Memoire Online - Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

Mémoire présenté pour l'obtention du Master I Ingénierie documentaire et édition

Remerciements

Ce mémoire a été réalisé grâce à l'aide et à l'appui de plusieurs personnes que je tiens à remercier particulièrement. Il s'agit de :

Monsieur Jean- Jacques Soulié, Chef de Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne et maitre de stage, pour sa disponibilité et sa gentillesse.

L'ensemble du personnel du Service de Documentation du Conseil Général de Tarnet-Garonne pour son accueil chaleureux qui s'est traduit par une excellente ambiance de travail.

Monsieur Laurent Ausset, Directeur du mémoire, pour son aide précieuse et ses nombreux conseils pour la réalisation de ce mémoire.

Sommaire

Première partie : Historique et finalités du réseau documentaire des collectivités territoriales .11

Chapitre II : La fonction documentaire dans les collectivités territoriale 15

Deuxième partie : Le Conseil Général de Tarn-et-Garonne et son Service de Documentation 32

4. 1. Les domaines d'information pertinents et le fonds documentaire du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne..37

1.1	L'actualité générale et politique	...38
1.2	L'information juridique	39
1.3	L'information statistique	..41
1.4	L'information économique	..42
1.5	L'information géographique	43
1.6	L'information communautaire	44
1.7	L'information statutaire	..45

2. La place et les moyens du Service de Documentation au sein du Conseil Général de Tarn-et-Garonne ...46

Troisième partie : Pourquoi participer à un réseau documentaire et comment en tirer profit au mieux ? 60

Chapitre I : Mise en perspective : Présentation des réseaux documentaires de collectivités territoriales 61

Chapitre II : Le cas du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne et son réseau 73

Conclusion générale : Quels sont les intérêts et les directions d'activité du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne ? 99

Introduction

L'information peut être conçue comme une matière première essentielle au fonctionnement de tout service notamment les administrations publiques et les collectivités territoriales. Les informations produites recueillies, traitées, échangées se diversifient et se massifient à une vitesse vertigineuse. L'enjeu, pour les collectivités territoriales comme pour le citoyen est de disposer de la bonne information au bon moment et sous sa forme la plus adaptée. Le traitement de l'information devient ainsi pour les collectivités un enjeu tant d'efficacité interne que de qualité de service aux administrés. Dans cette tâche, la mutualisation à travers des réseaux documentaires est une voie de plus en plus explorée par les collectivités. C'est le cas du Service de Documentation du Conseil Général de Tarnet-Garonne qui a décidé de partager ainsi la gestion et les contraintes de cette massification.

Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne ne dispose pas aujourd'hui de toutes les potentialités pour résoudre tous les problèmes d'organisation qui se posent à lui. A travers son exemple, ce travail revient sur la genèse du réseau documentaire: A quand remonte historiquement l'existence des services de documentation dans les collectivités territoriales ? Pourquoi l'existence des réseaux documentaires dans les collectivités territoriales ? Quelle pertinence par la mise en perspective avec les initiatives d'autres services de documentation des collectivités territoriales ?

La première partie traitera de l'historique et des missions d'un réseau documentaire dans les collectivités territoriales. La deuxième partie concernera l'exemplarité du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Enfin, dans la troisième partie, en liaison avec mon activité de stage, l'accent sera mis pour conclure, sur les outils de ce réseau documentaire et les préconisations potentielles d'optimisation.

PREMIERE PARTIE :

HISTORIQUE ET FINALITES DES

RESEAUX DOCUMENTAIRES DES

COLLECTIVITES TERRITORIALES

Chapitre 1 : La naissance des

collectivités territoriales

1. Le rappel des étapes de la décentralisation

en France

La France a longtemps été un pays de forte tradition centralisatrice. Il existait une très relative autonomie des communes et des départements par rapport à l'Etat, instaurées par les lois de 1871 et 1884. La République française a conservé l'option d'une « république une et indivisible ». Elle est apparue peu décentralisée par rapport aux Etats voisins qui donnent généralement de plus grandes libertés d'action à leurs régions, voire ont une structure clairement fédérale ou autonome.¹ Après l'échec du référendum de 1969 sur la régionalisation, la décentralisation entreprise par les lois Defferre de 1982 - 1983, s'est présentée comme une rupture. C'est avec ces textes législatifs qu'elle a commencé véritablement. Ils visaient à définir les principes régissant le fonctionnement des collectivités territoriales (les régions, les départements et les communes) pour permettre à l'Etat de se dessaisir d'un certain nombre de compétences et de moyens d'action au profit de ces collectivités territoriales. Les principales innovations apportées par la loi Defferre ont permis le renforcement du pouvoir de l'élu local. Entre Janvier 1983 et Janvier 1986, quatre (4) nouvelles lois ont été promulguées afin de poursuivre la

décentralisation. Elles portaient sur le transfert de compétences et leur répartition entre les communes, les départements, les régions et l'État. Elles portaient également sur les modalités d'application de la décentralisation en matière de financement et de renforcement de la coopération intercommunale. De nombreux textes législatifs ont suivi pour opérationnaliser la décentralisation mais le gouvernement Raffarin est allé plus loin en entreprenant une révision constitutionnelle en 2003. Le but poursuivi était de faire bénéficier les collectivités territoriales d'une certaine indépendance de décision tout en disposant de leur propre budget sous la surveillance d'un représentant de l'État. Elles jouissent aussi d'une personnalité morale, d'un personnel et des biens et services propres. Cette autonomie administrative permet de traiter la diversité des situations afin d'y apporter des réponses adaptées localement. C'est ainsi que la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 avait prévu d'importants transferts de compétences, à compter du 1^er janvier 2005, au profit des différentes collectivités territoriales.

2. Les compétences transférées aux

collectivités territoriales

La loi n°2004-809 du 13 août 2004 confie aux communes la responsabilité de gérer l'urbanisme, les transports, l'enseignement, l'action économique, le logement, l'action sanitaire et sociale de même que la culture. Les régions se trouvent missionnées sur le développement économique, l'aménagement du territoire et la planification, l'éducation et la formation professionnelle. La culture et la santé sont

également entre les mains des dirigeants régionaux. Les départements, le cas qui nous intéresse particulièrement, ont la charge de l'action sociale, de la solidarité et du logement. L'aménagement de l'espace, l'équipement, l'éducation, la culture, le patrimoine sont également confiés aux autorités du département. L'Etat s'est aussi déchargé de l'action économique. ² Dans le domaine de l'action sociale, de la solidarité et du logement, les autorités du département sont désormais chargées de financer et de gérer de nouveaux Fonds d'Aide à la Jeunesse (FAJ). La documentation devient dés lors indispensable. Une collecte d'informations apparaît nécessaire pour connaitre les jeunes qui sont en difficulté. Cette acquisition se fera au niveau départemental. Les élus du département doivent être informés afin d'apporter un secours d'urgence (hébergement, subsistance, santé) aux jeunes et de les soutenir dans leur projet d'insertion. Dans le domaine de l'éducation, de la culture et du patrimoine, ils doivent veiller à la définition des secteurs de recrutement des collèges après avis du conseil départemental de l'Education nationale. Des textes législatifs et réglementaires régissent les statuts des enseignants. Les délibérations du conseil départemental de l'Education nationale reprennent les décisions qui ont été prises. Les chefs du département doivent aussi assurer l'action économique en exploitant la possibilité de mettre en oeuvre leurs propres régimes d'aides après l'accord de la région. Tous ces transferts de compétences sont accompagnés d'un transfert de dépôt de la documentation. Les informations produites par les autorités du département sont gérées par les services documentaires de cette collectivité territoriale.

Chapitre II : La fonction documentaire

dans les collectivités territoriales

Rappelons qu'en France, la nation s'est construite par l'État. Cette construction rendait nécessaire la présence, dans chaque partie du territoire, d'un représentant dont le rôle fut toujours d'y asseoir la souveraineté de l'État, d'y faire appliquer les lois et d'en administrer les populations. Les préfets constituent l'armature administrative d'un État unitaire, démocratique, déconcentré et décentralisé. Leurs missions consistent essentiellement à représenter l'Etat, assurer la sécurité des personnes et des biens, rendre des services au public, délivrer les titres de séjour, faire respecter la légalité et l'Etat de droit, favoriser l'intégration sociale et participer à la lutte contre les exclusions ainsi qu'administrer le territoire et participer au développement économique. Les préfets ont mis en place dés le départ des services de documentation, appelés autrefois centres de documentation administrative. Comme la documentation était centralisée en France, on a assisté ainsi à une délocalisation de l'information grâce à l'existence des services de documentation dans les préfectures. Les services documentaires vont ainsi devenir leurs propres sources d'informations. Ils vont rédiger des rapports pour les élus. Les discours des autorités et les actes administratifs des assemblées sont désormais conservés. Une source d'information riche et originale voit le jour avec l'avènement de ces services documentaires. Les textes législatifs concernant le transfert des compétences sont archivés. La production documentaire interne des collectivités territoriales est gérée. Cela confère à ces unités documentaires une mission d'archivage. La fonction

documentation assure parfois la fonction de communication. Les services documentaires participent activement à divers projets et instances de réflexion dans les collectivités. Afin de mieux faire connaitre le service auprès de son public, la fonction communication est devenue une tâche importante des services documentaires. Pour bien s'acquitter de leurs missions, les dirigeants de ces collectivités doivent posséder des informations fiables, claires, précises, tenues à jour régulièrement et méthodiquement. De nombreuses collectivités territoriales n'ont pas tardé à renforcer des fonctions de documentation après la première loi portant sur le transfert des compétences notamment en 1986.

1. Pourquoi des Services de Documentation

des collectivités territoriales ?

Le fonctionnement du Service de Documentation dépend du rôle qui lui est assigné par la direction et par conséquent, de la conception que les décideurs ont de la documentation. Il peut s'agir d'un appui logistique aux activités des services utilisateurs. Cette orientation renvoie à la fourniture rapide d'informations brutes et fiables, souvent concises, en réponse à une demande ponctuelle. Elle se concrétise notamment pour la réalisation de recherches documentaires. Le Service de Documentation joue ainsi un rôle important car il aide à la prise de décision, ce qui est primordial voire même indispensable pour ce genre de service de documentation. Il fournit les éléments de compréhension utiles à l'analyse d'un problème. D'une

grande fiabilité, il rassemble des informations souvent complexes destinées à une unique personne experte dans son domaine. Cette position suppose un traitement important de l'information recueillie et passe par la réalisation de recherches complexes et l'élaboration de produits documentaires personnalisés comme les dossiers documentaires sur mesure, les dossiers de synthèse. Le Service de Documentation joue également un rôle de veille et d'alerte en ce sens qu'il permet une surveillance de l'environnement (notamment politique et juridique dans lequel évolue la collectivité), une connaissance suivie des partenaires et de leurs politiques (État, autres collectivités et Union Européenne). Il contribue à anticiper les changements susceptibles d'affecter le fonctionnement et les compétences de la collectivité. Cette orientation se traduit par un processus de surveillance de la production documentaire sur le long terme. Le Service de documentation peut participer aussi au développement des compétences des utilisateurs. Il contribue à leur formation de façon permanente en leur fournissant les informations nécessaires pour tenir leurs connaissances à jour. Il leur permet de préparer les concours de la fonction publique et participe globalement au développement d'une culture territoriale commune aux différents membres de la collectivité. Cette position se matérialise par des prestations comme la constitution d'un fonds documentaire spécialisé et constamment actualisé, la consultation sur place et le prêt de documents, la diffusion des ressources documentaires sur l'Intranet. Le Service de Documentation peut participer à la gestion et à la diffusion de la mémoire de la collectivité. Sans empiéter sur les missions assignées aux autres services comme celui des archives, le professionnel du Service de Documentation peut centraliser, organiser et mettre à disposition, la production documentaire de la

collectivité comme les supports de communication, les actes administratifs, les rapports et les délibérations. Ces tâches lui confèrent un statut de gestionnaire.

Cependant, pour exister et fonctionner correctement en tant que structure au sein d'une collectivité organisée, le Service de Documentation doit être rattaché hiérarchiquement à une autorité. Nous allons examiner la question de ce rattachement en prenant l'exemple des Services de Documentation des conseils généraux.

2. Les choix de rattachement administratif de

la fonction documentaire dans les

collectivités territoriales

Le rattachement hiérarchique du service de documentation est une question fondamentale. En effet, la position occupée dans l'organigramme est révélatrice de l'importance que les décideurs de la collectivité accordent au service de documentation, du rôle qu'ils entendent lui faire jouer et des moyens qu'ils sont prêts à mettre à sa disposition. ³

De ce rattachement dépendent indirectement bien des aspects importants dont le
degré de considération des agents de la collectivité vis-à-vis du service, les relations
(collaboration, défiance, concurrence) qu'ils pourront nouer avec lui au quotidien,

³ D'après l'entretien réalisé le 01 décembre 2009 à Montauban avec Monsieur Jean Jacques SOULIE, chef du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.

mais aussi la position et la marge de manoeuvre des documentalistes au sein de la collectivité. Le type de rattachement hiérarchique varie d'une collectivité territoriale à une autre.

2.1 Le rattachement à la Direction générale des services/au Secrétariat général

Le Service de Documentation peut être rattaché à la Direction générale des services/au Secrétariat général. Cette position est considérée comme étant la plus avantageuse. Une qualité décisionnelle lui est conférée. La fonction information-documentation est jugée importante. Etant donné que le service bénéficie de cette position privilégiée, il travaille dans l'intérêt de tous les services de la collectivité. Le documentaliste est en relation directe avec le directeur, le secrétaire général, il peut généralement obtenir les moyens dont il a besoin et conduire une politique documentaire qui embrasse l'ensemble des besoins internes. Ce type de rattachement a l'avantage de mettre le service à l'abri des conséquences d'éventuels tiraillements entre les directions, et évite toute récupération de la fonction documentaire au profit de l'une ou de l'autre des directions. C'est l'exemple du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.⁴

2.2 Le rattachement à la Direction des moyens généraux

Le Service de Documentation peut être placé sous la responsabilité de la Direction

des moyens généraux. Avec ce type de rattachement, le service bénéficie d'une transversalité appréciable. Tous les agents profitent de ses missions.

La fonction information-documentation doit participer à la bonne marche de la collectivité, au même titre que les fonctions du service de courrier, de la logistique et même des archives. Il convient de souligner que l'ampleur de cette fonction peut quelquefois amoindrir la visibilité du service. Son rôle peut être déprécié aux yeux des agents et atténuer ainsi sa dimension stratégique.

2.3 Le rattachement à la Direction de la communication

La Direction de la communication peut avoir sous sa responsabilité le Service de Documentation. Avec ce type de rattachement, le service se situe dans une direction qui possède une source non négligeable d'information interne. Des passerelles pratiques sont créées entre les deux fonctions : « information documentation » et « information communication », les ressources des uns profitant aux autres. Dans ce cas de figure, le Service de Documentation met l'accent sur le public interne mais aussi externe que le documentaliste doit servir. Cette position peut permettre de bénéficier du savoir faire de la direction pour améliorer la visibilité et la qualité de ses produits. Toutefois une vision quelque peu de type marketing est attribuée au

service, ce qui peut le desservir en se révélant comme étant un inconvénient. A la pratique, les usagers externes peuvent être privilégiés au détriment des usagers

internes ou le travail de gestion documentaire sous estimé au profit de l'aspect vitrine.

2.4 Le rattachement à la Direction des systèmes

d'information/services informatiques

Ce type de rattachement permet au Service de documentation de bénéficier des compétences techniques et des moyens informatiques dont il a besoin pour accomplir sa mission. Cette proximité lui procure un précieux avantage notamment en termes de postes informatiques, de logiciels et de raccordement au réseau interne et à Internet. Il est spontanément consulté ou mis à contribution pour la conception ou l'interfaçage d'outils de type base de données visant une gestion documentaire (délibérations, cartographie). Du fait de sa parfaite connaissance des besoins des usagers et de sa maîtrise des sources d'informations internes et externes, il sera sollicité lorsque l'intranet sera créé, pour la définition de ses objectifs, de son contenu et de sa structure, et pour contribuer à l'animation de l'outil. L'inconvénient pour le service est le risque de voir sa compétence propre (liée aux contenus informationnels et à la connaissance des besoins du public) plus ou moins dévoyée au profit des métiers de la direction étroitement liés aux « contenants ». Le documentaliste risque alors de passer aux yeux des usagers pour un « informaticien » parmi d'autres, sans que son travail et son savoir faire ne soient appréciés à leur juste valeur.⁵

5 Pascale BOUTON. Gestion de l'information et de la communication dans les collectivités, 2002, p.16-17.

2.5 Autres rattachements possibles

Le Service de Documentation est parfois rattaché au cabinet, une position très connotée, car elle place le service à l'extérieur des services fonctionnels et opérationnels et laisse penser que les documentalistes serviront prioritairement les membres du cabinet et les élus, plutôt que les agents.

Une autre direction de la collectivité peut être amenée à assurer l'autorité hiérarchique sur le Service de Documentation. Il aura initialement développé la fonction documentation pour répondre à ses besoins propres qui peuvent être l'accueil du public externe, les affaires juridiques, les ressources humaines. Il sera également marqué par cet historique et les choix politiques qui y ont présidé. Sa capacité d'intervention sera accentuée en priorité pour une cible d'utilisateurs au sein de la collectivité et aussi dans un domaine très spécifique. Son image et sa compétence seront associées à celles de la direction.

3. Pourquoi travailler en réseau

documentaire ?

Aujourd'hui, travailler ensemble est devenu une expression courante dans le
vocabulaire quotidien des professionnels de l'information en général, et de la

documentation en particulier. La coopération entre les services de documentation est un tissu très complexe d'actions et de relations qui se développent au niveau local, régional voire même national et international. L'intérêt à tirer de la participation à un réseau documentaire réside dans le fait que l'unité documentaire de base bénéficie de l'apport multiforme de la totalité des membres du réseau. Il permet :

- la formation permanente pour ses acteurs et une évolution commune ; - le partage des méthodes de travail ;

- l'amélioration de la qualité et de la rapidité des réponses données aux utilisateurs externes et internes.⁶

Les avantages peuvent se situer au niveau du système d'information, des professionnels de l'information documentaire et des utilisateurs.

Concernant le système d'information, la collecte et le repérage de la littérature grise sont facilités par un signalement systématique des documents existants. Les acquisitions sont faites de manière concertée afin d'optimiser l'utilisation des budgets d'acquisition alloués. Des résumés d'articles sont mis à la disposition des entités du réseau. Ils résultent du dépouillement des périodiques ou des ouvrages acquis et des notices bibliographiques. Des produits et services d'information

⁶ Nathalie GUILLEMOT, Les réseaux documentaires : Bordeaux. Information documentation d'entreprise : journée d'étude, Bordeaux, 3-15 mai 2001[en ligne] accessible à l'adresse http://www.iut.ubordeaux3.fr/doc/sitosarchive/reseau_documentaire/ Ressource consultée le 18 Janvier 2010.

communs sont aussi élaborés. Les réseaux documentaires sortent les professionnels de l'information documentaire de l'isolement dans lequel ils se trouvent souvent. Ils leur apportent une information de qualité et en quantité sur l'environnement documentaire proche ou lointain. Ces groupements d'unités documentaires permettent des échanges d'expériences et d'idées. Ils aident leurs membres à évoluer dans leur travail et dans leur organisation tout en ayant un effet stimulant. Une organisation de formations adaptées à un moindre coût, compte tenu de l'effet de masse est soutenue. Les réseaux documentaires constituent également un cadre de réflexion et de propositions pour les documentalistes. Ils autorisent des échanges de compétences et de moyens matériels.

Les associations documentaires peuvent proposer aux élus des collectivités territoriales des projets collectifs cohérents représentant une force et une crédibilité que ne peut avoir une structure isolée. Elles offrent une qualité de service supérieure à celle qu'offrait auparavant l'ensemble des unités d'information fonctionnant isolément. Elles présentent à l'utilisateur une offre structurée et visible de produits et services permettant de mettre fin à la course d'obstacles que représente trop souvent la quête d'information.

Ces groupements sont particulièrement intéressants. Ils rassemblent autour d'un point commun, des services aux préoccupations proches. En outre, ils permettent de connaitre des personnes-ressources, des fonds documentaires proches et de favoriser les échanges et les collaborations ponctuelles. Ces échanges peuvent être réguliers ou irréguliers et prendre la forme de réunions collégiales ou en commissions, de journées d'études, d'échanges de correspondances papier, téléphoniques ou électroniques. Comme l'a rappelé Jean-Claude Annezer, président du Cercle

d'Etudes des Bibliothécaires de la Région Aquitaine-Languedoc(CEBRAL), si la coopération vise à maîtriser de nouveaux outils et de nouvelles techniques, à repenser l'organisation et le développement des services offerts aux usagers pour une plus grande efficacité, elle est également une ambition visant à réaliser de véritables réseaux documentaires, exigeant des professionnels une « incessante reprise », structurant leurs pratiques pour les aider à se penser « coopérateurs actifs ». Ces nouvelles exigences de la coopération conduisent à identifier les actions de coopération dans les régions comme dans les universités, alors que grandissent les inquiétudes des professionnels qui doivent repenser les modes de travail avec des moyens en baisse.⁷

Jean-Noël Soumy de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) MidiPyrénées, défend la nécessité de la coopération dans les zones rurales où la petite taille des communes rend l'intercommunalité nécessaire pour financer les équipes culturelles

(partage de professionnels) et les équipements culturels fédérateurs.⁸ Les réseaux
produisent par ailleurs des outils très utiles pour leurs membres, à savoir un
répertoire des sites web, un guide des sources, un thésaurus, des catalogues

7 Anne DUJOL. « L'avenir de la coopération entre bibliothèques », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1999, t.44 n°6, p. 99-100 [en ligne], accessible à l'adresse http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1999-06-0100-006. Ressource consultée le 25 janvier 2010.

8 Anne DUJOL. « Créer de véritables réseaux documentaires », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1999, t.44 n°6, p.100-101 [en ligne], accessible à l'adresse http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1999-06-0100-006. Ressource consultée le 24 janvier 2010.

collectifs, des portails d'information. Pour être pleinement utilisés, ces outils de travail en réseau doivent être accessibles à tous les membres de l'organisation. L'équipe, dans son ensemble, doit donc posséder le matériel adéquat, bénéficier de la formation et de l'accompagnement spécifique pour s'approprier ces outils. Un appui quotidien permet à chacun de lier les différentes possibilités offertes par ses équipements à des activités concrètes. L'introduction d'outils de travail en réseau dans un organisme peut bouleverser son fonctionnement et remettre en cause certaines habitudes. Le contrôle de l'information ne sera plus le même, les capacités des plus jeunes seront valorisées au détriment de celles des personnes plus âgées et moins à l'aise avec ces outils, une nouvelle hiérarchie plus horizontale que verticale aura tendance à s'installer. La vigilance doit être de mise pour que l'introduction de l'outil de travail soit comprise par l'ensemble des membres d'une équipe et d'un réseau. Les équipements de travail en réseau facilitent une communication synchrone et asynchrone entre des personnes potentiellement dispersées géographiquement. Ils vont faciliter la gestion de projet grâce à des outils de partage et d'organisation d'information tels que les agendas, les carnets d'adresses ou les bases de données partagées.⁹ Ils vont accroître la collaboration en permettant à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un même document, de gérer une liste complexe de tâches ou en organisant ensemble des rencontres ou des formations. Enfin, les outils de travail en groupe facilitent la diffusion et la circulation de l'information et rendent possible leur archivage. Outre la sensibilisation des

9 Pierre PELOU et Alain VUILLEMIN. Les nouvelles technologies de la documentation et de l'information, 1985, p.115.

membres aux enjeux du travail en réseau, l'appropriation des outils passe par un accompagnement constant et une animation rigoureuse. Les blocages qui émergeront inévitablement ne pourront être dépassés que si les erreurs des uns et des autres sont acceptées car étant la preuve d'une volonté d'expérimentation des outils. De telles erreurs devront cependant être analysées pour ne pas être répétées. Les succès devront, quant à eux, faire l'objet d'une valorisation et d'une communication auprès des autres membres du réseau. Des postes d'animation/médiation peuvent être mis en place afin d'assurer l'appropriation des outils. Etant donné l'importance de tels postes, il conviendra d'assurer à la personne responsable qu'elle recevra un réel appui et bénéficiera d'un réel pouvoir de décision. Pour faire face aux besoins des usagers, sans être contraints d'accroître la documentation en dépôt de façon démesurée, les Services de Documentation ont tendance, désormais, à s'intégrer à des systèmes d'échanges documentaires plus vastes, dont l'intérêt est de permettre la localisation rapide, puis l'obtention, au bénéfice d'un usager particulier et à moindre coût, de ressources existant ailleurs. Le documentaliste fait ainsi appel, dans le cadre de ses recherches, à des personnes ou à des organismes extérieurs à la collectivité pour obtenir des informations ou des documents que son fonds ne contient pas. Cependant, même s'il offre d'énormes opportunités, un réseau documentaire n'est pas simple à implanter.

4. Quelles sont les conditions préalables à la

mise en place d'un réseau documentaire ?

La parfaite efficience d'un réseau documentaire passe par une définition concertée des objectifs, de l'organisation générale et de la répartition des tâches. L'accord sur les objectifs est à la base de la création d'un réseau documentaire. C'est à la réalisation de ceux-ci que chacun pourra se déterminer.¹⁰ Pour atteindre ses objectifs, un réseau documentaire a besoin de satisfaire à certaines exigences. Il faut une coordination entre les différents membres et une bonne organisation du travail.

La coordination nécessite que tous les acteurs sans exception s'impliquent dans le projet. En fait, il faut que chaque agent travaille en autonomie tout en se donnant au collectif. Cette organisation caractérise le groupe de travail. Il est composé de professionnels réunis pour examiner une question et proposer des solutions. Il harmonise les bases, gère le thesaurus et résout les problèmes qui surviennent dans la mise en place du réseau. Il faut noter qu'il est nécessaire de parler le même langage pour assurer une cohérence dans le travail. Un des objectifs des groupes de travail est d'établir des normes communes à toutes les entités qui composent le réseau. Les normes bibliographiques deviennent une contrainte quand elles ne sont pas respectées, générant ainsi des doublons (la possibilité d'avoir plusieurs notices bibliographiques se rapportant en fait à un même ouvrage). Financièrement, la mise en place d'un réseau documentaire peut poser des problèmes.

En effet, son bon fonctionnement dépend en grande partie de son financement. Pour
son bon développement, il faut envisager un investissement de départ. Un
pourcentage pour la maintenance de l'équipement doit également être dégagé. Bien

10 Joseph BOURDIN et Michèle LENARD. Recherche documentaire et gestion de bibliothèque, un logiciel unique ? L'offre du marché, 2^éme édition, 1994, p.125.

souvent, le manque de moyens est à l'origine de la cessation des réseaux. En effet, l'impossibilité de faire face à des dépenses imprévues ou tout simplement l'impossibilité de faire évoluer le réseau pour des raisons financières, conduit ce dernier à sa perte. Cela étant, les moyens matériels demeurent un point essentiel pour la survie d'un réseau documentaire.

Sur le plan humain, le réseau remet en cause les rôles, les tâches, les hiérarchies et les statuts, il exige une adaptation du personnel au mode de fonctionnement en réseau. Il arrive souvent que lors d'une mise en réseau, le facteur humain soit peu pris en compte, alors que selon son organisation et son management, c'est bien l'homme qui est déstabilisé dans son environnement et dans son mode de travail. L'organisation n'est pas du tout simple. L'introduction d'un réseau documentaire dans la vie d'une collectivité implique que les schémas d'existence de l'entreprise changent. Elle repose surtout sur un mode de communication transversale, la communication pouvant ainsi s'établir à tous les niveaux hiérarchiques, sans service dominant et surtout sans une hiérarchie pour contrôler ces échanges. Ainsi, la circulation de l'information est plus libre, le personnel l'est aussi beaucoup plus dans ses méthodes de travail.

Mais qui est responsable de la vie du réseau documentaire? Qui doit manager les entités du réseau documentaire ? Des questions auxquelles il est très difficile de répondre d'autant plus que l'être humain n'aime pas être dirigé. Cependant, il doit toujours y avoir une équipe qui sache donner vie au réseau documentaire, le faire évoluer, prendre des décisions, lui donner de nouvelles orientations pour lui éviter l'inefficacité, la remise en cause ou l'arrêt. Dans le cas d'une fusion de plusieurs services, il y a une redistribution des fonctions, notamment pour savoir qui sera le

manager du réseau documentaire. Pour faciliter le bon fonctionnement de ce réseau de même que cette répartition, il est recommandé de définir le rôle de chaque acteur tout en répartissant les tâches. Lors de la mise en place d'un réseau, chaque acteur se pose beaucoup de questions. Comment son poste va évoluer ? Quel travail lui sera demandé ? Qui vont être ses nouveaux partenaires ? Qui va être son éventuel nouveau supérieur hiérarchique ? C'est là que les responsables du management doivent prendre le temps de répondre aux questions du personnel. En fait, si l'on ignore cette étape d'explication, il va y avoir un phénomène de désistement. L'acteur comprenant que la mise en réseau entraîne tout simplement un travail en équipe, il va avoir tendance à se décharger de ses responsabilités, en comptant sur les autres membres du réseau. Un réseau documentaire a une longue vie et un intérêt des plus croissants si les acteurs coordonnent leurs travaux. Il faut donc redéfinir le rôle de chaque acteur pour éviter qu'il se sente ignoré ou inutile et refuse de s'investir dans ce processus de mise en réseau. Avec toutes ces interrogations d'organisation et de management, un projet de réseau documentaire doit définir des objectifs potentiels. Collecter la documentation existante dans la zone géographique, répertorier les sources d'informations, coordonner les différentes services de documentation entre eux, ajuster ou créer de nouvelles normes documentaires communes, échanger des services, des données, donner un accès collectif à des ressources documentaires externes demeurent les principaux buts de nombreux groupements documentaires. La concrétisation de ces objectifs est la pierre angulaire de la bonne marche du réseau documentaire.

En substance, la décentralisation faite grâce aux lois de Deferre a permis à la France
de devenir un pays déconcentré. La naissance des collectivités territoriales a eu lieu

avec le transfert de compétences. Ce dernier a été à l'origine de l'existence des services de documentation dans ces lieux, même si ils ont fait leur apparition dans l'administration française depuis la création des préfectures. Prenant conscience de l'impossibilité d'évoluer seuls, ils ont décidé de travailler en réseau afin de satisfaire les besoins du public comme le cas du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.

DEUXIEME PARTIE :

LE CONSEIL GENERAL DE TARN-ET-

GARONNE ET SON SERVICE DE

DOCUMENTATION

Chapitre I : Présentation du Tarn-et-

Garonne

Contrairement à la majorité des départements français créés en 1790, le Tarn-etGaronne voit le jour en 1808 par la réunion de fragments détachés des départements voisins : Aveyron, Haute-Garonne, Gers, Lot et Lot-et-Garonne. Montauban, chef-lieu sous l'Ancien Régime d'une vaste circonscription administrative, se trouve

ravalée au rang de sous-préfecture du Lot. Au XVIII° siècle, c'était une ville prospère aux confins du Languedoc et de la Guyenne, vivant de la minoterie et surtout de l'industrie textile (bas de soie et étoffe de laine). Troisième ville du sudouest après Bordeaux et Toulouse, elle procurait du travail aux campagnes environnantes. Le département va rester à l'écart de la révolution industrielle au XIX° siècle, ses activités traditionnelles (minoterie, textile, faïenceries, métallurgie) perdurant sans prendre d'extension. Les petites entreprises y prédominent. Les productions nouvelles sont liées à l'agriculture : fabrication des balais en paille de sorgho autour de Grisolles, industrie du chapeau de paille à Sept fonds et Caussade. Le département souffre cruellement de l'exode rural et de la ponction de la guerre de 1914-1918. En 1962, 50 % de la population travaillent encore dans l'agriculture.

Si les limites du Tarn-et-Garonne ont été établies de façon arbitraire, ce département bénéficie de nombreux atouts géographiques propices au développement de l'agriculture (plaines irriguées par le Tarn-et-Garonne, situation au carrefour d'importantes voies de communication terrestres et coteaux ensoleillés...). Les productions agricoles y sont variées à l'image de ses terroirs. L'élevage du ver à soie y occupe une place éminente car vers 1850, le département fournissait 1/10° de la production nationale. ¹¹

Les coteaux favorisent l'épanouissement de la vigne qui se distingue déjà par la
production d'un raisin de table réputé, le chasselas. Les fruits (prunes, pêches,
fraises) et autres primeurs (asperges, artichauts, melons...) ainsi que l'ail vont

prendre toute leur place dans la richesse locale lorsqu'ils pourront être acheminés rapidement. Dès 1930, le modernisme architectural entre de force dans les vallées après les inondations. Il faut reconstruire des villages entiers. A Moissac et Montauban, la renaissance de certains quartiers suscite la construction d'équipements collectifs, de zones pavillonnaires et de logements sociaux. Ces nouveautés esthétiques et fonctionnelles ne bouleversent pas l'urbanisme général de cités qui vont prendre leur essor dans les années 60. Dans les années 1960, période d'intense expansion économique, le Tarn-et-Garonne s'urbanise. Le développement du secteur tertiaire continue jusqu'à la fin du siècle permettant d'enrayer l'émigration de ses habitants. Une première vague d'équipements structurants (1960-1975) s'ensuit : piscines, centres hospitaliers, équipements scolaires et sportifs, zones industrielles sur lesquelles s'implantent des industries de transformation. Parallèlement, le secteur agricole se renforce et s'organise (coopératives, marché-gare). Il se spécialise aussi (arboriculture, primeurs, viticulture) et trouve des débouchés grâce à un effort de qualité validé par des appellations (VDQS, AOC). Le département profite de l'expansion toulousaine grâce à une nouvelle proximité engendrée par l'autoroute A62 (1982), qui accélère dès lors l'installation d'entreprises des secteurs aéronautique, électronique et agroalimentaire.

Chapitre II : Présentation du Service

de Documentation

Le président du Conseil Général de Tarn-et-Garonne présente le budget à l'Assemblée départementale. Il exerce des pouvoirs qui lui sont propres (police administrative sur les routes, pouvoir hiérarchique sur le personnel de l'administration départementale, fixation des prix de journées des établissements sanitaires et sociaux). Pour accomplir ces tâches, il dispose d'une administration sur

laquelle il a pleine autorité. ¹²Cela étant, pour agir, prendre des décisions, il a besoin d'information. C'est pourquoi, un Service de Documentation a été créé en 1981. Il collecte toutes les informations concernant les secteurs d'activité du département. Ne détenant pas toutes les réponses, cette unité documentaire s'ouvre aux sources externes par le biais d'un réseau documentaire. En outre, le Conseil Général doit être au courant de ce qui se fait chez ses voisins précisément dans le département de la Haute Garonne. Cette structure documentaire a pour but d'aider les collectivités territoriales à prendre le plus rapidement possible des décisions politiques, juridiques, économiques et sociales pertinentes, notamment au sein du Conseil Général de Tarn- et- Garonne. Elle assure la conduite de la politique documentaire de tout le département. Elle met également à disposition des ressources facilitant la diffusion, la recherche et la circulation de l'information dans les directions et services ainsi qu'auprès des élus du département. L'équipe du Service de Documentation est composée de cinq(5) personnes qui assurent la collecte, la gestion et la diffusion d'informations juridiques, économiques et techniques. Ces informations aident les élus et les agents du Conseil Général dans la prise de décision et dans la gestion des services départementaux. Les documents traités sont la presse, les textes officiels, les ouvrages et les revues à caractère professionnel. Analysés, ils permettent d'une part, de communiquer une information synthétique aux usagers du service, et d'autre part, d'effectuer des recherches documentaires.

¹² Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Le Conseil Général. [en ligne], accessible à l'adresse http://www.cg82.fr/?page=decisions Ressource consultée le 25 décembre 2009.

1. Les domaines d'informations pertinents et le

fonds documentaire du Service de

Documentation

Le Service de Documentation dispose d'un fonds documentaire abondant et varié. On recense prés de quatre mille cinq cent (4500) ouvrages pour l'ensemble de la bibliothèque. L'actualité générale et politique, l'information juridique, statistique, économique, statutaire et communautaire sont des secteurs qui apparaissent de façon récurrente dans la politique documentaire du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Il collectionne différents types de documents tels que les délibérations du Conseil Général, les ouvrages, les périodiques et la presse. Les délibérations de la commission permanente et de l'assemblée du Conseil Général sont stockées et classées par thèmes dans des classeurs depuis 1980.¹³ Le Service de Documentation gère une bibliothèque administrative, aujourd'hui conséquente, mais qui doit impérativement évoluer en fonction des nouveautés législatives et réglementaires. Les opérations de gestion de ce fonds appellent un travail permanent et rigoureux comme la mise à jour des ouvrages, la tenue des collections. En 2007, il a été procédé à quatre vingt et huit (88) acquisitions nouvelles. Le Service de Documentation est abonné à deux cents (200) revues. On note aussi cent et une (101) publications à feuillets mobiles de textes législatifs, dix (10) CD ROM accompagnant les textes réglementaires, et qui sont en consultation sur place. Aux publications officielles s'ajoutent de nombreuses revues spécialisées dans les

¹³ D'après l'entretien réalisé le 01 décembre 2009 à Montauban avec Monsieur Jean Jacques SOULIE, chef du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.

domaines de compétences des collectivités territoriales. Le service a également en charge les divers abonnements (périodiques, ouvrages avec mise à jour) de l'ensemble des services départementaux. La presse locale et la presse nationale sont aussi collectionnées au Service de Documentation. Toutes ces publications permettent d'avoir de nombreux champs d'informations pertinents.

1.1 L'actualité générale et politique

Occupant une place primordiale dans le monde documentaire du Conseil Général, l'actualité au sens général intéresse le public du Service de Documentation. La vie politique locale, régionale, nationale, voire même internationale ne passe pas inaperçue aux yeux des élus. Les sources documentaires d'actualité relatives à l'échelle locale et nationale sont nombreuses et disponibles sur des supports aussi divers que le papier et l'électronique (sur cédéroms et sur Internet). Cependant, au niveau local, l'éventail de supports reste généralement pauvre car les journaux locaux disposent rarement d'un site web performant diffusant des articles dans leur intégralité et proposant leurs archives en ligne. La presse locale française reste globalement très en retrait de l'évolution vers une diffusion numérique des contenus. Dans le domaine de l'actualité généraliste, les agents du Service de Documentation utilisent principalement la presse quotidienne et des magazines d'information : les hebdomadaires (l'Express, le Nouvel Observateur, le Point), les périodiques édités par la Documentation française (Regards sur l'actualité, Notes et études documentaires, Problèmes politiques et sociaux), les périodiques d'opinion(Le Canard enchaîné).

1.2 L'information juridique

Elle compte également parmi les principaux thèmes de recherche du Service de Documentation. Services et élus ont souvent besoin de rechercher des textes officiels (normes, jurisprudence) et de consulter des articles de doctrine. Dans ce cadre, le documentaliste du Conseil Général a accès à un certain nombre d'outils pour effectuer les recherches qui se présentent, mais aussi effectuer une veille régulière sur les champs d'intervention du département : aménagement du territoire, éducation formation, décentralisation, sanitaire et social. En matière de normes et de jurisprudence française, il est difficile de se dispenser des traditionnels supports papier. Le Service de Documentation est abonné à l'édition quotidienne du Journal Officiel de la République Française (JORF) surtout pour la série Lois et décrets qui est très pertinente par son contenu. Le Journal Officiel des Communautés Européennes(JOCE) publié chaque jour, et se composant des séries L (législation) et C (informations, travaux préparatoires, avis)¹⁴ est aussi fourni au service. Des bulletins officiels des ministères sélectionnés sur la base des compétences du département : aménagement du territoire et décentralisation (bimestriel), Education nationale (bimensuel), travail emploi formation professionnelle (bimensuel), solidarité santé (hebdomadaire) contiennent aussi des informations qui permettent au Service de Documentation de suivre l'actualité dans ces domaines. En plus, il acquiert les codes publiés par la direction des journaux officiels ou par les éditeurs

Journal officiel des Communautés européennes. Code des marchés publics 2004 [abrogé et

privés (Dalloz, Litec), qui sont enrichis de références de jurisprudence, de commentaires de doctrine, de l'historique des textes. Des encyclopédies rééditées annuellement ou mises à jour régulièrement, très pratiques pour les recherches par sujet, car elles rapprochent à la fois norme, jurisprudence et doctrine : la série Codes et lois, Editions Juris Classeur (administratif, droit public/ droit privé), les Dictionnaires permanents des Editions législatives, les Lamy (fiscal, social), les Mémoires pratiques Francis Lefevre (social, urbanisme, construction). Mais aussi, pour la jurisprudence, le recueil Lebon (publié chez Dalloz) qui regroupe les décisions du Conseil d'Etat, la collection Grands arrêts ( Jurisprudence administrative, Droit de la décentralisation) et l'ouvrage Grands avis du Conseil d'Etat édité chez Dalloz, les sélections annotées ou commentées, effectuées par les périodiques type Les Petites Affiches, le Recueil Dalloz, la Gazette du palais ou la Semaine juridique peuvent être consultés au Conseil Général. Parallèlement, de très bons outils électroniques, en ligne et hors ligne, existent désormais, autorisant des recherches rapides et larges, en texte intégral. Ils présentent le précieux avantage d'introduire changements et nouveautés presque en temps réel (presque immédiatement pour la version en ligne, le temps de la mise à jour pour les cédéroms). Le Service est également abonné aux sources juridiques électroniques comme les cédéroms, les sites web et les bases de données. Cela étant, pour assurer la veille juridique, il juge nécessaire d'adhérer au service veille de Jurifrance, le service d'alerte proposé par Adminet, à la rubrique « Actualités juridiques » du site Légifrance. Les sites parlementaires, l'Assemblée nationale et le Sénat proposent

des dossiers législatifs très riches, utiles pour suivre le cheminement des textes : projet de loi, comptes rendus des débats, saisis du Conseil constitutionnel.

1.3 L'information statique

Les statiques sont des données essentielles qui intéressent les élus et les services car ils leur permettent de prendre des décisions et de mesurer l'impact des secteurs. Pour cela le Service de Documentation doit y avoir accès afin de leur fournir les informations. Elles s'accentuent au niveau local, régional, national voire même européenne ou internationale. De nombreux organismes contribuent à la production de l'information statistique. Coordonnés institutionnellement et techniquement par l'Institut national de la statistique et des études économiques (Insee), ils se composent également des services statistiques ministériels. Ils assurent la collecte et l'exploitation de données économiques ou sociales.¹⁵ Des observatoires locaux permettent au service de documentation de connaitre les statistiques dans les secteurs comme la population, l'éducation, l'emploi, la formation, la santé, l'agriculture, le tourisme, la sécurité routière dans le Tarn-et-Garonne. Ces informations traitées sont diffusées aux élus et aux services.

1.4 L'information économique

Qu'elle soit locale, régionale, nationale ou même internationale, l'économie est un
secteur qui est très suivi par les élus du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Les
agents du Service de Documentation ne ménagent aucun effort pour traiter ce type

¹⁵ Institut National de la statistique et des études économiques. Connaitre l'Insee. [en ligne], accessible à l'adresse http://www.insee.fr/fr/insee-statistique-publique/default.asp? page=connaitre/connaitre.htm. Ressource consultée le 12 janvier 2010-

d'information figurant dans de nombreux périodiques nationaux. Ils consacrent une part importante aux questions économiques. Concernant la presse quotidienne nous pouvons citer la Tribune, les Echos, sans oublier les pages économiques du Figaro et du Monde. Pour acquérir des données sur les entreprises, le Service de Documentation peut utiliser pour des informations générales l'annuaire Kompass ou sa déclinaison régionale. Concernant les classements d'entreprises, l'outil employé est les palmarès du Nouvel Economiste.

1.5 L'information géographique

Du fait du renforcement au fil des années des compétences liées à l'aménagement et à la maîtrise du territoire, l'information géographique est essentielle au travail de la collectivité. Le Service de Documentation considère la carte comme un outil de travail essentiel pour les élus et les services. Elle constitue également un objet privilégié de communication vers le public extérieur car elle favorise la compréhension des politiques conduites par la collectivité et ses partenaires. En fonction des attentes de son public, le service de documentation propose un éventail plus ou moins large de produits cartographiques : - plans de ville et cartes routières du territoire de la collectivité, mais aussi des lieux

- cartes statistiques mettant en correspondance des unités géographiques et des valeurs numériques(connues ou calculées) et représentant dans l'espace des informations (démographie, densité, déplacements urbains, données économiques ou politique). Pour se procurer ce type d'information, le Service de Documentation peut faire appel à l'Institut géographique national(IGN) ou le Bureau de recherche géologique et minière (BRGM), mais aussi les éditeurs privés comme Michelin, Blay-Folder.

1.6 L'information communautaire

Relative aux institutions et aux politiques européennes, l'information communautaire est devenue indispensable pour les collectivités et leurs partenaires (administrations décentralisées, associations, entreprises). Les usagers du service de documentation doivent pouvoir accéder à l'information produite par l'Union européenne et ses différentes émanations. Pour acquérir ces informations, le Journal officiel des Communautés européennes et les bases de données Jurifrance et Lamyline sont consultés. Pour informer le public professionnel et spécialisé, le Service de Documentation peut également bénéficier du déploiement des moyens importants de l'Union pour diffuser largement la documentation nécessaire. L'éditeur des institutions et organes de l'Union européenne (EUR-OP) est en charge de l'édition et de la diffusion des publications gratuites (Journal officiel, base de données électroniques...). Il signale périodiquement les nouvelles publications à travers un journal trimestriel. Les sites web de l'Union européenne diffusent très

régulièrement en ligne les informations et la documentation d'actualité relatives à leur activité et aux politiques mises en oeuvre. Il est aisé d'accéder aux sites des différentes institutions via le portail Europa : l'Union européenne en ligne. Celui-ci regroupe des rubriques dédiées à l'actualité, aux politiques, aux institutions, aux documents officiels et aux sources d'information.¹⁶ Les élus et les services sont intéressés par ce qui ce passe dans la communauté européenne. Cela étant, le Service de Documentation peut aussi acquérir de l'information communautaire par le biais des Info-Point Europe(IPE) implantés dans la région et aménagés au coeur des villes. Ils proposent une documentation générale et orientent si nécessaire vers d'autres sources d'informations. L'agent du service de documentation doit également consulter les carrefours d'information et d'animation rurale, actifs en zone rurale. Généralement, ils sont installés au sein des organismes régionaux ayant une expérience en matière de développement rural et d'information comme les chambres d'agriculture, les fondations rurales. L'information diffusée ne se limite pas à la politique agricole commune, elle concerne l'Union en général et les politiques communautaires intéressant le monde rural. C'est là où se trouve toute son utilité pour le public du service de documentation.

1.7 L'information statutaire

Union Européenne. Documents officiels des institutions, agences et organes de l'Union

Ce type d'information intéresse le plus souvent la Direction des ressources humaines. Elle a besoin d'informations spécifiques. L'information relative au statut de la fonction publique territoriale est particulièrement recherchée par les agents à titre individuel. Pour informer le public professionnel, le service de documentation doit disposer de périodiques comme Cahiers de la fonction publique et de l'administration territoriale, le magazine du Centre de la fonction publique territoriale. L'agent peut accéder par lui-même, à des banques de données. En 1998, le ministère de la Fonction publique a lancé un projet banque de données juridique interfonctions publiques (BIFP) communes aux trois fonctions publiques (Etat, territoriale, hospitalière). Elle permet d'accéder aux textes officiels de toutes origines (droit public, droit privé, droit communautaire) applicables aux agents publics de la fonction publique dans ses trois versants, actualisés quotidiennement pour tenir compte de leurs derniers modificatifs.¹⁷ Elle offre un service spécialisé et exclusif car outre les lois et décrets, elle permet également de consulter les arrêtés et les circulaires (courant 2010) ainsi que les jurisprudences propres aux droits applicables aux agents publics. De plus, elle reproduit les tableaux en intégralité et permet leur téléchargement. Elle propose deux modes de recherche, simple et experte, combinant un grand nombre de champs pour offrir un résultat aussi proche que possible de la requête de l'utilisateur. Les champs sont amenés à évoluer à la fin de cette année par un élargissement des circulaires ainsi que par un enrichissement des possibilités de requêtes.

¹⁷ Direction générale de l'administration et de la fonction publique. Textes de référence.[en ligne], accessible à l'adresse http://www.fonction-publique.gouv.fr/article611.html. Ressource consultée le 14 février 2010.

2. La place et les moyens du Service de Documentation

Le Service de Documentation du Conseil Général est rattaché à la Direction générale des services. Cette position lui permet de travailler dans l'intérêt de tous les services de la collectivité. Les services du Conseil Général travaillent sur la base de l'information. L'unité documentaire a un rôle central et jouit d'un grand prestige au sein de cette administration. Quatre-vingt-huit(88%) des services saluent la pertinence et la rapidité des réponses apportées à leurs demandes d'informations. Un service de documentation d'un Conseil Général a pour mission première de rassembler l'ensemble des documents qui, après avoir subi le traitement nécessaire, doivent être répertoriés, rangés et présentés de manière à répondre rapidement et commodément aux demandes. Il doit à la fois archiver et communiquer, deux tâches essentielles qui ne peuvent s'accomplir avec bonheur qu'à l'aide d'une installation matérielle, rationnelle et attrayante. Rappelons que dans les services de documentation d'autrefois, on distinguait nettement les locaux où le public était admis et ceux où il n'avait pas accès. Cependant, cette distinction a disparu et la tendance actuelle est de mettre à la portée des usagers, de préférence dans une grande surface à aire ouverte, les livres et autres médias afin d'en faciliter l'approche et même d'en provoquer l'utilisation. C'est ce système moderne que le service de documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne a adopté pour ne pas être en reste. Il gère son fonds documentaire avec deux applications à savoir, Galipe pour la gestion des périodiques et AIRS pour la base documentaire Système Inter-collectivité de Documentation Administrative (SIDOCA). Son aménagement a

tenu compte des divers aspects des activités. L'équipement, quant à lui, a été choisi selon la nature des documents réunis, le genre de public, le personnel et le budget limité. Le montant des crédits de fonctionnement s'est élevé pour 2007 à cent vingt huit (128 000) euros. Le matériel technique est composé d'un(1) photocopieurscanner, d'un(1) lecteur-reproducteur de microfiches et de six (6) micro-ordinateurs équipés d'imprimantes. Ces outils jouent un rôle essentiel dans les tâches documentaires du service. Le mobilier est composé de rayonnages à livres, de présentoirs à périodiques, de meubles à journaux ainsi que de meubles à dossier. Considérés comme la base de l'aménagement, les rayonnages ont été choisis après une étude objective des moyens et des objectifs du service. Ils sont tous en métal et sont destinés à ranger les quatre mille cinq cent(4500) ouvrages. Ils mettent ainsi en valeur ces livres tout en leur assurant un accès convenable. Les rayonnages à simple face sont placés le long des murs. Par contre, ceux qui sont à double face sont installés au centre du local. Ils sont bien orientés. Ils ne font pas écran à l'éclairage naturel car cela peut être préjudiciable à la bonne conservation des documents. Chaque travée est légèrement décalée par rapport à sa voisine pour apporter plus de souplesse dans la modulation de l'espace. Quant aux périodiques, ils tiennent au courant d'une certaine actualité, présentent un attrait que les livres, pour beaucoup n'ont pas. La lecture des revues, magazines ou divers hebdomadaires est à la fois une détente et un enrichissement au sein du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. C'est pourquoi ce genre de publications bénéficie d'une installation et d'un équipement particuliers. C'est ainsi qu'un coin de périodiques est aménagé avec chauffeuses, tables basses, lampadaires, mais aussi des meubles de présentation et de rangement comme des présentoirs à double face. Le service possède des meubles à

revues monobloc pour assurer une bonne visibilité de toutes les couvertures de périodiques même pour les personnes qui se tiennent debout. Ces meubles comportent des casiers pour la présentation et le rangement des revues. Le dernier numéro de la revue est posé sur le support incliné et la collection de l'année rangée dans la case. Avec ce type de présentoir, la signalisation se fait rapidement. Quand le lecteur veut replacer le périodique emprunté, il sait immédiatement sur quelle case le déposer. Pour manipuler les portes basculantes, il n'est pas nécessaire de tenir d'une main car il existe un système autobloquant qui maintient le volet en position horizontale. Par contre, les mobiliers sont en métal et ainsi le maniement de ces portes entraine un bruit, ce qui serait le contraire s'ils étaient en bois. Concernant les journaux, ce sont des armoires de petite taille qui sont utilisées pour les ranger. Les dossiers, autrement dit les délibérations du Conseil Général, sont gardés dans des rayonnages à simple face. Dans un souci d'économie et de facilitation de la gestion de son fonds, le service profite de la ré-informatisation de la Médiathèque départementale pour changer son système d'information. Il utilise une version simplifiée du logiciel de la Médiathèque départementale de Tarn-et-Garonne, ALOES de la société Opsys afin de faire disparaître Galipe. Cet outil était implanté et employé pour la gestion des périodiques.

3. Les services et les activités du Service de Documentation

3.1 Quels sont les utilisateurs et leurs besoins documentaires ?

3.1.1 Les utilisateurs internes aux attentes hétérogènes

Le Service de Documentation a une orientation plutôt interne. Le public est composé des élus, des agents et des collaborateurs du cabinet. Avec ces populations très différentes, les besoins exprimés ou latents, les comportements, les centres d'intérêts de mêmes que les modes de diffusion sont bien distincts.

Du côté des élus, de façon générale, ils portent un intérêt aux sujets suivants : - Vie politique ;

Ils ont tendance à privilégier la presse dans leurs sources d'information et sollicitent souvent de nombreux abonnements. En matière de produits documentaires, leurs préférences vont plutôt vers les revues de presse, les dossiers de presse...

Certains d'entre eux ont accès à des sources et des prestations documentaires extérieures du fait de leurs autres mandats électoraux ou par l'intermédiaire de leurs groupes politiques.

Les agents, quant à eux, demandent des informations professionnelles, de nature
technique ou réglementaire. Leurs centres d'intérêt sont fonction de leurs métiers.

Ce sont aussi les missions des services auxquels ils sont rattachés et des compétences de la collectivité. Ils doivent se tenir informés des changements techniques et juridiques susceptibles d'influer sur leur activité et sur les actions et les services qu'ils conçoivent ou réalisent pour la collectivité. A titre d'exemple, un agent employé au service du personnel sera particulièrement attentif aux évolutions propres à la fonction publique (statut, primes) et à la gestion du personnel (droit du travail, rémunération, évaluation). De son côté, un ingénieur chargé de la construction des établissements scolaires souhaitera être tenu au courant de l'actualité dans le domaine de la construction : normes, matériaux, réalisations architecturales. L'un et l'autre s'intéresseront à des expériences conduites par d'autres collectivités ou d'autres organismes dans leurs domaines de compétence. De façon générale, les agents sont demandeurs de services ou de produits documentaires qui leur permettent de suivre l'actualité territoriale et les évolutions techniques qui concernent leur métier : abonnement à des revues professionnelles, repérage et acquisition d'ouvrages spécialisés, veille réglementaire, bulletin bibliographique...Le cabinet et ses collaborateurs constituent une population à michemin entre ces deux groupes. Les emplois de cabinet sont tenus par des collaborateurs politiques et par des conseillers techniques. Ils gèrent d'une part les affaires relevant de la sphère politique, et offrent d'autre part une expertise complémentaire à celle des services territoriaux, ainsi qu'une assistance particulière pour le courrier et les interventions de l'élu. Directeurs ou chefs de cabinet, chargés de mission, attachés de cabinet, chargés de communication accordent généralement une grande importance à l'information et à la documentation. Les cabinets exigent ainsi souvent d'être abonnés à un grand nombre de quotidiens, notamment locaux ou

régionaux, qui leur permettent de suivre l'actualité locale et de connaitre les tendances qui animent l'opinion publique. Ils sollicitent régulièrement le Service de Documentation pour des recherches documentaires pointues ou l'élaboration de dossiers documentaires. Ils attendent de la documentation réunie qu'elle facilite ponctuellement leur activité de communication, leur travail de communication et leur travail de rédaction des discours que l'élu prononcera au cours de ses interventions.

Cette distinction agents/cabinet/élus constitue un premier niveau de segmentation du public. D'ailleurs, les frontières qui séparent ces groupes sont ténues et loin d'être étanches.

3.1.2 Le public externe difficile à identifier

Même s'il dispose d'un personnel peu nombreux, le Service de Documentation est ouvert au public externe. Cette ouverture coïncide avec les horaires d'ouverture en interne. Ce public est plus divers que le public interne. Il est aussi difficile à appréhender parce que volatile. En effet, un utilisateur externe ne fait souvent appel qu'une seule fois au Service de Documentation et le documentaliste en saura généralement aussi peu sur lui et sur ses besoins après ce moment qu'avant.

Les autres collectivités territoriales et services publics sont à la recherche d'informations ponctuelles sur la collectivité et les actions qu'elle conduit : délibérations, documents administratifs, actions politiques et réalisations .

Le public scolaire, quant à lui, est composé de professeurs et d'élèves de l'enseignement primaire et secondaire. Ils contactent le Service de Documentation à l'occasion d'un cours ou d'un exposé. Ils s'intéressent notamment aux compétences de la collectivité, à ses actions, mais aussi à son territoire : histoire, tourisme, industrie. Ils apprécient la fourniture d'une documentation un peu « formatée » et illustrée (cartes, photographies...), adaptée à une utilisation. Cependant, le taux de fréquentation de ce public a fortement baissé depuis la création du site internet du Conseil Général. Tous les secteurs d'intervention y sont inscrits de même que l'histoire du département. Ils trouvent que le déplacement est devenu inutile.

Les étudiants et les chercheurs sont des utilisateurs avertis. Ils ont des besoins ciblés et un niveau d'exigence plus élevé. Ils contactent les documentalistes dans l'attente d'une réponse sur mesure qui puisse nourrir leur étude : bibliographie, dossier documentaire. Ils sont généralement prêts à consacrer du temps à leurs recherches et sollicitent quelquefois l'autorisation de venir travailler au sein du service, pour pouvoir à loisir consulter les documents disponibles sur place.

Les entreprises et associations contactent généralement le Service de
Documentation pour prendre connaissance de la politique de la collectivité : actions économiques, culturelles et sociales.

Le grand public est constitué de la masse polymorphe des particuliers. Il se présente au Service de Documentation pour consulter des journaux officiels ou pour rechercher des informations très variées portant sur le fonctionnement de la collectivité, les statistiques, les renseignements administratifs, l'histoire locale ou vie culturelle. Le Service ne possède pas toujours la réponse.

En général, ces catégories de publics notamment les dernières connaissent mal le monde des collectivités et sont peu au fait de leurs compétences.

Pour diffuser de l'information à l'intention de ses usagers internes comme externes, le Service de Documentation dispose de la messagerie électronique Outlook. Elle facilite grandement les échanges, les rend plus rapides et plus efficaces. L'envoi et la réception en temps réel sont assurés. Le transfert et la récupération des fichiers électroniques se font avec aisance. Le Service de Documentation possède une adresse électronique : documentation@cg82.fr.

Pour faciliter la recherche d'information, des tableaux de bord sont élaborés. Ils permettent un suivi précis de chaque demande reçue. C'est ainsi que huit cent soixante dix (870) recherches ont été effectuées en 2008 donnant lieu à la diffusion de quinze mille deux cent trois (15 203) photocopies se répartissant ainsi : - cinq cent soixante six (566) demandes internes (élus et agents du Conseil Général) ;

- et deux cent trente deux (232) demandes d'autres documentations des collectivités territoriales.

Une part non négligeable de demandes concerne des recherches de textes officiels et de doctrine. Les sources utilisées pour répondre à ces demandes sont issues du fonds documentaire, de la base de données SIDOCA et d'Internet. Quant au traitement de l'information gérée, la plupart des documents font l'objet d'un dépouillement systématique qui alimente une banque de données. Ce travail de catalogage permet la diffusion d'un bulletin documentaire recensant les derniers

titres parus dans le domaine administratif intéressant en particulier les collectivités territoriales. Les nouvelles technologies de l'information ont été progressivement adoptées par le service qui dispose de CD ROM législatifs et jurisprudentiels et d'abonnements en ligne. Le Service de Documentation n'a pas encore l'ambition de fonctionner selon le principe du "zéro papier", mais tient à profiter des développements électroniques les plus performants. Pour informer les utilisateurs, un bulletin des sommaires est élaboré et diffusé toutes les quinzaines par mail à tous les services. Il est composé de photocopies de sommaires des principales revues spécialisées des collectivités territoriales. Il a pour but de signaler l'information mais aussi d'éviter la multiplication d'abonnements coûteux et la circulation des périodiques dans les services. Le Service de Documentation participe activement à l'Intranet du Conseil général en y intégrant sa revue de presse locale et nationale hebdomadaire à destination des directeurs, des services et élus du département. Des revues de sommaires sont aussi élaborées pour assurer la veille documentaire. Il produit des dossiers documentaires classés par grands thèmes. Au fil des années, il a par ailleurs constitué un fonds de dossiers de presse locale. Tenu à jour depuis 1986, celui-ci permet des recherches rapides sur des points précis de la vie du Tarn - et- Garonne.

3.2 Quels sont les produits documentaires du Service de Documentation ?

3.2.1 La revue de presse

Elle est indubitablement le produit documentaire le plus réalisé au sein du service. Elle s'élabore quotidiennement. Généralement, elle propose une sélection d'articles extraits essentiellement de la presse quotidienne, quelquefois de périodiques, dupliqués à l'intention des agents. Son rôle est d'informer les agents et élus des actions du Conseil Général (telles qu'elles sont retransmises par la presse) ainsi que de l'actualité locale ou nationale dans les domaines de compétence de la collectivité. Pour rendre compte de l'image et de la présence du Conseil Général dans les médias locaux, régionaux, nationaux, elle retient les articles consacrés :

La couverture thématique de la revue de presse est quelquefois élargie, passant de l'action au territoire de la collectivité. Elle évoque la vie sociale, sportive et culturelle du département.

Quelquefois au contraire, les documentalistes prennent le parti de restreindre le champ thématique de leur revue de presse et lui assignent une spécificité thématique : actualité juridique, statutaire, sanitaire et sociale, éducative, économique, européenne en lien avec les champs de compétence et les choix d'intervention de la collectivité.

Le deuxième type de revue de presse est quelquefois assumé non par le Service de Documentation, mais par le cabinet du président, choix révélateur de l'objectif visé et du ton donné au produit. Les agents du cabinet assignent à la revue de presse une fonction de communication. Certaines prennent le parti de retenir les articles élogieux et critiques, d'autres s'en tiennent aux plus positifs. Quant au contenu, la plupart des revues de presse papier sont constituées de photocopies d'articles ordonnées. La manutention, la fréquence du produit, le travail intellectuel de sélection font que la revue de presse est un lourd travail. Les principales étapes sont les suivantes:

- composition de la revue de presse : classement des articles selon le sommaire thématique ;

Tous les agents du Service de Documentation contribuent à la réalisation de ce produit documentaire. Ils s'organisent pour que la revue de presse soit mise à la disposition des lecteurs le plus tôt possible dans la journée.

3.2.2 La revue de sommaires

Elle propose aux agents de prendre connaissance du contenu des documents (périodiques et quelquefois ouvrages) en regroupant les photocopies de leurs sommaires. Ils consultent ainsi les titres des articles et leurs auteurs, les divers paragraphes et le fil de la thèse d'une monographie, des actes de colloques. Sur la base, ils peuvent venir consulter les documents qui leur apparaissent les plus pertinents, en demander le prêt ou la copie, selon les choix effectués par les documentalistes. Selon la périodicité des périodiques qu'elles couvrent, les revues de sommaires sont généralement hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles, pour permettre aux utilisateurs de bénéficier d'une information régulière et fraîche. Elles remplacent avantageusement le système de circulation des périodiques à l'intérieur des services parce que les agents connaissent rapidement les contenus du dernier numéro paru, tandis que le périodique reste au service de documentation, à la disposition de tous. La formule permet aussi de ne pas multiplier le nombre des abonnements. L'abonnement est souscrit pour le service de documentation mais les informations qu'il contient sont diffusées aux agents de plusieurs services. Les revues de sommaires peuvent désormais être électroniques et proposées dans la rubrique « Documentation » de l'intranet, devenant ainsi accessibles à la totalité des agents. Elles se composent des images des sommaires numérisées par les soins des documentalistes.

3.2.2 Les dossiers documentaires

Leur objectif est de rassembler une sélection de documents sur un même sujet, de façon à permettre au lecteur de prendre rapidement connaissance de ses divers aspects comme des données statistiques, des textes de loi. En consultant un dossier documentaire, l'agent ou l'élu peuvent appréhender rapidement une question. Sa valeur est liée à la fiabilité et à la fraicheur des documents qu'il contient. C'est le résultat certes, d'un empilement de documents, mais surtout l'aboutissement d'un travail de sélection et d'organisation du documentaliste. Sa couverture est fréquemment thématique comme compétence territoriale, politique nationale ou européenne. Elle peut aussi être géographique. Son contenu est constitué d'articles de presse et de périodiques, d'extraits de rapports ou de monographies, de textes officiels, de données statiques. Ils sont réalisés sur mesure pour répondre à la demande précise d'un agent ou d'un élu.

En résumé, cette structure documentaire remplisse toutes les missions qui ont assignées à celle d'un Conseil Général. Elle est reconnue par les agents des services et des élus comme nécessaire au bon fonctionnement de cette administration. Son rattachement hiérarchique explique l'importance qu'on lui attribue. Les champs pertinents de l'information pouvant être utiles aux conseils généraux sont gérés et traités avec harmonie. Avec une équipe pas assez nombreuse, le Service de Documentation réalise des produits documentaires regorgeant des atouts pour ses publics, interne comme externe. Prenant conscience de l'impossibilité d'évoluer seul, il a décidé de travailler en réseau afin de satisfaire les besoins du public.

TROISIEME PARTIE :

POURQUOI PARTICIPER A UN

RESEAU DOCUMENTAIRE ET

COMMENT EN TIRER PROFIT AU

MIEUX ?

Chapitre I : Mise en perspective : Présentation

des réseaux documentaires de collectivités

territoriales

Avec le développement des portails coopératifs et des services d'information en ligne, les technologies de l'information dessinent de multiples formes de réseau. Force est de constater que les réalités d'aujourd'hui modifient profondément les missions et le travail des documentalistes. Sur la base de l'ouverture, de

l'élargissement et de l'échange, mode de travail prégnant en documentation, les documentalistes doivent demander des informations aux professionnels d'organismes externes aux membres du réseau documentaire. Un réseau documentaire entre services de documentation doit être cohérent et adapté aux enjeux culturels de la population. Il existe divers réseaux documentaires de collectivités territoriales.

1. Exemples de réseaux documentaires de collectivités territoriales en France

Le Réseau documentaire du site de Grenoble(REDOC) a été mis en place en avril 1993 avec la collaboration du Centre interuniversitaire de calcul de Grenoble(CICG). Il rassemble les deux bibliothèques universitaires, des centres de documentation universitaires et la bibliothèque municipale. Les publics concernés, étudiants, chercheurs, grand public ont des pratiques et des besoins différents. Les centres de documentation, les moyens et les responsabilités sont dispersés, les niveaux et systèmes d'informatisation très divers allant d'un équipement sophistiqué à une gestion manuelle. Les quatre vingt treize (93) structures documentaires qui composent le réseau sont engagées dans un travail coopératif de réflexion et d'action sur les services rendus par le réseau.¹⁸ Ce réseau documentaire regroupe beaucoup

18 Michèle ROUHET et Élizabeth CHERHAL « REDOC, réseau documentaire de Grenoble », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1995, t.40 n°2, p. 38-43, [en ligne], accessible à l'adresse : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1995-02-0038-005. Ressource consultée le 15 février 2010.

plus de membres que celui du réseau SIDOCA mais ils ont en partie un public semblable. Les Services de Documentation de Toulouse, Blagnac, Tarn-et-Garonne doivent faire évoluer le réseau par une évaluation du degré de satisfaction des services offerts. Ils peuvent s'inspirer de l'engagement et de la motivation des entités du REDOC.

Dans la région de Rhône Alpes, il existe un réseau documentaire portant le même nom que la localité. Toutes les entités de ce réseau sont installées dans cette sphère géographique. Elles dépendent aussi de la région. Il résulte du maillage des unités documentaires réparties dans les directions du Conseil Régional et du Conseil Economique et Social Régional (CESR). Il regroupe des services documentaires décentralisés au sein de diverses directions fonctionnelles et opérationnelles. Elles sont animées par des correspondants d'information-documentation. Ce réseau documentaire travaille sur une base coopérative, grâce à des échanges réguliers d'informations et une mise en commun d'outils et de normes de traitement de documents.¹⁹ La documentation répond aux besoins des services de la Région, mais aussi aux nombreuses demandes externes. Ces dernières portent sur les compétences régionales, la connaissance de l'institution et sur le territoire de RhôneAlpes. C'est une documentation multi-domaines et d'actualité. La réalisation des plans de classement, le répertoire de sites Internet sur mesure de même que des formations sont mis à son service. La gestion des rubriques documentaires sur l'Intranet est jugée tout aussi nécessaire par le service. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne et ses associés remplissent les mêmes missions. Ils ont les

¹⁹ Pascale BOUTON, Gestion de l'information et de la communication dans les collectivités, 2002, p.140.

mêmes domaines de couverture même s'ils ne partagent pas la même sphère géographique. Les membres du groupement documentaire de SIDOCA participent activement à l'Intranet de leur direction. Cependant, ils ne réalisent pas de plans de classement, ni de répertoire de sites Internet. Des formations ne sont pas assurées et ne font pas partie de leur objectif.

Le Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés (REDOCEA) trouve son origine dans une rencontre qui a eu lieu en juin 2005, entre le directeur général des services de la Communauté d'Agglomération d'Evry et le directeur de l'Institut de Recherche et de Formation à l'Action Sociale en Essonne (IRFASE) au sujet du développement du centre de ressources de cet institut aux fins de l'ouvrir aux professionnels du secteur social. Il a alors été évoqué, lors de cet échange, la réalité d'une proximité de ressources et l'intérêt de mettre en réseau les bibliothèques et les centres de documentation de l'Agglomération (Conseil Général, Médiathèque, BU, CDDP, INT, CIJE, IRFASE ...).²⁰ Cette proximité pouvait être favorable à cette mise en commun d'autant plus qu'elle reposerait sur les relations entre des personnes ayant l'envie de travailler ensemble. L'IRFASE s'est proposé de « piloter » la constitution de ce réseau et de contacter les éventuels participants et de coordonner leurs échanges. Une première rencontre, en juillet 2005, a permis aux institutions alors sollicitées de souligner l'intérêt de connaître, dans un premier temps, les ressources de chacun et de préciser la nécessité d'organiser une réunion plus exploratoire des potentialités et des besoins rencontrés, aux fins d'une mutualisation des ressources disponibles. Les réunions suivantes (octobre et

²⁰ Communauté d'agglomération Evry Centre Essonne. Constitution du Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.redocea.fr/index.php?id=7. Ressource consultée le 14 Mars 2010.

novembre 2005, janvier, mars et mai 2006) ont essentiellement permis de développer une connaissance réciproque de chacun propice à l'échange sur les finalités de la constitution d'un réseau documentaire. L'intérêt des participants a permis de conforter leur adhésion à la constitution d'un partenariat local avec le souci d'y associer d'autres partenaires. Des structures ayant une spécificité propre, implantées sur le département, ont rejoint le noyau de départ. Son originalité est de regrouper la quasi-totalité des centres de documentation, d'archives, et des bibliothèques de l'Agglomération d'Evry Centre Essonne, souvent proches les uns des autres, tout en restant ouvert à d'autres partenaires. Ainsi, près de trente (30) participants sur l'agglomération d'Evry, dont deux(2) membres associés constituent le réseau.²¹ En ce sens, le REDOCEA permet de qualifier un territoire à partir de ses ressources documentaires dans des champs très divers. Sa richesse est non seulement de décrire, de rendre visible en un seul espace et de rassembler les ressources mais aussi de les mutualiser pour un meilleur service rendu aux usagers. Dans cette dynamique, la proximité géographique et humaine est aussi un facteur déterminant de la volonté de coopération qui anime le REDOCEA. Ayant créé un site internet, le REDOCEA met à disposition des internautes les ressources qu'il constitue. Toutefois, l'accès à ces ressources reste dépendant des conditions de mise à disposition des documents propres à chaque institution et exposés dans les fiches descriptives. En revanche, un certain nombre de partenaires proposent des services ou des produits (exemple des expositions) dont tout public peut bénéficier. Ce réseau documentaire a une grande spécificité. C'est grâce aux partenaires des

²¹ Communauté d'agglomération Evry Centre Essonne. Présentation du Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.redocea.fr/index.php?id=6. Ressource consultée le 14 Mars 2010.

collectivités territoriales, des milieux professionnels et des institutions du travail social de l'Essonne et au sud de l'Ile-de-France qu'il a vu le jour. Les Services de Documentation du réseau SIDOCA n'ont jamais opté pour un réseau documentaire avec leurs partenaires. La proximité géographique et humaine est aussi un avantage pour Blagnac, Toulouse et Tarn-et-Garonne. Les collaborations internes de tous les membres de REDOCEA participent au développement de ce réseau. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne n'est lié qu'à la Médiathèque départementale et la Médiathèque de Montauriol. Il n'a aucun rapport avec les Services de Documentation de la Communauté d'Agglomération de Montauban Trois Rivières (CMTR).

Le réseau Interdoc associe des services de documentation des collectivités territoriales. Il porte le même nom que l'association des documentalistes de collectivités territoriales qui a été constituée en 1993. Ce regroupement a pour objectifs de :

- favoriser les échanges pratiques sur les problèmes professionnels rencontrés par les documentalistes ;

- mettre en place des outils documentaires appropriés à l'activité d'un service de documentation de collectivité territoriale et qui pourront servir de produits référentiels ;

- faciliter la mise en commun de réflexions et de compétences documentaires pour valoriser le métier de documentaliste et la fonction des services de documentation au sein des collectivités territoriales ; - exercer une activité d'assistance et de conseil auprès de ses membres ;

- représenter les documentalistes des collectivités territoriales auprès des instances de la fonction publique.²²

Pour atteindre ses buts, l'association Interdoc organise des réunions générales auxquelles participent des intervenants extérieurs, publie un bulletin d'informations, organise des groupes de travail en lien avec l'objet social. La vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation, comme la vente de produits documentaires est également un moyen pour atteindre ses objectifs. Même les activités qui se rattachent directement ou indirectement à la réalisation de ce projet permettent d'arriver à ces buts.

Interdoc, réseau documentaire, s'est ouvert à toutes les collectivités territoriales et aux services d'information et de documentation des Régions qui regroupe sous l'égide de l'Assemblée des Régions de France, les documentalistes de conseils généraux et de conseils économiques et sociaux régionaux. Interdoc propose à ses adhérents divers outils réalisés de façon collaborative comme un thésaurus, un plan de classement, un catalogue en ligne des périodiques. Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne est le seul membre du réseau SIDOCA à adhérer à Interdoc. Il fait même partie des fondateurs de cette association même s'il n'utilise pas les outils de travail de ce réseau.

2. Exemples de réseaux documentaires de collectivités en Europe

²² Interdoc Association des documentalistes de collectivités territoriales . Présentation de l'association et du réseau.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.interdoc.asso.fr/public/deuxmots.php. Ressource consultée le 07 avril 2010.

En Angleterre, des collectivités territoriales se regroupent autour d'un réseau documentaire anglais appelé Hatrics. Né en 1964, ce réseau coopératif de bibliothèques et de centres d'information du sud de l'Angleterre a pour objectif le soutien économique de la région à travers une infrastructure locale de renseignements commerciaux et industriels. Ce réseau s'est développé au fil des années jusqu'à devenir, en 1990, une association des secteurs public et privé. 80% de ses membres sont des entreprises du privé de tailles diverses. Quatre cents(400) organismes font partie d'Hatrics (un annuaire des participants est publié chaque année). Parmi eux, il y a des établissements publics (BM, lycées...) mais également des multinationales (IBM, Marconi etc.) et des P.M.E. Les adhérents paient une cotisation annuelle. Un bulletin d'informations paraît tous les trimestres. Hatrics a pour objectif de favoriser la croissance économique d'une région, et en ce sens, il est dépendant de la volonté politique des administrations régionales. Les universités et les collèges collaborent activement à ce réseau. Le réseau Hatrics, en multipliant liens et contacts, offre des avantages à chacun (PME, établissements publics, multinationales).

Pour les adhérents, l'information et le conseil sont le service essentiel d'Hatrics. « Coopérer pour informer n'empêche pas les entreprises d'échanger produits et services multiples. » L'Hampshire County Library, membre du secteur public, est responsable de l'administration de Hatrics. Les cotisations sont aussitôt réinvesties dans l'organisation (rémunération d'employés, paiement de la publicité et de la promotion du service). Hatrics est organisé comme une entreprise, avec un président, un comité exécutif, des représentants d'usagers, une assemblée générale

annuelle et une comptabilité propre. L'essentiel des services de renseignement est subventionné par le réseau. Les séminaires, les cours, les visites, les rencontres rapportent de l'argent. Pour un fonctionnement optimal, le personnel concerné est régulièrement formé, l'avantage du réseau étant de posséder un vivier de formateurs et d'experts. Le point faible de ce réseau réside dans les moyens trop limités pour traiter le volume de transactions, ce qui fait que les réponses sont longues à venir. Les adhérents organisent le partage des ressources entre eux. On trouve ainsi des collections d'annuaires, de normes britanniques et de brevets dans les bibliothèques publiques, des collections de périodiques et de documents de recherche dans les bibliothèques universitaires, des normes étrangères et des comptes rendus de conférences dans le secteur privé. Savoir qu'il n'est pas nécessaire d'acheter tel titre ou telle collection ni de s'abonner à tel serveur en ligne quand un autre membre l'a déjà fait offre un avantage financier non négligeable. Pour la réussite du réseau Hatrics, plusieurs éléments sont réunis et sont nécessaires :

- l'intention politique (volonté des politiques à travers le secteur public de soutenir ce réseau)

- la compatibilité des caractères (objectifs identiques et souhait de réussite, même si des dissensions existent) ;

L'élaboration du bulletin documentaire est un point commun que ce réseau a avec
celui de SIDOCA. Une volonté politique aussi se dégage souvent pour aider
SIDOCA à se développer. Ces deux réseaux regroupent les unités documentaires

avec qui ils partagent les mêmes sphères géographiques. En revanche, les entités de ce réseau n'ont aucun rapport avec celui du service privé.

En Suisse, REseau ROmand (RERO) désigne le réseau des bibliothèques de Suisse occidentale. C'est un réseau informatisé comprenant près de cent quatre vingt (180) bibliothèques scientifiques situées en Suisse romande. La plupart font partie des quatre (4) universités romandes (Fribourg, Genève, Lausanne, Neuchâtel) fréquentées par trente cinq mille (35000) étudiants mais d'autres bibliothèques participent également (bibliothèques de musées). Le catalogue collectif RERO donne accès à quelque 4.8 millions de références bibliographiques permettant de localiser plus de 10 millions de documents dans un rayon géographique de 100 km. Ce catalogue permet également de localiser 222'400 périodiques dont 3'169 périodiques électroniques. d'organismes, cantonales). La taille des bibliothèques composant RERO est très variable allant de deux (2) millions de volumes (Bibliothèque cantonale et universitaire de Fribourg) à quelques centaines d'ouvrages spécialisés pour des bibliothèques de départements ou instituts universitaires. Les collections totales que possèdent les bibliothèques de quarante deux (42) RERO se montent à plus de neuf(9) millions de volumes, alors que leurs crédits d'acquisitions dépassent les onze (11) millions de francs suisses (valeur 1998).

Ces différentes bibliothèques sont fréquentées par un public de plus de cent mille (100 000) lecteurs. RERO utilise Internet et l'infrastructure de télécommunications SWITCH (Swiss Telecommunication System for Higher Education and Research, équivalent de Renater en France). Depuis 1999, six(6) bibliothèques membres de RERO procèdent au déchargement de notices à partir d'OCLC. RERO publie de nombreuses bibliographies spécialisées ou régionales. Le réseau romand est placé sous l'égide de la Conférence de Suisse occidentale(CUSO) qui réunit les ministres de l'éducation des différents cantons romands et des recteurs des universités romandes. Celui-ci désigne un conseil exécutif de membres chargé de la gestion générale du réseau. Les orientations bibliothéconomiques à moyen et long terme sont proposées par le CDROM (Conseil des directeurs des bibliothèques romandes).²⁴ Le financement de RERO est assuré par plusieurs sources. Chaque bibliothèque doit payer annuellement une taxe de base ainsi qu'un émolument proportionnel à son crédit d'acquisition, alors qu'un bonus lui est accordé selon le nombre de notices originales qu'elle a apportées à la base de données commune. Des subventions de la Confédération soutiennent l'achat du matériel informatique. Le budget annuel de RERO est de 2,6 millions de francs suisses (10,4 millions de francs

²⁴ RERO. Informations générales.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.rero.ch/page.php? section=infos&pageid=rero_info. Ressource consultée le 15 avril 2010.

français), dont 0,15 million de subvention fédérale (0,6 million de francs français). Le réseau est géré par une équipe composée d'un directeur, d'une équipe informatique de quatre (4) personnes, d'une autre, bibliothéconomique, de cinq(5) personnes, d'un(1) ingénieur responsable des projets nouveaux et d'une(1) secrétaire. Avec près de trois(3) millions de notices, le réseau romand constitue aujourd'hui un des plus importants catalogues collectifs francophones.²⁵ Ce réseau possède un financement qui est largement supérieur aux prétentions du réseau SIDOCA. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne est placé sous la houlette du Conseil Général, celui de Blagnac à la Ville de même que celui de Toulouse alors que RERO est basé sous une Confédération. Le taux de fréquentation de RERO est difficile à atteindre par les entités de SIDOCA. Cependant, elles peuvent s'inspirer de cette association documentaire en réalisant et publiant de nombreuses bibliographies spécialisées. Ces produits documentaires peuvent traiter les différents domaines d'intervention des autorités de Toulouse, Blagnac et Tarn-etGaronne. Ils pourront aussi intéresser le public externe comme les chercheurs et les étudiants.

Tous ces réseaux ont un objectif commun qui est de favoriser l'accessibilité des documents et de rendre le travail efficace entre unités documentaires. Avec ces réseaux documentaires, un partage des ressources, mais aussi du travail documentaire est assuré. L'intention générale de tous ces types de réseau est d'essayer de systématiser des notions, des normes, des conventions qui permettent d'améliorer les échanges, de s'efforcer de planifier la mise en place de

²⁵ Odile JULLIEN. Le réseau documentaire calédonien. Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques. 2001, p.75-76.

structures de coordination et d'information et de tenter de rationnaliser les pratiques documentaires, les réalisations collectives, les projets régionaux.

Chapitre II : Le cas du Service de

Documentation du Conseil Général de Tarn- et-

Garonne et son réseau

1. Historique

1.1 Quel est le nom du réseau et quelles sont les conditions de création?

Le Syndicat intercommunal pour le traitement de l'information dans la zone Pyrénées Languedoc (S.I.PY.LA.) est créé en 1975. Il regroupe des collectivités locales qui sont intéressées par la mise en commun des moyens de traitement des affaires à caractère communal. Les buts de ce syndicat dirigé par la présidente Catherine GUIEN sont de deux(2) ordres. D'abord, le traitement, la diffusion de l'information, ainsi que la réalisation des études nécessaires à son bon usage restent la première mission. Ensuite, le rôle de conseil en matière de schéma directeur, des technologies de l'information et de la communication de même que la rédaction et le suivi des marchés constituent une mission essentielle de ce regroupement car elle passe par la dématérialisation des procédures avec les prestataires de service. Regroupant cinq communes(5) qui sont Blagnac, Castres, Narbonne, Salon de Provence et Toulouse, ce syndicat offre aux communes qui en font la demande ses compétences en matière de gestion de l'information.²⁶ Deux(2) communes (Blagnac et Toulouse) et un(1) département (Tarn-et-Garonne) en bénéficient.

L'idée de la création d'un réseau documentaire est apparue en 1985. Une démarche de développement de ressources et de produits documentaires en partenariat a conduit en 1988 les services de documentation des mairies de Blagnac et de Toulouse à créer la base de données SIDOCA (Système Intercollectivités de DOcumentation Administrative). C'est en cette période que l'idée de la création de réseau a été concrétisée. En 1989, le Conseil général de Tarn-et-Garonne a rejoint les deux (2) partenaires initiaux en tant que fournisseurs d'informations.

1.2. L'origine de ce réseau documentaire

²⁶ SIPYLA. Présentation du syndicat. [en ligne], accessible à l'adresse : http://www.sipyla.fr/menuold021.html. Ressource consultée le 25 Avril 2010.

Les services offerts par le syndicat concernaient les compétences en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière, d'élections. Il assurait l'exploitation de l'application Elections Politiques pour le compte de quatre(4) collectivités qui sont Toulouse, Blagnac, Vieille Toulouse et Labarthe sur lèze. Les informations échangées entre ces différentes collectivités étaient nombreuses. Afin d'avoir une maîtrise de la gestion de ces informations, Toulouse et Blagnac ont trouvé utile de coopérer par le biais de leurs Services de Documentation.

Unis par des relations personnelles, les chefs des Services de Documentation de Toulouse et de Tarn-et-Garonne échangeaient des documents avant la création de ce réseau documentaire. L'intégration de Tarn-et-Garonne dans le réseau n'a pas été difficile. Il existe une convention signée entre le SIPYLA et le Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Ce partenariat a une durée indéterminée avec un retrait sous condition de préavis de six(6) mois. Ils partagent la même sphère géographique, la région de Midi-Pyrénées. Les autorités interviennent dans les mêmes secteurs d'activité. Les Services de Documentation de la Ville de Toulouse, de Blagnac et du département de Tarn-et-Garonne produisent une forte documentation sur le secteur agricole. Ces localités se situent en plaine alluviale, l'agriculture y est un des grands secteurs d'activité. Blagnac et Toulouse sont considérées comme la capitale de l'aéronautique. Une masse d'information sur le secteur de l'aviation est collectée. Les universités de Toulouse ont des antennes à Blagnac et dans le Tarn-et-Garonne. Ces pôles universitaires génèrent des informations sur leur fonctionnement et sur leur activité. La position géographique de ces villes fait d'elles des centres touristiques. Avec l'explosion documentaire de ces divers secteurs d'activité, les services de documentation de la Ville de Toulouse, de Blagnac et du département de

Tarn-et-Garonne ont éprouvé le besoin de travailler ensemble. La présence de ces éléments de base constitue des noeuds. Ces unités documentaires s'associent pour organiser et faciliter un travail de qualité. Ce réseau documentaire a été mis en place pour faciliter la collecte, la gestion et la diffusion de l'information dans cette zone géographique.

1.3 Quels sont les acteurs et comment est organisé ce réseau documentaire ?

Avec le repli de la commune de Salon-de-Provence (13) en 2008, le réseau regroupe actuellement trois(3) partenaires, à savoir deux(2) communes et un(1) département : - Blagnac (31)

La ville de Salon-de- Provence s'est retirée de ce réseau documentaire après avoir alimenté la base documentaire pendant vingt (20) ans. Le Service de Documentation était chargé de traiter les revues concernant la doctrine. Cette commune ne collaborait que pour cette seule prestation offerte par SIPYLA. Avec les opportunités offertes par l'Internet et le départ à la retraite annoncé de la

documentaliste, la Mairie de Salon- de- Provence a jugé inutile de travailler en réseau documentaire. Un problème de budget aussi s'est posé et le Service de Documentation en a été victime. Le budget alloué pour l'acquisition des revues a sensiblement été revu à la baisse. L'unité documentaire ne pouvait donc plus alimenter la base vu son fonds documentaire diminué par sa taille et par son contenu même avec l'aide du réseau documentaire. Les autorités n'ont pas voulu trouver un remplaçant pour des raisons budgétaires. Elles ont estimé que le service de documentation était inutile. Il a été dissout au départ de ce gestionnaire de l'information en 2009 mais cela s'est officialisé en Mai 2010.

Les communes (Toulouse, Blagnac) et le département(Tarn-et-Garonne) sont deux collectivités territoriales différentes de par leur nature et de par leur taille. La commune demeure parmi les divisions administratives la circonscription la plus petite en France alors que le département est à la fois une circonscription administrative déconcentrée et une circonscription électorale. Des réseaux
documentaires se créent généralement entre des zones géographiques de même nature comme les communes d'une même communauté d'agglomérations. Les membres de ce réseau documentaire sont sortis de la généralité en se regroupant. Les agents de ces Services de Documentation se communiquaient les informations avant la création de ce réseau documentaire. Même s'il y a un facteur qui les différencie, il n'a pas été une entrave pour cette union. Leurs besoins documentaires étaient similaires comme au niveau de l'agriculture avec les récoltes des paysans, les transports avec la voie ferroviaire, l'éducation par le biais des universités.

Dans la commune de Blagnac, l'entité de ce réseau documentaire est le centre de documentation de la mairie de Blagnac. Il dispose d'un fonds documentaire à

vocation interne, mais accessible au public. Des ouvrages de référence comme les codes officiels, les recueils de jurisprudence administrative, le Journal Officiel depuis 1900, ou encore des revues spécialisées dans le domaine des collectivités territoriales constituent la collection de ce centre de documentation. On peut y consulter les données locales telles que le journal municipal, la revue d'histoire locale, les procès-verbaux du conseil municipal, les recueils des actes administratifs. Des informations sur le recensement et concernant tous les secteurs d'activité de la ville sont également disponibles. La taille de la ville induit l'existence d'un centre documentaire.

Le représentant du réseau documentaire à Toulouse demeure le service de documentation de la mairie. Avec les diverses activités exercées au coeur de cette commune, la mairie de Toulouse a jugé nécessaire de créer un centre de documentation afin d'avoir une vision claire et de maitriser la gestion de toutes les informations concernant les secteurs d'intervention de la ville. Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne est le troisième membre de ce réseau documentaire.

La distribution des tâches est indispensable dans ce réseau. Ayant tous le droit d'alimenter la base documentaire, les membres veillent à assurer une relative polyvalence dans les activités documentaires. La répartition de l'alimentation de la base s'est faite suivant les quatre (4) types de textes qui ont permis de définir un sous classement des documents édités. Rappelons que le SIPYLA est le responsable du fonctionnement du réseau documentaire. Les compétences et les appétences des membres de l'équipe sont prises en compte dans l'attribution des tâches. Ce syndicat mobilisera les compétences spécifiques que chaque service documentaire aura pu

développer individuellement au fil des expériences passées : connaissance d'un domaine thématique, maîtrise d'une technique, documentaire ou non comme la rédaction, la programmation html même d'un outil notamment l'interrogation de banques de données. Le Service de documentation du Conseil Général de Tarn-etGaronne est chargé de gérer les revues traitant de la bibliographie. Quant au Service de documentation de la ville de Blagnac, il s'occupe des périodiques de la jurisprudence. Les documents qui ont comme thèmes, la législation et la doctrine sont placés sous la responsabilité du Service de documentation de la ville de Toulouse. D'après la dernière mise à jour (04/08/2009) de la liste des revues exploitées, c'est cette répartition qui est faite. Pour faciliter le travail de chaque unité documentaire, un champ est réservé dans la base pour mentionner la collectivité qui a traité le document.

1.4 Quels sont les problèmes et les enjeux de ce réseau documentaire ?

Les difficultés sont apparues après un certain temps de fonctionnement. L'alimentation de la base documentaire prend trop de temps. Il s'agit surtout de la participation à des réunions et bien souvent, de l'élaboration des travaux collectifs comme les bulletins documentaires. Les rencontres (une fois par trimestre) pour l'animation ou la coordination du réseau demeurent une des limites de ce réseau documentaire même si elles étaient plus nombreuses autrefois. Ce sont des séminaires qui n'aboutissent pas à des accords. La préférence pour la technologie

des outils recale les objectifs. La difficulté réside aussi dans la tendance à se tourner vers ce groupement documentaire pour le règlement de tous les problèmes. Des entités du réseau comme Toulouse veulent trouver toutes les réponses aux questions posées au sein du réseau même si la demande est interne au Service de Documentation concerné. Avec une quinzaine de documentalistes, ce Service de Documentation est à la fois le plus grand fournisseur et le plus grand demandeur d'informations de cette base documentaire. Avec le retrait de Salon Provence, le Service de Documentation de Toulouse a pris en charge la gestion des revues de la doctrine. Cependant, cette unité documentaire sollicite très souvent les composants du réseau documentaire pour les revues de la bibliographie et de la jurisprudence. Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et- Garonne répond à de nombreuses demandes émanant de Toulouse. En dépit de toutes les tâches que Toulouse accomplit, son unité documentaire bénéficie largement des services du réseau. La production des documents internes comme la synthèse documentaire est entrain de disparaître. Mais un tel choix est-il souhaitable pour un Service de Documentation d'une ville ? Avant de travailler en coopération, une unité documentaire est appelée à effectuer des tâches documentaires internes. Les documentalistes doivent veiller à la bonne marche de leur service avant de s'ouvrir aux autres services de documentation. Signalons que le réseau documentaire est un ensemble d'entités documentaires qui s'associent selon des critères variés pour collaborer à des objectifs communs. Mais une structure documentaire qui ne réalise pas de produits documentaires internes mérite t- elle ce titre d'entité documentaire ? Le privilège accordé par Toulouse à ce réseau documentaire devient dans ce cas une source de dysfonctionnement du Service de Documentation.

Le réseau documentaire semble opérationnel mais il n'est pas optimal du point de vue de son fonctionnement. Le véritable outil de travail commun de cette association documentaire demeure la base documentaire. Un partage du travail et une ébauche de travail en équipe ont permis à chacun des éléments du réseau de se sentir responsable. Chaque membre bénéficie du travail de ses collègues et les fait bénéficier du sien. La richesse de cette mutualisation se résume en grande partie par la richesse de la base de données. Le partage documentaire dépasse le simple partage des acquisitions qui, à force d'être mis en avant, a fini par faire l'effet de l'arbre qui cache la forêt d'une telle coopération plus vaste. En se répartissant les thèmes d'acquisition, les Services de Documentation partenaires rationnalisent leurs dépenses en évitant d'avoir à la fois les mêmes acquisitions dans plusieurs unités. Ils élargissent leur offre documentaire et créent des complémentarités, voire des interdépendances, entre leurs collections. Depuis son origine, le réseau documentaire a fonctionné avec les moyens mis à disposition par les composants même si la ville de Toulouse a beaucoup financé le développement du syndicat. Financièrement, ce groupement documentaire dépendait aussi des prestations de services à des non adhérents liées à la base de données documentaires. Pour la consultation de la base de données et le bulletin de documentation, l'abonnement s'élève à quatre cent trente (430) euros mais pour le bulletin de documentation seulement, ils doivent donner quatre vingt trois(83) euros pour l'année.

Les membres partenaires de ce réseau utilisent cette base documentaire commune. C'est l'instrument principal de ce groupement documentaire.

Titre de revue	Blagnac	Toulouse	CG82
Maires Ruraux de France 36000 communes
Administration
Actualité Juridique Droit Administratif
Actualité Juridique Fonctions Publiques
Archimag
Actualités Sociales Hebdomadaires
Actualités Sociale Hebdomadaires Magazine
Informations Administratives et Juridiques
Bulletin Juridique des Collectivités Locales
Bulletin de Jurisprudence de Droit de l'Urbanisme
Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique
Bulletin Officiel du Ministère de l'Education Nationale
Bulletin du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative
Cahiers de la Fonction Publique
Cahiers Français

2. Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne dans le réseau documentaire

2.1 Quelle est sa place et quelles sont ses activités au sein du réseau documentaire ?

Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne est chargé
d'alimenter les revues de la bibliographie. Il joue un rôle capital au sein du réseau.
Il est un des fournisseurs d'informations. Il reçoit de nombreuses demandes

²⁷ Annexe 5 : Liste des revues exploitées par les différentes entités du réseau SIDOCA

d'informations émanant des autres membres. Il est le dernier à adhérer à ce réseau documentaire. Il ne fait pas partie des initiateurs. Il est actif en ce qui concerne l'alimentation de la base documentaire du réseau. Les agents de cette unité documentaire sont présents aux rencontres organisées sur la révision du thésaurus, aux séances de réflexion sur l'avenir du réseau et à diverses séances de travail. L'équipe du Service de Documentation s'est mobilisée pour contribuer à la modernisation, à l'harmonisation et au bon fonctionnement du réseau. La taille de l'équipe et les nombreuses tâches à effectuer à l'interne justifient l'attribution du thème de la bibliographie. Les revues ne sont pas très nombreuses par rapport à celles des autres thèmes. Le public de la structure documentaire comme les élus trouve également un intérêt à ces publications. L'acquisition des documents se fait par le budget alloué au service par le Conseil Général.

2.2 Quels sont ses problèmes dans ce réseau documentaire ?

L'accroissement du volume de travail en raison de la réalisation de tâches d'intérêt collectif est le souci du Service de Documentation au sein de ce réseau. Les agents passent beaucoup de temps à alimenter la base documentaire. Pour les profils documentaires, les besoins communiqués par les usagers s'intéressent le plus souvent à la bibliographie. Leur réalisation prend beaucoup de temps. Sur le plan technique, de 1988 à 2005, la base documentaire était installée dans le logiciel Flex de la société Logica. Le Service de Documentation de même que toutes les autres

entités du réseau rencontraient beaucoup de problèmes techniques. Il était devenu obsolète et son évolution n'était pas assurée. L'utilisation de l'interface professionnelle de la base documentaire était peu instinctive. La navigation au sein de la base n'était pas aisée. La qualité et la fréquence de la maintenance n'était pas satisfaisante. Ces difficultés se sont atténuées depuis 2006 avec la mise en place du logiciel AIRS de la société DIGITECH pour faire fonctionner la base. Des problèmes subsistent toujours car elle n'est accessible qu'à travers l'Intranet du Conseil Général et il n'est pas possible de l'exporter. Le Service de Documentation utilise l'ancienne version de Wyse, matériel informatique qui permet au service informatique d'administrer, de mettre à jour et de maintenir plus facilement leurs postes de travail à partir d'un service central. Avec cet outil, la connexion sur Internet et même sur l'Intranet pour accéder à la base est parfois difficile.

3. Quels sont les outils et instruments du réseau documentaire ?

3.1 La présentation

Le Service de Documentation de la Ville de Blagnac, le Service de Documentation de la Ville de Toulouse de même que le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne contribuent à un traitement partagé de l'information administrative et juridique par le biais de la base de données SIDOCA (Système Intercollectivités de Documentation Administrative). Cette base a été créée à l'initiative des services de documentation des Villes de Blagnac et de Toulouse,

ainsi qu'à celle du Syndicat Intercommunal pour le traitement de l'information dans la zone Pyrénées-Languedoc. Depuis février 2004, certains documents sont accessibles en ligne. Le SIPYLA en est la structure coordinatrice et le support technique. Cette base documentaire traite toute l'information relative aux collectivités territoriales notamment la législation, la doctrine, la jurisprudence de même que la bibliographie de 1988 à nos jours. Elle est accessible en ligne. SIDOCA fonctionne grâce au logiciel AIRS2 développé par la société DIGITECH. La base génère à ce jour cent quatre vingt mille neuf cent cinq (180 905) documents. Ils sont répartis selon les quatre(4) sous thèmes de la base :

Pour se connecter à la base, il faut avoir un identifiant et un mot de passe. La page d'accueil de la base est organisée comme suit : la présentation de la base, le bulletin SIDOCA, la liste des revues analysées, l'actualité locale, nationale et internationale, la rubrique des abonnés pour s'identifier et les conditions d'abonnement. Une

Un champ texte où il est demandé d'indiquer sa requête apparait. Ce type de recherche au sein de la base SIDOCA porte sur les champs titres, auteurs et/ou sujets. La recherche peut se faire en texte intégral. Elle propose d'opérer une recherche que sur un seul critère.

Ce mode de recherche aux utilisateurs, aux agents des membres partenaires de la base d'effectuer la recherche sur la recherche sur des ensembles de données. Le choix et la combinaison des opérateurs booléens ET, OU, SANS facilitent ce type de recherche. La mémorisation des requêtes de chaque utilisateur (durant la connexion). La recherche experte, encore expérimentale, est destinée à évoluer dans cette base La requête sur l'ensemble de données "OBJET" ne couvre pas encore la totalité des champs de la fiche OBJET.

Avec cette recherche multicritère, des recherches complexes sont exécutées sur l'ensemble des produits d'information du réseau SIDOCA. Elle se fait dans cette base par mots-clés, dates, auteurs, titres de documents. La recherche pouvant être exclusive, l'article, pour apparaître dans les résultats de la recherche, doit avoir tous les mots-clés qui lui sont liés. La recherche peut se faire par et/ou, les pages de résultats présenteront les articles par nombres de mots clés trouvés.

Avec un travail collaboratif, les entités du réseau réalisent un bulletin bimensuel de
documentation. Les informations sont entrées dans la base de données tous les
quinze(15) jours sous forme de résumés analytiques issus d'une sélection régulière

d'articles de revues, d'ouvrages ou de sites internet. Cette sélection vise à obtenir une couverture aussi large que possible de tous les sujets intéressant les collectivités territoriales. Ces résumés sont indexés au moyen du thesaurus thématique SIDOCA disponible en recherche documentaire.

Il convient de signaler que quatre (4) types de textes définissent un sous classement des documents édités.

- Législation : cette rubrique reprend les textes législatifs et réglementaires ;

- Doctrine : cette rubrique comporte des articles, des études, des commentaires, des projets de lois, des questions écrites etc.

- Jurisprudence : cette rubrique regroupe les décisions des différentes juridictions, qu'il s'agisse d'extraits ou de textes intégraux ;

- Bibliographie : cette rubrique signale les acquisitions d'ouvrages ou de brochures. Ces services de documentation collaborent dans l'intérêt de leurs collectivités territoriales en utilisant un même logiciel documentaire, en alimentant un catalogue commun, en échangeant des informations, des documents et des savoirs-faire. Cette collaboration s'est concrétisée à travers un dépouillement partagé des périodiques. C'est ainsi que les titres sont choisis en fonction des abonnements de chaque unité, les articles retenus et indexés, en fonction des besoins de l'ensemble des usagers des entités du réseau. Un thésaurus, disponible en version papier et électronique a été élaboré. Il est structuré, hiérarchisé et normalisé, avec comme mission de concilier et de rendre harmonieux le traitement documentaire des services de documentation du

réseau documentaire. Il est organisé en deux(2) volumes (listes alphabétique et thématique, index permuté). Des profils documentaires sont dégagés, des questions permanentes sont exprimées dans un langage documentaire définissant le champ d'intérêt des entités du réseau. Tous les services de documentation du réseau l'utilisent pour satisfaire les besoins de leurs usagers.

3.2 L'évaluation

L'ergonomie de la base est d'une grande qualité car l'aspect général de l'interface professionnelle permet une utilisation instinctive. La navigation au sein de la base est aisée. Les deux aspects de la navigation rendent compte des fonctions d'applications différentes. Le premier cas concerne la mise en oeuvre des différents modes de recherche. Le deuxième cas concerne le développement d'interfaces tirant parti de l'utilisation conjointe des diverses rubriques. La recherche est possible sur tous les champs indexés à la fois ou sur une sélection de champs grâce aux masques de recherche. Il est possible d'utiliser des opérateurs booléens (ET, OU, SAUF) et de proximité, de comparaison et des parenthèses. Effectuer une recherche multicritère permet de trouver des réponses pertinentes en évitant le bruit et le silence. Par contre, la recherche experte est compliquée pour les agents car elle exige une écriture plus normalisée. La recherche simple donne plutôt du bruit documentaire. Il est fréquent avec la recherche plein texte. On trouve beaucoup de documents qui ne sont pas pertinents par rapport à la question posée. Le thésaurus

est révisé chaque année. Chaque descripteur possède un code alpha numérique qui correspond à son emplacement dans l'arborescence du thésaurus. Avec le lexique, la recherche peut se faire à l'aide d'un descripteur. Lors de la recherche, si un terme correspond aux descripteurs du thésaurus, les réponses s'affichent sinon il convient de le choisir dans la liste proposée. Des renvois sont également effectués lorsqu'il s'agit d'un terme générique vers un terme spécifique (Affectation scolaire RENVOI à Carte scolaire/Direction interministérielle ville RENVOI à Développement social urbain). Ce thésaurus est jugé complexe par les entités du réseau. La navigation dans le thésaurus est peu aisée. Les règles strictes de combinaison de termes d'indexation interdisent une trop grande liberté dans le choix de termes. Les relations entre les descripteurs sont restreintes. Il n'existe pas de relations d'associatives. Les descripteurs ne sont pas hiérarchisés par champs sémantiques. Les significations des sigles sont indexées par les abréviations (Direction Général Impôt SYN de DGI/ Direction Régionale Action Sanitaire Sociale SYN de DRAC). ²⁸ C'est un thésaurus contrôlé. Le choix des mots-clés, leur répartition dans le corps de la notice catalographique (descripteurs, zone de titre, résumé) et leur adéquation aux conditions d'utilisation (publics, harmonisation avec les autres documents de la base) sont parfois à l'origine des phénomènes de bruit ou de silence documentaires. Le thésaurus n'est pas téléchargeable. Il n'est accessible que par le biais de la base de données. Il est impossible d'utiliser la version électronique pour traiter les revues dans une autre base documentaire.

Pour la saisie d'informations, un grand nombre de champs comme (Auteur, descripteurs, titre) entraîne parfois des masques complexes à réaliser et une interface peu agréable.

Les champs de saisie des notices ne peuvent pas être supprimés. On ne peut pas, non plus, en ajouter d'autres. Les règles de saisie apparaissent lors de l'enregistrement de la notice. Elles concernent la casse (majuscules, minuscules). Les choix de menus déroulants avec des listes bloquées permettent aussi d'éviter les ajouts. Les champs de saisie ne sont pas les mêmes par rapport aux sous thèmes traités. Il est impossible d'insérer de l'image avec un format autre que le PDF. Pour entrer une notice contenant de l'image, le scanner et la conversion sous PDF deviennent une obligation. La synchronisation de la base est impossible. SIDOCA ne peut pas échanger des données et créer des catalogues collectifs avec les autres bases de AIRS2.

La base documentaire fait actuellement l'objet d'une réflexion en vue de son évolution au niveau de l'organisation des données afin de permettre d'effectuer des inférences (requêtes) sur celles-ci. Les membres du réseau tentent d'améliorer les fonctionnalités dans le but de fluidifier les échanges d'informations avec les professionnels de l'information documentaire externes en offrant des outils d'échange de données reposant sur des technologies actuelles.

3.3 Les préconisations

Le Pôle universitaire européen de Montpellier est à l'origine de la création du réseau Relais
(Réseau en Languedoc Roussillon pour l'information scientifique) en mai 1995. Il utilise un
mode de développement semblable à celui de Redoc. Il offre un point d'accès unique

aux catalogues de vingt(20) organismes soit plus de cinquante(50) fonds
documentaires spécialisés et quelques catalogues de périodiques.²⁹ Le nombre de

bases interrogeables est en constante évolution. Il regroupe les accès aux ressources documentaires de la région et propose d'en interroger plusieurs simultanément, selon la même technologie que Redoc. Cette méthode est utopique pour le réseau SIDOCA car il ne regroupe que trois(3) organismes documentaires des collectivités territoriales. L'aspect exemplaire de ce pôle réside dans la réflexion commune des groupes de travail autour de l'accès aux documents électroniques primaires.

Etant un langage documentaire hiérarchisé et normalisé qui a pour ambition d'harmoniser et de rendre cohérent le traitement documentaire des services documentation des collectivités territoriales, le thésaurus de l'Interdoc recouvre les domaines de compétence des collectivités territoriales. Conçu pour les conseils généraux, cet outil est régulièrement mis à jour grâce aux travaux d'une commission ad hoc. Sa sixième et dernière édition date de Mars 2010. Elle comprend huit mille sept cent sept(8707) descripteurs et est organisée en deux (2) volumes (listes alphabétique et thématique, index permuté). Ils sont répartis en vingt et un (21) domaines :

- seize (16) domaines thématiques hiérarchisés : administration, aménagement, collectivités territoriales, communication, économie, éducation, environnement,

²⁹ Réseau en Languedoc Roussillon. Bibliothèque Ouverte Montpellier. [en ligne], accessible à l'adresse : www.bomlr.info/bomlr_guide.pdf . Ressource consultée le 15 avril 2010.

finances, fonction publique, institutions publiques, international, social, sport, transports, travail, urbanisme ;

- quatre(4) listes additionnelles : mots outils, personnalités, organismes, appellations des lois et rapports,

Ce thésaurus permettra aux entités du réseau documentaire de SIDOCA de travailler convenablement. Les relations hiérarchiques entre un mot clé général à signification large et un terme précis permettront aux membres de ce réseau d'indexer avec harmonie les documents.

TG (Terme Générique) Communication TG Relation administration usagers
TS (Terme Spécifique) Accueil du public

Des relations associatives peuvent aussi se faire en indiquant à l'utilisateur d'autres descripteurs dont le sens est voisin et proposant des passerelles entre les différents domaines.

L'utilisation de ce thésaurus sera bénéfique pour les Services de Documentation. Ils vont pouvoir faire appel à des relations de synonymie en indiquant les descripteurs à utiliser par rapport à des termes ayant le même sens, des concepts approchants. Mairie EP (Employer Pour) Hôtel de ville

³⁰ Interdoc Association des documentalistes de collectivités territoriales. Thésaurus. [en ligne], accessible à l'adresse : http://www.interdoc.asso.fr/index.php, Ressource consultée le 17 avril 2010-

Avec les listes thématiques, les difficultés liées au choix des descripteurs pourront être atténuées car ils seront hiérarchisés par domaines. L'index permuté permettra de présenter les descripteurs dans l'ordre alphabétique de chacun des termes les constituant. Ce thésaurus apportera beaucoup d'améliorations dans les services et rendra le réseau documentaire plus efficace. Quant au plan de classement, tous les domaines couverts par la documentation d'un conseil général sont organisés en dixsept (17) grands thèmes puis sous thèmes. Il permet de favoriser les échanges pratiques sur les problèmes professionnels rencontrés par les documentalistes des collectivités territoriales. Avec ce plan de classement, les documents des membres du groupement documentaire de SIDOCA seront faciles à localiser dans leurs fonds documentaires.

RERO a conservé l'architecture classique d'un serveur central pour le catalogue collectif contenant les données communes à l'ensemble des bibliothèques (catalogage formel, classifications, indexation) et de serveurs locaux dans chacun des cantons contenant les données locales, notamment les fichiers des lecteurs, les transactions de prêt. L'originalité de la solution romande est d'avoir adopté le même logiciel -VTLS- au niveau central comme dans les sites locaux. Un module spécial permet la consultation par le Web http://www.rero.ch du catalogue collectif comme des bases locales.³¹ Tous les serveurs utilisent le système d'exploitation Unix, ainsi que le système de gestion de base de données Oracle. L'utilisation de ce système en central et en local facilitera le travail des collaborateurs du Service de

31 RERO. RERO, les bibliothèques de Suisse romande en réseau, au service de toutes et tous. [en ligne], accessible par l'adresse : http://www.cuso.ch/institution/rero/ Ressource consultée le 20 avril 2010.

Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Le réseau romand cherche à optimiser le catalogage notamment avec l'utilisation de réservoirs de notices. Ce qui peut être un point remarquable pour le réseau SIDOCA, une fois qu'il décide de s'en inspirer.

La priorité n'est pas de réaliser un catalogue commun. L'idéal réside toutefois dans un guichet unique, beaucoup plus aisé à consulter. Dans cette optique, les centres documentaires évoluent vers le WEB et le protocole Z3950, ce dernier permettant d'uniformiser les modes d'interrogation des catalogues.

Conclusion générale : Quels sont les intérêts et les

directions d'activité du Service de Documentation du

Conseil Général de Tarn- et- Garonne ?

Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et Garonne a été créé dans les mêmes conditions que toutes les unités documentaires des collectivités territoriales. La principale raison d'être de ces structures documentaires demeure la gestion de la documentation interne aux collectivités territoriales. Au Conseil Général, la revue de presse, la revue de sommaires et les dossiers documentaires sont réalisés. Ces sont des produits documentaires élaborés dans presque toutes les unités documentaires des collectivités territoriales. Dans le cadre de ses acquisitions, ce service tient compte aussi bien du public interne que du public externe. Les élus et les agents du Conseil Général reconnaissent l'utilité de cette structure documentaire. Le Service de Documentation travaille en réseau, ce qui n'est pas le cas dans de nombreux conseils généraux. Il fait partie d'un réseau documentaire regroupant des communes. Sa participation au sein de ce réseau est remarquable.

L'aspect essentiel de ce réseau documentaire est la base de données. Elle est la pierre angulaire de ce groupement documentaire. Toutes les tâches documentaires se font à partir de cet outil (Recherche, Traitement, Elaboration du bulletin de documentation). Cet instrument de travail génère le thésaurus, le moteur de recherche même si les demandes de documents s'effectuent à partir de la messagerie Outlook des Services de Documentation.

Pour améliorer ce réseau documentaire, il faut une réflexion commune des groupes de travail afin de trouver des décisions collégiales. Un thésaurus plus performant comme celui de l'Interdoc demeure une priorité pour ce réseau documentaire. Il pourra alors effectuer des relations hiérarchiques, associatives entre les descripteurs et hiérarchiser les domaines thématiques. Il aura aussi la possibilité de disposer d'un index permuté. L'optimisation du catalogage avec l'utilisation de réservoirs de

notices sera une solution pour récupérer les notices si elles sont perdues accidentellement, c'est la même technologie employée par le réseau romand.

Les entités du réseau SIDOCA sont conscientes de l'ampleur des problèmes auxquels elles sont confrontées. Le principal problème réside incontestablement dans les limites de la base documentaire. Elle fait actuellement l'objet d'une réflexion en vue de son évolution au niveau de l'organisation logique des données afin de permettre d'effectuer des inférences (requêtes) sur celles-ci. Les membres du réseau tentent d'améliorer les fonctionnalités dans le but de fluidifier les échanges d'informations avec les professionnels de l'information documentaire externes en offrant des outils d'échange de données reposant sur des technologies actuelles.³²

L'union entre ce réseau documentaire et le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne va être rompue d'ici à un (1) an. Les autorités du Conseil Général de Tarn-et-Garonne ne comptent plus renouveler la convention qui va arriver à expiration dans six(6) mois. Cette décision a été influencée par le Service de Documentation qui compte utiliser les outils de travail d'Interdoc. Il trouve en effet, beaucoup d'avantages dans le thésaurus, le catalogue collectif géré par le logiciel CADIC et les produits documentaires élaborés par les membres de ce réseau. Cette rupture est également due à la réinformatisation du Service de Documentation avec le logiciel ALOES. Ce matériel informatique permet à la structure documentaire de maîtriser la gestion de son fonds documentaire. Avec toutes les opportunités qu'offrent ces deux solutions envisagées, le maintien de la structure documentaire au sein de ce réseau risque de s'avérer inutile, voire superflue car pouvant même constituer une surcharge sur le plan informatique.

³² D'après l'entretien téléphonique réalisé le 28 avril 2010 avec Mlle Christiane RIVES, chef de Service de Documentation de Toulouse.

Avec le retrait de Salon de Provence et celui annoncé du Service de Documentation de Tarn-et-Garonne, l'avenir de ce réseau est compromis.

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Table des matières

Première partie : Historique et finalités du réseau documentaire des collectivités territoriales .11

Deuxième partie : Le Conseil Général de Tarn-et-Garonne et son Service de Documentation 32

Chapitre I : La présentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne...33

Troisième partie : Pourquoi participer à un réseau documentaire et comment en tirer profit au mieux ? 60

Chapitre I : Mise en perspective : Présentation des réseaux documentaires de collectivités territoriales 61

1. Quelques exemples de réseaux documentaires de collectivités territoriales en

Chapitre II : Le cas du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne et son réseau 73

Conclusion générale : Quels sont les intérêts et les directions d'activité du Service de Documentation du Conseil Général de

Annexe 1 : Organigramme du Conseil Général de Tarn-et-Garonne

Annexe 2 : Questionnaire auprès des usagers du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne

Annexe 3 : Grille de classement du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne

Annexe 4 : Norme d'écriture de la base documentaire SIDOCA

Annexe 5 : Liste des revues exploitées par les entités du réseau SIDOCA Annexe 6 : Exemples sur le thésaurus