II.1.5.1 L'effectif du magasin
Le magasinier de la Faculté des Sciences Exactes est
la seule personne qui gère le magasin, disposant d'un nombre important
de fournitures qui augmentent en fonction des besoins de la faculté.
II.1.5.2 Missions du magasinier
Le magasinier est chargé d'effectuer les taches suivantes
:
> Signature des documents.
> Suivre les mouvements du magasin (entrées et
sorties).
> Recevoir les commandes des demandeurs (services,
départements)
> Etablir des situations et états du stock.
> Suivi des fiches de stocks relatifs à chaque
fourniture du magasin.
> Etablissement d'inventaire et tenue d'inventaire
physique.
> Accorder au service demandeur des quantités de
produit.
> Faire des traitements de suivie effectif de la
marchandise livrés se sa réception jusqu'au service fait
(établir un bon d'entrée, mentionne de la marchandise dans le
registre d'entrée et d'inventaire).
> Etablir le bilan mensuel des produits en stock.
II.1.5.3 Situation informatique :
Le service des moyens généraux de la
faculté des Sciences Exacte dispose d'un matériel informatique
assez important.
Ce matériel est constitué de 3 ordinateurs HP
ayant les caractéristiques suivants:
· Processeur Intel(R) pentium(R) Dual, vitesse d'horloge :
2.0 GHz.
· Capacité mémoire 128 à 512 Mo de
RAM.
· Capacité de disque dur est de 160 Go.
· Un système d'exploitation Vista à 32
bits.
· Écrans de 15» et 19».
Deux (02) imprimantes :
· Imprimante simple de marque HP LaserJet 1018 : 18
pages/minutes.
· Imprimante photocopieuse d'une marque Canon IR 2018.
Un réseau intranet.
La suite bureautique de Microsoft est utilisée pour les
traitements de textes, les bons de commande et les fiches de stocks.
II.2 Contexte du système
Pour concevoir et réaliser le système logiciel
de gestion de stock de magasin de la Faculté des Sciences Exactes, il
nous était indispensable de collecter les informations
nécessaires auprès des spécialistes du domaine.
Après avoir structuré les informations collectées, nous
avons remarqués que presque tout, se déroule autour de deux
opérations principales qui sont :
> L'arrivée des produits facturés par le
fournisseur.
> L'arrivée du bon de commande interne établi
par un service demandeur.
Nous allons présenter le parcours du traitement de ces
opérations de l'arrivée du bon de commande interne ou de la
facture auprès du magasinier jusqu'à leurs accomplissements.
II.2.1Circuit du déroulement des activités
relatives à la facture
A l'arrivée de la facture du fournisseur, ainsi que la
marchandise commandée, le magasinier procède comme suit:
Il vérifie tout d'abord la conformité de la
marchandise conformément au bon de commande ; ensuite le magasinier
enchaine avec ces deux opérations:
1. Etablir un bon d'entrée (bon de réception)
sur lequel il saisit son numéro et sa date d'établissement. Par
la suite, il note dans chaque ligne de bon: la désignation du produit
réceptionné, le numéro de facture (ou bon de livraison),
date de réception, le nom du fournisseur et enfin la quantité
livrée.
2. Enregistrer les produits réceptionnés dans
deux registres différents ; il s'agit du registre d'entrée et
celui d'inventaire. Le premier sert à enregistrer tous les produits
réceptionnés étant consommables ou non consommables, en
mentionnant la désignation des produits, le numéro de la facture,
etc. Le deuxième sert à enregistrer uniquement les produits non
consommables en mentionnant les mêmes informations du registre
d'entrée en rajoutant pour chaque produit un numéro
d'inventaire.
NB : Lorsque le stock de sécurité
d'un (des) produit(s) est atteint, le magasinier informe le Service des Moyens
Généraux.
Ces enchainements d'activités et traitements sont
formalisées par le diagramme d'activité d'UML suivant :
Magasinier
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Service des moyens
généraux
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Fournisseur
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[Produit en
rupture] [Sinon]
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Attendre la rupture de produit en stock
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Bon de cmd EXt reçu
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Livrer produit
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Envoyer le bon de
cmd EXt
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Etablir une
facture
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Faire une commande
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Envoyer la facture
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Recevoir le
produit
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Recevoir le bon de commande externe
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Recevoir la
facture
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Sinon
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Demande de renvoyer des produits conformes à ce qui a
été mentionné
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Etablir un bon d'entrée
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Enregistrer les produits consommables et non consommables dans
le registre d'entée
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Enregistrer les produits dans le registre d'inventaire
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