le savoir-faire au sein de l'agence.

11.4.6 Abandon du logiciel

Cette étape n'est pas à négliger lorsque l'on cherche à estimer le TCO d'un logiciel. En effet, les technologies de l'information ne sont pas éternelles. Pour ce point souvent sous-évalué, je pense pouvoir dire que les logiciels libres ont un net avantage, l'utilisa-tion de formats ouverts et standards facilitant grandement la transition d'un logiciel à un autre. Dans le cas présent, l'utilisation d'OpenERP permettrait d'annuler ou en tout cas de réduire fortement ce coût en prolongeant le cycle de vie du produit. En effet, alors que les contrats pour les logiciels propriétaires sont limités dans le temps, forçant EURO-CONTROL à mettre les logiciels à niveau ou à changer de logiciels, l'agence disposerait indéfiniment du code source d'OpenERP. Pourquoi alors se défaire d'un tel logiciel?

11.4.7 Conclusion - La solution Open Source coûte-t-elle moins cher?

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points. Premièrement, il n'y a aucun coût lié à l'acquisition du code source ni à la licence d'OpenERP, ce qui permet de réaliser une économie par rapport à un concurrent propriétaire. Ensuite, l'ensemble de l'argent payé à OpenERP sa est destiné au support, à la maintenance et au développement, ce qui permet d'un côté à OpenERP sa de réaliser des bénéfices et de l'autre côté à EUROCONTROL d'obtenir un retour direct sur l'argent dépensé. Enfin, troisièmement, les frais de maintenance pourraient très bien être également réduits, en tout cas sur le long terme, grâce à la conservation interne du savoir concernant le logiciel et au principe de concurrence qui s'applique davantage dans le cas de services informatiques pour des logiciels libres que pour des logiciels propriétaires. Il est de toute manière certain que, même si la solution libre ne coûtait pas moins cher, l'argent dépensé le serait pour l'amélioration des logiciels et le confort d'utilisation plutôt que pour la simple utilisation de ces logiciels.

11.5 Conservation du savoir au sein de l'agence

La conservation du savoir au sein de l'agence est relativement importante pour certaines personnes au sein d'EUROCONTROL. Pourtant, il est clair que cela revient beaucoup moins cher à l'agence de faire appel à des contractants extérieurs plutôt que de payer des fonctionnaires pour faire le même travail, ce qui explique la tendance actuelle à externaliser tout ce qui n'est pas core business. Cependant, une certaine conservation de savoir peut être importante. Ainsi, l'idéal serait de conserver un noyau de personnes capables de comprendre le code source du logiciel et le fonctionnement du logiciel afin que ces personnes puissent encadrer les contractants nécessaires lors des maintenances ou des problèmes. Cela permettrait toutefois de pouvoir conserver une certaine indépendance et, ainsi, de s'assurer de ne pas être bloqué avec un prestataire de services particulier mais de pouvoir, au contraire, choisir la SSLL la plus adaptée.

11.6 Test comparatif d'OpenERP et des solutions

actuellement utilisées à EUROCONTROL

Dans cette section, je vais tenter de voir quelles sont les possibilités d'utilisation d'Ope-nERP pour réaliser des tâches que je réalise habituellement lors de mon stage avec Oracle EBS, ChronoGestor ou d'autres logiciels propriétaires. Évidemment, je remarque tout de suite ne pas pouvoir réaliser les mêmes tâches dans la version de test d'OpenERP que dans la version d'Oracle EBS personnalisée pour EUROCONTROL. Par contre, je remarques que les fonctionnalités de ChronoGestor, c'est à dire la gestion des absences des employés, est au moins aussi développée dans OpenERP. Dans ChronoGestor, une demande d'ab-sence se fait en remplissant un formulaire sobre mais complet. Dans OpenERP, on peut demander une absence à partir d'un calendrier ou à partir d'un formulaire. Dans ce formulaire, le nombre de jours de congés disponibles pour le travailleur et le nombre de jours

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de congés déjà pris apparaissent clairement. Cependant, comme vous pouvez le voir dans les captures d'écran ci-dessous, des options ont été prédéfinies dans ChronoGestor pour indiquer une absence pour une journée complète, une matinée ou une après-midi alors que dans OpenERP, il faut encoder soi-même les heures.

FIGURE 11.1 - Demande d'absence avec ChronoGestor

FIGURE 11.2 - Demande d'absence avec OpenERP

FIGURE 11.3 - Demande d'absence soumise avec OpenERP

Je ne sais malheureusement pas tester OpenERP pour voir comment fonctionnerait le système de présence avec l'aide de badges comme utilisé actuellement avec ChronoGestor. J'ai donc décidé de regarder une autre fonctionnalité liée aux présences, la répartition du temps de travail des employés sur les différents projets qui leur sont confiés. Pour cela, EUROCONTROL utilise actuellement Planisware. Voici un aperçu de ce logiciel.

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FIGURE 11.4 - Encodage d'une TimeCard avec Planisware

OpenERP propose un ensemble de modules permettant de réaliser de manière très intuitive la même chose que Planisware. De plus, j'ai remarqué que la version de test que j'utilisais semblait même plus réactive que le logiciel propriétaire.

FIGURE 11.5 - Encodage d'une timesheet avec OpenERP

Grâce aux deux captures d'écran précédentes, vous pouvez constater qu'il n'y a pas vraiment de grandes différences sur ce point. Nous retrouvons dans les deux cas le code et le nom du projet, le nombre d'heures passées chaque jour sur chaque projet, le nombre total d'heures validées par jour et le nombre total d'heures passées sur chaque projet par semaine. D'après mon utilisation quotidienne de ChronoGestor et de Planisware, je pense qu'il ne serait pas trop difficile de remplacer ces logiciels par OpenERP, qui dispose aussi de fonctions très intéressantes pour le recrutement de personnel, l'évaluation des employés, la gestion des projets, la gestion des budgets ou encore l'approbation des dépenses. Un élément que j'aurais cependant aimé tester et que je n'ai pas trouvé tel quel dans OpenERP est la gestion des missions. Dans Oracle EBS, nous pouvons encoder une mission en reprenant le voyageur, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, les dates de départ et d'arrivée, les dates et heures de début et de fin de la réunion et, surtout, les

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différentes dépenses liées à cette mission. Il est alors possible de soumettre cette mission à l'approbation du manager afin d'autoriser la mission puis, une fois la mission effectuée, de soumettre les données encodées pour permettre de rembourser les frais liés à la mission.

11.7 Conclusion - Pourquoi Oracle?

A l'heure actuelle, EUROCONTROL n'a pris aucune décision et est toujours dans les premiers stades de l'étude. OpenERP sa devrait réaliser une analyse des besoins exacts d'EUROCONTROL afin de déterminer la quantité de développement qui sera nécessaire à l'utilisation d'OpenERP et d'autres pistes doivent également être étudiées par EURO-CONTROL avant qu'une quelconque décision soit prise. Néanmoins, il faut reconnaître que rester avec Oracle est une solution qui est, ou tout du moins qui semble, plus facile que passer à OpenERP mais qui est aussi certainement plus coûteuse que les autres possibilités.

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