Il est possible de réaliser cette étude de
plusieurs manières. Nous nous attellerons dans les lignes qui suivent
à définir la méthode avec laquelle nous étudierons
le thème soumis à notre réflexion qui est la
méthode de résolution des problèmes.
Elle se résume par les points suivants : Phase
1 : Identifier les problèmes.
Cette phase consiste à recenser tous les problèmes
existant dans le département. Comme outils, nous avons utilisé le
remue méninge.
Phase 2 : Poser le problème
à résoudre.
Nous avons commencé par définir des
critères de sélection; mettre par la suite les problèmes
les plus importants en évidence, choisir le problème sur lequel
portera notre action. Préciser les bornes du problème en ne
cernant que le département et toutes les activités qui s'y
imbriquent. C'est aussi évaluer l'étendue du travail et
déterminer ces frontières. Nous nous sommes aidés du
diagramme des 5 M dans cette phase.
Phase 3 : Collecter des informations.
Le champ de l'étude ayant été
défini, nous allons à la recherche d'informations relatives au
problème. Nous menons des discussions avec des employés, les
responsables. Des collectes de données sont effectuées à
travers quelques documents du département. Des enquêtes sont
menées sur le terrain, des constats sont faits à partir des
faits.
Les informations collectées sont classées et
présentées dans un tableau. Nous faisons ensuite le point par
rapport à toutes les informations reçues.
Nous nous aidons dans cette tâche du QQOQCP.
Phase 4 : Diagnostiquer
Tout le long de cette phase, nous listons toutes les causes
du problème et leur effet sur le système. Nous distinguons les
causes des effets sans chercher un quelconque coupable, car ceci mettrait en
péril l'efficacité de notre travail.
Les principales causes sont classées selon un ordre de
priorité en respectant les critères prédéfinis.
Trouver des solutions en tenant compte de la gravité,
des enjeux et la pertinence. L'un des outils que nous avons utilisé est
composé de fiches de suggestions.
Phase 5 : Trouver des solutions au
problème
En possession des causes hiérarchisées, nous
recherchons
maintenant toutes les solutions possibles pouvant supprimer
celles-ci.
Nous recueillons des avis et suggestions des employés,
des responsables, cherchant la documentation traitant de ce sujet. Nous
disposons d'une liste de solutions que nous hiérarchisons.
Phase 6 : Mettre en oeuvre.
Cette phase a consistée à appliquer toutes les
solutions trouvées. Pour cela, nous nous sommes aidées d'un plan
d'action et de fiches de suggestions.
Deuxième Partie :
État des lieux
I. Constats sur le plan organisationnel
Le département de TILS (Training, Information &
Library Service en anglais et Service de formation, information et
documentation en français) est un département rattaché
à la direction générale. Le département est
composé de deux services et d'une bibliothèque. Nous avons le
service formation qui s'occupe de toutes les formations, stages avec les
départements concernés de l'ADRAO ; et le service information qui
lui est composé de trois unités : la traduction, la publication
et la reproduction.
Le département est chargé de tous les travaux de
traduction, de reproduction et de publication.
Aucune association du personnel n'est faite dans le processus de
décision, aucune synthèse au sein du département.
Les stratégies de fonctionnement ainsi que le
programme annuel de formation élaborés par le responsable du
département ne sont pas connus. La recherche de financement et les
relations ainsi que la collaboration avec les partenaires internes et externes
de TILS sont faite par le responsable du département.
I.1 Processus d'information
Tout document traduit fait l'objet d'un consensus entre les
traducteurs avant d'être transmis au responsable.
I.2 Processus de formation
La coordination des cours de formation technique,
l'élaboration des programmes de formations annuels, l'élaboration
des budgets de formation, l'annonce et la description des cours de formation
ainsi que les procédures de demande de candidatures, sont faites par le
responsable du département. Il est aidé dans son travail par son
assistante qui n'intervient très souvent dans le processus qu'au moment
d'écrire des lettres aux participants ou d'organiser des repas et
dîners.
I.3 Sous-processus ressources humaines
FIGURE 2 : ORGANIGRAMME
Le département totalise un effectif de huit personnes
à Abidjan : le responsable du département, un éditeur en
français, deux traducteurs, un bibliothécaire et un assistant
bibliothécaire. Tous ont un niveau de formation varié. La valeur
intrinsèque de chacun n'est pas en cause au vue des niveaux de
qualification. Nous soulignons qu'il n'est pas intégré au
département des programmes de recyclage. Les ressources
matérielles se composent d'ordinateur et de nombreux ouvrages aidant
à la traduction.
I.4 Facturation des documents traduits
Chaque département au sein de l'ADRAO possède
un code budgétaire qui renferme tous les différents comptes des
départements concernés au sein des finances ; lesquels sont soit
crédités, soit débités. Lors de la traduction des
documents, les codes budgétaires des départements d'origine
accompagnent les documents et sont consignés. Toutes ces informations
sont transmises aux finances qui effectuent le décompte au profit de
TILS. La page est facturée à 17500 FCFA.
