INTRODUCTION
D
ans le cadre de la formation à l'Ecole Nationale de
Commerce et de Gestion d'Oujda (ENCGO), le stage de fin d'études dans
les organisations publiques ou privées constitue une
nécessité pour compléter et mettre en oeuvre la formation
acquise au sein de l'Ecole tout au long des années d'études.
Pour cela, nous avons choisi l'Etablissement Poste Maroc
(Direction Régionale Fès) comme lieu pour passer durant deux mois
notre stage et réaliser notre projet de fin d'études. L'objectif
visé à travers ce projet est d'apporter une solution à une
problématique définie concernant l'établissement
d'accueil.
Poste Maroc est un établissement public à
caractère commercial, opérant sur le marché marocain au
niveau des services de courrier, de messagerie et des services financiers.
C'est une organisation qui joue un rôle dynamique dans son secteur
d'activité surtout avec ses nouvelles stratégies de
restructuration et de mise à niveau adoptées pour renforcer son
épanouissement et son image de marque chez le public.
Une caractéristique fondamentale de ce stage de fin
d'études c'est qu'il se base sur une thématique bien
définie, dans le but de nous permettre d'apporter des solutions à
une situation donnée, proposer des solutions et fournir une valeur
ajoutée à l'établissement d'accueil.
En parallèle avec ces objectifs pédagogiques, le
stage doit nous aider à la découverte du milieu professionnel et
à l'amélioration de notre capacité d'intégration
au niveau relationnel et humain, afin d'optimiser le rendement de cette
opportunité.
Après la concertation avec notre encadrant de stage et
notre encadrant pédagogique nous avons opté pour la
thématique suivante :
« La conception des tableaux de bord du pôle
Moyens Communs »
Le choix de cette thématique n'est pas
aléatoire, car elle est justifiée par les nombreuses limites
relevées au niveau du tableau de bord existant de Poste Maroc. Ce
tableau de bord est à la fois traditionnel et dépassé vu
sa focalisation sur les axes des objectifs et des réalisations
commerciales des différents produits de Poste Maroc.
Cette conception traditionnelle n'est plus adaptable avec les
nouvelles approches de conception des tableaux de bord actifs.
A travers notre projet de fin d'études nous avons
essayé d'adopter une nouvelle démarche de conception, afin de
mettre en place des tableaux de bord dynamiques capables de refléter la
performance réelle de l'établissement d'accueil. Ces tableaux de
bords sont jugés dynamiques vu la possibilité d'actualisation au
niveau des périodicités de calcul ainsi qu'au niveau de la
nature des indicateurs qui peuvent être changés selon les besoins
émergents des différents services. Dans notre thématique,
le pôle « Moyens Communs » a été choisi
comme le champ de notre application, dont la démarche de conception y
suivie peut être adoptée pour les autres pôles de Poste
Maroc.
Ces tableaux de bords conçus, vont aider les
différents responsables à cerner l'activité de leurs
services suite aux avantages que peuvent apporter ces tableaux tels que :
- la possibilité d'assurer le suivi et le
contrôle des activités majeures de chaque service, en se basant
sur ces tableaux comme outil de communication et d'information.
- Anticiper les dysfonctionnements éventuels qui
peuvent surgir au niveau des services.
- L'analyse de la performance des activités des
services par la comparaison entre les objectifs visés et les
différents résultats obtenus dans une période
donnée.
- Permettre via les écarts et les constatations
obtenus de formuler des décisions et de changer si nécessaire
les stratégies et le mode de gestion adoptés par les responsables
des services.
La construction de ces tableaux de bords est soumise
certainement à des conditions de base qui facilitent et permettent la
réussite de la démarche, telles que :
- La coopération primordiale des responsables lors de
la collecte des informations, soit au niveau des entretiens ou au niveau
d'accès aux différents documents de travail.
- L'obligation d'avoir un esprit de synthèse et
d'analyse, afin de collecter le plus d'informations dans un temps qui vous ai
limité tout en ayant l'aptitude de pouvoir distinguer l'information
pertinente à celle facultative.
- La nécessité d'assimiler la nature et le
vocabulaire de l'activité de chaque service avant d'entamer la
conception, cela pour déterminer d'une manière mesurée et
ciblée les objectifs stratégiques de chaque entité ainsi
que les indicateurs qui en dépendent.
Sauf ces conditions, la conception des tableaux de bord
s'avèrent presque impossible, sans négliger d'ailleurs le
rôle du sens de l'écoute, la communication et surtout la patience
à recevoir et à véhiculer l'information.
Dans le présent rapport, on aura deux chapitres, le
premier pour la présentation générale de
l'établissement d'accueil, le deuxième pour notre thème de
projet.
Dans le premier chapitre, nous allons présenter les
différents aspects organisationnels de Poste Maroc au niveau de son
identification générale, son parcours historique et ses
perspectives de développement dans son secteur, son organisation
hiérarchique et d'autres aspects ayant pour objectifs principaux de
donner une vision globale sur l'identité et le fonctionnement
général de l'établissement d'accueil.
Pour le deuxième chapitre, il sera consacré pour
le cadre thématique de notre projet, cela en débutant par un
cadre conceptuel, permettant de cerner les différents principes
théoriques de conception , les limites et les apports de cette
méthode par rapport à celle traditionnelle, et en aboutissant par
la suite à notre propre démarche de conception basée sur
la formulation des objectifs stratégiques de chaque service, la
construction des indicateurs et enfin l'élaboration des
différents tableaux de bord appropriés.
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