Système d'information (Gestion de l'information)

IV- OBJET DU PROJET

Le but de ce projet est de constituer une application relationnelle qui permettra de gérer la totalité de l'information transitant dans le service des ressources humaines, notamment le bureau de gestion des carrières. Cette Application devra inclure les modules de saisie, de traitement et de diffusion de l'information.

Afin de réaliser ces tâches, il sera nécessaire de restructurer l'information et réorganiser les tables qui constitueront la base de données.

Ce travail sera traité en deux parties, la première sera consacrée au diagnostic, la conception et l'analyse d'une solution adéquate pour les problèmes relatés ; la deuxième partie, quant à elle, se penchera sur le développement d'une nouvelle application pour la gestion des carriè.

Section 1 : PHASE D 'ANALYSE ET DE CONCEPTION

I- ANALYSE DES DONNEES

I-1- PRESENTATION DU CAS

L'application « Gestion du Personnel » permet de gérer les plans de carrière des employés, depuis leurs souhaits jusqu'aux plans de successions.

L'application permet d'automatiser :

~ La gestion des recrutements.

~ La gestion des nominations.

~ La gestion des mutations et affectations.

~ La gestion des promotions.

~ La gestion des formations.

~ La gestion des congés/absences.

~ La gestion de mise en disponibilité.

~ La gestion de cessation des fonctions.

~ La gestion des notations.

~ La gestion des sanctions.

~ La gestion des décorations.

II - CHOIX DE LA METHODE

Après établissement du cahier de charges de l'application à réaliser, et suite aux besoins exprimés par les utilisateurs potentiels, le choix est porté sur MERISE comme méthode d'analyse de ce problème.

Cette méthode est basée sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles -conceptuels et physiques-. La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet, l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont plus fréquemment.

Cette méthode est datée de 1978-1979, et fait suite à une consultation française lancée en 1977 par le ministère de l'Industrie pour choisir des sociétés de conseil en informatique afin de définir une méthode de conception de systèmes d'information. Les deux principales sociétés ayant mis au point cette méthode sont le CTI (Centre Technique d'Informatique)

chargé de gérer le projet, et le CETE (Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement) implanté à Aix-en-provence.

Merise est une méthode systèmique qui aborde les problèmes dans leur globalité et non pas comme un ensemble de sous-problèmes.

C'est une mèthode de conception et de développement de systèmes d'information qui permet de traduire une vue globale de l'organisation en question.

III - DIAGNOSTIC DE L 'EXISTANT

Au sein du bureau de gestion des carrières, il existe plusieurs supports d'information dont les plus importants se présente comme suit :

~ Sur support manuel :

-Dossier du personnel : il est constitué des documents listés ci Dessous :

~ Demande de recrutement.

~ CV.

~ Photocopie certifiée conforme de C I N.

~ Photocopie certifiée du diplôme.

~ Extrait d'acte de naissance.

~ Extrait d'acte de naissance concernant chacun des enfants de l'employé.

~ Certificat de scolarité concernant chacun des enfants ayants 16 ans ou plus.

~ Certificat médical et un cliché.

~ Extrait du cassier judiciaire.

~ Attestation de position militaire.

~ Photocopie de l'acte de mariage certifié.

~ Certificats originaux des services et salaires antérieurs. ~ Questionnaire de contrôle de recrutement auprès du

Ministère Chargé de la Modernisation des Secteurs

Publics.

~ Rapport d'évaluation.

~ Décision de recrutement ou contrat d'engagement.

- Fiche individuelle du personnel : remplit par le responsable du bureau de gestion des carrières, celle-ci décrit les informations relatives à l'identification de l'agent. Elle est classée en fonction de l'échelle et de la date de recrutement.

Cette fiche sera actualisée à chaque changement dans le plan de carrière de l'agent (promotion, départ provisoire ou définitif).

- Fiche des congés : Remplit par le responsable du bureau de gestion des carrières, celle-ci décrit les différents congés de l'agent.

~ Sur support informatique:

L'intégralité des informations contenues dans les fiches manuelles est ressaisie dans des fichiers Excel ou Word.

IV - CRITIQUES DE L 'EXISTANT

Les fiches individuelles du personnel sont rangées par échelle et par date de recrutement ce qui rend la recherche difficile dans le cas ou plusieurs dossiers portent la même date.

Des tâches lourdes et répétitives, lors de l'établissement de :

Une fiche de carrière pour chaque agent.

Une liste du personnel selon les besoins de la direction générale :

Par date de recrutement ;

Par service,

Par grade ;

Par statut administratif.

Une liste du personnel en congé par période et par affectation.

De ce qui précède, la méthode classique basée sur le support papier ainsi que le traitement des données sur des fichiers Excel ou Word présente des limites pour un volume de données d'envergure importance ; en effet, l'information est difficile à trouver, et risque d'être erronée ou incohérente, ce qui valide - par un cas sur terrain- tous ce qui a été dis lors de la ₂ème partie, concernant la rigidité des systèmes manuels et le rôle des systèmes d'informations automatisés en terme de réductions de coûts te temps de gestion de l'information.

V - LES REGLES DE GESTION

Un secrétariat général fait partie d'une direction générale et un seul. Un département fait partie d'un secrétariat général et un seul.

Une division fait partie d'un département et un seul.

Un service fait partie d'une division et une seule.

Un agent est recruté selon le mode de recrutement.

Chaque employé est recruté par un grade et une fonction.

Un congé payé de 30 jours par année est accordé au personnel titulaire et contractuel.

Un congé payé de 21 jours par année est accordé au personnel occasionnel. Un agent peut avoir plusieurs congés durant l'année si l'on a droit. Un agent peut avoir un accident de travail ou plusieurs.

Un agent peut avoir plusieurs congés exceptionnels selon la nature de ce dernier :

Mariage de l'agent : Quatre jours.

Naissance d'un enfant : Trois jours.

Mariage d'un enfant : Deux jours.

Décès d'un conjoint ou d'un enfant : Trois jours.
Décès d'un ascendant, d'un frère ou d'une soeur : Deux jours.

Circoncision : Un jour.

Un agent peut avoir un congé de maladie ou plusieurs mais ne peut dépasser six mois dont trois mois à plein traitement et trois mois à demi traitement avec maintien des allocations familiales.

Un agent peut avoir une mise en disponibilité ou plusieurs.

Un congé de maternité de 98 jours pour les agents titulaires et contractuels et de 75 jours pour les agents occasionnels.

Un agent titulaire ou contractuel est noté chaque année de 0 à 9.

Les agents titulaires ou contractuels peuvent avoir plusieurs avancements d'échelon et d'échelle s'ils sont inscrits au tableau d'avancement (d'échelle ou d'échelon) préparé et arrêté chaque année.

Un agent titulaire peut avoir plusieurs décorations.

Un agent peut avoir plusieurs sanctions.

Un agent peut avoir plusieurs titres (Diplôme) dans sa carrière administrative.

Un agent peut être mis à la cessation définitive des fonctions entraînant la radiation des cadres résulte :

De la démission ;

Du licenciement ;

De l'admission à la retraite ou de limite d'âge ;

Du décès..

VI - DICTIONNAIRE DE DONNEES :

Il consiste à dresser la liste des données concernées. Cette liste ou plus précisément dictionnaire de données regroupe l'ensemble des données signalétiques.

Ce dictionnaire suivra tout le processus de réalisation du projet et sera actualiser par les données qui apparaîtront pour la première fois au cours des différentes étapes. Pour chaque identifiée est alors crée une fiche descriptive comprenant les rubriques suivantes :

> Nom du champ.

> Signification.

Nom du champ (Code) Signification

Personnel

Mat

Nom

Prénom Date-Naissance Adr

Sexe

CIN Li-Nassance Nation

Tel

Gsm

E- Mail

Depart

Serv

Fonct

D-Recrut Echelle Sit-Famil Da- Mar Nom-Conj Pren-Conj Prof-Conj Enf-charg

Matricule

Nom du personnel

Prénom du personnel

Date Naissance du personnel Adresse du personnel Sexe du personnel

Carte Identité Nationale

Lieu de Naissance du personnel

Nationalité du personnel Téléphone du personnel GSM du personnel

E-Mail du personnel Département

Service

Fonction

Date du personnel

Echelle du personnel Situation familiale

Date de mariage

Nom du conjoint

Prénom du conjoint

Profession du conjoint Enfant en charge

CNSS CIMR Assur Mut C-Banq Echelle Code-Echl Echelle		N° CNSS N° CIMR N° Assurance N° Mutuelle Compte bancaire Code d'Echelle Echelle
Formation
Code-For Thème Da-début Da-Fin Institut-For Prise-Charge		Code de formation Thème de formation Date de formation Date de fin Institut de formation Prise en charge de formation
Diplôme Dip Thème D-Obtention Institut-Dip		Diplôme Thème de diplôme Date d'obtention de diplôme Institut d'obtention du diplôme
Notation Notat Année-Notat Note Observ		Notation Année de la notation Note Observation
Sanction
N° Sanc Objet-Sanc Mesur-Sanc Ref-Déc-Sanc Année-Sanc		N° Sanction Objet de sanction Mesure de sanction Référence de la décision de sanction Année de sanction
Enfant en charge
Code-Enf Nom-Enf Pren-Enf Da-Naissa-Enf Annul-Enf Da-Annul-Enf Cause	Code enfant Nom enfant Prénom enfant Date naissance d'enfant Annulation enfant Date annulation enfant Cause d'annulation
Déplacement
Da-sor Da-Ent Dest Mont	Date sortie Date entrée Destination montant
Département
Code-Depar Depart	Code du département Département
Type Conge
Code-Cong Type-Cong	Code conge Type conge
Type
Da-Debut-Cong Da-Fin-Cong Motif Titre-Année	Date début de conge Date fin de conge Motif de conge Titre année de conge