Memoire Online - Rapport de stage/ Institution d'acueil ONA, Direction administrative

Puisque aucune mission n'a été définie avant le stage, j'ai eu la chance de travailler dans 4 services ainsi que dans la Direction administrative. Ce qui me donne l'opportunité de connaître davantage le fonctionnement de cette institution dans laquelle je travaille depuis trois ans. Décrivons les services où j'ai été affecté et les différentes tâches effectuées pendant cette période.

Le stage a débuté dans cette direction le lundi 6 décembre 2006. Je dois travailler sous la tutelle de l'Assistant Directeur administratif. Cette direction a un effectif de 9 employés dont : le Directeur administratif, l'Assistant Directeur administratif, 4 Secrétaires, 2 Messagers et un Agent de sécurité. Elle assure toutes les fonctions administratives de l'institution. Pour ce faire, elle a sous sa dépendance 5 services, qui sont : Le Service d'achat, le Service de transport, le Service de garage, le Service d'intendance et le Service de sécurité, et a défini des politiques en matière de gestion dans l'ordre suivant pour atteindre ses objectifs :

3) Travailler à la mise à jour du fichier des emprunteurs au service de Portefeuille.

4) Veiller à la mise à jour des livres auxiliaires au service de Comptabilité.

5) Veiller à la sauvegarde et l'utilisation optimale des ressources matérielles.

6) Coordonner les activités relatives à l'entretien, la maintenance et la réparation des équipements de travail.

7) Organiser et mettre en oeuvre un système de sécurité efficace en vue de protéger le personnel, les bâtiments, les assurés et les biens de l'institution.

8) Définir une politique efficace en matière de gestion du portefeuille à travers les prêts hypothécaires et sur cotisations, les avances sur salaires, les avances spéciaux et les avances sur pensions.

Il est de la responsabilité du Directeur administratif et de son Assistant de veiller à l'application de ces politiques et de ces processus.

Pour la bonne application de ces politiques, voici l'un des processus qu'ils ont été définis pour effectuer un achat de fournitures ou de matériels.

1) Il faut un inventaire pour répertorier les matériels ou les fournitures à acheter.

2) Le responsable du service d'achat prépare un rapport et le soumet à la Direction administrative pour approbation.

3) La Direction administrative l'approuve et le retourne au Service d'achat pour trouver au moins trois proformats.

4) Les responsables du Services d'achat vont sur le marché pour trouver les proformats.

5) Le Service d'achat, une fois trouvé les proformats, les soumet à la Direction administrative pour analyse et approbation.

6) Après analyse et approbation des proformats, l'Administrateur ou son Assistant ordonne à l'une des secrétaires de préparer l'ordre d'achat au nom de l'institution qui soumet le meilleur prix sur son proformat.

7) Une fois l'ordre d'achat est prêt, l'Administrateur le vérifie, le signe et le soumet à l'Unité de contrôle financier (UCF).

8) L'UCF l'enregistre et garde une copie puis le soumet à la Direction générale pour approbation.

9) La Direction générale l'approuve et le soumettre à la Direction financière.

10) La Direction financière l'enregistre et le soumet au Service de budget pour vérifier s'il y a de fonds disponibles destinés à cette sortie puis enregistre le code budgétaire sur l'ordre d'achat.

11) Une fois vérifié et enregistré le code budgétaire, le service de budget les soumet au Service de comptabilité.

12) Le Service de comptabilité prépare l'ordre de paiement, le chèque et les soumet à la Direction financière.

13) Le Directeur financier signe l'ordre de paiement et les soumet à la Direction administrative pour signature du chèque.

14) L'Administrateur signe le chèque et les soumettre à la Direction générale pour signature.

15) Après signature du Directeur général ou de son Assistant, le dossier retourne à la Direction Administrative pour les acheminer à la Cour des Comptes pour une dernière signature.

16) La Cour des Comptes vérifie le dossier, signe le chèque et les retourne à la Direction administrative.

17) Enfin le Secrétariat de la Direction administrative émet le chèque au Responsable du Service d'achat pour effectuer l'achat des fournitures ou des matériels.

Noter que, le chèque est préparé au nom de l'institution qui a donné le meilleur prix.

Pendant les jours passés à la Direction administrative, j'avais la responsabilité de vérifier les réquisitions provenant de toutes les directions et services du Bureau central et des différents Bureaux déconcentrés de l' ONA. Cette tâche m'a été déléguée par l'Assistant Directeur administratif. Ce travail consistait à analyser la réquisition pour voir si les articles demandés ont été utilisés sans gaspillage. Pour vérifier cela, il suffisait de retourner dans les pages précédentes, voir depuis combien de temps on a réquisitionné ces articles et à quelle quantité. Il faudrait tenir compte de l'importance du service. Car il y a des services qui utilisent une fourniture plus que d'autres. Les Services comme la rémunération, la comptabilité et l'inspection utilisent plus de papiers, car ils faisaient toujours des copies. Une fois analysé les réquisitions article par article, je faisais des check-list pour dire que cette quantité de fournitures demandées pouvait être livrées. Dans le cas contraire, je pouvais réduire la quantité demandée ou l'annuler. Finalement, je la soumettais à l'Assistant Directeur administratif pour approbation, ou, à défaut, au Directeur administratif. Puis on la retournait au Service d'achat pour livraison.

Le 20 décembre, au cours d'un entretien avec le superviseur du stage, il m'a proposé de passer quelques jours au Service d'achat, au Service de statistique, au Service de portefeuille et au Service de rémunération. Au lendemain matin, il m'a accompagné pour me présenter au responsable du Service d'achat et lui a expliqué un peu le but de mon stage. Le responsable du service m'a présenté à ses employés. Ce service dépend de la Direction administrative. Il a pour mission d'effectuer tous les achats de fournitures de bureaux et de matériels, d'assurer leur stockage et livraison. Les employés de ce service sont repartis ainsi :

Deux grandes salles sont à la disposition de ce service. Une salle pour le magasin, où on étale les fournitures de bureaux et l'autre pour le bureau. Dans la salle d'office, on trouve : quatre bureaux, des chaises de bureaux, un ordinateur, une imprimante, une photocopieuse, et une machine à taper.

Dans un premier temps, j'étais chargé d'enregistrer au cardex(*) les sorties de fournitures, à partir d'un duplicata des fiches de réquisition, tous les matins qui succèdent le jour où la sortie a été effectuée. Chaque article au magasin se présente sur un cardex. Il permet d'effectuer quotidiennement l'inventaire(*) des articles. J'étais supervisé par l'un des Assistants du Chef de service. Lorsque la balance d'un article se rapprochait du plafond de réapprovisionnement, je devrais soumettre un rapport au chef de service. Le plafond de réapprovisionnement des fournitures de bureau est cinquante (50), dix (10) pour les matériels moins lourds et trois (3) pour les matériels lourds.

Dans la journée du 27 décembre, j'ai assisté à une livraison de fourniture venant d'Office City. Lors de cette livraison un contrôleur de l'UCF était présent avec la fiche de livraison pour vérifier si les articles mentionnés ont été effectivement livrés. Malgré la présence du contrôleur, cette livraison a été faite sans contrôle, parce qu'il y avait trop d'articles à livrer ce jour là. Au lendemain, j'ai participé à une autre livraison de fournitures. Celle-ci a été fait en présence du contrôleur de l'UCF, d'un des Assistant du Chef de service et moi. Nous avons procédé ainsi : le contrôleur tenait la fiche de livraison et nous dictait la quantité pour chaque article, nous autres vérifiions si la quantité reçue correspondait à celle mentionnée sur la fiche. Ensuite, j'ai procédé à l'enregistrement de ces articles dans le cardex à partir de la fiche de livraison.

Quelques jours avant de quitter le service, j'ai participé à un inventaire physique. Ce travail a été réalisé à partir d'une fiche d'inventaire que j'avais préparée et proposée aux responsables du service. Cette fiche se présente ainsi, cependant avec environ une trentaine de lignes :

ARTICLES	Qtité CARDEX	Qtité MAGASIN	ECART	REMARQUE

Pendant les quelques semaines passées au service d'achat, j'ai maîtrisé presque toutes les tâches de ce service. Alors j'ai demandé à mon superviseur de me muter à un autre service. Et, le 29 janvier, il s'était présenté pour remercier les responsables pour l'attention qu'ils m'ont accordée pendant cette période et leur annoncer mon départ.

Le 29 janvier, j'ai quitté le Service d'achat pour me rendre à la Direction de la sécurité sociale. Ma destination était le Service de statistique, cependant nous(*) étions obligés de passer par la Direction de tutelle pour trouver l'autorisation du Directeur. C'est alors que nous étions entretenus avec Monsieur Adolphe GUILLEAUME, Responsable de cette Direction, et il m'a proposé certains documents que vous trouverez les copies de certaines pages en annexe. Il m'a présenté les différents services dépendants de sa direction, ainsi que les attributions de cette direction. Six (6) services sont dépendants de la Direction de la sécurité sociale :

§ De faire toutes les prévisions statistiques en matière de recettes de cotisation, de pensions, de restitution, de prêts accordés aux pensionnaires, etc.

§ De veiller à ce que les assurés et les pensionnaires bénéficient de tous les avantages que l'ONA leur a promis.

Après cet entretien, il m'a accompagné pour me présenter au Service de statistique, delà, j'ai passé quatre jours. Pendant cette courte période, j'ai appris à déterminer le total des cotisations d'un assuré, à déterminer la moyenne annuelle de ses cotisations, à déterminer le nombre de mois depuis qu'il est assuré à l'ONA pour voir si on peut liquider sa pension ou lui restituer, ensuite à faire la moyenne des salaires pour les dix dernières années et déterminer le tiers du salaire moyen qui sera le montant de la pension.

§ Il faut une demande de pension ou de restitution provenant du Service d'invalidité.

§ A partir de cette demande, le responsable du service donne un ordre de route pour le déclassement de la carte individuelle des cotisations de l'assuré au Service des comptes individuels.

§ On calcule le total des cotisations pour chaque année, en commençant de janvier jusqu'à décembre, puis on note le nombre de mois payés pour l'assuré pendant l'année question, puis on fait la moyenne des cotisations de l'année en fonction du nombre de mois payés.

§ Puis on additionne le nombre de mois de toutes les années pour voir si on a déjà cotisé pendant 240 mois pour l'assuré.

§ Si oui, on calcule le salaire moyen en fonction des trois salaires les plus élevés pendant les dix dernières années, puis on le note.

§ Le Responsable du service vérifie le travail, et demande à un autre employé de déterminer la pension ou la restitution.

La pension représente le un tiers du salaire moyen. Si la pension calculée est inférieure à sept cent cinquante gourdes (750 Gdes) il faut l'ajuster à ce montant, car, c'est la pension minimale. Ce faible niveau de la pension est dû au faible niveau de salaire pratiqué sur le marché du travail haïtien à l'époque où ces assurés travaillaient. Ce n'est qu'en 2002 que le salaire minimum a atteint le niveau de soixante dix gourdes/jours (70 gdes/jrs), alors que les débuts de l'ONA on été marquées par des salaires minimums de trois gourdes/jours (3 gdes/jrs).

Au 30 septembre 2006, l'ONA compte 1926 pensionnaires. La pension la plus élevée était de treize mille huit cent vingt huit et 74% gourdes (13,828.74 gdes).

Le tableau suivant vous présente l'évolution de la pension de Octobre 2002 à Septembre 2006.

Période	Demande		%	Pension cumulée	Montant en gourdes
Période	reçue	Approuvée	%	Pension cumulée	Montant en gourdes
Oct. 02 - Sept. 03	266	85	0.32	1602	12,937,252.18
Oct. 03 - Sept. 04	266	83	0.31	1685	15,033,257.98
Oct. 04 - Sept. 05	373	116	0.31	1801	24,140,861.27
Oct. 05 - Sept. 06	378	125	0.33	1926	27,485,354.55
	1283	409			79,596,725.98

Vous trouverez en annexe(*) un tableau présentant une répartition des pensionnaires par tranche de rente. Alors vous allez constater que les pensionnaires dont leur rente est comprise entre 501.00 et 1000.00 gourdes représentent 46% de l'effectif.

Au Service de rémunération

J'ai passé la journée du 2 février au Service de rémunération ou Payroll. Ce service comptait cinq (5) employés au moment où j'étais arrivé, quatre (4) personnels techniques et un messager. Ce service a pour attributions de :

§ S'assurer de la préparation régulière du payroll des employés permanents et contractuels de l'ONA.

§ Préparer, suivant des critères pré-établis par la Direction Générale, les primes de fonction attribuées aux cadres et gratification accordées à certains employés.

§ Préparer tout dossier ayant rapport à la rémunération du personnel (heures supplémentaires, congé, boni, gratification etc.)

§ Soumettre régulièrement à la Direction des Ressources Humaines les rapports sur l'ensemble des activités du service.

Ce service travaille de concert avec la Direction administrative, le Service de comptabilité, l'Unité de contrôle financier et la Direction de ressources humaines dont il dépend.

Pendant cette journée, j'ai appris à préparer une fiche de paie pour un employé qui part en congé annuel. Cette fiche se présente ainsi :

Quinzaine ---------------------------------------------------------------------------------------

Pour préparer cette fiche, il faut tenir compte des deux derniers payroll précédents de l'employé. Quand la période de congé couvre la deuxième semaine du mois, les déductions portera sur : les cotisations de l'ONA, l'Assurance vie, l'assurance sociale et les intérêts sur les prêts hypothécaires. Et quand elle couvre la quatrième semaine, on prélève la CFGDTC, les impôts et les intérêts sur avance. Pendant la période de congé, l'employé de l'ONA bénéficie automatiquement d'un sursis sur ses dettes, on prélève seulement les intérêts.

Ma dernière journée au Bureau central, je l'ai passé au Service de Portefeuille. A ce moment là, le service avait un effectif de trente deux (32) employés, dont vingt et un (21) permanents et onze (11) contractuels. Le Service assure la mise à jour du portefeuille de l'ONA et informe la Direction administrative de son état. Il détient un portefeuille qui comprend : les prêts sur cotisations, les prêts hypothécaires, les avances sur salaires, les prêts spéciaux, les avances sur pensions, les prêts sur achat de téléphones. Dans sa fonction, le service travaille en étroite collaboration avec la Direction de coordination, le Service de rémunération, le Service des prêts hypothécaires, le Service de caisse, le Service de recouvrement, le Service de comptabilité, et le Service de trésorerie.

Les employés contractuels assurent l'enregistrement des prêts aux livres auxiliaires des prêts. Ils sont supervisés par le Chef de service ou ses deux Assistants. Il y'a deux ou trois employés permanents qui s'occupent aussi de l'enregistrement des prêts. Un employé s'occupe du classement des livres et des journaux auxiliaires. Il y a un document spécial, qu'on appelle INDEX, qui regroupe la liste des entreprises affiliées à l'ONA par lettre et par livre. Ce document facilite le déclassement d'un livre ou d'un journal auxiliaire pour trouver le dossier d'un assuré d'une entreprise qui a contracté un prêt à l'ONA. Deux employés s'occupent du remboursement des prêts sur cotisation, deux autres des remboursements des prêts hypothécaires, un des remboursements des avances sur salaire et des prêts spéciaux, un des avances sur pensions aux différents livres auxiliaires, et trois autres s'occupent de l'enregistrement dans les journaux auxiliaires de remboursements. En général, les dossiers des prêts proviennent du Service de trésorerie, et ceux de remboursements des prêts sur cotisation, des prêts hypothécaires, des avances sur salaire, des avances spéciales, et des prêts sur achat de téléphone des employés de l'ONA proviennent du Service de rémunération. Pour les autres prêts, les dossiers proviennent de la Caisse et de la Coordination.

La journée s'est écoulée si rapide, je n'ai pas eu la chance d'effectuer une tâche dans ce Service, cependant, j'ai assisté à l'enregistrement aux journaux et aux livres auxiliaires de remboursement, le remboursement des prêts des employés de l'ONA.

Rapport de stage/ Institution d'acueil ONA, Direction administrative

DESCRIPTION DES SERVICES AFFECTES ET LES TACHES EFFECTUEES

Au Service de rémunération