Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

TROISIEME PARTIE :

POURQUOI PARTICIPER A UN

RESEAU DOCUMENTAIRE ET

COMMENT EN TIRER PROFIT AU

MIEUX ?

Chapitre I : Mise en perspective : Présentation

des réseaux documentaires de collectivités

territoriales

Avec le développement des portails coopératifs et des services d'information en ligne, les technologies de l'information dessinent de multiples formes de réseau. Force est de constater que les réalités d'aujourd'hui modifient profondément les missions et le travail des documentalistes. Sur la base de l'ouverture, de

l'élargissement et de l'échange, mode de travail prégnant en documentation, les documentalistes doivent demander des informations aux professionnels d'organismes externes aux membres du réseau documentaire. Un réseau documentaire entre services de documentation doit être cohérent et adapté aux enjeux culturels de la population. Il existe divers réseaux documentaires de collectivités territoriales.

1. Exemples de réseaux documentaires de collectivités territoriales en France

Le Réseau documentaire du site de Grenoble(REDOC) a été mis en place en avril 1993 avec la collaboration du Centre interuniversitaire de calcul de Grenoble(CICG). Il rassemble les deux bibliothèques universitaires, des centres de documentation universitaires et la bibliothèque municipale. Les publics concernés, étudiants, chercheurs, grand public ont des pratiques et des besoins différents. Les centres de documentation, les moyens et les responsabilités sont dispersés, les niveaux et systèmes d'informatisation très divers allant d'un équipement sophistiqué à une gestion manuelle. Les quatre vingt treize (93) structures documentaires qui composent le réseau sont engagées dans un travail coopératif de réflexion et d'action sur les services rendus par le réseau.¹⁸ Ce réseau documentaire regroupe beaucoup

18 Michèle ROUHET et Élizabeth CHERHAL « REDOC, réseau documentaire de Grenoble », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1995, t.40 n°2, p. 38-43, [en ligne], accessible à l'adresse : http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1995-02-0038-005. Ressource consultée le 15 février 2010.

plus de membres que celui du réseau SIDOCA mais ils ont en partie un public semblable. Les Services de Documentation de Toulouse, Blagnac, Tarn-et-Garonne doivent faire évoluer le réseau par une évaluation du degré de satisfaction des services offerts. Ils peuvent s'inspirer de l'engagement et de la motivation des entités du REDOC.

Dans la région de Rhône Alpes, il existe un réseau documentaire portant le même nom que la localité. Toutes les entités de ce réseau sont installées dans cette sphère géographique. Elles dépendent aussi de la région. Il résulte du maillage des unités documentaires réparties dans les directions du Conseil Régional et du Conseil Economique et Social Régional (CESR). Il regroupe des services documentaires décentralisés au sein de diverses directions fonctionnelles et opérationnelles. Elles sont animées par des correspondants d'information-documentation. Ce réseau documentaire travaille sur une base coopérative, grâce à des échanges réguliers d'informations et une mise en commun d'outils et de normes de traitement de documents.¹⁹ La documentation répond aux besoins des services de la Région, mais aussi aux nombreuses demandes externes. Ces dernières portent sur les compétences régionales, la connaissance de l'institution et sur le territoire de RhôneAlpes. C'est une documentation multi-domaines et d'actualité. La réalisation des plans de classement, le répertoire de sites Internet sur mesure de même que des formations sont mis à son service. La gestion des rubriques documentaires sur l'Intranet est jugée tout aussi nécessaire par le service. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne et ses associés remplissent les mêmes missions. Ils ont les

¹⁹ Pascale BOUTON, Gestion de l'information et de la communication dans les collectivités, 2002, p.140.

mêmes domaines de couverture même s'ils ne partagent pas la même sphère géographique. Les membres du groupement documentaire de SIDOCA participent activement à l'Intranet de leur direction. Cependant, ils ne réalisent pas de plans de classement, ni de répertoire de sites Internet. Des formations ne sont pas assurées et ne font pas partie de leur objectif.

Le Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés (REDOCEA) trouve son origine dans une rencontre qui a eu lieu en juin 2005, entre le directeur général des services de la Communauté d'Agglomération d'Evry et le directeur de l'Institut de Recherche et de Formation à l'Action Sociale en Essonne (IRFASE) au sujet du développement du centre de ressources de cet institut aux fins de l'ouvrir aux professionnels du secteur social. Il a alors été évoqué, lors de cet échange, la réalité d'une proximité de ressources et l'intérêt de mettre en réseau les bibliothèques et les centres de documentation de l'Agglomération (Conseil Général, Médiathèque, BU, CDDP, INT, CIJE, IRFASE ...).²⁰ Cette proximité pouvait être favorable à cette mise en commun d'autant plus qu'elle reposerait sur les relations entre des personnes ayant l'envie de travailler ensemble. L'IRFASE s'est proposé de « piloter » la constitution de ce réseau et de contacter les éventuels participants et de coordonner leurs échanges. Une première rencontre, en juillet 2005, a permis aux institutions alors sollicitées de souligner l'intérêt de connaître, dans un premier temps, les ressources de chacun et de préciser la nécessité d'organiser une réunion plus exploratoire des potentialités et des besoins rencontrés, aux fins d'une mutualisation des ressources disponibles. Les réunions suivantes (octobre et

²⁰ Communauté d'agglomération Evry Centre Essonne. Constitution du Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.redocea.fr/index.php?id=7. Ressource consultée le 14 Mars 2010.

novembre 2005, janvier, mars et mai 2006) ont essentiellement permis de développer une connaissance réciproque de chacun propice à l'échange sur les finalités de la constitution d'un réseau documentaire. L'intérêt des participants a permis de conforter leur adhésion à la constitution d'un partenariat local avec le souci d'y associer d'autres partenaires. Des structures ayant une spécificité propre, implantées sur le département, ont rejoint le noyau de départ. Son originalité est de regrouper la quasi-totalité des centres de documentation, d'archives, et des bibliothèques de l'Agglomération d'Evry Centre Essonne, souvent proches les uns des autres, tout en restant ouvert à d'autres partenaires. Ainsi, près de trente (30) participants sur l'agglomération d'Evry, dont deux(2) membres associés constituent le réseau.²¹ En ce sens, le REDOCEA permet de qualifier un territoire à partir de ses ressources documentaires dans des champs très divers. Sa richesse est non seulement de décrire, de rendre visible en un seul espace et de rassembler les ressources mais aussi de les mutualiser pour un meilleur service rendu aux usagers. Dans cette dynamique, la proximité géographique et humaine est aussi un facteur déterminant de la volonté de coopération qui anime le REDOCEA. Ayant créé un site internet, le REDOCEA met à disposition des internautes les ressources qu'il constitue. Toutefois, l'accès à ces ressources reste dépendant des conditions de mise à disposition des documents propres à chaque institution et exposés dans les fiches descriptives. En revanche, un certain nombre de partenaires proposent des services ou des produits (exemple des expositions) dont tout public peut bénéficier. Ce réseau documentaire a une grande spécificité. C'est grâce aux partenaires des

²¹ Communauté d'agglomération Evry Centre Essonne. Présentation du Réseau documentaire d'Evry Centre Essonne et Associés.[en ligne], accessible à l'adresse : http://www.redocea.fr/index.php?id=6. Ressource consultée le 14 Mars 2010.

collectivités territoriales, des milieux professionnels et des institutions du travail social de l'Essonne et au sud de l'Ile-de-France qu'il a vu le jour. Les Services de Documentation du réseau SIDOCA n'ont jamais opté pour un réseau documentaire avec leurs partenaires. La proximité géographique et humaine est aussi un avantage pour Blagnac, Toulouse et Tarn-et-Garonne. Les collaborations internes de tous les membres de REDOCEA participent au développement de ce réseau. Le Service de Documentation de Tarn-et-Garonne n'est lié qu'à la Médiathèque départementale et la Médiathèque de Montauriol. Il n'a aucun rapport avec les Services de Documentation de la Communauté d'Agglomération de Montauban Trois Rivières (CMTR).

Le réseau Interdoc associe des services de documentation des collectivités territoriales. Il porte le même nom que l'association des documentalistes de collectivités territoriales qui a été constituée en 1993. Ce regroupement a pour objectifs de :

- favoriser les échanges pratiques sur les problèmes professionnels rencontrés par les documentalistes ;

- mettre en place des outils documentaires appropriés à l'activité d'un service de documentation de collectivité territoriale et qui pourront servir de produits référentiels ;

- faciliter la mise en commun de réflexions et de compétences documentaires pour valoriser le métier de documentaliste et la fonction des services de documentation au sein des collectivités territoriales ; - exercer une activité d'assistance et de conseil auprès de ses membres ;

- représenter les documentalistes des collectivités territoriales auprès des instances de la fonction publique.²²

Pour atteindre ses buts, l'association Interdoc organise des réunions générales auxquelles participent des intervenants extérieurs, publie un bulletin d'informations, organise des groupes de travail en lien avec l'objet social. La vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation, comme la vente de produits documentaires est également un moyen pour atteindre ses objectifs. Même les activités qui se rattachent directement ou indirectement à la réalisation de ce projet permettent d'arriver à ces buts.

Interdoc, réseau documentaire, s'est ouvert à toutes les collectivités territoriales et aux services d'information et de documentation des Régions qui regroupe sous l'égide de l'Assemblée des Régions de France, les documentalistes de conseils généraux et de conseils économiques et sociaux régionaux. Interdoc propose à ses adhérents divers outils réalisés de façon collaborative comme un thésaurus, un plan de classement, un catalogue en ligne des périodiques. Le Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne est le seul membre du réseau SIDOCA à adhérer à Interdoc. Il fait même partie des fondateurs de cette association même s'il n'utilise pas les outils de travail de ce réseau.