|
i
EPIGRAPHE
« Un ordinateur ne fait pas ce que vous
voulez,
mais ce que vous lui dites de faire.
Ceci n'a pas
forcément grand rapport avec ce que vous croyez
être en train
de lui dire ».
À la source de toute erreur dont on accuse l'ordinateur,
on trouvera au moins deux erreurs
humaines, dont celle de rejeter la faute
à l'ordinateur.
Loi i nfo mati co-sémanti
que
ii
DEDICACE
A vous mon père KATSUVA PILIPILI Martin, d'heureuse
mémoire ;
A vous ma mère KAHAMBA SUZANNE pour votre tendresse
inestimable ;
A vous mon frère TOUSSAINT et mes soeurs DEVOTE,
AMANI, ANNUARITE et LESTONNAC pour vos encouragements ;
A toutes les personnes éprises de changement;
Nous dédions ce modeste travail.
iii
REMERCIEMENTS
« Malgré la longueur de la nuit, le soleil
finit par apparaître ». dit un adage. Le long parcours de
recherche dont le présent travail est le fruit, ne serait jamais
arrivé à terme sans le concours de multiples intervenants.
Nous tenons avant tout à remercier l'Assistant AMIR
GULZAR, Directeur de ce travail, pour l'intérêt qu'il a
manifesté tout au long de ce projet. Nous lui témoignons nos
sentiments de gratitude pour l'oeuvre accomplie malgré ses multiples
occupations.
Nous ne pouvons passer sous silence les services
énormes dont nous avons bénéficié de l'Assistant
Ir. Osée MASIVI ; à qui nous exprimons combien nous lui sommes
obligé pour le dévouement et l'encouragement dont il nous a
témoigné, nonobstant ses multiples occupations, en nous accordant
sa collaboration scientifique dans la réalisation de ce travail.
Un hommage particulier est adressé à toutes les
autorités administratives ainsi qu'au corps professoral de
l'Université Adventiste de Lukanga ; pour s'être
dévoués à notre cause. Que tous trouvent à travers
ce travail l'expression de notre vive reconnaissance.
Nous sommes moralement endetté à l'endroit de
tous nos bienfaiteurs et plus particulièrement à l'endroit des
Pères Croisiers via le Révérend Père Hubert
WAGEMANS, o.s.c. ; la famille du Général Daniel
KATSUVA-WA-KASIVWIRA ; pour le soutien tant moral que financier.
Enfin, nous ne saurions clore sans avoir une pensée
toute particulière pour nos camarades de promotion, entre autres : K.
MASIVI, M. MUYISA, M. MBOKANI, I. MUTOMBO, B. BANDRUTSE, M. SARAMANGO, K.
NZOVOLI, K. KAVUSA, S. MUTHAKA, M. DIA, K. MALIRO, Z. SADIKI, N. KAVUGHO, M.
MAOMBI, M. MUKE,... qui, directement ou indirectement, ont marqué de
leur empreinte le texte de ce travail.
SIGLES ET ABREVIATIONS
AN : Alpha-numérique
BD : Base de données
Cfr : Confer
D : Date
Exétats : Examen d'Etat
ISSC-M : Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo
JR : Jour
MCD : Modèle Conceptuel de Données
MCT : Modèle Conceptuel de Traitement
MERISE : Méthode d'Etude et de Réalisation en
Informatique pour Système
d'Entreprise
MLD : Modèle Logique de Données
MOPT : Modèle Opérationnel de Traitement
MOT : Modèle Organisationnel de Traitement
Ms : Microsoft
N : Numérique
OP : Opération
PF : Procédure fonctionnelle
PV : Procès Verbal
TFC : Travail de Fin de Cycle
TJ : Toujours
Win : Windows
TABLE DE MATIERES
EPIGRAPHE...............................................................................................................................I
DEDICACE.................................................................................................................................
II
REMERCIEMENTS............................................................................................................III
SIGLES ET ABREVIATIONS
...................................................................................
IV TABLE DE MATIERES
....................................................................................................V
O. INTRODUCTION
GENERALE......................................................................................................I
0.1. PROBLEMATIQUE 1
0.2. HYPOTHESES DE TRAVAIL 3
0.3. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES 3
0.4. CHOIX ET INTERET DU SUJET 4
0.5. OBJECTIFS DU TRAVAIL 5
0.6. DELIMITATION DU SUJET 5
0.7. PLAN DU TRAVAIL 5
Chapitre premier :
CONSIDERATION THEORIQUE ET
CONCEPTUELLE..............................................................6
I.1. AUTOMATISATION 6
I.1.1. Définition 6
I.1.2. Avantages 6
I.1.3. Inconvénients 7
I.1. CURSUS ACADEMIQUE 7
INFORMATION ET SYSTEME D'INFORMATION 8
I.3.1. Information 8
I.3.2. Système d'information 8
I.1. SYSTEME INFORMATIQUE 9
I.4.1. Définition 9
I.4.2. Personnel du système informatique 10
I.1. SYSTEME D'ANALYSE 11
SYSTEME DE TRAITEMENT 11
BASE DE DONNEES 12
Chapitre deuxième :
GENERALITES SUR L'INSTITUT SUPERIEUR SAINTE-CROIX DE MULO
..........................14
II.1 . BRIN D'HISTOIRE 14
II.2. OBJECTIFS DE L'INSTITUTION 15
II.2.1. Objectifs généraux 15
II.2.2. Objectifs spécifiques 16
II.2. L'ORGANISATION DE L'INSTITUT SUPERIEUR SAINTE-CROIX DE
MULO 17
II.3.1. Organigramme général 17
II.3.2. Organigramme fonctionnel 18
II.3.3. Du suivi du cursus des étudiants 21
vi
Chapitre troisième :
MODELISATION DU PROJET 24
III.1. ETUDES PREALABLES 24
III.1.1. LE LANCEMENT 24
III.1.1.1. Cadrage du projet 24
III.1.1.2. Etude d'opportunité et de
faisabilité du projet 25
III.1.2. RECUEIL ET DIAGNOSTIC 28
III.1.2.1. Recueil des informations 28
III.1.2.2. Diagnostic et critique de l'existant 42
III.1.2.3. Proposition de solution 44
Chapitre troisième :
CONCEPTION ET REALISATION DE LA BASE DE DONNEES 47
IV.1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES 47
IV.1.1. Modèle Conceptuel de Données 47
IV.1.2. Modèle Logique de Données 53
IV.1.3. Modèle Physique de Données 54
IV.1.4. Traitement des données 54
IV. 1.4.1. Le Modèle Conceptuel des traitements
54
IV. 1.4.2. Construction du Modèle Conceptuel de traitement
57
IV. 1.4.3. Le Modèle Organisationnel de Traitement (MOT)
59
IV. 1.4.4. Le Modèle Opérationnel de Traitement
(MOPT) 64
IV.1. REALISATION DE LA BASE DE DONNEES 64
IV. 1.1. LES TABLES ET LES RELATIONS 64
IV.1.2. LES ECRANS DE MENUS 65
IV.1.3. LES REQUETES 66
IV.1.4. LES ETATS 66
IV.1.5. GUIDE SOMMAIRE D'UTILISATION 68
CONCLUSION GENERALE 70
BIBLIOGRAPHIE 72
0. INTRODUCTION GENERALE
0.1. Problématique
Dans ce monde en mutations continuelles, un des défis
auquel nous tous, êtres humains, devons faire face, est de comment nous
ajuster dans ce vingt-unième siècle, où la vie n'est plus
uniquement structurée autour de nos communautés, de nos villages
ou de nos villes.
En effet, aujourd'hui des changements sont constatés
dans tous les secteurs d'activité et conduisent à des situations
de plus en plus complexes.
De nos jours, l'information est considérée comme
le cinquième facteur de production qui n'est pas du tout
inférieur à la terre, au travail, au capital et à
l'entreprenariat. Pour corroborer cette opinion, BRANDLIN et HARRISSON (1987)
ont observé que « la ressource informationnelle est maintenant un
nouveau type de capital décrit comme étant le capital du savoir
». Et DRUCKER (1999) de renchérir que l'acquisition
systématique et résolue de l'information plutôt que de la
science et de la technologie apparaît comme la nouvelle base de travail,
de la productivité et de l'effort à travers le monde. Pour ce
faire, les organisations tout comme les entreprises doivent savoir gérer
leurs ressources informationnelles c'est-à-dire savoir les planifier,
les organiser, les diriger et les contrôler en vue d'atteindre les
objectifs préalablement définis.
L'informatique, perçue dès ses débuts
comme un outil précieux pour faciliter les processus de gestion et ainsi
améliorer la productivité, est progressivement objet
d'appropriation par plusieurs entreprises dans la gestion des données
à leur sein. En effet, elle a permis de réduire le temps
d'exécution des tâches, les effectuer avec le plus de
précision et d'exactitude possibles et ainsi réduire le taux
d'erreurs dues, dans la plupart des cas, au traitement manuel ou
mécanique des données. A cet effet, la conception des logiciels
appropriés dans chaque domaine a permis de répondre aux besoins
spécifiques en matière de gestion des données.
Dans cette perspective, l'intégration des technologies
du traitement de l'information (l'ordinateur par exemple) est
véritablement devenue la clé du succès dans la conception
des systèmes d'information intelligents. Les fonctions de stockage des
données et d'accès aux diverses bases et banques des
données sont rendus faciles grâce à un système
automatisé assuré par un système de gestion des bases de
données (G. DAVIS & M.H. OLSON, 1990). Ainsi, le système
informatique intervient comme soutien primaire au système d'information
dans les tâches d'automatisation, d'analyse, de l'archivage ainsi que la
diffusion de cette information au sein de l'entreprise.
L'état déplorable de l'infrastructure de
l'information dans les pays d'Afrique reste connu comme étant le
principal goulot d'étranglement de la gestion moderne de l'information.
La République Démocratique n'est pas en marge de ce constat. En
effet, nombreuses entreprises et organisations telles que les
universités et institutions d'enseignement supérieur, bien
qu'ayant intégré l'ordinateur dans leur gestion de
données, n'ont pas encore atteint le niveau de concevoir des
systèmes automatisés dans ce domaine. Les données, dont
parfois le volume est gigantesque, constituent pourtant la matière
première de leur activité et nécessitent ainsi une
attention et une rigueur particulières dans leur gestion.
L'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo en est un cas
probant. En effet, l'effectif des étudiants croît d'année
en année au sein de cette institution. A titre illustratif, avec
l'ouverture du nouveau département de Psychologie clinique depuis cette
année académique 2006-2007 l'effectif total des étudiants
au sein de l'institution est passé de trente et un étudiants en
2005- 2006 à quarante-huit étudiants en 2006-2007. Et comme
corollaire, une lourdeur et une lenteur sans précédent
s'observent dans le traitement des données relatives au cursus des
étudiants. En plus, les opérations qui se font encore
manuellement ou mécaniquement entraînent un goulot
d'étranglement dans le service de secrétariat académique.
Il s'agit de fournir à temps une réponse prompte à une
requête relative au cursus des étudiants, dès leur
inscription au sein de l'institution jusqu'à l'homologation de leurs
diplômes académiques.
Aussi, les pertes des données sont fréquentes, et
les résultats des traitements sont souvent entachés d'erreurs.
Eu égard à ce diagnostic, les questions suivantes
font l'objet de notre préoccupation :
1. L'actuel système d'information de gestion du cursus
académique des étudiants à l'I. S. S.C.-M est-il suffisant
en vue de répondre aux attentes de cette institution, à savoir
la
prise de décision à temps opportun ?
2. La lenteur, la perte des données, les erreurs
continuelles dans leur traitement sont-elles directement liées au
traitement manuel ou mécanique des données relatives au cursus
académique des étudiants ?
Face à cette situation et considérant la
configuration actuelle de l'institution, quel modèle de formalisation du
système de traitement automatique de l'information pouvons-nous proposer
à l'I.S.S.C.-M pour une gestion efficace et efficiente du cursus
académique des étudiants ?
La persistance de ces questions constitue le point central sur
lequel il nous convient de suggérer des réponses
anticipatives.
0.2. Hypothèses de travail
1. Il se pourrait que l'actuel système d'information
de gestion du cursus académique des étudiants établi au
sein de l'I.S.S.C.-M est insuffisant pour répondre aux attentes de
l'institution compte tenu du volume croissant des données à
traiter.
Le traitement manuel et mécanique seraient la cause
majeure de lenteur dans le traitement des données, des erreurs dans le
traitement, de la perte continuelle des données que connaît le
chargé de la gestion des données relatives au cursus des
étudiants.
Pour ce, une base des données serait une solution
optimale pour pallier à ces difficultés et ainsi répondre
aux requêtes instantanées relatives au parcours académique
des étudiants, en vue de permettre la prise des décisions, le cas
échéant.
0.3. Méthodes et techniques
utilisées
Selon P. VAGHENI (2005), « une méthode se traduit par
des procédures concrètes dans la préparation,
l'organisation et la conduite d'une recherche ».
Pour atteindre nos objectifs, nous nous sommes servis des
méthodes suivantes :
1. la méthode descriptive qui nous a facilité de
dépeindre les concepts de base, préalables à notre
recherche ;
la collecte et l'analyse des données disponibles qui nous
ont permis d'explorer le système existant ;
la technique documentaire et l'interview qui nous ont
facilité de recueillir les informations en rapport avec l'I.S.S.C.-M
;
4. Enfin, la Méthode d'Etude et de Réalisation
en Informatique pour Système d'Entreprise (MERISE) avec comme outils :
le schéma de circulation des flux, le schéma de circulation et de
traitement, le modèle entité-association (qui nous a permis de
structurer notre champ d'étude dans des entités et dégager
les relations qui les unissent) et comme techniques l'observation directe,
l'interview; nous ont aidé à formaliser et à concevoir le
nouveau système d'information.
0.4. Choix et intérêt du sujet
D'aucuns pourraient se demander pourquoi notre choix a
porté sur ce thème. En effet, le problème de gestion est
devenu un casse-tête à pas mal d'entreprises et organisations,
à savoir la gestion manuelle ou mécanique des ressources
informationnelles. Le caractère laborieux d'une telle pratique, les
retards qui en découlent dans le traitement et l'inefficience
générale des services d'information,... nous ont motivé
d'élaborer ce modeste travail en vue d'apporter une contribution, petite
soit-elle, à l'implantation d'un système automatisé,
capable de répondre à une des grandes nécessités
actuelles de l' I.S. S.C. -M.
L'intérêt que l'I. S. S.C.-M puisera de ce
travail est de trouver son système d'information formalisé et
adapté à l'évolution actuelle des effectifs
d'étudiants au sein de cette institution.
Le nouveau système automatisé pourra permettre
d'assurer une gestion efficace des informations de plus en plus nombreuses
relatives au parcours des étudiants ; une gestion qui permette de lutter
contre les erreurs, les pertes des données ainsi que la lenteur dans
leur traitement. Les états (tels que les fiches d'inscription, fiches de
renseignements, relevés de notes, grilles des points, fiches
d'homologation,...) générés par le nouveau système
automatisé seront ainsi plus fiables pour la prise de décision.
La base de donnée, une fois mise en place, simplifiera
énormément la gestion des informations et permettra d'avoir une
vision dynamique des données de l'institution, et de s'y retrouver
rapidement quelle que soit l'information recherchée ou les calculs
désireux d'être réalisés sur ces données.
0.5. Objectifs du travail
L'objectif majeur poursuivi dans cette recherche est de
matérialiser nos connaissances en mettant à la disposition de l'
I. S. S.C. -M un système d'information suffisant, lequel système
d'information sera géré par une base de données, capable
de générer facilement les informations en rapport avec le cursus
académique des étudiants, dès leur inscription au sein de
l'institution jusqu'à l'homologation de leurs titres académiques.
Le suivi du cursus des étudiants par une base de données
permettra de réduire le niveau des erreurs, le niveau de lenteur dans
les traitements, qui proviennent du système manuel de traitement des
données.
0.6. Délimitation du sujet
Ce modeste travail s'inscrit dans un cadre purement
organisationnel et technique de l'I. S. S.C.-M. Notre regard s'oriente plus
particulièrement au cursus académique des étudiants pour
lequel nous proposons une base des données facile à utiliser et
à comprendre ; susceptible de mise à jour, et adaptable aux
exigences relevant de la croissance de l'institution.
Dans le temps, notre recherche se rapporte aux données du
service de secrétariat académique ; telles que
présentées l'année académique 2006-2007.
0.7. Plan du travail
Ce chef d'oeuvre comprend, outre l'introduction et la conclusion
générales, quatre chapitres :
1. Le premier porte sur la récapitulation des notions
théoriques nécessaires à notre champ d'investigation ;
Le deuxième donne un zoom général sur
l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo ;
Le troisième concerne la modélisation du projet.
Enfin, le quatrième présente une base des
données et un plan de sa réalisation.
Chapitre premier :
CONSIDERATION THEORIQUE ET CONCEPTUELLE
Ce chapitre est consacré à la revue des
principaux concepts utilisés dans ce travail. Il s'agit, en effet,
d'éclairer nos lecteurs sur la signification des concepts de base en vue
de leur permettre une compréhension du contenu de ce chef d'oeuvre.
I.1. AUTOMATISATION I.1.1. Définition
L'automatisation est l'emploi des moyens automatiques pour
réaliser un processus. C'est aussi une transformation d'un
procédé ou d'une installation en vue de le rendre automatique. En
plus, l'automatisation signifie l'emploi des machines en vue de réduire
ou de supprimer l'intervention humaine dans une tâche
déterminée (Dictionnaire PETIT ROBERT, p. 135).
En effet, il n'y a pas automatisation lorsque
l'opérateur humain est remplacé par la force animale, ni
lorsqu'un processus artificiel est substitué à un processus
naturel. L'automatisation concerne uniquement une transformation d'un processus
exclusivement créé par l'homme par des techniques ou ensemble de
techniques. Elle tend donc à économiser l'intervention humaine
sous toutes ses formes ; avec pour finalité la réduction de la
pénibilité de certains travaux et l'amélioration de la
productivité du travail.
I.1.2. Avantages
L'automatisation ayant pour but, même s'il n'est pas
toujours atteint, de réduire l'intervention humaine dans une
tâche, offre plusieurs avantages dont :
1. la rapidité dans le traitement des données ;
la facilité de traitement des données sans erreurs
pour la prise de décision ;
la qualité, la fiabilité et la disponibilité
des données traitées (à cause de son outil
utilisé,
l'ordinateur).
4. la capacité des organisations à changer et
améliorer leur mode de gestion en investissant dans la nouvelle
technologie.
I.1.3. Inconvénients
Outre les avantages, l'automatisation présente aussi
quelques inconvénients, entre autres
:
1. le chômage (surtout dans les pays en
développement) des personnes ayant moins ou n'ayant pas de connaissance
technique ;
l'abrutissement des travailleurs ;
l'augmentation excessive du coût d'investissement (pour les
entreprises avec moyens insuffisants) par le coût élevé des
matériels pour l'automatisation.
En bref, l'automatisation se fait sous cette condition : le
système doit être formalisable, c'est-à-dire que la
connaissance des entrées doit permettre de déterminer les sorties
par des règles de transformation explicables (décomposables en
instructions élémentaires, compréhensibles par la machine)
(O. MASIVI, 2007).
Toute automatisation exige ainsi une analyse sérieuse
des informations en amont afin que les informations en aval soient claires et
fiables. Ceci exige un savoir-faire dans l'analyse du système
d'information à automatiser.
I.2. CURSUS ACADEMIQUE
Un cursus académique désigne
généralement un parcours ; un ensemble des études
(scolaires, universitaires...) d'un domaine. Il représente
également l'ensemble des informations concernant un candidat au cours
d'un cycle universitaire se terminant éventuellement par une remise de
diplôme (Encyclopédie Universalis, 200 1-2002).
Pour notre cas, le cursus académique désigne un
processus englobant un ensemble d'informations relatives à
l'évolution de l'étudiant pendant un cycle, depuis son
inscription jusqu'à sa sortie de l'institution, et qui permettent de
faire le suivi de son évolution académique au sein de
l'institution. Le parcours des étudiants à l'ISSC-M est donc un
processus qui comprend un ensemble de données enregistrées et
conservées par le service chargé de cette matière.
Les informations nécessaires au cursus de
l'étudiant à l'ISSC-M se résument en trois étapes
principales :
1. Les informations concernant l'inscription de
l'étudiant au sein de l'institution.
Les informations concernant son évolution
académique au sein de l'institution.
Les informations nécessaires à l'homologation des
diplômes académiques de l'étudiant dans l'institution.
Etant donné que le traitement de toutes ces
informations exige une gestion très efficace, nous comptons, pour cette
fin, concevoir et formaliser un système d'information et de traitement
automatisé, adapté à la configuration actuelle de l' I. S.
S.C.-M.
I.3. INFORMATION ET SYSTEME D'INFORMATION I.3.1.
Information
L'information est la représentation subjective d'un
fait, d'une situation, d'un événement sous forme conventionnelle
qui en assure la performance et facilite le maniement ainsi que la
transformation (O. MASIVI, 2005).
Selon Robert REIX (1990), tout ce qui peut se représenter,
s'écrire, se dire pour être communiqué entre hommes ou
entre machines constitue l'information.
Ainsi, une bonne information est celle qui permet la prise de
décision et qui accroît l'efficacité dans le travail. Dans
une entreprise, les imprimés constituent le véhicule principal de
l'information et l'ensemble de ces imprimés constitue, à
côté des informations stockées sur des supports
électroniques et magnétiques, une documentation de
référence non négligeable.
I.3.2. Système d'information
Un système est un phénomène identifiable,
pratiquant la régulation, composé de sous- systèmes
reliés entre eux, permettant l'action, la prise de décision et la
mémorisation des informations (O. MASIVI, 2005).
Un système simplifie, dans une certaine mesure, la
compréhension de multiples activités au sein d'une entreprise et
permet de mieux cerner la nature des problèmes à résoudre.
En effet, grâce au système, formé des
éléments reliés les uns aux autres, le contrôle de
différentes actions dans le fonctionnement est rendu moins
pénible et permet ainsi d'aboutir au résultat escompté.
Un système d'information est un ensemble construit et
intégré des ressources humaines, informatiques et
organisationnelles destinées à réaliser la gestion
(collecte, mémorisation, exploitation et diffusion) de l'information en
vue d'aider à la prise de décision et le fonctionnement d'un
domaine d'activité ou une fonction de l'entreprise. S'intéresser
au système d'information de l'entreprise revient à analyser les
techniques, les procédures, les règles et les outils
utilisés par chaque sous-système des phases de production et
d'utilisation de l'information. (O. MASIVI, 2007). Dans un système
d'information les délais de traitement des données sont parfois
trop longs, l'information parfois périmée avant d'être
produite; le système étant donc saturé ; incapable de
faire face à l'augmentation du volume des données. Face à
cette situation, certaines entreprises aussi bien de petite que de grande
taille, face aux informations très complexes, envisagent l'utilisation
des hommes et de machines pour le traitement de ces informations. C'est pour
cette raison que, dans une entreprise, certaines normes doivent être
scrupuleusement observées pour que les informations soient
traitées à temps opportun au regard de leur pertinence,
c'est-à-dire correspondant au besoin de l'utilisateur.
L'utilisateur d'un système d'information introduit des
données et reçoit des sorties, et pour apprécier son
système d'information, il se réfère aux
éléments visibles par lui, c'est-à-dire la manière
d'entrer les données et surtout des résultats obtenus (les
sorties).
Le Système d'information automatisé est un
système dans lequel les transformations significatives d'information
sont effectuées par des machines de traitement automatique relevant de
l'informatique, de la bureautique, des systèmes experts et de la
télématique (O. MASIVI, 2007).
I.4. SYSTEME INFORMATIQUE I.4.1.
Définition
Un système informatique est un système
composé d'une part du matériel informatique (ordinateur), d'autre
part des programmes (logiciels) et des hommes indispensables au fonctionnement
du matériel.
Le système informatique a donc pour composants :
1. Le Hardware : formé de toutes les marchandises et
outils intervenant dans le traitement de l'information dont l'ordinateur est le
privilégié à cause de sa rapidité, son exactitude,
sa capacité, sa souplesse et surtout de son adaptabilité. Un
ordinateur a quatre composants essentiels :
- un processeur pour l'exploitation des informations
- une mémoire (vive ou de masse) pour stocker
l'information
- des unités d'entrée de l'information
- des unités de sortie de l'information
1. Le Software : c'est l'ensemble des logiciels (programmes)
installés sur un ordinateur, lui permettant de réaliser les
tâches de traitement de l'information. Un logiciel est donc l'ensemble
d'instructions et de données permettant de faire réaliser une
tâche au processeur.
L'homme : c'est l'élément le plus important de
toutes les composantes du système informatique. Il s'agit de tout le
monde chargé de manipuler l'ordinateur. Ce sont les utilisateurs.
Brièvement, on parle de Hardware pour faire
référence à la partie matérielle de l'ordinateur
(disque dur, carte-mère, bus,...), tandis que le Software désigne
la partie immatérielle de l'ordinateur (logiciels, programmes)
I.4.2. Personnel du système
informatique
Pour qu'un système informatique puisse bien fonctionner on
a besoin du personnel :
a) les opérateurs d'entrée des données :
ils préparent des données pour leur traitement, souvent en les
codant dans un format reconnaissable par la machine.
les opérateurs d'ordinateurs : ils contrôlent les
performances de l'ordinateur, révisent les procédures et veillent
sur le fonctionnement de l'équipement.
les programmeurs : ils conçoivent, écrivent,
testent et implantent les programmes qui traitent les données sur un
système informatique.
I.5. SYSTEME D'ANALYSE
Le système d'analyse est un processus d'étude
d'un système existant en vue de déterminer comment fonctionne ce
dernier et comment il répond aux implications des utilisateurs. Le
système d'analyse met sur pied le travail préparatoire pour la
conception et la mise en oeuvre du nouveau système.
Une méthode d'analyse et de conception a pour objectif
de permettre de formaliser les étapes préliminaires de
développement d'un système afin de rendre ce développement
plus fidèle aux besoins du client. Pour ce faire, on part d'un
énoncé informel (le besoin tel qu'il est exprimé par le
client, complété par des recherches d'informations auprès
des experts du domaine fonctionnel, comme par exemple les futurs utilisateurs
d'un logiciel), ainsi que de l'analyse de l'existant éventuel
(c'est-à-dire la manière dont les processus à traiter par
le système se déroulent actuellement chez le client). (
http://fr.wikipedia.org/wiki,
consulté le 10- 02-2007).
Les analystes du système analysent, planifient et
conçoivent non seulement des programmes individuels, mais aussi un
nouveau système.
I.5. SYSTEME DE TRAITEMENT
Le système de traitement désigne un ensemble
organisé d'éléments fonctionnels (éléments
d'entrées, éléments de traitement) capables de
réaliser et d'enchaîner les opérations
caractéristiques du traitement de l'information (Robert REIX, 1990).
Le traitement de l'information peut être assimilé
à un processus industriel de fabrication. A partir des matières
premières, on élabore un produit fini par une série
d'opérations successives. Le traitement de l'information peut être
manuel, mécanisé ou automatisé. Il est manuel quand il est
assuré exclusivement par l'homme sans l'aide d'aucune machine. Il est
mécanisé ou semi-automatisé lorsque certains organes sont
des machines qui facilitent le travail de l'homme. Le traitement est
automatisé dans la mesure où la machine assure la totalité
du traitement depuis la lecture des données jusqu'à
l'édition des résultats. Le traitement semi- automatique ou
interactif signifie que l'homme intervient à un certain moment et
l'ordinateur vient en complément dans l'opération de traitement
(interaction homme-machine). C'est le système couramment utilisé
ici chez nous.
I.7. BASE DE DONNEES
Une base de données, usuellement abrégée
BD ou BDD, est un ensemble structuré et organisé permettant le
stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter
l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données,...) (A.
GULZAR, 2006-2007).
Une base des données permet donc de stocker, classer,
retrouver des données, et de réaliser des calculs sur ces
données. Généralement, une base de données est
contrôlée par un système de gestion permettant d'effectuer
la recherche, le tri ou la fusion de données, ainsi que toute autre
requête relative à ces données.
Parmi les systèmes de gestion de bases de
données (SGBD), les plus courants sont ceux associés aux bases de
données relationnelles, où l'information est rangée dans
des fichiers, sous forme de tables composées de lignes et de colonnes.
Les lignes représentent les enregistrements (ensembles d'informations
relatives à des rubriques séparées), tandis que les
colonnes correspondent aux champs (attributs spécifiques à un
enregistrement).
Alors que Oracle' ou SQL Server' sont destinés à
de grosses entreprises gérants énormément de
données et où plusieurs utilisateurs doivent accéder
simultanément aux bases ; Access lui, résolument plus petit et
simple d'utilisation est plutôt destiné aux professionnels et
petites entreprises. (
http://www.supinfo-projects.com/fr/2005/access2003/4/
consulté le 05-04- 2007).
Ms Access, une des bases de données relationnelles - et
que nous avons choisi pour son mode d'utilisation simple dans nos recherches -
comprend 6 principales composantes : Les tables, les requêtes, les
formulaires, les états, les macros et les modules.
1. La table est l'objet de base de la base de données.
C'est elle qui permet de stocker toutes les informations. Une table contient
généralement les informations sur un type d'objet précis.
Par exemple une table Client qui contient toutes les informations sur le client
(Nom, prénom, age, adresse etc...), une table fournisseur qui contient
toutes les informations sur le fournisseur (Nom de la société,
adresse, spécialité etc...), une table Commande qui contient
toutes les informations sur une commande (Date, numéro etc...). Ces
tables peuvent par la suite être liées entre elles, ce que l'ont
appelle les relations.
La requête est un élément essentiel de la
base de donnée. C'est elle qui permet d'interroger
la base de données pour en extraire les informations
nécessaires. Elle permet donc de sélectionner des informations
mais aussi de les trier, les organiser pour répondre à une
demande spécifique.
3. Le formulaire permet d'offrir une alternative à la
saisie ou l'affichage des données d'une table tout en y entrant
directement les informations. Il offre en effet un bien meilleur effet visuel,
qui rend bien plus clair la visualisation ou la saisie des données. De
plus il est personnalisable. Il est effectivement possible d'y ajouter des
objets, tels que des boutons, des cases à cocher, des zones de liste
déroulantes, des images, des onglets, etc...
Un état permet d'agencer et de regrouper les informations
de vos tables ou requêtes afin de les imprimer par la suite.
Une macro : c'est une action ou ensemble d'actions, logiquement
liées, utilisées pour automatiser des tâches.
Un module : c'est une collection de déclarations et de
procédures Visual Basic associées pour former une
unité.
Lorsque l'on décide de créer une base de
données relationnelle, il faut surtout veiller à définir
clairement ses caractéristiques. Les données du problème
doivent être énoncées avec précision et
décidées en amont selon les besoins à traiter, la
réalisation et l'installation de la base de données
s'avérant alors beaucoup plus souples. En effet, une erreur de
conception pourrait en générer d'autres bien plus graves lors de
l'installation de la base, allant parfois même jusqu'à la perte de
certaines données.
C'est pourquoi des méthodes de conception de bases de
données ont été mises au point afin d'éviter les
fautes : la méthode MERISE constitue ainsi l'une des méthodes les
plus employées dans les entreprises. Elle consiste en l'analyse, la
conception et la formalisation d'un système d'information au sein d'une
entreprise. Ainsi, dans le chapitre suivant, MERISE nous facilitera la
modélisation du système de traitement automatisé de
l'information au sein de l'ISSC-M, et, avant d'entrer dans le fond de cette
matière, explorons notre milieu d'étude.
Chapitre deuxième :
GENERALITES SUR
L'INSTITUT SUPERIEUR SAINTE-CROIX DE
MULO
Ce chapitre nous aide à comprendre le fonctionnement de
l'I. S. S.C.-M dans sa structure organisationnelle. Pour ce, nous traitons
respectivement les points ci-après : un bref historique, les objectifs
généraux et spécifiques de l'institution, l'organigramme
général de l'institution ainsi que l'organigramme fonctionnel
avec attribution des tâches à chaque niveau, et enfin, la
circonscription du système d'information de gestion du cursus
académique des étudiants.
II.1. BRIN D'HISTOIRE
L'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo (I.S.S.C.-M.
en sigle) est une institution privée reconnue par l'Etat congolais. Il
existe depuis le 14 septembre 1989. Il se situe dans la cité de Lubero,
le quartier Mulo, paroisse catholique sainte Thérèse. Les cours y
ont effectivement débuté durant l'année académique
1988-1989, avec trois étudiants. L'année 1998, l'I.S.S.C.-M. est
affilié au Philosophat Saint-Augustin de Kinshasa et est devenu «
l'Extension de Mulo ».
En 1998-1999, arrivent les premiers étudiants non
religieux. Le contrat d'affiliation a consacré le statut juridique de
l'I.S.S.C.-M. jusqu'à 2004. Depuis le 25 mai 2005, l'I.S.S.C.-M.,
Institut privé, reçoit son agrément provisoire et
fonctionne comme établissement autonome dont le pouvoir d'organisation
est dévolu au Supérieur majeur de l'Ordre de la Sainte-Croix et
de son Conseil.
L'agrément définitif, par Décret
Présidentiel, date du 12 juin 2006. L'institut Supérieur
Sainte-Croix de Mulo est une institution Catholique chapotée par l'Ordre
de la Sainte-Croix en Afrique et suivant le programme de l'enseignement
supérieur et universitaire tel que conçu et approuvé par
le Ministère de l'Enseignement Supérieur et Universitaire (cfr.
Organigramme avec les articulations suivantes : administration de tutelle,
administration de direction, administration du personnel académique et
scientifique, administration du personnel administratif et le conseil des
étudiants).
II.2. OBJECTIFS DE L'INSTITUTION
II.2.1. Objectifs
généraux
Voulant inscrire ses activités dans la ligne de
conduite propre aux Universités ecclésiastiques (lignes
tracées par Deus scientiarum Dominus' de Pie XI publiée
en 1931 et enrichie par Sapientia Christiana' de Jean-Paul II du 15
avril 1979), l'I.S.S.C.-M. ne se limite pas seulement à la formation
philosophique mais désire également affronter les
problèmes les plus actuels dans son milieu d'implantation (territoire de
Lubero, province du Nord-Kivu en RDC), voire même au-delà de ce
lieu assez restreint, ces problèmes qui intéressent aussi
l'Eglise, la société et qui doivent être abordés
dans un esprit scientifique pur et à la lumière de la
Révélation.
Aujourd'hui, l'un des domaines qui suscitent le plus
d'intérêt est sans aucun doute celui des problèmes
liés aux sciences biomédicales et aux comportements humains, les
problèmes de la vie en général. Face à tout cela,
l'I. S. S.C.-M. se propose de :
1. fournir à ses alumni, une formation
spirituelle et scientifique, autant théorique que pratique ;
mettre à la disposition du continent, de la Nation en
général et de la contrée de Lubero en particulier des
cadres compétents et probes en sciences philosophiques (la formation
philosophique s'inscrit aussi dans la formation religieuse des prêtres
Croisiers) et également dans d'autres domaines, notamment celui de la
psychologie en vue de soulager dans la mesure du possible les personnes
atteintes de psychose de guerres, d'irrégularités causées
par une vie familiale indécente, en vue d'aider dans divers cas
pathologiques, en vue d'étudier l'évolution de l'enseignement
dans nos milieux et pallier aux lacunes et insuffisances en milieu scolaire et
éducatif ;
mettre un accent particulier sur les sciences humaines
susceptibles d'orienter déjà la formation selon les besoins
pastoraux dans le souci d' inculturer la foi en terre africaine et d'aborder
diverses problématiques en ayant en esprit le réel contexte de
travail (pour éviter de voguer sans boussole) ;
assurer un esprit religieux intégral aux
étudiants frères Croisiers et aux étudiants laïcs.
L'institution maintient pour ce fait les cours de spiritualité et
d'initiation à la lecture de la Révélation
chrétienne tout au long de la formation.
II.2.2. Objectifs spécifiques
Voici ce qui concerne la particularité de chaque
faculté :
1. Par la philosophie (faculté mère pour avoir
été la première à fonctionner sur le site), notre
institution veut donner à la société d'abord rurale -
puisque c'est là que l'institution veut assurer sa tâche
éducative - ensuite urbaine des cadres avec la charge d'être des
éveilleurs de la conscience dans l'éducation nationale (à
l'école secondaire et au supérieur) et dans les services sociaux
et dans la pastorale de l'Eglise et de l'Ordre de la sainte Croix.
Par la psychologie, donner des cadres voués à la
fonction sociale de thérapeutes dans les cas de guerres, de rebellions
pour améliorer la situation sociale et familiale de la femme. Les
études en psychologie veulent favoriser principalement la femme en vue
de l'aider à bien vivre en bon partenariat avec les hommes, à
gérer mûrement les différentes réalités de la
vie, aider tout le monde à bien se connaître et à bien
gérer les événements, à bien se laisser former,
instruire et éduquer.
Par l'agrovétérinaire et la physique
appliquée à la technologie, l'institut vise la promotion des
initiatives rurales et veut améliorer les conditions d'existence des
habitants de milieux ruraux par l'efficience des techniques agricoles,
pastorales et énergétiques à la hauteur des moyens
disponibles.
Source : Archives de l'Institut Supérieur
Sainte-Croix de Mulo (Secrétariat académique).
II.3. L'ORGANISATION DE L'INSTITUT SUPERIEUR
SAINTE-CROIX DE MULO
II.3.1. Organigramme général
(Source : Archives du Secrétariat académique)
|
Ordre de la Sainte Croix
|
|
|
Province
d'Europe
|
|
Région Martyrs de Bondo
|
|
|
Ministère de l'enseignement supérieur
et
universitaire de le R. D. Congo
|
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L'organigramme de la nouvelle institution se présente
comme le montre le schéma de la précédente page. Cet
organigramme situe l'administration de l'Institut Supérieur Sainte-Croix
de Mulo à cinq niveaux de compétences administratives :
l'administration de tutelle, l'administration du personnel de direction,
l'administration du personnel académique et scientifique,
l'administration du personnel administratif, enfin la représentation
estudiantine.
L'organigramme de l'ISSC-M. présenté ci-haut est
l'organigramme général de l'Institution tel que défini
dans les statuts constitutionnels de l'ISSC-M. Les différentes fonctions
y définies sont mises en application selon les besoins de l'institution
et au fur et à mesure que les facultés et départements
sont opérationnels. Actuellement, deux départements sont
fonctionnels : le département de philosophie et celui de psychologie. Ce
qui entraîne l'organigramme fonctionnel suivant :
II.3.2. Organigramme fonctionnel 1. Structure
organisationnelle
Ministère de l'ESU
Pères Croisiers
Conseil de Gestion
|
Direction Générale
|
|
Secrétariat administratif
|
|
Secrétariat académique
|
|
|
|
Conseil académique
|
Secrétariat scientifique
|
|
Professeurs
|
|
Bibliothèque
|
|
Conseil des étudiants
|
Sources : Archives de l'Institut Supérieur Sainte-Croix de
Mulo.
2. Attribution des tâches
Le Ministère de l'ESU dicte le programme national des
cours à suivre ainsi que d'autres
instructions importantes dans le cadre du bon déroulement
des activités académiques. Les Pères Croisiers tracent la
politique générale de l'institution.
Le Conseil de Gestion gère l'institution au niveau local
et est composé du Directeur Général, le Secrétaire
Académique et le Secrétaire Administratif.
Le Directeur général coordonne toutes les
activités pour le bon fonctionnement de l'institution : - Il veille au
respect du statut et du règlement de l'institution.
- Il représente l'Institut dans toutes les relations
extérieures et officielles avec les autorités tant nationales
qu'internationales et en cas d'urgence, il prend des mesures qui s'imposent
relevant de la compétence du Conseil d'administration, se charge de
l'informer à sa toute prochaine réunion.
- Il fait un rapport annuel au conseil d'administration sur le
fonctionnement de l'institution.
Le Secrétaire administratif s'occupe des questions
financières de l'institution. Pour le moment, il cumule également
les rôles de caissier et de comptable.
A ce titre :
- Il gère les ressources financières de
l'entreprise en les allouant selon la réglementation en cette
matière ;
- Il établit le budget annuel de l'institution et veille
au respect des règles budgétaires ; - Il présente
mensuellement les états financiers au Conseil d'administration.
- Il perçoit journellement les fonds liquides et
complète le livre de caisse et, à la fin de la journée il
confie ces fonds à l'économe de la Communauté des
Pères Croisiers, pour leur sécurité.
Le Secrétaire Scientifique s'occupe de la gestion des
informations liées à l'enseignement. A ce titre :
- Il s'occupe de la correspondance avec les tiers.
- Il s'occupe de la saisie et l'impression des documents relevant
des différentes facultés au sein de l'institution.
N.B. En dehors de leurs fonctions au sein de l'institution, le
secrétaire académique s'occupe également de
l'économat de la Communauté et le Secrétaire scientifique
de la saisie et de l'impression des documents relevant de cette même
Communauté. Ce qui leur cause le plus souvent une surcharge dans leurs
travaux journaliers.
Les professeurs assurent la formation scientifique aux
étudiants à travers les cours. A la fin des cours, ils organisent
des épreuves (tests, TP, interrogations, examens,...) en vue
d'apprécier le niveau général d'assimilation de la
matière étudiée dans les cours.
La bibliothèque complète la formation
assurée aux étudiants en mettant à la disposition de ces
derniers les ouvrages pour leur ressourcement scientifique. Le personnel
académique et le personnel enseignant y trouvent également leur
compte pour les recherches scientifiques supplémentaire en vue
d'enrichir leurs cours.
Le conseil des étudiants, les chefs des promotions et
les étudiants, religieux et laïcs, forment le dernier niveau de
l'administration. Le conseil se compose du président, du
secrétaire et des représentants des sections. Seuls les deux
premiers représentent les étudiants auprès des
autorités supérieures de l'institution ; les seconds le font
auprès des sections et des options.
Le Secrétaire académique s'occupe des questions
liées à l'organisation des enseignements au sein de
l'institution.
A ce titre :
- Il suit au jour le jour les activités de tout le secteur
académique de l'établissement.
- Il assiste aux réunions des facultés.
- Il rédige chaque semestre un rapport
détaillé sur la vie académique de
l'établissement.
- Il tient à jour une documentation complète de
tous les règlements, instructions, circulaires, etc. d'ordre
académique.
- Il établit les états des besoins en personnel
enseignant et scientifique.
- Il tient à jour les dossiers académiques de tous
les membres du personnel académique et scientifique.
- Il suit la discipline, l'enseignement, le travail scientifique,
etc. de tous les professeurs.
- Il vérifie attentivement l'exécution des
programmes de cours dans les facultés.
- Il informe la direction générale et/ou le Conseil
d'administration à chaque réunion des
problèmes académiques les plus importants qui se
posent à l'Institut et lui soumettre pour
décision les questions de sa compétence.
- Il supervise de manière directe le service des
inscriptions et donne rapport à la Direction générale.
- Il détient les dossiers des étudiants et en
assure le suivi en ce qui concerne :
· Des inscriptions au sein de l'institution
L'évolution académique
L'homologation des diplômes
II.3.3. Du suivi du cursus des
étudiants
1. Du recrutement et des inscriptions au sein de
l'ISSC-M
Tout commence au mois de mai de chaque année
académique. Les affiches pour annoncer les inscriptions sont
envoyées en des lieux où les candidatures sont pensées
possibles. Lors de la prise de contact, un papier dépliant est remis au
concerné. Il contient un brin d'histoire sur l'évolution de
l'ISSC-M jusqu'à l'obtention de son agrément définitif
comme Institut privé, le 12 juin 2006. Il comprend aussi la nomenclature
des facultés organisées et à organiser ; les objectifs
généraux de l'Institution, les quinze conditions d'admission. Ce
dépliant contient aussi les adresses des Pères Croisiers à
contacter pour d'amples renseignements. Ce feuillet est également
tarabiscoté d'images et du logo de l'ISSC-M.
Après la prise de contact, celui qui demande
l'inscription reçoit la fiche des renseignements, la fiche d'inscription
et le Bulletin d'inscription. Ils constituent les formulaires d'inscription.
Ces éléments sont remis avec les éléments du
dossier renseignés dans le dépliant, le tout enfoui dans une
farde chemise. Quand le dossier est déposé au secrétariat,
le candidat est pris sur une fiche d'enregistrement. Les enregistrements se
clôturent à la fin du mois d'août. Le dernier jour de ce
dernier mois, la commission d'admission, qui siège déjà
dès les premiers moments des enregistrements, procède à
l'analyse des dossiers pour repérer les cas admissibles. A la fin de
chacune de leur réunion, un procès-verbal est à produire.
A la dernière réunion, les listes des étudiants admis sont
publiés : avant la fin de la première quinzaine de septembre.
L'admission au cours est obtenue après cette
réunion qui est suivie de la publication des listes des admis. La
réussite aux Exétats confirme cette admission. On est admis
définitivement ou inscrit pour la 1ère année
académique après avoir réussi aux examens
éliminatoires, après avoir payé la totalité des
frais académiques ou plus de la moitié de ces frais.
L'inscription est confirmée par une attestation d'inscription et
l'octroi de la carte d'étudiant. A cette étape, on est inscrit
dans le registre des inscrits et on obtient un numéro matricule.
2. De l'évolution académique de
l'étudiant à l'I.S.S.-M.
A l'instar de la plupart des institutions supérieures
et universitaires de la RDC, l'I.S.S.C-M offre un programme de graduat à
durée de trois ans (premier cycle) et un programme de licence à
durée de 2 ans (deuxième cycle). Chaque programme est
sanctionné par la remise au lauréat d'un diplôme,
homologué par le Ministère de l'Enseignement Supérieur,
Universitaire et Recherche scientifique.
Une année académique comprend deux semestres et
chaque semestre se clôture par une évaluation
générale de l'étudiant sur l'ensemble des matières
enseignées. L'étudiant reçoit des notes dans les
différents cours inscrits au programme du semestre (interrogations,
travaux de recherche, travaux pratiques, tests et examens,...). Cette
évaluation est suivie d'une appréciation de l'étudiant,
après une délibération à la première et/ou
à la deuxième session.
A la fin de chaque semestre et de l'année
académique, toutes les notes des étudiants sont
centralisées au niveau du secrétariat académique en vue du
calcul des moyennes semestrielles ou annuelles ; l'établissement des
relevés des notes, des palmarès et l'enregistrement de toute
autre information utile en rapport avec le cursus des étudiants.
En résumé, les documents principaux reprenant les
informations en rapport avec l'évolution de l'étudiant sont les
suivants :
1. Fiche de cotation de dissertation
Fiche de cotation de TFC
Fiche de cotes pour l'examen
Fiche de présence aux examens
Fiche des cotes
Les grilles des points
Les carnets des appréciations (après la
délibération)
Les PV des délibérations (ils se composent durant
la délibération)
Les palmarès
Les Relevés des cotes (après la
délibération)
Le Registre de Diplômes
3. De l'homologation des diplômes
académiques
L'homologation consiste en la reconnaissance officielle des
diplômes académiques par les autorités du Ministère
ayant l'enseignement supérieur et universitaire dans ses attributions.
Pour les institutions privées ont parle d'homologation de diplôme
tandis que pour les institutions publiques on parle d'entérinement.
L'opération est précédée d'un
contrôle de scolarité. Les documents nécessaires sont :
1. La fiche de scolarité
Les palmarès des points pour chaque année
académique
La copie certifiée conforme à l'original du
diplôme d'état
Les Certificats de réussite pour les années
précédant l'année finale
Les rapports de délibérations et les
procès-verbaux de délibération
La fiche d'homologation.
En vue d'alléger les tâches du Secrétaire
académique, à qui incombe tout le travail ci-haut décrit,
nous essayerons de choisir les tâches qui sont automatisables. A titre
d'exemple, nous citons : la production des fiches de renseignement sur le
candidat, les statistiques des étudiants, les relevés des notes,
les grilles des points, les palmarès, et les fiches de
scolarité
Avant d'examiner à fond les actions formalisables et
automatisables, dans le chapitre suivant nous menons des enquêtes
préalables à notre recherche. Elles nous permettront de
comprendre les contours de notre champ d'investigation avant sa
vulgarisation.
Chapitre troisième :
MODELISATION DU PROJET
III.1. ETUDES PREALABLES
Il s'agit de relever le processus de déroulement et du
traitement de l'information, les documents mis en jeu ; leur analyse ainsi
qu'une critique minutieuse du système existant en vue d'en
suggérer une solution appropriée. En vue de vulgariser notre
projet, la présente section traite les points ci-après : le
lancement du projet, le recueil et diagnostic du projet.
III.1.1. LE LANCEMENT
Cette section a pour objectif la définition du projet, son
évaluation et sa planification. Plus concrètement, il s'agit du
cadrage, de l'étude de l'opportunité et de faisabilité du
projet.
III.1.1.1. Cadrage du projet
Notre projet s'inscrit dans la sphère organisationnelle
et technique de l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo pour la
gestion du cursus académique des étudiants. Celui-ci englobe
toutes les informations relatives à l'étudiant, et couvrent son
inscription au sein de l'institution, son évolution, et sa sortie de
l'institution conditionnée par une remise de diplôme
académique.
Les structures du système d'information existant, les
plus directement impliquées dans le suivi de ces informations sont le
secrétariat académique et le secrétariat scientifique. La
définition des fonctions de chacun de ces acteurs dans la structure
fonctionnelle a été évoquée dans le chapitre
précédent.
Notre projet aura pour aboutissement d'abord la formalisation
d'un nouveau système d'information qui permettra une gestion efficace de
l'information ; ensuite l'automatisation de certaines tâches
programmables de ce système d'information. Parmi ces différentes
tâches, nous
relèverons l'enregistrement des informations relatives au
cursus des étudiants, lesquelles informations relèvent d'un
processus à trois ordres :
- les informations relatives à l'inscription :
l'enregistrement des documents requis en faculté
pour le dossier d'inscription : l'enregistrement des
différents documents d'identification des étudiants ; par
étudiant, par promotion, par faculté, par année
académique,...
- les informations relatives au parcours proprement dit de
l'étudiant : l'enregistrement des notes, les différents calculs
sur ces notes, l'établissement des relevés semestriels ou
annuels,...
- les informations nécessaires dans le processus
d'homologation de diplôme : les relevés synthétiques par
étudiant, les mentions obtenues au cours du cycle, les
différentes observations en rapport avec l'évolution de
l'étudiant,...
Les tâches telles que la programmation ou l'organisation
des cours, l'établissement du calendrier des travaux académiques,
la programmation des activités académiques,
l'établissement des horaires des cours ou des examens, ne sont pas
formalisables et automatisables et sont donc exclues de notre projet. Moins
encore, les informations relatives à la gestion des professeurs et
celles relatives aux finances des étudiants.
Nous pensons que notre projet sera jugé utile si et
seulement si son opportunité et sa faisabilité seront
indéniablement vérifiées et approuvées.
III.1.1.2. Etude d'opportunité et de
faisabilité du projet
III.1.1.2.1. Opportunité du
projet
L'étude de l'opportunité du projet implique la
recherche de la réponse à la question suivante : le projet est-il
utile par rapport aux véritables objectifs de l'institution ?
La réponse à cette question nécessite la
vérification de la concordance entre les objectifs du projet et ceux de
l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo à travers les
structures chargées du suivi du cursus des étudiants.
a) Objectifs du projet
L'objectif principal de ce projet est d'assurer le suivi
automatisé du cursus académique des étudiants et comme
objectifs spécifiques : rassembler toutes les informations dans une base
de données en vue de permettre l'exploitation de ces données ;
éviter les retards et les erreurs
dans la gestion de ces informations ; bref assurer aussi
efficacement que possible l'automatisation d'une gestion journalière en
vue d'une prise de décision à temps réel.
b) Ambitions informatiques de l'Institut Supérieur
Sainte-Croix de Mulo
Les Secrétariats académique et scientifique de
l'ISSC-M disposent des ordinateurs bien équipés en système
d'exploitation Win XP et comme application Ms Word, utilisé dans la
gestion des informations relatives aux étudiants. Les fichiers sont
dispersés dans les ordinateurs sous l'application Word ; ce qui
entraîne des pertes continuelles des données car
éparpillées dans les ordinateurs. Cette application (Ms Word)
présente un grand inconvénient, celui de ne pas permettre de
rassembler toutes les données dans une base de données, facile
à exploiter et à interroger à tout moment. La croissance
de l'Institution exige d'adopter une nouvelle méthode de gestion en
choisissant un logiciel de gestion plus efficace car Ms Word n'est pas
approprié pour assurer une gestion automatique d'un grand volume
d'informations.
Dans cette perspective, pour pallier à ces genres de
problèmes, l'ISSC-M a besoin d'un système automatisé ; ce
qui justifie l'opportunité de notre projet. L'automatisation des
informations sous Ms Access aura donc un impact positif dans la
réalisation des objectifs de l'institution.
III.1.1.2.2. Faisabilité du
projet
Le projet est-il réalisable par rapport aux contraintes
de réalisation ? Telle est la question à laquelle il faut
répondre dans ce point traitant de la faisabilité de notre projet
en fonction des opportunités et des menaces de l'environnement.
a) Opportunités
Pour réaliser ce projet, l'I. S. S.C.-M présente
des atouts en hommes, matériels, logiciels et
temps.
* Opportunités humaines :
Les aspirations des responsables de l'institution est
d'assurer une formation technique permanente aux jeunes frères Croisiers
en vue de prendre en main les responsabilités en matière de
gestion de l'institution et ainsi faire face aux besoins futurs. La formation
en informatique se trouve ainsi placée parmi les besoins prioritaires.
Dans ce cadre, deux jeunes frères Croisiers, dont l'un poursuit ses
études en informatique en Europe, sont entrain d'approfondir leurs
connaissances en gestion informatique. Ceci prouve en
suffisance que les utilisateurs futurs seront intéressés par
notre projet ; cette conviction étant bien évidemment sous-tendue
par notre implication personnelle dans sa réalisation.
* Opportunités matérielles et logicielles :
L'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo dispose
déjà d'ordinateurs fonctionnels équipés en
systèmes d'exploitation et d'un lot important d'ordinateurs non
exploités pour répondre aux besoins futurs de l'institution dans
le cadre informatique. Cet équipement fonctionne encore au sein de la
communauté des Pères Croisiers car les locaux devant abriter les
différents bureaux de l'Institution sont encore en cours de
construction. De plus, les ordinateurs déjà fonctionnels sont
munis des programmes d'application telle que Ms Access et Ms Excel disposant
des fonctionnalités propices à l'automatisation des
informations.
* Opportunités temporelles :
Les cinq mois à notre disposition pour réaliser
notre projet sont bien suffisants. Nous sommes convaincus que nous les
gérerons efficacement et rationnellement en vertu des normes
impératives de la planification des projets.
b) Contraintes
L'ISSC-M évolue dans un milieu rural où la
contrainte la plus perceptible, comme presque partout dans nos milieux ruraux,
demeure la difficulté de s'approvisionner en permanence en
énergie électrique. L'ISSC-M se bute aussi à cet
impératif naturel. Pour surmonter celui-ci, l'Institution a mis
provisoirement en place un groupe électrogène, qui
malheureusement, ne peut répondre à tous les besoins en
matière d'énergie électrique pour faire fonctionner les
ordinateurs. Néanmoins, une lueur d'espoir reste fondée dans le
projet d'électrification des contrées de Mulo-Lubero, un projet
de l'Etat en cours de gestation et dont l'ISSC-M est partenaire pour sa
réalisation. Nourri d'espoir que ce projet pourra répondre aux
besoins futurs de l'Institution, nous affirmons que la contrainte en
énergie électrique est surmontable. Il n'y a donc pas d'obstacle
majeur pour la réalisation de notre projet. La
réalisabilité' du projet étant ainsi
vérifiée, et avant de passer à sa mise en oeuvre, il
s'avère utile de diagnostiquer d'abord le système d'information
existant au sein de l'ISSC-M dans l'objectif de comprendre son fonctionnement
et proposer, en cas de besoin, l'amélioration dudit système
d'information.
28 III.1.2. RECUEIL ET DIAGNOSTIC
III.1.2.1. Recueil des informations
Cette section essaie de retracer de manière succincte
le fonctionnement actuel du système d'information de l'ISSC-M en ce qui
concerne la manière dont est assuré le suivi du cursus
académique des étudiants. En vue de comprendre ce système
d'information, il s'agit d'y relever les principaux acteurs, les
différents flux échangés (documents utilisés et
processus de leurs traitements).
A. Principaux acteurs
A.1. Acteurs internes
Par acteurs internes, il faut entendre les acteurs
interagissant dans le cadre du suivi du cursus des étudiants. Pour notre
cas, c'est le Secrétariat académique qui en est le principal
acteur interne.
A.1. Acteurs externes
Sont ceux communiquant avec notre système d'information
mais restant en dehors de celle-ci.
Les principaux acteurs externes sont :
- Le Ministère de l'Enseignement Supérieur et
Universitaire
- La Direction générale
- Le Secrétariat administratif
- Le secrétariat scientifique
- La commission d'admission
- La commission de délibération
- La commission d'homologation
- L'étudiant
Les tâches attribuées à ces différents
acteurs sont définies de la manière suivante :
- Le Ministère de l'ESU donne le programme
général annuel à suivre au sein de l'institution.
- Le Directeur général coordonne toutes les
activités pour le bon fonctionnement de
l'institution et assure les relations de l'institution avec les
tiers.
- Le Secrétariat administratif s'occupe des questions
financières de l'institution.
- Le Secrétariat scientifique s'occupe de la saisie, de
l'édition des différents documents selon
les besoins des départements. En plus, il tient la
correspondance de l'institution en assurant le classement des lettres
envoyées et reçues.
- La Commission d'admission examine les dossiers de demande
d'admission et, sur base des conditions d'admission, décide de la
recevabilité ou de la non recevabilité de la demande
d'inscription du candidat.
- La Commission de délibération constate les notes
obtenues par les étudiants dans les différents cours.
- La Commission d'homologation vérifie la
régularité des dossiers des étudiants ainsi que toutes les
formalités relatives à cette opération.
B. Les flux
Il s'agit des informations échangées entre les
acteurs, lesquelles informations peuvent être véhiculées
soit par les documents imprimés soit échangées grâce
à un support électronique ou magnétique.
Le schéma suivant retrace la circulation de ces flux.
(1) : Programmes de cours à suivre et autres instructions
académiques utiles.
(2) : Dossiers de demande d'inscription.
: Dossiers de demande d'admission.
: Liste provisoire des candidats inscrits.
: Liste provisoire des inscrits ayant payé la
moitié ou plus des frais académiques exigés pour
l'année académique en cours. (Et plus tard, l'état de
paiement de l'étudiant au cours de l'année).
: Liste définitive de tous les candidats inscrits.
(7) : Rapport d'inscription.
: Listes des inscrits et fiche des cotes aux enseignants.
: Fiche de suivi du cours aux Chefs des promotions.
(8) : Fiches de cote par l'enseignant dûment remplies et
signées en vue de préparer la délibération.
(9) : Notes pour constat par la commission de
délibération.
: PV de délibération
: Rapports (semestriel ou annuel) au Ministère de l'ESU
qui comprend : le rapport de la rentrée académique, des
activités semestrielles : PV des délibérations, du Conseil
académique, les relevés des notes,...
: Dossiers des étudiants finalistes pour homologation des
diplômes par la Commission d'homologation.
: Diplômes homologués.
C. Schéma de circulation et de traitement des
informations
|
Chronologie
|
Ministère
|
Etudiant
|
Prof.
|
Direction
gén.
|
Sec.
Administ
|
Sec.acad.
|
Sec. scient.
|
Com. adm
|
Com.
délib.
|
Com.
hom.
|
|
Mois de septembre de chaque année
Mois de mai de chaque année
Mi-août de chaque année
Vers la fin du mois d'août de chaque année
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
2
|
2
|
2
|
|
|
OP N°1
|
|
|
Elaboration du calendrier académique et du programme des
cours par faculté
|
|
ANNUEL
|
|
|
2
|
|
|
|
OP N°2
|
|
|
Etablissement des
affiches pour annoncer les inscriptions à
l'ISSCM
|
|
TJ
|
|
3
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
OP N°3
|
|
|
Prise de contact et remise des formulaires d'inscription
|
|
TJ
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
|
OP N°4
|
|
Dépôt et enregistrement du dossier d'inscription sur
une fiche d'enregistrement
|
|
|
TJ
|
|
|
Chronologie
|
Ministère
|
Etudiant
|
Prof.
|
Direction
générale
|
Sec.
Administ.
|
Sec.acad.
|
Sec. scient.
|
Com. adm
|
Com.
délib
|
Com.
homolog
|
|
Fin du mois d'août de
chaque année
Début du mois de septembre de chaque
année
|
|
7b
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
6
7a
|
7a
|
|
|
7a
|
|
7a
|
|
|
OP N°5
|
|
Analyse du dossier d'inscriptio n
|
|
Adm
|
N.ad
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7c
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7d
|
|
|
7d
10
|
|
|
8
|
7d
|
|
|
|
OP N°6
|
|
9
|
|
|
|
|
|
Elaboration du rapport d'inscription
|
|
OP N°7
|
|
TJ
|
|
Encaissem ent frais académiqu es
|
9
|
|
|
|
|
OP N°8
|
|
TJ
|
|
|
Elaboration des statistiques des étudiants inscrits
|
|
|
|
|
10
|
10
|
|
|
10
|
|
TJ
|
|
|
|
|
Chronologie
|
Ministère
|
Etudiant
|
Prof.
|
Direction gén.
|
Sec. Administ
|
Sec.acad.
|
Sec.scient.
|
Com. adm
|
Com.
délib.
|
Com. hom.
|
|
Fin du mois de janvier de chaque année
Début du mois de février
Vers mi- février
|
|
|
|
|
|
11
|
|
13
|
|
|
|
|
|
|
|
OP. N°9
|
|
Contrôle des fiches de cotes
|
|
Notes n.appr
|
Notes aprouv
|
|
12
|
|
OP. N°10
|
|
Elaboration des
grilles de points
|
|
TJ
|
|
|
14
|
|
|
|
OP. N°11
|
|
Délibérati on
|
|
TJ
|
|
|
|
|
|
OP. N°12
|
|
Approbation des PV de délibération et production
des
relevés de notes
|
|
TJ
|
|
|
Chronologie
|
Ministère
|
Etudiant
|
Prof.
|
Direction gén.
|
Sec. Administ
|
Sec.acad.
|
Sec.scient.
|
Com. adm
|
Com.
délib.
|
Com. hom.
|
|
Début mars de chaque année
Mois de juin
Fin du mois de juin
|
16
|
|
|
|
|
15
|
16
|
|
19
|
|
|
OP. N°13
|
|
Elaboration du rapport semestriel
|
|
SEMESTRIEL
|
|
|
|
|
16
|
|
17
|
|
|
|
|
|
|
OP. N°14
|
|
Idem Op. n°9
|
|
Notes n.appr
|
Notes aprouv
|
|
18
|
|
OP. N°15
|
|
|
Idem Op. n°10
|
|
|
TJ
|
|
|
|
|
|
|
|
20
|
|
OP. N°16
|
|
Idem Op.10
|
|
TJ
|
|
OP. N°17
|
|
|
|
|
Approbation des PV de
délib. et centralisation des notes
semestrielles pour production des
relevés annuels et des palmarès
|
|
ANNUEL
|
|
Chronologie
|
Ministère
|
Etudiant
|
Prof.
|
Direction gén.
|
Sec. Administ
|
Sec.acad.
|
Sec.scient .
|
Com. adm
|
Com.délib.
|
Com. hom.
|
|
Début du mois de
juillet
Mi-juillet
|
24
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21
|
|
|
22
|
|
|
|
|
OP. N°18
|
|
|
Délibérati on
définitive étudiants finalistes
|
|
TJ
|
|
|
24
|
|
|
|
|
|
OP. N°19
|
|
Elaboration des grilles de points
|
|
TJ
|
|
23
|
|
OP. N°20
|
|
Elaboration du rapport de fin d'année académique
|
|
ANNUEL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
25
|
|
OP. N°21
|
|
Analyse des PV et dossiers de scolarité étud.
fin.
|
|
DosadmDossnad
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Commentaire :
1. Programme des cours
Calendrier académique
Lettre de demande d'inscription
Formulaires de demande d'inscription
Formulaires d'inscription complétés
Fiche de présentation du candidat à
l'inscription
- liste des candidats admis
- liste des candidats non admis
1. Frais académiques
Reçu
3. Liste définitive des étudiants inscrits
Fiches des notes premier semestre
Notes approuvées premier semestre
Grilles des points premier semestre
PV de délibération premier semestre
Relevés des notes premier semestre
Rapport du premier semestre
4. Fiches des notes deuxième semestre
5. Notes approuvées deuxième semestre
Grilles des points deuxième semestre
PV de délibération deuxième semestre
Relevés semestriels et annuels des notes, palmarès
annuels
PV de délibération, relevés des notes et
palmarès annuels approuvés
Dossiers des finalistes contrôlés (fiche de
scolarité)
- Rapport de fin d'année académique - Dossiers des
finalistes
Diplômes homologués
D. Quelques vocabulaires techniques
1. L'inscription est l'opération qui consiste en
l'enregistrement des candidatures pour l'inscription au sein de l'institution.
Les étudiants désireux de s'inscrire adressent leur demande
d'inscription à l'établissement conformément aux
formulaires d'inscription (fiche de renseignement, fiche d'inscription) qui,
par la suite, sont analysés par la commission d'admission pour
décider de la recevabilité ou de la non recevabilité du
dossier.
L'admission est l'opération faisant suite directe
à celle de l'inscription. Elle consiste en la réponse positive
à la demande d'inscription. Après analyse des candidatures, la
demande du candidat peut soit être accepté soit être
rejeté par la Commission d'admission sur base
des critères déjà établis.
L'étudiant n'est admis que lorsque sa demande d'inscription a
été accepté par la Commission d'admission.
3. La délibération est la constatation des
notes obtenues par un étudiant dans un ou plusieurs cours. A l'ISSC-M
l'évaluation de l'étudiant comprend : la participation au cours,
les interrogations (écrites et orales), les Travaux Pratiques, les
exposés, les examens, les dissertations majeures et le stage. Sur la
fiche de cotes, on peut retrouver d'autres rubriques telles que :
o Examen 1 : signifie examen de la première session. C'est
le contrôle des connaissances ou l'évaluation de la matière
du cours suivi.
o Pourcentage 1 : c'est le pourcentage reçu à la
première session.
o Moyenne crédit 1 : c'est le pourcentage de la
première session réduit aux points
du crédit horaire du cours (1 crédit,
c'est-à-dire 15 heures, vaut 10 points). Par
exemple : un cours de 90 heures, c'est-à-dire 6
crédits, est coté sur 60 points. o Examen 2 : ce sont les
résultats de la seconde session.
o Pourcentage 2 : le pourcentage de la seconde session.
o Moyenne crédit 2 : la cote correspondant au
crédit horaire du cours.
A noter que le pourcentage de la seconde session reprend les
cotes de la participation, des interrogations, des travaux pratiques et des
exposés.
Outre cette évaluation, l'étudiant reçoit
des notes dans les différentes dissertations présentées au
cours du semestre ou de l'année ainsi que des notes en stage que
l'étudiant a effectué sous la supervision de l'enseignant.
Quant à l'appréciation des résultats :
o De 90 à 100% : l'étudiant reçoit la
mention TRES GRANDE DISTINCTION o De 80 à 89% : l'étudiant
reçoit la mention GRANDE DISTINCTION
o De 70 à 79% : l'étudiant reçoit la mention
DISTINCTION
o De 56 à 69% : l'étudiant reçoit la mention
SATISFACTION
o De 0 à 55% : l'étudiant reçoit la mention
INSUFFISANT.
3. L'homologation est l'opération consistant en la
reconnaissance, par le Ministère de l'Enseignement Supérieur et
universitaire, à travers une Commission d'homologation ; du
diplôme de fin de cycle après analyse de la
régularité du dossier de scolarité de l'étudiant.
Il faut noter qu'on parle d'homologation de diplôme quand il s'agit des
institutions privées tandis que pour les institutions publiques on parle
d'entérinement de diplôme.
E. Grille d'analyse des données
Cette grille permet d'inventorier les données du
système recueillies sur les supports des données relatifs au
cursus des étudiants. Elle permet aussi de préparer leur
modélisation (dictionnaire des données, schéma conceptuel)
dans l'élaboration de la solution.
|
RUBRIQUES
|
Formulaires de demande d'inscription
|
Fiche de présentation du candidat à
l'inscription
|
Fiche des
notes
|
Grilles
des points
|
Relevés des notes
|
Palmarès
|
Fiche de
scolarité
|
|
Noms du candidat(de l'étudiant)
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
Domicile
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Lieu de naissance
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Date de naissance
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Sexe
|
|
*
|
|
|
|
|
*
|
|
Age
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Religion
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Paroisse d'origine
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Activités paroissiales
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Etat-civil ou ecclésial
|
*
|
*
|
|
|
|
|
*
|
|
Date de mariage
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Noms du conjoint
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Nombre d'enfants légitimes
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Nombre d'enfants s/tutelle
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Curriculum vitae
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Photos
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Nationalité
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Nom du père
|
*
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Nom de la mère
|
*
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Province d'origine
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Territoire/commune
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Adresse d'origine
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Quartier
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Tuteur/adresse
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Numéro diplôme
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Nom du diplôme
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Pourcentage diplôme
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Section/option
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Date de livraison
|
*
|
*
|
|
|
*
|
|
*
|
|
Lieu de livraison
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Dénomination de l'institution d'obtention
|
*
|
*
|
|
|
|
|
*
|
|
Code de l'institution d'obtention
|
|
|
|
|
|
*
|
*
|
|
Province de l'institution
|
*
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Services rendus
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Nom de l'ancien employeur
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Faculté choisie
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Raison de choix faculté
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Lettre demande inscription
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Frais d'inscription
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Nom du recommandataire
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Lettre du conjoint(nom)
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Responsable des finances/Domicile
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Responsable de subsistance/domicile
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Bailleur/domicile
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Chemise/farde
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Attestation de naissance
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Attestation de célibat
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Attestation de mariage
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Attestation aptit. Physique
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Attest. Vie et moeurs
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Eléments manquants du dossier
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Décision de la commission de délibération
|
|
*
|
|
|
|
*
|
|
|
Date de la décision
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
Numéro d'ordre
|
|
|
*
|
*
|
|
*
|
|
|
Numéro enregistrement
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
Numéro matricule
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
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|
Nom du cours
|
|
|
*
|
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|
*
|
*
|
|
|
Nombre d'heures
|
|
|
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|
Nombre de crédits
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|
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|
Promotion
|
|
|
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|
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|
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|
|
Année académique
|
|
|
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|
*
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|
Semestre
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|
*
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|
|
Titulaire du cours
|
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*
|
*
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|
Participation
|
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|
Interrogation
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Travail pratique
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|
Exposés
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|
|
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Exame1
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Pourcentage1
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Moyenne crédit1
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*
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|
|
Examen2
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|
*
|
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Pourcentage2
|
|
|
*
|
|
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|
Moyenne crédit2
|
|
|
*
|
|
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|
|
|
Dissertations majeures
|
|
|
*
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|
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Stage
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|
|
*
|
|
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|
Nom de la session
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|
|
|
*
|
|
|
|
|
Notes Repêchages
|
|
|
|
*
|
*
|
|
|
|
Total semestriel
|
|
|
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Total crédit semestriel
|
|
|
|
*
|
*
|
|
|
|
Moyenne semestrielle
|
|
|
|
*
|
|
*
|
|
|
Total annuel
|
|
|
|
|
*
|
*
|
|
|
Pourcentage annuel
|
|
|
|
|
*
|
*
|
|
|
Mention
|
|
|
|
|
*
|
*
|
|
|
Notes globales
|
|
|
*
|
*
|
*
|
|
|
|
Maxima
|
|
|
*
|
*
|
|
*
|
|
|
Observation
|
|
|
|
|
|
|
*
|
F. Fiches de description des
opérations
Ces fiches nous permettent de décrire les traitements et
de préparer ainsi la modélisation dans la phase
d'élaboration de la solution.
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 4
|
|
Libellé : Enregistrement du dossier d'inscription Type de
traitement : Manuel
Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Secrétariat académique
|
|
Entrée : - le dossier d'inscription du candidat
- l'identité du candidat, les diplômes du candidat,
ses motivations pour la faculté choisie Sortie : Fiche de
présentation du candidat à l'admission
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Enregistrer le candidat sur une fiche d'enregistrement
|
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 8
|
|
Libellé : Elaboration des statistiques des
étudiants Type de traitement : Manuel
Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Secrétariat académique
|
|
Entrée : - Listes de tous les étudiants inscrits
Sortie : Registre des inscrits
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Enregistrer les étudiants le Registre des
étudiants
|
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 10
|
|
Libellé : Elaboration des grilles des points Type de
traitement : semi-automatique Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Direction académique
|
|
Entrée : - les fiches des notes Sortie : Grille des
points
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Enregistrer les notes sur les grilles des points
|
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 12
|
|
Libellé : Production des relevés des notes Type de
traitement : semi-automatique Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Secrétariat académique
|
|
Entrée : - Grilles des points et PV de
délibération Sortie : Relevés des notes
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Produire les relevés des notes des étudiants
|
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 17
|
|
Libellé : Production des relevés annuels et des
palmarès Type de traitement : semi-automatique
Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Secrétariat académique
|
|
Entrée : - Grilles des points, relevés semestriels,
PV des délibérations Sortie : - Relevés annuels
- Palmarès
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Produire les relevés annuels et les palmarès
annuels
|
|
ADRESSE : SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE DE L'ISSC-M OPERATION
N° 19
|
|
Libellé : Production des fiches de scolarité pour
les étudiants Type de traitement : Manuel
Périodicité : Lundi-Vendredi
Poste de travail : Secrétariat académique
|
|
Entrée : - Dossiers des étudiants, Palmarès
Sortie : - Fiche de scolarité des étudiants
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Préparer les fiches de scolarité des
étudiants pour la Commission d'homologation des diplômes
|
G. Fiche de description du poste de travail
C'est une fiche qui permet de prendre en compte notre
environnement organisationnel c'est-à-dire qu'elle récapitule
dans notre poste de travail :
- les opérations effectuées avec leur durée
d'exécution et le volume des données traitées. - Les
moyens utilisés
- Les observations sur le fonctionnement
|
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
POSTE DE TRAVAIL : SECRETARIAT ACADEMIQUE
|
|
DESCRIPTION
|
:
: 8h00-11h30 et 15h30-17h00
|
|
Période : lundi-vendredi Période
d'activité
|
|
N° Opération
|
Libellé
|
Type
|
Vol/Jr
|
Durée Unit.
|
Durée/Jr
|
|
4
|
Enregistrement du dossier d'inscription sur une fiche
d'enregistrement
|
Manuel
|
15
|
10'
|
150'
|
|
8
|
Elaboration des statistiques des étudiants
|
Manuel
|
2
|
50'
|
100'
|
|
10
|
Elaboration des grilles des points
|
Manuel
|
10
|
30'
|
300'
|
|
12
|
Production des relevés des notes semestrielles
|
Semi- automatique
|
10
|
20'
|
200'
|
|
17
|
Production des relevés de notes annuels et des
palmarès
|
Semi- automatique
|
6
|
30'
|
300'
|
|
19
|
Production des fiches de scolarité pour les
étudiants
|
Manuel
|
10
|
15'
|
150'
|
III.1.2.2. Diagnostic et critique de
l'existant
*Points forts :
- Le service académique de l'ISSC-M dispose des
ordinateurs équipés en Systèmes d'exploitation (Win 2000,
Win XP) et en programmes d'application (Access 2003, Excel 2003,...) prompts
à l'automatisation du système de gestion.
- Le service académique dispose également
d'hommes compétents en matière informatique, qui s'adaptent
facilement à la nouvelle vague des technologies de l'information et de
la communication.
*Points faibles :
Notre constat est que le système d'information
établi au sein de l'ISSC-M relatif à la gestion du cursus des
étudiants est incomplet pour les raisons suivantes :
- En plus de ces attributions au sein de la Communauté
des Pères Croisiers, le Secrétaire académique est
très surchargé eu égard aux nombreuses exigences relevant
de ces attributions au sein de l'Institution. Raison des goulots
d'étranglements fréquents au sein du service
académique.
- En plus, à part la tenue manuelle de certains
documents, le Secrétaire académique dispose d'un ordinateur dans
lequel les fichiers des données relatives au cursus des étudiants
sont enregistrés et éparpillés sous le format Ms Word.
Cette application n'étant pourtant pas appropriée pour
gérer un grand volume de données (effectuer des calculs
automatiques, des fusions des données,...). D'où il s'en suit la
difficulté et la lenteur dans le traitement des données ; la
perte des données ; la fréquence des erreurs sur les documents
produits est très élevée et les résultats sont
souvent peu fiables. La production des différents documents, à
l'occurrence les fiches des candidats à l'inscription, les statistiques
des étudiants inscrits, les grilles des points, les relevés des
notes des étudiants, les fiches de scolarité,... devient un
véritable casse-tête.
Considérant ce diagnostic, nos deux premières
hypothèses sont confirmées. En effet, l'analyse du schéma
conceptuel de traitement des informations ci-haut décrit
révèle que la gestion du cursus académique des
étudiants au sein de l' I.S. S.C.-M est trop centralisée au
niveau du Secrétariat académique alors que ses attributions sont
trop nombreuses. D'où une insuffisance dans la structure du
système d'information de gestion étant donné le volume
croissant des données à traiter. Ensuite, bon nombre
d'opérations se font manuellement ou semiautomatiquement ; aussi
l'utilisation de logiciel inapproprié ; ce qui entraîne la lenteur
dans le traitement des données, des erreurs fréquentes dans le
traitement ainsi que la perte continuelle des données.
Face à cette situation, il nous convient d'envisager
certaines solutions en vue d'assurer l'efficacité dans la gestion du
cursus des étudiants au sein de l'ISSC-M.
III.1.2.3. Proposition de solution
Pour gérer des grands volumes de données,
l'informatique permet d'alléger cette lourde tâche à
l'homme. C'est pourquoi, les entreprises doivent s'efforcer à utiliser
une base de données afin de gérer facilement, proprement et
efficacement leurs informations. Que ce soit au niveau des employés, de
la marchandise, des stocks, des patients, des fournisseurs, des tarifs, etc...
tout est stocké dans des bases de données.
(http ://
www.supinfo-projects.com/fr/2005/access2003
consulté le 10-04-2007).
Dans cette démarche, les autorités dirigeantes
de l'ISSC-M devraient d'abord songer à la révision de leur
structure organisationnelle et technique en vue de faciliter la mise en place
effective de notre projet et atteindre les résultats
escomptés.
A. Structure organisationnelle
La structure organisationnelle et technique de l'ISSC-M, telle
que stipulée dans les statuts constitutionnels, prévoit, dans
l'objectif de maintenir l'efficacité dans le suivi du cursus
académique, un secrétaire académique et son
éventuel assistant. Nous suggérerions que ce dernier soit
effectivement mis en fonction pour la décentralisation de la gestion du
cursus des étudiant. Nous sommes convaincus que cette
décentralisation allégera, tant soit peu, les travaux du
Secrétaire académique. Une des grandes responsabilités de
l'Assistant du Secrétaire académique sera de jouer le rôle
d'administrateur gestionnaire des données relatives au cursus des
étudiants au sein de l'ISSC-M.
Selon B. SAIDI (2006), dans une institution où tout ou
une partie des données sont groupées au sein d'une banque des
données, on trouve à côté de l'administration des
données, l'administration de la banque des données. Il s'agit
alors d'une fonction responsable du développement et du contrôle,
de la définition, de l'organisation, de la protection et de la
documentation de la banque des données. Dans certaines institutions,
l'administrateur des données joue le rôle d'Archiviste, dans
d'autres, de Directeur académique.
Techniquement, ce dernier joue un rôle capital dans la
gestion et la conservation des informations de l'institution. En effet ;
- l'administrateur de la banque des données doit d'abord
être responsable du
fonctionnement technique correct et efficace du
système de gestion de base de données ;
- son implication dans les tâches organisationnelles doit
beaucoup être moins importante que sa participation aux tâches
techniques ;
- généralement, l'administrateur de la banque
des données devrait avoir une grande expérience en matière
des programmes d'application et un degré pas moindre en analyse des
systèmes.
Plus concrètement, parmi ses tâches courantes et
régulières relatives à la gestion du cursus des
étudiants, l'Archiviste ou Directeur académique sera
chargé de :
- établir les formulaires d'inscription
- Enregistrer le dossier d'inscription
- Produire les grilles des points
- Contrôler des fiches de notes
- Contrôler l'objectivité de la cotation de
l'enseignant
- Traiter les notes pour produire :
o les relevés des notes pour chaque étudiant
(relevés semestriel et annuel des notes) o les palmarès
annuels
- contrôler et tenir régulièrement
à jour les archives des dossiers des étudiants dès leur
admission (contrôle de la scolarité,...) afin de réunir les
données nécessaires à l'homologation des diplômes
académiques (contrôle des relevés de notes, grilles des
points, procès verbaux des délibérations,...).
- Conserver les archives concernant les statistiques des
étudiants,
- etc...
Bref, fournir à temps voulu les informations relatives au
cursus des étudiants.
Nous osons croire que cette répartition dégagera
le secrétariat académique de la lourdeur de ses tâches
quotidiennes et régulières et cela aura pour conséquence
heureuse la réduction du temps de traitement des données et la
fiabilité des résultats des traitements effectuées sur ces
données.
B. Aspect matériel et technique
Etant donné que les imprimés constituent dans la
plupart des cas le véhicule principal de l'information au sein de
l'entreprise, nous pensons que la prise en compte de tous les documents
nécessaires pour mettre au clair toutes les données concernant
les étudiants, s'avère d'une importance non négligeable.
En effet, les documents bien tenus et mis régulièrement à
jour, facilitent le suivi de l'évolution académique des
étudiants.
Au sein du service de Secrétariat académique
certains documents relatifs au cursus des étudiants sont bien tenus et
mis à jour quand bien même la tenue de certains reste encore
manuelle ou mécanique. Nous pouvons citer par exemple : les fiches
d'inscription, les fiches de renseignements, les carnets des
appréciations, les grilles des points, les relevés des cotes,...
Néanmoins, dans le souci d'assurer l'efficience dans la gestion du
cursus académique, la tenue des documents ci-après s'avère
aussi d'une importance non négligeable, tel que recommandé par le
« Vade Mecum du gestionnaire d'une institution supérieure,
p. 196 ».
1. Tableau synthétique des décisions
d'inscription :
|
Numéro
|
Noms et
prénoms
|
Date de naissance
|
Sexe
|
Diplôme d'Etat
|
Décision
|
|
Ordre
|
Enregistrement
|
Année
|
Section
|
%
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
En vue d'assurer l'efficacité dans la gestion des
diplômes homologués, un registre des diplômes doit
régulièrement être tenu. Ce registre comprendra les
rubriques suivantes :
2. Registre des diplômes
|
Numéro d'ordre
|
Numéro d'identification
|
Numéro du diplôme
|
Noms
|
Lieu et date de
naissance
|
Grade, option, orientation
|
Mention
|
Date de
délibération /proclamation
|
N° homolog.
|
Signature de sortie
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quant à l'aspect technique, nous pensons que la mise en
réseau de l'ordinateur de l'administrateur-gestionnaire des
données et l'ordinateur du Secrétaire académique serait un
atout majeur car cela permettrait à celui-ci d'accéder facilement
aux données en cas de nécessité et cela à tout
moment.
Dans le chapitre suivant, nous procédons à
l'analyse des documents utilisés dans le circuit du système
d'information de l'ISSC-M dans les limites de notre champ d'investigation, en
vue de la conception et de la réalisation d'une base de données
pour la gestion du cursus académique des étudiants.
Chapitre quatrième :
CONCEPTION ET REALISATION DE LA BASE DE
DONNEES
IV.1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES IV.1.1.
Modèle Conceptuel de Données (MCD)
Les qualités d'une bonne représentation des
données d'un système d'information sont la complétude et
la simplicité.
La complétude est atteinte lorsque l'on
représente le plus fidèlement possible le réel tandis que
la simplicité est obtenue en fournissant une représentation
permettant le dialogue entre l'utilisateur et le Concepteur [Mumbere SIHINGIRWA
(2004) cité par Monique ITHIARI (2006)].
a) Les règles de gestion
D'une manière générale, une règle de
gestion est un élément de description globale de fonctionnement
de l'organisation qui porte sur les données manipulées.
Les règles de gestion suivantes nous permettent de
préciser les différentes contraintes qui seront respectées
par notre Modèle Conceptuel de Données (MCD).
|
N°
|
REGLES DE GESTION
|
|
1.
|
A la présentation du dossier de candidature,
l'étudiant est enregistré sur une fiche et reçoit un
numéro d'enregistrement. Cette fiche comprend également les
rubriques suivantes :
|
|
- nom de l'étudiant - faculté choisie
- domicile de l'étudiant - raison du choix de la
faculté
- date de naissance - lettre de demande d'inscription
- sexe - frais d'inscription
- age - nom du recommandataire
- religion - lettre du conjoint
- Nationalité - lettre du conjoint
- Province d'origine - responsable des finances/domicile
- Territoire/commune - bailleur/domicile
- paroisse d'origine - chemise/farde
- activités ecclésiastiques - attestation de
naissance
- état-civil - attestation de célibat
|
|
- noms du conjoint - attestation de mariage
- nombre d'enfants légitimes - attestation d'aptitude
physique
- nombres d'enfants sous tutelle - attestation de bonne vie et
moeurs
- photos - services rendus
- nom du père - éléments manquant du
dossier
- nom de la mère - décision de la commission
- tuteur/adresse
|
2.
|
Le dossier du candidat contient ses diplômes et/ou
certificats et chaque diplôme et/ou certificat est identifié par
un numéro d'identification de diplôme/certificat et a un
numéro de diplôme, un nom, un pourcentage, une section ou option,
une date de livraison, un lieu de livraison, une institution d'obtention, un
code de l'institution d'obtention, une année d'obtention et une province
d'obtention.
|
2.
|
A une date donnée, la commission d'admission attribue
un numéro matricule à un étudiant, lequel étudiant
aussi a un nom, un post-nom, une date de naissance, un sexe, un
état-civil, un âge, une nationalité et une faculté
choisie.
|
2.
|
Un étudiant admis s'inscrit régulièrement
dans une faculté et dans une promotion au cours d'une année
académique. Une année académique est identifiée par
un code.
|
2.
|
Une faculté est identifié par un code et a un
nom.
|
2.
|
Une promotion est identifiée par un code et a un nom
|
2.
|
Un étudiant suit les cours programmés au cours d'un
semestre. Le cours est identifié par un sigle et a une description, le
nombre d'heures, le nombre de crédits, un semestre et un enseignant.
|
2.
|
Un cours reçoit une note sur 100 à la
première et/ou à la deuxième session.
|
2.
|
Un étudiant reçoit une mention au cours d'une
année académique.
|
10.
|
Un enseignant est identifié par un code et a un nom, une
adresse, un numéro de téléphone.
|
b) Dictionnaire des données
Le dictionnaire des données est un instrument qui nous
permet de recenser et de décrire les propriétés qui seront
utilisées dans l'élaboration du schéma conceptuel. Nous le
présentons de la manière suivante :
|
NOM MNEMONIQUE
|
DEFINITION
|
MODE OBTENTION
|
TYPE
|
REGLES DE
GESTION
|
REMARQUE
|
|
NumEnregEtud
|
Numéro d'enregistrement de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomEtud
|
Nom de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Domicile
|
Nom du domicile de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
LieuNaiss
|
Lieu de naissance de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DateNaiss
|
Date de naissance de l'étudiant
|
Mémorisé
|
D
|
-
|
-
|
|
Sexe
|
Sexe de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Religion
|
Religion de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ParoisseOrig
|
Paroisse d'origine de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ActivitParois
|
Activités paroissiales
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
EtatCivil
|
Etat-civil de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DateMariag
|
Date de mariage de l'étudiant
|
Mémorisé
|
D
|
-
|
-
|
|
NomConjoint
|
Noms du conjoint
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NbreEnfLegit
|
Nombre d'enfants légitimes
|
Mémorisé
|
N
|
= 0
|
-
|
|
NbreEnfTut
|
Nombre d'enfants sous tutelle
|
Mémorisé
|
N
|
= 0
|
-
|
|
CurriculumVit
|
Curriculum Vitae
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Photos
|
Photos passeports de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Nationalité
|
Nationalité de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomPere
|
Nom du père
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomMere
|
Nom de la mère
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ProvinceOrig
|
Province d'origine de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
TerritoireComun
|
Territoire ou commune de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AdresseOrig
|
Adresse d'origine de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Quartier
|
Nom du quartier
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomTuteur
|
Noms du tuteur
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NumIdentDipl
|
Numéro d'identification du diplôme
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomDiplom
|
Nom du diplôme
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
PourcentDip
|
Pourcentage du diplôme
|
Mémorisé
|
N
|
[1,100]
|
-
|
|
SectioSuivie
|
Section suivie par de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
OptioSuivie
|
Option suivie par l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
LieuObtention
|
Lieu d'obtention du diplôme
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DatelivrDipl
|
Date de livraison du diplôme
|
Mémorisé
|
D
|
-
|
-
|
|
DenomInstObt
|
Dénomination de l'institution d'obtention
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
CodeInstit
|
Code de l'institution d'obtention
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ProvInstit
|
Province de l'institution
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ServiceRendu
|
Services rendus par l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomEmploy
|
Nom de l'ancien employeur
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
FacChoisie
|
Nom de la faculté choisie
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
RaisonChoixFac
|
Raison du choix de la faculté
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
LettreInscript
|
Lettre d'inscription
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
FraisInscript
|
Frais d'inscription
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomRecommand
|
Noms du recommandataire
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
LettreConj oint
|
Lettre du conjoint
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ResponsSubsist
|
Nom du responsable de subsistance
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NomBailleur
|
Nom du bailleur des fonds
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DomicileBailleur
|
Domicile du bailleur des fonds
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AttestNaiss
|
Attestation de naissance
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AttestCelibat
|
Attestation de célibat
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AttestMariage
|
Attestation de mariage
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AttestAptPhys
|
Attestation d'aptitude physique
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
AttestVieMoeurs
|
Attestation de bonne vie et moeurs
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
ManquantDossier
|
Eléments manquant du dossier
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DecisionComiss
|
Décision de la commission d'admission
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
DateDecision
|
Date de décision de la commission
|
Mémorisé
|
D
|
-
|
-
|
|
NumMatrEtud
|
Numéro matricule de l'étudiant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
CodeAnnee
|
Code de l'année académique
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
CodeFac
|
Code de la faculté
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomFac
|
Nom de la faculté
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
CodeProm
|
Code de la promotion
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomProm
|
Nom de la promotion
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
SigleCours
|
Sigle du cours
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomCours
|
Nom du cours
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
NombreHeure
|
Nombre d'heures
|
Mémorisé
|
N
|
> 0
|
-
|
|
NombreCredit
|
Nombre de crédits
|
Mémorisé
|
N
|
> 0
|
-
|
|
NomEnseignant
|
Noms de l'enseignant
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
CodeSession
|
Code de la session
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
Unique
|
|
NomSession
|
Nom de la session
|
Mémorisé
|
AN
|
-
|
-
|
|
Note/100 S1
|
Notes sur 100 à la première session
|
Mémorisé
|
N
|
[0,100]
|
-
|
|
Note/100 S2
|
Notes sur 100 à la deuxième session
|
Mémorisé
|
N
|
[0,100]
|
-
|
c) Graphe de dépendance fonctionnelle
NumEnregCand
NomCandidat Domicile
LieuNaiss
Sexe
Religion
ParoisseOrig ActivitParoiss EtatCivil
DateMariag NomConjoint NbreEnfLegit NbreEnfTut CurriculumVit
Photos
Nationalité
NomPere
NomMere
ProvinceOrig TerritoireComun AdresseOrig Quartier
NomTuteur ServiceRendu NomEmpl
FacChoisie
RaisonChoixFac LettreInscript FraisInscript NomRecomand
LettreConjoint ResponSubst NomBailleur DomicileBailleur AttestNaiss
AttestCelibat AttestMariage AttestAptPhys AttestVieMoeurs
ManquantDossier
DecisionComis DateDecision
|
NumIdentDipl
|
NumMatrEtud SigleCours
|
Notes/100
NomSession
CodeEnseig
NomEnseig AdresseEnseig
53 IV.1.2. Modèle Logique de
Données
L'utilisation des règles de passage du MCD au MLD
relationnel nous conduit à ce qui suit :
1. Enregistrement(NumEnregEtud, NumIdentDip#, NomEtud, Domicile,
LieuNaiss, Sexe, Religion, ParoissOrig, ActivitParoiss, EtatCivil, DateMariag,
NomConj oint, NbreEnfLegit, NbreEnfTut, CurruculumVit, Photos,
Nationalité, NomPere, NomMere, ProvinceOrig, Quartier, NomTuteur,
ServiceRendu, NomEmpl, FacChoisie, RaisonChoixFac, LettreInscript, NomRecomand,
FraisInscript, LettreConj oint, ResponsSubsist, NomBailleur, AttestNaiss,
AttestCelibat, AttestMariage, AttestAptPhys, AttestVieMoeurs, ManquantDossier,
DecisionComis,).
Diplôme(NumIdentDip, NomDiplom, SectioSuivie, OptioSuivie,
LieuObtention, DateLivrDip, DenomInstObt, CodeInstit, ProvInstit, ServiceRend,
NomEmpl).
Etudiant(NumMatr, NumEnregistEtud#,
CodeAnneAcad#)
Faculté(CodeFac, NomFac)
Promotion(CodePromotion, , NumMatrEtud, CodeAnnee)
2. TProm(CodePromotion , NomProm,
CodeFac#)
Cours(SigleCours, CodeProm#, Semestre,
NomCours, NombreHeure, NombreCredit)
1. Cotation(NumMatrEtud, CodeSession#, CodeAnnee, Note/100)
TEnseignant(CodeEnseignant, SigleCours, CodeAnnee, ,)
4. TEns(CodeEnseignant , NomEnseignant,
AdressEnseignant)
IV.1.4. Traitement des données
IV.1.4.1. Le Modèle Conceptuel des Traitements
(MCT)
Ce modèle conceptuel des traitements est
constitué d'une succession d'opérations, chaque opération
étant déclenchée par un ou plusieurs
événements liés par une condition de synchronisation.
L'opération exécute des traitements et produit un ou plusieurs
résultats qui peuvent éventuellement être
conditionnés par des règles. Celles-ci tiennent compte de la
proposition de solution que nous avons suggéré dans les pages
précédentes, en matière de structure organisationnelle.
a) Règles de gestion
1. Lors de la présentation des formulaires
d'inscription, le candidat est enregistré à la Direction
académique. Les informations enregistrées sont celles qui sont
nécessaires lors de l'analyse du dossier d'inscription. Après
avoir siégé, la commission d'admission dresse un tableau
synthétique des décisions d'inscription. Aucun étudiant ne
peut être inscrit si son dossier n'a
été analysé par la Commission d'admission
et s'il n'a versé en tout ou plus de la moitié des frais
académiques exigés l'année académique en cours.
2. A chaque remise des fiches de cotes par les enseignants,
le Directeur académique procède à leur contrôle et
les enregistre. Il élabore ensuite les grilles des points et les met
à la disposition de la Commission de délibération.
Les grilles des points examinés par la Commission de
délibération, elles sont concomitamment signées par les
Membres du Jury de délibération, le Président du Jury, le
Directeur Académique ainsi que le Secrétaire Académique.
Après les épreuves de seconde session, toutes les notes sont
centralisées à la Direction académique pour la production
des relevés semestriels, sur base des PV de
délibération.
A la fin de l'année, le Directeur académique
procède au contrôle des relevés semestriels de notes, les
PV de délibération en vue d'établir les palmarès
annuels, successivement approuvés par les Membres de jury de
délibération, le Président du jury, le Directeur
Académique ainsi que le Secrétaire académique.
A une période donnée, le Directeur
académique contrôle les dossiers des étudiants finalistes
et réunit les informations nécessaires à
l'établissement des fiches de scolarité. Les dossiers
examinés, le Directeur académique les remet à la
Commission d'homologation qui, après examen de ce dossier, remet
à la Direction académique les diplômes homologués
pour les dossiers qu'il a jugés réguliers.
b) Diagramme des flux
Secrétariat
académique
Jury de délibération
1 4
7
Commission
d'homologation
10
2
Commission d'admission
Commentaire :
|
1.
|
Formulaires d'inscription
|
6.
|
Grilles des points
|
|
2.
|
Registre d'inscription
|
7.
|
PV de délibération
|
8.
8.
|
Dossiers des étudiants
|
|
4.
|
Rapport d'inscription
|
10. Diplômes homologués
|
|
5.
|
Fiche des notes
|
|
|
c) Graphe des flux
Les opérations transactionnelles de notre MCT se
présentent de la manière suivante : Opération n°1 :
Enregistrement du dossier de demande d'inscription du candidat.
Opération n°2 : Enregistrement et traitement des notes des
étudiants.
Opération n°3 : Traitement des dossiers des
étudiants finalistes.
IV.1.4.2. Construction du Modèle Conceptuel de
traitement
C'est un enchaînement de plusieurs opérations,
chaque opération étant déclenchée par un
événement puis produit un ou plusieurs
résultats.
OP. N°1
Enregistrement des
dossiers de candidature
Enregistrement et traitement
des notes de
l'étudiant
Contrôle des dossiers des
étudiants
finalistes
58 FICHE DE DESCRIPTION DES OPERA TIONS
|
FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS
Adresse : ISSC-M
|
|
OP. N° 1
Libellé : Enregistrement du dossier d'inscription du
candidat Type de traitement : interactif
Période : Après remise du dossier d'inscription
Poste de travail : Direction académique
|
|
Entrées/Sorties
Entrées : Dossiers d'inscription
Sorties : - Fichier d'enregistrement (Registre d'inscription) -
Fiche de présentation du candidat à l'inscription.
|
|
Description du traitement : 1. Enregistrement
|
|
FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS
Adresse : ISSC-M
|
|
OP. N° 2
Libellé : Enregistrement et traitement des notes Type de
traitement : automatique
Période : Fin premier semestre et fin deuxième
semestre Poste de travail : Direction académique
|
|
Entrées/Sorties
Entrées : Fiches des notes
Sorties : - Grilles des points
- Relevés semestriels et/ou annuels - Relevés
annuels.
|
2.
Contrôle des fiches des cotes
Fichier d'enregistrement et de contrôle des cotes
|
|
FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS
Adresse : ISSC-M
|
|
OP. N° 3
Libellé : Traitement des dossiers des étudiants
finalistes Type de traitement : automatique
Période : Fin de l'année académique
Poste de travail : Direction académique
|
|
Entrées/Sorties
Entrées : Dossiers des étudiants finalistes Sorties
: - Fiches de scolarité
|
4.
Contrôle des dossiers des étudiants finalistes
Vérification des relevés des notes et des PV des
délibérations
Traitement proprement dit des dossiers.
|
IV.1.4.3. Le Modèle Organisationnel de Traitement
(MOT) Le MOT permet de répondre aux questions suivantes :
- Où ? le lieu où se fera la procédure
fonctionnelle
- Quand ? la période où s'exécutera la
procédure fonctionnelle
- Comment ? le type de traitement de la procédure
fonctionnelle
- Pourquoi ? le moyen de traitement de la procédure
fonctionnelle.
Notons qu'une procédure fonctionnelle est un traitement
exécuté sans interruption par un même poste de travail,
utilisant les moyens de traitement de type déterminé, pendant une
période d'activité déterminée (O. MASIVI,
2004-2005).
a) Détermination des procédures
fonctionnelles
1. Enregistrement du candidat
|
PF
|
POSTE DE TRAVAIL
|
ACTION
|
TYPE DE DONNEES
|
PERIODE
|
N° OP.
|
|
1
|
Direction académique
|
Accueil du candidat
|
Manuel
|
A l'arrivée du candidat
|
1
|
|
2
|
Direction académique
|
Enregistrer le candidat dans le Registre
|
automatique
|
Après l'accueil du candidat
|
1
|
3. Enregistrement et traitement des notes des
étudiants
|
PF
|
POSTE DE TRAVAIL
|
ACTION
|
TYPE DE DONNEES
|
PERIODE
|
N° OP.
|
|
3
|
Direction académique
|
Réception et contrôle des fiches des cotes
|
Manuel
|
A la réception des fiches des cotes
|
11
|
|
4
|
Direction académique
|
Saisie des points et élaboration des grilles des points
|
automatique
|
Après la réception et le contrôle des fiches
des cotes
|
11
|
|
5
|
Direction académique
|
Elaboration des relevés et palmarès
|
automatique
|
Après l'élaboration des grilles des
points
|
11
|
|
6
|
Direction académique
|
Elaboration du rapport
|
interactif
|
Semestrielle Annuelle
|
11
|
3. Traitement des dossiers des finalistes
|
PF
|
POSTE DE TRAVAIL
|
ACTION
|
TYPE DE DONNEES
|
PERIODE
|
N° OP.
|
|
7
|
Direction académique
|
Vérification et contrôle des dossiers des
étudiants, relevés et palmarès
|
automatique
|
A la fin de l'année
|
20
|
|
8
|
Direction académique
|
Elaboration des fiches de scolarité
|
automatique
|
Annuelle
|
20
|
b) Construction du Modèle Organisationnel de
Traitement (MOT)
Période Chaîne fonctionnelle Poste de travail Type
de traitement
PF N°2
Enregistrement du candidat
TOUJOURS
PF N°3
Réception et contrôle des fiches
des notes
PF N°4
Saisie des notes et élaboration des
grilles
TOUJOURS
PF N°5
Elaboration des relevés des notes
et palmarès SEMESTRIEL/ANNUEL
PF N°6
Elaboration du rapport semestriel
ou annuel
SEMESTRIEL/ANNUEL
8h00-12h00 13h00-16h00
ANNUEL
ANNUEL
FICHE DE DESCRIPTION DU POSTE DE TRAVAIL
|
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
|
|
POSTE DE TRAVAIL : DIRECTION DESCRIPTION :
|
ACADEMIQUE
DE MULO ; 14h-16h00
|
|
LIEU : INSTITUT SUPERIEUR SAINTE-CROIX PERIODE :
LUNDI-VENDREDI
PERIODE D'ACTIVITE : 08h00-12h00
|
|
N°PF
|
LIBELLE
|
TYPE
|
VOL/JR
|
DUREE UNITAIRE
|
DUREE/JR
|
|
1
|
Accueil du candidat
|
Manuel
|
20
|
3'
|
60'
|
5'
|
100'
|
|
3
|
Réception et contrôle des fiches de cotes
|
Manuel
|
15
|
5'
|
75'
|
|
4
|
Saisie des notes et élaboration des grilles
|
Automatique
|
10
|
10'
|
100'
|
|
5
|
Elaboration des relevés de notes et des palmarès
|
Automatique
|
20
|
3'
|
60'
|
|
6
|
Elaboration du rapport semestriel ou annuel
|
Interactif
|
1
|
360'
|
360'
|
|
7
|
Contrôle des dossiers des finalistes
|
Manuel
|
20
|
10'
|
200'
|
4'
|
120'
|
|
Moyens :
Humains : A1 en Sciences Economiques et de Gestion ou A1 en
Management des Organisations.
Matériels : Ordinateur et ses accessoires.
Logiciels : Ms Word, Ms Access XP, Ms Access 2000 (ou sa version
supérieure)
|
IV.1.4.4. Le Modèle Opérationnel de
Traitement (MOPT)
Ce modèle nous permet d'organiser l'architecture des menus
devant aboutir à un découpage du logiciel en transactions.
IV.2. REALISATION DE LA BASE DE DONNEES
Ce chapitre concerne la réalisation de la base de
données. Cette base de données a été
créée à l'aide du logiciel Access Interactif et son
interrogation à l'aide du langage QBE' (Query By Example).
IV.1.1. LES TABLES ET LES RELATIONS
IV.1.3. LES REQUETES
Ces requêtes permettent à l'utilisateur
d'interroger la Base de données selon les besoins. Elles aident
spécialement l'utilisateur à mettre les différentes
formules de calcul utilisées dans les formulaires.
IV.1.4. LES ETATS
Ils constituent la finalité de notre projet. Ce sont les
différents documents à produire automatiquement et qu'il faut
donc imprimer. Nous en donnons ci-dessous trois modèles.
1. Grille des points
3. Fiche de scolarité
V.1.5. GUIDE SOMMAIRE D'UTILISATION
L'application mise au point devra apparaître sous forme
d'une interface utilisateur graphique offrant des menus, des boîtes de
dialogue et des boutons de commande. L'exécution de cette application
nécessite l'application Access 2000 ou sa version supérieure.
Pour accéder à l'application, son icône se
trouve sur un disque amovible sous un format exécutable nommé
CURSUS STUDENTPRO MULO ; et personnalisable sur le bureau de votre
ordinateur. Ou bien, utiliser le chemin d'accès suivant :
- Démarrer/Programmes/MS ACCESS.
- Ouvrir le fichier nommé GESTION CURSUS
ISSC-M
Au démarrage du programme, une boîte de dialogue
vous souhaitant la bienvenue défilera à l'écran au
lancement de l'application pendant au moins 8 secondes, puis viendra le menu
principal. Celui-ci vous permettra de choisir parmi les trois grandes options
suivantes :
1° soit vous voulez saisir des données
2° soit vous voulez avoir des retro-information (les
différents états à imprimer)
3° soit vous voulez quitter le programme.
Pour d'amples renseignements relatifs à l'exploitation
de ce logiciel ou pour des avis et suggestions en vue d'améliorer le
logiciel ; ou encore en cas de problème d'exploitation de logiciel,
contacter immédiatement le concepteur sur les adresses suivantes :
Courriel : kizitokas@
yahoo.fr Téléphone :
(+243)998708786
CONCLUSION GENERALE
Ce travail est intitulé « Suivi
automatisé du cursus académique des étudiants, Cas de
l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo ». Nous
étions préoccupé par le problème de la lourdeur, de
la lenteur et des erreurs fréquentes dans le traitement des
données relatives au cursus des étudiants au sein du
Secrétariat académique de l'Institut Supérieur
Sainte-Croix de Mulo.
Pour dénicher les causes de ce problème, nous
sommes partis des hypothèses que l'actuel système d'information
de gestion du cursus académique des étudiants établi au
sein de l'I.S.S.C.-M serait insuffisant pour répondre aux attentes de
l'institution compte tenu du volume croissant des données à
traiter. Nous avons supposé en outre que le traitement manuel et
mécanique seraient la cause majeure de lenteur dans le traitement des
données, des erreurs dans le traitement, de la perte continuelle des
données que connaît le chargé de la gestion des
données relatives au cursus des étudiants et qu'une base des
données serait une solution optimale pour pallier à ces
difficultés et ainsi répondre aux requêtes
instantanées relatives au parcours académique des
étudiants, en vue de permettre la prise de décision.
Ainsi, pour vérifier nos hypothèses, nous nous
sommes servis des méthodes et techniques comme MERISE (Méthode
d'Etude et de Réalisation en Informatique pour Système
d'Entreprise) avec comme outils : le schéma de circulation des flux, le
schéma de circulation et de traitement, le modèle
entité-association et comme techniques l'observation directe,
l'interview; la collecte et l'analyse des données disponibles et enfin,
la technique documentaire et l'interview.
Nos investigations ont quasi confirmé toutes nos
hypothèses de base et nous avons particulièrement porté
notre attention sur la réorganisation du service académique en
proposant une décentralisation des attributions du Secrétaire
académique en vue d'assurer l'efficacité et l'efficience dans la
gestion du cursus des étudiants.
En effet, à la suite de l'analyse de l'existant, nous
avons réalisé que le Secrétariat académique faisait
beaucoup de tâches, au point qu'il s'observait un goulot
d'étranglement dans la gestion académique qui avait comme
conséquence néfaste la lenteur, la lourdeur et les erreurs
fréquentes sur les documents produits relatifs au cursus des
étudiants. Pour résoudre ce problème nous avons
proposé la mise en place d'un service qui s'occupera uniquement du suivi
du cursus des étudiants, pour lequel nous avons conçu une base de
données, qui a permis la production automatique des états (listes
des étudiants, grille de points, relevés semestriels et annuels,
palmarès annuels, fiches de scolarité,...) qui, auparavant, se
faisait manuellement ou mécaniquement. Ceci a ainsi confirmé
toutes nos hypothèses.
Etant donné qu'un programme parfait n'existe pas, la
mise au point d'une application ne pouvant aussi se faire dans un laps de temps
que celui qui nous a été accordé ; et surtout conscient de
nos insuffisances en matière d'organisation des institutions
supérieures et universitaires, nous ne pouvons prétendre avoir
établi un système d'information parfait. C'est la raison pour
laquelle nous pensons plutôt avoir ouvert la voie à nos
successeurs qui pourront, d'une manière ou d'une autre, apporter
correction à ce modeste travail.
BIBLIOGRAPHIE
I. OUVRAGES
1. B. DAVIS GOURDON & MARGUERITE H. OLSON,
Système d'information pour le Management, Ed. Economica,
Hericart, Paris, 1990.
BRANDLIN & HARRISSON, Contraintes du marché et
négociations locales, Ed. l'Harmattan, Paris, 1987.
H. TARDIEU, A. ROCHEFELD & R. COLETTE, La Méthode
MERISE, Principes et outils, Ed. d'Organisation, Paris, 1998.
H. ABBASBHAY& S. SPRINGINSFELD, Access 2000, Paris,
Rue des Petits-Hôtels, 1999.
H. VONHEGEN & KRAUS, Office 2000, Première
édition, Paris, 1999.
Robert REIX, Informatique appliquée à la
comptabilité et à la gestion, Ed. Foucher, Paris, 1987.
II. COURS
1. A. GULZAR, Système de Gestions des Bases de
données, G2 UNILUK, 200 5-2006, inédit.
MASIKA WASUKUNDI, Cours de Théorie
générale de Management, G2 UNILUK, 2006-2007,
inédit.
N. PALUKU VAGHENI., Méthodologie de recherche en
Sciences Sociales, G2 UNILUK, 2005- 2006, inédit.
O. MUHINDO MASIVI, Conception des systèmes
d'information pour gestionnaire, G2 UNILUK, 2005-2006, inédit.
III. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE
1. M. ITHIARI UGENI, Ebauche sur l'automatisation des
finances estudiantines. Cas de l'UNILUK, TFC/UNILUK, 2005-2006.
O. MUHINDO MASIVI, Ebauche sur l'automatisation du service
des admissions et archives d'une université, cas de l 'U.A- W ,
TFC/UNILUK, 1999-2000.
P. BYAMUNGU SAIDI, Problématique de la gestion
décentralisée de l'information au sein de l'UNILUK, Cas du
Service académique, TFC/UNILUK, 2005-2006.
SIFA NDOVYA, Essai d'automatisation de la gestion des stocks
d'une université, Cas de l'UNILUK, TFC/UNILUK, 2004-2005.
IV. REFERENCES WEBOGRAPHIQUES
1.
http://fr.wikipedia.org/wiki
http://www.supinfo-projects.com/fr/2005/access2003/4/
V. AUTRE REFERENCE
1. Encyclopédie Universalis ® 2001-2002. Tous droits
réservés.
COMMISSION PERMANENTE DES ETUDES, Vade-Mecum du Gestionnaire
d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire,
Editions de la CPE, Kinshasa, novembre 2005.
ANNEXE 1
Je voudrai solliciter votre amabilité en répondant
aux questions suivantes :
1. Pouvez-vous me parler en bref de l'organisation
générale de l'ISSC-M ?
Quel problème particulier rencontrez-vous dans la
gestion du cursus des étudiants au sein de l'ISSC-M et quel est votre
souhait pour pallier à ce problème, (s'il existe ?) Quels moyens
utilisez-vous dans la gestion du cursus des étudiants ? Quel programme
utilisez-vous dans vos ordinateurs ?
Quelles informations avez-vous besoin lors du recrutement, de
l'admission et de l'inscription définitive des étudiants à
l'ISSC-M ?
o Quand et comment se font le recrutement, l'admission et
l'inscription définitive des étudiants à l'ISSC-M ?
o Quels sont les documents requis dans ces opérations ?
o Quels sont les documents à produire à l'issue de
ces opérations ?
o Comment se fait la procédure d'évaluation des
étudiants ?
o Quels documents avez-vous besoin lors dans cette
évaluation et quels sont les documents à produire ?
1. Quelles informations le Ministère de l'ESU, à
travers la Commission d'homologation, a besoin pour faciliter l'homologation
des diplômes ?
Interview accordée au Secrétaire
académique de l'Institut Sainte-Croix de Mulo,
Mulo, le
04-08-2006
| 
