3.1.2. Planification Opérationnelle
La partie relative à la planification
opérationnelle a été abordée le lendemain 29
septembre 2006. Sur la demande du Directeur, la Coordination des
Opérations et Programmes expliqua à l?assemblée la
différence qui existe entre la planification opérationnelle et la
planification stratégique. Pour lui, cc il est aujourd'hui
nécessaire pour la Caritas Dakar de former ses agents sur tous les
aspects de la planification. Les difficultés que les agents rencontrent
dans la mise en oeuvre des programmes et projets surtout au niveau des retards
d'exécution sont liés à la non maîtrise du
système de planification des projets.» Les agents doivent
maîtriser les outils comme le réseau PERT, l?utilisation de Ms
Project pour bien planifier les projets poursuit-il.
En appui au COP, un participant dira cc qu'avant qu'un
nouveau projet ne soit mis en oeuvre, il faut nécessairement faire la
planification de tout le projet. Ensuite il est impératif qu'à
chaque niveau hiérarchique de la Caritas, qu'une planification soit
faite. »
DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE PLANIFICATION DES PROJETS
DANS UNE ONG DE DEVELOPPEMENT : CAS DE CARITAS DAKAR
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Suivant ces propositions, une périodicité et
les niveaux de responsabilité de la planification opérationnelle
ont été adoptées. Le tableau ci-dessous recense les
modifications que l?Assemblée souhaiterait voir fonctionner au sujet de
la planification ainsi que les personnes qui doivent y être
impliquées.
Chargé de Projet
Archevêque et
Comité de Gestion
Opérations et Programmes
APPRECIATION / ENVOI
Coordinateur des
TRAITEMENT
Etat et Collectivités
locales
Directeur Caritas
Chargé de
Projet
Chargé de Projet
Bailleurs de
Fonds
Figure 8 : Détermination de la structure
interne proposée mais pas mise en oeuvre
Concernant l?organisation des séances de planification et
d?évaluation, les propositions suivantes ont été
adoptées :
· Les Planifications et évaluations annuelles et
semestrielle, concernent l?ensemble du personnel ;
· Les planifications et évaluations trimestrielles
concernent le Directeur, le COP, le Chef comptable et les chargés de
projet ;
· Les planifications et évaluations mensuelles se
feront en équipe de projet ;
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DANS UNE ONG DE DEVELOPPEMENT : CAS DE CARITAS DAKAR
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· Le Directeur tiendra des rencontres hebdomadaires
avec le COP et le Chef Comptable.
En définitive, nous remarquons que les questions n?ont
pas été abordées sous tous les angles. Car le
système n?est pas isolé du système de gestion. A-t-on bien
posé des questions de fond ? A-t-on mis en oeuvre les recommandations
adoptées lors de l?Assemblée ? Et si ce cela fut le cas, pour
quoi les mêmes difficultés persistent au sein de la Caritas de
Dakar ?
-* Analyse de la situation sur système de
planification des projets à CDD
Pour nous résumer, la planification au sein de la CDD
passe d?abord par une étude faite au préalable par le COP. Cette
étude se base sur le cadre logique. Car les agents de la CDD disent
avoir une connaissance a priori55 sur les populations de la zone
d?intervention de la CDD. Selon ces derniers, les us et coutumes des
populations de leur zone d?intervention sont connues d?avance et donc ils n?ont
tellement pas besoin de faire des études approfondies ou de rencontrer
régulièrement leurs cibles comme le voudraient les
méthodes participatives de conception des projets dans les ONG. Cela
peut être une erreur managériale. L?utilisation de ces
méthodes de planification ne parait pas dans les pratiques à CDD.
Nous constatons que les décisions émanant de l?Assemblée
de 2006 ne sont pas mises en application c?est pourquoi les pratiques
managériales de la CDD sont toujours restées les mêmes.
En ce qui concerne l?utilisation des outils de planification
opérationnelle et autres outils de
gestion, le MS Project semble
être le seul outil de gestion « connu
56» par les chefs de projet. Il
existe en réalité
des tableaux définis sur le Tableur Excel qui servent à faire
des
programmations. Mais ces tableaux ne donnent pas toujours une
visibilité sur la gestion des
projets.
55 80% des agents sont de la Petite Cote
sénégalaise et pensent que c?est acquis et peuvent s?en passer
des méthodes participes déclare le COP
56 En ce sens qu?il n?est pas utilisé en
tant tel mais les responsables le citent comme ils auraient en
entendu parler
DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE PLANIFICATION DES PROJETS
DANS UNE ONG DE DEVELOPPEMENT : CAS DE CARITAS DAKAR
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Tableau n 7: synthèse partielle Des points
forts et faibles de la planification
synthèse partielle de la planification
stratégique et opérationnelle
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Points forts
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points faibles
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Existence d?un système de planification ; existence d?un
comité de planification ;
la qualité des ressources humaines(le personnel actuel)
;
existence des programmes ;
existence d?un cadre logique non actualisé
;
utilisation des outils informatiques : Excel ;
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manque de formalisation du système ;
insuffisance de communication entre les agents impliqués
dans la planification ;
absence de collecte et d?analyse d?informations et du
système du suivi et évaluation;
non implication des bénéficiaires dans la
conception et l?exécution des projets ;
insuffisance de précision de la vision dans le plan
stratégique ;
faible utilisation des outils et méthodes adaptés
aux projets de développement ;
insuffisance des réunions de coordination;
non maitrise du processus de planification par les chefs de
projets ;
diapositif institutionnel inadapté ; insuffisance de
définitions claires des taches ;
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Étant donné que nous avons adopté
partiellement l?approche systémique des organisations, nous allons, dans
le paragraphe suivant faire la synthèse des difficultés
qu?éprouve la CDD dans son organisation. C?est une approche qui nous
permet d?identifier clairement les problèmes de CDD.
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