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Réflexions sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations à  la CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale)


par Yélo Abdon Serge HOUADJETO
Université d'Abomey-Calavi (Bénin) - Diplôme de technicien supérieur option administration générale 2009
Dans la categorie: Economie et Finance
   
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REPUBLIQUE DU BENIN

8888&&8888

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

8888&8888

UNIVERSITE IYABOINEY- CALAVI

888&&88

ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE MAGISTRATURE (ENAM)

8888&&8

888

MEMOIRE DE FIN DE FORMATION AU CYCLE I POUR
L'OBTENTION DU DIPLOME DE TECHNICIEN SUPERIEUR

OPTION : FILIERE :

ADMINISTRATION GENERALE ADMINISTRATION DU TRAVAIL

(AG) ET DE LA SECURITE SOCIALE

(ATSS)

ANNEE ACADEMIQUE

2008-2009

REFLEXION SUR LES CONDITIONS

D'UNE GESTION PERFORMANTE DES

IMMATRICULATIONS A LA CNSS

Realise et soutenu par :
Yélo Abdon Serge HOUADJETO

Maitre de stage

Directeur de mémoire

M. Eugene ADEDJOUMON M. Denis YEHOUENOU

Chef Service Gestion des Docteur en Droit privé

Comptes Cotisants et Relances

Enseignant a l 'ENAM

JANVIER 2010

IDENTIFICATION DU JURY

PRESIDENT : M. Rene K. HOUESSOU

VICE-PRESIDENT : Mme Gertrude GAZARD

MEMBRE : Mme Lydie TEVOEDJRE

L'eCOLe NATIONALe D'ADMINISTRATION

eT De MA%1STRATEARe (eNAM) N'eNTeND

DONNeR. ARaRNe APPR.OgATION NI

IMPR.OgATION AVX OP INIONS emises

DANS ce memoiR.e. ces OPINIONS

DOIVeNT eTR.e coNsiDeR.ees comme

PR.OPR.eS A LeRR ART-el/CR..

ii

DtDICACES

iii

A vous mes parents, Victoire AGBOKOU et Julien HOUADJETO, pour m'avoir appris le sens de la dignité, de la modestie et du respect du bien d'autrui. Votre courage et votre perseverance sont pour moi, un exemple de comportement face aux vicissitudes de la vie ;

A toi Emilienne HOUADJETO, ma tante sans qui, je n'aurais peut-titre jamais connu le chemin de l'ecole ;

A toi Gregoire HOUADJETO, mon oncle, pour tes conseils et ton soutien ;

A toi Désiré VODONOU, mon cousin, pour ta contribution matérielle et financiere. Trouve en ce travail ma modeste contribution a ton combat de tous les jours : le rayonnement de notre famille ;

A vous LANDJELI Norbert et Veronique pour l'hospitalite, les conseils, les sacrifices et le soutien quotidien.

REMERCIEMENTS

iv

Mes sinceres remerciements :

A a Monsieur Denis YEHOUENOU, qui malgre ses innombrables occupations a accepte de diriger ce travail ;

A a Monsieur Eugene ADEDJOUMON, mon tuteur de stage qui n'a menage aucun effort pour l'aboutissement de ce travail ;

A aux membres du jury qui ont bien voulu sacrifier une partie de leur temps pour apprecier ce travail ;

A a tous les enseignants de l'ENAM pour leur devouement au travail et pour les connaissances transmises ;

A a messieurs Rene HOUESSOU, Roger AKOFFODJI, Jacques MIGAN et Noel A. GBAGUIDI qui m'ont beaucoup inspire par leur rigueur dans le raisonnement et leurs cours ;

A a mes tontons Dah Romain VILON-GUEZO, Eric HOUNDETE et Michel ZINGAN ;

A a Madame Pascaline AKLE, Monsieur Serge TOSSI et tous les agents de la CNSS pour leur accueil, disponibilite et conseils ;

A a mes cousins Samson, Sinclair et Josaphat HOUADJETO, Denise AFFOGNITODE, Claude BALOGOUN et Cyprien DAGBETIN pour leur contribution et l'exemple qu'ils ne cessent de me donner ;

A a Blanche HOUADJETO, ma sceur pour ton soutien quotidien ;

A a Messieurs Florent GBEDO et Parfait PLONTOU pour la collaboration et le soutien moral ;

A aux parents, amis et connaissances qui ont contribue d'une maniere ou d'une autre a la realisation de ce memoire. Je pense particulierement a Suzanne et Honorine GNANVI, Nadine et Caroline DJOSSOU, Raodath MADJIDI, Obede TEBE, Carole ANANI et Bertin BONOU ;

A a Romaric BANON, Diane N'OUENI, Franck WOLLO, Marius KINNOUME et Renaud GNANVI : mes amis d'infortune ;

~~STE DES
SLGLES

CA : Conseil d'Administration

CCPF : Caisse de Compensation des Prestations Familiales

CCPFAT : Caisse de Compensation des Prestations Familiales et des Accidents du Travail

CDSS : Caisse Dahoméenne de Sécurité Sociale

CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale

DR : Direction du Recouvrement

IPRAO : Institut de Prévoyance et de Retraite de l'Afrique Occidentale OBSS : Office Béninois de Sécurité Sociale

DG : Direction Générale

MTFP : Ministère du Travail et de la Fonction Publique

DGA : Direction Générale Adjointe

AISS : Association Internationale de Sécurité Sociale

vi

LISTE DES TABLEAUX

Pages

Tableau n°1 : Etat des fichiers des employeurs au 31/09/2009. 10

Tableau n°2 : Points des activités relatives à l'affiliation des nouveaux travailleurs pendant le 3ème trimestre 2009 12
Tableau n°3 : Résultat des activités connexes et de relances, 3ème trimestre

2009 17
Tableau n°4 : Récapitulation des cotisations mises en recouvrement suite aux

contrôles 19

Tableau n°5 : Regroupement des atouts et faiblesses par centres d'intérêt 22

Tableau n°6 : Tableau de bord de l'étude 33

Tableau n°7 : Répartition du questionnaire 38

LISTE DES GRAPHIQUES

vii

Graphique n°1 : Répartition des données relatives à l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations 40
Graphique n°2 : Répartition des données relatives à la lenteur et l'instabilité du

système automatisé 41
Graphique n°3 : Répartition des données relatives à la mauvaise organisation du

travail 42
Graphique n°4 : Répartition des données relatives à l'insuffisance de

collaboration entre la Caisse et ses partenaires .43

LIST1 D1S NN1X1S

viii

Annexe ni : Organigramme de la CNSS

Annexe n°2 : Questionnaire adressé aux agents dans le cadre de l'enquête

Annexe n°3 : Dépouillement du questionnaire

GLOSSAIRE

ix

Avis d'embauchage : un avis d'embauchage est un imprimé ou une fiche de renseignements fourni(e) par la caisse aux fins d'immatriculation d'un travailleur et de rattachement de celui-ci à son employeur.

Avis de débauchage : un avis de débauchage est un imprimé ou une fiche de renseignement délivré(e) par la caisse aux fins de détachement du travailleur de son employeur.

Immatriculation : l'immatriculation est une opération administrative d'enregistrement sur la liste des employeurs assujettis au régime de sécurité sociale et qui se traduit par l'attribution d'un numéro par lequel l'employeur peut être identifié.

Affiliation : l'affiliation est une opération administrative d'enregistrement sur la liste des travailleurs et de rattachement à leurs employeurs sous lesquels ils travaillent et qui se traduit par l'attribution d'un numéro.

Assuré : un assuré est une personne qui est affiliée à la caisse de sécurité sociale et qui peut bénéficier des prestations de la caisse.

Assujetti : personne soumise au régime obligatoire de sécurité sociale.

Compte cotisant : récapitulation des opérations relatives à la déclaration et au paiement des cotisations effectuées par chaque employeur et permettant de suivre sa situation.

Contrôle employeur : mécanisme mis en place pour la vérification de l'assiette des cotisations, de l'immatriculation des employeurs, de l'affiliation des travailleurs et du paiement des cotisations dans les délais prescrits

RESUME

x

Le régime général de sécurité sociale institué en faveur des travailleurs salariés et géré par la CNSS offre aux assurés différentes prestations. Pour assumer convenablement cette mission, la CNSS procède à l'identification des employeurs et l'assujettissement des travailleurs.

L'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs impliquent la mise en place d'un service compétent.

L'analyse du constat issu de nos observations de stage fait apparaître de nombreux problèmes dont certains sont liés à la gestion des immatriculations. Il s'agit de l'insuffisance de ressources humaines, la lenteur et l'instabilité du système automatisé, la mauvaise organisation du travail et l'insuffisance de collaboration entre la CNSS et ses partenaires.

Tous ces problèmes entravent l'efficacité du service des immatriculations, ce qui nous amène à rechercher les causes des différents problèmes et à suggérer des solutions en vue du renforcement de la gestion des comptes cotisants.

Ainsi, pour une gestion permanente des immatriculations à la CNSS, il

urge :

-de doter la CNSS et la Direction du Recouvrement, en particulier, en ressources humaines suffisantes et qualifiées;

- de réviser le système automatisé et l'adapter aux besoins du service; - de procéder à la répartition des tâches entre les agents du service ;

- d'implanter un système d'informations entre elle et ses partenaires ; - de mettre en place un guichet d'informations pour les assurés.

Nous avons enfin déterminé les conditions de mise en oeuvre des solutions suggérées dans la perspective de renforcer la gestion des immatriculations à la CNSS.

SOMMAIR~

xi

INTRODUCTION GENERALE

CHAPITRE PRELIMINAIRE : CADRE INSTITUTIONNEL DE L'ETUDE, OBSERVATIONS DE STAGE A LA CNSS ET CIBLAGE DE LA PROBLEMATIQUE

Section 1 : De la Présentation du cadre institutionnel aux observations de stage

Paragraphe 1: Présentation de la CNSS

Paragraphe 2: La DR : attributions et fonctionnement

Section2 : Ciblage de la problématique et séquences de résolution des problèmes

Paragraphe 1 : Etat des lieux

Paragraphe 2 : Spécification de la problématique et détermination des séquences de sa résolution

CHAPITRE PREMIER : CONCEPTION ET MISE EN OEUVRE DU CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIE DE L'ETUDE

Section 1 : Des objectifs de l'étude à la méthodologie adoptée Paragraphe 1 : De la fixation des objectifs à la revue de la littérature Paragraphe 2 : Méthodologie adoptée pour la vérification des

hypothèses

Section 2 : Réalisation de l'enquête

Paragraphe 1 : Préparation de l'enquête et Difficultés rencontrées Paragraphe 2 : Présentation et analyse des données

CHAPITRE DEUXIEME : VERIFICATION DES HYPOTHESES ET SUGGESTIONS POUR UNE GESTION PERFORMANTE DES IMMATRICULATIONS

Section 1 : Vérification des hypothèses et établissement du diagnostic Paragraphe 1 : Degré de vérification des hypothèses

Paragraphe 2 : Synthèse du diagnostic

Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise en oeuvre Paragraphe 1 : Approches de solutions

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre des solutions proposées CONCLUSION GENERALE

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION GENERALE

L'homme est exposé dans son existence à une multitude d'événements de nature à faire disparaître son revenu ou à réduire son niveau de vie : la maladie, la maternité, les accidents du travail et les maladies professionnelles, le chômage, l'invalidité, la vieillesse, le décès et les charges de famille. Ce sont là autant de risques auxquels l'être humain est exposé.

La réponse à cette menace a suscité l'apparition de différents mécanismes de protection sociale. Il s'agit de la solidarité familiale, clanique ou tribale et d'autres techniques de solidarité telles que l'épargne, l'assistance, la mutualité et l'assurance sociale.

Tous ces mécanismes ont révélé leur insuffisance. Il était donc nécessaire de mettre en place un système mieux adapté à la protection de l'homme au travail : la sécurité sociale.

La sécurité sociale peut être définie comme l'ensemble de la protection que la Société accorde à ses membres, grâce à une série de mesures publiques, contre le dénuement économique et social où pourraient les plonger, en raison de la disparition ou de la réduction sensible de leur gain, la maladie, la maternité, les accidents du travail et les maladies professionnelles, le chômage, l'invalidité, la vieillesse, le décès et les charges de famille.

Ainsi, la sécurité sociale, après avoir pris pied dans nombre de constitutions promulguées au lendemain de la dernière guerre mondiale, a fait l'objet de la consécration la plus solennelle dans la déclaration Universelle des droits de l'homme adoptée le 10 décembre 1948 par l'Assemblée Générale des Nations Unies. L'article 22 de cette déclaration reconnaît à toute personne, en tant que membre de la société, le droit à la sécurité sociale.

Au Bénin, la mise en oeuvre de la sécurité sociale, pour ce qui concerne les travailleurs salariés est confiée à un établissement public à caractère social qui trouve son origine dans le code du travail des territoires français d'outremer promulgué le 15 décembre 1952 : la Caisse Nationale de Sécurité Sociale.

Aujourd'hui, le régime général de sécurité sociale géré par la CNSS permet de fournir à la population couverte des prestations réparties en trois branches:

- la branche des prestations familiales ;

- la branche des risques professionnels

- la branche des pensions.

Le bénéfice de ces différentes prestations exige une immatriculation préalable des employeurs et l'affiliation de leurs travailleurs. Le service compétent dans ces opérations est le service des immatriculations. Ce service, est confronté aujourd'hui à certaines difficultés qui compromettent ses performances.

C'est dans le but d'apporter notre contribution aux activités du service de l'immatriculation des employeurs et de l'affiliation des travailleurs que nous avons jugé opportun de réaliser notre étude sur le thème : « Réflexion sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations à la CNSS ».

Pour mener à bien cette étude, nous présentons dans un chapitre préliminaire le cadre de l'étude et le ciblage de la problématique. Le chapitre premier est consacré à la fixation des objectifs de l'étude et la méthodologie adoptée pour la résolution de la problématique d'identification des assurés. Nous procédons dans le chapitre second à la vérification des hypothèses et à la formulation des suggestions pour l'amélioration des prestations.

CADRE INSTITUTIONNEL DE L~ETUDE,

OBSERVATIONS DE STAGE A LA CNSS ET

CIBLAGE DE LA PROBLEMATIQUE

CHAPITRE PRELIMINAIRE

Dans ce chapitre, nous abordons successivement le cadre institutionnel de l'étude, les observations de stage et le ciblage de la problématique à travers deux sections.

Section 1 : De la présentation du cadre institutionnel aux

observations de stage

La présente section traite dans un premier temps de la présentation générale de la CNSS (paragraphe 1) et dans un deuxième temps des attributions et du fonctionnement de la Direction du Recouvrement (paragraphe 2).

Paragraphe 1 : Présentation de la Caisse Nationale de Sécurité

Sociale

La présentation générale de la Caisse est faite à travers son historique, son champ d'application, sa mission (A) et son cadre organisationnel (B).

A. Historique, champ d'application et mission

Dans cette partie, nous partirons de l'historique de la CNSS pour préciser sa mission après avoir rappeler son champ d'application.

1. Historique

Le système de sécurité sociale, en vigueur au Bénin est le fruit d'une évolution dans le temps. Il a été mis en place par l'arrêté n° 225 ITLS/D du 26 janvier 1956, portant organisation de la Caisse de Compensation des Prestations Familiales du territoire du Dahomey.

Le 27 mars 1958, l'Institut de Prévoyance et de Retraite de l'Afrique Occidentale (IPRAO) chargé de gérer la branche des pensions des pays francophones de l'Afrique de l'Ouest fut créé et était basé à Dakar. Plus tard, la branche des accidents du travail et des maladies professionnelles fut instituée au Bénin par l'ordonnance n°10 PCM du 21 mars 1959. La Caisse prit alors une seconde dénomination et devint Caisse de Compensation des Prestations Familiales et des Accidents du Travail (CCPFAT) du Dahomey. Avec l'avènement des

indépendances, le système inter étatique mis en place ne répondait plus aux réalités des Etats concernés et le régime IPRAO fut alors remplacé au Bénin par un régime national d'assurance vieillesse, d'invalidité et de décès créé en 1970 par l'ordonnance n°70-17 du 25 mars 1970. La CCPFAT devint alors Caisse Dahoméenne de Sécurité Sociale (CDSS) scindée ensuite en deux institutions par l'ordonnance n°71-10 du 19 mars 1971 : la Caisse Nationale de Sécurité Sociale chargée des branches des pensions et des risques professionnels et la Caisse d'Allocations Familiales chargée de la branche des prestations familiales.

Enfin, le 26 Janvier 1976, la CDSS prit le nom d'Office Béninois de Sécurité Sociale (OBSS). Le 21 Mars 2003, la loi n° 98-019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin va transformer l'OBSS en Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS).

2. Champ d'application et mission

Conformément à l'article 4 de la loi n°98-019 du 21 mars 2003 portant Code de Sécurité Sociale en République du Bénin, le régime général de sécurité sociale s'applique à tous les travailleurs soumis aux dispositions du code du travail.

La Caisse a pour mission de servir sous conditions prédéfinies, des prestations aux travailleurs relevant du code du travail ainsi qu'aux membres de leur famille, et de les garantir contre les risques susceptibles de réduire ou de supprimer leur capacité de gain.

La mission dévolue à la CNSS s'accomplit dans un cadre organisationnel précis.

B. Cadre organisationnel

La Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) est un établissement public à caractère social, jouissant de la personnalité civile et de l'autonomie financière. Elle est placée sous la tutelle du Ministère du Travail.

La CNSS administrée par un conseil d'administration dispose d'organe de gestion.

1- Le Conseil d'Administration

La Caisse est administrée par un Conseil d'Administration (CA) tripartite composé de neuf (09) membres répartis comme suit :

- trois (03) représentants des travailleurs ;

- trois (03) représentants des employeurs et enfin ;

- trois (03) représentants de l'Etat émanant des ministères chargés des finances, de la santé et de la sécurité sociale.

Le Conseil d'Administration est chargé d'élaborer, de faire appliquer et de contrôler la politique générale de la Caisse.

2- L'Administration Centrale

La Caisse est gérée par un Directeur Général assisté d'un Directeur Général Adjoint qui le supplée en cas d'absence ou d'empêchement.

La CNSS comprend une Administration Centrale composée d'une Direction Générale, de six (06) Directions Techniques et de six (06) Structures Déconcentrées. Il s'agit de :

> La Direction Générale

Elle est responsable de la mise en oeuvre de la politique de la CNSS et de sa gestion. Les organes ci-après lui sont rattachés :

- le Secrétariat Particulier ;

- la Cellule du Médecin Conseil ;

- la Cellule des Affaires Juridiques ;

- la Cellule des Relations Publiques et de la Communication ;

- la Cellule Informatique ;

- la Cellule des Etudes et de la Coopération.

Le Directeur Général est chargé de la coordination de toutes les activités de l'institution.

> Les Directions Techniques

Il s'agit de :

n la Direction de l'Audit Interne et de l'Inspection (DAII) chargée du contrôle a priori et a posteriori de toutes les structures de la Caisse, de la conduite des enquêtes à la suite des malversations ou faits assimilés commis par des tiers ou par des agents de la Caisse et de l'exécution de toutes les tâches ou missions confiées par la Direction Générale ;

n la Direction des Ressources Humaines (DRH) chargée de la gestion des ressources humaines à travers le recrutement, la formation professionnelle et la gestion de la paie du personnel ;

n la Direction du Budget et du Patrimoine (DBP) chargée de l'élaboration et de l'exécution du budget autonome de la Caisse, de l'approvisionnement, du matériel, et de la gestion immobilière ;

n la Direction des Prestations (DP) qui s'occupe de la gestion de toutes les branches de prestations, de la gestion de la carrière des travailleurs affiliés, et de la prévention des risques professionnels ;

n la Direction du Recouvrement (DR) qui veille à l'immatriculation des employeurs, à l'affiliation des travailleurs, à la gestion des comptes cotisants, au recouvrement des cotisations, au contrôle des employeurs, au précontentieux du recouvrement ;

n la Direction Financière et Comptable (DFC) qui a pour attribution la tenue de la comptabilité, la gestion de la trésorerie et des placements et le paiement des dépenses techniques et administratives.

n Les Structures Déconcentrées

La Caisse dispose également des services déconcentrés que sont les agences régionales installées au chef lieu des six (06) anciens départements : Cotonou, Porto -Novo, Lokossa, Abomey, Parakou et Natitingou.

Après cette présentation sommaire de toutes les structures de la CNSS, il convient d'examiner un peu plus en détail, les activités de la direction qui nous a accueilli pour notre stage. Il s'agit de la Direction du Recouvrement dont les mécanismes de fonctionnement méritent d'être restitués.

Paragraphe 2 : La Direction du Recouvrement : attributions et

fonctionnement

Dans ce paragraphe, nous abordons successivement la structure, les attributions (A) et le fonctionnement de la Direction du Recouvrement (B)

A. Structure et attributions de la DR

Créée par décision n°016/05/CNSS/DG/DAC-SPS du 11 avril 2005 portant organisation, fonctionnement et attributions de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, la Direction du Recouvrement est l'une des directions les plus importantes de la CNSS. Elle est chargée :

- d'assurer le recouvrement des cotisations ;

- d'assurer l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires;

- de gérer le précontentieux du recouvrement ;

- de gérer les comptes cotisants ;

- de suivre le fichier des cotisations ;

- d'assurer l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale ;

- de suivre les mouvements des employeurs ;

- d'assurer la prospection des employeurs.

B. Fonctionnement de la Direction du Recouvrement

L'analyse du fonctionnement de la Direction du Recouvrement est faite à travers les trois (03) services qui la composent. Il s'agit du:

- Service des Immatriculations (SI) ;

- Service de la Gestion des Comptes Cotisants et Relances (SGCCR) ;

- Service du Contrôle des Employeurs (SCE).

1. Le Service des Immatriculations

Service d'entrée de la Direction du Recouvrement sinon de la Caisse, le service des immatriculations est chargé :

- de procéder à l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires ;

- de suivre les mouvements des employeurs ;

- de procéder à l'affiliation des travailleurs au régime de sécurité sociale ;

- de traiter les avis d'embauchage, de débauchage et les prises en charge ;

- de suivre les mouvements des travailleurs et assurés volontaires ;

- d' établir les livrets ou les cartes d'assurance ;

- d'établir les attestations d'immatriculation et d'affiliation ;

- de procéder aux codifications diverses.

Ce service est structuré en deux sections :

- la section immatriculation des employeurs

- la section affiliation des travailleurs.

a) La section immatriculation des employeurs

Elle s'occupe de l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires. L'immatriculation est une opération administrative qui permet d'identifier et d'attribuer un numéro à un employeur. Autrement dit, l'immatriculation est l'inscription des personnes physiques ou morales utilisant du personnel salarié sur la liste des employeurs et qui se concrétise par l'attribution d'un numéro appelé numéro matricule.

La réalisation de l'immatriculation est subordonnée à la constitution et au dépôt d'un dossier par le demandeur. Ledit dossier comporte les pièces suivantes :

- une demande d'immatriculation (imprimé disponible à la CNSS) ;

- un état de recensement du personnel précisant l'effectif du personnel, les dates d'embauche respectives et les salaires payés (imprimé disponible à la CNSS) ;

- les statuts et le registre de commerce ou toute autre pièce spécifique à chaque employeur autorisant l'exercice de l'activité.

Une fois les pièces réunies et présentées, le service des immatriculations attribue un numéro séance tenante dans un délai relativement court d'environ cinq (05) minutes. Cette promptitude est favorisée par l'installation depuis 2006 du système automatisé appelé «PROMEXE« qui permet d'immatriculer rapidement les employeurs.

Le point des employeurs immatriculés pendant les trois premiers trimestres 2009 se présente comme suit :

Tableau n°1 : Etat des fichiers des employeurs du 31/12/2008 au 30/09/2009

Libellé

Régime
général

Gens de
maison

Total
partiel

Assurance
volontaire

Total

Effectif au 31/12/2008

18 576

1 861

20 437

1 356

21 793

Immatriculation

1 943

64

2 007

31

2 038

Effectif au 30/09/2009

20 519

1 925

22 444

1 387

23 831

 

Source : Rapport d'activité DR des 1er ,2ème et 3ème trimestre 2009

Les résultats ci-dessus révèlent que, du 1er Janvier 2009 au 30 septembre 2009, un total de cinq mille deux cent cinquante cinq (5 255) employeurs a été immatriculé. Des vingt trois mille huit cent trente et un (23 831) employeurs immatriculés, seulement huit mille huit cent quatre vingt seize ont fait des mouvements sur leur compte au 31 décembre 2008.

Nous remarquons que de nombreux employeurs qui n'existent plus ou qui ont suspendu leurs activités continuent d'être considérés comme actifs. Ces employeurs ne signalent pas leur nouvelle situation à la CNSS. Nous en déduisons que le fichier des employeurs est peu fiable.

Tout comme l'employeur, le travailleur a un numéro et être rattaché à son employeur. Cette opération relève de la compétence de la section affiliation des travailleurs.

b) La section affiliation des travailleurs

L'affiliation du travailleur est une opération administrative permettant d'attribuer un matricule au travailleur et de le rattacher à son employeur.

La section affiliation des travailleurs est la seconde section du service des immatriculations.

A l'instar de l'employeur, le travailleur doit aussi produire un dossier pour son affiliation. Ce dossier comporte une pièce maîtresse appelée avis d'embauchage. C'est un imprimé fourni par la Caisse et comportant des renseignements tels que : les noms et prénoms du travailleur, le nom ou la raison sociale de l'employeur, la date d'embauche, l'activité exercée, etc.

A l'avis d'embauchage, s'ajoutent les pièces suivantes :

- la photocopie légalisée de la pièce d'état civil du travailleur (jugement supplétif ou acte de naissance) ;

- la photocopie légalisée de la carte nationale d'identité ou du passeport ;

- deux (02) photos d'identité du salarié concerné.

Outre l'activité principale que constitue l'affiliation des travailleurs, la section affiliation s'occupe aussi de :

- l'établissement des cartes d'assurance ;

- l'opération de montée en charge des nouveaux assurés ;

- débauchage des assurés qui ont cessé leurs activités.

Les activités relatives à l'affiliation des travailleurs menées par la section au troisième trimestre 2009 se résument dans le tableau suivant :

Tableau n°2 : Points des activités relatives à l'affiliation des nouveaux travailleurs pendant le troisième trimestre

Désignation

Instances
début
période

Nbre de
dossiers
reçus

Total

Nbre de
dossiers
traités

Instances
fin
période

Taux
D'exécution

Saisie et rattachement

1 734

6

521

8 255

5 356

2 899

64,88

%

Scanning et mise en forme

4 642

5

356

9 998

1 379

8 619

13,79

%

Instance Validation

3 853

1

379

5 232

657

4 575

12,56

%

Tirage des cartes

18 126

 

657

18 783

2 984

15 799

15,89

%

 

Source : Rapport d'activités DR du 1er au 3ème trimestre 2009

L'analyse du tableau ci-dessus montre que si des efforts appréciables sont notés dans la phase de saisie et rattachement, les autres notamment, celle du scanning affichent particulièrement des taux faibles, preuves que le processus d'affiliation dans toutes ses étapes souffre de certaines insuffisances. Au cours de ces trois trimestres, sur 18 783 dossiers reçus, 2 984 cartes ont été tirées soit un pourcentage de 15,89%. D'où l'accumulation d'un nombre important de dossiers

Nos recherches nous ont permis de constater que des dossiers sont encore en instance depuis 2005 voire 2006 parce que les cartes ne sont pas encore imprimées pour être remises aux assurés

Outre cette accumulation des dossiers des travailleurs on assiste à la perte ou à la permutation des photos dans les dossiers des assurés. Il se dégage de cette situation une mauvaise gestion des documents. Il est noté par ailleurs que certaines cartes établies comportent des erreurs. Ces erreurs se rapportent soit au nom patronymique mal saisi, soit aux permutations des photos sur les cartes. Ces erreurs, si statistiquement, elles sont négligeables, elles sont cependant révélatrices du niveau de rigueur dans le traitement des dossiers.

En cas de cessation d'activités du travailleur, l'employeur établit et communique à la Caisse un avis de débauchage. En la matière, nous avons constaté

que nombre d'employeurs ne remplissent pas cette formalité, il s'en suit que de nombreux salariés continuent d'être rattachés à des employeurs donnés bien qu'étant débauchés. Le fichier de l'employeur doit, certes, retracer le passage de tous les travailleurs comme c'est le cas actuellement. Mais l'état actuel des fichiers employeurs ne permet pas de distinguer de façon exhaustive les travailleurs en activité chez un employeur de ceux débauchés ou affiliés à un autre employeur. De plus, il arrive que le même travailleur soit immatriculé plus d'une fois dans le fichier d'un même employeur : C'est l'existence des doublons.

Cette situation nous amène à retenir que le fichier des travailleurs est peu fiable.

Nous avons aussi constaté que le service des immatriculations ne dispose que d'une imprimante, de deux (02) scanners qui fonctionnent tant bien que mal et de quatre (04) agents dont un (01) seul s'occupe de l'immatriculation employeurs et les trois (03) autres de l'affiliation des travailleurs et des activités connexes. Pour un service dont toutes les opérations d'immatriculation au plan national sont concentrées et eu égard au flux important de dossiers reçus, ces moyens sont manifestement insuffisants. Nous notons donc une insuffisance de personnel et de matériel de travail (informatique et de bureau).

Le personnel, malgré leur nombre insuffisant est souvent déterminé à donner le meilleur de lui-même. Mais cette détermination est souvent contrariée par le fonctionnement du système automatisé : l'application PROMEXE utilisé pose d'énormes problèmes :

- le non fonctionnement du système pendant plusieurs heures voire même des jours ;

- la disparition régulière dans le système des pages de numéros d'assurés suite à la défaillance du réseau. De ce fait, nous notons que l'application «PROMEXE « est peu rassurante.

Nous avons aussi constaté une insuffisance dans le contrôle des dossiers avant leur passage à la saisie. C'est ainsi que les assurés fournissent des renseignements qui ne s'accordent pas avec ceux de la carte d'identité. Il se dégage une absence de

rigueur dans le contrôle des dossiers d'affiliation des travailleurs fournis par les employeurs.

La section affiliation des travailleurs enregistre des plaintes relatives aux erreurs constatées sur les cartes des assurés. Ces erreurs résident dans l'orthographe des noms et prénoms des assurés ou du fait du mauvais remplissage des imprimés mis à la disposition des assurés. Il s'en suit dont une insuffisance dans le remplissage des dossiers des assurés et un traitement peu satisfaisant des dossiers d'affiliation.

Entre les partenaires que sont les employeurs, les travailleurs et le service des immatriculations, il y a un problème de communication. Le service enregistre parfois des dossiers incomplets ou mal renseignés, mais ce n'est qu'à la présentation de l'employeur ou du travailleur et à son initiative que l'information est portée à sa connaissance : nous notons alors une insuffisance de communication entre le service et les partenaires.

La qualité d'employeur oblige non seulement à l'immatriculation mais aussi au paiement des cotisations. La gestion des comptes employeurs est assurée par le Service de la Gestion des Comptes Cotisants et Relances (SGCCR).

2 - Le Service de Gestion des comptes Cotisants et Relances (SGCCR)

Le SGCCR est subdivisé en deux (02) sections :

- La section gestion des comptes cotisants pairs et

- La section gestion des comptes cotisants impairs.

La séparation des taches au niveau des deux sections n'étant pas encore réelle, le même travail s'effectue au niveau de chacune des sections. Nous constatons une absence de gestion par portefeuille des comptes cotisants.

La gestion des comptes cotisants consiste à mettre à jour les comptes des employeurs, à examiner ces comptes dans le but de connaître leurs soldes exacts ainsi que les périodes non déclarées qui doivent faire l'objet de relance. Dans ce cadre, les tâches ci-après sont exécutées :

> l'analyse des comptes cotisants : elle consiste à étudier les différentes opérations enregistrées en vue de corriger les erreurs éventuelles ;

> l'élaboration des états de cotisations recouvrées : elle se fait périodiquement et permet aux responsables de la Caisse d'évaluer les actions en recouvrement pour réorienter, en cas de besoin, les actions futures. Il convient de noter que cette tâche est automatisée. L'observation des états de couvrement des cotisations nous a permis de constater que certains employeurs ne payent pas la totalité des cotisations dues. Il s'en suit une accumulation progressive des arriérés de cotisations ;

> la saisie et la validation des déclarations de salaires et des cotisations ;

> l'exploitation des états nominatifs complémentaires de salaires ;

> le traitement des appels de cotisations : Avant l'échéance de paiement, un imprimé de déclaration des salaires et des cotisations est adressé à chaque employeur. Cet imprimé est rempli et présenté au SGCCR en vue du paiement des cotisations. Nous avons constaté au cours de notre stage que les imprimés de déclarations des cotisations sont régulièrement envoyés aux employeurs ;

> le traitement des dossiers de rétrocession : il arrive qu'au moment de la liquidation du dossier de pension du salarié que son employeur n'ait pas payé l'intégralité des cotisations dues pour son compte ou qu'il n'ait pas du tout cotisé. Les périodes pour lesquelles les cotisations ne sont pas payées font l'objet d'avis de débit adressé à l'employeur. En vue d'accélérer le processus de traitement du dossier de pension, le salarié se substitue à son employeur pour le paiement des cotisations principales dues. Pour ce faire, des retenues sont alors effectuées sur sa pension. Les montants retenus sont intégralement rétrocédés à l'assuré dès la régularisation de la situation par l'employeur. Cette pratique ne révèle pas totalement l'esprit de protection sociale des travailleurs qui est la principale mission de la CNSS. Celle-ci dispose pourtant des moyens légaux pour le recouvrement des cotisations dues par les employeurs à travers la mise en oeuvre des articles 27 et 30 de la loi 98 --- 019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin : « ... Si la mise en demeure reste sans effet, le

directeur général de la Caisse peut délivrer une contrainte qui est visée et rendu exécutoire par le président du tribunal compétent, laquelle contrainte comportant tous les effets d'un jugement est signifié par lettre recommandée avec accusée de réception, par les agents assermentés de la Caisse ou par exploit d'huissier dont les frais sont à la charge du débiteur » (article 27 de la loi 98 --- 019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin), « ... Le directeur général de la Caisse pourra procéder, dans les formes et conditions prévues pour le recouvrement des cotisations directes et taxes assimilées, à concurrence du montant des créances dues, par voie de sommation ou d'avis à tiers détenteur contre tout établissement bancaire, employeur fermier, locataires, d'une façon générale, tout débiteur des personnes redevables des créances ou tout tiers détenteur de deniers leur appartenant » (article 30 de la loi 98 - 019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin). Certains dossiers de rétrocession mettent du temps à être liquidés. Nous notons alors une lenteur dans le processus de traitement des dossiers de rétrocession.

Les résultats des autres activités exercées au cours du troisième trimestre 2009 par le SGCCR se présentent comme suit :

Tableau n°3: Résultats des activités connexes et des relances, 3ème trimestre 2009

ACTIVITES

NOMBRES

INSTANCES

ATTESTATIONS

3 777

 

AVIS DE DEBIT

5

 

APPELS

EXPEDIES

8 375

 
 
 
 

LETTRE DE RELANCE EXPEDIEES

 
 

DOSSIERS TRANSMIS A LA CRG

MAJ. DE RETARD

16

 
 

5

 

DOSSIERS A TRANSMETTRE A LA CRG

MAJ. DE RETARD

2

106

 

4

 

COMPTES HORS PORTEFEUILLE

224

 

CORRESPONDANCES TRAITEES

20

 

DOSSIERS DE RETROCESSION TRAITES

17

20

DECLARATIONS SAISIES

7 733

 

COMPTES EN PORTEFEUILLE

12 225

 

DECLARATIONS VALIDEES

962

 

APPELS DE COTISATIONS ENVOYES DANS LES AGENCES

4 001

 
 

Source : Rapport d'activité DR ,3ème trimestre 2009

La lecture de ce tableau révèle que, malgré les efforts du service, beaucoup de défis restent à relever.

3 - Le Services du Contrôle des Employeurs (SCE)

Il est structuré en deux (02) bureaux de recouvrement ayant rang de section. Il s'agit de :

o Bureau de recouvrement 1, Cadjèhoun ;

o Bureau de recouvrement 2, Aïdjèdo .

La mission du contrôle des employeurs est de veiller à l'application de la législation en matière d'immatriculation des employeurs, d'affiliation des travailleurs et de respect de l'assiette des cotisations. Il s'agit d'un contrôle d'assiette et d'effectif. Ce service se charge aussi au cours des contrôles, de la sensibilisation des employeurs et des travailleurs sur leurs droits et obligations respectifs.

Il faut distinguer deux (02) types de contrôle à savoir le contrôle sur pièces et le contrôle sur place :

Le contrôle sur pièces : Il s'agit d'une simple vérification arithmétique permettant de s'assurer de l'exactitude des calculs effectués par l'employeur, de vérifier l'assiette des cotisations notamment le respect du SMIG et de l'application du taux des risques professionnels.

Le contrôle sur place : Il peut être inopiné comme il peut être programmé. Il a pour but de vérifier que tous les éléments devant constituer l'assiette des cotisations y sont intégrés au moment de la déclaration des salaires et des cotisations par l'employeur. Le contrôle sur place permet de s'assurer que tous les salariés sont affiliés à la date effective de leur embauchage.

Les deux (02) bureaux de recouvrement disposent de neuf (09) contrôleurs pour 8 896 employeurs actifs. Cet effectif est insuffisant dans le respect des normes fixées par la CIPRES à savoir un contrôle pour chaque entreprise dans un délai de trois (03) ans.

Le tableau suivant résume le bilan des contrôles effectués pendant le troisième trimestre 2009.

Tableau n°4: Récapitulation des cotisations mises en recouvrement suite aux contrôles.

ACTIVITES

CONTROLES REALISES

COTISATIONS

MONTANTS RECOUVRES

 

MAJORATIONS

 

28

23 774 628

6 064 859

5 853 539

ORDINAIRES

34

56 352 525

17 388 259

5 314 267

TOTAUX

62

80 127 153

23 453 118

11 167 806

 

Source : Rapport d'activités DR troisième trimestre 2009

L'analyse du tableau ci-dessus laisse constater que sur 103 580 271 F CFA (cotisations principales et majorations comprises) seulement 11 167 806 F CFA ont été recouvrés soit 1.07%.

En effet, les contrôleurs n'arrivent pas à recouvrer toutes les cotisations non déclarées par les employeurs et révélées par les contrôles.

Sur le plan matériel, ces agents disposent de deux (02) véhicules, un ordinateur portable et une imprimante (tombée en panne). Nous notons alors une insuffisance de moyens matériels (matériels roulants et matériels informatiques).

Les contrôles ont révélé que de nombreux employeurs ne déclarent pas l'effectif total de leurs salariés et minorent l'assiette des cotisations.

Section 2 : Ciblage de la problématique et séquences de

résolution des problèmes

L'intérêt accordé au fonctionnement de la Direction du Recouvrement nous a permis d'identifier ses atouts et ses faiblesses.

Paragraphe 1 : Etats des lieux

Nous présentons l'inventaire des observations de stage d'une part et regroupons les problèmes par centres d'intérêt d'autre part.

A - Inventaire des atouts et des faiblesses

1- Les atouts

A partir des observations faites à la DR, nous avons pu retenir les points suivants qui constituent ses atouts :

> chaleureux accueil réservé aux partenaires ;

> bonne ambiance au travail ;

> ponctualité du personnel et rigueur au travail ;

> effort de rajeunissement du personnel ;

> court délai de liquidation du dossier d'immatriculation employeur ;

> envoi régulier des imprimes de déclaration des cotisations aux

employeurs ;

> automatisation de l'élaboration des états de cotisations recouvrées ;

> informatisation de la plupart des procédures de traitement des dossiers de la direction ;

> rencontre périodique entre la Direction et le personnel.

2- Les faiblesses

Les faiblesses que nous avons observées se présentent comme suit : fichier des employeurs et travailleurs peu fiables ;

ü lenteur dans le processus d'affiliation des travailleurs et de délivrance des cartes d'assurance ;

ü non fiabilité du fichier des travailleurs ;

ü insuffisance de personnel ;

ü insuffisance de collaboration entre la caisse et ses partenaires ;

ü lenteur dans le processus de traitement des dossiers de rétrocession ;

ü insuffisance dans le remplissage des imprimes mis a disposition des employeurs ;

ü mauvaise organisation du travail ;

ü accumulation progressive des arriérés de cotisations ;

ü manque de moyens matériels ;

ü défaillance de l'application «promexe« ;

ü absence de gestion par portefeuille des comptes cotisants ;

ü traitement peu satisfaisant des dossiers d'affiliation des travailleurs ;

ü minoration de l'assiette des cotisations ;

ü non affiliation de certains travailleurs par leurs employeurs.

B- Regroupement des faiblesses par centre d'intérêt

Récapitulons les atouts et faiblesses relatifs à la DR dans le tableau ci-après :

Tableau n°5 : Regroupement des atouts et des faiblesses par centre d'intérêts

N° d'ordre

Centre d'intérêt

Problèmes spécifiques

Problèmes généraux

Problématiques

1

Moyens matériels

ü insuffisance de matériels roulants ;

ü insuffisance de moyens matériels.

Insuffisance de moyens matériels

Problématique d'une dotation de la Caisse en matériels de travail et matériels roulants suffisants et performants

2

Immatriculation des employeurs et affiliation des travailleurs

ü insuffisance du personnel

ü lenteur et instabilité du système automatise

ü lenteur dans le processus d'affiliation et de délivrance des cartes d'assurance

ü mauvaise organisation du travail

ü insuffisance de collaboration entre la caisse et ses partenaires

Gestion non performante des immatriculations

Problématique d'une gestion performante des immatriculations

3

Gestion des comptes cotisants

ü absence de gestion par portefeuille des comptes cotisants ;

ü lenteur dans la liquidation des dossiers de rétrocession

Gestion peu efficace des comptes cotisants

Problématique d'une amélioration de la gestion des comptes cotisants

4

Contrôle des employeurs

ü minoration de l'assiette des cotisations ;

ü non affiliation de certains travailleurs par leurs employeurs

Rendement insuffisant du contrôle des employeurs

Problématique d'un meilleur rendement du contrôle des employeurs

 

Source : Etat des lieux de base (2009)

Une fois l'état des lieux de stage établi, nous allons nous intéresser au choix de la problématique, sa spécification (A) et la détermination des séquences de sa résolution (B).

Paragraphe II : Spécification de la problématique et détermination des séquences de sa résolution

Nous abordons successivement le choix et la spécification de la problématique ainsi que les séquences de sa résolution.

A- Choix et spécification de la problématique 1 - Choix de la problématique

L'état des lieux de stage nous a permis d'identifier de nombreux problèmes qui se posent à la CNSS dans le domaine de l'immatriculation des employeurs et de l'affiliation des travailleurs.

Dans le souci de contribuer à une meilleure gestion des immatriculations, nous avons ciblé un certain nombre de problématiques à savoir :

- Problématique d'une dotation de la Caisse en matériels de travail et matériels roulants suffisants et performants ;

- Problématique d'une réflexion sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations;

- Problématique d'une amélioration de la gestion des comptes cotisants ;

- Problématique d'un meilleur rendement du contrôle des employeurs.

Nous sommes conscients que tous les problèmes identifiés sont tous importants à résoudre. Mais en tenant compte des aspirations des acteurs du système, des réels besoins des employeurs et des travailleurs, des difficultés rencontrées dans le processus de l'immatriculation et de l'affiliation, nous avons choisi de nous

intéresser à la gestion de l'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs. Ce choix est aussi motivé par le fait que l'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs constituent les premières obligations de tout employeur. En la matière, l'article 279 de la loi n° 98-004 du 27 janvier 1998 portant code du travail en République du Bénin souligne que : « tout chef d'établissement...est tenu de déclarer son existence et les travailleurs à la Caisse de Sécurité Sociale ». De plus, le paiement des cotisations devant servir au financement des prestations de la CNSS est subordonné à l'existence des employeurs immatriculés et de leurs travailleurs.

Rappelons qu'un employeur est toute personne physique ou morale publique ou privée qui emploie sous sa direction et son autorité de façon permanente, saisonnière ou occasionnelle une ou plusieurs autres personnes physiques moyennant rémunération.

Il n'existe pas d'employeur sans travailleur. Ainsi, l'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs occupent une place importante dans le processus d'assujettissement au régime de sécurité sociale. Au regard de ces considérations, nous avons décidé d'orienter notre réflexion sur la problématique d'une gestion performante des immatriculations.

La problématique ainsi libellée a pour problème général la gestion non performante des immatriculations, et pour problèmes spécifiques :

ü Insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

ü Lenteur et instabilité du système automatisé

ü Mauvaise organisation du travail

ü Lenteur dans le processus d'affiliation et de délivrance des cartes d'assurance

ü Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

2 - Spécification de la problématique

Les problématiques énumérées plus haut constituent des préoccupations auxquelles la CNSS (en particulier la DR) devra apporter des solutions afin d'offrir des services de qualité aux assurés.

Cependant, il importe de faire observer que l'identification des employeurs et l'affiliation des travailleurs constituent un pilier indispensable à l'assujettissement au régime béninois de sécurité sociale. Or, c'est la fiabilité des comptes qui éclaire les gestionnaires des comptes cotisants sur le niveau des cotisations recouvrées. De même, l'efficacité du contrôle des employeurs et la mise en oeuvre des procédures de recouvrement des cotisations dépendent de la fiabilité des informations relatives à chaque employeur et travailleur immatriculés. Ainsi pour rendre performant la gestion des immatriculations, il convient d'en rechercher les déterminants.

Pour cette raison, nous nous sommes intéressé à l'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs et avons mené notre réflexion sur le thème : Réflexion sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations.

Aussi avons-nous décidé de retenir les différents problèmes spécifiques qui nous paraissent les plus plausibles :

ü Insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

ü Lenteur et instabilité du système automatisé

ü Mauvaise organisation du travail

ü Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

B- Séquences de résolution des problèmes spécifiques

Ici, nous précisons la vision globale pouvant permettre de résoudre les problèmes spécifiques retenus. Rappelons que le problème général est la gestion non performante des immatriculations.

Cette vision peut être restituée à travers une démarche en huit (08) étapes présentées de la manière suivante :

- Fixation des objectifs de la recherche ;

- Etablissement du tableau de bord ;

- Revue de littérature ;

- Choix de la méthodologie de l'étude ;

- Collecte des données ;

- Analyse des données et établissement du diagnostic de l'étude ;

- Approches de solutions et conditions de mise en oeuvre des solutions

Après ce chapitre préliminaire qui nous a permis de découvrir la CNSS et de faire le choix de notre problématique d'étude, nous allons aborder le premier chapitre portant sur l'étude des conditions d'une gestion performante des immatriculations.

CONCEPTION ET MIBE EN (EUVRE DU

CADRE THEORIQUE ET

METHODOLOGIE DE L~ETUDE

CHAPITRE PREMIER

Ce chapitre est consacré à la fixation des objectifs de l'étude, à l'élaboration du tableau de bord de l'étude, à la définition de la méthodologie de travail adoptée pour la résolution des problèmes identifiés et enfin à la réalisation de l'enquête.

Section 1 : Des objectifs de l'étude à la méthodologie adoptée

Dans cette section, nous abordons la phase consacrée à la maîtrise des contours des différents problèmes à travers les objectifs de l'étude, la formulation des hypothèses et la revue de littérature (paragraphe 1), puis l'exposé de la méthodologie de recherche adoptée (paragraphe 2).

Paragraphe 1 : De la fixation des objectifs à la revue de

littérature

A - Objectifs et hypothèses

1 - Fixation des objectifs

L'objectif général de cette étude s'inscrit dans le cadre de la détermination des conditions d'une gestion performante des immatriculations à la CNSS. Il vise à rechercher les facteurs susceptibles de permettre l'amélioration et le renforcement de la gestion des immatriculations.

L'efficacité de tout système de travail est tributaire du temps et de la qualité des prestations fournies par les acteurs de ce système. En effet, tout assuré pourra ainsi disposer de sa carte à temps afin de la présenter lors de toute demande de prestations. En vue d'améliorer la gestion des immatriculations, il est indispensable que certaines conditions soient réunies, d'où la fixation, en fonction des problèmes spécifiques, des objectifs spécifiques qui suivent.

- Objectif lié au problème spécifique N°1 : Suggérer une dotation, du

service des immatriculations, en ressources humaines.

- Objectif lié au problème spécifique N°2 : Suggérer une stratégie permettant de contribuer à la rénovation de l'application de gestion des immatriculations en tenant compte des besoins du service.

- Objectif lié au problème spécifique N°3 : Proposer une organisation du travail en tenant compte des tâches à accomplir.

- Objectif lié au problème spécifique N°4 : Envisager un système de communication entre la Caisse et ses partenaires..

2 - Formulation des hypothèses et établissement du tableau de bord

Avant d'établir le tableau de bord, nous déterminons d'abord les causes et les hypothèses relatives à chaque problème spécifique puisque les problèmes spécifiques ne sont rien d'autre que la manifestation du problème général.

*Causes et hypothèses liées aux problèmes spécifiques n°1 et n°2


· L'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations peut avoir comme causes possibles :

- l'absence de recrutement du personnel ;

- le manque de formation des agents ;

- les départs à la retraite.

Nous avons eu à constater pendant notre stage que le service des immatriculations accuse un retard considérable dans la délivrance des cartes aux assurés. Ce retard après analyse et enquête est dû au sous-effectif du personnel affecté à l'immatriculation. Notons à ce niveau que les opérations d'immatriculation des employeurs et d'affiliation des travailleurs s'effectuent seulement au niveau de la Direction générale. Face à l'immensité des tâches à accomplir par le service des immatriculations, nous constatons que le personnel est vraiment submergé. Par exemple, au 30 Septembre 2009, 18 783 dossiers attendent trois (03) personnes et seulement 2 984 ont été traités, soit 15,89%

selon le rapport d'activité DR du 3ème trimestre 2009. Ce pourcentage est insignifiant en considération du nombre de dossiers à traiter. Cet état de chose affecte le fonctionnement du service et par conséquent son rendement. Une analyse plus approfondie de la situation nous a permis de constater que la situation est quasi-générale dans tous les services. D'où l'insuffisance dans le recrutement et le manque de formation du personnel sont à la base de l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations (hypothèse spécifique n°1)

· S'agissant de la lenteur et de l'instabilité du système informatique, nous avons pu déceler comme causes possibles :

- la non adaptation de l'application «PROMEXE« aux besoins du service ;

- la défaillance régulière du réseau.

Les agents enregistrent régulièrement des problèmes de déconnexion du réseau informatique. Or, l'immense majorité des activités de la Caisse se réalise en réseau grâce à l'application «PROMEXE«. Nous avons remarqué aussi que le logiciel de travail ne permet pas de réaliser l'immatriculation et le rattachement d'un travailleur en une seule fois. La Caisse ne mesure pas l'impact que pourrait avoir la défaillance du système informatique sur l'efficience et la célérité du service des immatriculations surtout lorsqu'on sait l'importance de la carte d'assurance pour les assurés. Nous retenons que la lenteur et l'instabilité du système informatique sont dues à la non adaptation de l'application «PROMEXE« aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau (hypothèse spécifique n°2).

*Causes et hypothèses liées aux problèmes spécifiques n°3 et n°4

· La mauvaise organisation du travail peut s'expliquer par deux causes à savoir :

- la non répartition des tâches à exécuter ;

- l'absence de spécialisation des agents.

Les agents affectés au service des immatriculations ne sont pas spécialisés pour une opération ou une tâche du processus d'affiliation. En règle générale, c'est la multifonctionnalité. Tous les agents font la même chose. Le service ne disposant que de deux agents, lorsque le personnel passe d'une tâche à une autre, il se produit une certaine accumulation à un niveau donné.

L'hypothèse peut être formulée de la manière suivante :

La non répartition des tâches et l'absence de spécialisation des agents sont à la base de la mauvaise organisation du travail (hypothèse spécifique n°3)


· S'agissant de l'insuffisance de la collaboration entre la Caisse et ses partenaires, nous avons décelé comme causes pouvant être à la base de ce problème :

- l'inexactitude des adresses communiquées par certains employeurs;

- l'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés ;

- l'absence d'un site internet.

Les employeurs et les travailleurs remplissent parfois mal les imprimés mis à leur disposition par la Caisse. Il n'est pas rare de rencontrer des dossiers sans adresses ou des adresses incomplètes. Dans ces conditions, lorsqu'un dossier recèle une anomalie lors du traitement, le service ne peut contacter l'employeur ou le salarié concerné.

L'insuffisance de la collaboration entre les partenaires découle aussi de l'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés. Aussi, l'existence d'un site internet régulièrement actualisé pourrait-il permettre aux assurés de suivre l'évolution de leur dossier sans se déplacer. Au regard de ce qui précède, nous émettons l'hypothèse de la façon suivante :

L'insuffisance de la collaboration entre la Caisse et ses partenaires est due à la non fiabilité des adresses fournies par les assurés et l'inexistence

d'un canal de communication entre le service et ses partenaires (hypothèse spécifique n°4).

Les situations ci-dessus décrites sont regroupées dans le tableau de bord ci-après :

Tableau n°6 : Tableau de bord de l'étude : « Réflexion sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations à la CNSS»

Niveau d'analyse

Problématique

Objectifs

Causes supposées

Hypothèses générales

Niveau général

Problématique générale

Objectif général

Cause générale

Hypothèse générale

Problématique d'une gestion performante des immatriculations

Déterminer des conditions d'une gestion performante des immatriculations

 
 

Niveau
Spécifique

1

Problème spécifique n°1

Objectif spécifique n°1

Cause spécifique N°1

Hypothèse spécifique N° 1

Insuffisance du personnel affecté a u s ervice d es immatriculations

Suggérer une dotation, du service des i mmatriculations, e n r essources humaines

-L'insuffisance de recrutement du

p ersonnel ;

-Le manque de formation des

agents ;

- Le départ à la retraite.

L'insuffisance dans le recrutement et le manque de formation du personnel sont à la base de l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

2

Problème spécifique n°2

Objectif spécifique n°2

Cause spécifique N°2

Hypothèse spécifique N°2

Lenteur et instabilité du système automatisé

Suggérer une stratégie permettant de contribuer à la rénovation de

l'application de gestion des immatriculations en tenant compte des besoins du service

-La non adaptation de l'application

«PROMEXE« aux besoins du service -Défaillance régulière du réseau

La lenteur et l'instabilité du système informatique sont dues à la non adaptation de l'application aux besoins du service et la déconnection du réseau

3

Problème spécifique n°3

Objectif spécifique n°3

Cause spécifique N°3

Hypothèse spécifique N°3

Mauvaise organisation du travail

Proposer une organisation du travail en tenant compte des tâches à accomplir

-La non répartition des tâches à

exécuter

-L'absence de spécialisation des

agents

La non répartition des tâches et
l'absence de spécialisation des agents
sont à la base de la mauvaise
organisation du travail

4

Problème spécifique n°4

Objectif spécifique n°4

Cause spécifique N°4

Hypothèse spécifique N°4

Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

Envisager un système de communication entre les employeurs, les assurés et le service

-L'inexactitude des adresses

communiquées par certains

employeurs

-L'inexistence d'un guichet

d'informations pour les assurés -L'absence d'une fenêtre virtuelle
d'informations

L'insuffisance de la collaboration entre les partenaires est due à la non fiabilité des adresses fournies par les assurés et l'inexistence d'un canal de

communication entre le service et ses partenaires

Source : Résultats de nos investigations

B - Revue de littérature et méthodologie adoptée

Il convient de faire, à l'étape actuelle de notre étude, le point des contributions antérieures apportées par différents auteurs ou chercheurs au sujet des problèmes que nous avons identifiés.

Avant cela, il sied de rappeler les problèmes spécifiques identifiés. Il s'agit de :

ü Insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

ü Lenteur et instabilité du système informatique

ü Mauvaise organisation du travail

ü Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

1- Clarification des concepts liés à la problématique

Nous précisons ici le sens de certains concepts liés à notre problématique

· Sécurité sociale

La sécurité sociale peut être définie comme :

« L'ensemble de la protection que la société procure à ses membres grâce à une série de mesures publiques contre le dénuement économique et social où pourraient les plonger, en raison de la disparition ou de la diminution sensible de leur gain, la maladie, la maternité, la vieillesse, le décès et les charges de famille. » (René HOUESSOU. Cours de régime juridique de protection Sociale, ENAM, Cycle II. 2001- 2002)

· Assujetti (e)

Un(e) assujetti(e) est une personne tenue par la loi de verser un impôt ou une taxe ou de s'affilier à un organisme (Petit Larousse illustré-1990)

2- Exposé des contributions antérieures liées à l'immatriculation des employeurs et l'affiliation des travailleurs

L'immatriculation consacre la qualité d'assuré social par l'attribution d'un numéro de sécurité sociale (CHAUCHARD J-P, « droit de la sécurité sociale », 1998-2ème édition, L.G.D.J, p.125)

La première obligation qui incombe à l'organisme de sécurité sociale est d'enregistrer et de suivre avec exactitude ses partenaires sociaux.

En la matière, l'article 279 de la loi n° 98-004 du 27 janvier 1998 portant code du travail en République du Bénin souligne que : « tout chef d'établissement...est tenu de déclarer son existence et les travailleurs à la Caisse de Sécurité Sociale ». L'article 281 du même code ajoute que « toute personne qui se propose d'ouvrir une entreprise ou un établissement de quelque nature que ce soit doit, au préalable, en faire la déclaration à l'Inspection du Travail du ressort ».

On peut déduire que les dispositions de cet article peuvent permettre à la Caisse de maîtriser le flux des employeurs.

Mais l'absence des textes clairs précisant les modalités d'immatriculation des employeurs et d'affiliation des travailleurs ne favorisent pas le respect des dispositions de l'article 279 du code de travail.

Toutefois, la revue internationale de sécurité sociale, vol 54, N° 4 ; OctobreDécembre 2001 (Association internationale de la Sécurité sociale) précise que « en général, le non respect des obligations en matière d'identification des travailleurs par les employeurs est illégal ».

Aux termes des dispositions de l'article 106 de la loi N° 98-019 du 21 Mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin « un décret pris en conseil des ministres détermine les modalités d'affiliation des employeurs et d'immatriculation des travailleurs (...) ainsi que les obligations qui incombent aux employeurs et aux travailleurs dans le fonctionnement du régime de sécurité sociale ». Il faut souligner que ce décret n'est pas encore pris en vue d'une exploitation dans le cadre de cette étude de recherche.

En pratique, l'immatriculation des employeurs et des travailleurs est une activité centralisée dans la plupart des organismes, même si dans quelques organismes une immatriculation provisoire est instaurée au niveau des régions et des agences. Dans ce dernier cas, lorsque les structures déconcentrées ne disposent pas d'outils informatiques directement connectés au site central, des tranches de

numéros préétablis leurs sont attribuées. Ces pratiques favorisent quelques peu les activités d'enregistrement auxquelles l'institution fait face (AISS : « Recouvrement des cotisations au Bénin », P. 10).

Le problème auquel est confronté le système de sécurité sociale qui gère un régime obligatoire est l'identification des travailleurs. Certains employeurs ne s'immatriculent pas. Ce problème est encore plus récurent chez les petits employeurs des pays en développement. Il demeure en général sur le marché du

travail car les employeurs ont « désofficialisé » leur main d'oeuvre pour réduire

les coûts de production et même certains travailleurs coopèrent avec eux pour trouver du travail. (la Sécurité Sociale en Afrique, nouvelles réalités N° 21 P.26)

Il est important de montrer que les conditions d'immatriculation et d'affiliation pour certains pays d'Afrique sont néanmoins bien définies.

C'est le cas par exemple de la Tunisie dont la loi N° 1960-30 du 14 Décembre 1960, relative à l'organisation des régimes de sécurité sociale précise en son article 36 (nouveau) que « les employeurs doivent s'affilier à la Caisse Nationale dès le moment où ils engagent des salariés. Ils doivent par la même occasion faire immatriculer leur personnel salarié.

Ces affiliations et immatriculations se font conformément aux dispositions des articles 37 et 38 de la Loi n°1960-30 du 14 décembre 1960 relative à l'organisation des régimes de sécurité sociale en Tunisie et «la caisse de sécurité sociale en informe sans délai l'employeur et les salariés intéressés. Elle avise le contrôleur technique des refus d'affiliation et d'immatriculation... »

La revue de littérature ayant permis de faire le point des connaissances antérieures liées aux problèmes en résolution, il sied de spécifier la méthodologie adoptée pour mobiliser les données nécessaires à la vérification des hypothèses formulées.

Paragraphe 2 : Méthodologie adoptée pour la vérification des

hypothèses

Nous retenons en un premier point une approche théorique et en un second point nous présentons la dimension empirique de notre étude.

A- Approche théorique

Afin d'atteindre les objectifs précédemment énoncés, nous avons adopté une recherche documentaire manuelle. Aussi, avons-nous consulté des mémoires et des ouvrages à la bibliothèque de l'ENAM, à la bibliothèque de la CNSS, à la bibliothèque du Centre Culturel Français et certains documents obtenus auprès de quelques personnes ressources en rapport avec notre thème de recherche. Cela nous a permis de disposer de plus amples données sur le sujet, de le cerner et de l'étudier à partir d'hypothèses théoriquement émises.

B. Approche empirique

L'approche empirique vise à mettre en exergue la méthode d'enquête envisagée à travers : l'identification de la population mère, la nature des enquêtes, l'échantillonnage, la technique et les outils de dépouillement.

* Identification de la population mère

La population mère que nous avons identifiée est constituée par quelques employeurs et les agents en service à la CNSS, la structure d'accueil pour notre stage.

* Nature des enquêtes

Elle est réalisée à l'aide d'un guide d'entretien et d'un questionnaire. Les questions posées servent à recueillir des informations permettant d'identifier les causes réelles des problèmes spécifiques évoqués que sont :

- Insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

- Lenteur et instabilité du système informatique

- Mauvaise organisation du travail

- Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

* Technique de dépouillement et outils statistiques de présentation des données

Le dépouillement du questionnaire nous permet de vérifier nos hypothèses. Il est manuellement fait et le traitement des données est effectué au moyen du tableur Excel.

Section 2 : Réalisation de l'enquête

Dans cette section nous présentons notre enquête, et analysons les données recueillies en vue de vérifier les hypothèses émises.

Paragraphe 1 : Préparation de l'enquête et difficultés rencontrées

A- Préparation de l'enquête

A l'occasion de la préparation de l'enquête, un questionnaire est distribué aux cadres et agents de la CNSS du 28 au 29 décembre 2009. Concernant les employeurs, nous avons eu un entretien avec eux lors de leur déplacement pour l'accomplissement de différentes formalités les 29 et 30 décembre 2009.

Notre questionnaire est essentiellement orienté vers les problèmes spécifiques identifiés en vue de la vérification de nos hypothèses.

Les exemplaires distribués peuvent être répartis comme suit :

Tableau n°7 : Répartition du questionnaire

Personnes interrogées

Nbre de questionnaires distribués

Nbre de personnes ayant répondu

Cadres et agents de la CNSS

70

59

 

Source : Enquête

La réalisation de l'enquête ne s'est pas faite sans difficultés

B- Difficultés rencontrées

Il convient de noter que pour la réalisation de l'enquête, plus particulièrement la collecte des données, nous avons rencontré quelques difficultés. Il s'agit :

- du refus de certaines personnes de prendre le questionnaire ;

- de la réticence de certains agents à nous fournir des informations ;

- de la réticence de certains agents à reconnaître leur propre faiblesse. Ces difficultés n'ont cependant affecté en rien la portée et la qualité des données collectées.

La collecte des données étant faite, il convient de procéder au traitement et à l'analyse de ces données afin d'en tirer les renseignements nécessaires. Paragraphe 2 : Présentation et analyse des données

Les résultats des enquêtes réalisées sont présentés et analysés en tenant compte de
chacun des problèmes spécifiques en résolution. Ces résultats sont consignés dans
les tableaux figurant à l'annexe n°3 et se présentent sous forme de graphique.

Seules les réponses ayant obtenues un taux de 30% des personnes enquêtées sont retenues pour la vérification des hypothèses.

A- Présentation et analyse des données par rapport aux problèmes spécifiques 1 et 2

> Présentation et analyse des données par rapport à l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations (PS n°1)

La question fondamentale à ce niveau est : « qu'est ce qui explique selon vous l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations? »

Les données recueillies concernant ce problème se résument dans le graphique n°1 ci-après.

Graphique n°1 : Répartition des données relatives à l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations.

Source : Résultats de l'enquête

A la lecture du graphique n°1, il ressort que 35,60% des enquêtés attribuent l'insuffisance du personnel au recrutement insuffisant du personnel au niveau de la Caisse; 32,20% au manque de formation des agents; 18,64% au départ à la retraite et 13,56% à d'autres causes. A partir de ces résultats, nous pouvons conclure que l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations est due au recrutement insuffisant du personnel et au manque de formation des agents au niveau de la Caisse.

> Présentation et analyse des données par rapport à la lenteur et l'instabilité du réseau informatique (PS n°2)

La question posée ici est : «Qu'est-ce qui justifie, selon vous, la lenteur et l'instabilité du réseau informatique? »

Les données recueillies concernant ce problème se résument dans le graphique n°2 ci-après.

Graphique n°2 : Répartition des données relatives à la lenteur et l'instabilité du réseau informatique.

Source : Résultats de l'enquête

Nous référant au graphique n° 2, nous constatons que 44,10% des personnes enquêtées justifient la lenteur et l'instabilité du réseau informatique par la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service ; 40,70% par la déconnection régulière du réseau et 15,20% par d'autres causes.

De cette analyse, nous déduisons que la lenteur et l'instabilité du réseau informatique sont engendrées par la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau.

B- Présentation et analyse des données par rapport aux problèmes spécifiques 3 et 4

> Présentation et analyse des données par rapport à la mauvaise organisation du travail (PS n°3)

La question posée ici est : «Selon vous, qu'est-ce qui serait à la base de la mauvaise organisation du travail ? »

Les données recueillies concernant ce problème se résument dans le graphique

n°3 ci-dessous.

Graphique n°3 : Répartition des données relatives à la mauvaise organisation du travail.

Source : Résultats de l'enquête

A la lecture du graphique n°3, il ressort que 47,45% des enquêtés imputent la mauvaise organisation du travail à la non répartition des tâches à accomplir ; 38,99% à l'absence de spécialisation des agents et 13,56% à d'autres causes.

A partir de ces résultats, nous pouvons conclure que la mauvaise organisation du travail est due à la difficulté de répartition des tâches et l'absence de spécialisation des agents.

> Présentation et analyse des données par rapport à l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires (PS n°4)

La question liée à ce problème se libelle comme suit : «Qu'est-ce qui explique, selon vous, l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires ? »

Les réponses à cette question sont consignées dans le graphique n°4. Graphique n°4 : Répartition des données relatives à l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires.

Source : Résultats de l'enquête

Il ressort de l'analyse du graphique n°4 que 52,54% des personnes enquêtées justifient l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires par l'inexactitude des adresses communiquées par des employeurs ; 38,99% par l'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés ; 6,77% par l'absence d'un site internet et 1,70% par d'autres causes.

A partir de ces résultats, nous pouvons conclure que l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires est due à l'inexactitude des adresses communiquées par les employeurs et l'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés.

Après l'analyse des données recueillies, il sied de vérifier les hypothèses et de proposer les conditions de résolution du diagnostic établi.

VERIFICATION DES HYPOTHESES ET

SUGGESTIONS POUR UNE GESTION

PERFORMANTE DES

IMMATRICULATIONS

CHAPITRE DEUXIEME

Nous procédons successivement dans ce dernier chapitre, à la vérification des hypothèses émises en tenant compte du seuil de décision fixé (section 1), à la proposition des solutions aux problèmes retenus et à la définition des conditions de mise en oeuvre des solutions proposées (section 2).

Section 1 : Vérification des hypothèses et établissement du

diagnostic

Dans cette section, nous procédons à la vérification des hypothèses à partir de l'analyse des données de nos enquêtes et faisons la synthèse du diagnostic.

Paragraphe 1 : Degré de vérification des hypothèses

Il s'agit ici de savoir si de par nos enquêtes, les hypothèses sont vérifiées.

A- Degré de vérification des hypothèses n° 1 et 2

1- Degré de vérification de l'hypothèse n° 1

A partir des observations du stage, nous avons constaté que les causes ci-après sont à la base de l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations :

q le recrutement insuffisant du personnel;

q le manque de formation des agents ;

q le départ à la retraite.

Nous avons retenu les deux premières causes ci-dessus citées pour la formulation de notre hypothèse. L'analyse des données nous révèle que ces causes ont obtenu des pourcentages supérieurs au seuil de décision fixé. A ce titre nous pouvons conclure que l'hypothèse n°1 est vérifiée.

2- Degré de vérification de l'hypothèse n° 2

Les causes possibles relevées à la base du problème de la lenteur et l'instabilité du réseau informatique sont :

q la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service ;

q la défaillance régulière du réseau.

Au terme de nos analyses, nous avions émis l'hypothèse selon laquelle, la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau sont les conséquences de la lenteur et l'instabilité du réseau informatique. Des résultats obtenus, il ressort que la majorité confirme que c'est la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau qui justifient la lenteur et l'instabilité du réseau informatique. L'hypothèse n°2 est donc vérifiée.

B- Degré de vérification des hypothèses n° 3 et 4

1- Degré de vérification de l'hypothèse n° 3

Suite à nos observations de stage, nous avons supposé que les causes cidessous sont à la base de la mauvaise organisation du travail :

q la difficulté de répartition des tâches à exécuter ;

q l'absence de spécialisation des agents.

L'hypothèse était formulée comme suit : «La non répartition des tâches et l'absence de spécialisation des agents sont à la base de la mauvaise organisation du travail ».

Des résultats de notre enquête, nous remarquons que la non répartition des tâches et l'absence de spécialisation des agents en sont réellement les causes : l'hypothèse n°3 est alors vérifiée.

2- Degré de vérification de l'hypothèse n° 4

De l'analyse des données mobilisées, il ressort que l'inexactitude des adresses communiquées par les employeurs et l'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés sont à la base de l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires. Nous pouvons donc conclure que l'hypothèse n°4 est vérifiée.

Après avoir identifié les maux dont souffre la structure objet de notre étude, un diagnostic s'impose.

Paragraphe 2 : Synthèse du diagnostic

Nous présentons dans ce paragraphe les éléments de diagnostic concernant les problèmes spécifiques n° 1 et 2 puis par rapport aux problèmes spécifiques n° 3 et 4.

A- Eléments du Diagnostic liés aux problèmes spécifiques 1 et 2

1- Elément du diagnostic lié au problème spécifique n°1

Suite à la vérification de l'hypothèse spécifique n°1, nous avons retenu définitivement que l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations s'explique par le recrutement insuffisant de personnel et le manque de formation des agents.

2- Elément du diagnostic lié au problème spécifique n°2

La vérification de l'hypothèse spécifique n°2 nous conduit à retenir que la lenteur et l'instabilité du réseau informatique sont dues à la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau.

B- Eléments du Diagnostic liés aux problèmes spécifiques 3 et 4

1- Elément du diagnostic lié au problème spécifique n°3

Après la vérification de l'hypothèse spécifique n°3, nous avons retenu définitivement que la difficulté de répartition des tâches à exécuter et l'absence de spécialisation des agents justifient la mauvaise organisation du travail.

2- Elément du diagnostic lié au problème spécifique n°4

Il ressort de la vérification de l'hypothèse n°4 que l'inexactitude des adresses communiquées par certains employeurs et l'inexistence d'un guichet

d'informations pour les assurés sont à la base de l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires.

Après avoir identifié les différentes causes qui sont à la base des problèmes spécifiques retenus, il nous revient de proposer des solutions en vue d'éradiquer ces diverses causes.

Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise en

oeuvre

Pour contribuer à la détermination et au renforcement des conditions d'une gestion performante des immatriculations à la CNSS, nous nous sommes, à l'occasion de la présente étude, fixés des objectifs en parfaite harmonie avec les problèmes identifiés et les hypothèses formulées.

Au regard du résultat de l'analyse des données pour la vérification des hypothèses, nous avons établi un diagnostic. Il importe, dans la suite de notre travail, de suggérer des solutions idoines relatives aux facteurs à maîtriser par la CNSS en matière d'immatriculation pour une meilleure gestion de cette dernière. Les conditions de mise en oeuvre des solutions proposées sont aussi identifiées afin de garantir l'efficacité des actions subséquentes.

Paragraphe1 : Approches de solutions

En tenant compte des objectifs préalablement fixés, nous avons proposé des solutions pour chacun des problèmes spécifiques.

A- Approches de solutions aux problèmes spécifiques 1 et 2

1- Approches de solutions à l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations (PS n°1)

A partir de notre étude, nous avons retenu que l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations s'explique par le recrutement insuffisant du

personnel et le manque de formation des agents. Pour remédier à l'insuffisance du personnel, nous nous référons aux causes de ce phénomène. Ainsi, il urge de s'attaquer au recrutement insuffisant du personnel et le manque de formation des agents.

recrutement insuffisant du personnel

Comme approche de solutions apportées au recrutement insuffisant de personnel, nous proposons que la caisse élabore et mette en oeuvre une politique de recrutement de personnel qualifié en nombre suffisant.

le manque de formation des agents

Il est important d'organiser le recyclage périodique des agents pour faire prendre conscience aux agents chargés de la saisie de la portée de chaque erreur commise dans l'enregistrement des informations.

La mise en oeuvre effective des solutions ci-dessus pourrait susciter auprès des employeurs un nouvel élan et assurer une plus grande promptitude dans l'acquittement de leurs obligations d'affiliation de leurs travailleurs et de paiement des cotisations. Ainsi, la CNSS disposera à tout moment de ressources suffisantes pour faire face à ses obligations vis-à-vis de ses partenaires.

2- Approches de solutions à la lenteur et l'instabilité du système informatique (PS n°2)

Au terme de nos vérifications, la non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service et la déconnection régulière du réseau ont été retenues comme étant les cause de la lenteur et l'instabilité du réseau informatique

En vue de rendre plus rapide et stable le système informatique, il importe que nous nous attaquons à l'adaptation du système automatisé aux besoins du service et la défaillance régulière du réseau.

n la non adaptation du système aux besoins du service

Nous suggérons à la CNSS de procéder à la révision du logiciel et à la mise en place d'un système d'administration du réseau pour mieux gérer les lacunes du logiciel. Ce dernier doit être revu afin qu'il soit en mesure de signaler à l'opérateur de saisie tous les cas de double enregistrement et permettre l'immatriculation et le rattachement d'un travailleur sur une même page. En clair, Il revient à la CNSS, à ce niveau, de faire reprendre le logiciel et d'y intégrer toutes les fonctionnalités et applications manquantes. Dans ce cadre, la CNSS veillera particulièrement à la prise en compte des besoins du service des immatriculations notamment l'affiliation des travailleurs.

n La défaillance régulière du réseau

A ce niveau, la Caisse par le biais du service informatique, doit renforcer la capacité du réseau et en assurer la connexion permanente.

B- Approches de solutions aux problèmes spécifiques 3 et 4

1- Approches de solutions à la mauvaise organisation du travail (PS n°3)

L'organisation du travail consiste à répartir les tâches à exécuter en fonction des ressources humaines disponibles. A partir de nos observations de stages, nous avons constaté une mauvaise organisation du travail au niveau du service des immatriculations. Les différentes causes de ce problème sont :

n La non répartition des tâches à accomplir

Ayant des objectifs à atteindre et visant la perfection ainsi que le rendement maximal des ressources humaines, la Caisse doit pouvoir définir clairement les tâches assignées à chaque agent dans le service et observer une bonne répartition des tâches. Ainsi, chaque employé doit avoir une tâche précise à exécuter dans le service. L'exécution de plusieurs tâches par un seul agent ne peut induire la

perfection, la concentration et l'implication totale dans l'exécution de chacune de ces tâches.

n L'absence de spécialisation des agents

Outre la répartition des tâches à accomplir, la CNSS doit spécialiser les agents dans leur domaine de compétence en organisant, par exemple des formations spécialisées à leur intention.

2- Approches de solutions à l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires (PS n°4)

Concernant ce problème, nous avons retenu deux causes :

n L'inexactitude des adresses communiquées par certains employeurs à la Caisse

Pour y remédier, il revient à la Caisse de mettre à jour le fichier des employeurs et celui des travailleurs en ayant soin de bien enregistrer les adresses fournies par ces derniers. Par ailleurs, le bon remplissage des imprimés mis à disposition des employeurs et des travailleurs passe par une bonne politique de sensibilisation et de communication. La politique de sensibilisation pourrait prévoir :

- les séances fréquentes de sensibilisation ;

- l'organisation des journées portes ouvertes animées par des cadres doués dans le domaine des immatriculations;

- l'organisation des séminaires de formation à l'intention des employeurs et des responsables du personnel des entreprises ;

- la mise à contribution de la presse à travers les spots publicitaires, les débats et les interventions de toutes sortes.

n L'absence d'un guichet d'informations pour les assurés

Afin de faciliter la communication avec ses partenaires, la Caisse doit prévoir un guichet d'informations pour renseigner les assurés sur toutes les préoccupations relatives à leur immatriculation. Cela éviterait aux agents chargés de la saisie des dossiers de se déconcentrer en observant des pauses pour donner des renseignements aux assurés.

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre des solutions proposées

L'efficacité des solutions proposées ci-dessus dépend des conditions de leur mise en oeuvre. Ainsi nos recommandations sont formulées à l'endroit de la CNSS et ses partenaires sociaux.

A- Recommandations à l'endroit des dirigeants de la CNSS

Pour assurer une bonne gestion des immatriculations, nous recommandons aux autorités de la CNSS :

- de renforcer le personnel affecté à cette activité par le recrutement en nombre suffisant de personnel qualifié;

- d'assurer la formation continue de ceux- ci ;

- d'organiser le personnel des immatriculations en fonction des tâches à accomplir ;

- d'adapter le système informatique aux besoins du service et de renforcer sa capacité ;

- de faciliter la communication avec ses partenaires sociaux.

Par ailleurs, il est important de faire observer que les employeurs sont installés dans toutes les villes du Bénin. La célérité dans le processus d'immatriculation nécessite un service de proximité. Il serait par conséquent souhaitable que la CNSS déconcentre les activités d'immatriculation afin de désengorger la Direction Générale du flux des dossiers d'immatriculation et d'affiliation.

B- Recommandations à l'endroit des partenaires sociaux de la CNSS

1- les employeurs

Les employeurs étant les principaux partenaires de la CNSS, nous leur recommandons :

- de veiller au bon remplissage des imprimés mis à leur disposition par la Caisse;

- de s'informer sur leurs obligations vis-à-vis de la Caisse en tant qu'utilisateur de main d'oeuvre;

- d'informer la CNSS en cas du débauchage d'un salarié ;

- de faciliter la communication avec la Caisse en fournissant des adresses exactes et fiables ;

- de prendre conscience de l'importance des cartes d'assurance dans la vie d'un travailleur. Ceci constitue une source de motivation du salarié. Plus, il se sent en sécurité, plus il se rend disponible pour le rendement de l'entreprise et l'accroissement de la productivité.

- de s'adresser à la CNSS chaque fois qu'ils constatent une erreur dans les documents reçus de la Caisse.

2- les travailleurs

Il serait souhaitable que les travailleurs :

- s'informent sur leurs droits et obligations vis-à-vis de la Caisse ;

- se rapprochent de la Caisse pour savoir si les formalités relatives à leur affiliation sont bien remplies.

CONCLUSION GENERALE

L'immatriculation des employeurs et l'affiliation de leurs travailleurs sont les premières conditions d'assujettissement au régime de sécurité sociale au Bénin. Mais force est de constater que le service chargé de ces activités ne maîtrise pas toutes les conditions indispensables à un rendement optimal. Cette situation a un impact significatif sur les activités de la CNSS parce que les immatriculations constituent le point de départ de tout lien avec la Caisse ; il faut pouvoir identifier clairement qui cotise et pour qui cotise t-il. Ainsi la CNSS et précisément la Direction du Recouvrement est confrontée à de nombreuses difficultés relatives à la gestion des immatriculations. Ces difficultés constituent pour l'institution une entrave à la réalisation de ses objectifs qui visent à offrir un service de qualité à ses assurés. Notre étude fait apparaître ces différents problèmes :

ü Insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations

ü Lenteur et instabilité du système automatisé

ü Mauvaise organisation du travail

ü Insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

Les causes de chacun de ces problèmes ont été clairement identifiées. Au terme de nos analyses des problèmes spécifiques liés aux conditions de gestion des immatriculations, nous avons formulé des approches de solutions fondées sur l'éradication des causes des problèmes spécifiques.

Le recrutement de personnel qualifié en nombre suffisant est alors une condition sine qua none de succès.

En outre, il convient de faire reprendre le logiciel et d'y intégrer toutes les fonctionnalités manquantes. Dans ce cadre, la CNSS veillera particulièrement à la prise en compte des besoins du service des immatriculations notamment l'affiliation des travailleurs et à assurer une connexion permanente du réseau.

Aussi, importe t-il de pouvoir définir clairement les tâches assignées à chaque agent dans le service, observer une bonne répartition des tâches et procéder régulièrement au recyclage des agents. Cette mesure permettra aux dirigeants de la CNSS de disposer de main d'oeuvre qualifiée et un rendement.

De même, l'élaboration d'une politique de communication facilitera la collaboration entre la Caisse et ses partenaires.

Cependant il importe de souligner que les problèmes relatifs à la gestion des immatriculations ne sont pas les seuls problèmes dont souffre la Direction du Recouvrement de la CNSS.

D'autres recherches s'avèrent donc importantes pour proposer des mesures visant à résoudre les autres problèmes soulevés dans les centres d'intérêts non traités.

BIBLI0GRAPHIE

1) Ouvrages et rapports

> Ouvrages

- BABIER J.C.B. THERET (1992) : « Le nouveau système français de protection sociale », édition Bordas, Paris.

- BENOTEAU Jean-Claude (2001) : « Législation sociale », Edition CNFPT.

- BRIVAUD, M.E. (2005) : « Dictionnaire Le Robert des collèges », nouvelle édition, Paris XIIIème

- CHAUCHARD, Jean-Pierre (1998) : «Droit de la sécurité sociale » 2ème édition, L.G.D.J

- CONNELLA, (1894) : « Proclamation du premier congrès national du parti des travailleurs italiens, Genève », Loc.cit.

- DUPEYROUX, J.-J. (1998) : « Droit de la sécurité sociale », 13è édition, Paris, Dalloz.

- Association Internationale de la Sécurité Sociale, (Octobre-Décembre 2001) : « Revue internationale sécurité sociale », vol 54, N°4.

- Guide de l'employeur, 2ème édition, 2008, CNSS

> Rapports

- CNSS Bénin, (2008) : « Immatriculation et affiliation », Rapport d'activité DR du troisième trimestre 2009.

2) Textes législatifs et réglementaires

- Loi 98-019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin

- Loi 2007-02 portant modification des dispositions des articles 10, 89, 93, 94,95 et 101 de la 98-019 du 21 mars 2003 portant code de sécurité sociale en République du Bénin

- Loi 98-004 du 27 janvier 1998 portant code du travail en République du Bénin

- Ordonnance n°73 - 3 du 17 janvier 1973, portant création et organisation de l'Office Béninois de Sécurité Sociale

- Décision n°069/08/CNSS/DG/SP-C D du 21 Mars 2008 portant organisation, fonctionnement et attribution de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale

3- Mémoires et cours

4 Mémoires

- HOUESSOU G. (2006) : « Contribution au contrôle de l'assiette des cotisations à la CNSS », mémoire de fin de formation au cycle I, ENAM / ATSS.

- SOUDE A. D. A. (2008) : « Contribution au renforcement de la gestion des comptes cotisants de la CNSS », mémoire de fin de formation au cycle I, ENAM / ATSS

- Jonas Edouard KPOMALEGNI, (Octobre 2009) « Contribution au contrôle de l'assiette des cotisations à la CNSS », Licence, UPIB,

- MAHINOU H. (2009) , «Contribution au relèvement du niveau de recouvrement des cotisations à travers une meilleure gestion des comptes cotisants» , mémoire de fin de formation au cycle I, ENAM / ATSS

4 Cours

- HOUESSOU, R. (2001-2002) : « Régime juridique de protection sociale » ENAM / ATSS, cycle II.

- HOUESSOU, R. (2007-2008) : « Sécurité sociale : Organisation et financement » ENAM / ATSS 2ème année, cycle I.

ANNEXES

Annexe 2 :

QUESTIONNAIRE A L'INTENTION DES AGENTS DE LA CNSS

M. Yélo Abdon Serge HOUADJETO, Etudiant à l'ENAM,Tél. 97 766 206

Mesdames et Messieurs,

Dans le cadre des recherches relatives au mémoire de fin de formation de cycle I dans la filière Administration du Travail et de Sécurité Sociale (ATSS) à l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM), nous avons choisi comme thème « Réflexion sur les conditions d'une gestion performante des immatriculations à la CNSS ».

En élaborant ce questionnaire, nous avons voulu avoir vos points de vue en tant
qu'acteurs de la CNSS en vue de baser nos analyses sur des fondements rationnels et fiables.

Nous vous exprimons notre profonde gratitude pour votre disponibilité et votre sincérité indispensables pour que notre étude débouche sur des suggestions pertinentes.

I - IDENTITE

- Sexe

Masculin Féminin

- Poste occupé

- Ancienneté

- Formation

II - RESSOURCES HUMAINES

Qu'est-ce qui explique selon vous l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations ?

-

L'insuffisance dans le recrutement du personnel

-

Le manque de formation des agents

-

Les départs à la retraite Autres à préciser

III - SYSTEME INFORMATIQUE

Qu'est-ce qui justifie selon vous la lenteur et l'instabilité du réseau informatique ?

- La non adaptation de l'application «PROMEXE« aux besoins du

service

-

Défaillance régulière du réseau Autres à préciser

III - ORGANISATION DU TRAVAIL

Selon vous, qu'est-ce qui serait à la base de la mauvaise organisation du travail?

-

La difficulté de répartition des tâches à exécuter

-

L'absence de spécialisation des agents Autres à préciser

IV - COLLABORATION ENTRE LES PARTENAIRES

Qu'est-ce qui explique selon vous l'insuffisance dans la collaboration entre la Caisse et ses partenaires ?

-

L'inexactitude des adresses communiquées par certains employeurs

-

L'inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés

-

L'absence d'une fenêtre virtuelle d'informations Autres à préciser

VI - Que suggérez-vous pour une gestion performante des immatriculations ?

Nous vous remercions

Annexe 3 : Dépouillement du questionnaire

Tableau n°1 : répartition des données relatives à l'insuffisance du personnel

Question principale

Qu'est ce qui explique selon vous l'insuffisance du personnel affecté au service des immatriculations?

Causes supposées

Effectif

Pourcentage

Recrutement insuffisant du personnel

21

35,6 %

Le manque de formation des agents

19

32,20%

Le départ à la retraite

11

18,64%

Autres

8

13,56%

Total

59

100%

Tableau n°2 : répartition des données relatives à la lenteur et la stabilité du système automatisé

Question principale

Qu'est-ce qui justifie selon vous la lenteur et l'instabilité du réseau informatique ?

Causes supposées

Effectif

Pourcentage

La non adaptation de l'application PROMEXE aux besoins du service

26

44,10%

Déconnection régulière du réseau

24

40,70%

Autres

9

15,20%

Total

59

100%

Tableau n°3 : répartition des données relatives à la mauvaise organisation du travail

Question principale

Selon vous, qu'est-ce qui serait à la base de la mauvaise organisation du travail ?

Causes supposées

Effectif

Pourcentage

La non répartition des tâches à exécuter

28

47,45%

L'absence de spécialisation des agents

23

38,99%

Autres

8

13,56%

Total

59

100%

Tableau n°4 : répartition des données relatives à l'insuffisance de collaboration entre la Caisse et ses partenaires

Question principale

Qu'est-ce qui explique, selon vous, l'insuffisance de collaboration avec les partenaires ?

Causes supposées

Effectif

Pourcentage

Inexactitude des adresses communiquées par certains employeurs

31

52,54 %

Inexistence d'un guichet d'informations pour les assurés

23

38,99 %

L'absence d'une fenêtre virtuelle d'informations

4

6,77%

Autres

1

1,70%

Total

59

100%

TABLE DES MATIERES

Identification du jury i

Déclaration d'engagement ii

Dédicaces iii

Remerciements iv

Liste des sigles v

Liste des tableaux vi

Liste des graphiques vii

Liste des annexes viii

Glossaire de l'étude ix

Résumé x

Sommaire xi

INTRODUCTION GENERALE 1

CHAPITRE PRELIMINAIRE : CADRE INSTITUTIONNEL DE L'ETUDE, OBSERVATIONS DE STAGE A LA CNSS ET CIBLAGE DE LA 3 PROBLEMATIQUE

Section 1 : De la présentation du cadre institutionnel aux observations 4

de stage

Paragraphe I- Présentation de la CNSS 4

A- Historique, champ d'application et mission 4

1- Historique 4

2- Champ d'application et missions 5

B- Cadre organisationnel 5

1- Le Conseil d'administration 6

2- L'administration centrale 6

fonctionnement

Paragraphe II : La Direction du Recouvrement : attributions et 8

A- Structure et attributions de la Direction du Recouvrement (DR) 8

B- Fonctionnement de la DR 8

Section2 : ciblage de la problématique et détermination des séquences 20

de sa résolution

Paragraphe1 : Etat des lieux 20

A- Inventaire des atouts et des faiblesses 20

1- forces 20

2- faiblesses 20

B- Regroupement des forces et faiblesses par centre d'intérêts 21

Paragraphe II - spécification de la problématique et détermination des séquences 23

de sa résolution

A- Choix et spécification de la problématique 23

1- Choix de la problématique 23

2- Spécification de la problématique 25

B- Séquences de résolution des problèmes spécifiques 25

Realise et soutenu par Yelo Abdon Serge HOUADJETO

THEORIQUE ET METHODOLOGIE DE L'ETUDE

Section 1 : Des objectifs de l'étude à la méthodologie adoptée 28

Paragraphe I- De la fixation des objectifs à la revue de la littérature 28

A- Objectifs et hypothèses 28

1- Fixation des objectifs 28

2- Formulation des hypothèses et établissement du tableau de bord 29

B- Revue de la littérature et méthodologie adoptée 34

1- Clarification des concepts 34

2- Exposé des connaissances liées à la problématique 34

Paragraphe 2 : méthodologie adoptée pour la vérification des hypothèses 37

A- Approche théorique 37

B - Dimension empirique 37

Section 2 : Réalisation de l'enquête 38

Paragraphe 1 : Préparation de l'enquête et difficultés rencontrées 38

A-Préparation de l'enquête 38

B-Difficultés rencontrées 39

Paragraphe 2 : Présentation et analyse des données 39

A-Présentation et analyse des données par rapport aux problèmes 39

spécifiques 1 et 2

B- Présentation et analyse des données par rapport aux problèmes 3 et 4 41

CHAPITRE DEUXIEME : VERIFICATION DES HYPOTHESES ET 44

SUGGESTIONS POUR UNE GESTION PERFORMANTE DES IMMATRICULATIONS .

Section 1 : Vérification des hypothèses et établissement du diagnostic 45

Paragraphe 1 : Degré de vérification des hypothèses 45

A- Degré de vérification des hypothèses n° 1 et 2. 45
1- Degré de vérification de l'hypothèse n° 1 45 2-Degré de vérification de l'hypothèse n° 2 45

B- Degré de vérification des hypothèses n° 3 et 4 46
1-Degré de vérification de l'hypothèse n° 3 46 2-Degré de vérification de l'hypothèse n° 4 46

Paragraphe 2 : Synthèse du diagnostic 47

A- Elément du Diagnostic lié aux problèmes spécifiques 1 et 2 47

1- Elément de diagnostic lié au problème spécifique n°1 47

2- Elément de diagnostic lié au problème spécifique n°2 47

B-Elément du Diagnostic lié aux problèmes spécifiques 3 et 4 47

1- Elément de diagnostic lié au problème spécifique n°3 47

2- Elément de diagnostic lié au problème spécifique n°4 47

Section 2 : Approches de solutions et conditions de mise en oeuvre 48

Paragraphe 1 : Approches de solutions 48

A - Approches de solutions aux problèmes 1 et 2 48

1-Approches de solutions au problème n°1 relatif à l'insuffisance 48

du personnel

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2-Approches de solutions au problème n°2 relatif à la lenteur et l'instabilité du système automatisé

49

B - Approches de solutions aux problèmes 3 et 4 50

1-Approches de solutions au problème n°3 relatif à la mauvaise organisation du 50 travail

2- Approches de solutions au problème n°4 relatif à l'insuffisance de collaboration 51 entre la Caisse et ses partenaires

Paragraphe 2 : Conditions de mise en oeuvre des solutions proposées 52

A- Recommandation à l'endroit des dirigeants de la CNSS 52

B- Recommandation à l'endroit des partenaires sociaux de la CNSS 53

1- Les employeurs 53

2-Les travailleurs 53

CONCLUSION GENERALE 54

Bibliographie 56

ANNEXE N°1 : Organigramme de la CNSS 59

ANNEXE N° 2 : Questionnaires de l'enquête 60
ANNEXE N° 3 : Dépouillement du questionnaire 62
Table des matières 64

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