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Système d'information (Gestion de l'information)

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par A.SEMOUD et A.LAYMY
Université Hassan II Mohammedia - Licence 2006
Dans la categorie: Informatique et Télécommunications
  

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1

Table de matières

1ère PAR TIE : GESTION DE L 'INFORMATION

I- DEFINITION DE L'INFORMATION

I-1- INFORMATION ET DONNEE

I-2- INFORMATION ET COMMUNICATION I-3-INFORMATION ET CONNAISSANCE

II- ESSAI DE DEFINITION

III- UN CONCEPT, DES DOMAINES

III-1- DROIT :

III-2- LA PRESSE :

III-3- PHYSIQUE :

III-4- INFORMATIQUE :

_ L 'INFORMATION FORMALISEE

_ L 'INFORMATION INFORMELLE

IV- L'EVALUATION DE L'INFORMATION

IV-1-LES NOUVEAUX CRITERES D 'E VALUATION D 'UNE

INFORMATION

IV-2-LA GRILLE D 'ANALYSE DE LA VALEUR DE L 'INFORMATION

IV -3-LE SPECTRE DE L 'INFORMATION

IV -4-CRITERES D 'E VALUATION DE L 'INFORMATION SUR INTERNET

IV -4-1- LE CREATEUR

IV -4-2- LA DATE DE PUBLICATION IV -4-3- L 'OBJECTIF DU SITE

IV -4-4- L 'ANALYSE DU DISCOURS

IV -4-5- LA VALIDATION DE L 'INFORMATION IV -4-6- L 'A UDITOIRE VISÉ

IV -4-7- L 'ORGANISATION DU SITE

IV -4-8- LA QUALITE DU TEXTE

V- LES COUTS DE L'INFORMATION

V-1-DEFINITION DES `'COUTS DE L 'INFORAMTION''

V-2-LES COUTS FIXES LIEES A LA GESTION E L 'INFORMATION

V-3-LES COUTS VARIABLES DE L 'INFORMATION

V.4.LA STRUCTURE DES COUTS DE L 'INFOMATION

V-4-1- LES COUTS D 'ACQUISITION V-4-2- LES COUTS DE VALORISATION V-4-3- LES COUTS DE GESTION V-4-4- LES COUTS DE STOCKAGE V-4-5- LES COUTS DE SYNTHESE V-4-6- LES COUTS D 'EXPLOITATION

V-5- POURQUOI CONTROLER LES COUTS DE L 'INFORMATION ?

V-5-1- LE COUTS DE LA NON-INFORMATION EST SUPERIEUR AU COUTS DE L 'INFORMATION.

V.5.2. LE CO UT DE LA NON-UTILISATION D 'UNE INFORMATION EST SUPERIEUR A SON COUTS D 'ACQUISITION

V-5-3- UNE TRIPLE APPROCHE

V-5-4- LES BUTS DU CONTROLE DES COUTS DE

L 'INFORMATION

2ème Partie : SYSTEMES D 'INFORMATION DE L 'ENTREPRISE

I- Les systèmes d'information (SI)

I-1- DEFINITION DU SYSTEME D 'INFORMATION

I-2- LES SYSTEMES MANUELS

II- INFORMATISATION DE LA VIE DE L 'ENTREPRISE

II-1- QUOI INFORMATISER ? LE SI ET LES FONCTIONS DE L 'ENTREPRISE

II-1-1- COMPTABILITE ET GESTION DES DTOCKS II-1-2- L 'INFORMATIQUE BUREAUTIQUE

II-1-3- VENTES ET MARKETING

II-1-4- PRODUCTION ET BRICATION

II-1-5- LOGISTIQUE ET RELATION CLIENT-FOURNISSEUR II-1-6- MANA CIEMENT ET DIRECTION

II-1-7- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

II-2- LE `COMMENT' DE LA GESTION DE L 'INFORMATION

II-2-1- LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) II-2-1-1- DOCUMENTS PAPIER, DOCUMENTS
ÉLECTRONIQUES

II-2-1-2- NUMÉRISA TION DES DOCUMENTS PAPIER II-2-1-3- CLASSEMENT ET RECHERCHE

II-2-1-4- GESTION DES VERSIONS

II-2-1-5- LES BENEFICES DE LA GED

II-2-1-5-1- RÉD UCTION DES COÛTS DE L 'ESPACE DE STOCKAGE

II-2-1-5-2- RÉD UCTION DES COÛTS ET DES TEMPS DE RECHERCHE

II-2-1-5-3- RÉD UCTION DES COÛTS ET DES TEMPES DE DIFFUSION

II-2-1-5-4- ACCÈS SIMULTANÉ

II-2-1-5-5- AMÉLIORATIONS DE LA SÛRETÉ ET DE LA SÉCURITÉ

II-2-1-6- LA GED, FONDEMENT DES TECHNIQUES DE GROUPE

II-2-1-7- EXEMPLE DE GED : BPS GED

II-3- Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI)

II-3-1- HISTORIQUE ET DEFINITION DES PROGICIELS DE GESTION INTEGRES

II-3-2- FONCTIONNALITES ET MODULARITE

II-3-3- NATURE DE L 'INTEGRATION

II-3-4- MISE EN PLACE ET MARCHE DES ERP

II-4 Les MES (Manufacturing Execution System)

II-4-1- DEFINITION

II-4-2 FONCTIONNALITES II-4-3 L 'OFFRE DU MARCHE

II-5- Les SGDT (Systèmes de gestion des données techniques)

II-5-1- DEFINITION

II-5-2- FONCTIONNALITES D'UN SGDT

3ème Partie : G-Perso -SYSTEME D 'INFORMATION POUR GRH

I- INTRODUCTION

II- PRESENTATION DU SERVICE DU PERSONNEL ET DE AFFAIRES SOCIALES

III- LA PROBLEMATIQUE

IV- OBJET DU PROJET

Section 1 : PHASE D 'ANALYSE ET DE CONCEPTION

I- ANALYSE DES DONNEES

II- MODELISA TION

Section 2 : DÉVELOPPEMENT

I- ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL

II- PROGRAMMATION

III- LES INTERFACES IV- MODELISATION

Section 3- PROGRAMMATION CONCLUSION

Une sociétépeut être dite nouvelle quand il y a transformation
structurelle dans les relations de production, dans les relations de
pouvoir, dans les relations entre les personnes.

Comme l'humanité en a connu bien peu dans son histoire, nous vivons une révolution, un véritable changement d'ère et de société, qui se traduit à une rapidité surprenante et dont nous arrivons difficilement à prendre toute la mesure.

L'apparition des technologies numériques et informatiques, et leur utilisation - de plus en plus en augmentation - ont bouleversé nos modes de vie et de production, au point qu'on a peine à imaginer que l'utilisation d'Internet remonte à moins de dix ans. C'est donc depuis relativement peu de temps que nous sommes entrés vraiment dans l'ère de l'information, de la communication et du spectacle. Il s'agit d'une nouvelle société, avec de nouvelles structures et de nouvelles relations, on parle d'un passage d'une société d'énergie à une société appelée d'information. Il faut se rendre à l'évidence, la société, les conditions de travail et les protections sociales en sont durablement affectées mais c'est l'ensemble de notre monde qui en fondement transformé, un changement vital mais méfiant.

Le secret de ce nouveau monde, est l'information en tant qu'elle s'oppose à l'énergie et à la matière. Cela ne veut pas dire que l'information explique tous les bouleversements actuels, mais qu'il faut prendre la mesure de tout ce qu'elle permet d'expliquer. En effet, sur de nombreux plans nous quittons le monde matériel, de l'énergie et de la lutte, pour intégrer l'univers de l'immatériel, le monde de l'information et de la coopération. Pour caractériser cette opposition entre l'ancien et le nouveau monde, deux termes sont utilisés, on parle de "société thermodynamique" et de "société de l'information" (ou bien l'ère de l'énergie et l'ère de l'information), deux sociétés définies comme suit :

La société de l'énergie : C'est ce que nous connaissons depuis le néolithique sans doute, mais surtout depuis la révolution industrielle et thermodynamique. Les guerres du pétrole se situent encore entièrement dans ce contexte, retour de la vieille Amérique dominée par le pétrole, bien loin de la nouvelle économie. C'est le domaine matériel de la force, de la contrainte, de la lutte, de la

compétition, de l'appropriation, du nombre, de la quantité, du travail et de la peine. C'est le monde industriel de la mécanique et des machines, d'une productivité immédiate mesurée par le temps salarié.

La société de l'information : C'est l'univers immatériel du savoir, de la direction par objectif, du contrôle, de la persuasion, de la coopération, de la qualité, de la résolution de problème et donc des pannes... C'est, au niveau du software, aussi bien la programmation et les communications que l'éducation ou le spectacle, et, pour le hardware, les automatismes aussi bien que les médias ou les appareils numériques. On n'y a plus tant besoin de force de travail contrainte et subordonnée mais de formation, d'innovation, d'autonomie, d'un travail virtuose qui ne se mesure pas à son temps d'exécution, pas plus qu'un travail de recherche ou un travail créatif dont les résultats restent complètement aléatoires par définition.

Dans ce même cadre Norbert Wiener (1894-1964) dit :

``Prendre conscience de notre entrée dans l'ère de l'information ne signifie aucunement vouloir enrichir la situation et s'en faire le spectateur emporté, c'est bien plutôt vouloir prendre en main notre destin, assumer notre responsabilité collective, corriger le tir, surmonter nos échecs''.

Et cela veut bien dire qu'il s'agit -seulement- de nouvelles possibilités que nous pouvons transformer en opportunités mais qui peuvent aussi bien se retourner contre nous, détruire de fragiles équilibres. C'est à nous de savoir tirer profit des nouvelles potentialités de régulation, de coopération et de développement humain ouvertes par les technologies informationnelles, ainsi que de lutter contre leurs mauvais côtés (flexibilité, temps réel, dictature du court terme, fracture numérique, insignifiance). Seulement, pour construire un monde plus humain et s'adapter à ses transformations, il faut d'abord l'interpréter correctement, essayer d'en comprendre la nouvelle logique.

La récolte, le stockage et la diffusion de l'information est devenue une industrie à part entière. Et toute organisation quelle qu'elle soit, doit consacrer une partie de son effort à récolter, traiter, stocker et diffuser l'information issue de son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on appelle système d'information..

Comprendre cette nouvelle logique, impose donc de bien cerner un concept primordial dans cette nouvelle ère. Il s'agit de ``l'information'' qu'on va essayer de traiter dans une 1ère partie, avant de consacrer une 2ème partie aux systèmes d'information.

1ère PARTIE : GESTION DE L'INFORMATION

I- DEFINITION DE L'INFORMATION

Avant d'essayer de donner une définition à ce concept, il s'avère important d'éliminer certaines confusions entre l'information et d'autres notions tel que :

 

Donnée

Communication Connaissance

I-1- INFORMATION ET DONNEE

Les données sont des faits qui n'ont pas encore été traités et dont on ne peut, à ce stade, tirer aucun enseignement. Par exemple, une simple opération de paiement ne nous dit pas si le paiement a été effectué en temps voulu et ne nous éclaire pas sur la situation du prêt.

Les informations sont des données traitées ou transformées qui aident quelqu'un à prendre une décision ou à tirer des conclusions. La comparaison entre les paiements effectués et le calendrier des versements nous renseigne sur la situation du prêt et sa chronologie - informations qui peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant le suivi ou le provisionnement du prêt en question. Une institution peut être noyée sous les données, sans pour autant avoir beaucoup d'informations.

Un information et quelque chose de beaucoup plus qu'un donnée brute. C'est une donnée qui a un sens, et ce sens vient d'un certain modèle d'interprétation. Une même donnée peut avoir plusieurs sens selon le modèle d'interprétation qui lui est associé.

Ainsi, la donnée `12101995' peut être aussi interprété - par un anglo-saxon- comme la date du 10 décembre 1995 (et non pas 12 octobre 1995). On peut être qu'une information est une donnée qui a besoin d'être interprétée.

Information = Donnée + Modèle d'interprétation

La notion de modèle d'interprétation peut aller très loin, et une information n'est pas toujours facile à appréhender si on ne connaît pas le contexte sémantique auquel réfère le modèle d'interprétation.

I-2- INFORMATION ET COMMUNICATION

Activités socio-économiques, les séances, qu'elles soient de la matière, de la vie, de l'homme ou de la société (et de l'information), sont productrices et utilisatrices de connaissance scientifique et technique. Le système de la recherche s'apparente fort à un système économique. On peut ainsi le construire à partir du schéma économique classique :

Production 4 distribution 4 consommation.

Analogie des phénomènes mais non des concepts, aussi parlerons-nous plutôt de construction que de production de connaissance distingueront ainsi bien culturel et biens matériels. Construction donc de connaissance scientifique et techniques qui de viendront une fois enregistrées sous forme écrites ou orales, imprimés ou numérises des informations scientifiques et techniques pour la même raison, pour décrire deux autres phrases de ce qu'on appelle le cycle de l'information (fig. 1) nous utiliserons les mots communication au lieu de distribution et usage au lieu de consommation. Les trois processus, constructions et usage se succèdent et s'alimentent mutuellement.

Fig. 1 : Le cycle de l'information

Cette mondialisation permet de s'affranchir de celles habituelles mais simplicités des masses médias qui limitent la communication à une relation bilatéral : informateur / informé

Ou de celle, pire, de la théorie de l'information qui linéarité cette relation et croit l'améliorer en y insérant les messages. On retrouve cette modélisation dans la célèbre chaîne documentaire. Canal, code, bruit, rétroaction sont venus la raffiner mais non la transformer en un modèle de communication sociale.

La communication est donc le processus intermédiaire qui
permet l'échange d'informations entre les individus.

I-3-INFORMATION ET CONNAISSANCE

Toujours en essayant de définir l'information, un autre groupe d'auteurs introduit une nouvelle dimension, qui est celle de l'assimilation de l'information à la connaissance. Par rapport au monde de la connaissance ou des idées, l'information serait pour Jacques Arsac "la forme qui porte la connaissance"et donc le porteur de la pensée. On aurait donc d'une part un contenu, la connaissance, d'autre part une forme, qui serait chargée d'exprimer ce contenu, l'information. Ainsi, toute connaissance nous arriverait sous forme d'information.

C'est dans une même logique d'assimilation que l'UNESCO considère l'information comme "un élément de connaissance, susceptible d'être représenté afin d'être conservé, traité, communiqué". On en trouve une définition plus complète dans le dictionnaire des termes officiels : "Elément de connaissance, susceptible d'être représenté, à l'aide de conventions, pour être conservé, traité

ou communiqué. " .Enfin, l'universitaire Anne Mayère, spécialisée dans l'économie de l'information, reprend la définition de Mc Kay : "l'information est ce qui forme ou qui transforme une représentation", et elle y ajoute : "dans la relation qui lie un système à son environnement".

Dés lors, on sépare l'information de la connaissance qu'elle peut éventuellement apporter, et on déduit que :

L'information est le support de la
connaissance

II- ESSAI DE DEFINITION

La notion d'information se déploie à travers de nombreux champs d'application : le droit, la presse, la physique, la biologie, l'informatique, la communication.Mais paradoxalement peu d'écrits (y compris ceux opérant dans le champ même des "Sciences de l'information") prennent la peine de définir au préalable ce qu'est l'information. On parle alors de "traitement de l'information", de "systèmes d'information", etc. sans même avoir définit à l'avance le coeur du sujet. Il y a donc pour le moins ambiguïté.

Lorsque l'on trouve des définitions explicites celles-ci sont rarement concordantes. Elles élargissent ou au contraire restreint considérablement la sphère d'application du concept.

En cherchant une définition de l'information, on trouve que la majorité des ouvrages traitant ce concept le font sans en donner une définition précise, au contraire ils l'utilise pour définir d'autres notions. Le document, par exemple, est défini comme un "objet informationnel visible et touchable et doué d'une double indépendance par rapport au temps".
La communication est elle-même décrite comme "le transport d'une entité mesurable appelée arbitrairement information".Par conséquent "il est possible maintenant de dire que la communication est un acte et que l'information est son produit".

Etymologiquement, le terme information dérivé du latin informare, signifie : Renseigner

Donner une forme

Avertir

Instruire

Le développement de ces notions nous donne :

Renseigner : apprendre, faits, données, matière, service de
renseignement, éclairer, voir...

Donner une forme : synthétiser, élaborer, traiter, dégrossir, rendre accessible, compréhensible, intelligible, assimilable, utilisable, opérationnel, valeur ajoutée, mettre aux normes, modéliser, forme vivante, en mouvement, flux...

Avertir : contredire, infirmer des idées reçues, prévoir, voir plus loin, parer un danger, avenir, horizon, réflexe, logique du réflexe, gérer, préparer, catalyser et réagir...

Instruire : former, sensibiliser, armer, culture, connaissance,
ordonner, renforcer, affiner, entraîner, réfléchir...

Pour le sociologue et théoricien de la communication Daniel Bougnoux "est information ce qui apporte une variation par rapport à un thème (à une forme), ou une réponse sur le fond d'une alternative". Edgar Morin (sociologue et philosophe) la définit en disant :"L'information est ce qui, pour un observateur ou récepteur placé dans une situation où il y a au moins deux occurrences possibles, dénoue une incertitude ou résout une alternative, c'est-à-dire substitue du connu à l'inconnu, du certain à de l'incertain" .

Une autre raison de la difficulté de définir ce concept réside dans son utilisation par plusieurs domaines qui essayent de la définir.

III- UN CONCEPT, DES DOMAINES

III-1- Droit :

Dans la sphère juridique, "l'information" est une construction. "Ouvrir une information", c'est préparer la constitution d'un dossier, entamer un long travail de quête de renseignements, de témoignages, c'est extraire un fait de la masse des événements. D'après une étude menée par Gilbert Varet dans des listes bibliographiques parfois très anciennes, ce sens est encore "très vivant, voire touj ours prépondérant" dans la langue espagnole, où il désigne un type de publication particulier, "dossiers reproduisant in extenso des pièces ou documents classés dans un ordre raisonné, et qui viennent à l'appui d'une argumentation auprès d'un tribunal."

On notera que le terme "document" possède lui aussi une origine juridique puisqu'il signifie au départ "écrit qui sert de preuve".

Dans le langage de tous les jours, le concept "d'information" est naturellement assimilé à l'information de presse. Pourtant les professionnels de l'information cherchent à se distinguer de cette compréhension trop courante. L'analogie entre l"information" en milieu professionnel et l'information au sens journalistique du terme mérite cependant d'être quelque peu précisée.

D'une certaine manière la pratique du journaliste peut apparaître comme archétypique en ce qui concerne la production d'informations. Le journaliste a précisément pour tâche d'extraire des événements qui constituent la réalité quotidienne une cohérence qui, mise en forme et commentée, fournit"l'information".

Il est d'ailleurs à noter que, à ses origines, la presse moderne se concevait quasi exclusivement comme un organe de formation de l'opinion, alors qu'à partir des années 1860-80, industrialisation aidant, elle se présente avant tout comme un vecteur "d'information", pour un large public, déconnecté des intérêts particuliers.

Au passage se forme ainsi la fiction d'une information neutre, objective, dont le journaliste serait le garant, indépendamment de ses opinions ou de celle de son public,dont la distinction est touj ours renouvelée, dans les écoles de journalisme et parfois dans la mise en page des publications, entre le "fait" et le commentaire.

Cette distinction a aussi son pendant sur le plan national. Il est fréquent d'opposer la presse d'information anglo-saxonne à la presse d'opinion française. Il peut sembler paradoxal que toute une frange des métiers du traitement de l'information ne se reconnaisse pas dans la figure du journaliste, alors qu'à bien des égards il peut prétendre constituer un modèle dans la production de l'information.

En effet, il est de l'essence de son métier de traduire en information des événements, d'extraire des faits de la réalité courante et de les porter à la connaissance d'autrui. Il est donc de ce point de vue un fournisseur essentiel de cette matière première qu'est l'information. Cependant cette information doit faire l'objet d'une formalisation adaptée. C'est le rôle du journal par rapport à la dépêche.

Lorsque le professionnel de l'information se situe dans une perspective de collecte, d'harmonisation, d'agencement, de description, de commentaire d'une matière première, il est effectivement en aval des métiers du journalisme proprement dit.

En revanche, il peut être amené lui-même à collecter les faits et les mettre en forme, comme dans le cas de l'activité de veille, et/ou à formaliser des informations. Dans les deux cas, les techniques qu'il emploie sont en grande partie similaires à celles employées par le journaliste (par exemple les techniques de recoupement de la veille, et les techniques rédactionnelles dans le domaine de la diffusion de l'information). En fait, la grande différence entre les deux acteurs est que la sphère du journalisme est parfaitement identifiée, depuis longtemps à travers un produit qui est le média "presse", alors que les produits issus du traitement de l'information sont multiples (journaux d'entreprise, revues de presse, dossiers, synthèses, banques de données, rapports d'étonnement, produits de la veille stratégiques, etc.) et échappent souvent encore à une pure logique de marché.

III-3- Physique :

Les théories propres à la transmission et à la mesure des signaux dans le cadre de la cybernétique ont introduit le concept de science de l'information et en ont fait un champ d'investigation particulier. Là encore, le concept est loin d'être stabilisé, puisque cette théorie du signal est aussi bien connue sous le nom de théorie de l'information que sous celui de théorie de la communication, avec d'ailleurs les mêmes effets sémantiques pervers qui font que l'on entretient facilement une confusion sur le fond et la forme.

Cette ouverture scientifique a attiré de nombreux esprits qui se sont efforcés d'élaborer une théorie scientifique de l'information, voire d'appliquer la théorie de l'information à la science. Léon Brillouin est parmi ceux-ci. On lui doit une première grande synthèse dans ces domaines.

Contrairement à certains disciples qui agissent dans le champ des sciences humaines, il prend soin de définir le champ de validité de sa conception en restreignant le concept d'information à une seule dimension. Il en donne une définition unique qui écarte a priori ce qu'il appelle la "valeur humaine de l'information", c'est-à-dire le sens, le contenu qu'elle véhicule, et qui n'est compréhensible, évaluable que par les individus qui la reçoivent. Comme la subjectivité de l'appréciation rend particulièrement difficile la mesure de l'information, il est nécessaire, pour établir une définition applicable au plan scientifique, d'écarter cette "valeur humaine" de l'information. Pour traiter l'information sur le plan quantitatif, pour pouvoir la mesurer, il faut ignorer l'intérêt que présente l'information, sa valeur d'usage, pour reprendre un concept de l'économie politique.

Après avoir circonscrit le concept d'information dans son application scientifique, il peut recevoir une première définition. L'information est reliée à

la réduction de l'incertitude. Plus un système peut connaître d'états différents, plus grande est l'incertitude, plus la quantité d'information devra être grande pour la réduire. L'information se présente alors comme une "fonction du rapport des réponses possibles après et avant qu'on l'ait reçue"6. Si l'on obtient une information, le nombre des réponses possibles diminue et lorsque l'information est complète il est possible qu'une seule réponse soit pertinente. On peut déjà entrevoir l'usage lapidaire qui peut être fait de cette conception dans le domaine de la gestion de l'entreprise quand, rompant avec la stricte délimitation de Brillouin, certains auteurs étendent les concepts sans précaution.

Dans ce cas l'information réduit le degré d'incertitude et conduit à une prise de décision ou réponse plus rationnelle, moins arbitraire. Plus le degré d'incertitude initial est grand, plus la masse d'information nécessaire pour définir la solution sera importante.

Brillouin fait ensuite remarquer, à la suite de Léo Szilard et de Claude Shannon, que l'information a un lien remarquable avec la notion employée dans la thermodynamique que l'on nomme entropie. Il n'entre pas dans notre propos d'aller plus avant dans ce domaine. Il y a cependant un aspect de cette théorie qui revêt une importance particulière, sinon capitale. En mettant en relation l'entropie d'un système et l'information, Brillouin montre que toute information se traduit par un accroissement de l'entropie. Dans les cas limites, la précision la plus grande mobiliserait une énergie infinie. Dans une telle conception, l'observateur n'est pas neutre dans le système et il faut que le coût en entropie d'une observation soit négligeable en regard de l'entropie du système pour pouvoir l'ignorer.

Quant à l'information, elle a un prix, un coût, une valeur croissante, consommatrice des ressources internes. Plus elle est précise, plus le coût croît. En d'autres termes, le coût de production marginal est croissant. Ce qui se constate dans le physique des particules au niveau de la microphysique, nous le retrouvons au niveau de la société et de l'entreprise, sur le plan économique, qu'il soit macro ou micro économique.

II-4- Informatique :

La notion d'information revêt une importance toute particulière dans le domaine de l'informatique. En effet, c'est sur la racine de ce terme que Philipe Dreyfus inventa en

1962 le mot-valise "informatique", contraction de information et automatique, pour trouver une traduction française à ce que les anglo-saxons appellent "computer science", science du calcul. C'est bien le reflet de cette conception

que l'on trouve dans les définitions de dictionnaires, qu'il s'agisse du Petit Larousse : "Science du traitement automatique et rationnel de l'information", ou du Petit Robert :"ensemble des techniques de la collecte, du tri, de la mise en mémoire, de la transmission et de l'utilisation des informations traitées automatiquement à l'aide de programmes mis en oeuvre sur ordinateurs."

Il est certain que l'irruption de l'informatique et sa considérable expansion dans la société contemporaine a rendu la situation encore plus complexe pour appréhender la notion d'information. D'une part car elle s'inscrit dans la tradition de la cybernétique, et reprend l'assimilation du signal à de l'information, et d'autre part parce qu'elle est justement dans son objet d'être une machine à traiter de l'information.

Mais, du fait même qu'elle est une machine, elle ne sort pas du cadre traditionnel du machinisme, défini dès le 19° siècle, et visant à éliminer l'activité de l'homme (manuelle ou intellectuelle) de la production. Et ce traitement automatique, même s'il donne l'illusion contraire, laisse lui aussi de côté la compréhension des contenus, car il les enserre dans le cadre strict des règles de la logique formelle, ce qui n'est d'ailleurs pas un moindre progrès et conduit à des applications spectaculaires. Mais, comme le montre l'évolution de la science moderne, des mathématiques à la biologie en passant par la physique, cette logique est insuffisante pour rendre compte complètement du mouvement complexe de la nature et de la société

D'après toutes ces définitions, on peut déduire une définition -englobante- de l'information en disant que :

L'information est émission, réception, création, et retransmission, de signaux groupés oraux ou écrits,sonores, visuels ou audiovisuels,en vue de la diffusion et de la communication d'idées, de faits,de connaissances, d'analyses, de concepts, de thèses,de plans, d'objets, de projets,d'effets de toute sorte, dans tous les domaines, par un individu, par des groupes d'individus ou par un ou plusieurs organismes agissant ou rétroagissant ainsi sur leur environnement immédiat,proche ou lointain, et dont le but est de déclencher éventuellement des processus dialectiques plus ou moins amples alimentant l'échange, base naturelle et indispensable de l'animation de la vie sociale.

Ainsi, toute information peut être soit formalisée ou informelle : ~ L'information formalisée

Il s'agit d'une information par destination, son but est précisément d'informer, et son degré de formalisation varie d'une source à l'autre. D'une manière générale, les sources formalisées sont le fait d'un travail d'enrichissement,de

valorisation, de synthèse de l'information : études de marché,revues de presse,enquêtes j ournalistiques,rapports annuels...

Par conséquent, plus une information est formalisée, plus sa gestation fut longue : c'est pourquoi sa fraîcheur est moindre, mais au contraire elle est plus aisément exploitable et opérationnelle.

De même, plus une information est formalisée, plus son coût est élevé.

~ L'information informelle :

Les sources informelles ne sont, quant à elles, pas destinées à priori informer, mais leur intérêt est pourtant considérable. En effet, représentant les trois quarts des données utiles à l'entreprise, les sources informelles offrent un avantage indéniable, n'était pas formalisées, elles sont souvent plus récentes et leur intérêt s'en trouve accru1.

De plus, certaines sources informelles ont un caractère unique, voire exclusif, car non publiques elles sont l'apanage du plus petit nombre.

De ce fait, une information informelle faible et à fort potentiel peut apporter à ses détenteurs un avantage concurrentiel déterminant si elle est vérifiée et utilisée dans les plus brefs délais.

En interne comme en externe, les sources d'informations informelles englobent :

Les contacts spontanés avec les collaborateurs, les clients, les prospects, voire les concurrents ou la presse professionnelle spécialisée. Le phénomène du ``Bouche à oreille'' qui véhicule aussi bien des informations vitale que fantaisistes mais dont la vitesse de propagation nécessite une vigilance accrue.

Les échanges avec tous les acteurs de l'environnement juridique, politique, économique, syndical ou médiatique.

Les circuits de communication informels mais non négligeable : associations, clubs, salons, rencontres interprofessionnels...

La typologie de l'information la plus utilisée est basée sur la nature de l'information et est sous-entendue par la dichotomie ``formalisé/informel''.

IV- L'EVALUATION DE L'INFORMATION

La typologie classique de l'information n'est plus adaptée aujourd'hui pour répondre aux besoins des décideurs, lesquels doivent prendre des décisions

rapides et sûres pour faire face aux changements constants et brusques de l' environnement.

Or, au risque d'être péremptoire, la seule vision possible de l'information consiste à prendre en compte l'utilité et la valeur des données recherchées ainsi que leur adéquation aux besoins de l'entreprise.

III-1-LES XNOUVEAU CRITERES 'D EVALUATION 'D UNE INFORMATION

La recherche de données de valeur directement exploitables, en totale adéquation avec les besoins mains aussi les moyens financiers, techniques et humains de l'entreprise, afin d'optimiser le processus de prise de décision et de catalyser l'action, rend périmée toute classification de l'information par nature.

Les critères d'efficacité, d'utilité et de valeur doivent donc prévaloir dans toute tentative, action ou politique de gestion de l'information.

Cependant, même si cette approche est absolue, il demeure intéressant de séparer encore les sources formalisées des sources informelles, car elles offrent des avantages et présentent des inconvénients très différents et complémentaires. Dés lors, on trouve les neuf (9) critères suivants :

Facilité d'accès à l'information

Plus une information présente un temps d'accès réduit et est accessible, plus vos concurrents peuvent s'en emparer, sauf si elle est interne à l'entreprise. De même, plus l'information est accessible, plus votre réaction doit être rapide afin qu'elle ne perde pas son actualité et son intérêt.

Coût d'acquisition

Le coût d'acquisition est variable selon le degré de formalisation des informations. Ainsi, une information brute représente un coût d'investissement limité au regard d'une information enrichie, valorisée et travaillée.

Même si le coût d'acquisition d'une information est déterminant, il n'est pas suffisant, et ce pour deux raisons fondamentales :

v' Toute information acquise entraîne des coûts induits qu'il fut apprécier a priori et no pas une fois l'acquisition faite (coût de stockage, de traitement, d' exploitation, de valorisation...).

v' Aussi coûteuse qu'elle soit, une information doit correspondre aux besoins de l'entreprise, de même qu'à ses moyens financiers, techniques et humains.

En effet, à quoi bon acquérir une base de données sophistiquées si vos besoins réels sont moindres et que personne n'est à même de l'exploiter.

Critère d'actualité

La pertinence et la valeur d'une information sont de toute évidence liées à sa ``fraîcheur'', à son actualité ou sa récence.

Une entreprise qui, faute de moyens ou d'éléments d'évaluation, se nourrit d'informations tombera malade à court terme.

La fiabilité

Comme tout organisme vivant, l'entreprise se doit d'éviter « d'ingurgiter » des denrées douteuses.

Pour ce faire, avant de valider une information dont l'utilisation irréfléchie pourrait menacer l'entreprise, encore faut-il évaluer sa fiabilité !

Dans ce but, la connaissance de source de son mode de compilation, tout comme de sa récence, sont des précautions utiles.

La valeur ajoutée

L'intérêt d'une information est proportionnel à ses apports ; or toute information comporte des éléments que vous connaissez déjà ! Ce qui prime, c'est la nouveauté de certains éléments qu'elle véhicule.

En outre, une donnée enrichie, non brute, sera directement exploitable et le temps de réponse précédent l'action s'en trouvera réduit.

Au contraire, une information à faible valeur ajoutée nécessite un travail de formalisation, d'enrichissement plus ou moins long ; de ce fait votre réaction sera moins prompte et vous risquez d'être dépassé par l'évolution constante de votre environnement.

L'exploitation et l'adéquation aux besoins

Encore une fois, plus une information est formalisée, moins elle nécessite un traitement, une valorisation, pour être directement opérationnelle. De plus, le critère d'exploitabilité est indissociable du critère mesurant l'adéquation de l'information recherchée aux besoins de l'entreprise.

Les coûts induits

L'acquisition d'une information est la 1ère étape d'une longue chaîne menant à la prise de déision. Ainsi, toute donnée doit être stockée, enrichie, valorisée, mise en forme, épurée, gérée, avant d'être utilisée.

L'unicité et l'exclusivité

Lorsqu'un décideur détient de manière exclusive une information fort potentiel, l'entrepris dispose d'un avantage stratégique concurrentiel déterminant, à condition bien sûr d'exploiter cette manne de façon rapide et efficace.

Cependant, afin d'apprécier l'unicité d'une information ou d'une source, il faut la comparer à d'autres sources qui pourraient s'y substituer.

Les surprises peuvent être grandes, car il est souvent possible de remplacer une source qu'on croait unique par une autre offrant des caractéristiques équivalentes voire supérieures.

La durée de vie

L'information est une denrée périssable, plus l'on tarde à l'utiliser, plus elle et obsolète, encombrante et coûteuse pour l'entreprise.

Cependant, la durée de vie d'une information dépend également de sa nature ; ainsi un tuyau boursier est aussi éphémère qu'un papillon, alors qu'un dossier étoffé résultant d'un long travail de formalisation, telle une étude de marché, offre une durée de vie de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois sil est assorti de prévention à terme.

Chacun de ces critères présente des liens de corrélation forts avec les autres ; cependant le critère majeur et omniprésent est lié à la notion de coût. Ces coûts, s'ils sont bien appréciés, gérés et contrôlés représentent un investissement et non une dépense. De plus, ils préfigurent l'apport futur et la rentabilité d'une véritable politique de gestion stratégique de l'information.

III-2-LA GRILLE ' DANALYSE DE LA VALEUR DE 'LINFORMATION

Que l'information soit formalisée ou non, les critères d'évaluation développés précédemment nous permettent de scanner l'information avec précision. C'est ce que nous avons fait ci-dessous en tenant compte de la dichotomie ``formalisé/informel'', afin que la grille d'analyse ainsi développée soit un outil efficace.

CRITERES

INFORMATION FORMALISEE

INFORMATION INFORMELLE

Facilité d'accès

Très faible à moyenne

Forte à très forte

Coûts d'acquisition

Moyens à très forts

Très faibles à faibles

Actualité

Très faible à moyenne

Moyenne à très forte

Fiabilité

Forte à très forte

Faible à moyenne

Valeur ajoutée

Forte à très forte

Très faible à moyenne

Exploitabilité/adéquation

Moyenne à très forte

Très faible à moyenne

Coûts induits

Très faibles à moyens

Moyens à très forts

Unicité

Moyenne à très forte

Faible à moyenne

Durée de vie

Moyenne à très forte

Très faible à moyenne

Grille d'analyse de la valeur de l'information

III-3-LE SPECTRE DE 'LINFORMATION

La mise en lumière des avantages et inconvénients respectifs de l'information formalisée et de l'information informelle est possible grâce au spectre de l'information.

Il va sans dire que cette mise en forme est pour le moins ``parlante'' et qu'elle peut être utilisée pour tous types de données et sources.

III-4-CRITERES 'D EVALUATION DE 'LINFORMATION SUR INTERNET

Internet est un réseau de réseaux qui regorge d'information. Si certaines sources fournissent des informations de haute qualité, d'autres laissent à désirer. Aucune politique éditoriale globale ne gère l'information qu'on retrouve sur Internet. Cette responsabilité relève de l'utilisateur qui doit continuellement critiquer et analyser les sources.

Voici des critères qui pourront vous aider à évaluer l'information. Un seul conseil : soyez professionnel et ne vous laissez pas confondre !

III-4-1-LE CREATEUR

Est-ce que le créateur du site est bien identifié ?

Si le document provient d'une source anonyme, méfiez-vous.

Un créateur ou un auteur peut être un individu ou une organisation. Parmi les organisations, on trouve fréquemment des maisons d'enseignement, des gouvernements, des entreprises privées, des associations, etc. Chacune de ces sources peut être valide en autant qu'elle soit crédible.

Pour mesurer la crédibilité, il s'agit de se demander si l'auteur possède une expertise reconnue reliée au sujet traité.

iI-4-2-LA DATE DE NPUBLICATIO

Plusieurs questions se posent ici.

~ Quand le site a-t-il été créé ?

~ Est-ce qu'on l'entretient régulièrement ?

~ Quelle est la date de la dernière mise à jour ?

~ L'information mise à notre disposition est-elle à jour?

L'engouement pour Internet et surtout pour le WWW donne naissance à un nombre toujours croissant de sites. Mais, plusieurs sites sont abandonnés après leur création. L'information présentée risque d'être périmée et les liens hypertextuels ne fonctionneront plus. Les sources d'information de qualité mentionneront la date de création de l'information et la dernière mise à jour de leur site.

iI-4-3-L'OBJECTIF DU SITE

On peut créer un site Internet pour différentes raisons. L'objectif peut être promotionnel, informationnel, commercial, altruiste ou toutes ses raisons à la fois.

Il est important de déterminer les intentions des créateurs pour discerner les biais possibles. Un auteur n'est jamais totalement neutre et mieux vaut connaître son point de vue lorsqu'on consulte l'information qu'il fournit.

Pour réussir à percer l'univers d'Internet, il faut comprendre sa culture basée sur l'échange. On peut promouvoir, annoncer et vendre des produits et services sur

le Net, mais il faut également nourrir le réseau en incluant des informations pertinentes.

Malheureusement, ce n'est pas tous les créateurs de sites qui adoptent cette philosophie.

III-4-4- L' ANALYSE DU DISCOURS

Une fois les intentions de l'auteur identifiées, reste à savoir si les informations fournies présentent des faits, une opinion ou de la propagande. Malheureusement, les auteurs n'indiquent pas touj ours à quel niveau ils se situent et la limite n'est pas toujours clairement établie entre ces concepts.

Fait

Petit lexique

Ce qui existe réellement; ce qui est du domaine du réel

Opinion

Point de vue, position intellectuelle, idée ou ensemble des idées
que l'on a dans un domai ne déterminé

Propagande

Action exercée sur l'opinion pour l'amener à avoir certaines idées
politiques et sociales, à soutenir une politique, un gouvernement,
un représentant

III-4-5- LA VALIDATION DE ' L INFORMATION

Certains auteurs valident leur information, la corroborent avec d'autres sources sur support électronique ou papier.

Un site bien documenté et la présence de multiples références indiquent généralement que le créateur du site maîtrise son sujet. Si l'information contenue sur un site n'est pas validée, vous devez effectuer cette validation.

Une méthode pour juger l'exactitude d'une information est de la retrouver dans plusieurs sources différentes.

Méfiez-vous des statistiques recyclées et des chiffres lancés en l'air. Si vous le pouvez, vérifiez ce type de données à la source.

III-4-6- L'AUDITOIRE ÉVIS

Internet était à sa naissance un produit militaire. À la fin de la guerre froide, le réseau perce dans les milieux universitaires et la communauté scientifique l'exploite pour échanger des informations. Depuis quelques années, Internet envahit nos vies. Les entreprises et le grand public accèdent au réseau.

Ces différents passages ont laissé leur marque et influencent le contenu 'Internet. Des ressources très spécialisées côtoient des ressources d'information destinées à un public plus général.

Il est donc nécessaire de se demander si la source d'information est ** Trop générale

** Trop technique

** Trop spécialisée

pour répondre adéquatement à nos besoins informationnels.

III-4-7- L'ORGANISATION DU SITE

La navigation hypertextuelle sur le WWW (World Wide Web) tend à créer un phénomène de désorientation. En navigant de lien en lien, le visiteur éprouve quelquefois des difficultés à se situer dans l'espace.

Un site où l'information est bien organisée sera plus facile à consulter. Une segmentation logique de l'information et des titres clairs aideront les visiteurs à s'orienter à l'intérieur même du site.

Les créateurs qui pointent vers d'autres ressources Internet commentent généralement les sources cibles. Leurs commentaires avisent les visiteurs qu'ils changent de site et leurs permettent d'évaluer la pertinence de se rendre à cette autre adresse.

La qualité de l'organisation est primordiale car elle influence notre compréhension de l'information. .

III-4-8- LA QUALITE DU TEXTE

Au-delà de l'organisation du site, subsiste l'information elle-même. L'auteur ou le créateur présente-t-il clairement ses idées? Son argumentation est-elle répétitive ou décousue?

La qualité de l'information est souvent tributaire de ces facteurs.

La qualité de la langue est également un indicateur pour évaluer une source d'information.

Internet c'est aussi une série d'enchevêtrements, une toile d'araignée qui relie l'information contenue dans divers réseaux. Lorsque plusieurs sites créent des liens hypertextes vers une même source, il y a de forte chance que ce site soit de qualité. La communauté Internet se révèle assez auto-critique et identifie souvent elle-même les meilleures ressources d'information.

Toute information, pauvre ou pertinente, simple ou élaborée à une incidence sur la vie de l'entreprise. Une donnée d'intérêt certain doit être recueillie au plus vite, avant les concurrents, traitée, analysée, transformée, enrichie, synthétisée et utilisée, alors qu'une donnée obsolète ou déjà en possession de l'entreprise doit être identifiée comme telle et immédiatement rejetée, sans quoi son coût de traitement tant humain que financier ou technique, mobilisera des ressources en pure pertes au détriment d'autres informations vitales.

L'acquisition, le traitement, le stockage et l'exploitation de toute information mobilise des charges supplémentaires que subit l'entreprise, et donc qu'elle doit gérer et contrôler.

IV- LES COUTS DE L'INFORMATION

Le contrôle des coûts de l'information n'est possible que si l'on précise la notion de coûts liés à sa gestion : ainsi nous faut-il définir ces coûts et nous pencher sur leur structure. C'est pourquoi, nous vous proposons la définition suivante :

IV-1-DEFINITION DES `'COUTS DE 'L''INFORAMTION

Un coût représente une somme de charges nécessaires à l'élaboration d'un produit ou au fonctionnement d'une activité, en l'occurrence la gestion de l'information.

Un coût se définit par :

-coût complet (traditionnel, économique) -coût partiel (direct, variable)

-coût d'activité, de structure, marginal...

SON NIVEAU

SON OBJET / SA DELIMITATION

SON MOMENT DE CALCUL

SON CONTENU

(Activité, fonction, produit)

Coût constaté (réel, historique)

Coût préétabli (prévisionnel, standard)

(Coût d'approvisionnement, de production, de distribution, d'administration, de revient)

De plus, lorsque l'on considère l'entreprise en tant qu'organise générateur et consommateur d'informations, mais également en tant que système de gestion de l'information à part entière, il importe de distinguer les coûts variables des coûts fixes de cette gestion.

IV-2-LES COUTS FIXES LIEES A LA GESTION E 'LINFORMATION

Ils sont inhérents à la structure même du système de gestion de l'information existant dans l'entreprise et ce, que le dit système fonctionne à pleine capacité ou non. Le but premier étant de créer un troisième flux d'informations catalyseur sans pour autant se doter d'une « usine à gaz » ; la mesure des coûts fixes de l'information dépend donc de la capacité d'absorption et de traitement de l'information offerte par l'entreprise.

Ces coûts fixes représentent ainsi un indicateur important quant au respect des besoins et moyens de l'entreprise en matière de gestion de l'information ; autrement dit, leur volume doit demeurer « raisonnable » !

IV-3-LES COUTS VARIABLES DE 'LINFORMATION

Pour leur part, ces coûts variables dépendent logiquement du volume d'informations traité, ainsi que de la nature de ces informations, car, comme nous le savons selon le degré de formalisation d'une donnée, les coûts induits différent sensiblement.

LIV. 4. A STRUCTURE DES COUTS DE 'LINFOMATION

S'inscrivant dans le cadre des coûts variables liés à l'activité du système de gestion de l'information, la structure des coûts de l'information doit être étudiée afin, à terme, de pouvoir contrôler ces coûts.

Or, au regard de l'analyse systémique des flux d'information, les données franchissent six étapes, et à chacune de ces étapes correspondent des charges ou coûts :

Dés lors, en suivant ces étapes de la vie d'une information- depuis l'acquisition de celle-ce jusqu'à sa synthèse qui la rend utilisable et consommable- nous allons pouvoir reconstituer le coût global d'une information !

Contrôler les coûts, c'est suivre leur parcours

IV-4-1- LES COUTS ' DACQUISITION

Par définition, ces coûts représentent la `` la partie visible de l'iceberg'', car à l'achat, une donnée peut sembler peu onéreuse, alors que les coûts induits nécessaires pour la rendre exploitable, sont pour leur part importants. Au contraire, l'inverse est vrai, et si certains rechignent à acquérir des information a pris fort, ils n'ont peut être pas mesuré les coûts induits inhérents, lesquels peuvent s'avérer modestes, si toute fous l'information est immédiatement exploitable. Autrement dit, juger la valeur d'une information à son simple coût d'acquisition est restrictif et dangereux.

IV-4-2- LES COUTS DE VALORISATION

Ils dépendent directement du degré de formalisation de l'information acquise ou recueilli. Encore un fois, moins une information est formalisée, plus ses coûts de valorisation sont importants, et vis versa.

Exemple 1 : Une étude documentaire offre des données brutes et essentiellement quantitatives nécessitant un travail de valorisation conséquent, et ce afin de pouvoir aboutir à la réalisation d'une véritable étude de marché, offrant pour sa part des informations élaborée et directement exploitable pour les décideurs.

Exemple 2 : Un fichier brut inutile en état, peut servir de base à une opération d'identification, de prospects par fonction, puis à une compagne de qualification de ces mêmes prospects.

Dés lors, les coûts de valorisation représentent les taxes téléphoniques, la formation des téléacteurs, les coûts horaires de saisie des données recueillies, les coûts d'immobilisation du parc informatique, etc.

IV-4-3- LES COUTS DE GESTION

Ces coûts sont polymorphes, très variables et correspondent à une charge incontournable lorsque l'entreprise détient une source, ou encore un outil de gestion de l'information évolué, lequel sans entretien, périrait.

A titre d'exemple, le fonctionnement d'une base de données nécessite non seulement des mises à jour régulières, mais également des enrichissements périodiques permettant de suivre l'évolution des besoins de l'entreprise. C'est pourquoi une base de données doit-elle être évolutive et se prêter à l'introduction de nouveaux critères de segmentation, de tri, d'historisation, d'analyse, et l'incorporation de nouveaux outils statistiques.

Les coûts inhérents à la gestion d'une base de données sont donc conséquents, aussi bien en terme de moyens techniques qu'humains.

IV-4-4- LES COUTS DE STOCKAGE

Prenons l'exemple classique des archives comptables ou même marketing d'une société de plus de cinq (5) ans. Il est clair que l'historique de l'entreprise est primordial et sert d'élément de prise de décision. Il faut donc conserver ces données vitales, tant économiques que culturelles de manière formalisée, afin de pouvoir les consulter en temps réel dés que le besoin s'en fait sentir. Et prenons, comme exemple les archives comptables ou même marketing d'une société.

Dés lors, la technique la plus moderne et la plus adaptée, sera celle de la Gestion Electronique de Documents (G.E.D) qui sera traité d'une manière détaillé dans la partie qui suit.

Cette gestion indispensable représente un coût important, et ce coût croît avec l'âge, la taille et la structure de l'entreprise.

Encore une fois, ce coût de stockage constitue une charge inévitable, car une entreprise privée de son `histoire' devient aveugle et amnésique de surcroît.

IV-4-5- LES COUTS DE SYNTHESE

La synthèse de données correspond au stade ultime de formalisation de l'information, et la rend directement opérationnelle, utilisable par les décideurs. Il en va ainsi, entre autres, toutes les données quantitatives ou financières organisées sous forme de tableau de bord, des schémas synoptiques résumant un processus de production, ou encore d'un écran sommant le potentiel d'une base de données en fonction de ses principaux critères de segmentation.

Par conséquent, la synthèse de l'information représente une charge variable primordiale afin de rendre un ensemble de données lisibles intelligibles et encore exploitables.

IV-4-6- LES COUTS 'DEXPLOITATION

Une information ayant franchi les étapes d'acquisition, de valorisation, de gestion, de stockage et de synthèse ressemblerait à une « voiture sans roues » si l'on la rendait pas exploitable.

Ce serait en quelque sorte un investissement effectué en pure perte. L'exploitation d'une source d'information ou encore d'un ensemble de données, mobilise des moyens techniques (informatique...) ou humains, représente à ce titre une charge ou un coût supplémentaire.

Ainsi l'édition d'un fichier issu de votre base de données constitue u coût d' exploitation classique.

IV-5- POURQUOI CONTROLER LES COUTS DE ' L INFORMATION ?

Dans le cadre d'une politique « d'information management », l'information constitue le 3ème flux catalyseur des flux physiques et financiers et, de ce fait, devient à part entière une source de profits, d'économies et productivité indispensable.

Or de toute évidence, afin de créer, développer, gérer et optimiser ce flux d'informations, il faut en maîtriser les coûts car :

L'information

v' coûte cher

v' catalyse la prise de décision

v' doit être exploitable

v' doit être séléctionnée

v' doit être accessible en temps réel

v'

De plus, le flux d'informations généré et maîtrisé est double au sens où :

** tout comme un flux commercial et physique, son exploitation est source de matière consommable par l' entreprise.

** tout comme un flux financier, il est source de profits.

Dés lors, la gestion de l'information est un investissement et non pas une dépense.

Et avant même d'évaluer la rentabilité d'une politique efficace de gestion d'information, il est aisé d'évoquer deux éléments capitaux, lesquels rendent une telle politique vitale et indispensable pour toute entreprise moderne.

IV-5-1- LE COUTS DE LA -NON INFORMATION EST SUPERIEUR AU COUTS DE L'INFORMATION

A ce titre, les exemples sont nombreux - sans qu'il soit nécessaire de les démontrer avec force détails- et tout aussi édifiants. Pensez seulement que ceux qui suivent vous adviennent pour avoir négligé votre gestion de l'information.

Exemple1 : Quelque soit votre métier, eu égard à une conjonction en permanence évolution, les besoins de vos clients ou marchés-cibles sont extrêmement variables. Ainsi, vous faut-il aller au devant de la demande, identifier ses tendances, prévoir ses humeurs, rechercher les motivations, donc étudier pour comprendre, ne pas être dépassé et agir en conséquence. En quelque sorte, il est vital de « tendre l'oreille » et « d'ouvrir les yeux ».

Aussi la survie de votre entreprise est elle liée à l'efficacité de votre synthèse de veille concurrentielle, commerciale, technologique et même juridique.

Faire profit de ces « évidences », c'est accepter que vos concurrents sortent un produit bien plus adapté que les vôtres à la demande ; un produit ayant demandé des investissements lourds et une gestation longue, de sorte que malgré votre aptitude à réagir promptement aux sollicitations du marché, vous ne puissiez vous adapter et répondre à temps de sorte qu'il vous faudrait changer votre outil de production, vos méthodes de travail...

La précaution indispensable afin de prévoir ce type de catastrophe malheureusement courante de nos jours : une politique de veille dynamique nécessitant des investissements en rapport avec l'importance stratégique que revêt l'information concurrentielle.

Quoique vous en disiez, son coût sent touj ours inférieur à celui du déclin de votre entreprise !!

Exemple 2 : L'un de vos commerciaux est en contact avec un nouveau prospect pour une affaire jugée importante. Il se déplace à plusieurs reprises pour rencontrer ce prospect et y investit du temps, de l'énergie et bien sûr se montre pas avare en frais, croyant que la fin justifie les moyens. A terme, il apprend, alors qu'il pensait être sur le point de conclure le contrat, que le client n'est pas solvable.

Vous en conviendrez, ce genre de déconvenue est fréquent, mais encore une fois les moyens de les prévoir sont nombreux et peu coûteux !!!

Ainsi existe-t-il de très efficaces serveurs télématiques à même de vous renseigner sur la solvabilité d'une entreprise, de même que le greffe du Tribunal de Commerce, qu'un appel à la banque ou l'un des fournisseurs de ce prospect eût été salvateur.

Pensez à l'argent ainsi gaspillé en salaires, charges sociales et frais, outre que le manque à gagner inhérent à l'indisponibilité de votre commercial vis-à-vis de prospects plus sûrs, ou de clients déjà acquis qui ne demandent qu'à être fidélisés pour consommer plus et générer plus de bénéfices.

IV. 5.2. LE COUT DE LA -NON UTILISATION 'D UNE INFORMATION EST SUPERIEUR A

SON COUTS ' DACQUISITION

En effet, nombreuses sont les études menées à grands frais sans que les conclusions soient suivies d'actions ; sans compter les informations formalisées présentant des coûts de gestion, de stockage et d'exploitation élevés et qui soit ne sont pas utilisées soit le sont trop tardivement, alors que toute information est périssable.

Prenons encore l'exemple d'un simple fichier loué à 10 francs l'adresse, lequel ne sera utilisé qu'au bout de 6 mois suite à un report de l'opération initialement prévue.

Or, au bout de 6 mois, environ 30% des adresses sont périmées, vous perdrez ainsi les fais de routage, le coût unitaire de votre message (colis ou mailing) et les frais d'affranchissement rapportés à ces 30% d'adresses obsolètes.

De même 30% de votre opération sera hors cible, donc susceptible de vous attirer l'inimitié de ces nouveaux destinataires.

Sur quelques milliers d'adresses, le coût de la non-utilisation de ce fichier durant 6 mois sera à n'en pas douter supérieur à celui de son acquisition. Ce à quoi vous pouvez raj outer le manque à gagner sur les 30% de la cible initiale qui s'avère non couverte.

IV-5-3- UNE TRIPLE APPROCHE

Par conséquent, toute une politique de gestion stratégique de l'information est tributaire d'une approche des coûts de l'information pour que son retour sur investissement soit quantifiable !

Pour se faire, une triple approche est nécessaire :

- Prévisionnelle ;

- En temps réel ;

- Historique

- Prévisionnelle : le préalable à toute acquisition de ses coûts de gestion et d'exploitation, ainsi la mesure de sa rentabilité à venir est-elle possible.

- En temps réel : à chaque instant vous devez, grâce à ce système de gestion de l'information, être à même de contrôler l'évolution des coûts inhérents à la gestion d'une information ou d'une source.

En effet, tant que son rapport se justifie économiquement, la mesure en temps réel de son coût de revient permet de décider de poursuivre cet investissement et dans le cas contraire d'y mettre fin. Dans le cadre du contrôle des couts de l'information, les mesures en temps réel sont donc primordiales pour prendre une décision de type STOP/GO.

- Historique : A quoi bon gérer l'information nécessaire au fonctionnement de votre entreprise si vos outils de gestion de l'information ne vous permettent pas le calcul de son retour sur investissement.

La mesure des coûts historiques, et donc réels, est ainsi une condition essentiel au contrôle des coûts de l'information.

IV-5-4- LES BUTS DU CONTROLE DES COUTS DE 'LINFORMATION

Les buts du contrôle des outils de l'information à la lumière des éléments évoqués ci-dessous peuvent-ils se résumer dans le schéma suivant :

2ème Partie : SYSTEMES D 'INFORMATION DE L 'ENTREPRISE

I- LES SYSTEMES D'INFORMATION

A l'ère de l'information et des technologies de communication, consciemment ou inconsciemment, chacun de nous, est en contact quasi-permanent avec un ou plusieurs systèmes d'information. Les appréciations et les points de vue peuvent varier, mais l'impact des systèmes d'information sur la société, l'économie et la vie quotidienne de chacun de nous est incontestablement perceptible.

La définition usuelle d'un système d'information (SI) ressemblait à ceci : `` Le système d'information est l'ensemble des informations formalisables circulant dans l'entreprise et caractérisées par des liens de dépendance, ainsi que des procédures et des moyens nécessaires pour les définir, les rechercher, les formaliser, les conserver, les distribuer ''.

Mais cette définition n'indique ni à quoi sert le SI, ni comment il est construit : elle ignore sa dynamique. Pour décrire celle-ci, il faut distinguer deux faces du SI: l'une orientée vers les moyens (système informatique), l'autre vers les besoins et usages (fonctions d'un SI), auxquels la réflexion sur le système d'information donne désormais une place croissante.

Historiquement, les SIs ont débuté avec les outils de gestion. Il était alors question de ``robotiser, à l'aide de l'informatique, des tâches difficiles et

répétitives liées au traitement des données, afin de gagner en rapidité et fiabilité''.

Cette informatisation a offert de nouvelles possibilités, et a induit une nécessaire réorganisation des tâches humaines ainsi qu'une organisation du processus informationnel. L'informatisation d'une activité humaine devenait donc plus qu'une simple robotisation ou automatisation d'une tâche ; elle faisait appel à une prise en compte globale de l'information, des traitements, de l'organisation et des aspects humains de activité.

Afin de prendre en compte cette globalité, la notion de système d'information (SI) est apparue. Elle peut cependant fortement varier suivant les disciplines (informatique, organisation, management, etc.) qui la travaillent.

Un SI est une construction formée d'informations, de traitements, de règles d'organisation et de ressources humaines et techniques. Les ensembles d'informations sont des représentations partielles de faits qui intéressent l'institution, l'organisation ou l'entreprise. Les traitements constituent des procèdes d'acquisitions, de mémorisation, de transformation, de recherche, de présentation et de communication d'informations. Les règles d'organisation régissent l'exécution de traitements informationnels. Les ressources humaines et techniques sont ce qui est requis pour le fonctionnement du SI.

Les SIs sont formés a partir de représentations partielles de la réalité (informations, traitements, règles) qui sont mises en oeuvre dans un espace informatique réalisé grâce a des ressources techniques (ordinateur, réseaux, etc.). Leur fonctionnement n'est cependant possible que grâce a des acteurs humains qui sont en interaction avec le SI.

I-1- DEFINITION DU SYSTÈME D'INFORMATION

Vu le rôle primordial que joue l'information dans cette nouvelle ère ( ère de l'information toute organisation quelle qu'elle soit,doit consacrer une partie de son effort et de son activité à récolter, traiter, stocker et diffuser l'information issue de son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on appelle système d'information. C'est la tâche principale du système d'information, qu'on va tenter de définir dans les pages qui suivent.

Pour introduire d'une manière un peu formelle le concept de système d'information, on va recourir à ce qu'on appelle la vision systémique d'une entreprise.

On distingue d'abord le système opérant où les produits finaux sont fabriqués à partir d'une certaine matière première. On réduit l'organisation à une sorte d'usine, qui travaille sur la matière première pour fournir un produit final.

Toute organisation est pilotée par une direction, une équipe dirigeante. Ce système de pilotage a pour mission de conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixés, et de vérifier que ces objectifs ont bien été atteints. Ce qui nécessite souvent un contrôle continu du fonctionnement du système opérant et d' éventuelles modifications (recrutement, investissement, nouveaux développements...) à apporter au système opérant.

Parallèlement donc au flux physique, il y a un flux de décision. Ce flux correspond aux décisions prises par la direction de l'organisation pour que celleci fonctionne dans les meilleures conditions et puisse atteindre ses objectifs. Et toute organisation est soumise à des contraintes extérieures et intérieures qui contraignent son action et l'empêche d'évoluer librement.

Et c'est dans ce contexte qu'apparaît le système d'information. Ce sous-système de l'organisation s'occupe de récolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser dans le système opérant et dans le système de pilotage. Dans le système opérant, cette information va permettre à celui-ci de fonctionner. Car chaque individu et chaque tâche ont besoin d'être informés sur le flux physique qui la traverse.

En général, cette information est très détaillée, ne concerne qu'un petit élément de l'organisation, et elle est tournée vers le présent.

Dans le système de pilotage, l'information va permettre à celui-ci de prendre les bonnes décisions en étant constamment informé de ce qui se passe dans le système opérationnel.

Cette information a tendance à être très synthétique, elle concerne une grande partie de l'organisation (si ce n'est toute l'organisation, tel que le Chiffre d'Affaire annuel), et elle est tournée vers le passé et/ou le futur.

La tâche principal du SI est donc de fournir un flux d'information qui d'une part, reflète le plus fidèlement possible le flux physique, et d'autre part fournit au système opérationnel les éléments nécessaires pour son fonctionnement quotidien et au système de pilotage les éléments nécessaires à une prise correcte de décision.

Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique. Il représente sous une forme plus ou moins réduite, tous les événements survenus dans le système opérant ainsi que tous les éléments d'information qui permettent de traiter ces événements.

Cette image est forcément une réduction de la réalité, elle ne concerne que les aspects pertinents ayant une incidence et/ou un rôle dans le fonctionnement de l'organisation.

Plus précisément, on dit que dans le SI il y a des modèles de la réalité organisationnelle. Ces modèles ont été construits par ceux qui mettent en place le SI, on parle de la conception d'un SI.

La validité et la pertinence de ces modèles sont indispensables au fonctionnement du SI lui même, et elles garantissent la qualité de l'information fournie.

I-2- LES SYSTEMES MANUELS

Un système manuel, certes plus facile à comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de stocker et d'extraire des données financières. Il se prête à des abus et à la fraude, à des erreurs mathématiques et à la perte d'informations du fait d'un mauvais stockage, et ne permet de produire de rapports qu'au bout d'un temps considérable et moyennant d'énormes ressources humaines.

Enfin, ce type de système ne permet pas facilement de procéder à une analyse statistique des tendances et de leurs causes. Et le plus important c'est qu'il offre une réduction très importante des coûts de gestion de l'information.

Pour une organisation ayant un fort volume d'activité, une base de données informatisée est de loin préférable. Beaucoup d'organisations, d'entreprises et d'établissement utilisent encore des systèmes manuels, mais la plupart d'entre elles informatiseraient immédiatement leur système si elles pouvaient assumer le coût de cette opération, avaient le personnel compétent requis et pouvaient se procurer des logiciels répondant à leurs besoins.

Au fur et à mesure que la technologie de l'information s'améliorera, que le coût de l'informatisation baissera, que le volume de leurs opérations augmentera et que la concurrence s'intensifiera et, partant, favorisera les organisations qui ont plus facilement et plus rapidement accès à l'information, elles éprouveront de plus en plus la nécessité de passer d'un système manuel à un système informatisé.

Informatisé non systèmes d'information c'est utiliser les nouvelles technologies de l'information et de communication, c'est tirer profit du développement rapide des solutions informatiques et s'adapter au changement et à l'évolution pour pouvoir résister à la concurrence et garder vie et pourquoi pas être compétitif et se développer.

II- INFORMATISATION DE LA VIE DE L'ENTREPRISE

Quelque soit l'entreprise (petite, moyen ou grande) et quelque soit son domaine d'activité (production, service, commercialisation), il y a des fonctions communes :

- Les ressources humaines qu'il faut recruter, former, rémunérer, gérer

- La comptabilité et la finance pour calculer les dépenses, les recettes, la rentabilité, le taux d'endettement, etc.

- La production où les produits (voiture, aliments, services bancaires, cours de formation, etc.) sont «fabriqués» et où on doit planifier, organiser, gérer le stock des produits, les processus de fabrication, la livraison, etc.

- La vente et le marketing, où le contact avec le client a lieu pour le démarcher et lui vendre les produits; et où on doit gérer la relation avec le client et avoir une information précise sur les produits, les tarifs, les promotions, la marge de manoeuvre, etc.

- L'ingénierie, où les nouveaux produits sont imaginés, conçus, testés et évalués et où on se préoccupe des processus de fabrication et des méthodes de travail; on a besoin ici d'une information plus spécifique selon la nature du produit conçu On va donc regarder pour toutes ces fonctions de ce qu'apporte l'informatique et les spécificités des besoins en terme de système d'information.

II-1- Quoi informatiser ? LE SYSTEME D'INFORMATION ET LES FONCTIONS DE L'ENTREPRISE

Depuis l'apparition de l'informatique dans les années 1950, celle-ci a envahit l'entreprise par vagues successives. Petit à petit, l'informatique est devenu l'outil principal pour la gestion de l'information.

Cela a commencé par le service comptabilité, a envahit l'usine (robotisation) et le bureau de l'ingénieur (CAO) pour finalement devenir l'outil quotidien du manager et du directeur (tableaux de bords et SIAD).

II-1-1- COMPTABILITE ET GESTION DES STOCKS

C'est la principale porte d'entrée de l'informatique dans l'entreprise. Les fonctions comptables sont les premières à être automatisées

· Calcul et édition des fiches de paie.

· Suivi des achats, des livraisons, des ventes.

· Calcul et édition des factures.

· Etats comptables et gestion financière.

Chaque entreprise doit gérer ses stocks de matières premières ainsi que ses stocks de produits finis. La comptabilité est un élément clé dans toute organisation, et c'est celle qui s'adapte le plus facilement à l'utilisation de l'informatique (pourquoi ?).

L'exemple auquel fait référence la photo est celui d'une entreprise d'assurance dans l'état de Californie aux Etats-Unis. Il y avait chaque jour une navette entre le siège de l'entreprise et l'entrepôt dans lequel sont stockés tous les dossiers de clients, les déclarations de sinistres, les demandes de remboursement, les contentieux non réglés, etc. On se demande combien de personnes étaient affecté à la gestion de cette masse énorme d'information

Heureusement que cette entreprise a démarré un projet d'informatisation de la gestion des dossiers, avec notamment un archivage sur CD-ROM.

II-1-2- L'INFORMATIQUE BUREAUTIQUE

Elle remplit 3 tâches essentielles

· Le secrétariat et la production de l'écrit, grâce au logiciels de traitement de texte, aux tableurs, et autres logiciels «Office».

· L'organisation et la gestion des informations locales à un individu.

· La communication grâce principalement à la messagerie électronique, mais aussi le groupware et le travail en groupe.

La machine à écrire n'existe plus dans les secrétariats, et Bill Gates a fait fortune avec Windows et la suite bureautique «Office» qui offre une solution bureautique complète.

~ Microsoft Word : Traitement de texte

~ Microsoft Excel : Tableur

~ Microsoft Access : Système de Gestion de Bases de Données
~ Microsoft PowerPoint : Logiciel de représentation

~ Microsoft Outlook : La messagerie électronique

~ Autres composants d'Office

La micro-informatique a ainsi bouleversé le travail des secrétariats, et le PC est devenu l'outil de travail central de tout cadre dans l'entreprise.

II-1-3- VENTES ET MARKETING

Pour un vendeur, il est indispensable de bien connaître

~ Les produits, leurs prix et ses possibilités de manoeuvre;

~ La disponibilité des produits;

~ Le profil du client : volume d'achat, habitudes de consommation, préférences,

Dans certain cas, notamment pour les vendeurs qui se déplacent chez les clients, on utilise de plus en plus des connections mobiles au système d'information. Cela peut être un ordinateur plus un accès par ligne téléphonique mobile, ou plus simplement un assistant électronique (ou PDA en anglais) dans lequel sont chargées régulièrement toutes les informations dont le vendeur a besoin (base clientèle, les produits avec les disponibilités, les prix, les marges de manoeuvre etc..).

En plus de la gestion des relations client, les SI `Ventes et Marketing' gèrent de même les commandes et éditent les factures, bien sûr en gardant trace de l'ensemble des commandes d'un client.

Autre aspect du SI ventes est la relation avec les fournisseurs. Cette fonction ne relève pas vraiment des ventes mais plutôt des achats, mais on les a confondus ici parce que dans n'importe quelle entreprise, on aura besoin de garder trace des fournisseurs.

II-1-4- PRODUCTION ET FABRICATION

Après l'automatisation des usines et l'utilisation des machines et appareils de haute technologie dans l'industrie, l'ordinateur lui aussi a y trouvé sa place et a joué pleinement son rôle pour avoir des produits (tels que les voitures ou les microprocesseurs) qui sont en grande partie fabriqués par des machines pilotées par des ordinateurs.

Ainsi, la tendance actuelle est la fabrication de produits sur mesure et à la demande du client. Pour atteindre cet objectif, il faut une interconnexion optimale des différents systèmes d'information de l'entreprise pour que la commande du client puisse arriver le plus vite possible à l'usine qui va fabriquer (en grande partie automatiquement) le produit demandé et l'expédier ensuite chez le client.

L'ordinateur dans l'atelier et dans l'usine a pour objet

~ Baisser les prix de revient et augmenter la productivité en automatis ant et en «robotisant» les tâches de production.

~ Fabriquer le bon produit au bon moment.

~ Fabriquer de produits en masse et à la demande (selon l'idée de «mass customisation).

Le SI de production gère aussi la base d'information des produits qui sont commercialisés par l'entreprise. On parle de production, même s'il n'y a pas de fabrication à proprement parler de produit. Ceux-ci sont achetés à des fournisseurs extérieurs et revendus à des clients.

II-1-5- LOGISTIQUE ET RELATION CLIENT-FOURNISSEUR

La relation avec le client est devenu un enjeu majeur pour la majorité des entreprises. Ce qu'on appelle le CRM connaît un très fort développement, et les entreprises dépensent des sommes énormes pour obtenir ce nouveau or gris : ``l'information sur le client''.

Bien sûr, l'information a toujours été là, mais elle n'était pas exploitable car éparpillée dans des systèmes hétérogènes et des formats incompatibles. Les propositions commerciales des entreprises ne pouvaient pas s'adapter au profil

de chaque client. On essayait plus tôt de construire une offre commerciale qui puisse satisfaire le maximum de clients.

Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Si vous passez souvent des coups de téléphone à l'étranger (ou à un pays en particulier), votre opérateur va vous proposer rapidement une offre adaptée pour vous fidéliser et augmenter la durée et/ou la fréquence vos consommations.

Si vous achetez des livres ou des CDs chez Amazon.com, au bout de quelques achats le système vous fera des propositions d'ouvrage ou d'oeuvre qui auront une grande chance de vous intéresser.

L'EDI (Echange de Données Informatisée ou Electronic Data Exchange) est une technologie qui existe depuis une dizaine d'années. Elle est apparue dans le secteur de l'industrie textile, ou un format standard d'échange de données est apparu.

Grâce à ce format, les clients et les fournisseurs ont pu connecté leurs systèmes d'information respectifs. Les échanges de données sont devenus beaucoup plus fluides, ont permis d'économiser de l'argent et surtout beaucoup de temps.

Un autre exemple (moins significatif) est celui du domaine bancaire, où depuis plusieurs années le réseau SWIFT permet aux banques d'échanger leurs données et de traiter plus rapidement les virements nationaux et internationaux. Depuis quelques années, on essayera d'appliquer la même logique à d'autres secteurs de l'industrie. L'industrie automobile et la grande distribution sont parmi les plus avancées.

II-1-6- MANAGEMENT ET DIRECTION

C'est le système d'information du «patron», c'est la base de la prise de décision qui offre d'énormes états de synthèse,de statistiques qui facilitent et assistent la prise de décision.

Dans ce cadre on remarque un développement rapide des :

Tableaux de bord basés sur des indicateurs clés.

Diverses terminologies: EIS (Executive Information System), SIAD (Système Interactif d'Aide à la Décision), SI stratégique.

Exemple:


· Business Objects -

II-1-7- GESTION DES RESSOURCES HUMAI NES

``Le Capital humain régie tous les autres capitaux de l'entreprise''

La GRH est l'un des principaux piliers d'une gestion moderne des compétences et d'amélioration et la performance au sein de toute organisation quelque soit une société privée ou une administration publique.

Cette gestion consiste à suivre le parcours administratif de l'agent depuis le recrutement jusqu'à la fin des ses fonctions au sein de l'organisation en question.

Et comme il y a des organisations dont l'effectif des employés est assez grand, cette tache sera très difficile et demandera plus de temps et d'agents, c'est la raison pour laquelle on a essayé de l'informatiser.

L'informatisation de cette gestion, et l'utilisation des nouvelles technologies permettra donc une gestion efficace, rapide, avec un gain de temps et des coûts dans la mesure où elle permettra de maîtriser une masse très importante de données et de pouvoir l'exploiter de manière efficace et efficiente, chose qui va faciliter la prise de décision par la direction.

A ce propos, et dans le cadre d'une formation alterné en informatique nous avons réalisé (comme projet de fin d'études) une application de gestion de personnel qui informatise cette fonction dans sa totalité. L'étude et l'analyse de ce projet feront l'objet d'un dernier chapitre de cette partie et qui sera une occasion pour aborder le sujet de conception, d'analyse et de programmation d'un SI avec un cas réel en suivant sans cycle de vie dés la problématique jusqu'à sa mise en place.

VISION FONCTIONNELLE DU SI

Ce schéma fait la synthèse de la vision fonctionnelle du Système d'Information. On y voit que le SI a deux facettes :

~ La première facette est tournée vers le système opérant et dont la finalité et d'assister le fonctionnement opérationnel et la gestion quotidienne de l'organisation. Ce sont les différents SI fonctionnels qu'on a vu, et qui sont accessibles depuis des postes de travail de type bureautique. Les applications informatiques qui supportent ces SI sont de type transactionnel, et utilisent intensivement des bases de données de production. Elles traitent de grandes masses de données qui sont faiblement agrégées (c.à.d ne concerne qu'un élément atomique de l'organisation tel que la commande d'un client et les congés d'un salarié) et qui sont accessibles en quasi temps réel. Ces applications informatiques sont devenues de plus en plus ouvertes vers l'extérieur pour le commerce électronique (vente et achat en ligne) et le travail collaboratif (intranet, extranet).

~ La seconde facette est tournée vers le système de pilotage et dont la finalité est d'assister la direction de l'entreprise et la prise de décision des dirigeants. Ce sont des applications informatiques récentes qui font appel à des technologies nouvelles (entrepôts de données ou datawarehouse et SIAD). Elles manipulent des données où le degrés de précision est relatif (tel que la variation du panier moyen dans un hypermarché par mois sur les 24 derniers mois), et qui sont fortement agrégées (elles concernent de grand ensemble d'éléments de l'organisation, il faut par exemple calculer la moyenne pour plusieurs centaines

de milliers de données). Ces systèmes sophistiqués et coûteux permettent aux dirigeants d'avoir une vision synthétique de condensée de l'activité de l'entreprise. Le but est faciliter les projections et les simulations, en intégrant notamment des données externe au SI de l'entreprise (tel que les données des concurrents, ou la corrélation avec l'indice dévolution des prix, ou la récupération du taux de certaines taxes). La finalité ultime de ces systèmes est d'aider le dirigeant dans la prise de décision.

II-2- LE `COMMENT' DE LA GESTION DE L'INFORMATION II-2-1- LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

Lorsqu'un document est sous forme numérique, il devient facile et économique de les stocker sur un poste de travail ou un serveur, de le retrouver, de le copier et de le transmettre à travers un réseau à un autre poste de travail, le tout en quelques dizaines de secondes. Plusieurs personnes peuvent les consulter en même temps. Les outils de recherche deviennent si puissants qu'ils peuvent satisfaire dans des délais très courts, n'importe quel type de recherche. L'espace occupé par les documents est réduit dans des proportions considérables.

Ainsi, les technologies `matériels' et `logiciels' pour gérer électroniquement des documents sont maintenant maîtrisées. Avec la baisse rapide des coûts, ces

technologies, autrefois réservées aux situations les plus critiques, vont se diffuser largement.

Les applications de gestion électronique de documents visent à prendre en compte le cycle de vie complet des documents, de leur création jusqu'à leur archivage. La vie d'un document soit papier ou électronique, suit en effet un cycle stable. Ce cycle fait appel à des opérations de toutes sortes:

? Création

? Classement

? Copie

? Consultation

? Transmission

? Commentaires

? Annotations

? Révisions

Ces opérations ont une traduction différente pour des documents papiers et des documents électroniques.

Créer un document est l'opération maîtresse dans le cycle de vie d'un document. Elle correspond à une phase de création du contenu, une phase de mise en page, puis une phase de matérialisation. Pour les documents électroniques, ce sont le éditeurs de texte qui prennent en charge la création, la mise en page et l'affichage ou l'impression sous forme finale avec une efficacité incomparablement supérieurs à celle obtenue par les moyens classiques. Le développement de l'utilisation des éditeurs de texte est lié à celui de la bureautique, déjà largement accompli. Avec l'échange électronique des documents, une part croissante des documents d'une entreprise et ainsi sous forme numérique, ce qui ne peut que favoriser l'utilisation des applications de GED pour en assurer la gestion et mise en commun.

Classer un document correspond à deux opérations différentes :

* Trouver au document une place pour le stocker,

* Enregistrer les informations nécessaires pour le retrouver.

Dans la plupart des systèmes manuels de classement, ces deux opérations sont confondues.Des étagères sont en effet réservées à chaque thème. Il n'en est pas de même dans les systèmes électroniques où chaque document stocké reçoit un numéro de référence.

Le système de classement ne gère plus que l'association entre le plan de classement sous forme d'armoires, classeurs et dossiers et les références des

documents classées à chaque niveau du plan. Un même document peut ainsi être classé simultanément (référencé) en plusieurs endroits du plan de classement sans qu'il soit nécessaire de le copier pour autant. Le stockage des documents électroniques et beaucoup moins coûteux que celui des documents papier, et l'accès à un document par sa référence y est quasi immédiat.

Indexer un document correspond à enregistrer une fiche qui décrit les caractéristiques significatives du document en vue d'une recherche ultérieure, à la manière des fiches utilisées dans les bibliothèques. L'indexation d'un document implique une connaissance de son contenu plus détaillée que celle qu'exige l'opération de classement. Dans certains cas, l'indexation de documents électroniques peut êtres totalement automatisée, comme c'est parfois le cas dans des applications de numérisation de documents avec reconnaissance de caractères.

Copier un document est l'opération de base de la communication papier dans le bureau. Dans le cas des documents électroniques, c'est toujours une copie qui est délivrée par les systèmes de classement. Le coût de copie électronique est négligeable et la durée de l'opération quasi instantanée. Dans bien des cas, la diffusion classique par envoi à chacun d'une copie est remplacée par l'information de l'existence d'un nouveau document dans le système de classement.

Rechercher un document se fait, soit en utilisant le plan de classement, soit en utilisant les fiches d'indexation. Dans une bibliothèque, cela correspond à se promener à travers les rayonnages, ou à feuilleter les fiches dans les bacs. C'est incontestablement dans ces opérations que l'apport de l'informatique est déterminant, puisque n'importe lequel des champs de la fiche peut être utilisé comme critère de recherche ( sujet, auteur, mots-clefs, date, nombre de pages). Ceci supprime l'équivalent des bacs de fiches par thèmes, par auteurs, par titres, tels qu'on les trouve encore dans bien des bibliothèques.

Envoyer/Recevoir un document (en fait une copie d'un document), qu'il soit papier ou numérique, est le rôle d'un service courrier. La messagerie électronique joue ce rôle pour les documents numérique. Elle transporte une copie électronique du document. Le document reçu est ainsi révisable par l'éditeur approprié. Il peut être directement classé et indexé. La messagerie électronique est beaucoup plus rapide, fiable et économique que le courrier postal, qu'il soit public ou privé.

Commenter un document, c'est n après en avoir pris connaissance, rédiger des commentaires qui donnent à l'auteur des indicateurs sur des améliorations

possibles. Les documentaires reçus sous forme électronique peuvent être directement utilisés pour la révision du document.

Annoter un document, c'est ajouter des commentaires sur le documents luimême sans changer sa forme originale. Des annotations papier modifient en fait le support papier document. Il n'en est pas de même pour un document électronique puisque les annotations sont enregistrées à part et sont présentées par superposition sur l'image du document affiché. Un document électronique annoté peut toujours être présenté sans ses annotations.

Réviser un document, c'est en créer une nouvelle version intégrant les modifications nécessaires pour le rendre plus actuel ou conforme à son objectif. Sur papier, cela veut dire recréer complètement le document. Sous forme électronique révisable, c'est uniquement lui appliquer les changements indispensables au moyen de l'éditeur de texte qui a permis sa création, et gérer l'historique de ces modifications.

Archiver c'est transporter le document de son lieu de stockage vers un lieu d'archivage, moins cher, mais aussi moins rapidement accessible. Le document peut disparaître de son système de stockage d'origine et y libère la place qu'il occupait. Ce qui avec les systèmes papier était une opération lente et compliquée, devient une opération quasiment instantanée avec les système de GED .il suffit de marque le document à archiver,et régulièrement le système collecte les document marqués pour les transférer et les stocker dans l espace d'archivage . En cas de besoin, c'est en quelques minutes au plus que le document archivé peut être rechargé dans l'espace actif. Notons l'importance de la fonction d'archivage en terme de volume conservé.

II-2-1-1- Documents papier, documents électroniques

Les principaux avantages des documents électroniques par rapport aux documents papier sont les suivants :

? Révisables directement et facilement

? Faciles à stocker, classer, indexer et rechercher.

? Accessibles à plusieurs, à distance

? Faciles et peu coûteux à copier, à envoyer et à faire circuler

A ces avantages s'ajoute la possibilité de créer des documents multimédia comportant, outre des textes et des images, des sons ( voix,musique, enregistrement), de l'image animée (de la vidéo), des tableaux de chiffres avec leurs formules de calcul, et du graphique structuré à deux ou trois dimensions. Il

est bien sûr touj ours possible de traiter ces formes de contenu au moyen de l' éditeur approprié.

En outre, les documents électroniques peuvent être composés d'éléments partagée entre plusieurs documents. Un document peut aussi pointer vers d'autres documents ou parties de documents. Un mot souligné peut correspondre, lorsqu'on le sélectionne, à l'apparition sur l'écran de sa définition détaillée et l'ensemble de ses synonymes, mais aussi à celle d'une photo. Un document de ce type, en fait un ensemble de documents liés par des relations, est nommé ` hyper document' dans le langage des informaticiens. C'est la forme de

présentation des documents disponibles sur Internet. Cependant, pour pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités , il faut que les entreprises disposent de document sous forme électronique . Or , elles recevront encore longtemps de l' extérieur des documents papier .C' est particulièrement vrai pour les relations entre les personnes et les entreprises .C'est là qu' interviennent les technologies de numérisation .

II-2-1-2- Numérisation des documents papier

La transformation d'un document papier en document électronique se fait au moyen d'un numériseur .il s'agit d'une sorte de photocopieur qui lit du papier et en produit une image numérique sous forme de point .les appareils actuels sont capables de prendre en compte des document couleur avec une définition photographique, et des vitesses de quelque pages par minute à plusieurs centaines de pages par minute.

Une fois numérisé un document est éditable comme une image. Pour représenter sous forme numérique son contenu (les textes. les images. les cadres).il faut réaliser une opération de reconnaissance. Les logiciels de reconnaissance de texte sont capables d'identifier les zones ne comportant que du texte et de reconnaître la structure de chaque page et d'en déduire un découpage en zones et une mise en page. Ils isolent les parties images proprement dites et les laissent intactes. Le résultat en un document révisable.

Lorsqu'il s'agit de formulaires, certains logiciels de reconnaissance plus lourds sont capables de traiter l'écriture manuscrite. Connaissant le type de formulaire, le logiciel reconnaîtra ainsi les valeurs des différents champs du formulaire. Ces données pourront être directement exploitées, par exemple pour stocker et indexer ce formulaire. L'utilisation de codes à barres permet d'indiquer simplement au système le type de formulaire ( facture, note de frais, commande, déclaration d'accident...).

Les numériseurs haut de gamme avec alimentation automatique travaillent par lots de plusieurs centaines de pages. Lors de la saisie de masse en continu d'un lot, les pages du lot sont identifiées par leur place dans le lot(n° de la page). Or le lot peut être constitué d'une succession de documents, chaque document est

lui-même constitué d'un nombre variable de pages. Pour permettre au système de faire la distinction entre les pages de chaque dossier, des séparateurs sont introduits entre chaque dossier. Ceci permettre le fonctionnement autonome du lecteur pour la durée du lot. L'utilisation de logiciels de reconnaissance de caractères et de forme permet d'aller beaucoup plus loin dans la séparation des éléments du lot, par exemple en distinguant les pages de couverture des documents.

Chaque fois que l'on numérise un document, il est nécessaire de faire une vérification visuelle à l'écran de la lisibilité de l'image numérique. Les appareils sont en effet sensibles à la couleur et à la qualité du papier et de l'impression, comme le sont les photocopieurs. On en profite généralement pour indexer le document. L'indexation peut être manuelle ou automatique ( à partir des informations reconnues sur le document). Même dans le cas de la numérisation par lots avec reconnaissance de contenu et indexation automatique, il faut réaliser un contrôle visuel de la qualité obtenue. Compte tenu de ces divers paramètres, une personne peut atteindre des performances très variables : de 10 à 20 pages par minute dans le cas du seul contrôle visuel (saisie par lots avec indexation automatique). Pour aller plus vite, il faut introduire des techniques de contrôle visuel par échantillonnage, dans lesquelles seul 1 document sur 10 ou plus est contrôlé.

Le cas du Fax est plus direct. Un Fax est un document qui a déjà été numérisé. C'est l'image numérise qui est transmise et reconstituée dans la mémoire du Fax. Cette image peut donc être directement prise en compte par les ordinateurs, stockée, et traitée telle quelle, sans opération manuelle.

II-2-1-3- Classement et recherche

La référence de stockage est le seul moyen d'accès au document. Il est toujours possible de prendre note de cette référence et de l'utiliser directement ( bien que ce soit fort incommode). C'est ce qui est fait dans de nombreuses applications où c'est l'application elle-même qui enregistre la référence de stockage du document dans sa base de données, par exemple associée au client concerné par le document. Dans ce cas, on pourra accéder aux documents uniquement à travers l'application (pour chaque client, montrer la liste des documents associés).

Trois autres moyens de classer et de rechercher les documents sont utilisés : le plan de classement, les fiches, le texte intégral.

1- Plan de classement: IL présente un classement hiérarchique de type armoire, dossier, tiroir, classeur. Il faut gérer une base de données qui représentera cette hiérarchie et associera à chaque niveau la liste des documents rattachés par leurs références de stockage (ce que font généralement les bons systèmes de GED). La recherche dans ce cas se fera par accès au bon dossier puis rechercher dans le contenu du dossier le bon document, exactement comme dans un système de classement classique, mais en plus rapide. Ce mode de classement a l'avantage d'être connu par tous et de ne nécessiter aucune formation. Il est et restera largement utilisé bien qu'il soit inefficace pour la recherche dans les grandes bases de documents.

2- Une fiche: qui décrit chaque document au moyen d'une série de champs tels que date, client, mots-clefs, produit. Chaque fiche est associé à un document et connaît par sa référence de stockage. Il devient possible `interroger le système au moyen d'une requête portant sur les éléments de la fiche, par exemple :'tous les documents postérieurs à 12/06/96 et concernant le produit clavier `. Ce mode de recherche est beaucoup plus efficace que le précédent. Il offre des modes d'accès multiples ( par client, par date, par produit). Il est plus rapide en terme de temps de recherche. Il est cependant plus lourd en indexation et un peu plus compliqué à utilisé.

3- Le texte intégral est un mode d'indexation qui trouve de plus en plus de succès au fur et à mesure que la puissance des systèmes augmente. Dans ce mode, c'est l'intégralité de la partie texte du document qui est prise en compte dans l'indexation ou la recherche. L'indexation est alors automatique. Tous les mots du texte sont pris pour mot-clef. Sur une base de documents ainsi indexés, il st possible de poser n'importe quelle question. Certains logiciels ne réalisent jamais d'indexation mais analysent systématiquement tous les textes de tous les documents à chaque interrogation. Ceci économise les traitements d'innervation et l'espace nécessaire pour les index (plusieurs fois l'espace du texte indexé). Mais le coût de traitement d'une requête est beaucoup plus élevé et le temps de réponse est beaucoup plus long.

Ces trois moyens permettant de classer et de retrouver des documents peuvent tous être utilisés en m^me temps pour des données de natures différentes.

~ Un plan de classement pour les documents connus par tous. Très facile à maintenir et d'accès aisé, ce mode de classement est efficace si

l'on sait ce que l'on met d'habitude dans chaque armoire, tiroir, et dossier.

~ Un classement par fiche pour les documents nombreux et de même type. Par exemple un dossier par accident ou par client, avec dans la fiche les éléments synthétique décrivant l'accident et le client. Au prix de la création d'une fiche pour chaque accident, il est possible de rechercher une sélection des accidents selon, les critères variés.

~ Enfin une indexation automatique pour l'ensemble des textes de jurisprudence propres à l'entreprise ( par exemple l'ensemble des procédures du personnel). Ceci permettra une recherche sut des critères imprévus et complexe.

II-2-1-4- GESTION DES VERSIONS

Un part importante de la GED traite la gestion des différentes versions d'un même document, résultats es modifications successives qui lui sont apportées. Ce problème est particulièrement critique dans l'industrie pour la gestion des documents de fabrication et de la maintenance des objets complexes. Lors de mise en fabrication d'un produit, les concepteurs doivent fournir un dossier de fabrication constitué d'un ensemble de documents décrivant chaque élément à fabriquer dans la version correspond à la version du produit. De même, lors de la livraison d'un produit au client, les documentations d'utilisation et de maintenance doivent correspondre à cette version.

Le premier besoin, c'est de gérer la numérotation des différentes versions et les correspondances des versions entre elles. Ainsi, il est important de savoir que la documentation d'une machine version 1.1.2, correspond à celle de son moteur version 3.1.3.

Ce sont en effet précisément ces documents qu'il faut utiliser ensemble et aucun autre. En général les systèmes de gestion de version offrent une opération ` nouvelle version ` qui crée une copie du document sous forme révisable. Ce nouveau document est alors l'objet d'un cycle de modifications, envoi pour commentaires, révision, approbation. Quand l'auteur le décide, le document devient la nouvelle version du document source. Quand un document fait référence à un autre document, il faut gérer les évolutions d'indices des versions de chacun des documents et du lien entre eux.

II-2-1-5- LES BENEFICES DE LA GED

Les apports principaux de la GED sont les suivants :

~ Réduction des coûts de l'espace de stockage et du classement ~ Réduction des coûts et temps de recherche et de diffusion ~ Prise en compte de la gestion des versions

~ Accès simultanés

~ Amélioration de la sécurité

Pour chacun de ces apports, on va présenter comment constater et évaluer les bénéfices possibles.

II-2-1-5-1- Réduction des coûts de l'espace de stockage

Une armoire occupe 1m² pour une capacité de 5 000 à 20 000 pages. Un disque magnétique peut contenir le même nombre de pages numérisées. Il permet donc de gagner 1m² de surface, à condition de numériser, classer, et indexer les 5 000 à 20 000 pages. En prenant un coût complet (charges de location, d'entretien, de gardiennage, d'assurance...). En effet la numérisation des documents papier ne peut se justifier par les seuls gains de coût de stockage, c'est par les gains en coût d'utilisation que se justifiera le passage au numérique, sauf dans le cas- rare- où plus de 80% des information sont déjà sous forme électronique (messages électronique, Fax, documents produits par traitement de texte...)

II-2-1-5-2- Réduction des coûts et des temps de recherche

Une opération de recherche se décompose en plusieurs étapes : recherche, extraction, éventuellement transmission aller et retour (ou copie et transmission aller), puis classement à nouveau. Le tableau suivant donne les temps élémentaires pour ces opérations ainsi que les temps d'options combinées.

~ Un consultation = Recherche+ Extraction + Reclassement.

~ Une transmission de copie de dossier =Recherche + Extraction +Copie+Transmission + Reclassement.

~ Un transmission puis restitution de dossier = Recherche + Extraction + Transmission + Transmission +Reclassement.

Un intérêt majeur de la GED réside dans la rapidité de la recherche, comparée à la recherche manuelle dans un système de classement papier aussi bon soit-il. Dans le tableau 6 nous avous estimé à 15 secondes le temps de recherche pur, or, quels que soient les besoins, il est toujours possible d'organiser le classement et l'indexation pour retrouver un document en quelques secondes (au prix parfois d'une indexation très détaillée, voire intégrale des documents).D'autre

part, des recherches irréalisables autrement vu leur complexité peuvent prendre plusieurs minutes.

~ Dans le cas d'un système de classement hiérarchique simple (armoire, tiroir, dossier, document), un document peut être localisé en moins de 10 secondes .Si ces document portant une référence, et qu'ils sont de plus indexés sur cette référence, les temps d'accès par leur référence peuvent descendre en dessous de la seconde.

~ Avec une indexations plus conséquente (émetteur, taille, date, auteur, numéro de client)il est possible, en quelques secondes, de répondre à des questions pratiquement impossibles à traiter sur un classement manuel .Par exemple, donnez -moi classement manuel .Par exemple, donnez -moi `' les document de plus de 30 page , postérieurs à mars 1996, dont l'auteur est Monsieur Dupont .

~ Avec une recherche en texte intégral, pourvu que les documents soient sous forme électronique, il devient possible de traiter des questions complètement libres, sans pour cela avoir dû au préalable indexer les documents. Le temps de recherche est alors de quelques minutes à quelques heures selon la taille de la base, et sa complexité.

~ En réalisant une indexation intégrale des documents, les mêmes possibilités sont offertes avec des tempes de réponse de quelques secondes à quelques minutes.

A ces caractéristiques correspondent de nouvelles applications devenues possibles ou rentables. Par exemple il devient possible de renseigner au téléphone un client sur l'état de son dossier en moins de deux minutes, alors u'avec des dossiers papier circulant dans l'organisation, il faudrait plusieurs dizaines de minutes (si c'est possible), de qui est trop long pour une réponse téléphoniques.

II-2-1-5-3- Réduction des coûts et des tempes de diffusion

La diffusion du document papier nécessite la réalisation d'une copie par destinataire, suivie d'un envoi (mise sous enveloppe, rédaction de l'adresse). Dans le cas de diffusions multiples, répétitives, la diffusion électronique soit par message, soit par mise à disposition sur un serveur sera plus économique. Dans ce cas, il s'agit de documents produits par l'entreprise, et l'on peut faire l'hypothèse qu'ils ont été produits électroniquement. Le tableau suivant donne le temps de main-d'oeuvre en secondes dans le cas d'une opération manuelle ou

électronique. Le coût de revient de la photocopie manuelle (papier et location photocopieur) est ajouté au coût de main-d'oeuvre pour obtenir le coût total dans le cas manuel. Il fait apparaître des gains de plus de 70%.

La diffusion d'un document électronique est beaucoup plus rapide, et beaucoup moins coûteuse que sa diffusion par papier .Un message électronique est acheminé en quelques heures au plus. Le temps nécessaire pour mettre à disposition un document sur un serveur est de quelques minutes.

II-2-1-5-4- Accès simultané

Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément au même dossier voire au même document. Ceci permet d'introduire des parallélismes dans les traitements des dossiers alors qu'il faut traiter en série les dossiers papiers. En plus de la souplesse qu'apportent ces parallélismes dans la planification des travaux, ils permettent des gains de temps sur le délai total de réponse à une sollicitation. Ceci peut en soi justifier l'utilisation d'une gestion électronique de documents.

II-2-1-5-5- Améliorations de la sûreté et de la sécurité

Une fois les documents sous forme électronique, il devient économique d'en faire autant de copie que nécessaire pour les besoins d'intégrité des données, et de stocker ces copies dans un endroit différent et plus sécurisé. Il est de même beaucoup plus facile de gérer les droits d'accès aux informations jusqu'au niveau du fichier et de l'interlocuteur.

II-2-1-6- La GED, fondement des techniques de groupe

La GED apporte une franche réduction des coûts de traitement des documents dans toutes des phases : classement, recherche et diffusion. Elle offre surtout des réductions sensibles des délais d'obtention et de mise à disposition des documents, avec des possibilités de recherche impossibles à envisager sans elle.

En permettant la mise en commune efficace des documents, elle est le ferment de l'organisation collective en groupes dans l'entreprise. Les groupes doivent en effet se mettre d'accord dur le critère de classement des documents dans la base, et pour cela mettre en commun leurs besoins de recherche.

C'est sur la base des systèmes de GED que se sont développées les techniques de workflow et de groupeware. Ces techniques s'appuient sur l'existence d'une

base d'information et de documents partagée par le groupe pour offrir des services complémentaires en prenant en compte plus en profondeur les caractéristiques du groupe et son organisation.

II-2-1-7- Exemple de GED : «BPS GED»

Ce logiciel de Gestion Electronique de documents dédiée aux particuliers et aux petites structures professionnelles offre :

~ Gestion de dossiers, de tiers, de contacts. ~ Numérisation et indexation des documents. ~ Système puissant de recherche multicritères.

~ Edition des documents. Envoi de documents par messagerie

électronique intégrée et par messagerie fax intégrée. ~ Gestion des historiques.

~ Archivage automatique de la base de données. ~ Contrôle d'accès par login et mot de passe.

~ Possibilité de contrôle d'accès par serveur distant. ~ Fichier d'aide complet.

~ Capacité de gestion de 4.000 à 5.000 documents.

II-3- Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI)

Les Progiciels de Gestion Intégrés constituent des réponses possibles aux besoins d'information.

II-3-1- Historique et Définition des progiciels de gestion intégrés

A la fin des années 70, les fonctions de comptabilité et d'entrée des commandes sont intégrées aux systèmes de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) pour donner naissance aux Manufacturing Resource Planning (MRP). MRP, planification des ressources de fabrication, couvre au delà de la production proprement dite, la tenue du plan directeur de production, la gestion des hommes et des outils, la gestion des stocks, des approvisionnements, de la logistique, etc. Au cours des années 80, les besoins des entreprises devenant de plus en plus complexes, on cherche à faire le lien entre la comptabilité et les échanges électroniques. Apparaît alors une nouvelle génération de systèmes, les DRP (Distribution Resource Planning), qui permettent de coordonner la gestion des entrepôts, des centres de distribution et de la chaîne d'approvisionnement.

Les PGI, sont de fait, une généralisation de ces systèmes, ils sont désormais capables de gérer l'ensemble du processus de production, de la prise de commande au service après vente en passant par les dossiers d'employés, les logiciels de simulation et la maintenance préventive. Aujourd'hui on semble définir un PGI comme un système d'information intégré qui soutient

Nous reprendrons les définitions complémentaires données par deux organismes réputés compétents en la matière : le CXP, organisme français (Conseil sur les systèmes d'information à base de progiciels, www.cxp.fr), et l'APICS, association américaine American Production Inventory Control Society, www.apics.org) de notoriété internationale.

Pour le CXP, un progiciel de gestion d'entreprise est dit intégré s'il vérifie l'ensemble des conditions suivantes : s'il émane d'un fournisseur unique, garantit l'unicité de l'information, assure une mise à jour en temps réel des données et fournit les éléments d'une traçabilité totale des opérations.

L'APICS considère qu'un ERP est un système d'information orienté comptabilité permettant de gérer toutes les ressources nécessaires pour satisfaire le besoin du client. Il correspond à une extension des systèmes MRP2 comportant les technologies suivantes : base de données relationnelle, architecture client-serveur, interface homme-machine unifiée et commune, système ouvert...

Ces définitions ne donnent pas de précision sur les aspects fonctionnels mais la concentration du marché sur quelques éditeurs permet d'identifier clairement cinq domaines de compétence

~ Gestion de production

~ Gestion de la production

~ Gestion des stocks, des approvisionnements et des achats ~ Gestion commerciale

~ Gestion des ressources humaines

~ Gestion comptable et financière

II-3-2- Fonctionnalités et modularité

Les cinq domaines qui viennent d'être décrits, assez généraux, se décomposent en sous-groupes qui correspondent à peu près au découpage modulaire des logiciels proposés:

~ La gestion financière a pour objectif de maîtriser la situation financière de l'entreprise. Elle gère les livres comptables, les comptes des clients et des fournisseurs, les immobilisations. Elle permet également de consolider les états financiers des diverses filiales.

~ Le contrôle de gestion permet d'analyser à l'aide de tableaux de bords la rentabilité de l'entreprise sous divers angles (par produits, par processus, par types d'activité...).

~ La gestion de projet planifie et contrôle les étapes d'un projet et la disponibilité des ressources nécessaires à sa réalisation.

~ L'administration des ventes gère les différentes activités commerciales envers les clients, dont les supports de vente, la facturation, la gestion des expéditions.

~ La gestion des ressources humaines met à disposition les outils permettant de gérer le personnel. Au-delà de la gestion des salaires et des activités corollaires, elle gère le recrutement, les absences et congés du personnel et, surtout, de plus en plus, les compétences des personnes.

~ La gestion de la qualité assure l'enregistrement et la traçabilité des informations relatives à l'élaboration des produits.

~ La gestion de la production supporte évidemment la planification et l'exécution de la production sur les différents horizons comme nous avons pu le voir (PIC, PDP, CBN, gestion d'atelier), et elle gère les données techniques associées comme dans les progiciels de GPAO.

~ La gestion des achats gère le processus d'achat auprès des fournisseurs avec notamment leur évolution et le contrôle de la facturation.

~ La gestion des approvisionnements et des stocks planifie les besoins en matières et composants achetés en optimisant niveaux des stocks et des emplacements.

Ces diverses catégories se retrouvent dans les différentes offres du marché. Elles constituent le noyau du système d'information et servira aux différents acteurs de l'entreprise. L'adaptation à l'entreprise de ces progiciels est réalisée par un paramétrage important qui nécessite un effort considérable de structuration de l'entreprise pour « faire coller » son mode de fonctionnement aux possibilités du progiciel.

II-3-3- Nature de l'intégration

La nature de l'intégration peut être plus ou moins profonde, allant de l'interfaçage d'applications existantes, à la base de données unique, servant à tous les modules.

Différentes approches de l'intégration L'interfaçage d'applications existantes est une connexion de type point à point qui a engendré, par le passé, beaucoup de travail pour les Sociétés de services informatiques (SSII) puisqu'il faut N(N- 1)/2 interfaces pour connecter N modules. Il s'agit donc d'une approche lourde, coûteuse et peu pérenne (en cas d'évolution des logiciels). En revanche, elle présente l'avantage d'utiliser les logiciels de chaque fonctionnalité.

Comme nous l'avons vu, les éditeurs d'ERP ont opté pour le développement de gros logiciels couvrant l'ensemble des fonctions permettant de gérer l'entreprise (figure 13. 1b). La plupart du temps, ils sont partis d'un noyau dur relatif à une application particulière (la production, la

finance...) et ont gonflé leur offre par développement d'applications supplémentaires ou par intégration d'applications existantes. On s'attend à ce que l'unicité de l'information soit assurée par une base de données unique, commune aux divers modules. Ce n'est pas toujours le cas mais l'utilisateur ne le voit pas a priori.

Dans ce contexte, le rôle des SSII a évolué vers le déploiement de l'ERP qui nécessite une réorganisation en profondeur de l'entreprise, de ses données, puis un paramétrage du progiciel devant s'adapter aux spécificités de l'entreprise.

La SSII assurera en outre un certain nombre de développements adaptés au fonctionnement spécifique de l' entreprise.

Une troisième solution, séduisante mais encore peu utilisée en pratique à ce jour, est constituée par les EAI (Enterprise Application Integration) qui permettent d'interfacer les diverses applications de gestion informatique de l'entreprise existantes (figure 13. 1c).Cet interfaçage standard est constitué d'un moteur d'intégration (Message Broker) qui permet aux applications de communiquer entre elles grâce à une couche basse de transport de données (Middleware).

Ces solutions cherchent à se positionner en tant que solution de substitution aux ERP, mais aussi comme un complément. C'est sans doute d'ailleurs en tant que complément que l'avenir des EAI est le plus ouvert.

En effet, quel que soit l'ERP, il existera toujours dans un coin ou dans un autre un logiciel traitant un point particulier du métier de l'entreprise qui aura besoin de communiquer. Dans ce cas, se reposera le problème de la connexion point à point des logiciels. En ce qui concerne leur structure, les EAI les plus performants sont organisés pour matérialiser, dans le système d'information, les processus de l'entreprise.

Ainsi, on a représenté le processus de revue de contrat existant dans le référentiel ISO 9000 de l'entreprise matérialisé dans l'EAI. Bien que l'entreprise soit équipée d'un ERP très sophistiqué, on constate néanmoins qu'il reste un certain nombre de connexions nécessaires entre des applications très différentes:

~ On doit récupérer les données techniques et administratives de la commande directement du fournisseur.

~ Le calcul de devis étant très spécifique, il a été développé en solution locale sur un tableur.

~ La vérification de la capacité pour accepter le délai nécessite un dialogue avec l'ERP.

~ L'acceptation doit être transmise au fournisseur.

~ Tout au long du processus, les différents acteurs doivent être informés de l'avancement de la procédure et parfois donner leur accord. Cela nécessite une connexion avec la messagerie interne de l'entreprise.

Une application EAI performante doit être capable de décrire les procédures de l'entreprise et de définir les connexions nécessaires entre les différents systèmes. Elle doit bien entendu fournir les outils capables de configurer toutes ces connexions depuis ou vers les différents systèmes hétérogènes.

L'intégration horizontale du système d'information pousse à un échange d'information de plus en plus important entre différentes entreprises. Si l'ERP monolithique s'est plus ou moins imposé au sein d'une même entreprise, il semble difficile d'envisager qu'un macro ERP permette en un seul produit de faire fonctionner l'ensemble de la chaîne logistique. Dans ce contexte, l'EAI s'impose comme étant une solution prometteuse. Capable de garantir les échanges entre deux ERP, l'EAI est a fortiori capable d'assurer l'échange d'information entre plusieurs applications recouvrant chacune une fonction de l'ERP.

II-3-4- Mise en place et marché des ERP

Comme il vient d'être dit, les ERP sont des solutions lourdes à mettre en place bien que modulaires. Les entreprises se font accompagner par des sociétés de consultants qui doivent avoir des compétences à la fois en organisation et en informatique. Les années précédant le passage à l'an 2000 et le passage à l'euro ont donné lieu à de nombreux projets de cette nature. Les grandes sociétés multi-sites et multinationales ont initié le mouvement, puis ce fut au tour des PME les plus grosses. Aujourd'hui, les plus petites d'entre elles sont concernées pour des raisons techniques, légales ou économiques mais aussi en vue de se doter d'un support du système d'information réactif pour accroître leur performance globale.

Les éditeurs de progiciels intégrés ont aujourd'hui enrichi leur offre avec de nouvelles fonctionnalités comme le management de la chaîne logistique (Supply Chain Management ou SCM), le management de la relation client (Customer Relationship Management ou CRM), le

commerce électronique (e-Business)...

II-4 Les MES (Manufacturing Execution System)

Comme leur nom l'indique, il s'agit de systèmes destinés aux processus de production, aux aspects techniques et à l'atelier.

II-4-1- Définition

Il s'agit d'une intégration au niveau de l'atelier. En effet, au niveau de l'atelier, les nombreuses fonctions qui se sont développées ont donné lieu à des applications informatiques :

~ Ordonnancement de la production

~ Suivi de production

~ Suivi des heures et des personnes

~ Gestion de la qualité, suivi statistique de la qualité (SPC, pour Statistical Process Control, ou MSP, pour Maîtrise Statistique des Procédés)

~ Gestion de la maintenance

~ Gestion de la documentation et des données techniques

~ Suivi des actions correctives

De la même façon que pour les ERP, la redondance des informations, en entrée ou en sortie, a conduit à la nécessité d'unicité de l'information et a donné naissance à une nouvelle offre logicielle : les MES.

II-4-2 Fonctionnalités

Les divers MES du marché présentent des différences parmi les fonctions assurées car les éditeurs se sont souvent spécialisés selon leur cible d'activité. Toutefois, on peut s'appuyer sur les onze fonctionnalités identifiées par une association regroupant des sociétés impliquées

dans le domaine des MES (éditeurs, consultants...), MESA International :

~ Ordonnancement à capacité finie (Operations/Detail Scheduling) qui définit le séquencement des opérations jugé optimal.

~ Gestion des ressources de production (Resource Allocation and Status) qui définit l'utilisation et assure le suivi du personnel, des machines, des outils et de la matière.

~ La gestion des ordres de fabrication (Dispatching Production Unit) qui gère le flux des ordres et des lots et s'assure que tout ce qui est nécessaire sera disponible au moment du lancement.

~ La gestion des documents (Document Control) relatifs aux produits, aux process, à la conception et aux ordres de fabrication, et parfois aux conditions de travail et aux certifications.

~ La traçabilité des produits (Product Tracking and Genealogy) qui suit les produits en temps réel afin de conserver l'historique complet des composants utilisés et des conditions de production de chaque produit fini.

~ L'analyse des performances (Performance Analysis) qui suit les divers indicateurs de performance concernant les opérations de production (taux d'utilisation, temps de cycle, TRS...).

~ La gestion du travail (Labor Management) assurant le suivi des temps machines et opérateurs, des activités indirectes (outils), du statut des opérateurs.

~ La gestion de la maintenance (Maintenance Management) permettant d'effectuer le suivi et la planification des activités de maintenance périodique ou préventive (alarmes, historique...).

~ La gestion des process (Process Management) pour maîtriser la production avec correction et amélioration des activités (par exemple, alarmes si dépassement de tolérance ou mieux des limites naturelles).

~ La gestion de la qualité (Quality Management) assure l'enregistrement et la traçabilité des informations relatives à l'élaboration des produits, le suivi des action correctives et la capitalisation des connaissances (KM, pour Knowledge Management).

~ L'acquisition de données (Data Collection) fournissant des interfaces pour collecter des données en temps réel sur les équipements de l'entreprise ou par relevé manuel des opérateurs.

II-4-3 L'offre du marché

Les MES se situent au niveau opérationnel des entreprises, or leurs modes de fonctionnement ont assez divers. Les besoins sont alors très variés et les éditeurs de logiciels proposent aujourd'hui des produits généralistes modulaires destinés à coller à l'éventail de la demande.

Certains éditeurs se sont spécialisés dans une fonction particulière du MES comme la maintenance (GMAO, pour Gestion de la maintenance assistée par ordinateur) ou la gestion de la qualité (GQAO).

D'autres, au contraire, ont visé un secteur industriel ou un type de process et proposent une offre transversale plus ou moins complète. Dans ce cas, les progiciels ont tendance à déborder de la fonction de gestion de l'atelier vers le niveau de l'entreprise.

On pourra remarquer que certains éditeurs d'ERP proposent quelques fonctionnalités «hautes» du MES. Par ailleurs, les fournisseurs d'automatismes proposent souvent des logiciels de supervision avec leurs matériels et fournissent généralement les fonctionnalités « basses » du

MES.

Nous ajouterons que certains produits de l'offre peuvent s'interfacer avec des logiciels spécialisés comme la GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur) ou les APS (Advanced Planning and Scheduling), destinés à traiter la planification et l'ordonnancement.

II-5- Les SGDT (Systèmes de gestion des données techniques)

Les SGDT touchent aux diverses fonctionnalités de la gestion industrielle et de ses processus transversaux. Ils ont la caractéristique d'être centrés sur les informations des produits et constituent un sous-ensemble du système d'information.

II-5-1- Définition

Les SGDT (ou PDM pour Product Data Management) sont issus du monde la CAO (Conception assistée par ordinateur). À l'origine, ils étaient utilisés pour la gestion des données d'ingénierie mais ils ont pris au fur et à mesure une tout autre dimension. Ils fournissent un référentiel de données produit/process partagées par les acteurs de l'entreprise, qu'ils soient créateurs ou utilisateurs d'informations sur les produits. Leur vocation s'est donc étendue et ils constituent un support au système d'information centré autour du produit.

La gestion des données techniques est un point extrêmement important pour une entreprise. Toutes les méthodes que nous avons développées dans cet ouvrage reposent sur des données techniques.

Un point fondamental qu'il est bon de répéter est celui de l'indispensable fiabilité des données. En effet, comment envisager de planifier et piloter une production avec des données erronées?

Mais d'un point de vue informatique, la difficulté ne s'arrête pas là ; en effet, les données techniques doivent pouvoir être mises en forme selon différents points de vue. Par exemple, à partir d'un produit fini, je dois être capable de voir :

~ L'arborescence des composants du produit.

~ Pour chaque composant, la liste des opérations de fabrication.

~ Pour une opération de fabrication, la liste des documents de travail nécessaires.

Cette première arborescence est une vision produit, mais on peut obtenir une vision processus en partant d'une instruction de travail sur un poste pour lequel je veux connaître:

~ La liste des opérations pour lesquelles elle est applicable ; ~ La liste de composants concernés par cette instruction ; ~ La liste des produits finis comportant un tel composant.

Enfin, une des difficultés majeures réside encore dans l'intégration. En effet, les données techniques ne sont jamais issues d'un seul et même logiciel, et pourtant un SGDT doit être capable de gérer l'ensemble des formats de fichiers.

II-5-2- Fonctionnalités d'un SGDT

Tout d'abord, une première exigence d'un SGDT est de constituer une sorte d'armoire électronique sécurisée puisqu'il assure le stockage, l'accès sécurisé et le partage de l'information technique pour l'ensemble des acteurs de l'entreprise.

Un tel logiciel permet ensuite de classer et regrouper l'information dans le but de faciliter la standardisation, la réutilisation et la recherche de l'information (familles d'objets, typologies de liens, bibliothèques de composants).

Le SGDT gère la configuration du produit et son évolution, mais au travers de vues adaptées aux multiples intervenants, et peut agréger les données au sein de dossiers spécifiques (dossier de définition, dossier d'exécution, dossier de configuration finale) selon la vie du produit.

Les SGDT doivent gérer les modifications des processus industriels et l'évolution des produits. Ces processus sont généralement considérés comme des processus de workflow, c'est-à-dire une démarche consistant à concevoir, contrôler, automatiser et suivre les circuits du flux des documents, et plus généralement de l'information dans l'entreprise.

Enfin, bien que non spécifique des SGDT, la gestion de projet est une brique nécessaire dans la planification et le suivi des tâches et des ressources à toutes les étapes de la vie du produit.

À ce titre, c'est un élément permettant le pilotage et l'intégration des processus informationnels aux niveaux décisionnel et opérationnel de l'entreprise.

3ème Partie : « G-Perso » -SYSTEME D'INFORMATION POUR GRH

I- INTRODUCTION

Ce travail a été réalisé dans le cadre d'une formation alternée en informatique à l'institut de technologie appliquée-Roches Noires- à Casablanca, comme un projet de fin d'étude.

Il porte sur une application de gestion du personnel visant l'informatisation de ce service et l'ensemble de ces transactions d'information.

Il s'agit d'une application standard, utlisable par n'importe quelle entreprise privée ou publique, petite, moyenne ou grande.

On a choisit le service du personnel pour raison de la quatité très importante d'informations qu'il gére, et donc les grands problèmes de stockage, de recherche, d'actualisation et de diffusion d'information su'il rencontre.

II - PRESENTATION DU SERVICE DU PERSONNEL ET DES AFFAIRES SOCIALES.

Vu la diversité des opérations effectuées quotidiennement au sein du service du personnel concernant les agents et les nouveaux recrus, le Bureau de Gestion de carrières s'est attribué les tâches suivantes :

· Suivi des recrutements.

· Suivi des nominations.

· Suivi des mutations et affectations.

· Gestion des promotions :

· Avancement d'échelon ;

· Reclassement au choix ;

· Reclassement sur titre ;

· Reclassement suite au concours interne.

· Suivi des formations.

· Gestion des absences :

· Congés administratifs ;

· Congés de maladies ;

· Congés exceptionnels ;

· Suivi des absences des Accidents de travail ;

· Suivi des absences et des retards.

· Suivi de Mise en disponibilité.

· Cessation des fonctions (admission à la retraite, démission, licenciement et révocation, décès).

· Suivi des notations.

· Suivi des sanctions.

· Suivi des décorations.

III - LA PROBLEMATIQUE

Aujourd'hui, avec la poussée technologique et la compétitivité accrue dans le domaine des nouvelles technologies de communication et d'information, les organisations sont invitées, voire obligées à prendre en compte toute évolution informatique, et ce pour faciliter les échanges de données ainsi que leur gestion.

Pour les instituts publics, l'apport de l'outil informatique était très faible. En effet et suite à l'apparition de nouveaux besoins, un problème majeur s'est déclaré qui réside dans la difficulté de rassembler les données puisque la plupart des opérations son traitées manuellement, et l'outil informatique n'était pas totalement exploité.

La conséquence directe de cet incident se résume dans la perte de temps et d'énergie du personnel en plus de la dilution de la responsabilité. La Cause principale de ce dérapage est l'insuffisance de formation.

Aussi et dans le cadre des activités du service du personnel, une interrogation nous interpelle : La gestion de l'information par le biais de l'outil informatique permet-elle, effectivement, d'éviter les pertes de temps, et par-là améliorer la performance de l'organisation ?

IV- OBJET DU PROJET

Le but de ce projet est de constituer une application relationnelle qui permettra de gérer la totalité de l'information transitant dans le service des ressources humaines, notamment le bureau de gestion des carrières. Cette Application devra inclure les modules de saisie, de traitement et de diffusion de l'information.

Afin de réaliser ces tâches, il sera nécessaire de restructurer l'information et réorganiser les tables qui constitueront la base de données.

Ce travail sera traité en deux parties, la première sera consacrée au diagnostic, la conception et l'analyse d'une solution adéquate pour les problèmes relatés ; la deuxième partie, quant à elle, se penchera sur le développement d'une nouvelle application pour la gestion des carriè.

Section 1 : PHASE D 'ANALYSE ET DE CONCEPTION

I- ANALYSE DES DONNEES

I-1- PRESENTATION DU CAS

L'application « Gestion du Personnel » permet de gérer les plans de carrière des employés, depuis leurs souhaits jusqu'aux plans de successions.

L'application permet d'automatiser :

~ La gestion des recrutements.

~ La gestion des nominations.

~ La gestion des mutations et affectations.

~ La gestion des promotions.

~ La gestion des formations.

~ La gestion des congés/absences.

~ La gestion de mise en disponibilité.

~ La gestion de cessation des fonctions.

~ La gestion des notations.

~ La gestion des sanctions.

~ La gestion des décorations.

II - CHOIX DE LA METHODE

Après établissement du cahier de charges de l'application à réaliser, et suite aux besoins exprimés par les utilisateurs potentiels, le choix est porté sur MERISE comme méthode d'analyse de ce problème.

Cette méthode est basée sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles -conceptuels et physiques-. La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet, l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont plus fréquemment.

Cette méthode est datée de 1978-1979, et fait suite à une consultation française lancée en 1977 par le ministère de l'Industrie pour choisir des sociétés de conseil en informatique afin de définir une méthode de conception de systèmes d'information. Les deux principales sociétés ayant mis au point cette méthode sont le CTI (Centre Technique d'Informatique)

chargé de gérer le projet, et le CETE (Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement) implanté à Aix-en-provence.

Merise est une méthode systèmique qui aborde les problèmes dans leur globalité et non pas comme un ensemble de sous-problèmes.

C'est une mèthode de conception et de développement de systèmes d'information qui permet de traduire une vue globale de l'organisation en question.

III - DIAGNOSTIC DE L 'EXISTANT

Au sein du bureau de gestion des carrières, il existe plusieurs supports d'information dont les plus importants se présente comme suit :

~ Sur support manuel :

-Dossier du personnel : il est constitué des documents listés ci Dessous :

~ Demande de recrutement.

~ CV.

~ Photocopie certifiée conforme de C I N.

~ Photocopie certifiée du diplôme.

~ Extrait d'acte de naissance.

~ Extrait d'acte de naissance concernant chacun des enfants de l'employé.

~ Certificat de scolarité concernant chacun des enfants ayants 16 ans ou plus.

~ Certificat médical et un cliché.

~ Extrait du cassier judiciaire.

~ Attestation de position militaire.

~ Photocopie de l'acte de mariage certifié.

~ Certificats originaux des services et salaires antérieurs. ~ Questionnaire de contrôle de recrutement auprès du

Ministère Chargé de la Modernisation des Secteurs

Publics.

~ Rapport d'évaluation.

~ Décision de recrutement ou contrat d'engagement.

- Fiche individuelle du personnel : remplit par le responsable du bureau de gestion des carrières, celle-ci décrit les informations relatives à l'identification de l'agent. Elle est classée en fonction de l'échelle et de la date de recrutement.

Cette fiche sera actualisée à chaque changement dans le plan de carrière de l'agent (promotion, départ provisoire ou définitif).

- Fiche des congés : Remplit par le responsable du bureau de gestion des carrières, celle-ci décrit les différents congés de l'agent.

~ Sur support informatique:

L'intégralité des informations contenues dans les fiches manuelles est ressaisie dans des fichiers Excel ou Word.

IV - CRITIQUES DE L 'EXISTANT

Les fiches individuelles du personnel sont rangées par échelle et par date de recrutement ce qui rend la recherche difficile dans le cas ou plusieurs dossiers portent la même date.

Des tâches lourdes et répétitives, lors de l'établissement de :

Une fiche de carrière pour chaque agent.

Une liste du personnel selon les besoins de la direction générale :

Par date de recrutement ;

Par service,

Par grade ;

Par statut administratif.

Une liste du personnel en congé par période et par affectation.

De ce qui précède, la méthode classique basée sur le support papier ainsi que le traitement des données sur des fichiers Excel ou Word présente des limites pour un volume de données d'envergure importance ; en effet, l'information est difficile à trouver, et risque d'être erronée ou incohérente, ce qui valide - par un cas sur terrain- tous ce qui a été dis lors de la 2ème partie, concernant la rigidité des systèmes manuels et le rôle des systèmes d'informations automatisés en terme de réductions de coûts te temps de gestion de l'information.

V - LES REGLES DE GESTION

Un secrétariat général fait partie d'une direction générale et un seul. Un département fait partie d'un secrétariat général et un seul.

Une division fait partie d'un département et un seul.

Un service fait partie d'une division et une seule.

Un agent est recruté selon le mode de recrutement.

Chaque employé est recruté par un grade et une fonction.

Un congé payé de 30 jours par année est accordé au personnel titulaire et contractuel.

Un congé payé de 21 jours par année est accordé au personnel occasionnel. Un agent peut avoir plusieurs congés durant l'année si l'on a droit. Un agent peut avoir un accident de travail ou plusieurs.

Un agent peut avoir plusieurs congés exceptionnels selon la nature de ce dernier :

Mariage de l'agent : Quatre jours.

Naissance d'un enfant : Trois jours.

Mariage d'un enfant : Deux jours.

Décès d'un conjoint ou d'un enfant : Trois jours.
Décès d'un ascendant, d'un frère ou d'une soeur : Deux jours.

Circoncision : Un jour.

Un agent peut avoir un congé de maladie ou plusieurs mais ne peut dépasser six mois dont trois mois à plein traitement et trois mois à demi traitement avec maintien des allocations familiales.

Un agent peut avoir une mise en disponibilité ou plusieurs.

Un congé de maternité de 98 jours pour les agents titulaires et contractuels et de 75 jours pour les agents occasionnels.

Un agent titulaire ou contractuel est noté chaque année de 0 à 9.

Les agents titulaires ou contractuels peuvent avoir plusieurs avancements d'échelon et d'échelle s'ils sont inscrits au tableau d'avancement (d'échelle ou d'échelon) préparé et arrêté chaque année.

Un agent titulaire peut avoir plusieurs décorations.

Un agent peut avoir plusieurs sanctions.

Un agent peut avoir plusieurs titres (Diplôme) dans sa carrière administrative.

Un agent peut être mis à la cessation définitive des fonctions entraînant la radiation des cadres résulte :

De la démission ;

Du licenciement ;

De l'admission à la retraite ou de limite d'âge ;

Du décès..

VI - DICTIONNAIRE DE DONNEES :

Il consiste à dresser la liste des données concernées. Cette liste ou plus précisément dictionnaire de données regroupe l'ensemble des données signalétiques.

Ce dictionnaire suivra tout le processus de réalisation du projet et sera actualiser par les données qui apparaîtront pour la première fois au cours des différentes étapes. Pour chaque identifiée est alors crée une fiche descriptive comprenant les rubriques suivantes :

> Nom du champ.

> Signification.

Nom du champ (Code) Signification

Personnel

Mat

Nom

Prénom Date-Naissance Adr

Sexe

CIN Li-Nassance Nation

Tel

Gsm

E- Mail

Depart

Serv

Fonct

D-Recrut Echelle Sit-Famil Da- Mar Nom-Conj Pren-Conj Prof-Conj Enf-charg

Matricule

Nom du personnel

Prénom du personnel

Date Naissance du personnel Adresse du personnel Sexe du personnel

Carte Identité Nationale

Lieu de Naissance du personnel

Nationalité du personnel Téléphone du personnel GSM du personnel

E-Mail du personnel Département

Service

Fonction

Date du personnel

Echelle du personnel Situation familiale

Date de mariage

Nom du conjoint

Prénom du conjoint

Profession du conjoint Enfant en charge

CNSS

CIMR

Assur

Mut

C-Banq

Echelle

Code-Echl Echelle

N° CNSS

N° CIMR

N° Assurance

N° Mutuelle

Compte bancaire

Code d'Echelle Echelle

Formation

Code-For

Thème

Da-début

Da-Fin

Institut-For Prise-Charge

Code de formation

Thème de formation

Date de formation

Date de fin

Institut de formation

Prise en charge de formation

Diplôme

Dip

Thème

D-Obtention Institut-Dip

Diplôme

Thème de diplôme

Date d'obtention de diplôme Institut d'obtention du diplôme

Notation

Notat

Année-Notat Note

Observ

Notation

Année de la notation Note

Observation

Sanction

N° Sanc

Objet-Sanc Mesur-Sanc Ref-Déc-Sanc Année-Sanc

N° Sanction

Objet de sanction

Mesure de sanction

Référence de la décision de sanction Année de sanction

 

Enfant en charge

Code-Enf

Nom-Enf

Pren-Enf

Da-Naissa-Enf Annul-Enf

Da-Annul-Enf Cause

Code enfant

Nom enfant

Prénom enfant

Date naissance d'enfant Annulation enfant

Date annulation enfant Cause d'annulation

Déplacement

Da-sor Da-Ent Dest

Mont

Date sortie Date entrée Destination montant

Département

Code-Depar Depart

Code du département Département

Type Conge

Code-Cong Type-Cong

Code conge Type conge

Type

Da-Debut-Cong Da-Fin-Cong

Motif

Titre-Année

Date début de conge Date fin de conge Motif de conge

Titre année de conge

SECTION II - MODELISaTION

La conception de l'application passe en premier lieu par une phase de modélisation des systèmes informatiques qui revient à dresser successivement un Modèle Conceptuel des Données ( MCD), un Modèle Logique de Données ( MLD), un Modèle Physique de Données( MPD), et un Modèle Conceptuel des Communication ( MCC).

Il s'agit de modèle qui reflètent la réalité sur papier, ils offrent une dématérialisation de vie de l'organisation en question, et la schématisation des flux d'informations qui y circulent, afin de pouvoir en déduire son besoin.

I - MODÈLE CONCEPTUEL DE DONNÉES ( MCD)

 
 

Type Conge

ECHELLE

 
 

Code Cong Type_Cong

Cod Echel Ech elle

1,1

 
 
 

1 ,n

Avoir

Code Depar Depart

Formation

Notation

N otat

Ann ée_N otat N ote

Observ

1,1

N ote r

Code For Thème Da_début Da_Fin Institut_For Prise_Charge

Passer

Diplôme Dip

Thème D_Obtention Institut_Dip

1 ,n

AvoirD

1,1

1,1

0,n

D épartem e nt

1,1

Sanction

Personnels MAT

1,1

1 ,n

Nom Prénom Date_Naissance Adr

Sexe CIN Li_Nassance Nation

Tel

Gsm E_Mail

Depart

Serv Fonct D_Recrut Echelle

1,1

S it_Fam il Da_Mar Nom_Conj Pren_Conj Prof_Conj

0,n

1 ,n

En f_charg CNSS CIMR Assu r M ut

0,n

0,n

Appartenir

Sanctionner

Conge

Da_Debut_Cong Da_Fin_Cong

Motif

Titre_Année

Appartien

1 ,n

Effectuer

1,1

1,1

Déplacement

Da sor Da_Ent Dest

Mont

 
 
 
 

N ° Sanc

Objet_S anc M esu r_S anc Ref_Déc_Sanc Année_Sanc

 

Enfant en charge

 

Code Enf Nom_Enf Pre n_E nf Da_Naissa_Enf Annul_Enf Da_Annul_Enf

Cause

 
 

II - MODÈLE LOGIQUE DE DONNÉES (MLD)

ECHELLE

Cod Echel Echelle

Type Conge

Code Cong Type_Cong

Code conge Mat

Da_Debut_Cong Da_Fin_Cong Motif

Titre Titre_Année

Département

CodeDepar Depart

Formation

CodeFor Thème Da_début Da_Fin Institut_For Prise_Charge

Diplôme Dip

Thème D_Obtention Institut_Dip

Notation Notat

Année_Notat Note

Observ

Personnels MAT

Nom Prénom Date_Naissance Adr

Sexe CIN Li_Nassance Nation

Tel

Gsm E_Mail

Depart

Serv Fonct D_Recrut Echelle Sit_Famil Da_Mar Nom_Conj Pren_Conj Prof_Conj Enf_charg CNSS CIMR Assur Mut

Conge

Déplacement

Da sor Da_Ent Dest

Mont

Sanction

 
 
 
 
 
 

N° Sanc Objet_Sanc Mesur_Sanc Ref_Déc_Sanc Année_Sanc

 

Enfant en charge

 

CodeEnf Nom_Enf Pren_Enf Da_Naissa_Enf Annul_Enf Da_Annul_Enf Cause

 
 

III - MODÈLE PHYSIQUE DE DONNÉES (MPD)

Personnel (Mat, Nom, Prénom, Date_Naissance, Adr, Sex, CIN, LI_Naissance, Nation, Tel, GSM, E-Mail, Depart, Serv, Fonct, D_Recrut, Echelle, Sit_Famille, Da_Mar, Nom_Conj, Pren_Conj, Prof_Conj, Enf_Conj, Enf-Charg, N°CNSS, N°CIMR,N°Mut)

Echelle (Code Echell, Echell)

Formation (Code For, Thème, Da_Début, Da_Fin, Institut_For, Prise_Charge)

Diplôme (Dip, Thème_Dip, D_Obtention, Institut_Dip)

Notation (Notat, Année_Notat, Note, Observ)

Sanction (N° Sanc, Objet_Sanc, Mesur_Sanc, Ref_Déc_Sanc, Année_Sanc)

Enfant En Charge (Code Enf, Nom_Enf, Pren_Enf, Da_Naissa_Enf, Annul _Enf, Da_Annul_Enf, Cause)

Déplacement (Da Sor, Mat, Da_Ent, Dest, Mont)

Département (Code Dépar, Départ)

Type Conge (Code Cong, Type_Cong)

Congé ( Code cong, Mat, Da_Début_Cong, Da_Fin_Cong, Motif, Titre, Titre_Année)

IV- MODÈLE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC)

Flux 1 : Attestation de travail.

Flux 2 : Dossier de recrutement.

Flux 3 : Etat des Enfants prises en charge pour chaque employé.

Flux 4: Etats et statistiques d'évolution d'effectif des employés selon plus ieurs critères.

SECTION III - PROGRAMMA TION

Afin de répondre aux besoins du service du Personnel et des Affaires Sociales, nous avons mis au point une application à la gestion des carrières du personnel « G-Perso ».

Cette application a été réaliser comme suit :

Nous avons procédé en premier lieu à imaginer et tracer les futures interfaces de l'application et les présenter sous forme de maquettes à des agents expérimentées dans ce domaine et les modifier selon leurs critiques et remarques.

I- CONCEPTION DES INTERFACES

Pour développer notre application nous avons utilisé les deux outils suivants:

~ MICROSOFT ACCESS :

Système de gestion de base de donnée relationnel qui nous a permis de concevoir la base de donnée « base.mdb» dans laquelle seront enregistrer les informations concernant les réparations.

On a convertie cette base de données à la version 97 pour pouvoir établir une relation entre cette derniére et VB6.

Les avantages d'Access:

Nous offrons facilité et souplesse lors de la création de notre base de données Met à notre disposition un puissant créateur des tables

~ VISUAL BASIC :

Langage de programmation événementiel qui nous a permis de concevoir les interfaces qui utiliseront la base de donnée [base.mdb] déjà créée.

Les avantages de Visual Basic :

Il met à notre disposition une large bibliothèque de composants.

Il nous permet de concevoir des interfaces esthétiques.

Il nous offre des fonctionnalités diversifiées.

La programmation dans un environnement aussi riche et illimitée.

Il nous donne la possibilité d'exploiter largement nos capacités d'innovation.

II - PROGRAMMATION :

Une fois la phase de l'écriture des algorithmes est finie, nous avons procédé à leur traduction et codage en utilisant le langage de programmation VB. Cette opération consiste en la saisie du code à l'intérieur des procédures événementielles mise à disposition par l'environnement de ce langage de programmation.

Cette fenêtre donne pour chaque employé la répartition des jours jours de déplacement, et de congé selon les jours fériés de chaque année. Elle offre une analyse synthètique, et un support d'information facilement expliatable et trés détaillé permettant une affectaion plus éfficace des déplacements et des congés sans perturber le travail.

CONCLUSION

L'amélioration de l'efficacité et de l'efficience des organisations est la préoccupation permanente des dirigeants d'entreprises. Dans une économie qui se mondialise, où la concurrence s'accroît, où les organisations cherchent à offrir davantage de services aux clients, l'information est de plus en plus une variable stratégique essentielle. Elle est nécessaire au processus de décision. Mais, si l'information accroît la connaissance et réduit ainsi l'incertitude, c'est le système d'information, grâce à toutes ses composantes et en liaison avec les autres moyens opérationnels, qui permet à l'entreprise de répondre aux besoins des différents marchés, de fournir en tous lieux les biens et services personnalisés à une clientèle avertie et exigeante dans des délais et à des coûts satisfaisants.

Le système d'information est aujourd'hui au coeur de la création de valeur au sein des entreprises. C'est un ensemble complexe, souvent hétérogène car constitué d'éléments qui se sont juxtaposés au fil du temps au gré des choix stratégiques, des évolutions technologiques des systèmes informatiques en place, du développement de l'organisation elle-même, etc

Le marché des nouvelles technologies d'information et de communication présente aujourd'hui une offre très satisfaisante, et à bon marché, à la porté de n'impote quelle organisation quelle que soit sa taille, ses moyens et ses objectifs.

De même, tous les programmes de formation intégrent l'informatique ou tout simplement une initiation à l'utilisation des outils informatiques utilisés dans la gestion, ce qui offre des lauréats capables d'informatiser ou tout simpelement d'accepter et de s'adapter à l'informatisation de leurs tâches.

Toute organisation est donc tenue de suivre le développement rapide du monde de la technologie, et en profiter le plus possible afin d'assurer sa continuité et acroitre sa compétitivité dans une époque où la concurrence ne cesse de s' accroître.

Soutenons La Quadrature du Net !





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