Audit de l'activité de crédit dans un établissement de micro finance (gestion des crédits et du portefeuille compromis): cas du Crédit Mutuel. SA au Cameroun

I.2 - Les Besoins en informations

Il est question dans ce volet d'édicter l'ensemble des informations requises qui seront exploitées pour la résolution du problème, et de préciser les différents lieux de collecte desdites informations.

En fait, il s'agit de reconstituer une sorte de plate-forme, pouvant servir de trame à la collecte des données. Pour les besoins de cette collecte, nous avons pu compiler des informations des indications de 4 services : les gestionnaires, le service crédit, le DGA, 02membres du comité de crédit et enfin l'Agence spéciale de recouvrement.

Pour rendre concis le volume non négligeable des données, nous avons jugé plus fluide de consigner les besoins en informations des diverses étapes de crédit dans le tableau synthétique suivant :

Nature de l'information		Objectifs recherché
I - Procédures d'octroi des crédits
A - Examen du dossier d'une demande de crédit		S'assurer que préalablement à l'octroi d'un crédit, la décision d'octroi du crédit se fait à partir d'informations fiables.
		La fiabilité des informations utilisées L'institution a-t-elle établi des instructions précises sur ce point ? Les documents demandés font-ils l'objet de contrôles de cohérence, de recoupements ou de confirmations ? Les premiers contacts avec une micro-entreprise donnent-ils systématiquement lieu à une visite par le chargé de crédit ?
		La documentation des dossiers clients Tout crédit entraîne-t-il systématiquement la constitution d'un dossier ? Existe-t-il des procédures pour la constitution des dossiers ? (apprécier l'existence d'un document-type reprenant les pièces justificatives nécessaires par catégorie de client et de crédit). Le contenu des dossiers de crédit semble-t-il clairement défini ? Les éléments du dossier doivent-ils être classés dans un ordre préétabli ? Le dossier est-il organisé autour de sous-dossiers qui pourraient prévoir une organisation des informations de ce type : sous-dossier client, sous-dossier groupe, sous-dossier crédit, sous-dossier correspondance ? Un tiers peut-il rapidement porter un avis sur la qualité du client par simple consultation du dossier ? Existe-t-il une procédure pour vérifier le contenu des dossiers, par une personne ou un service indépendant ?
B - L'analyse financière		S'assurer que les procédures d'analyse financière utilisées n'engendrent pas de risque quant à la pertinence et à l'objectivité des conclusions portées sur le client étudié.
		Les outils L'institution utilise-t-elle des outils d'analyse financière ? La documentation sur ces outils est-elle suffisante ? Tout nouvel embauché dispose-t-il d'une formation spécifique sur l'utilisation de ces outils ?
		Le système de scoring Les critères retenus dans la grille de scoring semblent-ils suffisants pour pouvoir porter une appréciation pertinente sur la capacité d'endettement et la solvabilité du client ? Y a-t-il des notes qui conditionnent automatiquement l'octroi du crédit, son refus ou une étude complémentaire ? Les critères d'acceptation des crédits sont-ils régulièrement actualisés en fonction de l'évolution des impayés dans le temps, des modifications du contexte économique ou législatif, des évolutions du comportement de la clientèle ... ? Dans le passé, des fraudes consistant à faciliter l'octroi des crédits par connivence entre le chargé de clientèle et le client ont-elles été détectées ? Existe-t-il des procédures et des contrôles pour s'assurer d'un usage fiable du score ?
C - L'autorisation du concours et le déblocage des fonds		S'assurer que l'autorisation des crédits se fait à partir d'un document normalisé et en respectant la grille des délégations en vigueur et vérifier qu'un contrôle global du dossier est effectué avant le déblocage des fonds.
		L'autorisation de crédit L'institution a-t-elle mis en place un document standard d'autorisation de crédit ? Ce document semble-t-il suffisamment précis et complet notamment sur les points suivants : - informations générales : unité d'exploitation, état civil du client, numéro de compte, date d'entrée en relation ... ? - description des crédits : nature, durée, taux, garanties, crédits précédents, date de validité, commissions ... ? - éléments de décision : synthèse de l'analyse financière ou du score, fonctionnement du compte, avis motivé du chargé de clientèle ... ?
		Le système de délégation La grille de délégation pour l'octroi des crédits est-elle claire et précise ? Peut-on retrouver facilement l'identité de la personne qui a octroyé le crédit ? Y a-t-il des sanctions prévues en cas de non-respect des délégations ? Un système de délégation pour autoriser les dérogations aux conditions générales est-il clairement défini ? (dépassement d'autorisation, taux d'endettement supérieur à celui défini dans les conditions générales ...). Les décisions de crédit prises par le Comité des crédits sont-elles toujours reprises dans les procès-verbaux ?
		Le déblocage des fonds S'assure-t-on que le dossier est complet ? (par exemple à partir d'une check-list des pièces constitutives). Le déblocage des crédits est-il effectué par une personne ou un service différent de celui qui l'autorise ?
II - Le suivi des dossiers de crédit
A - La mise à jour permanente du dossier de crédit	S'assurer que la mise à jour des dossiers est faite régulièrement avec soin et précision.
	Des règles en matière de mise à jour ont-elles été établies par l'institution? Les dossiers sont-ils systématiquement affectés à un chargé de clientèle qui en assure la mise à jour ? Les dossiers contiennent-ils un historique des incidents de paiement du client ? Le dossier contient-il des comptes rendus de visite ou d'entretien avec le client même en l'absence de difficultés financières ?
B - Le suivi des échéanciers et la détection des impayés	S'assurer de l'existence d'un suivi permanent des encours permettant la détection et la prévention rapide des risques et une gestion plus efficace les impayés.
	Le système de détection et de recensement des risques L'institution utilise-t-elle un système automatisé de détection et de recensement des risques sur les concours avec la clientèle ? A partir du moment où un incident est signalé, le système recense-t-il également l'ensemble des concours du client ? Le système de recensement permet-il d'apprécier la notion de groupe ? par quels moyens ? Le système utilisé par l'institution semble-t-il fiable au regard des points suivants : - Les déclencheurs d'alerte : - les déclencheurs utilisés semblent-ils pertinents ? - permettent-ils un recensement exhaustif des incidents de paiement ? - n'y a-t-il aucun doublon qui entraînerait une surcharge des états d'anomalies ? - Les états d'anomalie : - quelles sont les différents états d'anomalie édités par le système ? - quelle est l'information reprise dans chacun de ses états ? - quelle est la périodicité d'édition de chacun d'eux ? - quelle est la diffusion de chacun de ses états ? - pour traitement des incidents ? - pour contrôle des régularisations opérées ? Le système édite-t-il des états d'anomalies journalières par chargé de clientèle et par client de façon à ce que tous les états aient bien un destinataire nommément désigné ? Certains états (notamment les états de synthèse des incidents pour la détermination des provisions) prennent-ils également en compte des informations externes pour affiner l'analyse ? Le système permet-il de recenser tous les crédits de fonctionnement dont la date de validité est expirée ? Dans son ensemble, le système vous semble-t-il fiable pour assurer un recensement exhaustif des dossiers à risques ?
	Le suivi des engagements à risques Chaque dossier est-il rattaché à un chargé de clientèle qui assure le suivi des engagements du client ? Les états d'anomalies journalières (dépassements d'autorisation, échéances impayées...) sont-ils bien suivis au jour le jour ? Existe-t-il une procédure particulière pour les dépassements d'autorisation ? Le processus de renouvellement des crédits de fonctionnement est-il mis en place dans un délai suffisant avant l'échéance des autorisations ? Les moyens d'action mis en oeuvre pour relancer les clients défaillants et la périodicité de chacune des relances sont-ils suffisants ? Ces moyens assurent-ils une progressivité dans l'intensité de la relance qui doit être de plus en plus coercitive pour le client ? Les procédures prévoient-elles clairement, qui autorise les délais de paiement, les réductions de taux, les abandons de créances ... ?
C - La conservation des dossiers de crédit	S'assurer que les conditions de conservation des dossiers de crédit sont satisfaisantes.
	Les dossiers de crédit sont-ils conservés dans un lieu sécurisé, ignifugé et fermé à clé pour éviter le vol et la destruction ? Le code d'accès à ce local est-il modifié régulièrement ? Les dossiers sont-ils archivés selon un ordre préétabli ? (numéro de dossier, ordre alphabétique ...). Ce mode de classement semble-t-il efficace pour retrouver facilement les dossiers ? Y a-t-il un inventaire physique régulier des dossiers en stock ? Les dossiers sortis du service sont-ils consignés et répertoriés ? Sous quelle forme ?
III - La procédure de provisionnement des crédits
A - La détermination des provisions		Prendre connaissance des méthodes de provisionnement en vigueur, de la procédure d'arrêté des provisions mise en place par l'institution, de façon à permettre un recensement exhaustifdes risques et une correcte évaluation des provisions.
		Les méthodes de provisionnement Les dossiers à provisionner font-ils systématiquement l'objet d'une analyse individuelle ? L'institution utilise-t-elle des méthodes statistiques pour le provisionnement ? pour quel type de crédit ? L'institution est-elle en mesure de justifier les taux utilisés par référence à des études statistiques des défaillances passées ? Ces statistiques sont-elles remises à jour régulièrement ? Si l'institution est fiscalisée, des précédents contrôles fiscaux ont-ils remis en cause les provisions comptabilisées ? sur quels fondements ? Les méthodes de provisionnement sont-elles homogènes d'un exercice sur l'autre ?
		Le provisionnement des dossiers pré-contentieux Existe-t-il une procédure claire et précise expliquant les modalités du provisionnement ? Est-elle à jour, le cas échéant, à chaque arrêté des provisions ? (ou au moins pour la clôture annuelle). Cette procédure permet-elle d'appréhender tous les types de crédit ? La procédure est-elle diffusée à l'ensemble des chargés de clientèle et des intervenants dans l'arrêté des provisions ? La procédure prévoit-elle un document standard de provisionnement (fiche d'appréciation des provisions) ? Le contenu de ce document et les pièces à fournir paraissent-ils suffisants pour arrêter objectivement les montants à provisionner ? La décision de provisionnement. - Les chargés de clientèle font-ils obligatoirement une proposition de provision ? - Dans le réseau, ces propositions font-elles l'objet d'un deuxième avis par un chef d'agence ou un directeur régional ? - La décision définitive du montant à provisionner est-elle prise au siège de l'institution? par qui ? Y a-t-il un service en charge de centraliser les provisions décidées ? La centralisation est-elle effectuée sur un logiciel spécifique ? Ce logiciel permet-il l'édition d'états de détail des provisions : - par dossier ? - par mouvements (provision à l'ouverture, dotation, reprise, provision à la clôture) ? Une revue d'ensemble des provisions est-elle effectuée au siège de l'institution ? par qui ? Les procédures prévoient-elles le suivi des événements significatifs intervenus entre la date d'arrêté des provisions et la clôture des comptes ? selon quelles modalités ? à partir de quel montant ? Tous les dossiers recensés comme à risques par le système de détection sont-ils examinés en vue d'un provisionnement éventuel ? Les états de synthèse des incidents de paiement fournis par le système de détection et servant de base au provisionnement font-ils l'objet d'un contrôle approfondi ? (annotations, visas ...). Les fiches d'appréciation des provisions expriment-elles clairement les risques en cours, les chances de récupération et la valeur des garanties pour déterminer le montant de la provision ? Les états de synthèse des incidents de paiement sont-ils arrêtés à une date antérieure à la date de fin d'exercice, en fonction des impératifs du calendrier de clôture des comptes ? Dans ce cas, les incidents significatifs intervenus entre les deux dates sont-ilspris en compte ? La synthèse des provisions Un responsable est-il en charge d'établir un tableau de synthèse de l'ensemble des provisions constituées par l'institution ? Ce tableau est-il celui qui est transmis à la comptabilité pour enregistrement ? Une note de synthèse sur l'évolution des provisions est-elle faite ? - reprend-elle les principales évolutions de l'exercice et les plus importants dossiers provisionnés pendant l'exercice ? - est-elle transmise à la direction générale de l'institution ? Les procédures et les moyens mis en oeuvre vous semblent-ils suffisants pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des provisions ?
B - La fiabilité du traitement comptable		S'assurer que les procédures permettent le respect des dispositions comptables en vigueur et prévoient un contrôle des traitements comptables. Les comptes utilisés Le système comptable utilisé par l'institution est-il conforme aux instructions réglementaires : - concernant le plan comptable utilisé ? - concernant la collecte de l'information : le système permet-il l'élaboration des états périodiques aux autorités de tutelle ? Si l'institution utilise un plan comptable interne, est-elle en mesure de raccorder son plan de compte avec le plan comptable règlementaire de façon à pouvoir servir correctement les états périodiques aux autorités de tutelle ? Les intérêts courus non échus sont-ils bien enregistrés dans un sous-compte propre à chaque catégorie de crédits et non pas dans un compte global ? Le compte « valeurs non imputées » fait-il l'objet d'un pointage journalier par le service qui en a la gestion ? Les flux relatifs aux créances douteuses et aux provisions sont-ils enregistrés dans les comptes adéquats ? L'institution effectue-t-elle une subdivision comptable des reprises de provisions pour faire ressortir les reprises correspondant aux excédents de provisions ? A tout moment, les soldes des comptes « Pertes sur créances irrécouvrables couvertes par provisions » et « Reprises de provisions utilisées » sont-ils identiques ? Y a-t-il des procédures mises en place pour s'assurer que les dotations et les reprises constituées sur un même dossier lors des clôtures intermédiaires n'apparaissent plus dans la présentation des flux du compte de résultat à la date de clôture de l'exercice ? L'institution a-t-elle opté pour la comptabilisation des intérêts non réglés ?
		Le déclassement automatique des créances douteuses Le système permet-il l'identification automatique des créances impayées de chaque client dans un attribut spécifique de son compte principal ? A partir de quel délai, au regard des différentes catégories de crédits, les échéances impayées sont-elles déclassées automatiquement en créances douteuses ainsi que le capital restant dû ? Le système assure-t-il automatiquement le déclassement en créances douteuses de l'ensemble des engagements du client en respect du principe dit de contagion ? Si une créance devient douteuse sans qu'il y ait pour autant un impayé, une procédure de transfert en créances douteuses est-elle prévue ? - qui effectue le virement en créances douteuses de l'ensemble de l'encours du client ? - qui le contrôle ? - comment ce contrôle est-il matérialisé ?
		La comptabilisation des provisions Y a-t-il des instructions prévues en matière de comptabilisation et d'arrêté des comptes de provisions ? (diffusion, calendrier ...). - Qui effectue la comptabilisation des provisions pour créances douteuses ? - A partir de quel document les provisions sont-elles comptabilisées ? Les pièces comptables sont-elles préalablement visées par le chef comptable ? Si la comptabilisation n'est pas faite par le service comptable, quels sont les documents qui lui sont ensuite transmis : - un double des pièces comptables ? - un état récapitulatif des créances douteuses et des mouvements de provisions ? Le service comptable contrôle-t-il régulièrement les imputations ? Comment est matérialisé ce contrôle ?
		Le suivi des créances contentieuses Le passage en pertes des créances contentieuses : - Quelles sont les personnes habilitées à solder un dossier en pertes ? - Une fiche d'imputation comptable est-elle établie ? - Indique-t-elle avec précision la justification de l'écriture ? - La comptabilité générale possède-t-elle un exemplaire de ces fiches ? Le suivi des règlements sur les dossiers en contentieux : - Qui reçoit ces règlements ? - Qui en assure la comptabilisation ? - Sont-ils immédiatement enregistrés ?

D'après A. SARDI (2002).