8) Spécialiste de Passation des Marchés
Adjoint (SPMA)
Mandat général
Sous l'autorité du Responsable de Passation de
marchés, le Chargé de Passation de Marchés Adjoint a pour
mission de préparer les dossiers de Marchés sur base des
documents-types et des procédures de passation des marchés en
vigueur et d'appuyer le Responsable de Passation de Marchés dans la
résolution de tout problème de passation de Marchés qui
pourrait survenir.
Description des Tâches
- Préparer, sur base des spécifications
techniques ou des termes de référence liés aux
marchés et en conformité avec les Documents-types en vigueur, les
documents d'appel d'offres (DAO, DDC, DP) ;
- Préparer la publication et la diffusion conformes des
avis d'appel d'offres et les lettres d'invitation aux soumissionnaires
potentiels ;
- Préparer les échanges de courrier et
d'informations avec les soumissionnaires ;
- Assurer le secrétariat technique lors des
séances d'ouverture des plis ;
- Assister le Responsable de Passation de Marchés dans
le suivi des séances d'analyses des offres ou candidatures tenues par
les membres des Commissions d'Evaluation ;
- Soumettre à l'approbation du Responsable de Passation
de Marchés les compositions des membres des Commissions
d'Evaluation ;
- Assurer le respect des procédures de passation des
marchés et soumettre ses commentaires sur les rapports
d'évaluation des offres et sur les dossiers de passation des
marchés des partenaires du FSRDC à l'approbation du Responsable
de Passation de Marchés ;
- Exécuter les décisions prises par la
Commission des Marchés ;
- Préparer et soumettre à l'approbation du
Responsable de Passation de Marchés les projets de contrats
d'exécution des marchés, les projets de lettres et d'avis
d'attribution ou de non attribution des marchés ;
- Tenir à jour un répertoire des entrepreneurs,
fournisseurs et consultants, estimés qualifiés pour fournir des
biens et des services dans le cadre des activités du FSRDC ;
- Tenir à jour la liste noire des entrepreneurs,
fournisseurs et consultants défaillants ;
- Procéder au classement et à l'archivage de
toutes les candidatures et manifestations d'intérêt reçues
par la Cellule Passation de Marchés ;
- Dresser les fiches des soumissionnaires et la liste de vente
des DAO en collaboration avec les Services financiers ; et
- Exécuter toute autre tâche instruite par la
hiérarchie, au regard de ses compétences.
Tâches incompatibles
Le SPMA ne doit pas être impliqué dans les
décisions d'attribution des marchés dont il a
élaboré les dossiers, ainsi que toute tâche liée
à leur exécution. En particulier, il ne doit pas être
membre :
- de la Commission d'Evaluation des marchés,
- des commissions de réception des fournitures, travaux
ou services
- de la commission chargée de négocier le
contrat pour les services des consultants.
Critères de performance
- Qualité des documents de marchés produits par
rapport aux documents-types idoines ;
- Respect des délais impartis aux tâches
confiées par le Responsable de Passation de Marchés ;
- Qualité du suivi du processus d'analyses des offres
et des observations émises sur les rapports d'évaluation des
offres ;
- Taux d'exécution du plan de passation des
marchés (au moins 60% des marchés susceptibles d'être
signés à un moment donné selon le plan de passation des
marchés, l'ont été effectivement).
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