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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP
ECOLE DE BIBLIOTHECAIRES ARCHIVISTES ET
DOCUMENTALISTES
(EBAD)
CONCEPTION D'UN SYSTEME DE GESTION GLOBALE
DE
L'INFORMATION DOCUMENTAIRE AU SEIN DE LA CAISSE
NATIONALE DE SECURITE SOCIALE DU BURKINA FASO
Mémoire de fin
d'études
Pour l'obtention du Diplôme Supérieur en
Sciences de l'Information et de la Communication (DSSIC)
Option : ARCHIVES
Présenté et soutenu par KONE
Dilomama
Sous la Direction de Monsieur Ibrahima LO,
maître-assistant à l'EBAD
2002-2003
I
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE
..................................................................
1
I- PROBLEMATIQUE
..................................................................................
4
II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE
........................................................... 8
III- DEFINITION DES
CONCEPTS-CLES............................................11
IV- METHODOLOGIE
..............................................................................14
IV.2- Le
questionnaire.........................................................................................22
IV.3-Les entretiens et
interviews...........................................................................24
IV.4- L'état des lieux
...........................................................................................26
IV.5- Les difficultés rencontrées
...........................................................................26
IV.6- Les solutions administrées
..........................................................................27
IV.7- Le plan du travail
.......................................................................................28
PREMIERE PARTIE : Evaluation de
l'existant.....................................29
I.1- Historique
...........................................................................................................................30
I.2- Missions
..............................................................................................................................30
1.3- Le cadre juridique et institutionnel
..................................................................................31
I.4- Domaine d'activité et sources de financement
.................................32
II-1-Présentation du Service Communication et
Relations Extérieures ................................35
II.2- Volume et place de la
documentation..............................................................................36
II.2.1-Présentation de la bibliothèque
.......................................................36
II.2.2- La documentation
.............................................................................37
II
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
II.3 - Volume et envergure du fonds d'archives et de
l'information administrative ............37
II.4- Les tentatives d'organisation des archives
effectuées par le cabinet dit Société
Internationale d'Etudes , de Gestion et d'Organisation
« SIEGO » ....................................39
II.5- Diagnostics des problèmes liés à
la non-maîtrise de la documentation et des archives
au sein de la Caisse nationale de sécurité
sociale
..................................................................41
II.6- Pourquoi une gestion et une organisation des archives
et de la documentation à la
CNSS ?
.......................................................................................................................................42
II.7- Typologie des documents existant au sein de l'institution
................................................. 44
DEUXIEME PARTIE : SOLUTIONS INSTITUTIONNELLES :
......80
PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
.....................................80
CHAPITRE : I- CREATION D'UNE STRUCTURE SPECIFIQUE
................................................................................................81
CHARGE DE LA «GESTION DE L'INFORMATION
........................81
I.1.Le sous-système gestion des archives
courantes..................................83
I.2- Le sous système archives et gestion des
archives intermédiaires et
historique
.........................................................................................................87
I.2.5- La fonction de diffusion
......................................................................90
I.3- Le sous système
documentation............................................................90
CHAPITRE II- CONSTRUCTION , EQUIPEMENT DE
....................93
LOCAUX APPROPRIES ET RECRUTEMENT DE
............................93
PERSONNEL
................................................................................................93
CHAPITRE III -l'AUDIT ET INVENTAIRE DES ARCHIVES
........95
ET DE LA DOCUMENTATION
..............................................................95
CHAPITRE IV - L'ELABORATION DE TEXTES
..............................96
REGLEMENTAIRES..................................................................................96
CHAPITRE V- LA COMMISSION DE GESTION DE
.......................96
III
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
L'INFORMATION DOCUMENTAIRE
..................................................96
CHAPITRE I - DEFINITION D'UNE POLITIQUE
.............................99
DOCUMENTAIRE
......................................................................................99
I.1.1- La charte d'archivage
...............................................................................100
-I.1.2- la mise en place d'un manuel de
procédures de gestion documentaire..........102
I.1.3- La mise en place d'un Système de
Classification Uniforme (S.C.U.) ou le
cadre de classement pour les archives
.................................................................103
I.1.4- le calendrier de conservation
.....................................................................104
I.1.5 - la confection de
formulaires......................................................................105
I.2.1- la constitution d'un fonds documentaire de base
............................................................ 105
CHAPITRE II -LE PLAN D'ACTIONS
................................................107
II.1- A court terme
.......................................................................................107
II.2 - A moyen terme
....................................................................................109
CONCLUSION
...........................................................................................118
PROGRAMME D'ACTIVITES
..............................................................123
BIBLIOGRAPHIE GENERALE
.............................................................125
IV
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
INTRODUCTION GENERALE
La Caisse nationale de sécurité sociale du
Burkina Faso, appelée « CNSS-BF » est une institution de
prestations de services pour les travailleurs régis par le code de
sécurité sociale
du Burkina- faso. Cette institution a pour objectif
principal, la satisfaction des besoins des
allocataires des différentes prestations sociales.
Faisant partie des institutions du secteur tertiaire, les
activités de gestion des prestations et des cotisations reposent sur
la production, l'échange, et la réception d'informations
sous forme papier qu'électronique lui permettant d'établir
des droits, et de faire face à sa mission première.
Pour mener à bien cette mission, elle a besoin d'une bonne
organisation de ses ressources tant financières qu'informationnelles
fiables .
L'information en général, l'information
documentaire en particulier, est la clé de voûte de
toute organisation désireuse de réussir et de se
promouvoir. Ne dit on pas que : « qui maîtrise l'information,
maîtrise le pouvoir ! » .Alvin TOFFLER, dans son ouvrage,
intitulé POWER SHIFT, cité par MARTINET Bruno et al. Disait que
« l'information joue un rôle de plus en plus important dans
notre civilisation et qu'elle devient parfois plus importante pour le
fonctionnement des entreprises que l'accès au capital
».1
Elle est un élément central sur lequel se fonde en
effet toute prise de décision ou innovation.
Elle constitue de nos jours un véritable enjeu de
développement.
Pour que cette information documentaire dont dispose la
Caisse soit pertinente, fiable , efficace et utilitaire, cela suppose
son organisation dans les règles de l'art par la mise en
oeuvre d'un système intégré d'information
documentaire. Ce système doit être capable de prendre en
charge tous les types de documents existants dans l'institution afin d'en faire
un élément de premier plan dans l'amélioration de la
gestion et de la productivité de l'entreprise.
Malheureusement au sein de la Caisse nationale de
Sécurité Sociale du Burkina -Faso, les archives partant,
la documentation administrative et technique n'ont pas fait
l'objet d'attention.
L'organisation du fonds documentaire est
caractérisée par :
Ø l'inexistence d'une structure de gestion documentaire
;
1 MARTINET,Bruno et al.- L'intelligence
économique, les yeux et les oreilles de l'entreprise.- Les Editions
organisations.-p.139
1
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
Ø des fonds d'archives inorganisées dans les
différentes directions centrales et régionales
rendant difficile le repérage et la prise de
décisions adéquates dans le traitement des dossiers sensibles
;
Ø un fonds de documentation obsolète et non
exploité par les agents et les usagers ;
Ø une bibliothèque dont la structure n'est pas
définie et l'archiviste-bibliothécaire n'a aucun pouvoir de
décision en matière de gestion et d'organisation des archives et
de la documentation.
Tous ces constats sont à l'origine de notre désir
de travailler sur les voies et moyens de trouver une solution à ce
problème de gestion documentaire au sein de l'institution.
Cette solution passe par la mise en oeuvre d'une politique,
d'ou le thème de notre mémoire qui a trait à la «
conception d'un système de gestion globale de gestion de l'information
documentaire au sein de la CNSS ».
2
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
I- Problématique
3
Conception d'un système de gestion globale de
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Faso
I- PROBLEMATIQUE
Il part d'une observation: celle de la non-organisation, de la
méconnaissance du rôle et de
la place d'une structure documentaire dans l'institution
de sécurité sociale qu `est la CNSS, alors que
celle-ci doit jouer le même rôle que la fonction
financière ; l'Informatique; la gestion des ressources humaines et
autres.
Cette observation est à l'origine de plusieurs constats
:
Ø l'inexistence du point de vue institutionnelle
d'une structure chargée de la gestion des archives, et de
l'information administrative : Le service communication et relations
extérieures en charge de la gestion de la communication
institutionnelle
et des relations publiques accorde peu de place à
la gestion de l'information
documentaire à travers ces activités, ce qui se
constate par un manque de schéma directeur propre à
l'information documentaire, contrairement au schéma directeur
informatique élaboré et mis en application depuis 1995 ;
Ø la timide implication des archivistes dans
les opérations de gestion des fonds d'archives : La CNSS est une
des institutions de prestations de services qui produit d'énormes
quantité de documents dans le cadre de ses activités.
Malheureusement, l'organisation de cette documentation administrative
n'a jamais fait l'objet d'études selon les normes archivistiques
: Les instruments existants ( les systèmes
de classement des dossiers de personnel et des dossiers
de prestations ) ont été
conçus par les premiers agents de
l'institution n'ayant aucune notion de management des archives et des
documents administratifs . L'existence de services d'archives à
même de prendre en charge les archives historiques n'a jamais
été jusqu'à une date récente la
préoccupation des différents responsables : les
archivistes ne sont impliqués que tardivement dans les
opérations déjà vouées à l'échec ou
ne sont pas consultés dans les opérations d'archivage :
le cas en est donné suite à la sous-traitance de
l'organisation des archives par le cabinet
« SIEGO ».2
2 Société Internationale d'Etudes de
Gestion et d'Organisation
4
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
Ø les pertes et la difficile circulation et
repérage de l'information administrative au
niveau des différentes entités organiques
(au sein d'un même service ou d'une même direction, les
documents disparaissent ou sont tout simplement égarés), ce qui
est source de lenteur dans les prises de décisions,
éternel recommencement dans les études de dossiers et
la perte fréquente de procès par manque
d'informations fiables et élémentaires : en effet, ces
dernières années, l'institution est confrontée à
d'énormes difficultés liées à la
reconstitution de la carrière des agents datant de sa
création. Ces derniers l'ont attrait devant l'inspection et les
tribunaux du travail aboutissant à des procès
généralement perdus par elle, du fait qu'il manque des
pièces ou des dossiers pour étayer son argumentation ou
faire preuve de la notion de la « chose jugée ». Par contre,
les agents arrivent à défendre leur droit grâce aux
documents en leur possession. Dans certains cas, ils sont pourvoyeurs
de documents à l'institution.
De même, il y'a une rétention de
l'information au niveau de certains
responsables : les dossiers qui doivent faire l'objet de
traitement du point de vue hiérarchique sont conservés dans
les tiroirs et par manque d'instruments de repérage et
de manuel de procédures, ils restent introuvables ou
égarés ;
Ø le coût élevé de la
reproduction des documents (chaque bureau équipé d'un
ordinateur, dispose d'une imprimante et chaque direction dispose d'une
photocopieuse) suite aux multiples copies entraîne l'achat de grandes
quantités de fournitures de bureau : par exemple au service gestion du
personnel de la Direction des Ressources Humaines, la secrétaire
sténo dactylographe saisie sur ordinateur,
400 décisions par an qui doivent être
signées par le directeur des ressources humaines (congés
annuels, autorisations d'absence...) et 1500 décisions par an qui
doivent être signées par le directeur général
(embauches de nouveaux agents, engagements d'agents temporaires ;
reclassement d'agents, intérims...). La saisie
de ces décisions représente environ 50 rames de 500
papiers soit 25000 feuilles de
papiers par année.
De même, la secrétaire particulière du
secrétaire général de l'institution, utilise quant
à elle 20 à 25 rames par an de papier : en effet,
service de coordination des différentes directions de l'institution , le
secrétariat du secrétaire général est
chargé de faire des
5
Conception d'un système de gestion globale de
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Faso
copies des différents documents et décisions pour
les directions et agents concernés
par les dites décisions 3.
Ø La mauvaise gestion des documents essentiels
de l'institution : la gestion de certains documents laisse à
désirer : certains dossiers de personnel et de prestations sont
incomplets rendant souvent difficile la détermination des droits des
agents et des assurés ;
Ø La mauvaise gestion de l'information
administrative peut avoir des conséquences néfastes sur le
schéma directeur informatique qui est en oeuvre : en effet, une
bonne informatisation de l'existant passe par la mise à la disposition
d'informations fiables, pérennes qui authentifient la qualité des
données saisie : les auditeurs chargés de l'analyse du
système d'information de l'institution ont vu juste en affirmant
qu' : « [...] il n'y a pas eu de réel rapprochement entre
les dossiers papiers et informatiques »4. Les
dysfonctionnements engendrés par la
saisie de données peu fiables auront des
coûts très élevés sur le processus
d'informatisation . De même, la non-implication des archivistes de
l'institution au processus d'informatisation en cours est à
déplorer ;
Ø la documentation existante est obsolète et
dispersée au sein de certaines entités, rendant difficile la mise
en place d'une structure documentaire capable d'informer
et de renseigner les agents et les usagers de l'institution.
Ces problèmes énoncés ne facilitent pas
la gestion de l'information documentaire dans l'institution.
Notre objectif est donc de partir de ces constats afin de pallier
ces goulots d'étranglement.
D'où la nécessité de cette étude
qui déterminera la mise en place d'une politique
cohérente de gestion de l'information documentaire.
3 Sources fournies par les secrétariats du
secrétaire général et du service gestion du personnel de
la Direction des
Ressources Humaines de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale.
4 Rapport diagnostic de la Caisse nationale de
sécurité Sociale.-p.25.
6
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II- Les Objectifs de l'étude
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Faso
II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE
Ils son de deux ordres :
· II.1- Les objectifs généraux
La mise en oeuvre de cette étude aura pour but
de favoriser la constitution d'un véritable réseau
documentaire incluant toutes les ressources disponibles gérées
rationnellement, ce qui permettra notamment de :
- faire prendre conscience aux responsables, du caractère
important et utile de la mise
en oeuvre d'une politique de gestion de l'information
documentaire au sein d'une entreprise au même titre que la gestion
financière ou celle des ressources humaines... ;
- faire de la gestion des archives et de la documentation des
Caisses de Sécurité Sociale une priorité dans les missions
assignées à la Conférence Interafricaine de
Prévoyance Sociale (CIPRES) : faire des archives et de la documentation,
un outil stratégique de gestion et de productivité dans les
institutions de sécurité sociale.
· II.2- Les objectifs spécifiques
Ils se traduisent par :
- la prise en charge de tous les supports d'informations que sont
: les archives papiers
(courants et intermédiaires) ; les dossiers
vivants à fort taux de consultation (les dossiers de
personnel, les dossiers de prestations sociales, les ouvrages) ;
les documents vitaux et sensibles (les documents de gestion) ; les supports
informatiques
(listings et disquettes de sauvegarde des données de la
Direction de l'Informatique et
de la Statistique) ; les microfiches et microfilmes ; les
bandes audio et films vidéo (les bandes audio- visuelles
conservées à la section audiovisuelle de la Direction de
la Prévention et de l'Action Sanitaire et Sociale); les monographies et
périodiques de la bibliothèque ;
- la coordination des ressources documentaires
gérées localement, grâce à la mise en place au
niveau local et au niveau des entités organiques, des structures de
gestion de l'existant local, quitte à les acheminer au
dépôt central des archives historiques;
- la mise en place des sous-systèmes de gestion des
archives, de la documentation et du courrier, soubassement du système de
gestion globale de l'information documentaire
8
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Faso
qui doit être mis en place avec une seule
coordination (la mise en place de cette
structure centrale sera le point focal de la gestion de
l'information documentaire) : la gestion des archives historiques et gestion de
la documentation ;
- Avec les Nouvelles technologies de l'Information et
de la Communication (NTIC), l'accent sera mis sur le
développement et la promotion d'intranet et extranet en
favorisant la création d'un portail d'entreprise qui aura les
avantages suivants : faciliter la circulation, le traitement et les
échanges de dossiers et d'informations entre services par l'application
du workflow, du groupeware qui sont des composantes de la gestion
électronique des documents, rendant ainsi fluides les décisions
prises.
De même, cela permettra la consultation non
seulement du catalogue de la
documentation et des produits documentaires, mais aussi de
certaines décisions (en tenant compte des règles de
conservation qui seront édictées) à partir du portail
qui sera une fenêtre ouverte vers le monde;
- une facilité d'accès unique aux
différentes sources documentaires (point d'accès à
l'information administrative), par la mise en place d'un répertoire
corporatif unifié et d'un instrument de recherche sur les dossiers des
assurés ;
- la mise en oeuvre d'un système de records management
capable de prendre en charge les documents dits actifs et semi-actifs,
par l'utilisation et l'application des normes ISO 15489 sur le records
management et 9000 pour la certification qualité.
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III- Définition des concepts-clés
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Faso
III- DEFINITION DES CONCEPTS-CLES
Pour mieux appréhender, notre étude, nous
essayerons de définir certains concepts.
v CONCEPTION : selon le dictionnaire « le
petit Larousse », c'est l'action de concevoir
Concevoir un projet par exemple, c'est créer, imaginer,
inventer.
v L'INFORMATION DOCUMENTAIRE : Se sont les
renseignements transmis par les documents et par des personnes
ressources dont sont dépendants les usagers.
v un SYSTEME :
- Selon le dictionnaire ( le Robert ), un système est
généralement perçu comme
un ensemble d'éléments de même
espèce ou de même fonction ». Le dictionnaire Universelle
Francophone « Hachette» le décrit comme « un ensemble
cohérent de notions, de principes liés logiquement et
considérés dans leur enchaînement, formant un
tout structuré ou remplissant la même fonction ».
- Christian VOLANT5 du département
Carrière de l'Information de l'Institut
Universitaire de Technologie de Tours, a vu juste
quand analysant le système, elle écrit : « un
système peut être ouvert ou fermé, selon qu'il est en
relation ou non avec son environnement. Il peut être dynamique ou
statique, selon qu'il est en relation ou non avec son environnent ».
- Selon J ; E. WOOLSON (1980) « un système est un
ensemble organisé d'opérations » ;
- Pour P. VAN- SLYPE, 6. « un système est
un ensemble d'éléments mis en interaction pour réaliser un
objectif » ;
v SYSTEME D'INFORMATION
Bien qu'abondamment employé depuis quelques années
dans nos entreprises, le terme
« système d'informations » reste dans l'esprit
de nombreuses personnes une nébuleuse :
5 Volant, Christiane.- Approche et fonction
information-documentation dans les organisations. In: Documentaliste-sciences
de l'information, vol.22, n°45, juillet 1985, pp.143-148.
6 VAN SLYPE, Georges.- conception et gestion des
systèmes documentaires.- Paris : les Editions
Organisations.-256p.
11
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
- Selon, Jean PINETA7, « un système
d'information est un ensemble structuré de règles, de
méthodes, d'outils et de ressources, visant à rassembler et
à organiser des documents utiles de l'entreprise ainsi que les
informations concernant ces documents » ;
- « c'est un ensemble construit et articulé de
techniques, de procédures, de règles, destiné à
réaliser des tâches d'acquisition, de stockage, de traitement et
de diffusion des informations, dans l'objectif d'aider les individus et les
groupes d'individus de l'entreprise ( service, atelier, département,
instances de décisions, groupe de travail, etc. ) à
prendre des décisions de gestion ».
Il se compose de plusieurs sous-systèmes
complémentaires.
- Pour Ch. DUMOULIN,8 « le
système d'information est l'ensemble des informations
formelles circulant dans l'entreprise ainsi que les procédures et les
moyens nécessaires pour
les définir, les rechercher, les formaliser, les
conserver, et les distribuer ».
- Pour Jacques MELESE9, « le système
d'information est l'ensemble interconnecté de tout ce qui informe les
membres d'une organisation ». Le système d'information
devient alors un réseau complexe d'informations vives
intéressant les individus, acteurs de l'organisation.
v SYSTEME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE (SID)
Appelé aussi « Système d'Information
Scientifique et Technique (S.I.S.T) », trois activités
apparaissent dans ce terme : un système, une information, la
documentation.
- Un SID est donc un système d'informations comprenant
les centres de documentation,
les bibliothèques , et les dépôts d'archives.
Contrairement au système d'informations qui
est à la fois la logistique et les informations
contenues, le système d'information documentaire a pour noyau,
les documents (bases et banques de données, collections,
fichiers). L'information est un élément de savoir, de
connaissance capable d'apporter une modification à l'état
cognitif d'une personne. Le système d'information documentaire est donc
un réseau documentaire, mais pas un système d'information de
gestion ; la place du spécialiste de l'information documentaire devient
de ce pas prépondérant.
.
7 PINETA, JEAN.- Re engineering des systèmes
documentaires.- Les Editions Organisations.-voir.pp.280-285.
8 .- Management des systèmes d'information.-
Paris : Editions d'Organisation, 1986.- 248p.
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IV- Méthodologie de la recherche
9 MELESE, Jacques.- Approche systématique des
organisations.- Paris : Editions Hommes et Techniques, 1979.-
158p.
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Faso
IV- METHODOLOGIE
Notre travail a été structuré autour des
étapes suivantes :
IV.1- La revue de la littérature
Elle nous a permis de faire le point sur la question que nous
nous sommes proposés d'étudier. Elle a consisté à
:
- collecter la documentation susceptible de fournir des
informations pertinentes afin d'éclairer notre démarche pour
l'atteinte des objectifs visés ;
- voir ce qui a été fait pour le même sujet
et évaluer les mérites des uns et des autres ;
- s'inspirer des études et recherches analogues afin de
mettre en place une étude originale.
Les recherches ont été menées dans
plusieurs centres d'informations documentaires, dont la
bibliothèque centrale de l'Université Cheik Anta Diop du
Sénégal (UCAD), le centre de ressources documentaires de
l'Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et
Documentalistes
(EBAD), les centres de documentation de l'IPDAOS,
de l'Institut de Recherche et de
Développement (IRD) et de la Caisse nationale de
sécurité sociale (CNSS du Burkina) . De même des recherches
ont été effectuées sur Internet.
Parmi les ouvrages consultés nous pouvons citer :
- « le métier de documentaliste »
de Jean Philippe ACCART et Marie-Pierre RETBY qui décrit la
fonction de documentaliste à l'ère des nouvelles technologies de
l'information et de la communication ( la place, le rôle et les
fonctions à assumer dans un service de documentation).
Ce document m'a permis en tant qu'archiviste de formation, de
me familiariser avec les
différents outils et techniques de gestion d'un
centre de documentation, capacités que je dois forcement
acquérir pour la mise en place du système global d'informations
que je me propose de traiter dans ce document.
- la « Pratique archivistique française
» de la direction des Archives Nationales de France , la
bible de l'archivistique française: l'ouvrage a été un
élément de première main dans la conception du
mémoire.
Malheureusement, il est limité au traitement des archives
historiques. Les concepts de records
management et de gestion électronique des documents ne
sont pas traités en profondeur.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- « les enjeux de l'information pour l'entreprise
» : cet ouvrage de Bruno Martinet met
l'information dans une position stratégique au
même titre que les ressources financières, ce qui m'a permis de
voir les entreprises sous un autre angle : tous les secteurs sont
stratégiques, cela dépend de celui qui les manage.
Les ouvrages relatifs à « la gestion des
systèmes d'information documentaire », ont
été d'une grande utilité pour notre étude (cf.
bibliographie). Nous pouvons citer entre autres :
- l'ouvrage relatif à la « conception et
gestion des systèmes documentaires » de
Georges Van Slype qui démonte le mécanisme
de la documentation à l'intention des chercheurs, des gestionnaires
de l'information documentaires et ;
- celui de Jean PINTEA : « reengineering des
systèmes documentaires », qui est un
véritable guide pour concevoir, réaliser,
et exploiter les dispositifs documentaires et informationnels de
l'entreprise. Il montre toute la quintessence d'un dispositif documentaire
au sein d'une entreprise : par exemple, nous savons maintenant
qu'au sein d'une entité, il
peut exister trois niveaux d'optimisation de l'information
documentaire :
Ø un niveau « supra- documentaire »,
correspondant à la fonction documentaire placée dans le
contexte global de l'entité ;
Ø un niveau « inter-documentaire »
correspondant au fonds documentaire (acteurs, relations, objets
mobilisés dans l'exercice de la fonction documentaire) ;
Ø un niveau « infra-documentaire » qui est
celui du document lui même, avec ses principaux composants
(support physique, codes, employés, messages
véhiculés).
Le document a puis être exploité en
certaines de ces parties (le rôle stratégique de
l'information documentaire, son optimisation), mais il faut reconnaître
qu'il est compliqué à comprendre par les profanes .
- deux ouvrages sur le Records Management, nous
ont été très utiles :
· Il s'agit , d'une part, de l'ouvrage que nous a
recommandé madame DROUHET, Geneviève,
archiviste-paléographe, responsable des archives à
MEDERIC-France, une société d'assurances maladies et coauteur
dudit ouvrage, intitulé
«Records Management :mode d'emploi » :
rédigé par G. DROUHET ; G, KESLASSY, E.
MORINEAU. Cet ouvrage présente de façon concrète,
la révolution qu'implique une approche de records management pour la
gestion des documents, les gains
15
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
que l'on est en droit d'attendre et la
méthodologie pour la mettre en oeuvre au sein d'un
organisme. C'est un document pratique qui se fonde sur
l'expérience des auteurs, eux même praticiens de la gestion et de
l'organisation des archives et de la documentation.
· D'autre part, Anne-marie CHABIN,
archiviste-paléographe, experte en management
de l'information pérenne, directrice de la
société de conseil «Archive17», a produit l'ouvrage
intitulé « Le management de l'archive ».
C'est un document qui apporte des solutions et conseils
pratiques pour un re-engineering de l'archivage : définition d'une
stratégie, évaluation de la valeur archivistique d'un fonds,
élaboration des outils de gestion et mis en place des procédures
de sélection et de traitement des documents . Ce document nous a fait
découvrir la notion de reengineering des archives
au sein d'une institution s'appuyant sur une démarche
qualité qui s'articule sur les
quatre solutions suivantes :
- dire pourquoi on agit avant de dire comment ;
- prendre les choses à la racine ;
- viser les résultats concrets et chiffrés ;
- définir ou redéfinir des processus
opérationnels adaptés aux nouvelles conditions d'exercice
de l'activité.
· La consultation de la Norme 15489
relative au Records Management, partie I, nous a été
d'une grande utilité.
Ce guide de renommée internationale,
homologué par l'Association Internationale de Normalisation
(ISO), nous a permis de maîtriser assez bien ce nouveau concept
de records management ( procédures, missions et valeur juridique) qui
est un élément clé dans la gestion moderne des documents
au sein des institutions.
De même, des recherches au niveau du répertoire
des mémoires de l'EBAD, nous ont permis
de savoir qu'aucune étude sur le sujet dans le domaine de
la « sécurité sociale » n'a été
traitée. Néanmoins quelques mémoires nous ont
été d'un avantage certain.
Parmi ceux ci, nous pouvons citer, les mémoires
relatifs au « schéma directeur de
l'information documentaire » .
A titre d'exemples, nous citerons les mémoires suivants
:
- « Conception et mise en oeuvre d'un
schéma directeur de l'information documentaire à
l'Assemblée nationale du Togo » de Kpégouni
GBELE-ADJEI qui
16
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
propose en filigrane des voies et moyens pour la mise en place
d'un schéma directeur de
l'information au sein de l'Assemblée nationale du Togo :
la méthodologie utilisée est basée sur des enquêtes
par questionnaires, des entretiens et une revue de la littérature. Il
propose la mise en place de deux sous systèmes dont le sous
système documentation et bibliothèque et
le sous système Archives qui seront
dirigés par la direction de la recherche et de la
documentation, coordonnateur des dits systèmes. le mémoire a
été utile pour moi, à cause du planning d'actions
proposé. Il aurait été plue complet, si les termes
et les propositions étaient plus développés ;
- nous avons celui de Mamadou Lô intitulé
« La valorisation des ressources documentaires à la
Caisse Nationale de crédit agricole du Sénégal
» qui fait l'historique de la Caisse, l'étude de
l'existant tout en proposant un projet de procédure de gestion
axé sur la gestion des archives et de la documentation qui aboutira
à la mise en place d'un centre
de ressources prenant en compte les nouvelles
technologies de l'Information et de la
Communication. L'une des critiques à formuler à
cette étude est qu'elle pêche par un manque de méthodologie
de recherches qui devrait être axé sur l'élaboration du
questionnaire et d'entrevue qui allaient permettre d'étudier les besoins
des agents et appréhender leur point de vue vis à vis des
archives et de la documentation au sein de ladite institution ;
- le mémoire de Atoumane MBAYE relatif à
l' «Etude pour la conception d'une politique de gestion des
documents administratifs et des archives pour la régie des chemins de
fer du Sénégal » : l'auteur part d'une
situation, celle de la non maîtrise de l'information documentaire
dans une grande institution transfrontalière comme la
Régie des Chemins de Fer du Sénégal ( RCFS) dans
l'optique d'accroître sa productivité. Pour ce faire , il propose
, la mise en oeuvre d'une politique de gestion des documents
administratifs et des archives en s'appuyant sur l'implantation d'un
système avec un personnel et du matériel
adéquats.
Pour y arriver, la méthode du questionnaire et des
entretiens a été utilisée dans l'optique de faire
participer les agents chargés de la production de
documents.
Le mémoire aurait été plus complet, si
une étude approfondie a été faite sur l'existant
documentaire de ladite société . De même, l'étude
ne prend pas en compte la mise en place d'un
17
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
centre de documentation étant donné qu `une
politique de gestion de documents administratifs
englobe selon Michel ROBERGE10 deux catégories
de documents dans les entreprises.
De même, il n'existe pas un chronogramme de mise en oeuvre
des recommandations formulées permettant de suivre son implantation dans
la durée.
- celui de monsieur Ndiouga FALL, intitulé :
« les archives hospitalières au Sénégal
:
le cas du Centre Hospitalier Universitaire de Dakar (CHU)
» a beaucoup retenu notre attention du fait qu'il nous a
aussi été d'une grande utilité étant
donné le voisinage entre
«archives de sécurité sociale et archives
hospitalière ».
Le document aurait été plus complet si des
propositions de conception d'outils de gestion à l'intention des
responsables de l'hôpital avaient été prises en compte ;
- « Esquisse d'un schéma directeur des
archives à l'Université Cheikh Anta Diop
de Dakar » de monsieur Abdoulaye
SARR, actuellement responsable du service des archives de l'UCAD a
été aussi consulté. Il se résume de la
façon suivante : l'absence d'archives organisées à
l'UCAD est un obstacle à la bonne gestion de l'institution.
Pour ce faire, en vue de relancer la fonction
documentaire, la mise en place d'un
schéma directeur axé sur six composantes
correspondant au cheminement des documents administratifs depuis leur
création jusqu'à élimination ou leur versement
aux archives institutionnelles.
L'utilité de ce travail est que l'étudiant
a su produire un projet de calendrier de conservation propre aux archives
des institutions universitaires.
Malheureusement, le travail est marqué par un
déséquilibre entre l'étude de l'existant et les solutions
proposées ;
- le mémoire de TELOU, Lalanlandou Banabawa
Lydia, intitulé : « la gestion de l'information
administrative au Ministère de la fonction Publique, du travail
et
de l'Emploi du Togo : exemple des dossiers
individuel de personnel » qui part
d'un. constat relatif aux dysfonctionnements dans la gestion des
carrières liés aux problèmes
de la mauvaise gestion des dossiers individuels de personnel.
L'étude avait pour but d'apporter des solutions idoines
par la mise en place d'un manuel
de procédure.
10 voire Michel ROBERGE.- la gestion de l'information
documentaire.-p1.2.
18
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Pionnière dans l'étude de ce manuel en
milieu archivistique (cf. difficultés de recherches
bibliographiques), le document renferme des propositions
concrètes d'instruments de gestion des dossiers . Il aurait
été judicieux de proposer, un échéancier ou un
cahier de charge qui puisse compléter ladite étude.
L'étude a résolu à notre niveau,
l'épineux problème de gestion des dossiers individuels au
sein
de notre institution, car l'étude étant flexible,
il ne nous reste qu'à faire un cahier de charge en vue de sa mise en
oeuvre (cf. typologie des documents) ;
- Monsieur Gora DIA a fait un mémoire sur
le thème : « La réorganisation de
l'information à l'IFAN de l'UCAD : conception et organisation
d'un système d'information intégré ».qui
traite de la circulation et la bonne gestion de l'information au sein des
organisations de formation et de recherche confrontés
à des problèmes de dysfonctionnements liés entre
autres au cloisonnement des structures, à l'absence d'une
politique d'information documentaire cohérente, d'un dispositif de
communication, d'un programme de gestion des recherches, des archives
et des publications. Pour y remédier, monsieur DIA a proposé
la mise en place d'un système d'informations intégré
impliquant une articulation des différentes fonctions (documentation,
archives, bibliothèque, publication, communication, gestion des
recherches) et une harmonisation des outils et des méthodes de gestion
de l'information.
Monsieur DIA a utilisé diverses méthodes pour
y parvenir comme les questionnaires, les
entretiens et la revue de la littérature.
La qualité de son travail se matérialise par
une documentation fournie et des références bibliographiques
à «chaque bas de page », ce qui a été
pour moi une source inépuisable d'informations.
Malheureusement, le mémoire a traité plus de la
documentation, de la bibliothèque que de la gestion des archives et des
documents (cf. l'étude de l'existant qui ne mentionne pas la situation
des archives) étant entendu qu'un système d'information
intégré prend en charge les trois composantes ;
- le mémoire de Aliou NDAW sur la « la
stratégie de mise en oeuvre d'un centre d'un
centre d'information et de documentation à
la SONATEL MOBILES » : ce mémoire propose un plan
d'actions en vue d'une gestion efficace de la documentation au sein de cette
institution.
19
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ce document renferme des données chiffrés
permettant une prise en charge par les responsables
du coût de la gestion documentaire.
Malheureusement, l'étude de l'existant documentaire
n'est pas exhaustive et le document ne retrace que les grands traits du
plan d'action.
Certains rapports de stages traitant d'une manière globale
de la situation documentaire et des tâches effectuées dans
certaines Caisses ont été consultés :
- c'est le cas du rapport de stage effectué
à « la Caisse de Prévoyance de
Sécurité Sociale du Cameroun » par monsieur
Eitel-Roger OSSONO-ONGUENE durant la période allant du 03/08 au
03/09/ 1998 : ce rapport m'a été d'une grande utilité
à cause de l'approche en matière de gestion des archives
et des documents administratifs menée au centre des archives de
la dite institution, du rôle accordé à l'archiviste
dans le dispositif hiérarchique, des moyens financiers, humains,
matériels (un dépôt spécifique avec des
commodités répondant aux normes archivistiques) à lui
accordé. De même, cette structure dispose d'un corpus juridique,
réglementaire appréciable (note de services portant
création
de commission de destruction des archives ; note de
service relative à la conservation des
documents administratifs ; note de service relatif à
l'organisation et la gestion des archives)
et administratif (calendrier de conservation des documents
administratifs ; tableau de recensement ; bordereau de saisie des documents
d'archives) ;
- le rapport de stage effectué à «
la Caisse de Sécurité Sociale du Sénégal »
que nous avons rédigé, nous a permis d'approfondir nos
connaissances en matière de typologie de documents de
sécurité sociale, et de vivre de visu les réalités
auxquelles sont confrontées les structures de gestion des archives
de sécurité sociale dans nos pays africains (manque de
personnel, de locaux, de motivation des agents affectés,
incapacité des archivistes à rédiger des outils et
instruments de recherches ). Ce stage, nous a permis d'
appréhender la responsabilité des archivistes dans la
gestion des archives de haute portée juridique et
financière ( une pièce perdue, c'est de l'argent qui s'envole
partant une preuve juridique qui disparaît).
Nous avons aussi profité des avantages qu'offre
Internet pour inscrire notre sujet sur le forum de discussions de « l'ADBS
» et de la revue « ARCHIMAG » afin de susciter des
réactions, ce qui nous a permis de recueillir les suggestions de madame
Caroline PLANTE du groupe GESTAR
20
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
qui nous a proposé l'achat du livre «
l'ESSENTIEL DE LA GESTION DOCUMENTAIRE »
de Michel Roberge, directeur fondateur de cette
société de records management, installé au canada. Ce
livre reprend, en somme, les mêmes principes des deux derniers ouvrages
de l'auteur dont : « la gestion des documents administratifs : une
approche systématique et systémique ».
Nous avons aussi par mail, pris contact avec madame
Geneviève DROUHET, archiviste- paléographe au sein du groupe
MEDERIC, une société d'assurance retraites, auteur et
co-auteur
de plusieurs ouvrages et articles sur l'information documentaire
et le records management.
De même, des sites ont été visités
comme ceux du Programme Général d'Information
(PGI) s, du Records and Archives Management Programme (RAMP)),
des archives nationales
du Canada, de la revue « documentalistes ». les sites
sur le records management ((SERDA),
de la revue « Archimag »et de l'Association of
records managers and Administrators
(ARMA). Ces recherches, nous ont permis de maîtriser
ce nouveau concept qu'est d'essence américaine et australienne et du
même coups de modifier notre plan de départ
en accentuant sur l'informatisation et la GED suite aux
applications effectuées dans certaines Caisses en France.
Nous avons également, effectué le
dépouillement de certaines revues françaises au sein de la
bibliothèque de l'EBAD et de la Bibliothèque
Universitaire de Dakar (BUCAD), telles
« documentalistes » ; « Archimag » ; «
la gazette des Archives » ; des revues québécoises
ou
Nord américaines comme « la revue archives ».
C'est ainsi que certains articles ont retenus notre attention
:
- «la fonction documentaire des grandes
entreprises françaises11 »: Par des
statistiques, ce document nous permet de voir au niveau de
quelles directions, sont rattachées
les services d' information documentaire dans les entreprises
françaises et d'avoir une idées sur l'analyse de questionnaire
dans le domaine documentaire.
- « Du système information- documentation
au système d'information spécifique pour l'entreprise12
», axé sur le management global de l'information par
la mise en place d'un système d'information spécifique pour
l'entreprise dont le champ d'intervention est plus large que celui du
système « information-documentation classique » ;
11 «STILLER, Henri.- In :documentalistes,
vol.32, n°3, 1995.- pp.165-169 »
12VOLANT, Christiane.- In: documentaliste, vol.32,
n°6, de 1995.- pp.296-302.
21
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
La mise en place de ce système permet aux professionnels
d'avoir d'immenses atouts qui sont la
conception et la gestion de réservoirs
d'informations. Les insuffisances sont basées sur la
méconnaissance du management et de la stratégie d'entreprise.
Pour notre part, cet article est à tout point de
vue utile du fait qu'il gère la notion information-documentation
dans tous les sens : cette conception de l'information-documentation
(information documentaire ,journalistique et
communication) est vécue au sein de nos entreprises, par
exemple à la CNSS, dans le cas ou un service unique est chargé de
la gestion de
la Communication au sens large du terme.
- L'article, intitulé «tableau de
gestion de documents : une des clés du records management13
» axé sur le record management, surtout sur
l'élaboration d'un tableau de gestion des documents indispensable
à la gestion des documentaire au sein des institutions
- L'article de S. DESSOLIN-BAUMANN intitulé «
l'archiviste d'entreprise, portrait
d'un Homme nouveau14 »
ayant trait au concept de records management auquel sont
confrontés de nos jours les archivistes d `entreprises qui
doivent en faire un outils de gestion stratégique.
Ces articles ont été cités, parce
qu'ils retracent à peu prés le système que nous
projetons de mettre en place ;
En conclusion, nous pouvons affirmer que cette étape a
été pour nous, un point central dans La délimitation et le
recentrage de notre travail et nous a permis de connaître les dures
réalités de manque d'ouvrages et d'études en
matière de gestion des archives et de documentation dans les
institutions de « sécurité sociale ».
IV.2- Le questionnaire
Le questionnaire avait pour but de confirmer les
appréciations que nous avons de la situation
de l'information documentaire au sein de la Caisse. Aussi
c'était une manière pour nous d'impliquer les
collègues dans la perspective de recherche de solutions idoines en vue
de faire
de l'information documentaire surtout de la question des archives
un élément central dans la gestion efficiente de
l'institution.
Depuis le 07 août, nous avons effectué les
activités suivantes dans la conception du
questionnaire suite à des échanges de courriers qui
ont été possibles grâce à Internet :
FOURNIER Delphine.- In : documentaliste, vol 36, n°2,
1999,pp.89- 96,13
14 DESSOLIN-BAUMANN S.- In : la gazette des archives
n°154 du 24/12/1991.- pp.147-161.
22
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø élaboration d'un pré questionnaire,
comprenant douze questions qui a été testé sur
dix
agents. Les questions sont relatives à
l'identification, au profil des utilisateurs ; aux données
concernant le fonds documentaire et sa gestion ; à
l'intérêt des archives ; au rôle
de l'informatique dans la gestion des archives et les
suggestions envisagées pour l'amélioration de la gestion de
l'information documentaire.
Après de multiples échanges de correspondances, le
questionnaire a fait l'objet d'ajustement
et de corrections par l'ajout et le retrait de certaines
parties surtout, les questions relatives au schéma directeur
informatique ; à Internet ; à la répartition
statistique et aux personnes auxquelles le questionnaire doit être
administré, ce qui a abouti à :
Ø l'élaboration d'un questionnaire
définitif comprenant douze questions ouvertes ou
fermées, suivies de justificatifs.
Le questionnaire a été reproduit en soixante
exemplaires et l'administration a été faite avec l'aide de
SIENOU Saîbou, l'actuaire de la Caisse.
La population globale de l'institution est estimée
à 808 agents et la population cible est de 448
agents (employés, cadres).
Ø Dans le cadre de l'administration du questionnaire,
nous avons opté avec l'aide de notre actuaire pour
l'échantillonnage représentatif qui est orienté vers un
objectif consistant au choix d'un groupe d'individus susceptibles à
priori d'être utilisateurs de l'information documentaire : cadres
(supérieurs et moyens) et employés ayant le niveau minimum du
Brevet d'Etudes du Premier Cycle « BEPC ».
L'échantillonnage a concerné 60 agents
répartis dans les directions centrales et la direction
régionale de Bobo-Dioulasso en fonction des
catégories socioprofessionnelles : cadre supérieurs (CS),
cadres moyens (CM) , employés (E)) de la façon suivante :
§ Pour la direction générale (OUAGADOUGOU)
:
CS : 12 ; CM : 12 ; E : 23; soit 47 agents ;
§ Pour la direction régionale (BOBO-DIOULASSO): CS :
03 ; CM : 03 ; E : 07; soit 13 agents.
Le pourcentage du nombre d'agents enquêtés par
rapport à la population de l'institution est de :
- population globale : 7,42% ;
- population cible : 13,40%,
23
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Les questionnaires ont été administrés
selon la méthode directe, c'est à dire, une fois les
agents identifiés, les exemplaires du questionnaire leur
ont été remis en main-propre suite à une séance
d'explication et un rendez-vous a été fixé pour leur
récupération.
Les questionnaires de la Direction régionale de
BOBO-DIOULASSO, deuxième ville du BURKINA FASO ont fait l'objet de
déplacement dans la dite localité pour son administration qui
s'est déroulée en deux jours. Tous les questionnaires ont
été récupérés.
IV.3-Les entretiens et interviews
Afin d'avoir les points de vue et les propositions
des autorités de l'institution et de certaines personnes
ressources relatifs à la notion des archives, leur
utilité , les propositions envisagées pour une gestion
efficiente de l'information documentaire, nous avons utilisé la
méthode d'entretiens.
C'est ainsi que le Directeur général, le
secrétaire général , l'ex-conseiller du directeur
général, actuellement directeur de l'informatique et de la
statistique, l'ex-directeur des ressources humaines,15 certains
agents et même certains directeurs du Centre national des archives
comme
le directeur des archives historiques et iconographiques
impliqués dans la première tentative d'organisation des
archives avec le cabinet de consultation dénommé « SIEGO
», nous ont fait part de leur point de vue, sentiments et formulés
des propositions :
- Pour le directeur général16 , son
souhait est qu'après notre formation , la gestion des archives
prenne un autre tournant pour le bien de l'institution. Il
souhaite que les archives soit numérisées
( les documents essentiels et vitaux) et microfilmées (
les dossiers du personnel et les dossiers de prestations...) et que cette
expertise que nous allons acquérir soit profitable pour tous ;
- pour le Secrétaire général,17
notre mise en position de stage répond à
un souci : le
développement de la fonction archives et l'organisation de
celle-ci, en vue de faciliter le repérage
et la gestion efficiente de l'information au moment voulu et
dans un laps de temps. Il souhaite que les archives de la Caisse soit
à l'image des archives de sécurité sociale de la
Caisse de Tunisie qui a, du point de vue organisationnel, rang
de direction, ce qui témoigne de l'importance et du
rôle prépondérant que jouent les archives dans
le développement et l'efficience des prestations de
sécurité sociale ;
15 avant que nous venions à Dakar, des
nominations de responsables ont eu lieu, ils ont soit changé de postes,
soit non pas été confirmé à leur ancien poste.
16 Idrissa ZAMPALEGRE
24
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- pour l'ex-DRH, monsieur BAMBARA Joseph, les archives de
l'institution sont dans un état
déplorable et qu'il n'existe à proprement
pas d'archives à la Caisse. Il donne l'exemple des archives
comptables de l'institution qui ont été retrouvées chez
les « vendeurs de cacahuètes » alors que se sont des documents
récents ( 1999) ;
- pour le ex-directeur régional de
Bobo-Dioulasso18, l'étude est la bienvenue, car mieux vaut
tard que jamais. Il salut cette initiative, car l'absence d'archives
organisées à la DRB reste un goulot d'étranglement. Il dit
avoir même proposé une correspondance dans ce sens proposant
à la direction générale de s'attacher les services d'un
consultant pour faire un audit des archives de la dite direction » ;
- pour le directeur des archives historiques et iconographiques
du centre national des archives19 ,
les cadres dudit Centre, ont été associés
à l'organisation des archives de la Caisse en tant que direction
responsable des archives sur l'ensemble du territoire et que la
Caisse étant un établissement para-public, est investie
d'une mission de services publics. Il dit disposer des fiches
d'analyses documentaires sur le traitement de ces archives (nous
n'avons pas pu examiner les dits fiches). Il déplore le fait que
l'opération ne soit pas allée à son terme.
- pour une collègue, l'organisation des archives
est une bonne chose, car il est inadmissible qu'une institution comme
la Caisse, ne possède pas de mémoire et d'outils fiables
pour sa gestion. Elle donne comme exemple, les multiples procès
auxquels la Caisse a été déboutée, faute de
preuves, suite à une mauvaise organisation des archives (dossier
de échelons perdus, reclassements d'agents) .
L'intéressé souhaite une inumérisation des
dossiers employeurs afin de stopper les multiples cas de fraudes
constatées.
En somme, les différents responsables et les agents ont
une nette perception des archives et leur
utilité :
pour les hautes autorités, la politique de
formation pour le second cycle est une preuve selon laquelle la
question de l'organisation des archives est une préoccupation de l'heure
.
17 SEREME Sidiki
18 Monsieur Barro Sibiry
19 CISSE Ibrahim
25
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
IV.4- L'état des lieux
Nous avons aussi profité de notre séjour
au Burkina faso pour constater de visu l'état des archives et de
la documentation au sein de l'institution. C'est ainsi qu'un tour au service
de la promotion des assurés sociaux de la DPASS nous a permis de voir
dans quel état se trouvent
les archives de la Direction Administrative,
Financière et Comptable qui pourtant, ont fait
l'objet de traitement par le cabinet dénommé
« Société Internationale d'Etudes de gestion et
d'Organisation (SIEGO) ». Les archives ont été
transférées dans des conditions non
réglementaires, pas par un spécialiste, encore moins à
l'aide d'un bordereau de transfert sous
le hangar du service de promotion des assurés sociaux et
après dans un débarras de ce même service ;
Nous avons effectué une visite au niveau des directions
régionales (OUAGA et BOBO- DIOULASSO) surtout dans les services
techniques ou les dossiers semblent être bien gérés.
Une étude détaillée a été
faite dans la partie « évaluation de l'existant ».
IV.5- Les difficultés
rencontrées
Dans le cadre de l'étude nous avons eu à faire
face à plusieurs contraintes dont :
- Les difficultés rencontrées dans
l'administration du questionnaire:
Certains agents ont eu des problèmes de
compréhension des termes spécifiques employés dans le
corpus du questionnaire. Ce qui est à l'origine du
pré-questionnaire qui a abouti à la rédaction du
questionnaire définitif à partir de ces différentes
contraintes et problèmes rencontrés
Il a fallu pour ne pas être confronté aux
mêmes problèmes, introduire des séances d'explications lors
de la remise du questionnaire aux agents. Malgré ces précautions,
les employés ont été le groupe socioprofessionnel le
plus confronté à la compréhension de certaines
parties du questionnaire malgré l'administration d'un pré
questionnaire à leur intention.
Les cadres ont été plus réceptifs et ont
formulé des propositions et solutions pertinentes.
- lors de l'administration du questionnaire, la plupart
des agents qui étaient au courant de l'opération ont
souhaité remplir le questionnaire, alors qu'un quota bien défini
par l'actuaire a
été arrêté selon les normes
statistiques ;
-le manque de documentation : les documents dans le cadre de
la conception d'un système de gestion globale de l'information
documentaire au sein d'institutions de sécurité sociale sont
presque inexistants ;
26
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- les différents rendez-vous avec le chef de service
Communication et Relations Extérieures
(COMREX)20, n'ont pas été honorés
malgré plusieurs tentatives, alors que celui-ci constitue
un dispositif important dans la gestion de l'information
documentaire au sein de l'institution. Des informations capitales n'ont pas
pu être obtenues comme celles relatives au projet de Gestion
Electronique des Documents (GED) (société attributaire
du marché, période d'exécution, documents ou services
concernés) et l'opération de sauvetage des archives qui
est actuellement en cours au sein d'un de nos services
(modalités, procédures, mesures et agents affectés
à son organisation ).
IV.6- Les solutions administrées
- En ce qui concerne la recherche documentaire, des
documents ont pu être réunis, et les recherches au niveau
d'Internet nous ont été d'une grande utilité.
- des personnes-ressources au fait de la gestion des archives ont
été consultées (des anciens
responsables et agents qui ont vu « grandir l'institution
») ;
- Le questionnaire a été administré selon
les normes requises ( dans les normes statistiques
1O% de l'échantillon est autorisé , alors que ,
nous avons atteint 13%). les agents qui n'ont pas été
concernés par ce questionnaire, ont fait néanmoins l'objet
d'entretiens et d'échanges
de points de vue . De cet entretien, le constat qui
se dégage est que, la plupart des agents indexent les
dirigeants qui se sont succédés au niveau de
l'institution, dans la mauvaise gestion des archives et cela comme ils le
disent à dessein .
Aussi, de cet échange, des propositions ont
été aussi formulées, dont la plupart ont
été soulevées par les agents enquêtés ;
- afin de pallier au manque d'informations avec le chef de
service COMREX, des rencontres
et échanges ont été faits avec monsieur
TOE PIERRE , bibliothécaire-archiviste et des visites ont
été menées dans certains services et locaux de
conservation et de gestion des archives comme au service promotion des
assurés sociaux et les services de prestations.
20 BA Ali Boubacar,
27
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
IV.7- Le plan du travail
Notre sujet est subdivisé en trois parties :
- la première partie est relative à l'Etude
Institutionnelle et à l'évaluation de l'existant ;
- la deuxième partie est relative aux Solutions
Institutionnelles : propositions
et recommandations ;
- la troisième partie est relative aux
Solutions techniques : propositions et recommandations
28
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
PREMIERE PARTIE : Evaluation de l'existant
29
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
CHAPITRE I : ETUDE DU CONTEXTE : PRESENTATION DE LA
CAISSE NATIONALE DE SECURITE SOCIALE
L'étude de l'existant consiste à faire une
analyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel des structures
et du fonds documentaire de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale.
Dans l'objectif de connaître le fonds documentaire
de la CNSS, l'étude institutionnelle s'impose. Dans les pages qui
vont suivre, nous essayerons de présenter d'une façon succincte
l'institution à travers son histoire, sa mission, son cadre juridique,
son domaine d'activité, ses sources de financement et sa structure
organisationnelle.
I.1- Historique
Crée par arrêté n°1029 ITLS/HV
du 06 décembre 1955 avec effet pour compter du 1er
janvier 1956, l'actuelle « Caisse de sécurité
sociale du BURKINA- FASO » a connu beaucoup de mutations :
Appelée, « Caisse de Compensation des
Prestations familiales » à sa création, elle est
devenue « Caisse de Compensation des Prestations Familiales et des risques
Professionnels » avec l'introduction, par la loi n°03/59/ACL du
30 janvier 1959, de la branche des risques professionnels.
Elle deviendra « Caisse de Prévoyance Sociale »
avec l'institution, par la loi n°78/60/AN
du 06 octobre 1960, de la branche des pensions.
La loi n°13/72/AN du 28 décembre 1972
portant code de sécurité sociale au Burkina- Faso consacra
l'appellation « Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS)
».avec les trois régimes (prestations familiales,
risques professionnels, pensions).
I.2- Missions
Institution à vocation sociale, ayant connu de profondes
mutations, la CNSS-Burkina
est investie d'une mission de service public. Elle est
chargée de la gestion du régime
de sécurité sociale institué par la loi
n°13 /72/AN du 28 décembre 1972 portant code
de sécurité sociale au Burkina.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Le régime de sécurité sociale,
conformément aux dispositions de l'article1 de la loi ci-dessus
citée, comprend trois branches techniques qui constituent
les normes minimales exigées par l'Organisation Internationale du
travail (OIT) :
ü Une branche des pensions chargée du
service des prestations de vieillesse, d'invalidité et de
décès ;
ü une branche des risques professionnels
chargée du service des prestations en cas d'accident de travail ou
de maladie professionnelle ;
ü une branche des prestations familiales chargée du
service des prestations familiales et des prestations de maternité
Ce service légal des prestations est
complété par une action sanitaire et sociale(article 2 de la loi
13 : 72 :AN)
La CNSS a pour objectif prioritaire le recouvrement des
cotisations sociales et le paiement des prestations dues aux assurés
sociaux conformément aux dispositions du code de la
sécurité sociale.
Elle doit également contribuer au développement
économique et social du pays. L'institution compte 808 agents
permanents, des agents contractuels (150 environ) et évolue dans un
cadre juridique et institutionnel précis.
1.3- Le cadre juridique et institutionnel
La CNSS-BURKINA est un établissement public à
caractère industriel et commercial (EPIC ) doté de la
personnalité juridique et de l'autonomie financière. Elle
bénéficie de la garantie de l'Etat et est classée parmi
les sociétés et entreprises à caractère
stratégique du Burkina-faso définies par la loi n°53/93/ADP
du 20 décembre 1993. Elle est placée sous une triple tutelle :
ü une tutelle technique du Ministère de l'Emploi,
du Travail et de la Jeunesse ;
ü une tutelle financière du ministère de
l'économie et des finances ;
ü une tutelle de gestion du ministère du commerce, de
la promotion des entreprises et
de l'Artisanat.
Elle est administrée par un conseil d'administration de
douze (12) membres dont :
- quatre (04) représentants de l'Etat ;
- quatre (04) représentants des employeurs ;
- quatre (04) représentants des travailleurs.
La CNSS est membre de la Conférence Interafricaine de la
Prévoyance Sociale (CIPRES).
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l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
I.4- Domaine d'activité et sources de financement
Intervenant dans un secteur d'activité
stratégique, la CNSS bénéficie de sources de
financement définies par la loi n°13/72/AN du 28 décembre
1972.
Le domaine d'activité de la Caisse est l'assurance
sociale, les bénéficiaires de cette assurance sont :
- les travailleurs salariés,
- les personnes à charge des travailleurs
salariés,
- les personnes assimilées aux travailleurs
salariés,
- les assurés volontaires.
Les prestations sociales qu leur sont servies en application des
dispositions du code de la sécurité sociale sont :
Ø au niveau de la branche des pensions (assurance
vieillesse), nous avons :
- les pensions de vieillesse,
- les pensions de survivants,
- les pensions d'invalidité,
- les allocations de vieillesse,
- les allocations de survivants.
Ø Au niveau de la branche des risques professionnels
:
- les soins médicaux ;
- les indemnités journalières en cas
d'incapacité temporaires ;
- la rente ou l'allocation d'incapacité en permanence de
travail totale ou partielle ;
- l'allocation de frais funéraires et les rentes de
survivants en cas de décès.
Ø Au niveau de la branche des prestations familiales
:
- les allocations prénatales ;
- les allocations familiales ;
- l'aide à la mère et au nourrisson sous forme de
prestations en nature
- les indemnités journalières destinées
à compenser la perte de salaire pendant la durée
de congé de maternité.
Toutes les prestations rentrent dans le cadre global d'une
politique de protection sociale qui nécessite la contribution
préalable du travailleur salarié et de son employeur.
Les ressources financières de la Caisse proviennent :
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
- des cotisations sociales ;
- des majorations pour cause de retard dans le paiement des
cotisations ;
- des produits de placements de fonds (revenus des immeubles de
rapport, des prêts aux institutions, des titres de participation, des
obligations, des dépôts à termes, des prêts
au Trésor Public) ;
- des recettes diverses (locations de véhicules, recette
du service promotion des assurés sociaux....)
Selon les résultats de l'étude actuarielle
réalisée en mai 2000, les cotisations sociales de
l'année 1997, représentaient 85% des ressources, les revenus des
placements ( 13%) et les ressources diverses (2%). L'assiette de cotisations
est constituée du salaire brut plafonné à
600.000FCFA. Le taux de cotisation est de 21,50% et est
réparti entre les branches des prestations familiales ; des risques
professionnels et des pensions.
A ce titre, l'employeur cotise à hauteur de 16% (part
patronale) et le travailleur contribue pour 4,50% (part ouvrière).
Conformément à l'article 32 du code de
sécurité sociale, la Caisse dispose :
Ø d'une réserve de sécurité dans la
branche des risques professionnelle qui doit être
au moins égale à la moitié du montant
total des dépenses moyennes annuelles des prestations constatées
dans cette branche au cours des deux derniers exercices, à l'exclusion
de celles afférentes aux rentes ;
Ø d'une réserve technique qui doit être
égale au montant des capitaux constitutifs des rentes allouées
;
Ø d'une réserve de sécurité dans la
branche des prestations familiales qui est égale
au montant total des dépenses trimestrielles
moyennes de prestations constatées dans cette branche au cours des
deux dernières années d'exercices ;
Ø d'une réserve technique dans la branche des
pensions constituée par la différence entre les recettes et
les dépenses de la branche. Les réserves de
sécurité sont placées dans des opérations de court
terme tandis que les réserves techniques font l'objet de placements
à long terme.
Pour accomplir sa mission, la CNSS-Burkina a adopté une
structure de gestion basée sur une distinction entre services
opérationnels et services fonctionnels.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
I.5- Structure organisationnelle
La structure de gestion de la Caisse est
composée de services fonctionnels et opérationnels,
centraux et régionaux (cf.«annexe », décision
n°93/380 du 04 juin 1993 portant organisation et composition des
services de la caisse et ses additifs ).
Ø Les services fonctionnels : il s'agit de
services d'appui et/ ou de conseil qui comprennent :
- La direction générale, ses services
rattachés et les conseillers techniques au nombre de deux ;
- le service communication et relations extérieures (
COMREX), chargé de la gestion de
la communication, de la gestion documentaire et du protocole ;
- la cellule études, chargée des questions de
placements et d'actuarielles ayant rang de direction centrale ;
- la cellule juridique et contentieux général,
chargée des questions contentieuses et judiciaires ayant rang de
direction centrale ;
- le contrôle de gestion et audit interne (CGAI),
chargé de l'audit, du contrôle de la gestion
financière et administrative de la Caisse ;
- la direction centrale des prestations (DCP) qui est
chargée de l'uniformisation et de l'harmonisation dans
l'interprétation et l'application des textes réglementaires
et législatifs en matière de prestations sociales ;
- la direction de la Prévention, de l'Action sanitaire et
sociale (DPASS), chargée de la mise en oeuvre de la politique sanitaire
et sociale de l'institution ;
- la Direction Administrative financière et Comptable
(DAFC) qui est chargée des opérations
de comptabilité, d'administration et de finances ;
- La Direction des ressources humaines (DRH), chargée de
la paie, de la gestion du personnel,
de la formation et stages ;
- La Direction de l'informatique et de la statistique
(DIS), chargée de l'étude et de la réalisation des
traitements informatiques, de la collecte et de l'analyse des
données statistiques
- le secrétariat général et ses
services rattachés qui jouent le rôle de coordonnateurs
des différentes directions centrales et régionales. le
secrétaire général relève du directeur
général.
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø Les services opérationnels : ce sont ceux qui
sont directement productifs. Il
s'agit de :
-- la direction du recouvrement et du contentieux
(DRC), chargée de l'immatriculation des employeurs et travailleurs,
du recouvrement des cotisations sociales ainsi qu de la gestion des contentieux
y relatifs ;
- la Direction des Investissements et de la gestion
Immobilière (DIGI), chargée de la construction d'immeubles,
de leur entretien et du recouvrement des loyers des immeubles de rapport ;
- les directions régionales, au nombre de cinq (05),
elles sont chargées du recouvrement des cotisations, des loyers des
immeubles de rapport et du service des prestations sociales dans la limite de
leurs ressorts territoriaux.
CHAPITRE II : ETUDE DE LA SITUATION DOCUMENTAIRE
Cette étude sera centrée sur les
bâtiments, les ressources humaines et financières,
l'organisation du service en charge de la gestion du fonds
documentaire, (ses missions actuelles, ses secteurs d'activités, ses
collections, son mode de fonctionnement, ses moyens techniques, ses actions
de coopération, son mode de traitement de l'information,
les utilisateurs).
II-1-Présentation du Service Communication et
Relations Extérieures
La gestion des archives et de la documentation
relève du « service communication et relations
extérieures » C'est un service qui dépend de la
direction générale de la CNSS.
Il est chargé :
Ø de réunir et de conserver toute documentation
relative à la sécurité sociale ;
Ø de gérer la bibliothèque de
l'institution ;
Ø d'élaborer l'organe d'informations de la CNSS
appelé « ECHO-CNSS »
paraissant plus depuis 1986 ;
Ø d'étudier et de mettre en place des moyens
d'informations autres que le journal ;
Ø d'assurer un rôle de conseil aux
services de la CNSS en matière de communication externe
(présentation des imprimés ; aménagement et l'accueil
dans les guichets) ;
35
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø d'assurer le suivi des relations avec les
institutions nationales, régionales et
internationales spécialisées en matière de
sécurité sociale et de santé au travail..
C'est donc dire que ce service est en charge non
seulement de la communication et des relations extérieures mais
aussi de la gestion de l'information documentaire.
Deux catégories de documents existent au sein de la CNSS,
selon la formule consacrée de
Michel ROBERGE21:
- la documentation ou les documents de
référence dont la gestion relève de la
bibliothéconomie ;
- les documents administratifs dont l'organisation a besoin pour
accomplir son mandat
et ses fonctions.
II.2- Volume et place de la documentation
II.2.1-Présentation de la bibliothèque
La bibliothèque de l'institution est située au
5éme étage du nouvel immeuble de l'institution. Elle occupe une
salle de 180 m2 qui sert non seulement de bureau pour l'archiviste
bibliothécaire mais aussi de salle de conservation et de lecture pour
les usagers.
Elle est équipée de rayonnages
métalliques pour les ouvrages, d'un présentoir pour les
périodiques et journaux, de deux tables, de chaises pour la consultation
et d'un bureau équipé d'un ordinateur pour l'archiviste
-bibliothécaire.
Le fonds documentaire couvre les domaines suivants : la
sécurité sociale ; le droit du travail ; le droit ;
l'économie ; le management et est constitué de :
v monographies ( 1027 ouvrages) ;
v périodiques ( 100 titres ), dont la majorité ne
fait plus l'objet d'abonnements ;
v des quotidiens, dont les journaux locaux (Sidwaya, le Pays,
l'Observateur Paalga...)
et des journaux internationaux (Jeune Afrique
l'Intelligent, jeune Afrique
Economique, le Courrier, Afrique magazine...) ;
v de CD-ROM qui accompagnent certaines revues de
sécurité sociale. les instruments de recherches :
Afin de faciliter les recherches des usagers et de gérer
au mieux son fonds, le responsable de
la bibliothèque a initié des instruments de
recherches suivants :
- les fichiers matières ;
21 ROBERGE, Michel.- L'essentiel de la gestion
documentaire.- Québec : Editions GESTAR, 2002.- voir p1.2
36
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
- le registre d'inventaire des monographies.
Pour la communication des documents aux usagers, un
registre de sortie a été mis à leur disposition
afin de faciliter les emprunts des ouvrages.
Les usagers sont essentiellement constitués
d'étudiants des écoles supérieures de formation
professionnelle et des universités de Ouagadougou et
Bobo-Dioulasso qui sont en stage au sein de l'institution , en vue de la
préparation de leurs mémoires ou rapports de stage.
Depuis deux ans, elle est fréquentée par les
stagiaires du Centre de formation Professionnelle
de la Caisse et certains agents en vue de la
préparation des tests de formation. Le fonds documentaire n'est
pas informatisé.
II.2.2- La documentation
Au niveau du service prévention des
assurés sociaux de la Direction de la Prévention, de
l'Action Sanitaire et Sociale (DPASS), il existe une abondante documentation
constituée de périodiques, d'ouvrages et de brochures sur les
risques professionnels, la sécurité au travail, l'ergonomie; la
santé au travail et de rapports de contrôle des agents et cela
compte tenu de sa spécificité consistant à
prévenir les accidents au travail au sein des entreprises
affiliée à la sécurité sociale.
Ce service dispose du point de vue hiérarchique d'une
section exploitation et documentation
chargée de la gestion de cette documentation.
Malheureusement, les documents ne sont pas
conservés et gérés selon les normes documentaire
. De même, au sein de ce service, il existe une section audiovisuelle,
chargée de
la production de films et de documentaire en vue de la
sensibilisation des usagers sur la prévention sanitaire et sociale
.Elle dispose d'un important lot de bandes vidéo.
II.3 - Volume et envergure du fonds d'archives et de
l'information administrative
Par fonds d'archives, nous entendons « l'ensemble
des documents de toutes natures qu'une personne physique ou morale,
qu'un service public ou privé, a automatiquement et
organiquement réuni en raison même de ses fonctions ou de son
activité »22. Au niveau de la Caisse, nous entendons
par fonds d'archives les documents produits et reçus, de
l'actif à l'inactif.
22 Direction des archives de France.- La pratique
archivistique française.- Paris : Archives Nationales, 1993.-
630p : voir pp.22.
37
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Dans le contexte de l'information administrative, deux
termes sont évoqués ; il s'agit de
l'information et de l'administration.
L'information selon le dictionnaire Robert est définie
« comme des renseignements que l'on prend sur quelqu'un ou quelque chose
».
Pour l'AFNOR23, l'information « constitue une
donnée, un fait, une notion ou une instruction
représentée sous forme conventionnelle convenant
à une communication, une interprétation
ou un traitement par l'homme ou par les moyens automatiques
» ;
La notion d'information appartient à plusieurs
corps de métier dont les journalistes, les informaticiens, les
documentalistes, chercheurs, magistrats. Littéralement,
l'information signifie ce qui « forme », « façonne
», « transforme » un élément de la
réalité et permet ainsi
de la représenter24.
Selon le Robert, la notion d'administration
signifie « la fonction consistant à assurer l'application
des lois et de la démarche des services publics
conformément aux directives gouvernementales », c'est l'ensemble
des services et agents chargés de cette fonction.
.L'information administrative est consignée sur un
support en l'occurrence le document administratif en vue d'être
communiquée.
L'information administrative au sein de la Caisse est
constituée de documents de gestion et de
documents d'exploitation, les documents actifs et
semi-actifs, les documents d'utilité courante, en somme les
documents qui ont selon R. Schellenberg25 une valeur primaire.
Le document administratif provient selon Michel
ROBERGE26, « des différents services au
sein d'une administration . Sa valeur est aussi
bien archivistique, qu'historique ou patrimoniale mais et surtout
financière et légale ».
C'est par arrêté n°1029/ITLS/HV du 06/12 1955
que le système de sécurité sociale a été mis
en place en Haute-Volta, actuelle Burkina-Faso.
C'est donc dire, que l'institution qui est vieille de 47
ans, devrait disposer d'un gisement d'information documentaire,
généré dans le cadre de ses activités.
Cette abondante documentation administrative est
essentiellement constituée de dossiers allocataires ; de dossiers
employeurs ; de dossiers de personnel ; de documents comptables et financiers
et autres documents essentiels. Malheureusement, force est de
constater que la grande majorité de cette documentation
d'entreprise se trouve non-organisée selon les
23 Association française de Normalisation
24 Evaluation du système d'archivage des
documents du MBDHP et de la documentation des boutiques de droit(
période de 1989-2001. - TAMBOURA, Djibrilou ( consultant)-
p.7
25 Modern archives : principles and techniques.-
Chicago : university Press, 1956.- 248p.
26 op. cité.-p.2.1.
38
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
normes archivistiques du fait de l'inexistence d'une structure
autonome, capable de prendre
en charge, la gestion de ce patrimoine archivistique. Le
manque de locaux spécifiques pour leur conservation et de politique
adéquate en la matière sont aussi à l'origine de
cette situation.
Avec la construction du nouveau siège, la
gestion des archives n `a pas fait l'objet d'attention : une salle
leur a été réservée au sous-sol et qui sert
de nos jours, de magasins comportant des documents d'archives
inorganisés résultant du déménagement des
services dans la bâtiment.
Un petit tour dans l'un de nos services, nous a convaincu de ce
manque de volonté : les
archives sont dans des conditions de conservation
déconcertante : archives déménagées pèle
mêle, jetées et abandonnées à leur sort, et battues
régulièrement par les différentes intempéries
et par les actions dévastatrices de l'Homme.
Face à ce triste bilan de gestion des archives et de la
documentation, il faut reconnaître que certaines directions comme la
Direction des Ressources Humaines, la Direction du recouvrement et
du Contentieux, et les services prestations des directions techniques ont pu
conserver leur instrument de gestion et de repérage : ce sont
généralement les documents d'exploitation, spécifiques
au mandat et aux fonctions de chaque organisme, c'est à dire les
directions techniques et les documents de gestion, propre à la
gestion des ressources humaines, financière et matérielle...
II.4- Les tentatives d'organisation des archives
effectuées par le cabinet dit Société
Internationale d'Etudes , de Gestion et d'Organisation
« SIEGO »
Les archives de la Caisse nationale de
sécurité sociale ont déjà fait l'objet de
tentative de réorganisation courant année 1998 . Cette
opération avait été confiée à SIEGO, un
cabinet de consultation et de sous-traitance, avec l'appui du Centre
national des Archives du Burkina faso, qui a consisté à
mettre à la disposition de ce Cabinet, un conservateur et un archiviste
d'Etat.
Le personnel technique contractuel composé d'archivistes
et de documentalistes était le maître d'oeuvre de cette
réorganisation.
Cette tentative de réorganisation a été un
échec et cela pour plusieurs raisons :
Ø Le cabinet attributaire du marché
n'était pas spécialisé en matière d'organisation
et de gestion des archives et de la documentation ;
Ø La non-implication des deux archivistes de
l'institution dans la gestion et le management
de cette tentative de réorganisation. En effet,
l'opération a été gérée par les
autorités de
39
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
l'institution et le chef de service communication et
relations extérieures (les cadres
archivistes susceptibles de lui fournir des conseils en
matière de gestion archivistique n'ont pas été
impliqués dans l'élaboration du projet) ;
Ø une étude préalable n'a pas
été faite dans le sens de mesurer la qualité et la
quantité des documents d'archives existantes, en somme, un inventaire
et audit n'ont pas été faits ; ce qui aurait permis de
connaître la typologie des documents existant et de mesurer les
différentes difficultés auxquelles sont confrontées
la gestion des archives dans les différentes directions
régionales en vue de leur appliquer des solutions appropriées
;
Ø le manque d'infrastructures, à même de
prendre en charge du point de vue conservation et gestion, les archives
déjà traitées. Elles ont une fois traitées,
été confrontées au problème
de locaux de conservation. Ces archives traitées,
ont fait, lors de l'aménagement des bureaux de l'institution,
l'objet de transfert par des manoeuvres dans des camions pour être
déchargées sans l'avis des spécialistes dans un
entrepôt désaffecté situé au service promotion
des assurés sociaux de la direction de la Prévention de
l'Action sanitaire et sociale.
Subissant les différentes intempéries « la
pluie, le vent, et les agents destructeurs des
documents ( insectes, poussière, acidité..)
», une partie des archives a été détruite ou est
actuellement difficilement irrécupérable. En somme, il
n'y 'a pas eu de mesures d'accompagnement pour la prise en charge de
l'existant ;
Ø Le coût de la réorganisation a
été mal évalué: de plus de vingt millions
(20.000.000 )27de francs CFA, cela n'a pas
suffit à prendre en charge les archives des différentes
directions régionales (aucun inventaire n'a été
effectué et l'opération s'est limitée aux archives du
siège).
27 source: COMREX
40
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
II.5- Diagnostics des problèmes liés
à la non-maîtrise de la documentation et des
archives au sein de la Caisse nationale de
sécurité sociale
L'information, constitue pour toute organisation, la ressource
fondamentale dont elle a besoin pour mener à bien ses misions.
Cette information doit être gérée de
manière à la rendre disponible, facilement repérage afin
d'assurer une gestion efficace et rentable des ressources.
MichelROBERGE ne disait il pas que : « la fonction
de gestion documentaire est un soutien à la prise de
décision et au fonctionnement quotidien d'une organisation et
son objectif premier demeure l'efficacité et la rentabilité
administrative »28.
La non-maîtise de l'information est
caractérisée au niveau de la Caisse par un certains nombre
d'éléments que sont, l'absence de structure
spécifique à même de gérer l'information
documentaire, l'inexistence de locaux appropriés pour une bonne
conservation des archives, l'inexistence d'outils de gestion fiable, le
manque de procédure de gestion globale de l'information
documentaire, et un manque de volonté politique. Ces
symptômes sont à l'origine des mots suivants :
Ø Les Pertes fréquentes de dossiers et
de documents : | 