SECTION II : L'évaluation du
Système d'Information Comptable et Financier
Le système du
contrôle interne (SCI) ou Système
d'Information Comptable et Financier (SICF)
peut encore être défini comme l'ensemble de normes et
procédures mises sur pied par l'entreprise pour assurer
l'efficacité et l'efficience dans le traitement de ses
différentes opérations en vue de l'amélioration de sa
performance. C'est un système d'informations orienté vers la
satisfaction d'un certain nombre d'objectifs (mentionnés plus haut)
assurant la sauvegarde du patrimoine de l'entreprise. Pour assurer une
performance continuelle du système, il mérite d'être
périodiquement évalué en fin de ressortir ses forces et
ses faiblesses pour une amélioration future. Un système
d'information n'est pas statique, il évolue avec les changements
structurels ou environnementaux. L'organisation d'une entreprise doit au
delà du fonctionnement économique, assurer la
sécurité des actifs et permettre la connaissance des anomalies,
erreurs, dysfonctionnements. La conception de l'organisation et du
contrôle interne est donc essentielle dés la création de
l'entreprise. Ainsi l'évaluation du SICF vise à :
? Assurer la protection et la
sauvegarde du patrimoine de l'entreprise ;
? Assurer la qualité de
l'information ;
? Assurer l'application des
instructions de la direction ;
? Favoriser l'amélioration des
performances.
A - Assurer la protection et la
sauvegarde du patrimoine de l'entreprise
Le patrimoine est constitué par l'ensemble
des droits et obligations de l'entreprise. Cette évaluation doit prendre
en compte touts les corporels et incorporels, les hommes, le savoir faire, la
notoriété l'image auprès des créanciers. La
protection du patrimoine signifie de protéger celui-ci contre les
dangers éventuels ; mais aussi de favoriser son
développement. La sauvegarde du patrimoine s'intéresse davantage
à une préservation à long terme, car l'entreprise est
sujette à de nombreux risques.
B - Assurer la
qualité de l'information
La gestion efficace de l'entreprise implique la
diffusion de la qualité, à tous les niveaux et plus
particulièrement à celui de la direction générale.
L'évaluation du SICF va permettre ainsi d'uniformiser la qualité
des informations, qu'elles proviennent ou non des services internes de
l'entreprise. L'information doit être pertinente, c'est-à-dire
qu'il doit y avoir adéquation entre le point soulevé et les
données fournies. L'information doit être fournie dans les
délais rapides, et sous une forme simple, parfaitement
compréhensible. Elle doit pouvoir être exploitée
efficacement.
C - Assurer l'application des
instructions de la direction.
La direction générale a pour
rôle essentiel de rechercher et de définir les lignes de
politiques générales. La mise en oeuvre est
réalisée par les responsabilités dont les instructions
sont à suivre à tous les échelons. On assiste souvent
à un phénomène de déformation de
l'information ; aussi un ensemble de procédures écrites
à l'attention des différents membres du personnel de l'entreprise
constitue une « sécurité permanente » ;
il favorise la transmission des instructions afin que celles-ci soient bien
comprises et bien appliquées.
D - Favoriser
l'amélioration des performances
A l'issus d'une opération
d'évaluation du SICF, les différentes faiblesses doivent
être prise en compte en vue d'une amélioration future de la
performance. Cette opération permet d'alléger les tâches
tout en maintenant un niveau de sécurité
élevé : par analyse des procédures et circuits de
documents, on obtiendra une rationalisation des tâches et
l'élimination des travaux inutiles. Par la mise en évidence des
faiblesses de l'entreprise on soulignera les secteurs où les erreurs se
trouvent en terrain favorable.
Une évaluation du SICF passe par le respect d'un
certain nombre d'étape. Il n'est pas question pour nous ici d'expliquer
la démarche, mais de montrer en quoi elle peut être importante
pour une entreprise comme TSAGAS dans l'optique de renforcer la performance de
son SICF. Le schéma suivant nous présente le
résumé en question de la dite démarche.
Tableau 3 :
PROCESSUS D'EVALUATION DU SICF
Description du système
1 - Phase préliminaire
Suivi de quelques transactions pour assurer la bonne
compréhension du système
2 - Prise de connaissance
Détaillé du
dispositif
De contrôle interne
Analyse critique, identification des forces et faiblesses
3 - Evaluation du dispositif
De contrôle interne
Faiblesses du système
Forces du système
4-Test de conformité
Test pour s'assurer que les autres procédures de
contrôle fonctionnent de manière permanente
Evaluation du contrôle interne
- Remise en cause du programme initial de révision et
éventuellement
des objectifs de révision ;
- renforcement des contrôles
- réserves sur les comptes
- refus de la mission.
Positive
Négative
Adaptation du programme de vérification
Source : support de séminaire sur
le thème MPC et organisation de la fonction comptable et
Financière fait par le
cabinet OSMOSE (GABON) du 02 au 05 octobre 2006
Pour reprendre le langage des informaticiens, une
évaluation du SICF peut être comparable à une mise à
jour d'un antivirus. Elle va permettre de rehausser l'image la performance du
système afin de faire face aux fluctuations économiques.
Il était question pour nous dans cette partie de
montrer dans un premier temps l'impact du Système d'Information
Comptable et Financier dans de la performance d'une entreprise comme
TSAGAS et dans un second temps l'opérationnalisation d'un Manuel de
Procédures Comptables et Financières. Il ressort de cette partie
que le SICF d'une entreprise est un point stratégique de la
pérennité de celle-ci. Un mauvais paramétrage par exemple
d'un logiciel de gestion peut avoir des implications très graves sur le
système financier et par ricochet sur sa performance. Et dans un souci
d'une bonne application système en place ou du logiciel, le manuel de
procédures doit être mis en place ; afin de donner une
certaine aisance, polyvalence dans le traitement et la compréhension des
informations et représente aussi un facteur de minimisation de
coûts. Face à la complexité de l'environnement, aux
différences structurelles et au phénomène de
mondialisation, un systèmes ne saurait être statique pour une
longue période ; raison pour laquelle il mérite être
évalué e temps en temps afin d'assurer sa performance et son
adaptation.
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