II) L'organigramme fonctionnel
1) Définition
L'organigramme fonctionnel est un outil utilisé dans
l'analyse détaillée des procédures. Il permet l'analyse et
la représentation des fonctions prises indépendamment les une des
autres.
Dispositif de contrôle interne, l'organigramme
hiérarchique doit être construit et mis en place par le
responsable et qu'il est très important que l'auditeur doit se le faire
communiquer. Dessiné à partir d'informations recueillies par
observations, interviews, narrations... l'organigramme fonctionnel, par contre,
lui va être construit par l'auditeur, si celui-ci le juge
nécessaire, pour y voir plus claire.
Cet organigramme a comme caractéristique que les
mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes (organigramme
hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions.
Audit De Le Fonction Approvisionnement
2) Avantages
L'organigramme fonctionnel permet une analyse méthodique
et exhaustive des différentes fonctions comme il permet de
préparer la réalisation d'un procédogramme
(enchaînement logique d'un ensemble de procédures).
Son exhaustivité permet de ne rien omettre dans la
description d'un existant. Il est aussi un outil communicant, permettant
l'identification et la mise en relief des dysfonctionnements.
3) Inconvénients
La mise en oeuvre de cet outil peut s'avérer assez longue
sur des domaines d'études larges. Comme il nécessite en amont une
mise en oeuvre d'une modélisation des processus
Illustration :
Organigramme hiérarchique (simplifié) du
département achats d'une entreprise. Le responsable du
département (M. Alaoui) a sous ses ordres trois collaborateurs :
* M.Bekkali : responsable de l'administratif achat
*M. Idrissi : responsable du service technique
*M. Berrada : responsable des négociations
D'où l'organigramme hiérarchique :
Département achats
M. Alaoui
Administratif
Service Technique
Négociation
M. Bekkali
M. Idrissi
M. Berrada
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L'examen fonctionnel du département relève que les
employés :
ï Recherchent de nouveaux FRS ;
ï Négocient des contrats ;
ï Établissent des commandes
d'achat ;
ï Audit De Le Fonction Approvisionnement
Suivent la réalisation des produits commandés
et l'échelonnement des livraisons ;
ï Contrôlent les factures d'achat ;
ï Gèrent des flux physiques entre les
fournisseurs, l'unité de traitement et les clients .
D'où l'organigramme fonctionnel
(simplifié) :
Acheter
Suivre
les
produits
Contrôler
les
factures
S'assurer que les FRS disposent de toutes les infos relatives
à la commande
Etablir
des
commandes
Négocier
des
contrats
Rechercher
de nouveaux
FRS
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