CHAPITRE 2 : LA
GESTION DE LA TRESORERIE AU
BUMIGEB.
I. LES PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE.
La gestion de la
trésorerie telle que pratiquée au sein du BUMIGEB est sous-tendue
par un ensemble de procédures et de règles mises en place pour
suivre, contrôler, optimiser les mouvements des entrées et des
sorties de fonds en vue de maintenir un équilibre entre les recettes et
les dépenses.
Les procédures et les règles mises en
place sont de deux ordres.
1. Les procédures d'encaissement.
Le BUMIGEB a établi des procédures selon le mode
des encaissements :
Ø La procédure des encaissements en
espèce se manifeste par la présentation de la facture
définitive de l'entreprise par le client au moment du règlement.
Le caissier recette, en recevant la facture du client et le montant du
règlement, établit un reçu à quatre `'04''
exemplaires. Le premier revient au client avec la facture, le second remis
à la comptabilité pour la mise à jour du registre facture,
imputation puis enregistrement dans le brouillard, le troisième est
transmis au service prestataire pour mise à jour de leur registre et le
dernier reste dans le carnet.
Ø La procédure des encaissements par
chèques veille à ce que le client se présente chez le
caissier recette au moment du paiement avec son chèque joint d'un
bordereau d'envoi. Le caissier établit un reçu à cet effet
et transmet le chèque joint à une copie du reçu au
secrétariat du DG. La secrétaire les transmet alors au DG pour
endossement sans prise en compte du numéro de compte bancaire de
l'entreprise. Ces documents sont ensuite transférés au SFC pour
enregistrement au brouillard et mises à jour du registre des
factures.
Toutes les recettes du BUMIGEB sont
déposées en banque.
2. Les procédures de
décaissement.
Les procédures de décaissement de
fonds de l'entreprise sont diverses :
Ø Pour le règlement des factures fournisseurs
par chèque, le SFC prépare un projet de règlement en
fonction du niveau de la trésorerie et de l'échéancier de
ceux-ci. Le chef comptable choisit la banque de paiement en transmettant le
récapitulatif des factures à honorer et le chéquier au
comptable qui établit le chèque et le bordereau de remise de
chèque. Après avoir été visés, ces documents
sont remis à l'agent de liaison qui est chargé de les remettre
au(x) bénéficiaire(s) après acquittement du bordereau de
remise de chèque.
Ø Pour les décaissements par bon de caisse pour
achats, le service demandeur s'adresse au SA. Celui-ci établit un bon de
caisse pour achat sur la base d'une demande d'approvisionnement ou de
réparation établit par le demandeur. Le caissier menues
dépenses, en recevant le bon de caisse, vérifie les signatures
puis procède au décaissement du montant demandé.
Ø Pour les décaissements par bon de caisse pour
les missions, le chef de mission établit un bon d'approvisionnement de
la caisse menues dépenses. Une fois visé et près pour
usage, le chef de mission se présente à la caisse menues
dépenses avec le bon. Le caissier, après s'être
assuré de la conformité du bon, verse les fonds tout en veillant
à ce que le chef de mission acquitte le bon.
Ø En ce qui concerne les décaissements pour
reversement en banque, le caissier recette établit un état des
recettes. Après contrôle, confirmation et approbation des sommes
arrêtées sur l'état par le chef comptable et le
contrôleur interne, le caissier verse les recettes de la caisse en banque
contre reçu.
La gestion de la trésorerie impose des
prévisions de flux monétaires entrants et sortants. C'est ainsi
que la gestion prévisionnelle de la trésorerie au BUMIGEB est
essentiellement basée sur l'élaboration du budget de
trésorerie.
II. LE BUDGET DE TRESORERIE.
Le budget de trésorerie du BUMIGEB,
établit sur une durée d'un an sur la base de ses recettes et
dépenses prévisionnelles, a pour but de réaliser un
équilibre entre les encaissements et les décaissements tout en
tenant compte du solde initiale de la période et en mettant en
évidence le solde final de la trésorerie à la fin de
chaque période. Ce dernier solde prend le caractère de solde
initial pour la période suivante. Ce budget n'est pratiqué
qu'après que le Conseil d'Administration ne se soit
assiégé. Il est déterminé théoriquement car
dans la pratique, il n'est pas effectif. Cependant les éléments
d'informations pour sa construction émanent principalement du budget
d'exploitation et de celui des investissements qui concourent à former
le budget des encaissements et des décaissements. (Confère annexe
n°2).
1. Le budget
d'exploitation.
Il prend en compte les
prévisions en charges et produits des différents postes qui
entrent dans l'exploitation courante de l'entreprise tout en faisant ressortir
un résultat prévisionnel. Ce budget, est une synthèse du
budget des charges et des produits qui la compose.
1.1. Le budget des charges.
Il regroupe l'ensemble des charges
prévisionnelles d'exploitation estimée par chacune des directions
techniques du BUMIGEB pour le déroulement des activités,
évaluées et affectées conformément au plan
comptable de la société.
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