Memoire Online - Conception d'une cartographie des risques opérationnels liés à la gestion des stocks : cas du magasin central de l'ASECNA Dakar (Sénégal)

Grille de séparation des tâches: son objectif est l'identification de risques à partir des cumuls de tâches ou fonctions incompatibles ; un autre objectif est de vérifier les éventuels surcharges de travail, sources de risques.

Tâches

Nature des

tâches

Personnes concernées

CBGST

D G

1. Magasin

Ex

X

2. Réception

Ex

X

3. Expédition

Ex

X

4. Fiches de stocks remplacées par un logiciel (coswin)

Ex

X

5. Tenue de l'inventaire permanent

Au

X

6. Responsabilité de l'inventaire

Ex

X

7. Rapprochement inventaire physique-inventaire permanent

Ex

X

8. Approbation des ajustements après inventaire

cont

X

9. Rapport sur les stocks obsolètes, inutilisables, etc...

Ex

X

10. Autorisation de cession ou réformes des stocks détériorés ou inutilisés

Autorisation de sortie des stocks

Nature des tâches : AU : Autorisation, EN : Enregistrement, CONT : Contrôle, Ex : Exécution Source : Nous même

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Annexe 7: Questionnaire de contrôle
interne : son objectif est d'identifier les
risques à partir des faiblesses constatées
au niveau du contrôle interne

QUESTIONS	OUI ou N/A	NON	COMMENTAIRE
1. Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont lieu :
a) réceptions ?	O			b) transferts vers la production ?
			c) transferts inter-ateliers de production ?
			d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?
			e) expéditions ?
O			f) autres mouvements ? (à préciser)


Fiches de stocks
1. S'ils existent ces documents sont ils utilisés pour mettre a jour les fiches des stocks
a)réceptions ?	O
b) transferts vers la production ?
c)transferts inter-ateliers de production ?
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?					e) expéditions ?
			f) autres mouvements (à préciser)


3. Le mode d'enregistrements de ces documents(ordre chronologique par exemple)permet-il de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements :
a)réceptions ?	O
b) transferts vers la production ?
c)transferts inter-ateliers de production ?
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?
e)expéditions ?	O

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d) autres mouvements à préciser ?

Inventaire permanent
4. tient-on un inventaire permanent intégré à la comptabilité :
en quantité ?	N/A
en valeur ?	N/A

5) Cet inventaire est-il mouvementé,	N/A
pour les quantités, à partir des	N/A
documents prévus en 1 ?
6) Si oui ; l'exhaustivité de l'enregistrement des mouvements est-elle contrôlée :
a)réceptions
b) transferts vers la production ?
c)transferts inter-ateliers de production ?

b) Transfert de la production vers le magasin des produits finis ?				c) Expédition ?
			d) Autres mouvements ? (à préciser)

7) Cet inventaire permanent est-il régulièrement rapproché avec les fiches de stock pour :	N/A
a.) les matières premières et marchandises ?
b) les travaux en cours ?
c)les produits finis ?
Si oui, les écarts constatés sont-ils expliqués et corrigés ?

Contrôle physique
8) les conditions de stockage permettent-elles d'éviter :
a)la détérioration des stocks ?	O
b) l'accès de personnes non autorisées ?		N
9) Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins une fois par an en ce qui concerne ;	O
les matières premières et fournitures ?
les travaux en cours ?
les produits finis ?	O

10) Si l'inventaire est exécuté en une seule fois, les procédures d'inventaire sont-elles correctement établies (voir questionnaire spécifiques) ?	O

11) Si des inventaires tournants sont effectués :
a)existe t-il un programme qui permet de suivre l'avancement des coupages ?	O
b) les procédures utilisés permettent-elles de s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en une seule fois ?	O
c)les mouvements physiques et comptables des produits comptés sont-ils arrêtés simultanément ?	O

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12) les comptages (annuels ou tournants) sont-ils comparés indépendamment avec les fiches de stock ?	O
		13) Les écarts entre les comptages et les fiches de stocks sont-ils :
		a)expliqués ?
O		b) enregistrés, si nécessaire, sur les fiches de stocks après autorisation d'un responsable ?
O
		14) Des rapports sont-ils faits sur les écarts constatés (quantités et valeur) ainsi que sur leur origine ?
O
		15) Les quantités stockés chez les tiers sont-elles suivies sur les fiches de stocks et comptées physiquement et régulièrement ?
	N
		16) Si des différences sont constatées entre ces fiches de stocks et les quantités détenues effectivement par les tiers :
		a)se met-on d'accord avec celui-ci sur les causes et les responsabilités de ces différences ?
N/A		b) Ajuste-t-on les fiches de stocks, l'inventaire permanent et les comptes de Grand-Livre en conséquence ?

		17) Les articles en dépôt qui n'appartiennent pas à la société (marchandises appartenant aux clients ou consignation, etc. ...) sont-elles physiquement isolées, suivies sur les fiches et sous contrôle comptable ?
	N
		18) Se met-on périodiquement d'accord avec les personnes pour lesquelles les marchandises sont gardées en dépôt sur les quantités détenues et les conditions dans lesquelles ce service est fourni ?
	N
		19) Les dispositions sont-elles prises en fin d'exercice
		pour s'assurer que les productions, réceptions et expéditions sont enregistrées dans la bonne période ?
O		20) Des fiches de production sont-elles en place pour permettre de connaître et de contrôler
	N	le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe quel moment ?
	N	21) Les stocks sont-ils couverts par une assurance adéquate contre les risques de pertes par :
O
a) le feu ?			b) le vol ?

c)les calamités naturelles ou autres risques?

B. S'assurer que les procédures mises en place dans l'entreprise permettent :

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a) une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui appartiennent ;	O		b) une protection suffisante des stocks
O

1. Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont lieu :	O
a) réceptions ?	O			b) transferts vers la production ?
		c) transferts inter-ateliers de production ?
		d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?
		e) expéditions ?
O		f) autres mouvements ? (à préciser)


Fiches de stocks	O
2. S'ils existent ces documents sont ils utilisés pour mettre a jour les fiches des stocks	N/A
a)réceptions ?	N/A
b) transferts vers la production ?
c)transferts inter-ateliers de production ?
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?
e)expéditions ?	O
f) autres mouvements (à préciser)

3. Le mode d'enregistrements de ces documents(ordre chronologique par exemple)permet-il de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements :	O
a)réceptions ?	O
b) transferts vers la production ?
c)transferts inter-ateliers de production ?
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis ?
e)expéditions ?	O
d) autres mouvements à préciser ?

Inventaire permanent	N/A
4tient-on un inventaire permanent intégré a la comptabilité :
en quantité ?
en valeur ?

5) Cet inventaire est-il mouvementé	N/A				pour les quantités, à partir des
		documents prévus en 1 ?
		6) Si oui ; l'exhaustivité de l'enregistrement des mouvements est-elle contrôlée :

a)réceptions
b) transferts vers la production ?

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c)transferts inter-ateliers de production ?

a) Transfert de la production vers le magasin des produits finis ?			b) Expédition ?
N/A
c)Autres mouvements ? (à préciser)

7) Cet inventaire permanent est-il régulièrement rapproché avec les fiches de stock pour :	N/A			a.) les matières premières et marchandises ?
		b) les travaux en cours ?
		c)les produits finis ?
		Si oui, les écarts constatés sont-ils expliqués et corrigés ?

		Contrôle physique
		8) les conditions de stockage permettent-elles d'éviter :
O		a)la détérioration des stocks ?
O		b) l'accès de personnes non autorisées ?
O		9) Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins une fois par an en ce qui concerne ;
O		les matières premières et fournitures ?
O		les travaux en cours ?
		les produits finis ?

		10) Si l'inventaire st exécuté en une seule fois, les procédures d'inventaire sont-elles correctement établies (voir questionnaire spécifiques) ?
O
		11) Si des inventaires tournants sont effectués :
		a)existe t-il un programme qui permet de suivre l'avancement des coupages ?
O		b) les procédures utilisés permettent-elles de s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en une seule fois ?
O		c)les mouvements physiques et comptables des produits comptés sont-ils arrêtés simultanément ?
	N
		12) les comptages (annuels ou tournants) sont-ils comparés indépendamment avec les fiches de stock ?
N/A
		13) Les écarts entre les comptages et les fiches de stocks sont-ils :
		a)expliqués ?
O		b) enregistrés, si nécessaire, sur les fiches de stocks après autorisation d'un responsable ?
O
		14) Des rapports sont-ils faits sur les écarts constatés (quantités et valeur) ainsi que sur leur origine ?
O

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15) Les quantités stockés chez les tiers sont-elles suivies sur les fiches de stocks et comptées physiquement et régulièrement ?		N
			16) Si des différences sont constatées entre ces fiches de stocks et les quantités détenues effectivement par les tiers :
			a)se met-on d'accord avec celui-ci sur les causes et les responsabilités de ces différences ?
O			b) ajuste-t-on les fiches de stocks, l'inventaire permanent et les comptes de Grand-Livre en conséquence ?
N/A
			17) Les marchandises en dépôt qui n'appartiennent pas à la société (marchandises appartenant aux clients ou consignation, etc.) sont-elles physiquement isolées, suivies sur les fiches et sous contrôle comptable ?
N/A
			18) Se met-on périodiquement d'accord avec les personnes pour lesquelles les marchandises sont gardées en dépôt sur les quantités détenues et les conditions dans lesquelles ce service est fourni ?
N/A
			19) Les dispositions sont-elles prises en fin d'exercice
			pour s'assurer que les productions, réceptions et expéditions sont enregistrées dans la bonne période ?
N/A			20) Des fiches de production sont-elles en place pour permettre de connaître et de contrôler
N/A			le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe quel moment ?
N/A			21) Les stocks sont-ils couverts par une assurance adéquate contre les risques de pertes par :
O
a) le feu ?				b) le vol ?

c)les calamités naturelles ou autres risques?

OBJECTIF DE CONTRÔLE

C.S'assurer que les coûts imputés aux stocks sont déterminés avec précision.

1) Les prix de revient imputés aux stocks comprennent-ils :					a)les charges directes ?
			b) les charges indirectes ?

			2) Les charges imputées sont-elles rapprochées de la comptabilité générale ?

			COUTS STANDARD : ces questions ne s'appliquent que s'il existe un système de couts standard.
	N
			3) Les coûts standards sont-ils revus annuellement ?
N/A

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4) Les écarts entre couts standard et couts réels sont-ils analysés :	N/A
a)pour les achats de matières et fournitures,
b) pour les productions ?

5) Les écarts sont-ils communiqués régulièrement à la direction et font-ils l'objet d'une analyse :
a) au niveau global ?		b) au niveau de chaque produit ?


6) Les variations de taux d'imputation de la main d'oeuvre et des frais généraux sont-elles régulièrement communiquées à la direction et analysées ?

7) Ces taux d'imputation sont-ils revus annuellement ? (en ignorant les changements temporaires dus au niveau d'activité)

8) Les coûts standards sont-ils mis à jour en tenant compte des modifications du taux d'imputation de la main d'oeuvre et des frais généraux ?

AUTRES METHODES DE VALORISATION
Ces questions s'appliquent lorsqu'il n'existe pas de coûts standards pour la valorisation.
9) Les documents ayant servi à valoriser les stocks à leur coût réel sont-ils conservés pour :
a) tous les achats ?			b) toutes les productions ?


10) Des procédures ont-elles été mises en place pour s'assurer de l'exactitude des enregistrements (par exemple en analysant les écarts entre cout réel et cout normal) ?

DANS LES DEUX CAS
11) Est-il fait un contrôle par comparaison fréquente des pourcentages de marge brute, pour contrôler la fiabilité des montants en stocks ?

12) Le système de saisie des couts assure-t-il une séparation adéquate des périodes ?

13) Si la société appartient à un
groupe, le système comptable permet-il d'identifier le prix de revient des marchandises achetées au groupe ?

OBJECTIF DE CONTROLE

D) S'assurer que les procédures mises en place dans l'entreprise permettent une identification précise des stocks à déprécier

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1) La politique de dépréciation des stocks couvre-t-elle :
a) la rotation lente ?		b) les produits en mauvais état ?
	c) la valeur de réalisation ?

2) Le système de tenues des fiches de stocks permet-il de faire apparaître les stocks à écoulement lent ?
3) Les articles en mauvais état ou inutilisable sont-elles régulièrement identifiés ?
4) La valeur brute des stocks est-elle régulièrement rapprochée de la valeur probable de réalisation :
a) matières premières ?			b) travaux en cours ?
	c) produits finis ?
	d) autres ?

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Annexe 6 : Grille de séparation des tâches