SECTION I : L'APERCU GÉNÉRAL SUR EXPRESS
AGRO
Un aperçu général d'EXPRESS AGRO (EA) va
consister à présenter tour à tour la genèse d'EA,
sa structure et son service administratif.
Sous-section I :
L'historique et les activités I. L'historique
L'idée de créer l'entreprise EXPRESS AGRO (EA)
naît d'une histoire insolite. Après avoir passé sept ans en
UKRAINE sans avoir mangé de la sauce d'arachide, le promoteur, Thierry
NYAMEN, Docteur25 en mécanisation agricole, demande à
sa mère de lui faire parvenir de la pâte d'arachide. Un de ses
camarades de passage au CAMEROUN a bien voulu lui faire la commission, mais n'a
pas pu car les arachides n'ont pas été écrasées
faute d'électricité.
Dans sa déception, il lui vient l'idée de
concevoir une machine permettant de fabriquer de la poudre d'arachide et de
l'huile d'arachide première pression à froid. Dès son
retour au CAMEROUN, il monte une petite unité de production. Il
commercialise de la poudre d'arachide. Le produit n'est pas très
rentable. C'est alors qu'il conçoit une bouillie en sachet à base
de soja et d'arachide. Elle est approuvée par le centre pasteur (Annexe
1) en décembre 1999 et sera commercialisée sous la marque
déposée TANTY®.
EA voit officiellement le jour en Mars 2000. Deux (02) ans
après, EA sort 2e sur le plan national lors des
journées technologiques. En 2003, le concept d'EA fait partie des
projets nominés au salon de création d'entreprises et
reçoit la palme d'or du meilleur projet dans le domaine agro
alimentaire. C'est un tournant décisif dans le développement des
affaires de l'entreprise puisqu'elle recevra un important soutien financier.
C'est le début d'une ascension fulgurante.
66
25 Diplômé de l'Université d'Etat
de Technique d'Agriculture de KARHKOV
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
II. Les activités
EXPRESS AGRO (EA) a deux principales activités que sont la
production et la commercialisation de produits agro-alimentaires.
a. & production des biens
L'unité de production située à
Yaoundé utilise plusieurs matières premières à
savoir : le soja, le maïs, l'arachide et du poisson
séché.
En output, les produits offerts sont variés et peuvent
être regroupés en trois (03) catégories :
-- les huiles : c'est de l'huile vierge d'arachide
première pression à froid. Elle est adaptée pour les
cuissons et assaisonnements des personnes suivant un régime alimentaire
particulier ;
-- les farines :
m la farine de soja TANTY (100g): 100% soja, pour enrichir les
sauces, légumes, pâtisseries, omelettes, bouillies ... ;
m la chapelure TANTY : pour gratiner et paner toutes les
fritures ; -- les bouillies :
m TANTY nature (100g et 50g): composée notamment du
maïs et du soja, facilite la digestion ;
m TANTY arachide (100g) : principalement constituée de
maïs, de soja, et d'arachides. Il développe les muscles ;
m TANTY poisson (100g) : composée notamment du maïs,
soja, poisson. Il fortifie les os ;
m TANTY parfumé (100g) : principalement constituée
de maïs, soja, cocktail de fruits. Il stimule l'appétit ;
m TANTY REINE (80g) : formule enrichie de TANTY nature. A ces
produits s'ajoutent les déchets appelés tourteaux destinés
aux éleveurs et aux agriculteurs.
67
Les Annexes 2 et 3 illustrent respectivement le schéma de
production de l'huile et celui des bouillies qui seront
commercialisées.
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
6. fa commerciafisation
EXPRESS AGRO (EA) dispose d'une équipe de commerciaux
qui approvisionnent les marchés des capitales (Yaoundé et
Douala), ainsi que les marchés des villes environnantes. Cette
équipe dessert aussi bien les grandes surfaces que les petites
échoppes. Les clients sont regroupés par zones. Chaque
intervention sur le terrain des commerciaux se fait suivant un programme de
travail (Annexe 4). Pour uniformiser les prix, ils sont guidés par la
grille de prix (Annexe 5).
Il arrive parfois que les commerciaux vendent directement les
produits aux consommateurs.
Pour la vulgarisation des produits, EXPRESS AGRO (EA) effectue
périodiquement des séances de dégustation - «
opérations commandos » - dans les marchés. Ces
séances sont accompagnées de ventes directes aux consommateurs
à des prix promotionnels.
Pour soutenir ses deux (02) activités, EXPRESS AGRO (EA) a
comme activités supports l'administration et la logistique.
Sous-section II : La
structure et la politique générale
EXPRESS AGRO (EA) est une jeune PME dont le siège
social est situé à Yaoundé. Elle déploie ses
activités sous la forme d'un GIC (Groupement d'Initiative Commune). Elle
réalise un CA de 72 millions de FCFA, avec un effectif d'environ 30
salariés. Sa fiche signalétique est présentée en
Annexe 6.
I. L'organisation
68
L'organigramme officiel d'EXPRESS AGRO (EA) (Annexe 7), montre
l'existence d'une hiérarchie linéaire. Le pouvoir de
décision est reparti entre les deux niveaux hiérarchiques que
sont la Direction et les services. Cette structure fait apparaître un
poste de conseil (un conseiller technique auprès du Directeur
général), ce qui nous amène à conclure qu'EA a une
structure organisationnelle de type Staff & line basée sur une
structure simple. Aussi, nous pouvons dire que le DG supervise
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
toutes les activités de la structure. Tandis que la
personne responsable de la gestion coordonne les activités du service
commercial et du service technique. L'Annexe 8 récapitule les
obligations relatives à chaque poste.
Dans la pratique cependant, Il n'existe pas une réelle
délégation de pouvoir. Le DG, en plus de ses fonctions propres,
s'occupe des achats importants et de la production. En outre, il donne les
orientations et gère lui-même le service commercial. Par ailleurs,
l'extension de son marché est à l'origine de la création
du poste de gestionnaire des stocks. On obtient dès lors un organigramme
plus proche de la réalité illustré en Annexe 9.
Sur le plan géographique, EA est structurée comme
suit : -- une usine située à Yaoundé au quartier dit
« Anguissa » ;
-- une Direction située à Yaoundé au
marché du Mfoundi (près du supermarché Rayon des
Economies). Ces locaux abritent le service administratif et le service
commercial. Ils tiennent aussi lieu de magasin pour une partie des produits
finis. ;
-- des représentations à Bafoussam,
Baganté, Douala, et Ebolowa. EXPRESS AGRO envisage d'ouvrir une autre
dans les prochains mois à Bamenda.
II. La politique générale
Les stratégies mises en oeuvre par EA ont pour but
ultime d'être leader du marché des bouillies de soja dans toute
l'Afrique noire. Son slogan est « grâce à vous nous sommes
N°1 ».
Les missions d'EA sont principalement d'ordre social ; il
s'agit de : -- créer, innover pour proposer des solutions
concrètes à la malnutrition en Afrique centrale ;
-- apporter son savoir-faire pour transformer avec un soin
particulier tous les produits agricoles locaux sans produits chimiques et
surtout les commercialiser à bon prix ;
-- valoriser le « made in Cameroon » ;
69
-- lutter contre le chômage et la pauvreté ;
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
-- assurer le succès de la qualité des produits
TANTY® ;
-- assurer la sécurité alimentaire des familles
africaines au revenu bas.
Depuis son lancement il y a huit (08) ans, les
activités ont connu une forte croissance. L'entreprise propose
près de dix (10) produits différents sur le marché. Cette
croissance est le fruit de beaucoup d'efforts ; mais EXPRESS AGRO (EA) a du mal
à maîtriser sa croissance.
Bien que les produits proposés soient nouveaux, il
existe des concurrents. EA va se différencier de ses concurrents en
proposant un produit de meilleure qualité. Par ailleurs, EA va
intensifier les campagnes publicitaires et assurer une présence
permanente des produits dans les différents marchés. Pour
augmenter sa part de marché, EA touche les marchés reculés
des capitales.
EA adopte une stratégie qui vise à se rapprocher de
ses clients (et de ses consommateurs) et être plus compétitif.
Soit :
-- une amélioration de l'image et de la qualité des
produits ;
-- un élargissement de l'offre en produits ;
-- une amélioration du système de gestion ;
-- une amélioration du service à la
clientèle ;
-- un rajustement des prix et une détermination
précise du coût de revient.
Les actions à mener s'effectueront suivant trois (03)
directions : 0 maîtrise de la qualité des produits ;
O viabilisation du système administratif ;
70
O développement du marketing.
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
Sous-section III : Le
fonctionnement et la
tenue de la comptabilité
I. L'organisation de la comptabilité
La comptabilité dépend du service administratif
qui est sous l'autorité directe du DG. Ce service fonctionne avec deux
(02) personnes (gestionnaire et secrétaire) et se charge
généralement de :
-- la réception, du traitement et de l'émission
des courriers ;
-- l'achat du matériel et des fournitures, ainsi que de
leur gestion ;
-- l'enregistrement des ventes, des recettes et des
dépenses journalières ; -- la gestion du personnel notamment la
paie et leur évaluation ;
-- la détention et de la gestion de la trésorerie
;
-- la situation financière de l'entreprise ;
-- la fiscalité de l'entreprise.
L'annexe 8 précise les obligations inhérentes
à ces personnes.
II. Les méthodes utilisées
La comptabilité est tenue sous la forme de
recettes/dépenses. La gestionnaire tient un cahier sur lequel est
tracé un tableau (configuration Annexe 10) qui lui permet de noter tous
les mouvements de caisse. Les enregistrements journaliers effectués sont
par la suite reportés dans une feuille de calcul Excel (Annexe 11).
NB : la majorité des achats se font au comptant.
71
Parallèlement, la gestionnaire collecte les informations
relatives aux ventes et aux stocks.
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
a. Ces ventes
A la fin de la journée, chaque commercial doit fournir
les informations relatives à ses ventes. Pour ce faire, chacun d'eux
remplit deux tableaux tracés (Annexe 12) dans un cahier format A4. Une
ligne d'un tableau correspond aux informations sur un client pour une
journée. Nous précisons que le tableau 2 de cette annexe liste
tous les produits avec les différents conditionnements.
Nous avons remarqué que ces tableaux
présentaient des redondances et étaient fastidieux à
remplir.
Ces informations seront reprises dans un fichier Excel. Une
feuille du fichier enregistre les informations issues du cahier d'un
commercial.
C'est sur la base de ce fichier que la gestionnaire
déterminait journellement le stock théorique de produits
finis.
Pour confectionner ses rapports, la gestionnaire actualise les
informations du fichier Excel « Etat de livraison » dont les feuilles
sont regroupées en trois (03) catégories :
-- les feuilles clients : un client est associé
à une feuille qui donne pour chaque date le nom du livreur, le montant
des ventes à crédit, le recouvrement et le solde de son compte
(Annexe 13) ;
-- les feuilles livreurs : tout livreur aura aussi une
feuille configurée de la même manière que celle de l'annexe
13 ;
-- deux (02) feuilles récapitulatives : la
première va détailler l'ensemble des mouvements clients avec un
solde progressif global (Annexe 14). La seconde quant à elle va
présenter toutes les créances en les classant par ordre
d'importance (Annexe 15).
6. Ces stocks de produits inis
72
Le magasin du siège n'est pas très grand. C'est
pourquoi la veille, chaque commercial estime et porte les quantités de
produits nécessaires sur une fiche de sortie de produits (Annexe 16).
THEME : CONTRI13KTION D'KN SySTEME COMPT.413LE
INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
NB: les autres colonnes de la fiche seront
complétées par le commercial à la fin de la
journée. Il y marquera respectivement les quantités vendues, les
quantités retournées, les emballages vides26, les
avaries et le CA par produit.
La responsable des stocks cumule les besoins des commerciaux.
En fonction du stock actuel et du stock de sécurité, elle passe
une commande à la production par un appel téléphonique.
Le lendemain, le logisticien rapporte les produits, avec la
liste des produits demandés. La responsable des stocks vérifie
les produits. Sur la base des fiches individuelles, elle sert les
commerciaux.
Par la suite, elle portera les entrées de produits dans
les cahiers de stock (Annexe 17). En effet, chaque produit a un cahier de stock
qui répertorie ses mouvements. A la fin de la journée, elle met
à jour ses cahiers de stock (Annexe 17) en inscrivant les informations
relatives aux sorties, aux emballages vides, aux avaries, au stock
théorique et au stock physique.
Etant entendu que la gestionnaire détermine aussi un
stock théorique par produit, un rapprochement avec celui des cahiers de
stock laisse fréquemment apparaître des écarts
significatifs. Ce qui induisait des inventaires physiques très
souvent.
| 
