II- LES ETAPES DU PROCESSUS
Au sein du service logistique, le processus débute par la
réception des instructions d'expéditions de la structure
commerciale ADM BV. Dès la réception des instructions le chef
facturation et embarquement établit un nouveau planning
d'expédition (voir annexes 2) qui comprend toutes les expéditions
que doit effectuer le service logistique. Après la diffusion du nouveau
planning, tous les circuits concernés par les expéditions sont
mis en marche par les différents intervenants. Il s'agit du circuit
financier, du circuit documentaire, du circuit opérationnel et du
circuit phytosanitaire
II.1- Le Circuit Financier
Avant toute expédition de produits cacaoyers les
structures qui animent le secteur doivent délivrer une autorisation
d'exportation. Cette autorisation d'exportation est indispensable pour la
déclaration en douane des produits.
Cette autorisation d'exportation est la résultante d'une
parafiscalité qui a été mis en place par l'Etat de
Côte d'Ivoire pour permettre au pays de bénéficier de la
production du cacao et de contribuer au développement et à la
promotion des activités des producteurs de ce secteur.
Ainsi, toutes les fois que la société doit
exporter des produits, elle saisit les numéros des chèques
destinés aux structures de la filière au guichet unique de la BCC
qui est un système informatique installé chez les
différents exportateurs de produits fabriqués à base du
cacao. Les numéros saisis permettent au guichet
unique d'établir une formule provisoire. L'exportateur
retire la formule
provisoire à laquelle il joint les chèques afin de
retirer la formule définitive de l'autorisation d'exportation.
II.1.1- A ADM COCOA UNICAO S.A
A la réception de nouvelles instructions
d'expédition, une assistante logistique de la division facturation et
embarquement du service logistique est chargée d'établir des
demandes de chèques. Elle dépose la demande de chèques
à la trésorerie. Le trésorier vise et remet la demande au
comptable qui établit les chèques et les fait signer par deux
directeurs parmi les trois habilités à savoir le directeur
général, le directeur d'usine et le directeur comptable et
financier. Les chèques signés sont traités par la
comptabilité et remis à la secrétaire commerciale. Elle
saisit les numéros de chèques au système informatique du
guichet unique et remet les chèques au coursier qui les déposera
chez le transitaire. Dans le cadre de notre travail, il est important de
préciser que la secrétaire commerciale dispose d'un délai
de quarante huit (48) heures pour obtenir les chèques et les remettre au
transitaire. Aussi, faudrait il ajouter que dans la pratique , les
chèques s'obtiennent en vingt quatre (24) heures. Donc de
l'élaboration de la demande de chèques à la saisie des
numéros de chèques au guichet unique de la BCC, la
secrétaire commerciale met au moins vingt quatre (24) heures et au plus
quarante huit (48) heures.
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