II. Communication évènementielle
A.
Présentations du Secrétaire
Permanent
Pendant la période du stage, nous avons
participé à la préparation de certaines
présentations du Secrétaire Permanent pour des réunions et
ateliers. En effet, les présentations du Secrétaire Permanent qui
est la plus haute personnalité d'une entreprise, se doivent d'être
originales. C'est dans ce sens que nous avons été
sollicités par ce dernier. Quelques présentations ont
été produites et mises en forme (animation power point,
illustrations, schémas, graphiques...). On peut citer entre autres, la
présentation sur le leadership « Leadership, Out of time »
présenté à la retraite annuelle des équipes 100%
Jeune à Mbalmayo, la présentation sur les résultats de la
plateforme assessment « Plateforme Assessment Results » et la
présentation sur la gestion du stress liée aux e-mails « Too
much Email can Causes Too much Stress » présentées à
la réunion trimestrielle de planification de l'ACMS.
B. Partenariat & Sponsoring
Par ailleurs, plusieurs dossiers de sponsoring et de
partenariat nous ont été côtés pour étude et
réponse. A cet effet, il a été question pour nous à
chaque fois, de juger de l'intérêt de l'ACMS à associer son
image à une activité externe. Les dossiers ne partageant pas le
même intérêt à savoir contribuer à
l'amélioration des conditions de vie sanitaire des populations ou au
changement de comportements par celles-ci, étaient rejetés. A
chaque fois, un courrier a été adressé aux demandeurs pour
leur signifier soit l'accord, soit le désaccord de l'ACMS. Ceci, dans
les plus brefs délais (une semaine). De plus, une présence sur le
terrain était assurée pour les évènements auxquels
l'ACMS était partenaire ou sponsor.
C. Culture d'entreprise
En matière de culture d'entreprise, nous avons mis sur
pied un calendrier des fêtes et célébrations officielles a
été élaboré et distribué au personnel.
Celui-ci permet à l'ACMS de mobiliser/sensibiliser ses employés
autour d'une même cause sociale (ex. La journée mondiale de la
paix, faisons la paix avec nos collègues ; fête du travail, nous
ne voulons plus d'accidents sur nos lieux de travail).
En matière de culture d'entreprise, nous avons mis sur
pied un calendrier des fêtes et célébrations officielles a
été élaboré et distribué au personnel.
Celui-ci permet à l'ACMS de mobiliser/sensibiliser ses employés
autour d'une même cause sociale (ex. La journée mondiale de la
paix, faisons la paix avec nos collègues ; fête du travail, nous
ne voulons plus d'accidents sur nos lieux de travail). Bien plus, le calendrier
qui donne une visibilité sur les fêtes à caractère
officiel ou traditionnel et autres célébrations nationales ou
internationales, permet d'élaborer un planning d'envoie de courrier aux
partenaires. Ce peut être des souhaits, des partages de sentiments ou des
motions de soutien.
Bien plus, l'occasion des nominations ou des promotions des
personnels des partenaires, a toujours été une opportunité
saisie pour davantage resserrer les liens de coopération et
d'amitié, à travers l'envoi d'un courrier officiel de
félicitations.
A chaque fois, l'image et la visibilité de l'ACMS se sont
vues renforcées.
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Rapport de stage, Relations Publiques III - 2008 - ESS
TIC
3ème PARTIE:
EVALUATION DU STAGE DU STAGE
CHAPITRE 1 :
Apports du stage
Au terme des deux mois de stage passés à l'ACMS,
nous avons pu toucher du doigt les réalités aux quelles renvoient
les relations publiques dans un milieu professionnel. En effet, l'ACMS,
grâce à la jeunesse de ses relations publiques, nous a permis
d'insuffler à la direction et chez le personnel, la
nécessité et l'impact des relations publiques dans un
environnement social humain et concurrentiel. Quelques observations nous ont
permis de noter un certains nombre de changements notamment, sur le plan de la
communication interne et sur la redynamisation du personnel à travers la
prise en compte de tous les employés (permanents ou non) dans la
diffusion et le partage de l'information.
De même, certaines actions de relations publiques telles
que la production et la diffusion des rapports d'activités, la
production de la plaquette institutionnelle ou encore l'envoi des courriers de
partage de sentiments ont contribué à l'amélioration de
l'image de l'ACMS.
En outre, nous nous sommes rendu compte de l'existence parfois
des différences entre la théorie et la pratique qu'il importe de
savoir manager. Aussi, à cause de certaines contraintes
hiérarchiques ou des bailleurs de fonds, certaines actions de relations
publiques sortiront des canons du métier pour une réalité
autre. Ce qui ne veut pas forcément dire que cette action est
vouée à l'échec. L'une des remarques forte faite au terme
du stage, est qu'un responsable de relations publiques doit être une
personne innovante, à l'esprit ouvert et créatif, qui sait
s'adapter à tout environnement de travail sans en perdre son sens du
professionnalisme.
Ces deux mois nous ont également permis
d'établir la limite qui existe entre une communication orientée
produit et une communication qui touche à l'institutionnel, aux valeurs,
aux missions et aux objectifs de l'entreprise.
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Rapport de stage, Relations Publiques III - 2008 - ESS
TIC
Problèmes rencontrés
Plusieurs problèmes ont été observés
pendant la période du stage tant sur les plans structurels
qu'opérationnels.
I. Problèmes rencontrés sur le plan
structurel
1. Structure de la communication
L'organigramme de la communication à l'ACMS ne permet
pas une centralisation et une harmonisation des actions de communication et de
relations publiques. Chaque coordonnateur de communication élabore ses
plans d'actions et les suit, sans tenir compte de l'impact des autres actions.
Ici les coordonnateurs des activités de communication sont en fait des
responsables d'IEC qui ne s'occupent que des projets qu'ils ont dans leurs
portefeuilles respectifs. On peut alors observer parfois, un décalage
entre les attentes du service de la distribution et ceux de la
communication.
3. Absence de communication dans la division
Distribution
Nous avons aussi noté que la division des
opérations de terrain qui est en fait celle qui assure toute la
distribution des produits de l'ACMS, a une collaboration difficile avec la
communication. Elle subit la communication réalisée soit par la
communication VIH/SIDA, soit par la communication santé familiale. Ce
qui ne lui facilite la tâche ni lors de ses contacts avec les cibles
(campagnes de sensibilisation et de promotion, PLV...) ni lors des ses
ventes.
3. Absence de cohésion entre les coordonnateurs de
la
communication et le consultant en relations
publiques
Par ailleurs, il n'existe pas de relation entre les
différents responsables de communication produits, et le responsable des
relations publiques. La cohésion des plans d'action est bafouée
et l'impact moins efficient. Les coordonnateurs des activités de
communication étant en fait des responsables d'IEC pour les divers
projets de la maison, alors que la consultante en RP est plus orientée
vers la promotion de l'image de la structure, tant en interne qu'en interne.
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