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Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la SINELAC

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par KENDA LAYA
Université du CEPROMAD - Licence en management option gestion financière et comptable 1996
  

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1.1.2.2. DESCRIPTION

La SINELAC a quatre organes de gestion, il s'agit de :

1) Assemblée Générale ;

2) Conseil d'Administration ;

3) Comité de Direction ;

4) Collège des Commissaires aux Comptes.

1. Assemblée Générale

Elle est composée de l'ensemble des associés qui y sont représentés par les Ministres ayant l'énergie dans leurs attributions.

L'Assemblée Générale ordinaire se réunit par an une seule fois au courant du premier semestre, elle statue sur les comptes de l'exercice précédent, la décharge aux administrateurs et commissaires aux comptes. Elle a le pouvoir de nommer les Administrateurs, les Commissaires aux comptes, le Directeur Général et dans le cas échéant, une société d'audit.

L'assemblée Générale extraordinaire peut se réunir à la demande de l'un des associés, du Conseil d'Administration ou du Collège des Commissaires aux comptes.

Elle statue sur les points à l'ordre du jour comme prévu aux statuts.

2. Conseil d'Administration

Il est composé de six Administrateurs désignés à raison de deux personnes par associé.

Le secrétariat est assuré par le Directeur Générale de la SINELAC ou son représentant et participe avec voix consultative aux réunions du Conseil. L e directeur Générale de l'E.G.L. participe également avec voix consultative aux réunions du Conseil.

Le Conseil a le pouvoir d'élire parmi ses membres un président et deux viceprésidents, représentant les différents associés.

Il a le pouvoir de nommer les deux membres du Comité de Direction autres que le Directeur Général.

Le conseil d'Administration exerce les pouvoirs les plus étendus.

3. Comité de Direction

Le Directeur Général préside le Comité de Direction qui se compose de trois membres de nationalités différentes.

Le Comité de Direction assure la gestion courante de l'entreprise sous la Direction du Directeur Général.

4. Collège des Commissaires aux Comptes Il contrôle les opérations de la société.

Il est constitué des trois Commissaires aux Comptes de nationalités différentes nommés par l'Assemblée Générale sur présentation des mandats issus de chacun des pays associés.

Le Collège assure la vérification des comptes et fait rapport à l'Assemblée Générale extraordinaire.

Direction Générale

La gestion d'une entreprise ne peut pas être effectuée par une seule personne. Dans le cas de la SINELAC, le Directeur Général est le garant de la gestion. Il est assisté par deux Directeurs de nationalités différentes qui sont expérimentés dans leur domaine, à savoir :

* Direction Administratif et Financier

Le Directeur Administratif et Financier a la charge de deux départements distincts, à savoir :

-Le Département de l'Administration qui est composé de : Services Généraux, Secrétariat, Infirmerie, et Service du Personnel.

-Le Département des Finances qui panifie, organise et contrôle le Service de la Comptabilité, le Service de la Trésorerie et le Service du Budget.

Il y a lieu de noter que les Chefs des départements sont des cadres supérieurs.

1. Les « Services Généraux »

-Ils étudient les besoins des différents services, établissent les projets de budgets de la SINELAC pour les dépenses de fonctionnement et d'investissement ;

-Ils assurent la gestion des approvisionnements, du charroi et du patrimoine immobilier de la SINELAC ;

-Ils vérifient toutes les factures, notes de débit, de crédit, les bordereaux d'expédition, bons de livraison, les devis, les contrats de travaux, etc. ;

-Ils s'occupent de la surveillance des installations de la SINELAC ;

-Ils gèrent les magasins des pièces de rechange, produits consommables, fournitures de bureau, équipements, etc. ;

-Ils définissent les tâches des chauffeurs, jardiniers et sentinelles ;

-Ils engagent les temporaires pour les travaux manuels en tenant compte de planning tracé par le Chef des Services Généraux et effectuent la paie des temporaires ;

-Ils sont chargés de chercher les logements pour les hôtes ;

-Ils supervisent les travaux de réfection des bâtiments, maisons, villas qu'ils confient aux entrepreneurs avec l'accord de la Direction ;

-Ils gèrent la cantine et le cercle récréatif de la SINELAC;

-Ils assurent la distribution des articles entre divers utilisateurs ;

-Ils souscrivent l'assurance police flotte pour les véhicules et les engins lourds de la société ; Ils procèdent aux formalités de dédouanement et d'exonération des biens de la société et d'émigration du personnel ayant le statut diplomatique.

2. Secrétariat

-Il assure l'enregistrement du courrier (entrant et sortant) de la SINELAC ; -Il expédie et distribue le courrier de la société ;

-Il affiche des communiqués et les notes de service ;

-Il vérifie les audiences des visiteurs qui veulent prendre contact avec la Direction ; -Il dactylographie la correspondance de toute la société.

3. Infirmerie

-Elle soigne tous les agents qui travaillent à la centrale RUZIZI II et leurs membres de famille ;

-Elle assiste le médecin conseil de la société ;

-Elle établit les transferts des malades dans les grandes formations médicales.

4. Service du Personnel

-Il organise le recrutement du personnel ;

-Il répond aux demandes d'emploi ;

-Il fournit aux postulants retenus la liste des documents pour constituer leur dossier administratif et prépare les lettres d'engagement et les contrats d'engagement pour les agents ayant terminé leur essai ou stage ;

-Il établit la lista de paie des agents ;

-Il fait les déclarations d `accident, assure les cotisations sociales (INSS...) et établit, par trimestre, les bordereaux de versement pour l'impôt sur revenu et de l'épargne à la source ;

-Il contrôle les présences, la ponctualité, les sorties, les absences des agents de la SINELAC ; -Il réalise le planning des congés du personnel et veille à ce que la permanence soit assurée à tous les niveaux (des responsables et exécutants).

5. Service de Comptabilité

-Il tient le facturier d'entrée ;

-Il vérifie les factures, notes de débit, notes de crédit et déclarations des créances si elles sont conformes ;

-Il établit les notes de débit et de crédit ;

-Il enregistre toutes les opérations économiques et financières dans les journaux et livres comptables ;

-Il dégage mensuellement ou trimestriellement la situation des valeurs actives et passives de la société ;

-Il procède aux ajustements comptables qui sont proposé par les auditeurs ou les commissaires aux comptes de la SINELAC ;

Il présente la situation comptable et financière à la fin de l'année ;

-Il fait le suivi des emprunts et subventions ;

-Il tient différents registres (celui des actionnaires, des immobilisations, des chèques ou ordres de virement, transferts émis,.....) ;

-Nous avons constaté que les consommations d'énergie électrique effectuées par les Sociétés Nationales d'Electricité sont facturées par le Chef de Département des Finances.

6. Service de la Trésorerie

-Il s'occupe de la gestion des fonds ;

-Le tableau des valeurs échues et des engagements de la SINELAC sont établis par lui ; -Il exécute les paiements autorisés par la Direction ;

-Il suit chaque jour les cours de change appliqués sur les opérations en devises ;

-IL tient les registres des opérations financières, contrôle la nature des frais prélevés par les banquiers et effectue le rapprochement entre les opérations confiées aux banques et leur exécution ;

-Il tient les livres auxiliaires de caisse ;

-Il assure la gestion des découverts et autres facilités de caisse accordés à la SINELAC ;

-Il contrôle les niveaux d'intérêts débiteurs et créditeurs relatifs aux facilités de caisse ou placements ;

-La sécurité des fonds, des titres valant espèces et autres titres est assurée par lui.

Il sied de signaler que la politique de la trésorerie est l'apanage de la Direction Administrative et Financière.

7. Service du Budget

-Il diffuse budgets approuvés par le Conseil d'Administration ;

-Il suit l'exécution du budget de l'exercice ;

-Il informe la hiérarchie et les services concernés de la situation d'engagement budgétaire pour chaque article budgétaire ;

-Il assure le suivi budgétaire par l'analyse des écarts entre les réalisations et les prévisions ; -Il précise la période de l'élaboration des projets du budget de l'année à venir.

Les services que nous venons d'énumérer sont dirigés par des cadres moyens qui ont une expérience adéquate.

* Direction Technique

Elle exploite la Centrale RUZIZI II. En son sein, elle a :

- l'Equipe d'Electriciens ;

- l'Equipe de Mécaniciens ; - l'Equipe d'Opérateurs ;

- l'Equipe d'Electroniciens ;

Elle commande également les unités de Poste de Mururu II qui tient une Equipe d'Opérateurs. Le Chef de Centrale RUZIZI II et le Chef de Poste de Mururu II sont des cadres d'Opérateurs, tandis que les Chef d'Equipes sont les membres du personnel d'encadrement.

1. Equipe d'Electriciens

Elle intervient lorsqu'il y a un problème dans le système électrique de la Centrale hydroélectrique.

Elle entretient le circuit électrique et la ligne haute- tension (H.T.).

2. Equipe de Mécaniciens

Cette équipe s'occupe de tous les problèmes mécaniques qui peuvent surgir à la Centrale hydroélectrique.

Elle est dotée d'un atelier mécanique et d'un garage de la partie mécanique, de la centrale hydroélectrique et fait l'entretient des engins lourds (compresseurs, motopompe).

3. Equipe d'opérateur de la centrale de RUZIZI II. Cette Equipe est considérée comme l'oeil de la centrale RUZIZI II.

Elle sait lire et manipuler le tableau de bord de la salle de commande de la centrale hydroélectrique tout « en respectant les instructions de la hiérarchie.

Elle est en contact permanent avec l'Equipe de opérateurs du poste de MURURU II, pour contrôler l'énergie électrique produite à chaque heure.

4. Equipe d'Electroniciens

Elle assure le bon fonctionnement de circuit électronique de la Centrale hydroélectrique qui consiste à protéger les installations de la Centrale, à maintenir la vitesse du rotor de la turbine pour éviter les perturbations dans les réseaux, à déclencher le système d'alarme lorsqu'il y a une anomalie, à faire fonctionner automatiquement le système contre l'incendie.

Elle s'occupe aussi de la bonne marche du système des télécommunications.

5. Services des Travaux Publics

Il effectue les études pour maintenir en bon état le bâtiment qui abrite les groupes et les ouvrages de génie civil qui se trouvent en amont de la Centrale hydroélectrique.

6. Equipe d'opérateurs du poste de MURURU II Elle assure le suivi d'injection d'énergie électrique aux réseaux nationaux.

Elle contrôle la fréquence de l'ensemble des réseaux ; prend note de la quantité d'énergie électrique consommée par chaque réseau national et envoie les relevés au Département des Finances.

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"Soit réservé sans ostentation pour éviter de t'attirer l'incompréhension haineuse des ignorants"   Pythagore