Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

3.3 Les préconisations

Le Pôle universitaire européen de Montpellier est à l'origine de la création du réseau Relais
(Réseau en Languedoc Roussillon pour l'information scientifique) en mai 1995. Il utilise un
mode de développement semblable à celui de Redoc. Il offre un point d'accès unique

aux catalogues de vingt(20) organismes soit plus de cinquante(50) fonds
documentaires spécialisés et quelques catalogues de périodiques.²⁹ Le nombre de

bases interrogeables est en constante évolution. Il regroupe les accès aux ressources documentaires de la région et propose d'en interroger plusieurs simultanément, selon la même technologie que Redoc. Cette méthode est utopique pour le réseau SIDOCA car il ne regroupe que trois(3) organismes documentaires des collectivités territoriales. L'aspect exemplaire de ce pôle réside dans la réflexion commune des groupes de travail autour de l'accès aux documents électroniques primaires.

Etant un langage documentaire hiérarchisé et normalisé qui a pour ambition d'harmoniser et de rendre cohérent le traitement documentaire des services documentation des collectivités territoriales, le thésaurus de l'Interdoc recouvre les domaines de compétence des collectivités territoriales. Conçu pour les conseils généraux, cet outil est régulièrement mis à jour grâce aux travaux d'une commission ad hoc. Sa sixième et dernière édition date de Mars 2010. Elle comprend huit mille sept cent sept(8707) descripteurs et est organisée en deux (2) volumes (listes alphabétique et thématique, index permuté). Ils sont répartis en vingt et un (21) domaines :

- seize (16) domaines thématiques hiérarchisés : administration, aménagement, collectivités territoriales, communication, économie, éducation, environnement,

²⁹ Réseau en Languedoc Roussillon. Bibliothèque Ouverte Montpellier. [en ligne], accessible à l'adresse : www.bomlr.info/bomlr_guide.pdf . Ressource consultée le 15 avril 2010.

finances, fonction publique, institutions publiques, international, social, sport, transports, travail, urbanisme ;

- quatre(4) listes additionnelles : mots outils, personnalités, organismes, appellations des lois et rapports,

- un (1) domaine géographie hiérarchisé.

Ce thésaurus permettra aux entités du réseau documentaire de SIDOCA de travailler convenablement. Les relations hiérarchiques entre un mot clé général à signification large et un terme précis permettront aux membres de ce réseau d'indexer avec harmonie les documents.

Relation administration usagers Formalité administrative

TG (Terme Générique) Communication TG Relation administration usagers
TS (Terme Spécifique) Accueil du public

Formalité administrative

Des relations associatives peuvent aussi se faire en indiquant à l'utilisateur d'autres descripteurs dont le sens est voisin et proposant des passerelles entre les différents domaines.

Patrimoine architectural (dans le domaine CULTURE)

TA( Terme Associé) Architecture (dans le domaine URBANISME)³⁰

L'utilisation de ce thésaurus sera bénéfique pour les Services de Documentation. Ils vont pouvoir faire appel à des relations de synonymie en indiquant les descripteurs à utiliser par rapport à des termes ayant le même sens, des concepts approchants. Mairie EP (Employer Pour) Hôtel de ville

³⁰ Interdoc Association des documentalistes de collectivités territoriales. Thésaurus. [en ligne], accessible à l'adresse : http://www.interdoc.asso.fr/index.php, Ressource consultée le 17 avril 2010-

Avec les listes thématiques, les difficultés liées au choix des descripteurs pourront être atténuées car ils seront hiérarchisés par domaines. L'index permuté permettra de présenter les descripteurs dans l'ordre alphabétique de chacun des termes les constituant. Ce thésaurus apportera beaucoup d'améliorations dans les services et rendra le réseau documentaire plus efficace. Quant au plan de classement, tous les domaines couverts par la documentation d'un conseil général sont organisés en dixsept (17) grands thèmes puis sous thèmes. Il permet de favoriser les échanges pratiques sur les problèmes professionnels rencontrés par les documentalistes des collectivités territoriales. Avec ce plan de classement, les documents des membres du groupement documentaire de SIDOCA seront faciles à localiser dans leurs fonds documentaires.

RERO a conservé l'architecture classique d'un serveur central pour le catalogue collectif contenant les données communes à l'ensemble des bibliothèques (catalogage formel, classifications, indexation) et de serveurs locaux dans chacun des cantons contenant les données locales, notamment les fichiers des lecteurs, les transactions de prêt. L'originalité de la solution romande est d'avoir adopté le même logiciel -VTLS- au niveau central comme dans les sites locaux. Un module spécial permet la consultation par le Web http://www.rero.ch du catalogue collectif comme des bases locales.³¹ Tous les serveurs utilisent le système d'exploitation Unix, ainsi que le système de gestion de base de données Oracle. L'utilisation de ce système en central et en local facilitera le travail des collaborateurs du Service de

31 RERO. RERO, les bibliothèques de Suisse romande en réseau, au service de toutes et tous. [en ligne], accessible par l'adresse : http://www.cuso.ch/institution/rero/ Ressource consultée le 20 avril 2010.

Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Le réseau romand cherche à optimiser le catalogage notamment avec l'utilisation de réservoirs de notices. Ce qui peut être un point remarquable pour le réseau SIDOCA, une fois qu'il décide de s'en inspirer.

La priorité n'est pas de réaliser un catalogue commun. L'idéal réside toutefois dans un guichet unique, beaucoup plus aisé à consulter. Dans cette optique, les centres documentaires évoluent vers le WEB et le protocole Z3950, ce dernier permettant d'uniformiser les modes d'interrogation des catalogues.