II- LE CIRCUIT DOCUMENTAIRE
Le circuit documentaire a pour objectif de réunir les
documents nécessaires à la déclaration. Il comprend
également deux parties dont les tâches sont accomplies par ADM
COCOA UNICAO S.A et SIVOM TRANSIT.
A ADM COCOA UNICAO S.A, l'assistante logistique qui s'occupe des
documents met vingt quatre heures pour réunir les documents. Cependant,
il arrive souvent qu'elle déborde faisant ainsi trente six (36) heures
voire quarante huit (48) heures dans l'exécution de cette
tâche.
Après cette étape, il faut transmettre les
documents au transitaire. A ce niveau, le même problème de
locomotion se pose car le coursier n'est pas souvent disponible.
Chez le transitaire, la domiciliation doit être
opérée à la banque en tenant compte des contraintes
relatives aux heures d'ouverture et de fermeture des banques. Ceci influence la
durée de la domiciliation qui s'étend souvent sur quarante huit
heures lorsque les documents sont transférés à SIVOM
TRANSIT après le départ du représentant à la
banque.
Dans ce circuit, tout comme le circuit précédent,
le problème de transfert des documents est un frein à la bonne
exécution des tâches.
III- LE CIRCUIT OPERATIONNEL
Le circuit opérationnel a pour objectif de mettre les
produits à bord du navire. A ce niveau, il existe des problèmes
d'ordre pratique liés au retard dans le positionnement des conteneurs,
dans l'affectation des codes de palettes à empoter. En effet, quelques
fois l'équipe d'empotage reste immobiliser par manque de conteneurs
disponibles ou par manque de codes affectés à l'empotage. Ceci
est d'autant plus regrettable que cela aboutit à des changements de
navire.
Or, un changement de navire a des incidences financières.
De plus, notons que malgré ces retards le circuit opérationnel
n'excède pas quatre vingt seize heures.
IV. LA DECLARATION EN DOUANE
La déclaration en douane est une étape
exclusivement révolue aux personnes agréées en douane. Les
personnes agréées en douane peuvent effectuer pour leur propre
compte ou à titre d'activité ( les commissionnaires agrées
en douane).
Dans notre cas, la société UNICAO S.A n'est pas
agréée en douane. Elle a donc opté pour une sous-traitance
de cette tâche. Ceci a pour conséquence une grande
impossibilité à influencer la durée d'exécution des
tâches par le transitaire. Le constat est que le transitaire accomplit
souvent cette tâche en deux jours.
L'avantage de la sous-traitance est de confier l'accomplissement
de la tâche à une personne qui en fait son activité. La
tâche est donc accomplie par des professionnels du métier.
Cependant, force est de reconnaître que nous n'avons pas la
maîtrise du temps d'exécution des tâches par notre
sous-traitant.
Au terme des différentes analyses, il convient de retenir
que nous avons constaté qu'UNICAO bénéficie d'une
personnel dynamique et qui est tenu à une obligation de résultat
qui traduit une forte motivation de leur part, comme nous avons eu
l'opportunité de le constater lors de notre séjour à leurs
côtés. Cependant, il existe deux véritables obstacles au
gain du temps dans le processus. Il s'agit :
- du problème de moyen de transfert des documents qui
constitue une entrave au bon déroulement du processus.
- du problème de répartition des tâches avec
une très grande responsabilité assignée au transitaire qui
accomplit ses tâches sur une longue durée. Sachant qu'il a une
obligation de moyen, nous estimons que les tâches à lui
confiées sont importantes et UNICAO S.A ne peut avoir la maîtrise
de la durée d'exécution des tâches alors que la logistique
est une fonction clé pour la société au regard de la
nature de ses activités.
Nous estimons que la résolution de ces deux
problèmes nous permettra d'atteindre nos objectifs de délai
à savoir un maximum de cinq jours pour la mise à FOB des
produits.
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