2. Service Administratif et
financier
Dans ce service, nous étions affecté à
tours de rôle dans la section de comptabilité
générale, dans la section de comptabilité
budgétaire, section de trésorerie, section de comptabilité
client et celle de comptabilité fournisseur.
1. Dans la Section de comptabilité
générale, on nous a appris comment les écritures
comptables sont passées conformément au plan comptable
général congolais. Le cadre comptable de la RVA est
constitué essentiellement des comptes de gestion (classe 6 et classe 7)
et certains compte du bilan (classe 1 à 5). C'est donc un extrait du
Plan Comptable Général Congolais conformément aux
prescrits du Conseil Permanent de la Comptabilité au Congo.
Lorsqu'il y a entrée de fonds le comptable
débite le compte 57 Caisse ou 56 Banque selon que un client paye en
espèce ou par un chèque ou virement bancaire et crédite le
compte de produit correspondant. De même lorsqu'il y a sortie de fonds
pour dépenses, le comptable débite le compte de charge qui subit
un mouvement et crédite le compte caisse ou banque.
Illustration n° 2
Prenons toujours notre cas à la page 9 et
passons l'écriture comptable relative à ce dernier et supposons
que cet avion appartient à l'exploitant SWALA.
Comme c'est une entrée de fonds ; en supposant que
la facture a été réglée au comptant en
espèce, le comptable passera l'écriture ci-après pour le
journal en dollar :
Le 25/09
57 Caisse
285,00
71.101 à Atterrissage
11,20
71.103 Stationnement
8,40
71.105 Passager
105,00
71.106 Fret
15,30
71.108 Route
140,30
71.190 Formulaire de trafic
4,00
74.99 Produits divers
0,79
SWALA, Paiement facture
No XX
La finalité de la comptabilité
générale étant de produire les états financiers
(Bilan, Tableau de Formation du Résultat, Balance de comptes...), un
rapport mensuel est établi par le comptable dans lequel il
présente la balance de comptes pour le mois en question. Le bilan et le
Tableau de Formation de Résultat ne sont élaborés
qu'à l'Administration Centrale à Kinshasa.
2. Dans la Section de comptabilité
budgétaire, on nous a d'abord initié aux
procédures d'élaboration des prévisions budgétaires
à la RVA. Ainsi, le budget de la RVA est élaboré pour une
période d'une année tout au plus. On se réfère aux
huit derniers mois pour faire les prévisions de l'année suivante.
Pour une bonne évaluation, cette période globale
est découpée en sous périodes trimestrielles.
Partant des objectifs formulés par la Direction
générale, la cellule d'études et planification doit
envisager plusieurs hypothèses. Pour ce faire, elle se basera sur les
éléments suivants pour l'évaluation de l'environnement
économique :
- Evolution de l'environnement macroéconomique
- Evolution de la conjoncture économique et
financière
- Taux de la croissance économique
- Mesures de soutien au programme de l'entreprise,
c'est-à-dire les mesures d'accroissement des recettes et de limitation
des dépenses.
Signalons aussi que, le cadre comptable budgétaire de
la RVA est constitué essentiellement des comptes de gestion (classe 6 et
classe 7) et ceux des immobilisations et investissement (classe 2).
La comptabilité budgétaire est tenue
quotidiennement sur base de documents internes ci-après : - la
fiche de suivi de production des charges d'exploitation
- la fiche d'engagement
- la fiche de suivi des recettes et
- la fiche de suivi des dépenses
Soulignons enfin que, à la fin de chaque période
(mois, trimestre, semestre, année) un rapport de budget est
rédigé en présentant les situations consolidées
transcrites sur le tableau d'exécution du budget des produits et celui
d'exécution du budget des charges qui sont insérés dans le
rapport d'ensemble de la RVA/Bukavu. (Rapport d'activités mensuelles)
3. Dans la Section de
trésorerie, on nous a initié à
la présentation de la situation journalière de trésorerie
ainsi qu'à la procédure d'élaboration de rapport mensuel
de trésorerie tel que cela se passe à la RVA/Bukavu.
Ainsi, pour ce qui est de la présentation de la
situation journalière de trésorerie, les informations relatives
aux flux de trésorerie doivent être recueillies, analysées
et suivies au jour le jour pour connaître à la fin de chaque
journée ce que l'entreprise a encaissé et décaissé
et déterminer le solde disponible. Pour y parvenir, certains documents
doivent être complétés à chaque fin de la
journée :
- la situation journalière Caisse - Recettes
- la situation journalière Caisse - Fonctionnement
- la situation journalière Banque - Recettes et Banque
- Fonctionnement
- La situation du niveau d'exécution du budget de
trésorerie (rapport journalier de trésorerie)
Pour ce qui est du rapport mensuel de trésorerie, ce
dernier est un tableau de synthèse qui regroupe toutes les
opérations en recettes et en dépenses et renseigne d'une
manière résumée et parfois analytique sur la
réalisation du plan de trésorerie d'un mois donné. Ce
rapport doit comprendre six éléments importants à
savoir :
- le rapport solde au début du mois
- les encaissements du mois (les différentes
redevances)
- les décaissements du mois en fonctionnement (par
comptes analytiques)
- les décaissements du mois en investissement (par
comptes analytiques)
- les soldes à reporter à nouveau (solde
à la fin du mois)
Signalons aussi que le rapport de trésorerie doit
être rédigé entre le 1er et le 4 de chaque mois dans les
aéroports et doit être transmis à la Division
Trésorerie à l'Administration Centrale au plus tard le 5 du mois.
Le trésorier central devra à son tour transmettre à la
Direction Générale de l'Entreprise le rapport consolidé au
plus tard le 10 de chaque mois.
Pour les procédures d'élaboration des
prévisions mensuelles de trésorerie, c'est sur base du budget
annuel de trésorerie adopté au cours de l'année que la
Direction des Finances ainsi que les divisions des services administratifs et
financiers et services commerciaux procéderont à
l'élaboration de leurs plans de Trésorerie.
A cet effet, tout comme le budget de trésorerie, le
plan annuel de trésorerie sera subdivisé en 12 tranches
mensuelles. Il en est de même des recettes et fixées en parts
mensuelles en vue d'en faciliter le suivi.
Soulignons d'une manière synthétique que,
chaque jour le trésorier reçoit les états de besoins des
différents services ainsi que les différentes doléances
des agents. Il le regroupe ensemble et le présente le matin au chef du
service Administratif et financier et les deux vont les analyser avec le
commandant de l'aéroport. A l'issue de cette analyse, on retient les
urgences puis le trésorier établi les différents documents
pour autoriser la sortie de fonds à savoir :
· Bon de caisse (BC)
Document qui permet la sortie de fonds de la caisse ou de la
banque, selon le cas, afin
de faire face aux dépenses de fonctionnement ou
d'investissement présentant un caractère urgent.
· Bon de dépense (BD)
C'est un support de décaissement de fonds
utilisé pour le règlement « des factures »
des biens et services, dûment approuvé et
certifiés par la commission de réception ad hoc ou par le service
utilisateur.
· Etat de Paie (EP)
Support de décaissement utilisé pour les
dépenses en rapport avec diverses rémunérations
du personnel et des mandataires de la RVA.
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