Organisation comptable des compagnies aériennes en RDC

3.3. TRADUCTION COMPTABLE DES OPERATIONS SPECIFIQUES.

Le traitement de l'information comptable correspond aux exigences du Plan Comptable Général Congolais et à la loi financière mais les principales informations spécifiques sont :

3.3.1. Les transferts des fonds

Le transfert des fonds entre escales est la remise par une escale des fonds en espèces ou en chèques à un commandant de bord pour que ce dernier puisse le reverser à la caisse de l'escale destinataire. Ce transfert représente le cash-flow d'exploitation après déduction des diverses charges directes et sert à couvrir les dépenses engagées par l'escale de départ de la ligne.

Le transfert de fonds se fait par bon de transfert émis par l'escale expéditeur dont une copie est remise lors du versement des fonds. L'élément du contrôle se base sur le fait que le montant reversé soit le même que celui reçu et que la comptabilité puisse apurer l'entrée et la sortie des fonds dans les deux escales.

Ces transferts ont pour support le bon de transfert de fonds.

Les écritures à passer à l'escale A expéditeur seront :

Débit : 191AB Crédit : 57/56

Lors de la réception du bon de transfert par l'escale B destinataire, on passera :

Débit : 57/56 Crédit : 191AB

3.3.2. La facturation

L'exploitation de Congo Airlines est représentée par les documents ci-après :

- le billet d'avion enregistré en comptabilité sur base des relevés de vente journalier passagers cash, invoice (à facturer) ;

- la lettre de transport aérien récapitulée à la fin de journée sous forme d'état de vente fret cash, invoice ou port dû. La facturation de Congo Airlines est émise sous différents modes notamment :

- le mode cash  où un paiement cash est exigible avant le transport. L'écriture suivante est directement passée en réseau (LINK).

Débit : Client cash LTA/PAX

Crédit : Production vendue FRET/CARGO

Crédit : RVA (pour la taxe d'embarquement)

Crédit : Taxe urbaine, FPT

- le mode port dû c-à-d que la société transporte la marchandise du client mais le client est obligé de payer avant de retirer la marchandise.

Débit : Client Port dû Escale X - Escale Y

Crédit : Production vendue en port dû

Crédit : RVA (pour la taxe d'embarquement)

Crédit : Taxe urbaine, FPT.

- le mode invoice lorsque la société transporte à crédit ou à facturer les marchandises. Ce mode qui fait encourir d'énormes risque de recouvrement est destiné au grand client.

Débit : Client X

Crédit : Production vendue en invoice

Crédit : RVA

Crédit : Taxe urbaine, FPT

- le mode free pour des libéralités accordées à certaines personnes en relations privilégiées avec la société.

La production de CAL est composée aussi des excédents bagages et des expédites.

Pour le cas où ils sont facturés, une écriture est directement passée sous réseau.

Débit : Client X

Crédit : Production vendue expédites ou excédents bagages.

L'enregistrement des relevés et état de vente cash ne pose pas de problème. Car ils sont directement débités à la caisse par contre les états à facturer requièrent un suivi comptable dynamique.

Pour besoin de promotion commerciale, la société accorde un crédit à très court terme (port dû) et un crédit à moyen terme à certains clients. Dans le cas du transport par mode port dû, le client est obligé de payer avant le retrait de la marchandise à l'escale B.

En ce moment là, il y a un transfert de fret de l'escale A vers l'escale B et on passera :

A l'escale de départ :

Débit : 192AB

Crédit : Client Port dû

A l'escale d'arrivée :

Débit : Client Port dû

Crédit : 192AB

Ceci engendre la tenue d'un système de comptabilité magasin où l'élément de contrôle s'articule sur la réconciliation du compte de liaison d'une part et l'encours magasin ou dépôt d'autre part et doit impérativement représenter le solde du compte port dû.

Dans le cas du client invoice à l'escale de destination, on passera pour le suivi et le recouvrement du client :

Débit : Client X

Crédit : 194AB

Tandis qu'à l'escale de départ, on aura au préalable passé :

Débit : 194AB

Crédit : Client X précédé de l'indice de la société de recouvrement.

Le contrôle interne de cette transaction repose sur la réconciliation du compte 194 et le client de l'escale de départ devra apparaître avec un solde nul lors de la consolidation.

3.3.3. Les transferts PTA

Le prepaid ticket advice est un mode de paiement qui exige à l'escale de départ à solliciter à l'escale de destination, l'émission d'un billet soit invoice ou cash à l'ordre d'un client qu'il aura au préalable débité ou pour lequel il aura encaissé des fonds et il a pour support la fiche PTA.

A l'escale A , le transfert se fera par :

Débit : 193AB

Crédit : Client PTA AB

Pour que l'escale B puisse créditer le compte 193AB au débit du compte Client PTA AB.

3.3.4. Les mises à disposition des fonds.

Pour l' entreprise, la mise à disposition des fonds consiste en un transfert d'écritures par lequel une escale A demande à une escale B de payer à une tierce personne un montant qu'elle aura au préalable encaissé et enregistré dans ses livres.

Ce transfert se fait, par émission du bon de mise à disposition des fonds, soit à la caisse en contrepartie directe des comptes 194AB respectifs soit par transit au débit ou au crédit d'un compte 46 transitoire.

3.3.5 L'acquisition et l'amortissement des aéronefs.

L'acquisition d'un aéronef se fait par suite d'un contrat avec le fournisseur. Son mode d'achat permet à la comptabilité d'activer, au vu de la facture ou du contrat de bail et du procès-verbal de réception de l'appareil soit le compte 22 ou le compte 23 s'il s'agit des avances contractuelles.

L'amortissement de l'aéronef se fait sur base des heures de vol. Mais des études techniques préalables sont nécessaires pour ressortir la part d'Aircraft-Crew-Maintenance-Insurance qui grève sur la valeur vénale de l'aéronef acquis.

3.3.5. Les achats et mises en place carburant.

Le carburant demeure le poste de plus forte consommation et une transcription en comptabilité de ces consommations constitue un instrument indispensable à la gestion.

La compagnie sollicite des mises en place auprès des pétroliers qui sont petit à petit apurés suivant les services carburants justifiés par des bons de livraison des pétroliers.

- Lors de la mise en place chez le pétrolier :

Débit : 36011

Crédit : 40100 Pétrolier

- Lors du service et sur base du bon de livraison :

Débit : 61xxx

Crédit : 36011

- Lors du paiement :

Débit : 40100 Pétrolier

Crédit : 56/57

A l'apurement de la mise en place, au cas où la mise en place n'a pas été épuisée :

Débit : 40100 Pétrolier

Crédit : 36011

Le compte 36011 est identifié sur base de chaque mise en place.

3.3.7. Les achats à l'extérieur :

La contrainte économique de `exploitation aéronautique est que l'entretien ou la maintenance requiert habituellement l'approvisionnement en pièces de rechange qui viennent de l'extérieur. Leur perception en comptabilité se fait sur base des factures approuvées par le service gestionnaire qui aura constaté l'entrée en stock par une fiche d'entrée magasin.

Il se fait pour un besoin urgent d'approvisionnement, que l'équipage de bord recoure à un achat de carburant. Ce carburant acheté à l'extérieur est comptabilisé au débit d'un compte caisse de bord ouvert à l'occasion.

- Lors de la sortie des fonds :

Débit : 425 Caisse de bord

Crédit : 56/57

- A la justification par l'équipage :

Débit : 61220 Consommation carburant

Crédit : 425 Caisse de bord

3.3.8. Les emprunts :

La nomenclature des comptes est montée de manière à transcrire pour chaque emprunt un compte 50 emprunt correspondant à un compte 46 remboursement.

Un bon de remboursement emprunt est émis par la Direction Financière et transmis directement à la Trésorerie pour paiement.

Ce document reprend toutes les informations relatives à l'emprunt ainsi que l'évolution des remboursements. Lors de la contraction de l'emprunt et de la libération à la caisse :

Débit : 56/57

Crédit : 50100xxx

Tous les remboursements seront enregistrés par l'écriture suivante :

Débit : 46xxx

Crédit : 57/56

La clôture du compte sur base du contrat est enregistré par :

Débit : 50100xxx

Crédit : 46xxx

3.3.9. La production consommée et à consommer :

En fin d'année, la production encore au dépôt ne sera pas transportée en fin d'exercice. Elle sera consommée après la clôture et devra faire l'objet d'un redressement comptable pour ajuster davantage le résultat. Cette régularisation est faite en même temps pour toutes les composantes de prix.

Sur base de l'inventaire des dépôts départs, l'on passera :

Débit : 71xxx

Crédit : 47xxx

3.3.10. La formation du prix de revient sur le marché :

Le prix du transport aérien est calculé sur base des règles généralement admises par la IATA (International Aeronautic Transport Association) et se base sur l'ACMI (Aircraft, Crew, Maintenance and Insurrance), surtout lors des locations et des leasings. Des études sectorielles et périodiques sont effectuées pour évaluer le niveau des coûts subi par chaque compagnie aérienne. Pour le cas de la République Démocratique du Congo, il existe une commission tarifaire au sein du Ministère de l'Economie qui détermine la structure des prix et lutte contre le bradage des prix et le cabotage.

Elle incorpore la portion des coûts directs suivants :

a) Aircraft : amortissement avion (valeur d'amortissement x nbre d'heures de vol), carburant consommé, Catéring (repas et boissons), redevances aéronautiques et taxes de survol et d'attérissage, de parking.

b) Crew : Personnel navigant de cabine, commercial et technique.

c) Maintenance : Les check et les entretiens périodiques des avions ainsi que le coûts d''entretien dont nous parlerons dans les lignes qui suivent.

d) Insurance : Assurances

3.3.11. L'ouverture et la clôture des comptes :

Sur ordre express de la Direction, la clôture des comptes se fait conformément à un canevas conçu par la comptabilité, l'audit interne et externe. Une opération informatique est faite pour clôturer automatiquement les comptes et les rend inaccessible.

Tandis que la réouverture des comptes est une opération manuelle où tous les comptes de situation à soldes débiteurs sont débités au crédit des comptes à soldes créditeurs qui sont crédités. Cette opération se fait dans un journal autonome et est de la responsabilité du Chef Comptable.

Une écriture de consolidation des escales est passée lors de la clôture des comptes des escales en transférant par un compte de liaisons tous les comptes de bilan dans la société de consolidation.

3.3.12. La réconciliation des comptes de liaisons :

Après chaque rapprochement des comptes de liaisons, un procès verbal est dressé entre les deux sociétés et comptabilisé de la manière suivante :

Débit : 191XXYY

Crédit : 891xxyy pour les transferts des fonds réconciliés ;

Débit : 192XXYY

Crédit 892XXYY pour les ports dus manifestés et arrivées ;

Débit 193XXYY

Crédit 893XXYY pour les autres transferts des PTA réconciliés ;

Débit 194-5-6

Crédit 894-5-6 XXYY pour les autres transferts.

3.3.13. La prise en compte du précompte BIC.

Elle nécessite l'ouverture d'un compte auxiliaire à chaque client ou fournisseur et où apparaissent les retenues soit sur les billets ou sur les LTA. Le BIC sur le Fournisseur est retenu sur la base des factures que nous réceptionnons sur les achats locaux.

Débit : Client X

Crédit : Production vendue

Débit : Client X, Précompte BIC à payer, soit 3 % de la base.

Pour le fournisseur :

Débit : 6xxxx, 31xxxx ...

Crédit : Fournisseur X, Y, Z

Crédit : 43B Fournisseur X, Y, Z