II-2-1-5- LES BENEFICES DE LA GED
Les apports principaux de la GED sont les suivants :
~ Réduction des coûts de l'espace de stockage et du
classement ~ Réduction des coûts et temps de recherche et de
diffusion ~ Prise en compte de la gestion des versions
~ Accès simultanés
~ Amélioration de la sécurité
Pour chacun de ces apports, on va présenter comment
constater et évaluer les bénéfices possibles.
II-2-1-5-1- Réduction des coûts de
l'espace de stockage
Une armoire occupe 1m² pour une
capacité de 5 000 à 20 000 pages. Un disque magnétique
peut contenir le même nombre de pages numérisées. Il permet
donc de gagner 1m² de surface, à condition de
numériser, classer, et indexer les 5 000 à 20 000 pages. En
prenant un coût complet (charges de location, d'entretien, de
gardiennage, d'assurance...). En effet la numérisation des documents
papier ne peut se justifier par les seuls gains de coût de stockage,
c'est par les gains en coût d'utilisation que se justifiera le passage au
numérique, sauf dans le cas- rare- où plus de 80% des information
sont déjà sous forme électronique (messages
électronique, Fax, documents produits par traitement de texte...)
II-2-1-5-2- Réduction des coûts et des
temps de recherche
Une opération de recherche se décompose en
plusieurs étapes : recherche, extraction, éventuellement
transmission aller et retour (ou copie et transmission aller), puis classement
à nouveau. Le tableau suivant donne les temps élémentaires
pour ces opérations ainsi que les temps d'options combinées.
~ Un consultation = Recherche+ Extraction + Reclassement.
~ Une transmission de copie de dossier =Recherche + Extraction
+Copie+Transmission + Reclassement.
~ Un transmission puis restitution de dossier = Recherche +
Extraction + Transmission + Transmission +Reclassement.
Un intérêt majeur de la GED réside dans la
rapidité de la recherche, comparée à la recherche manuelle
dans un système de classement papier aussi bon soit-il. Dans le tableau
6 nous avous estimé à 15 secondes le temps de recherche pur, or,
quels que soient les besoins, il est toujours possible d'organiser le
classement et l'indexation pour retrouver un document en quelques secondes (au
prix parfois d'une indexation très détaillée, voire
intégrale des documents).D'autre
part, des recherches irréalisables autrement vu leur
complexité peuvent prendre plusieurs minutes.
~ Dans le cas d'un système de classement
hiérarchique simple (armoire, tiroir, dossier, document), un document
peut être localisé en moins de 10 secondes .Si ces document
portant une référence, et qu'ils sont de plus indexés sur
cette référence, les temps d'accès par leur
référence peuvent descendre en dessous de la seconde.
~ Avec une indexations plus conséquente (émetteur,
taille, date, auteur, numéro de client)il est possible, en quelques
secondes, de répondre à des questions pratiquement impossibles
à traiter sur un classement manuel .Par exemple, donnez -moi classement
manuel .Par exemple, donnez -moi `' les document de plus de 30 page ,
postérieurs à mars 1996, dont l'auteur est Monsieur Dupont .
~ Avec une recherche en texte intégral, pourvu que les
documents soient sous forme électronique, il devient possible de traiter
des questions complètement libres, sans pour cela avoir dû au
préalable indexer les documents. Le temps de recherche est alors de
quelques minutes à quelques heures selon la taille de la base, et sa
complexité.
~ En réalisant une indexation intégrale des
documents, les mêmes possibilités sont offertes avec des tempes de
réponse de quelques secondes à quelques minutes.
A ces caractéristiques correspondent de nouvelles
applications devenues possibles ou rentables. Par exemple il devient possible
de renseigner au téléphone un client sur l'état de son
dossier en moins de deux minutes, alors u'avec des dossiers papier circulant
dans l'organisation, il faudrait plusieurs dizaines de minutes (si c'est
possible), de qui est trop long pour une réponse
téléphoniques.
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