II/ Recommandation sur les aspects organisationnels de
l'UMECUDEFS
Au plan organisationnel, nous recommanderions à
l'UMECUDEFS d'améliorer la traçabilité des dossiers de
crédit, afin de pouvoir assurer un meilleur suivi des tableaux de bord
proposés supra. La traçabilité des dossiers de
crédit est la capacité de l'UMECUDEFS à fournir aux
clients un service indiquant la position de l'ensemble de leurs dossiers
(clôturés ou en cours de traitement) dans l'espace (dans quelle
service ou chez quel agent traitant) et dans le temps (délai de
traitement déjà réalisé et estimation du
délai restant) au sein de la chaîne de traitement. Ainsi, nos
recommandations dans ce sens seront :
· étendre la notion de traçabilité
au delà du simple suivi de dossier ne donnant qu'a posteriori les
étapes qu'un dossier particulier a déjà franchie, et
fournir aux usagers un service indiquant en temps réel les étapes
que ses dossiers ont franchies, les étapes à venir et la position
des dossiers dans la chaîne complète du traitement ;
· identifier les dossiers à rendre traçable
en priorité et les connecter à leur processus de
traitement ;
· débuter par une analyse et une formalisation
métier des processus à rendre traçables ;
· identifier au sein de la formalisation métier
les étapes du processus à rendre visibles pour l'usager ;
· compléter par une formalisation sous l'angle
« système d'information » pour ce qui concerne les
étapes visibles pour l'usager ;
· permettre aux usagers d'accéder à
l'ensemble de leurs dossiers à partir du portail internet de
l'UMECUDEFS.
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