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Contribution à  l'optimisation du recouvrement des créances au niveau de l'hôpital général de Grand Yoff (HOGGY)


par Cheikh Mohamed Tidiane POUYE
Centre Africain d'études Supérieures en Gestion (CESAG) - Maitrise Professionnelle en Gestion des Entreprises et des Organisations (MPGEO) 2007
Dans la categorie: Economie et Finance
   
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    PRESENTATION DE L'ETUDE

    a) Introduction

    Depuis le début des indépendances (1960) jusqu'a nos jours, les systèmes de santé de nos pays connaissent des problèmes de financement. Cette situation est essentiellement due au pouvoir économique faible de nos jeunes états qui ne peuvent pas prendre en charge les besoins financiers énormes des structures hospitalières. Pour améliorer cette situation l'état du Sénégal instaura en 1972 un système de financement communautaire de la santé : la participation des populations à l'effort de santé. Ce système s'inscrit dans le cadre global institué par la loi 72-02 du 1 février 1972 portant réforme de l'administration territoriale et locale avec quatre options : la concentration, la décentralisation, la régionalisation et enfin la participation (y compris à l'effort de santé).

    Les associations pour la promotion des hôpitaux (APH) ont été crées pour gérer à côté des administrations hospitalières les fonds générés par la participation des populations. Au début des changements ont été très prometteurs mais ne durèrent que quelques années pour laisser la place à une gestion très catastrophique.

    Le constat est décevant :

    - Dégradation avancée de la qualité des prestations de services ;

    - Thésaurisation des fonds par les APH malgré l'insuffisance et la vétusté du plateau technique ;

    - Rigidité de l'administration et omniprésence des administrations centrales ; - Détournement de fonds.

    Pour mettre fin à cette crise profonde, l'état, à travers le programme national de développement sanitaire initie la réforme hospitalière promulguée par la loi 98-08 portant réforme hospitalière et la loi 98-12 du 12 février 1998 relative à la création, à l'organisation et au fonctionnement des EPS.

    Cette loi vise essentiellement l'amélioration des performances des hôpitaux sur le plan de la gestion et de la qualité des soins. Cela, en laissant aux EPS une certaine autonomie de gestion

    2

    tout en préservant la mission de service public.

    C'est ainsi que l'HOGGY a été choisi parmi les hôpitaux pilotes.

    La principale conséquence c'est que l'hôpital doit désormais tirer la quasi totalité de ses ressources de fonctionnement de ses propres services.

    Dés lors, il devient vital pour un EPS de mettre en place un système de recouvrement efficace. Aujourd'hui, sept ans après la réforme hospitalière, l'HOGGY, comme la plupart des hôpitaux du Sénégal, souffre de déficit de trésorerie chronique.

    Cette situation serait causée par plusieurs facteurs parmi lesquels, entre autres, on peut citer : > l'insuffisance des subventions de l'état ;

    > le plan sésame qui consiste en une prise en charge intégrale des frais médicaux des personnes âgées de plus de 60 ans par l'état ; ce plan est intervenu en septembre 2006 ;

    > les charges salariales très élevées ;

    > la baisse des tarifs imposée par l'état

    > l'insuffisance de recouvrement des créances surtout chez les particuliers qui payent à leur frais. C'est ce dernier facteur, d'ailleurs, qui fera l'objet de notre étude.

    Le déficit de trésorerie se manifeste par le retard de paiement des salaires mais aussi par un délai de règlement des fournisseurs très longs. Ce qui installe la méfiance dans le camp des fournisseurs qui diminuent, voire arrêtent toute livraison à l'hôpital. Il s'en suit des ruptures d'approvisionnement en produits essentiels pour le fonctionnement des services, et partant un manque à gagner important mais aussi et surtout une dégradation de la qualité du service.

    C'est pourquoi, nous tentons d' apporter notre part de réflexion à la recherche de solution sur les problèmes de dysfonctionnement du système de facturation et de recouvrement dont souffre cette structure sanitaire, qui, somme toute, reste une figure de proue du système de santé du Sénégal.

    b) La problématique de l'étude

    L' HOGGY fonctionne depuis l'avènement de la réforme hospitalière comme un EPS hospitalier c'est à dire comme une entreprise avec, tout de même, certaines particularités qui découlent sa mission de service publique. Pour être viable et même performant, il est impératif

    que l'hôpital génère des recettes à la hauteur de ses charges. Les deux sources d'entrée sont les produits provenant des prestations de services et les dotations étatiques. Or ces dernières sont insuffisantes et n'ont pas augmenté ces dernières années. En effet, durant ces quatre dernières années les subventions que l'état du Sénégal a alloué à HOGGY sont les suivantes: 2003 : 1 483 802 400; 2004 : 1 300 275 000; 2005 : 1 300 275 000; 2006 : 1 300 275 000; soit une diminution de 43% entre 2003 et 2004 ensuite une stagnation les 3 années suivantes.

    Ainsi, il est clair que l'hôpital doit compter sur ses propres ressources pour faire face à ses énormes charges financières qui ne cessent d'augmenter d'année en année comme le montre tableau ci dessous.

    Tableau 1. Evolution des charges

     

    2002

     
     

    2003

     
     

    2004

     
     

    2005

     
     

    2006

     
     

    Charges totales

    2 751

    220

    000

    3 742

    426

    029

    4 517

    450

    730

    5 539

    226

    270

    6 220

    506

    738

    Hausse en %

     
     
     

    36%

     
     

    21%

     
     

    23%

     
     

    12%

     
     

    Toutes choses qui font que le recouvrement des créances est devenu, plus que jamais, une activité vitale dans les EPS hospitaliers. L' HOGGY, du fait de son histoire, bénéficie d'une certaine avance par rapport aux autres structures hospitalières du pays. En effet, le CTO, en tant que structure privée menait déjà des activités de recouvrement des créances.

    Cependant, malgré tous les efforts fournis jusque là par l'administration, la performance n'est pas encore au rendez vous, ainsi qu'en témoigne le taux de recouvrement de l'année 2006 qui s'élève à 62%.

    C'est pourquoi, dans l'optique d'apporter ma modeste contribution à la recherche de solution à ce problème très complexe, j'ai porté le choix du thème de ce mémoire sur la problématique du système de recouvrement à HOGGY.

    c) L'ampleur du problème

    Les dysfonctionnements au niveau de la chaîne de recouvrement des établissements étaient jusqu'alors camouflés par les mécanismes de financement de l'état. La réforme hospitalière, depuis son application, dévoile de manière assez brutale leur ampleur et leur impact sur l'état des finances globales de l'hôpital. Aujourd'hui, tous les établissements Publiques de Santé sont

    4

    endettés et l'ardoise s'élève à plus de quinze milliards de francs CFA (15 000 000 000 F CFA). Parmi les plus endetté, L'HOGGY vient deuxième position, derrière hôpital principal de Dakar, avec une dette de prés de cinq milliards de francs CFA (5 000 000 000 F CFA).

    Ainsi, si par le passé rien n'invitait les établissements à considérer comme une priorité l'optimisation du recouvrement des créances, aujourd'hui cette problématique demeure parmi les enjeux majeurs pour ne pas dire vitaux du secteur hospitalier sénégalais.

    d) Les objectifs
    Les objectifs sont sériés en objectif général et en objectifs spécifiques.

    - L'objectif général

    Contribuer à l'amélioration du système de facturation et de recouvrement à l'HOGGY - Les objectifs spécifiques

    Les objectifs spécifiques sont les suivants :

    o Décrire l'organisation et le fonctionnement du système de facturation et de recouvrement à l'HOGGY ;

    o De collecter et d'analyser les informations disponibles ;

    o Identifier les problèmes existants et enfin

    o Formuler des recommandations pour l'amélioration du système de facturation et de recouvrement à HOGGY ;

    e) La méthodologie

    Notre étude est rétrospective allant de 2002 à 2006, période pendant laquelle les données statistiques de l'hôpital sont disponibles.

    Il s'est agit pour nous, d'abord, de procéder à une analyse descriptive de la chaine de facturation et de recouvrement de l'hôpital. Pour ce faire, nous avons fait un stage de trois (3) mois dans les divisions finance, caisse, bureau des entrées et recouvrement.

    Nous avons, ensuite, cherché les données statistiques concernant notre sujet à travers les documents élaborés par les services compétents de l'HOGGY. Donc, notre démarche est la suivante :

    + L'observation directe

    Sur les terrains de stage, nous avons porté un regard critique sur le comportement des agents en plein travail, sur le déroulement des activités

    + Les entretiens

    Nous nous sommes entretenus avec :

    - les patients ;

    - les agents (agents de facturation, caissiers, agents de recouvrement) ; et

    - certains chefs de service et chefs de division (chef du bureau de contrôle de la facturation, le chef de service des recouvrements, le contrôleur de gestion)

    + Documentation

    Les documents produits par les services administratifs de l'hôpital ont été pour nous d'un apport considérable. Le reste de la documentation nous a été servi par la bibliothèque du CESAG et l'internet.

    f) Intérêts de l'étude

    + Pour l'hôpital général de grand Yoff.

    Depuis l'avènement de la réforme hospitalière, l'optimisation du système de recouvrement est devenue un enjeu de taille pour les Etablissements Publiques de Santé car ils ont désormais l'obligation de produire leurs propres ressources mais surtout d'en assurer une gestion meilleure.

    Compte tenu de l'insuffisance de la subvention étatique, le fonctionnement de l' HOGGY est tributaire, dans une large mesure, de son système de recouvrement. L'étude de ce dernier vient donc apporter un éclairage dans le processus de prise de décision au sein de HOGGY.

    6

    + Pour le CESAG

    Ce travail vient s'ajouter à la documentation, déjà très riche, de la bibliothèque du CESAG.

    + Pour le système de santé Sénégal

    Les problèmes de recouvrements des créances sont presque identiques dans tous les établissements Publiques de santé, partant, les solutions trouvées à HOGGY pourraient, avec quelques réaménagements, être adaptées à n'importe quel autre EPS de niveau 3

    g) Délimitation du champ de l'étude

    Du fait que nous avons constaté que les statistiques de 2007 n'étaient pas encore disponibles, nous avons focalisé notre étude sur la période précédente allant de 2002 à 2006.

    Par ailleurs, il faut souligner qu'il est pratiquement impossible d'étudier le recouvrement sans pour autant jeter un regard en amont sur la facturation. Toutefois, notre travail est orienté vers l'identification des problèmes du système de recouvrement et d'en suggérer des solutions.

    h) Plan de l'étude

    Ce travail, outre la présentation de l'étude, est composée de deux grandes parties.

    La première partie est consacrée aux aspects théoriques avec la définition des concepts clés d'une part et un rappel de certaines notions générales sur le recouvrement des créances.

    La seconde partie aborde l'étude proprement dite en procédant, dans un premier temps, à l'analyse descriptive détaillée de la chaîne de facturation et de recouvrement, dans un second temps à la présentation des résultats et pour finir, à la formulation de recommandation. .

    .

    PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET CONTEXTE DE L'ETUDE

    I. CADRE THEORIQUE

    1.1. Définition des concepts

    1.1.1. Définition de l'entreprise

    Une entreprise est une structure économique et sociale comprenant une ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des services à des clients dans un environnement concurrentiel (le marché) ou non concurrentiel (le monopole).

    Trois grands types d'entreprises existent dans tous les pays : - les entreprises privées à but lucratif ;

    - les entreprises privées à but non lucratif ;

    - les entreprises publiques (exemple : les EPS hospitaliers).

    1.1.2. Définition de l'« Etablissements publics de santé » EPS

    Selon la loi n° 98-12 du 2 mars 1998, relative à la création à l'organisation et au fonctionnement des établissements publics de santé, Les établissements publics de santé sont des personnes morales de droit public spécialisées, dotées d'un patrimoine propre dont l'objet consiste, dans le secteur sanitaire et social, à prendre en charge des patients, à produire des biens et des services, à former des personnels et à effectuer de la recherche. A ce titre, les établissements publics de santé ont pour mission :

    - l'amélioration de la santé des populations par des prestations de qualité et des actions d'information, d'éducation et de communication ;

    - le développement des ressources humaines par la formation initiale et la formation continue des personnels et auxiliaires de santé ;

    8

    - le développement de la recherche et la vulgarisation de ses résultats.

    Leurs activités ne sont ni industrielles ni commerciales et relèvent en conséquence du droit administratif.

    Les établissements publics de santé comportent les établissements publics de santé hospitaliers et les établissements publics de santé non hospitaliers. Les établissements publics de santé hospitaliers sont classés en établissements de premier, second et troisième niveau selon des

    critères techniques définis par voie réglementaire.

    1.1.3. De l'entreprise à l'établissement public de santé

    L'établissement public de santé est une entreprise publique spécifique. La spécificité du secteur sanitaire est telle qu'il faut intégrer un certain nombre de paramètres liés à l'organisation et au fonctionnement des établissements. Il convient de tenir compte de la vulnérabilité de la plupart des usagers et de la nature des activités menées au sein des structures sanitaires. On ne peut évaluer les prestations des formations sanitaires avec les critères qui s'appliquent généralement aux entreprises du secteur marchand.

    L'une des finalités de l'entreprise est de gagner le maximum d'argent que possible. Par contre la recherche de bénéfice est incompatible avec la mission de service public de santé qui doit permettre à tout individu d'avoir accès aux soins, à un coût compatible avec ses ressources, dans des conditions de sécurité dûment contrôlées. Au-delà d'une simple question de déontologie médicale, il y va du respect de la solidarité nationale dont l'État se doit d'être le garant.

    1.1.4. La réforme hospitalière

    La réforme hospitalière vise à assurer aux hôpitaux une autonomie de gestion avec un statut d'établissement public. L'établissement public de santé doit assurer l'équilibre de ses comptes et la qualité de soins pour répondre à ses obligations de performance.

    Monsieur Abdoulaye Guèye, directeur de l'établissement public de santé, a écrit dans le soleil du 19 juin 2001 :« La réforme hospitalière n'est pas du tout un désengagement de l'Etat, car celui-ci va continuer à subventionner les structures sanitaires selon leur niveau dans le cadre de son budget annuel de la Santé. »

    La réforme a pour but de revitaliser le service public hospitalier, à travers une amélioration de la qualité et de la sécurité des soins, ainsi qu'un renforcement des capacités de gestion.

    Il ne faut pas parler de rentabilité, mais plutôt d'objectif de recouvrement des coûts. L'Etat va supporter une partie des charges et soutenir l'usager dans le paiement des coûts des prestations de services. Une tarification va permettre l'accessibilité des soins aux populations et surtout aux plus démunies d'entre elles auxquelles des tarifs sociaux seront concédés.

    L'Etat va venir maintenant en appoint auprès de ces EPS qui appliquent ces tarifs sociaux. Le manque à gagner sera ainsi résorbé.

    1.2. Généralités sur le recouvrement des créances

    1.2.1. Définitions

    1.2.1.1. Débiteur

    On appelle débiteur, une personne qui a emprunté de l'argent, et qui par conséquent porte une dette envers son créditeur ou créancier.

    1.2.1.2. Créancier

    Créance désigne un droit que détient une personne dite le créancier à l'encontre d'une autre personne dite le débiteur ou la personne débitrice qui lui doit la fourniture d'une prestation. Une même prestation peut concerner plusieurs créanciers ou plusieurs débiteurs ou les deux à la fois. Le débiteur est l'obligé du créancier. L'objet de la créance consiste en une obligation, soit de donner, soit de faire soit encore, de s'abstenir de faire.

    10

    1.2.1.3. Recouvrement des créances

    Le recouvrement de créances est une activité réglementée consistant à utiliser tous les moyens de légaux, amiables et/ou judiciaires, pour obtenir d'un débiteur le paiement de la créance due au créancier

    1.2.2. Les méthodes de recouvrer une créance

    Il existe plusieurs façons pour une entreprise de recouvrer une créance :

    1.2.2.1. Gestion interne

    L'entreprise gère elle-même le recouvrement de ses impayés, par exemple dans un service contentieux ou un service du recouvrement; elle peut éventuellement s'appuyer sur des sociétés spécialisées, souvent des sociétés de recouvrement, qui lui fourniront des services tels que des modèles de documents à en-tête, etc., elle peut aussi initier une action en justice, par l'intermédiaire d'huissiers de justice. En cas de non-paiement, la société créancière peut décider d'abandonner la créance.

    1.2.2.2. Externalisation

    L'entreprise fait appel à une société spécialisée dans le recouvrement, alors mandatée, qui s'occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement, et éventuellement s'occupe des démarches judiciaires. La société de recouvrement est alors dénommée le mandataire, l'entreprise faisant appel à elle est alors désignée comme le mandant. Dans ce cas de figure, l'entreprise reste le créancier. En cas de non-paiement, et lorsque la démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera soldée par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que professionnel, une attestation de non solvabilité au mandant, lui permettant par la suite de recouvrer la TVA auprès des services fiscaux.

    1.2.2.3. Rachat de créance

    L'entreprise peut faire appel à une société qui lui rachète la créance, moyennant un rabais. Dans ce cas, c'est cette société de recouvrement qui gère le risque de défaut de paiement, et elle devient alors, définitivement, le créancier. On appelle ces sociétés, des sociétés d'affacturage.

    1.2.3. Les moyens utilisés

    Nous distinguons deux principaux moyens : le recouvrement à l'amiable et le recouvrement judiciaire.

    1.2.3.1. Le recouvrement amiable

    Cette méthode privilégie la négociation et le compromis. Elle favorise le dialogue, dans le but d'emmener le débiteur à régler sa dette sans avoir à l'y contraindre.

    Malheureusement, comme nous allons le constater, l'efficacité de l'action de cette cellule tient à l'engagement et à la bonne foi du débiteur. Et ce débiteur peut s'avérer de mauvaise foi. Dans ce cas, l'entreprise qui risque de perdre en temps et en argent, se voit obligée de procéder à un recouvrement judiciaire de sa créance.

    1.2.3.2. Le recouvrement judiciaire

    Au centre de cette méthode se trouvent les instances judiciaires. Celles-ci sont en effet saisies, à l'effet de permettre au créancier d'entrer dans ses fonds. Le débiteur sera alors contraint au règlement de sa dette.

    Trois procédures peuvent être engagées:

    - la procédure d'injonction de payer ;

    - la procédure de droit commun (assignation en paiement) et ;

    - la procédure de saisie immobilière.

    12

    1.2.3.2.1. La procédure d'injonction de payer

    Cette procédure est la voie par laquelle un créancier peut obtenir rapidement un titre exécutoire, c'est à dire une décision judiciaire de condamnation de son débiteur au paiement de sa créance.

    Le recours à cette procédure suppose néanmoins pour le créancier, la détention d'une créance certaine, liquide et exigible. La juridiction territorialement compétente pour connaître de cette procédure, est celle du domicile du débiteur. Le créancier devra alors déposer une requête en personne ou par le biais de son mandataire, au greffe de cette juridiction.

    La décision de cette juridiction qui est susceptible d'opposition, peut être une décision d'injonction de payer ou de rejet. Lorsqu'il s'agit d'une décision de rejet, ce rejet peut être total ou partiel. En cas de décision d'injonction de payer, la cellule de recouvrement judiciaire de l'entreprise créancière en question reste toujours ouverte à un règlement amiable, si le débiteur le propose.

    1.2.3.2.2. La procédure de droit commun (Assignation en paiement)

    C'est la seule voie de recours qui s'offre au créancier en cas de rejet de la requête aux fins d'injonction de payer. Il s'agit alors ici pour ce dernier, d'assigner le débiteur en paiement devant le tribunal de son domicile.

    En cas de jugement de condamnation au paiement total ou partiel de la créance, le débiteur, ses coobligés et héritiers le cas échéant, peuvent être également condamnés à payer. Le débiteur qui dispose alors d'un délai d'un mois pour faire appel, peut voir la juridiction d'appel infirmer ou confirmer le jugement. Dans l'hypothèse d'un arrêt confirmatif, le débiteur dispose d'un délai d'un mois pour se pourvoir en cassation.

    Dans tous les cas, à chacune des étapes de cette procédure de droit commun, la cellule de recouvrement judiciaire de l'entreprise créancière reste ouverte à un règlement amiable de sa créance. Lorsque cette proposition ne vient pas, cette cellule se voit alors contraint de procéder à la saisie de l'immeuble affecté à la garantie du prêt immobilier.

    1.2.3.2.3. La procédure de saisie immobilière

    Cette procédure peut s'avérer inévitable, surtout en matière de prêt immobilier. Elle consiste pour « un créancier à poursuivre la vente par expropriation forcée des immeubles appartenant à son débiteur défaillant ou de ceux affectés à sa créance.»

    Longue et coûteuse, la procédure de saisie immobilière n'est possible que pour les créances constatées par un titre exécutoire de l'acte uniforme portant sur les voies d'exécution. Ce titre en effet, demeure au centre de toute la procédure de saisie immobilière. C'est d'ailleurs le titre sans lequel aucune saisie immobilière n'est possible. A preuve, sous peine de nullité, le commandement aux fins de saisie qui marque le point de départ de la procédure de saisie immobilière, doit contenir une reproduction ou une copie du titre exécutoire.

    14

    II. CONTEXTE DE L'ETUDE

    2.1. Présentation de l'HOGGY

    2.1.1. Historique

    L'historique de l'Hôpital Général de Grand Yoff est en continuité avec celui de l'ex- Centre de Traumatologie et d'Orthopédie (CTO). Ce dernier fut un centre spécialisé dans le traitement des accidents du travail, domestiques et de la voie publique.

    Avec un déficit cumulé de 3 milliards puis 6 milliards après seulement cinq ans d'exercices et de lourds contentieux sociaux, la Caisse de Sécurité Sociale fut obligée de rétrocéder l'hôpital à l'Etat le 8 janvier 1996.

    Le CTO change alors d'objectif et devient l'Hôpital Général de Grand Yoff avec pour mission d'offrir toutes les prestations d'un hôpital à vocation générale.

    2.1.2. Population couverte et rayon d'action

    L'HOGGY a une vocation nationale voire sous régionale. Cependant, l'analyse de la provenance des malades permet de constater qu'il est surtout fréquenté par les populations qui vivent dans l'environnement immédiat de l'établissement

    En effet, sur un échantillon de 100 patients reçus par l'hôpital, seulement 47 habitent les quartiers environnants (Grand Yoff, Parcelles Assainies), 33 proviennent des quartiers suburbains (Pikine, Guédiawaye, Rufisque, Bargny).

    Les habitants du Dakar ville fréquentent très peu l'HOGGY (3%).Les patients qui viennent de l'intérieur du pays représentent environ 5,5% ; et 0,6 % sont des ressortissants de pays limitrophes.

    2.1.3. Missions et objectifs

    L' HOGGY est un EPS hospitalier de niveau 3. A ce titre, il a pour mission d' assurer des soins de qualité équitables, au moindre coût, à tous les citoyens.

    Aussi, L'Hôpital Général de Grand Yoff a pour objectif de :

    · Améliorer les conditions de fonctionnement de l'HOGGY.

    · Améliorer la qualité des soins.

    · Améliorer l'évaluation des pratiques professionnelles.

    · Mesurer les performances.

    · Objectiver la capacité de l'HOGGY à donner des soins de qualité de façon régulière et
    réviser ou remettre en cause son fonctionnement pour la mise en oeuvre de soins de qualité.

    · Améliorer les systèmes d'accueil.

    · Elaborer les procédures de soins.

    · Favoriser l'amélioration continue de la qualité des soins par la volonté d'auto - évaluation.

    · Favoriser l'évaluation externe.

    2.1.4. Les services

    L'HOGGY compte au total 28 services dont 20 médico-techniques et huit administratifs.

    2.1.4.1. Les services administratifs

    - La Direction de l'Hôpital.

    - Le Service Administratif et Financier.

    - L'Agence Comptable Particulière (ACP).

    - Le Service de Contrôle de Gestion et d'Audit Interne.

    - Le Service des Ressources Humaines.

    - Le Service des Soins Infirmiers.

    - Le Service Social.

    - Le Conseil D'Administration.

    2.1.4.2. Les services médicaux et médico-techniques

    - Le Service des Consultations Externes

    - Le Laboratoire d'Analyse de Biologie Médicale

    - Le Service de la Pharmacie

    - Le Service de Radiologie

    - Le Service des Urgences

    - Le Service Gynécologie Obstétrique

    - Le Service de Traumatologie

    - Le Service d'Orthopédie

    - Le Service d'Urologie et d'Andrologie

    - Le Service de Rééducation Fonctionnelle et de Kinésithérapie

    16

    - Le Service de la Médecine du Travail, de l'Hygiène et de la Sécurité

    - Le Service d'Ophtalmologie

    - Le Service d'Odontostomatologie

    - Le Service de la Réanimation

    - Le Service du Bloc Opératoire

    - Le Service de Santé Publique

    - Le Service des Spécialités

    - Le Service de la Médecine Interne

    - Le Service de la Pédiatrie

    - Les Services Administratifs et Techniques

    2.1.5. Les ressources humaines

    L'ensemble du personnel s'élève, aujourd'hui à 755 personnes répartit comme il suit:

    Tableau 2 : Répartition des effectifs par activité professionnelle au 31 décembre 2006

    ACTIVITE SOCIOPROFESSIONNELLES

    Année 2006

    Pourcentage %

    Médicale

    64

    08,49 %

    Paramédicale

    467

    62 ,01%

    Administrative

    171

    22 ,44%

    Technique, ouvriers spécialisés, ouvriers, buandiers, aides buandiers, cuisiniers, aides cuisiniers, magasiniers, manoeuvres

    53

    07 ,03 %

    Total

    755

    100 %

     

    Source: bilan social de H0GGY 2007(DRH)

    2.1.6. ressources financières

    Les produits, qui n'ont cessé d'augmenter, sont ainsi répartis de 2005 à 2007:

    -
    -
    -

    2005:

    1

    648

    800 903 F CFA;

    2006:

    2

    503

    307 325 F CFA;

    2007:

    3

    292

    307 726 F CFA;

     

    .

    En effet les services cliniques ont réalisé 36 795 journées d'hospitalisation en 2 005 et 64 035 journées en 2 006, soit une augmentation de 69%. Les consultations enregistrées en 2006 s'élèvent à 124 345 contre 69 981 en 2005, soit une augmentation de 78%.

    Dans la même période les charges, surtout celles salariales ont régulièrement augmenté pour atteindre

    3 411 579 106 FRS comme l'indique le tableau ci-après.

    18

    Tableau 3 :récapitulatif de masse salariale mensuelle

    MOIS

    Masse salariale

    MOIS

    Masse salariale

    Janvier

     

    264

    724 824 F

    Juillet

    312

    632

    660 F

    Février

     

    205

    115 822 F

    Août

    289

    748

    777 F

    Mars

     

    246

    062 947 F

    Septembre

    289

    609

    521 F

    Avril

     

    263

    544 937 F

    Octobre

    345

    761

    572 F

    Mai

     

    266

    371 922 F

    Novembre

    338

    367

    353 F

    Juin

     

    280

    350 084 F

    Décembre

    309

    288

    687 F

     

    TOTAL : 1.526.170.536 FRS TOTAL : 1.885.408.570 FRS

    TOTAL GENERAL : 3 411 579 106 FRS

     

    Source: bilan social de H0GGY 2007(DRH) 2.2. Organisation et fonctionnement

    2.2.1. Le conseil d'administration

    Sous la tutelle technique du ministère de la santé et de la prévention, et celle financière du ministère de l'économie et de finances, l'hôpital a, à sa tète un conseil d'administration.

    Les délibérations du conseil d'administration portent notamment sur les orientations stratégiques et les projets d'établissement.

    Il donne son avis sur la nomination du directeur.

    Cette dernière applique les décisions du conseil d'administration, il assure la gestion de l'établissement.

    Il est l'ordonnateur et l'administrateur des crédits, il développe un style de management participatif, axé autour de la concertation, la consultation et la prise de décisions conformes aux objectifs de l'établissement et des employés.

    2.2.2. La commission médicale d'établissement (CME).

    La CME est composée de l'ensemble des chefs de service médicaux, pharmaceutiques et odontalgique, ainsi que trois représentants du corps des médecins, pharmaciens, et chirurgiensdentistes élus par leurs pairs.

    Le président est élu parmi les chefs de service par les membres de la commission.

    La CME a pour attribution :

    Préparer avec le directeur

    · Le projet médical d'établissement

    · L'organisation des activités médicales et médico-techniques.

    · Les orientations et les mesures relatives à la politique d'amélioration continue de la qualité des soins et de la sécurité.

    · Les plans de formation des personnels médicaux, pharmaceutiques et odontalgiques et leur mise en oeuvre.

    · Emettre des avis sur :

    - Le projet d'établissement

    - Le projet de budget, les tarifs des prestations, les comptes, les programmes relatifs aux travaux et aux équipements, ainsi que les créations

    - Les suppressions et les transformations des installations et tous les aspects techniques et financiers des activités médicales, d'odontalgiques, et pharmaceutiques.

    - Le règlement intérieur

    - Le tableau des comptes du personnel médical, le tableau des emplois permanents et contractuels, les formations intéressant le personnel paramédical et les modalités d'une politique d'une politique d'intéressement.

    - Les conventions concernant les activités médicales et universitaires.

    - La nomination des chefs de service.

    La commission est tenue périodiquement informée de l`exécution du budget et de l'activité de l'exécution de l'établissement. Elle établit avec le directeur un rapport annuel à l'évolution technique et économique des prestations de soins.

    20

    2.2.3. Le Comité technique d'établissement (CTE)

    Le GTE est composé d'un représentant de chaque catégorie du personnel désigné par ses pairs.il est présidé par le directeur et se réunit au moins deux fois par an .le comité est obligatoirement consulté sur :

    · Le projet d'établissement, les programmes relatifs aux travaux et aux équipements.

    · Toutes les questions touchant à l'hygiène et à la sécurité dans l'établissement

    · Les conditions et l'organisation du travail dans l'hôpital, notamment les programmes de modernisation des méthodes et techniques de travail.

    · La lutte contre les infections nosocomiales et autres pathologies liées aux soins.

    · La politique générale du personnel, notamment le plan de formation

    · Les modalités d'une politique d'intéressement.

    Il a pour mission de :

    · Faire le point régulièrement sur l'exécution du budget et sur la situation de trésorerie.

    · Présenter trimestriellement un rapport sur la gestion de l'établissement.

    Suivre en permanence l'évolution de l'effectif et de la masse salariale.

    · Apporter toutes les informations financières nécessaires à la direction pour la prise de décision.

    Analyse de l'environnement

    Analyse l'environnement externe

    Analyse de l'environnement interne

    2.2.4. Le Service social

    Il est chargé d'assister les patients confrontés à des difficultés d'ordre financier.

    Il est chargé de l'organisation des activités à caractère social au sein de l'établissement, notamment les cérémonies de remise de cadeaux aux enfants du personnel, les pèlerinages.

    Il assiste aussi le personnel de l'hôpital en cas de besoin.

    2.2.5. Le Service de contrôle de gestion

    Il a pour mission de :

    · Faire le point régulièrement sur l'exécution du budget et sur la situation de trésorerie.

    · Présenter trimestriellement un rapport sur la gestion de l'établissement

    · Suivre en permanence l'évolution de l'effectif et de la masse salariale

    · Apporter toutes les informations nécessaires à la direction pour la prise de décision.

    2.2.6. Le Service des soins infirmiers

    Il s'occupe de la qualité des soins, de la recherche et de la formation.

    Le chef du service des soins infirmiers participe à la recherche, à l'évaluation et à la mise en place de la politique de formation. Il est chargé de l'établissement du volet soins infirmiers et du projet d' établissement.il travaille en étroite collaboration avec les chefs de services techniques et les surveillants de service.

    Ses collaborateurs directs sont dans les deux unités qui composent ce service : la division des soins et la division recherche et formation.

    2.2.7. Le Service d audit interne

    Il est chargé :

    · De veiller au respect des procédures par tout le personnel

    · Veiller à la mise à jour des procédures pour tenir compte des mutations dans l'établissement.

    · Ouvrir et contrôler les caisses, les stocks et opérations effectuées dans les comptes bancaires.

    Ces contrôles se font sur place et sur pièce et de manière inopinée.

    L'auditeur interne est également le correspondant des commissaires aux comptes.

    22

    2.2.8. Le service des ressources humaines

    Le chef de ce service est chargé de la gestion de l'ensemble des agents qui travaillent au sein de l'établissement.

    Il élabore la description des postes, le profil des agents aux postes, les offres d'emploi, les grilles d'entretien en vue des recrutements, les procédures d'évaluation, les tableaux de bord de la planification et de la gestion du personnel, les bulletins de paie, et propose au directeur des mesures de motivation du personnel.

    Le service est composé de trois divisions :

    · La division gestion du personnel et des carrières

    · La division administrative et de la paie

    · La division formation

    ?

    2.2.9. Le Service technique de maintenance

    Ce service est chargé de la bonne marche des équipements techniques de l'hôpital.

    · Son chef supervise la division biomédicale et la division sécurité incendie.

    · Il prépare les bons de commande, les fait viser par le contrôleur de gestion, le SAF,et le directeur de l'hôpital.

    · Il établit et met à jour régulièrement un catalogue des prix et un planning de maintenance préventive.

    2.2.10. Les services de soins médico-chirurgicaux et d'aide au diagnostic

    Ces services médico-chirurgicaux comprennent plusieurs spécialités dont entres autres : odontologie-stomatologie, gastro-entérologie, gynécologie-obstétrique, pneumologie, dermatologie, orthopédie-traumatologie, ophtalmologie etc. Les services d'aide au diagnostic sont représentés par l'exploration fonctionnelle cardiologique, la radiologie, le laboratoire, l'anatomie pathologique etc.

    Les tableaux qui suivent nous font l'économie des activités enregistrées en 2006 et 2007

    Le tableau n° 3 : Résumé des activités en 2006 et 2007

    Années

    Actes

    2006

    2007

    Radios conventionnelles

    341672

    55152

    Scanner

    4480

    2172

    Echo

    3771

    4943

    Endos

    3453

    4000

    Labo

    90249

    61926

    opérations chirurgicales

    5564

    5320

    hospitalisations

    5564

    5320

     

    2.3. Les services contribuant directement au recouvrement

    Les activités de facturation des prestations et de recouvrement des créances sont sous la responsabilité du service administratif et financier (SAF) et de l'agence comptable particulière et (ACP). La collaboration entre ces deux services est très étroite et cela est perceptible à l'analyse des procédures de fonctionnement des guichets.

    En effet, le fonctionnement d'un guichet requiert la présence d'un agent de facturation et d'un caissier. Tandis que le premier dépend de la division des finances qui fait partie du SAF, le second est un élément de la division des caisses qui est sous la tutelle de l'ACP. L'organigramme partielle ci-dessous ressort certaines des relations fonctionnelles entre les deux services.

    24

    2.3.1. Organigramme du SAF et ACP

    SERVICE
    ADMINISTRATI
    F ET FINANCIER

    DIRECTION

    AGENCE
    COMPTABLE
    PARTICULIERE

    DIVISION FINANCES DIVISION BUREAU

    DES ENTREES

    DIVISION DES
    CAISSES

    DIVISION
    COMPTABILITE

    DIVISION
    RECOUVREMENT ET
    CONTENTIEUX

    Guichets des consultations externes

    Guichet des hospitalisés Ou bureau des entrées

    (cf. organigramme de HOGGY en annexe)

    2.3.2. Le service administratif et financier (SAF)

    Le chef du SAF assiste le directeur sur toutes les questions administratives et financières. Il est l'adjoint du directeur et le remplace en cas d'absence.

    Le chef de service, travaille en étroite collaboration avec le contrôle de gestion, l'agent comptable particulier, les chefs de services pour l'expression des besoins en ressources matérielles.

    Il a sous sa tutelle les cinq (5) divisions suivantes:

    - la division approvisionnement s'occupe de tous les achats de l'hôpital excepté les produits pharmaceutiques et les denrées alimentaires.

    - la division économat qui gère la buanderie, la cuisine, le restaurant et le parc automobile. - la division comptabilité matière qui assure la vérification et la liquidation des factures.

    - la division des finances est chargée, d'une part, de faire la cotation et la valorisation des

    soins médicaux prodigués au patient par les praticiens et, d'autre part, de l'édition de

    factures à adresser aux clients.

    - la division bureau des entrées a pour mission de maîtriser le circuit du malade, d'assurer la facturation des malades hospitalisés, d'élaborer et de mettre en oeuvre un système d'information efficace capable de relever le taux de recouvrement des créances.

    Les deux divisions dernièrement citées participent pleinement au processus de facturation, raison

    pour laquelle nous les présentons spécifiquement.

    2.3.3. L'Agence comptable particulière

    L'Agent Comptable Particulier assure le règlement des dépenses, le recouvrement des recettes, ainsi que la confection des états financiers de chaque établissement public de santé. Il est correspondant du trésor à qui il transmet pour visa les états financiers destinés au Conseil d'Etat dans les huit mois suivant la clôture de l'exercice. Ces états financiers sont soumis au préalable à l'approbation du Conseil d'Administration.

    L'Agent Comptable Particulier est nommé par arrété du Ministre chargé des Finances sur proposition du Trésorier Général, et relève dans les établissements auxquels il est affecté, de l'autorité de ce dernier. Il doit toutefois respecter les règles d'organisation et de fonctionnement de l'établissement.

    L'agence est composée de trois divisions:

    - la division de la Comptabilité,

    - la division des Caisses et

    - la division Recouvrement et contentieux

    Cette dernière est au centre de notre étude. Elle a pour mission de recouvrer les créances de l'institution dans les meilleurs délais et de régler tout litige entre l'hôpital et sa clientèle.

    DEUXIEME PARTIE : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE HOGGY

    26

    I. ANALYSE DESCRIPTIVE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT

    Il faut d' abord souligner que, méme si l'objet de l'étude reste le système de recouvrement, ce dernier ne peut être compris qu'en rapport avec les procédures de facturation en vigueur dans l'établissement. C'est pourquoi, verrons nous successivement, d'abord les services de facturation ; ensuite le bureau des contrôle de la facturation et enfin la division du recouvrement.

    1.1. Les services de facturation

    La principale mission de la division de la facturation consiste à faire la cotation et la valorisation des actes, séjours et traitement médicaux dont bénéficient les patients. Pour ce faire, chaque acte prodigué aux patients est matérialisé par une, deux ou trois lettres majuscules suivies d'un chiffre. Par exemple, K est mis pour actes opératoires, B pour les examens de laboratoires, Z pour les radiographies.

    Les autres tâches dévolues aux agents de facturation sont : l'accueil des patients, l'établissement des factures et des fiches de renseignements.

    1.1.1. Les guichets des consultations externes

    Ils sont composés de trois guichets situés à des endroits différents dans l'hôpital.

    1.1.1.1. Le guichet des urgences

    C'est un guichet qui reçoit les malades en urgence. De tous les guichets il est le plus important pour être le seul qui fonctionne à feu continu (24h/24), remplaçant ainsi les autres guichets à leur fermeture. Il est également le seul guichet qui autorise le traitement du malade avant règlement de sa facture. La procédure de facturation au guichet des urgences se déroule selon le schéma que voici :

    Lorsqu'un malade arrive, il est conduit directement chez le médecin en attendant que son accompagnant donne les renseignements concernant l'identification du malade à l'aide d'une fiche par l'agent facturier du SAF (voir annexe). La fiche de renseignements comporte les éléments suivants :

    - Les renseignements concernant le malade avec attribution d'un index patient (IP) qui

    est un numéro unique et personnel attribué à chaque malade selon l'ordre d'arrivée, Par exemple : 04/3256 signifie le 3256éme malade de l'année 2004. Ce numéro doit être conservé par le malade pour les consultations ultérieures et servira à son identification au niveau de l'hôpital. Dans cette première partie il est indispensable de noter l'heure d'arrivée du malade et la date.

    - Les renseignements concernant l'accompagnant ou le malade notamment son lien avec

    la victime, les références des pièces déposées en garantie, etc.

    - L'engagement solennel à payer les frais médicaux et d'hospitalisation.

    - Les actes pratiqués (partie réservée au médecin du service des urgences).

    Ces renseignements sont reportés dans le registre d'admission des malades des urgences tenu par le facturier.

    La fiche de renseignement dûment établie par l'agent et signée par l'accompagnant est ensuite introduite chez le médecin. Ce dernier remplit les actes à prodiguer dans la partie qui lui est réservée. Si des analyses ou une radiographie sont prescrites au malade, un infirmier amène au guichet de facturation des urgences un bulletin d'examen ou de radio rempli par le médecin en deux exemplaires pour visa. Le premier exemplaire, visé par l'agent de la facturation est remis à l'infirmier qui accompagne le malade vers le service prestataire de l'acte prescrit sur le bulletin. Le second est maintenu au niveau du guichet de la facturation pour servir de pièce justificative des actes prodigués au malade.

    Une fois le diagnostic terminé, le patient va revenir au guichet avec la fiche dans laquelle tous les actes sont indiqués. L'agent de facturation lui fait une cotation et lui annonce le montant à payer. Ce circuit est applicable dans les cas d'un malade non hospitalisé, les hospitalisés sont facturés par le bureau des entrées.

    28

    1.1.1.2. Le guichet de la radio

    C'est un guichet qui reçoit ceux qui ont une demande d'analyse ou de radio. Il reçoit divers types de malades et les services qui lui sont rattachés sont : la gynécologie pour les femmes en état de grossesse ; le laboratoire des analyses ; la cardiologie ; la gastrologie pour les interventions tels que la fibroscopie, l'endoscopie, etc.

    1.1.1.3. Le guichet des consultations et des soins externes

    C'est vers ce guichet que sont orientés les malades qui viennent consulter à titre externe et anciens hospitalisés qui reviennent pour contrôle ou bien soins à titre externe.

    1.1.1.4. Le guichet de la kinésithérapie

    Ce guichet assure la facturation des services d'ophtalmologie, d'odontostomatologie et de la kinésithérapie

    1.1.2. Le guichet des hospitalisations ou bureau des entrées

    Comme son nom l'indique, c'est une Division qui s'occupe des aspects relatifs à l'hospitalisation des malades .Cela sur toute la trajectoire de l'hospitalisé : depuis son admission à sa sortie et de l'établissement de la facture définitive.

    On distingue deux formes d'hospitalisations :

    1.1.2.1. Hospitalisation en urgence

    Le malade admis en hospitalisation par les urgences est en premier temps identifié c'est à dire établissement d'une fiche de renseignement, attribution d'un numéro d'index patient.

    Ensuite l'agent de facturation lui délivre l'autorisation d'admission et vérifie sa solvabilité du coté du client PAF ou dans les autres cas, le titre de garantie, le billet d'hôpital (BH), ou le carnet AT et on veille à ce que les régularisations se fassent dans les 48 heures qui suivent son admission. Dés que l'urgence est levée et que le malade ne présente pas de solvabilité de garantie dans les 48 heures, il est « exéaté » suivant avis du médecin en rapport avec la Division du

    Recouvrement. Au cas contraire l'ordre de « transéat » est élaboré.

    Durant le temps auquel il a résidé à l'hôpital, le malade va régulariser tous les actes et à sa sortie , la fiche de pharmacie qui a récapitulé la totalité des consommables utilisés lui est délivrée par le service et est transmise au Bureau des Entrées

    1.1.2.2. Hospitalisation programmée ou à froid

    Dans ce cas, on suppose que le malade déjà vu en consultation a rempli toutes les formalités. Le Bureau des Entrées reçoit le malade avec son bulletin de caisse qui lui est remise par le Major du service médical, ensuite il lui établit une autorisation d'admission et d'intervention qui est visée par le chef du service Administratif financier en un exemplaire sur présentation d'un reçu de caisse. Et enfin on lui délivre l'autorisation de transfert à la demande du service d'hospitalisation. A la fin de son séjour à l'hôpital, le chef du bureau des entrées met fin à la clôture de la facture en vérifiant le séjour, si le malade est en règle ou s'il ne l'est pas.

    S'il est en règle, le bon de sortie qui lui est délivré est signé avec mention " EN REGLE ",au cas contraire le recouvrement est automatiquement saisi avant la sortie.

    Tout « transéat » doit faire l'objet d'une autorisation préalable de la part du chef du Bureau des Entrées. De même tout mouvement au bloc opératoire et les actes pratiqués durant les interventions chirurgicales en même temps que les fiches de pharmacie doivent être communiquées.

    1.1.3. Les modalités de facturation et de paiement

    1.1.3.1. Les types de client

    - Le particulier à ses frais (P.A.F) : ils payent en espèces ou par virement bancaire

    - Le malade dispose d'un titre de garantie: c'est soit une lettre de garantie (LG) ou une

    prise en charge(P.C) qui est souvent délivrée par les sociétés et les instituts de prévoyance

    maladie (I.P.M) agréés par l'HOGGY. Selon les cas la prise en charge peut être totale ou

    partielle ; dans la seconde éventualité, le malade paie en espèces la part qui lui revient.
    - Le client est pris en charge par l'Etat par imputation budgétaire (I.B) : Excepté les

    30

    agents de santé entièrement pris en charge, ce type de client paie 1/5 de sa facture.

    - Le client est détenteur d'un carnet d'accident du travail (C.A) délivré par la caisse de sécurité sociale (C.S.S) : ces clients appelés (A.T) sont entièrement pris en charge par la (C.S.S)

    - Les autres: Ainsi sont nommés les cas sociaux et le personnel et familles entièrement pris en charge par HOGGY

    1.1.3.2. La cotation.

    Tout acte est désigné par une lettre majuscule de l'alphabet suivi d'un chiffre. Par exemple la lettre Z pour les radiographies et chiffre qui dépend du type de radio; ainsi Z10 représente la radio du poumon, Z12 la radio la jambe...

    Dans cette nomenclature, on retrouve, par exemples, les lettres K pour cas opératoire, B pour les examens biologiques, C pour les consultations etc.

    1.1.3.3. La tarification

    Depuis septembre 2006 une nouvelle tarification fixée par le Ministère de la santé et de la prévention médicale est en vigueur dans tous les EPS hospitaliers du pays, y compris HOGGY. Les nouveaux tarifs proposés sont beaucoup plus bas que ceux antérieurement appliqués. En plus les factures de l'état sont très réduites. Par ailleurs, la caisse de sécurité sociale a signé avec l'hôpital une convention permettant la réduction des factures des accidentés du travail (AT).

    Ainsi si nous prenons le cas d'une radiographie des poumons (Z 10) avec le tarif appliqué aujourd'hui le montant de la facture est le suivant:


    · P.A.F: 1000 FR. * 10 =10000 FR

    · I.B : 665 FR * 10 = 6650 FR

    · L.G : 1000 FR * 10 = 10000 FR

    · A.T : 500 FR * 10 = 5000 FR

    31

    saisie

    1.2.1. Bureau de contrôle de la facturation

    A la fin de chaque journée, les factures établies au niveau des guichets sont envoyées au bureau de contrôle pour exploitation ainsi que les états récapitulatifs des malades reçus aux urgences. Mais, les factures du bureau des entrées ne sont envoyées qu'à la fin de chaque mois.

    Les agents de ce bureau procèdent, dés réception de ces liasses au :

    - Contrôle des cotations et de la valorisation des actes prodigués sur le malade. A chaque erreur constatée l'agent dudit bureau procédera à une correction et contactera, si besoin est, le client PAF (car les autres types de clients ne reçoivent leur facture qu'après vérification) pour remboursement ou complément sur le montant déjà payé.

    - A la codification des factures des malades et attribution de numéros de comptes.

    - Au classement des titres de garantie et des imputations budgétaires par structure et par numéro de compte.

    - A l'envoi des liasses déjà corrigées et codifiées au cellule de saisie informatique pour la saisie des brouillards.

    - A la correction des brouillards venus du bureau de saisie

    - A la correction des grands livres édités à la fin de chaque mois par la cellule de saisie qui, par la suite établit les factures définitives en 4 exemplaires.

    - A la numérotation et datation de ces factures définitives et à leur report dans le registre des factures.

    - A la transmission des factures pour signature au chef du SAF, puis au chef du contrôle de gestion et enfin au directeur. Ensuite ces factures signées reviennent vers le bureau de contrôle pour que les pièces y afférents puissent leur être jointes après une mise à jour par rapport à d'éventuelles régularisations des PAF non en règle notifiées dans le registre des factures

    - A la transmission de la facture définitive à la division du recouvrement pour acheminement vers les clients

    32

    1.2.2. Cellule de saisie

    Les agents de cette cellule se chargent de la saisie informatique des factures venant des guichets et l'établissement des factures définitives. Ce, après vérification et contrôle du bureau de contrôle de la facturation.

    1.3. La division du recouvrement

    Trait d'union entre la facturation et la comptabilité financière, la division du recouvrement est sans nul doute le noeud, voire la finalité de toutes les activités de l'HOGGY. Le recouvrement se fait sur la base des actes prodigués aux patients donc des factures existantes.

    1.3.1. La réception des factures

    L'agent de recouvrement reçoit les factures de la division facturation qui les transmet par Registre. Il vérifie si toutes les factures ont été reçues. Il enregistre celles-ci sur les fiches clients et les transmet aux destinataires.

    1.3.2. La transmission des factures

    Il y a deux modes de transmission.

    -Les transmissions par l'agent de recouvrement ou par vaguemestre auprès du client. -Les transmissions par poste surtout pour certains clients (PAF ou clients éloignés)

    1.3.3. Mode de recouvrement

    1.3.3.1. Recouvrement en amont

    Ce système de recouvrement consiste à amener le client PAF hospitalisé et non en règle de s'acquitter de sa dette avant d'être exéaté : c'est le recouvrement en amont ou le recouvrement au chevet du malade.

    1.3.3.2. Recouvrement en aval

    Ce type de recouvrement qui est le plus courant se fait souvent en deux (2) manières.

    - Par les soins du client lui-même, il se présente au bureau du recouvrement pour régler. - L'agent de recouvrement va vers les clients pour recouvrer la créance due à HOGGY

    1.3.4. Procédures d'encaissement

    1.3.4.1. les virements bancaires

    Les références du virement sont communiquées au recouvrement par la comptabilité. L'agent de recouvrement établit un avis de recouvrement mouvementé le compte met à jour le registre des encaissements.

    1.3.4.2. Encaissement par chèque bancaire, CCP

    (ou chèque trésor public certifié)

    Il faut noter trois possibilités dans ce cas :

    - chèque reçu par courrier postal

    - chèque reçu par l'intermédiaire d'un agent de transmission

    - chèque retiré chez le client par un agent de recouvrement qui, après vérification de l'exactitude du cheque et de la facture ou des factures payées porte tous les renseignements afférents au règlement oppose le cachet chèque non endossable sauf au profit de l'HOGGY.

    Il établit ensuite un avis de recouvrement puis mouvemente la fiche du compte client.

    1.3.4.3. Encaissement en numéraire

    Il se déroule de la même manière que l'encaissement par chèque sauf que l'avis et la somme recouvrée sont déposés au guichet caisse.

    Le caissier établit à son tour un reçu revêtu de sa signature, du cachet et de la date d'encaissement.

    34

    1.3.4.4. Encaissement par compensation d'écriture

    Bien que rare, ce mode de paiement peut être utilisé. La procédure est la même que celui du virement bancaire

    1.3.5. Organisation du travail

    1.3.5.1. Le chef de division

    Il coordonne et supervise toutes les opérations qui lient directement les clients gros débiteurs ou les clients hors de Dakar. Il présente les rapports manuels de recouvrement.

    1.3.5.2. Les agents de recouvrement

    Ils sont chargés des opérations de recouvrement et veillent à la mise à jour des comptes et à la régularité d'écriture. Ils établissent les avis de recouvrement et mouvement de fiches de comptes clients. Les sorties des agents obéissent à un planning mensuel. Toute sortie est justifiée par un programme de sortie.

    1.3.5.3. Répartition du travail

    Pour une gestion plus efficace et rigoureuse du portefeuille de l'HOGGY, il est mieux indiqué et plus pratique de répartir les clients en deux groupes:

    - groupe I constitué par l'ensemble des types de clients suivants: sociétés, Etat, une partie des PAF

    - groupe II composée par l'ensemble des types de clients suivants: IPM, compagnie d'assurances, une autre partie des PAF

    Chaque groupe et animé par un agent de recouvrement qui est le responsable du groupe.

    1.3.5.4. Les différents supports de travail

    - Registre de transmission

    - Registre d'encaissement

    - Registre de chèques impayés

    - Registre de moratoire

    - Registre de compte rendu de sortie - Fichier de compte clients

    - Avis de recouvrement

    - Etats des sommes recouvrées (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel)

    - Fiches comptes clients

    - Fiches contrôle avis de recouvrement - Bordereau d'envoi.

    II. Résultats et recommandations

    2.1. Les résultats concernant la facturation

    2.1.1. La répartition de la clientèle de l'HOGGY par type

    Les particuliers à leurs frais constituent l'essentiel de la clientèle de l'HOGGY, ils représentaient 46% en 2002 contre 56% en 2006 soit une augmentation de 10 points.

    Les sociétés occupent la deuxième place avec un taux qui varie entre 25 et 27 % suivant la période.

    La proportion des agents de l'Etat qui viennent en troisième position n'a cessé de diminuer d'année en année ; elle est passée de 20% en 2002 à 14% en 2006. La rubrique « autres » concerne les cas sociaux et les membres du personnel (4%) sont pris en charge par l'HOGGY.

    La Caisse de Sécurité Sociale qui vient en dernière position a vu sa part diminuer de moitié durant la même période.

    36

    Tableau 4 : Répartition de la clientèle de l»HOGGY

     

    2002

     
     

    %

    2003

     
     

    %

    2004

     
     

    %

    2005

     
     

    %

    2006

     
     

    %

     
     
     
     
     

    1

    247

    866

     

    1

    766

    622

     

    2

    040

    279

     

    2

    015

    938

     

    PAF

    750

    414

    656

    46

     
     

    766

    50

     
     

    132

    54

     
     

    832

    55

     
     

    764

    56

    LG&PC

    433

    840

    591

    26

    666

    792

    873

    27

    862

    023

    668

    26

    924

    458

    289

    25

    921

    304

    340

    25

    AT

    58

    080

    812

    4

    61

    341

    313

    2

    52

    997

    832

    2

    61

    428

    044

    2

    58

    954

    358

    2

    IB

    336

    787

    707

    20

    44 1884

    498

    18

    499

    855

    945

    15

    550

    316

    432

    15

    498

    395

    484

    14

    AUTRES

    69

    677

    137

    4

    85

    421

    875

    3

    110

    808

    149

    3

    144

    669

    294

    4

    132

    229

    695

    4

    TOTAL

    1 648

    800

    903

    100

    2 503

    307

    325

    100

    3 292

    307

    726

    100

    3 721

    151

    891

    100

    3 626 822

    641

    100

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    2.1.2. La facturation et l'encaissement direct

    Durant la période 2002_2006, le montant total des produits s'élève à 14 792 390 486 répartis comme suit :

    - encaissement direct :

    5

    576

    708

    155

    (38%)

    - à facturer :

    9

    215

    682

    331

    (62%)

    Ces produits ont été multipliés par 2,2 durant la même période.

    La faiblesse des encaissements directs explique en grande partie les difficultés de trésorerie de l'HOGGY. Le paiement direct (PAF) des patients représente en moyenne 38% des produits.

    Tableau 5 : Situation des factures des encaissements directs

    ANNEES

    PRODUITS

     

    ENCAISSES

    %

    A FACTURER

     

    %

    2002

    1

    648

    800

    903

     

    622

    620

    906

    37

    1

    026

    179

    997

    63

    2003

    2

    503

    307

    325

     

    887

    851

    798

    38

    1

    615

    455

    527

    62

    2004

    3

    292

    307

    726

    1

    215

    222

    361

    39

    2

    077

    085

    365

    61

    2005

    3

    721

    151

    891

    1

    420

    658

    639

    38

    2

    300

    493

    252

    62

    2006

    3

    626

    822

    641

    1

    430

    354

    451

    39

    2196

    468

    190

    61

    TOTAL

    14

    792

    390

    486

    5

    576

    708

    155

    38

    9

    215

    682

    331

    62

    Moyenne

    2

    958

    478

    097

    1

    115

    341

    631

    38

    1

    843

    136

    466

    62

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    2.1.3. La facturation et l'encaissement par type de client

    La trésorerie de l'HOGGY est, en partie, tributaire du paiement direct assuré par les particuliers à leurs frais. Or, l'encaissement direct a assez fortement diminué entre 2002 (79%) et 2006 (69%) soit une baisse de 10 points. La persistance d'une telle situation ne peut qu'accroître les tensions de trésorerie et par effets d'entraînement affecter l'accomplissement de la mission de service public de l'HOGGY.

    Pour les agents de l'Etat, le ticket modérateur représente 20% de la facture globale pour les soins ambulatoires, mais l'HOGGY n'encaisse en moyenne que 09% ; ce qui laisse supposer qu'il reçoit beaucoup plus de fonctionnaires en hospitalisation.

    Les encaissements directs concernant les lettres de garantie sont passés de 5 036 140 en 2002 à 8 776 583 en 2006.

    Tableau 6 Facturation et encaissement par type de client

     

    2002

     
     
     

    %

    2003

     
     

    %

    2004

     
     

    %

    2005

     

    %

    2006

     
     
     

    %

    PAF ER

    219

    148

    391

     

    79

    319

    837

    569

    69

    427

    806

    362

    67

     

    1 368 510 449

    67

    1

    384

    504

    963

    69

    PAF NER

     

    57

    752

    602

    21

    145

    207

    545

    31

    210

    213

    650

    33

     

    671 769 383

    33

     

    631

    433

    801

    31

    TOTAL

     

    276

    900

    993

    100

    465

    045

    114

    100

    638

    020

    012

    100

    2

    040 279 832

    100

    2

    015

    938

    764

    100

     

    2002

     
     

    %

    2003

    %

    2004

    %

    2005

     
     

    %

    2006

     
     

    %

    IB TM

    22

    839

    345

    13

    29 498 048

    7

    33 595 186

    12

    40

    555

    117

    7

    37

    072

    905

    7

    IB AF

    151

    652

    118

    87

    412386450

    93

    238330285

    88

    509

    761

    315

    93

    461

    322

    579

    93

    TOTAL

    174

    491

    463

    100

    441 884 498

    100

    271 925 471

    100

    550

    316

    432

    100

    498

    395

    484

    100

     

    2002

     
     

    %

    2003

     

    %

    2004

     
     

    %

    2005

     

    %

    2006

     
     

    %

    LG PC

    TM

    5

    036

    140

    03

    6 555

    198

    02

    7

    485

    803

    02

    11 593

    073

    01

    8

    776

    583

    01

    LG PC AF

    188

    890

    181

    97

    283 200

    046

    98

    412

    807

    203

    98

    912 65

    216

    99

    912

    527

    757

    99

    TOTAL

    193

    926

    321

    100

    289 755

    244

    100

    420

    293

    006

    100

    924 458

    289

    100

    921 304 340

    100

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    PAF ER : Particuliers en règle

    PAF NER : Particuliers non en règle IB : Imputation budgétaire tiers payant

    IB AF : Imputation budgétaire à facturer LG TM : Lettre de garantie tiers payant LG AF : Lettre de garantie à facturer

    38

    2.2. Les résultats concernant le recouvrement

    2.2.1. Situation du recouvrement des créances.

    L'agence comptable a reçu en fin 2006, une facturation globale de 11 311 988 265 dont les 36% concernent pour l'essentiel l'Etat ; 19% les sociétés ; 18% les particuliers à leurs frais et 17% les institutions de prévoyance maladie. Le taux de recouvrement est relativement satisfaisant pour ce qui concerne les IPM (86%), la Caisse de Sécurité Sociale (81%) et l'Etat (72%). Par contre, pour ce qui est des particuliers à leur frais, il est très faible (11%) et on peut même considérer que les 89% de créances seront en tout ou partie irrécouvrables. Cette gratuité de fait remet en cause la viabilité de tous les établissements hospitaliers.

    Tableau 7 SITUATION DU RECOUVREMENT DES CREANCES

    TYPES DE CLIENTS

    FACTURES RECUES

     

    %

    RECOUVREES

     

    TAUX RECOUV

    A RECOUVRER

     

    %

    SOCIETE

    2

    148

    167

    772

    19

    1

    410

    298

    457

    66

     

    737

    869

    315

    17

    IPM

    1

    966

    912

    145

    17

    1

    701

    346

    457

    86

     

    265

    565

    688

    6

    ASSURANCE

     

    45

    726

    555

    4

    252

    014

    712

    55

     

    205

    711

    843

    5

    AT CSS

     

    616

    720

    202

    5

     

    497

    053

    945

    81

     

    119

    666

    257

    3

    ETAT

    4

    034

    825

    581

    36

    2

    914

    690

    495

    72

    1

    120

    135

    086

    26

    PAF

    2

    087

    636

    010

    18

     

    221

    709

    975

    11

    1

    865

    926

    035

    43

    TOTAL

    11

    311

    988

    265

    100

    6

    997

    114

    041

    62

    4

    314

    874

    224

    100

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    2.2.2. Effets de la baisse des tarifs sur les produits

    La baisse des tarifs est intervenue le 2 Juillet 2006. Par rapport à la tarification antérieure la réduction pour les particuliers à leurs frais est de 40% à 9% suivant les actes

    Tableau 8 Comparaison nouveaux et anciens tarif

    ACTES

    ANCIEN TARIF

    NOUVEAU TARIF

    ECART EN %

    Consultation

    7500

    5000

    -33%

    K Opératoire

    1700

    1500

    -12%

    B Biologie

    220

    200

    -9%

    Z Radiologie

    1250

    1000

    -20%

    HOSPITALISATION

     
     
     

    Réanimation

    20000

    12000

    -40%

    Hospitalisation 1ére catégorie

    15000

    8000

     

    Hospitalisation 2éme catégorie

    10000

    6000

     

    Hospitalisation 3éme catégorie

    6000

    4000

     

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    Une étude comparative rapide entre les tarifs appliqués par HOGGY et Principal pour certains actes permet de constater qu'en ce qui concerne la consultation, le scanner, l'hospitalisation 1ére et 2éme catégorie les tarifs de l'HOGGY sont inférieurs d'au moins 50% à ceux de Principal. Tableau 9 Comparaison tarif HOGGY et hôpital principal

    ACTES

    TARIFS HOGGY

    TARIF PRINCIPAL

    Consultation

    5000

    10000

    K opératoire

    1500

    1918

    B biologie

    200

    285

    Z Radiologie

    1000

    1625

    Scanner

    40000

    80000

    Hospitalisation 1ére catégorie

    15000

    26160

    Hospitalisation 2éme catégorie

    10000

    15800

    Hospitalisation 3éme catégorie

    4000

    8950

    Source : Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006)

    40

    Une estimation sommaire de l'impact la baisse des tarifs sur les produits tirés de la consultation ; de la radiologie, de l'échographie, de l'exploration cardiaque du laboratoire, des K opératoires et anesthésiques fait apparaître un manque à gagner total pour le second semestre de l'année 2006 de 292866831. Pour l'hospitalisation il s'élève à 95 749 920, soit un total de prés de 388 616 751.

    2.2.3. Abandon de créance et contentieux

    Avant 2002, le montant total des abandons de créances s'élève à 757 245 031 F CFA.

    Ils ont surtout concerné les particuliers à leurs frais (45%) et l'Etat (42%) et les sociétés probablement tombées en faillite (6%) et la caisse de sécurité sociale (5%).

    Avant 2002 les créances litigieuses s'élevaient à 1 078 187 790 F CFA et entre 2002 et 2005, il est de 395 620 947. L'HOGGY a surtout des contentieux avec les sociétés (87% des litiges) et dans une moindre mesure avec l'Etat (5%). IL faut noter qu'il n'y a pas de contentieux avec les particuliers à leurs frais à qui on fait signer des moratoires qu'ils ne respectent que rarement.

    2.2.4. Moratoires

    2.2.4.1. Période 1997 - 2001

    Le nombre de moratoires est passé de 3 en 1997 à 89 en 2001 ; ils ont donc été multipliés par 30 environ. Les montants qui ont été facturés s'élèvent sur la période à 28 230 212 CFA avec un maximum enregistré en 2001 (15 147 363). Le montant moyen facturé ne dépasse pas 320 226 CFA avec un maximum 1 405 999 et un minimum 13 500.

    Les versements effectués par les clients concernés sont au total de 2 389 056 soit 8,5% du montant total facturé. Le montant total des moratoires signés s'élève à 25 839 147 soit une moyenne de 192 686 alors que le montant moyen des premières échéances n'est que 48 587.

    Le nombre d'échéances est en moyenne de 7.

    2.2.4.2. Période 2002-2005

    Le nombre de moratoires par rapport à la période 1997 - 2001 s'est accru considérablement avec un total de 1609 et une moyenne de 402. Le montant total facturé aux clients bénéficiaires de moratoire est de 319 075 241 CFA avec un montant minimum de 12 000 et un maximum de 2 448 417. Le montant versé représente 2% de la facture totale. Le montant moyen des moratoires le plus élevé est noté en 2005 (258 225 CFA).

    Le montant des premières échéances comparées à celui de la période 1997-2001 est nettement plus élevé : 15 118 774 en 2004 et 10 825 411 en 2003. Le nombre moyen d'échéances est de 9 en 2002 contre 15 en 2005.

    2.3. Synthèse des problèmes identifiés

    Ces problèmes sont multiples et variés. Sans être exhaustifs nous nous en tenons à ceux qui nous semblent plus déterminants sur le système de facturation et de recouvrement.

    2.3.1. Au niveau des guichets

    > Surcharge de travail pendant les heures de grande affluence avec comme conséquence des

    erreurs de facturation fréquentes, enregistrements incomplets des informations relatives aux clients.

    > Non affichage des sociétés agrées ou suspendues

    > Non informatisation du système

    > Recyclages peu très fréquents.

    2.3.2. Au niveau du bureau de facturation

    > Nombre d'agents insuffisants.

    > Non informatisation du système entraînant un délai d'émission des factures très long (les

    clients attendent 5 à 6 mois avant de recevoir leurs factures.

    42

    2.3.3. Au niveau de la division du recouvrement.

    > Les résultats du recouvrement sont très faibles, surtout pour les P.A.F.N.E.R. (11%) et le

    client des assurances (55%). Le problème des P.A.F.N.E.R est aggravé par le fait que les factures sont transmises avec beaucoup de retard d'une part, par l'enregistrement incomplet des informations concernant le client et le changement constant d'adresse de ces derniers. Par ailleurs, il est constaté de plus en plus un détournement des clients solvables vers des cliniques tenues par les médecins de l'hôpital. Le recouvrement en amont qui constitue la seule alternative pour les PAF n'est que très peu appliqué. Concernant les assurances, l'existence de multitude de compagnies d'assurance non solvables rend le recouvrement difficile.

    > L'informatisation du système, reconnue par l'administration hospitalière comme une

    urgence, tarde être mise en application. Jusqu' à ce jour, le service de recouvrement n'est doté que d'un seul appareil ordinateur pour cinq agents.

    > Les locaux du service de recouvrement sont trop étroits et inadaptés.

    > Le logistique nécessaire n'est pas disponible. Pendant la période du stage, le seul

    véhicule utilisé par les équipes des agents de recouvrement, manque de chauffeur de temps à autre. Ce qui entraîne des difficultés de mise en oeuvre du planning des sorties.

    Le service de recouvrement, qui est en contact permanent avec les clients, n'est pas doté de téléphone. Ce qui pose un problème d'efficience et, partant, constitue un manque à gagner très important en termes de temps, et de ressources financières et matérielles.

    > Niveau d'engagement faible du personnel en générale et des majors de service en

    particulier au côté du service de recouvrement pour l'amélioration du recouvrement en amont c'est à dire au chevet du malade.

    2.4. Recommandations et plan d'action

    Les recommandations sont formulées au regard des problèmes observés sur le terrain. Nous suggérons de :

    > Informatiser le système de facturation et de recouvrement :

    Elle permet une plus grande rapidité dans l'exécution des tâches de facturation, d'enregistrement des informations, du contrôle de facturation et de toutes les activités administratives qui gravitent autour du recouvrement.

    > Réviser et réactualiser les manuels de procédure en faisant intervenir les acteurs, le

    personnel et les autres services administratifs de l'hôpital.

    > Mettre en place un plan de communication efficace en direction des cibles suivant : l'état,

    le personnel hospitalier plus particulièrement les majors de service et les populations.

    - En direction de l'état : faire un plaidoyer, de concert avec les autres EPS, en vu de revoir à la hausse les tarifs des imputations budgétaires et des plans sésames ; inciter l'état à se substituer au P.A.F.N.E.R ou bien de compenser tant soi peu les pertes ; lui demander de réduire le délai de règlement de ses factures.

    - En direction du personnel de l'hôpital : Il doit être informé, sensibilisé à temps réel de la situation financière de l'hôpital en insistant sur le taux de recouvrement mensuel des hospitalisations et produits financiers par mois et par services. Ainsi, l'impact de la hausse ou de la baisse des entrées financières sur le système indemnitaire, par exemple, sera une motivation supplémentaire pour que tout un chacun s'implique davantage pour relever le taux de recouvrement. Quant aux majors des services, on les incitera, lors des réunions de coordination, à s'impliquer dans le recouvrement en amont. D'ailleurs, compte tenu de leur proximité avec les malades, ils sont mieux que quiconque, à même de juger de leur solvabilité.

    - En direction des populations : Les populations doivent être informées que l'hôpital fonctionne aujourd'hui comme entreprise, et par conséquent, la gratuité des soins entraîne une faillite pure et simple. Pour cela, les média (télévision, radio) et des affiches aux alentours des salles de consultation, des guichets, des salles pourront être utilisés.

    44

    > Améliorer les conditions de travail des agents de facturation et de recouvrement par :

    -l'aménagement ou la construction de nouveaux locaux pour le guichet des urgences et le service du recouvrement ;

    - l'équipement des services du recouvrement en outils informatiques suffisants et lignes téléphoniques.

    - la mise à la disposition, de chaque équipe d'agent de recouvrement d'un véhicule.

    - la réflexion continuelle sur les causes éventuelles de démotivation d'un agent de recouvrement afin d'y remédier préventivement.

    > Renforcer la capacité des acteurs du système de facturation et de recouvrement par :

    - la formation des chefs de services et éventuellement des agents, aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement dans des pays qui ont des réalités socioéconomiques proches (pays maghrébins par exemples) mais avec systèmes performants.

    - le recyclage régulier des agents sur les procédures en vigueur.

    > Faire une sélection rigoureuse et régulière (une fois par mois) des sociétés à agréer afin de

    réduire au minimum le taux d'abandon de créance dû aux sociétés en faillite.

    > Mettre en place un programme de suivi évaluation de tout le processus.

    Plan d'Actions

    Objectifs

    activités

    responsables

    indicateurs

    1. Informatiser le système de facturation et de recouvrement

     

    Direction

    Le système est informatisé

     
     
     
     

    Organiser un atelier de révision des manuels de procédure de 2 jours

    Direction

    les manuels de procédure sont réactualisées

     

    SAF

    ACP

    Mettre en application le nouveau manuel de procédures pendant 1mois pour test

    Direction

    Test effectué

    SAF

    ACP

    Organiser un atelier de validation d'une journée

    Direction

    les manuels de procédure sont

    validés

    SAF

    ACP

     

    Mettre en place un plan de

    communication efficace en direction des cibles suivant : l'état, Mettre en place un plan de

    communication efficace en direction des cibles suivant : l'état,

    Inciter à une concertation commune des directeurs d'E.P.S hospitaliers en vue de préparer un plaidoyer à endroit de état avec comme objet l'augmentation des tarifs des I.B et la réduction de leur délai de paiement et de se substituer P.A.F.N.E.R indigents.

    DES

    La concertation faite entres les directeurs d EPS

    Direction

     
     

    Organiser une réunion d'information d'une dizaine de minutes par service animée par chef du service du recouvrement tous les mois

    Direction Division recouvrement

    Réunions d'information organisée

     

    Confectionner des affiches de sensibilisation sur le recouvrement et les afficher dans l'hôpital

    Direction Division recouvrement Division Communicat°

    Les affiches sont
    Confectionnées et
    affichées

    46

     
     
     
     

    Améliorer les conditions de travail des agents de facturations et de recouvrement

    Construire de nouveaux locaux pour le guichet des urgences et le service du recouvrement ;

    Direction

    De nouveaux

    locaux pour le

    guichet des

    urgences et le

    service du
    recouvrement ;

     
     

    Equiper les services du recouvrement en outils informatiques suffisants et lignes téléphoniques.

    Direction

    Les services du

    recouvrement sont équipés en outils informatiques suffisants et lignes téléphoniques.

    SAF

    ACP

     

    Renforcer la capacité des acteurs du système de facturation et de recouvrement

    Former les chefs de services et

    éventuellement les agents aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement

    Direction

    Les chefs de services et éventuellement les agents sont formés aux nouvelles techniques de facturation et de recouvrement

    ACP

     
     

    Recycler 1 fois par an les agents sur les procédures en vigueur.

    Direction

    les agents sont recyclés 1 fois par an sur les procédures en vigueur.

    DRH

    Mettre en place un programme de suivi et d'évaluation de tout le processus.

    Organiser un atelier de planification du programme de suivi et d'évaluation de tout le processus

    Direction

    Organiser un L'atelier de planification du programme de suivi et

    d'évaluation de tout le processus est Organisé

    Contrôle de

    gestion

     

    Conclusion

    Depuis l'avènement de la réforme hospitalière, les EPS fonctionnent comme des entreprises publiques avec une certaine autonomie de gestion. A ce titre ils sont tenus de générer l'essentiel de leurs ressources. Cela a suscité au niveau de tous les EPS, subitement, un regain d'intérêt pour la question du recouvrement des créances.

    Cette étude est une contribution à la recherche de solutions à ce problème très complexe. La complexité tient d'abord au fait les EPS de par leurs statuts sont obligés d'accueillir les urgences sans tenir compte de leur solvabilité. Ensuite, le seul moyen dont disposent les EPS pour recouvrer leurs créances est la négociation.

    Notre étude est, à la fois, descriptive et rétrospective. La partie descriptive a consisté à analyser toute la chaîne facturation-recouvrement pour trouver les points faibles du système et dans la partie rétrospective nous avons recueilli et analysé des données contenues dans les rapports des services de l'HOGGY.

    Ce travail vient confirmer avec plus de précision, l'assertion unanimement admise selon laquelle, que le taux de recouvrement de l'HOGGY est faible : (11%) pour les P.A.F.N.E.R et le client des assurances (55%). Par ailleurs, nous avons identifié plusieurs points faibles améliorables. Ces investigations apportent un éclairage sur une question qui est devenue essentielle en ce sens que l'équilibre des comptes des structures hospitalières de santé passe nécessairement par l'optimisation du système de recouvrement.

    Toutefois, beaucoup d'autres questions telle que les charges exorbitantes notamment celles salariales, le système d'information et de gestion, le recouvrement des coûts par une tarification bien évaluée, et de manière plus large le mécanisme de financement des structures hospitalières méritent, tout autant, de faire l'objet d' étude approfondie.

    48

    IIIIIiIC4ii?AIDI-1IE

    1. ABRAL RENE ET TOURE BOCAR, ((1996): Le financement du secteur de la santé au Sénégal. Rapport phase II et rapport intérimaire.

    2. BANQUE MONDIALE, (1987): Le financement des services de santé dans les pays en développement: un programme de réformes.

    3. HOGGY, Evaluation finale du Projet d'Etablissement (2002 - 2006

    4. HOGGY, contrôle de gestion, Budget 2006

    5. HOGGY, contrôle de gestion, rapport de gestion 2007

    6. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE (1996): Le financement des postes de santé au Sénégal.

    7. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE, (1991): Problèmes de financement des soins de santé: Notes techniques.

    8. SHAW Paul R et GRIFFIN Charles C, (1995): Le financement des soins de santé en Afrique Sub- saharienne par la tarification des services et l'assurance.

    9. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE , Déclaration de la politique nationale de santéDakar, juin 1989

    10. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Nouvelles orientations de la politique de santé et d'action sociale Dakar, juin 1995

    11. Cabinet FICADEX AFRIQUE, rapport définitif contrôle interne HOGGY 2007 et 2008

    12. FAYE Djiby, Réforme Hospitalière au Sénégal et gestion des produits pharmaceutiques, 05 Février 2003

    13. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Déclaration de la politique nationale de santé, Dakar, juin 1989

    14. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE /DES Réforme hospitalière 6 ans après, septembre 2004

    15. MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE DES Réforme hospitalière au Sénégal. Prévention - loi et décrets Dakar, janvier 1990.

    A N N E X E S

    ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE L'HOGGY

    ANNEXE 2 : ETAT JOURNALIER DES SOMMES RECOUVREES ANNEXE 3 : LETTRE DE RELANCE

    ANNEXE 4 : MORATOIRE

    ANNEXE 5 : RELEVE DE FACTURES IMPAYEES

    ANNEXE 6 : FACTURES

    ANNEXE 7 : FICHE DE RENSEIGNEMENTS

    ANNEXE 8: SITUATION JOURNALIERE DES ENCAISSEMENTS

    ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME DE L'HOGGY

    MINISTERE DES FINANCES

    MINISTERE DE LA SANTE °

    CONSEIL D'ADMINISTRATION

    _
    · .

    Comité Technique d'Etablissement

    Contrôle de Gestion

    119 Audit Interne

    1.1.5 Commission Médicale

    1.1.7 Cellule Information

    1.1.11 Service de Promotion et

    Division du Secteur Privé

    Division de l'Accueil

    1113 Division de la

    Division Contrôle Opérationnel

    Division Supervision des procédures

    1.1.15

    1.1.18

    Division de la Promotion
    Sociale du Personnel

    Division de la Médiation et
    l'Accompagnement social

    Division de la Recherche
    et formation

    Infi

    Division qualité des Soins

    Services médicaux

    1.1.23 Services

    Maintenance

    Services médico-techniques

    1125 Pharmacie

    Service Administratif
    Financier

    Division des finances

    Division de l'Economat

    Division
    Comptabilité-Matières

    Division
    Saisie Informatique

    Division
    des entrées

    1.1.21 Service des

    Division gestion prévisionnelle

    Humaines

    et carrières

    Division gestion administrative
    et de la paie

    Division formation

    Agence Comptable
    Particulière

    Division du Budget

    Division de la comptabilité

    Division de la Comptabilité
    Analytique

    Division des caisses

    Division du Recouvrement
    et contentieux

    ANNEXE 2 : Etat journalier des sommes recouvrées

    REPUBLIQUE DU SENEGAL

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION

    HOPITAL GENERAL DE GRAND YOFF AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE

    Etat journalier des sommes recouvrées

    RAISON SOCIALE CL.


    COMPTE

    FACTURES
    REGLEES

    REFERENCE DU REGLEMENT

    MONT. REC.

    N° AR

    Le chef du recouvrement L'agent comptable particulier

    ANNEXE 3 : LETTRE DE RELANCE

    52

    REPUBLIQUE DU SENEGAL
    N° MSPM/HOGGY/ACP/FBN

    Un Peuple - Un But - Une Foi Dakar le :

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE

    *-*-*-*-*-*

    HOPITAL GENERAL DE GRAND-YOFF

    *-*-*-*-*-*

    AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE

    *-*-*-*-*-*
    DIVISION RECOUVREMENT& CONTENTIEUX

    A

    Monsieur

    Objet : Réclamation de créance

    Monsieur,

    La situation de votre compte à ce jour dans nos livres, sauf erreur ou omission de notre part, présente un solde débiteur de TROIS MILLIONS DEUX CENT QUATRE VINGT SEPT MILLE SEPT CENT QUATRE VINGT SEIZE (3.287.796) Francs CFA (voir relevé des factures impayées en annexe).

    Toutes ces factures ont été déposées auprès de vos services compétents et n'ont jamais fait l'objet de contestation de votre structure.

    Malgré les multiples démarches de nos agents de recouvrement, ces factures sont toujours en souffrance chez vous.

    Par la présente, nous vous prions de bien vouloir prendre toutes les dispositions nécessaires pour le règlement de ce dossier dans les meilleurs délais.

    Nous vous prions d'agréer MONSIEUR, l'expression de nos salutations distinguées.

    L'Agent Comptable Particulier

    ANNEXE 4 : MORATOIRE

    53

    B.P : 3270 / Tél. 869.40.77 - 869.40.50 / Fax : 827.61.49 / Email : hoggy@sunumail.sn

    REPUBLIQUE DU SENEGAL Dakar, le

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE

    *-*-*-*-*-*

    HÔPITAL GÉNÉRAL DE GRAND-YOFF

    *-*-*-*-*-*

    AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE

    *-*-*-*-*-*

    DIVISION DU RECOUVREMENT ET DU CONTENTIEUX

    MORATOIRE

    Raison sociale du client :

    Adresse :

    N° Compte ou I.P :

    Référence factures : .

    Montant déjà versé :

    Montant du moratoire accordé :

    Montant d'une échéance : ..

    Nombre d'échéances :

    Période de versement : .

    Je soussigné (e), m'engage à respecter ce moratoire. En cas de non-respect, l'Hôpital Général de Grand Yoff a toute l'attitude de procéder directement au recouvrement par voie judicaire.

    Pour l'HOGGY Lu et Approuvé Le Débiteur

    ANNEXE 5 : Relevé de factures impayées

    REPUBLIQUE DU SENEGAL N° MSPM/HOGGY/ACP/FBN

    Un Peuple - Un But - Une Foi

    *-*-*-*-*-* Dakar, le

    . ... .

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE

    *-*-*-*-*-*

    HÔPITAL GÉNÉRAL DE GRAND-YOFF

    *-*-*-*-*-*

    54

    AGENCE COMPTABLE PARTICULIERE

    *-*-*-*-*-*
    DIVISION RECOUVREMENT& CONTENTIEUX

    Relevé de factures impayées
    N° COMPTE CLIENT:

    REFERENCES FACTURES

    MONTANTS FACTURES

    OBSERVATION

    1

     
     
     

    2

     
     
     

    3

     
     
     

    4

     
     
     

    5

     
     
     

    6

     
     
     

    7

     
     
     

    LE CHEF DU RECOUVREMENT

    55

    ANNEXE 6 : Factures

    REPUBLIQUE DU SENEGAL MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE

    *-*-*-*-*-*

    HOPITAL GENERAL DE GRAND-YOFF

    BP: 3270 Dakar Sénégal

    Tel, 869.40.77-869.40.50 /

    Fax : 827.61.49 / Email : hoggy@sunumail.sn

    Date facture : Service :

    Facture N° :

    Nom : Prénom :

    CPT Client : Désignation :

    Référence PC : Taux PC :

    Cotation

    Nature des prestations

    Valeur

    Montant total

    Part tiers payant : Part patient : Montant déjàversé :

    MONTANT NET A PAYER PAR LE PATIENT :

    Nom de l'agent de facturation

    ANNEXE 7 : FICHE DE RENSEIGNEMENTS

    REPUBLIQUE DU SENEGAL

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE Dakar le

    HOPITAL GENERAL DE GRAND-YOFF

    Service des urgences Tel : (221)33 869 40 50

    FICHE DE RENSEIGNEMENTS

    I - RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE MALADE
    N° IP Heure d'entée

    Prénom Nom

    Fils ou Fille de et de

    Profession Adresse professionnelle

    Domicile

    Type de malade :

    II - RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE MALADE

    Prénoms Nom Age

    Date et lieu de naissance :

    Adresse complète

    Lien avec la victime :
    Références pièces déposées en garantie :

    III - ENGAGEMENT SOLENNEL

    Je soussigné, M .certifie l'exactitude des renseignements ci-dessus et déclare me porter

    garant pour le payement des frais médicaux et d'hospitalisation.

    Signature après écrit à la main « bon pour acceptation »

    56

    Diagnostic de l'arrivée

    Nature des actes pratiques

    Intervention envisagée

    ANNEXE 8: Situation journalière des encaissements

    REPUBLIQUE DU SENEGAL

    MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA PREVENTION MEDICALE Dakar le

    HOPITAL GENERAL DE GRAND-YOFF

    Situation journalière des encaissements N° :


    d'ordre

    Désignation

    N° IP

    Acte pratiquée

    N° reçu

    Montant

    observation

    encaissé

    A facturer

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    NET A ENCAISSER : LE CASSIER PRINCIPAL :

    TABLE DES MATIERES

    PRESENTATION DE L'ETUDE

    a) Introduction 1

    b) La problématique de l'étude 2

    c) L'ampleur du problème 3

    d) Les objectifs 4

    e) La méthodologie .4

    f) L'intérêt de l'étude .5

    g) La délimitation du champ de l'étude ..6

    h) Le plan de l'étude 6

    PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET DU CONTEXTE DE L'ETUDE

    I. CADRE THEORIQUE

    1.1. Définition des concepts

    1.1.1. Définition de l'entreprise 7

    1.1.2. Définition de l'« Etablissements publics de santé » EPS .7

    1.1.3. De l'entreprise à l'établissement public de santé 8

    1.1.4. Réformes hospitalières 8

    1.2. Généralité sur le recouvrement des créances 1.2.1. Définitions

    1.2.1.1. Débiteur 9

    1.2.1.2. Créancier 9

    1.2.1.3. Recouvrement des créances 10
    1.2.2. Les méthodes de recouvrer une créance

    1.2.2.1. Gestion interne 10

    1.2.2.2. Externalisation 10

    1.2.2.3. Rachat de créance 11

    59

    1.2.3. Les moyens utilisés

     
     

    1.2.3.1. Le recouvrement amiable

    11

    1.2.3.2. Le recouvrement judiciaire

    11

    1.2.3.2.1. La procédure d'injonction de payer

    12

    1.2.3.2.2. La procédure de droit commun

    (assignation en paiement)

    12

    1.2.3.2.3. La procédure de saisie immobilière

    13

    .

    II. CONTEXTE DE L'ETUDE

    2.1. Présentation de l'HOGGY

     

    2.1.1.

    Historique

    14

    2.1.2.

    Population couverte et rayon d'action

    14

    2.1.3.

    Missions et objectifs

    15

    2.1.4.

    Les services

    15

    2.1.5.

    Les ressources humaines

    17

    2.1.6.

    Les ressources financières

    .17

    2.2. Organisation et fonction de l' l'HOGGY

     

    2.2.1.

    Le conseil d'administration

    18

    2.2.2.

    La commission médicale d'établissement (CME)

    19

    2.2.3.

    Le Comité technique d'établissement (CTE)

    20

    2.2.4.

    Le Service social

    20

    2.2.5.

    Le Service de contrôle de gestion

    21

    2.2.6.

    Le Service des soins infirmiers

    21

    2.2.7.

    Le Service d audit interne

    21

    2.2.8.

    Le service des ressources humaines

    22

    2.2.9.

    Le Service technique de maintenance

    22

    2.2.10. Les services médico-chirurgicaux et d'aide au diagnostic 22

    2.3. Les services contribuant directement au recouvrement

    2.3.1. Organigramme du SAF et ACP .23

    2.3.2. Le service administratif et financier (SAF) 24

    2.3.3. L'Agence comptable particulière 25

    DEUXIEME PARTIE : ETUDE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT DE HOGGY

    60

    I. ANALYSE DESCRIPTIVE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT 2.1. Les services de facturation

    2.1.1. Les guichets des consultations externes

     

    1.1.1.1.

    Le guichet des urgences

    .26

    1.1.1.2.

    Le guichet de la radio

    27

    1.1.1.3.

    Le guichet des consultations et des soins externe.....

    27

    1.1.1.4.

    Le guichet de la kinési

    ..28

    1.1.2.

    Les hospitalisations ou bureau des entrées

     
     

    1.1.2.1.

    Hospitalisation en urgence

    28

     

    1.1.2.2.

    Hospitalisation à froid

    ..29

    1.1.3.

    Les modalités de facturation et de paiement

     
     

    1.1.3.1.

    Les types de client

    ..29

     

    1.1.3.2.

    La cotation

    ..30

     

    1.1.3.3.

    La tarification

    .30

    2.2. Le bureau de contrôle de la facturation et la cellule de saisie

    1.1.4. Bureau de contrôle de la facturation

    1.1.5. Cellule de saisie

    2.3. La division du recouvrement

    ..31

    .32

    1.1.6. La réception des factures

    32

    1.1.7. La transmission des factures

    32

    1.1.8. Mode de recouvrement

    32

    1.1.8.1. Recouvrement en amont

    32

    1.1.8.2. Recouvrement en aval

    .33

    1.1.9. Procédures d'encaissements

    1.1.9.1. les virements bancaires

    .33

    1.1.9.2. Encaissement par chèque bancaire, CCP

    ou chèque trésor public certifié

    .33

    1.1.9.3. Encaissement en numéraire

    ...33

    1.1.9.4. Encaissement par compensation d'écriture

    34

    1.1.10. Organisation du travail

     

    1.1.10.1.

    Le chef de division

    .34

    1.1.10.2.

    Les agents de recouvrement

    34

    1.1.10.3.

    Répartition du travail

    .34

    1.1.10.4.

    Les différents supports de travail

    ..35

    II. RESULTATS ET RECOMMANDATIONS

    2.1. Les résultats concernant la facturation

    2.1.1. La répartition de la clientèle de l'HOGGY par type 35

    2.1.2. La facturation et l'encaissement direct ..36

    2.1.3. La facturation et l'encaissement par type de client .37

    2.2. Les résultats concernant le recouvrement

    2.2.1. Situation du recouvrement des créances .38

    2.2.2. Effets de la baisse des tarifs sur les produits ..39

    2.2.3. Abandon de créance et contentieux 40

    2.2.4. Moratoires 40

    2.2.4.1. Période 1997 - 2001 41

    2.2.4.2. Période 2002-2005 41

    2.3. Synthèse des problèmes identifiés

    2.3.1. Au niveau des guichets 41

    2.3.2. Au niveau du bureau de facturation 42

    2.3.3. Au niveau de la division du recouvrement .42

    2.4. Recommandations et plan d'action .43

    Conclusion 47

    Bibliographie 48

    Annexes ...49

    Annexes 1 : Organigramme de l'HOGGY 50

    Annexes 2: Etat journalier des sommes recouvrées 51

    Annexes 3: Lettre de relance .52

    Annexes 4: Moratoire 53

    Annexes 5: Relevé de factures impayées 54

    Annexes 6: Factures 55

    Annexes 7 : Fiche de renseignements 56

    Annexes 8: Situation journalière des encaissements .57

    Tables des matières 58