Mécanismes et procédures d'organisation et tenue d'une comptabilité plurimonétaire dans une entreprise de prestation de service

L'organisation de la comptabilité à la Recodi est de la forme classique; c'est-à-dire qu'elle est organisée sur le plan matériel et fonctionnel.

III.1.1. Organisation matérielle de la comptabilité à la Recodi Interports

Ce volet d'organisation repose sur la disponibilité des supports, des outils et des documents nécessaires supposés être fréquents dans le service de la comptabilité.

a. Les supports de la comptabilité à la Recodi Interports

1. Le plan comptable de l'entreprise

La liste des comptes 

La liste des comptes de la Recodi est codifiée en quatre digits, du compte 1040 au compte 8700, dans le respect de la classification des comptes et suivant la liste des comptes publiée par le Conseil Permanent de la Comptabilité au Congo.

Les sous-comptes sont adaptés aux activités d'un commissionnaire-transitaire douanier et les comptes des tiers sont individuels mais aussi collectifs, selon le cas ; c'est-à-dire que chaque client et fournisseur, chaque débiteur et créditeur a un compte approprié, mais aussi certains comptes de tiers renvoient aux opérations d'engagement effectuées entre la Recodi et les autres entreprises publiques ou privées. En outre, ce plan comptable comprend autant des comptes de virements internes (59) qu'il y a de comptes financiers.

Les méthodes utilisées :

- L'amortissement est constant ;

- la réévaluation des immobilisations est légale avec l'application de coefficients de réévaluation ;

- l'imputation des charges et produits se fait par nature et par fonction.

2. Les autres supports de la comptabilité à la Recodi

Les pièces justificatives^23(*)

Celles-ci sont catégorisées en deux : celles ayant une origine externe et celles ayant l'origine interne.

· Les pièces d'origine externe

A la Recodi, les pièces justificatives d'origine externe comprennent les pièces comptables qui émanent des fournisseurs et d'autres tiers, précisément les factures et reçus destinés à l'entreprise, des notes de débit et notes de crédit adressées à l'entreprise, les notes de perceptions, les bordereaux de versement, les quittances, les formulaires ordre à déclarer, les avis de redressement de l'impôt, etc.

Tous ces documents proviennent des partenaires extérieurs de l'entreprise et sont destinés à celle-ci. Ils constituent les pièces justificatives de base de différentes opérations comptables. Ces pièces sont généralement et distinctement libellées en deux monnaies : il y en a qui sont émises en Francs congolais et d'autres, en Dollars américains.

· Les pièces d'origine interne

A la Recodi, les pièces d'origine interne sont regroupées en deux catégories, à savoir : les pièces de base et les pièces récapitulatives.

§ Les pièces de base

Elles comprennent :

Ø les notes attestant l'effectivité de la sortie des fonds de la caisse pour le paiement des divers débours liés au dossier d'import ou d'export ;

Ø les bons de caisse établis lors des opérations d'entrée des fonds en caisse (bon d'entrée caisse) et de sortie des fonds de la caisse (bon de sortie de caisse) ;

Ø les reçus qui sont établis pour justifier la réception des fonds en faveur de l'entreprise. Ils sont destinés à la personne qui a effectué le versement ou le paiement. A la Recodi, il en existe trois types : le reçu honoraires de prestation (pour les cash), le reçus caisse acompte (pour les acomptes reçus) et le reçu caisse débiteur (pour les recouvrements) ;

Ø les déclarations des impôts (Impôt sur le Chiffre d'Affaires et Impôt Professionnel sur le Revenu) qui sont mensuellement établis et adressés au service des impôts. Ce sont des modèles conçus par l'Administration Fiscale et que l'entreprise ne fait que remplir ;

Ø les feuilles de paie qui reprennent le coût mensuel de la main d'oeuvre. Elles sont imprimées à partir du logiciel de gestion du personnel.

§ Les pièces récapitulatives

Elles sont constituées :

- du relevé des factures entrées et factures sorties qui récapitule respectivement et mensuellement les factures reçues des fournisseurs et les factures des prestations à crédit.

- du journal des opérations diverses qui reprend mensuellement les notes des débit et crédit, les notes de perception, la ventilation des salaires, la ventilation du chiffre d'affaires, le relevé des consommations en frais généraux, ...

- des relevés mensuels de la consommation du carburant

- des livres des caisses et des banques qui reprennent quotidiennement les mouvements des fonds dans les différentes caisses et banques. Elles sont différentes selon qu'il s'agit des Francs congolais ou des devises. Chaque unité monétaire et chaque compte bancaire fait l'objet d'un livre distinct.

Les registres comptables

A la Recodi, les registres comptables sont constitués mensuellement de :

- le journal auxiliaire caisse - dépenses ;

- le journal auxiliaire caisse - recettes ;

- les livres de caisse repartis dans toutes ses agences et à la direction ;

- le Grand-livre ;

- la Balance.

Les états de synthèse

Ils sont constitués annuellement du bilan (actif et passif), du tableau de formation des résultats et des notes explicatives.

Les modèles de bilan et de Tableau de formation des résultats sont établis dans les formulaires que le Conseil Permanent de la Comptabilité au Congo met chaque année à la disposition des agents économiques.

* ²³ RECODI I., Manuel de procédures comptable, Recodi kin, 2000.