3. La conduite des
entretiens
§ Conduire les entretiens avec les responsables pour cerner
globalement l'activité.
§ Conduire les entretiens avec les opérationnels pour
connaitre le détail des activités.
§ Conduire les entretiens éventuels avec les
entités externes en relation avec l'audité.
4. Analyse du Questionnaire
du Contrôle Interne (QCI)
Le questionnaire du contrôle interne est un outil
indispensable pour l'auditeur interne afin d'identifier pour chaque fonction
qu'elles sont les dispositifs spécifiques de contrôle
essentiels.
Il s'agit d'une check-list qui induit toujours des
réponses déterminantes, à savoir un
« oui » ou un « non », donnant
l'assurance que les points les plus importants sont abordés. Cependant,
ce document peut devenir facilement obsolète, et n'attirer même
pas l'attention sur les problèmes ou les phénomènes
recherchés.
Afin de mettre l'accent sur tous les points importants de la
mission, l'auditeur interne peut se poser les cinq questions
universelles :
- Qui : identifier l'opérateur en utilisant
l'organigramme, les analyses des postes, les grilles d'analyses des
tâches, etc.
- Quoi : détecter l'objet de
l'opération.
- Où : préciser les lieux de
déroulement des opérations.
- Quand : planifier du commencement et la fin du
travail.
- Comment : décrire le mode opératoire.
Sur la base des réponses des audités sur le QCI,
l'auditeur interne aura le pouvoir de savoir si la tâche
élémentaire est bien maitrisée et de déterminer et
analyser les zones de risques apparents.
5. Mise en oeuvre des
techniques d'examen et d'appréciation
§ Réaliser les observations physiques afin de
s'assurer de la fiabilité de l'information obtenue.
§ Sur la base d'un échantillon, évaluer le
dispositif du contrôle interne (tests, recoupement d'informations,
rapprochement etc.).
§ Examiner et apprécier le fonctionnement du
système audité.
6. Evaluer les conditions de
mise en oeuvre et les impacts des solutions
§ Conditions de mise en oeuvre sur les plans humains,
organisationnel, matériel, financier ;
§ Avantages/ Inconvénients ;
§ Conséquences induites ;
§ Coût de mise en place par rapport aux risques
encourus :
§ Définir les priorités de mise en place
des recommandations.
7. Elaboration du FRAP
La FRAP, qui n'est entre autre que « la Feuille de
Révélation et d'Analyse des Problèmes », est un
document normalisé rempli par l'auditeur interne à chaque fois
qu'il détecte sur le terrain un dysfonctionnement, une erreur ou un
risque opérationnel. Il permet de synthétiser :
- Le problème rencontré : le dernier
point énoncé par l'auditeur après avoir donner ses
recommandations.
- Son constat : le fait ou l'ensemble des faits de
même nature, même cause, même conséquences
- Ses causes : on distingue entre les causes de
premier degré et les causes spécifiques liés aux
activités opérationnels telles que la main-d'oeuvre, le milieu,
la matière, le matériel et la méthode.
- Ses conséquences : elles peuvent
prêter à des dérives quantitatives ou qualitatives menant
à des impasses logiques.
- Les recommandations : élaborées
par l'auditeur interne afin d'avertir les parties concernées et
éviter le retour, ou la pertinence des faits dénoncés.
Donc l'auditeur interne procède à
l'élaboration des Feuilles de Révélation et d'Analyse des
Problèmes en détaillant les points soulevés, les faits,
conséquences et recommandations.
v Regroupement et validation des FRAP :
§ Ordonner les idées en reprenant les
problèmes de chaque FRAP classés par segment.
§ Organiser une réunion avec l'audité pour
la validation des différents faits relevés.
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