Contrôle de gestion: tableau de bord outil de performance et de pilotage

II- Les caractères de l'information

Ils permettent de définir l'information et d'en évaluer la qualité, c'est-à-dire le coût et l'utilité :

Ø Formes :

· Quantité globale de l'information

· Intégrabilité : facilité de compréhension

· Pertinence : utilité par rapport aux besoins

· Fiabilité : quelle assurance de validité ?

Ø Délais :

· Age : de quand date l'information ?

· Durée de vie : temps de fiabilité et de pertinence,

· Vitesse d'accès/ réponse : temps pour obtenir l'information lieux.

· Conditions physiques d'accès : mode technique d'utilisation,

· Conditions juridiques d'accès : accès pour tous ou réservé à certains.

Ø Contenu :

· Contenu sélectif : ce que l'on retient de l'information

· Contenu structurel : comment l'information est décomposée et structurée

· Contenu métrique : quel est le degré de précision nécessaire de l'information.

La valeur de l'information dépend donc de tous ces paramètres pondérés différemment selon les besoins de l'utilisateur et les spécificités du contexte.

III- Les sources de l'information

Les sources de l'information sont nombreuses et différenciées, internes ou externes à l'entreprise, formalisées ou non formalisées. Le schéma suivant présente les différentes sources de l'information :

Dans l'entreprise

Les sources de l'information pour l'entreprise se trouvent

Dans les institutions nationales ou internationales

Chez les fournisseurs de l'informations

Auprès des groupes avec lesquels elle travaille

Les différentes sources de l'information^1(*)

IV- Les supports de l'information :

Sont d'autant plus nombreux que les technologies nouvelles, en particulier l'électronique et offrent des potentialités plus larges.

La grande variété des supports pose un problème de choix qui dépend :

Ø De la nature du système de traitement : est ce l'homme ou la machine qui traitera l'information.

Ø De l'objectif poursuivi : est ce pour stocker, transmettre ou utiliser l'information ?

La qualité des supports s'analyse selon plusieurs critères :

Ø La commodité pour l'utilisateur ;

Ø La sécurité sur la validité des informations ;

Ø La vitesse de transmission des informations ;

Ø Le coût du support.

On peut repérer trois types de supports :

Ø Papier : ouvrages, périodiques, brevets, normes catalogues, comptes rendus, affiches ;

Ø Audio et audiovisuel : photos, films, disques, cassettes, microfiches ;

Ø Informatique et télématique : logiciels de traitement d'information et de texte, base de données, banque de donnée.

Les sources de l'information peuvent entre notamment :

Ø Ponctuelles ou continues : études économiques ou saisies permanentes.

Ø Privés ou publiques : organismes spéciales, INSEE, OCDE, Plan, INPI, ARIST, chambre de commerce et d'industries.

Ø Gratuites ou payantes : organismes publiques ou cabinet privés ainsi qu'études internes ;

Ø Individuelles ou en partenariat avec d'autre entreprises, les universalité les collectivités locales ou plus généralement publiques.

Ø Humaines ; il faut alors engendrer un volontarisme, donner un réflexe et limiter les erreurs de saisie ou de transmission d'information.

Ø Automatiques : il se pose des problèmes de coût, de timing, de catalogue selon les différents rythmes de l'entreprises (ex : rythme de fabrication dans divers ateliers et valorisation des en-cours avec erreurs de saisie limitées et contrôle accru). La technique élargit le champ de la saisie automatique et informatisée.

Pour maintes actions dans l'entreprise, on sait capter mécaniquement ou électroniquement (en temps réel) l'information ; seul l'action des agents de l'entreprise entraîne la saisie automatiquement de l'information. Leur comportement entant qu'agent de saisie n'intervient pas puisqu'il n'y a plus de saisie manuelle. Ce point est bien entendu valable surtout en production. Il faut noter que l'on peut l'élargir aux domaines administratifs ou commerciaux de façon plus approfondie grâce à la bureautisation galopante.

Ø Chiffrés ou qualitatives : passée, actuelles ou prévisionnelles : de toute façon stockables.

Ø Macro-économiques, culturelles, micro-économiques sociales...

Cette variété des sources d'information est telle qu'elle demande une grande compétence dans le domaine de traitement et collecte de l'information. Cela vient des techniques statistiques, comptables, informatiques, de documentation, journalistiques jusqu'aux études et recherches...

* ¹ - David, Sutter, la gestion de l'information dans l'entreprise (1985).