3. Le bureau comptable
fournisseur/client
Depuis 2007, la BCC a instauré au sein de ses
services un système comptable dénommé logiciel
NAVISION. Ce système travaille avec Internet et permet
à la direction de la comptabilité et du budget de visualiser
à tout moment toutes les opérations qui se déroulent dans
tous les coins du pays (entités provinciales, autonomes et mandataires).
En d'autres mots, ce logiciel est considéré comme le miroir
permettant aux autorités du siège de consulter les données
comptables tant du siège que de l'intérieur. Chaque agent qui
accès dans le logiciel possède un certain nombre de menus
(programmes).
Ce bureau se charge du paiement des factures des
fournisseurs de la BCC et bascule les montants des ventes des imprimés
des valeurs/ordinaires dans les comptes appropriés appelés
indices budgétaires de production en d'autres comptes de
revenu.
Rôle du comptable fournisseur/client
Ce comptable fournisseur/client joue deux rôles
dans le système NAVISION.
1) En tant que comptable fournisseur : il
enregistre dans le système les factures émanant des fournisseurs
de la BCC jusqu'à leur paiement définitif. Concrètement
cet enregistrement se passe dans l'ordinateur et après cette
étape, le comptable fournisseur déclenche le processus de
paiement en envoyant la demande de paiement fournisseur (DPF) à la
direction de la comptabilité et budget pour validation. Une fois la
demande est validée, le comptable fournisseur envoie le montant de la
facture à payer à la trésorerie interne qui se charge par
la suite de l'impression de l'OTE.
2) En tant que comptable client : les
opérations de comptable client se font dans le système
NAVISION après que la banque centrale ait vendu les
imprimés des valeurs//ordinaires à ses clients (banques,
entreprises, etc.) concrètement, on débite le compte par
crédit du compte BCC en faisant ressortir dans le système le VTE.
En cas de paiement en espèce, le montant est versé à la
caisse et la fin de l'opération justifiée par l'impression de
VSE. Le comptable client à son niveau enregistre dans le système
le VTE ou le VSE selon le cas en se référant aux types
d'imprimés, chacun avec son indice budgétaire. En fin, le
comptable client valide l'opération en imprimant la facture relative
à l'opération du jour (vente imprimés).
4. Le Bureau approvisionnement et
trésorerie interne
Ce bureau est chargé de la gestion des stocks
internes, du suivi du budget ainsi que la centralisation et l'expression des
besoins de la direction. Le responsable de ce bureau s'occupe aussi de la
trésorerie interne. Ce bureau est composé de deux
sections la section achat et la section stock.
En ce qui concerne la section achat, la
procédure reste la même comme nous l'avons vu à la
première section du bureau logistique.
a) Trésorerie interne
Contrairement au service trésorerie qui a pour
missions de gérer les encaisses des banques commerciales, du
trésor public et de particuliers et effectuer des décaissements
en cas de nécessité, la trésorerie interne gère
seulement les comptes courant de la BCC/Goma et est également
chargée d'élaborer la proposition du budget mensuel de la
Direction provinciale.
Procédure d'expression de besoin
Chaque agent exprime avec le système NAVISION
à l'assistant Appro son besoin interne (BSI) avec son numéro.
Une fois validée par l'assistant Appro, le BSI est transformé en
BPC (Besoin de pièce de Crédit) toujours avec un numéro.
Après quoi l'assistant Appro vérifie si le bien demandé se
trouve sans l'économat. Dans le cas contraire, c'est-à-dire
lorsque le bien demandé ne s'y trouve pas l'assistant Appro valide le
BPC et l'envoie chez le directeur qui, après vérification
à son tour valide ou pas.
En cas de validation du BPC par le directeur, il est
envoyé à la trésorerie interne qui le transforme en DSC
(Demande de Sortie de Caisse). La DSC est en suite envoyée par la
trésorerie interne au siège social à la direction du
budget pour validation.
Après validation de la Direction de budget, la
DSC revient encore la trésorerie interne de la direction provinciale
qui la transforme en OTR (Opération de Trésorerie). Le
trésorier interne change en suite l'OTR en OTE (Opération de
Trésorerie Enregistrée).
L'OTE est considérée comme autorisation
de décaissement des liquidités pour la réalisation des
dépenses. Après création de l'OTE, le trésorier
interne le remet au Directeur pour qu'il y appose sa signature. Cet OTE c'est
ce qu'on appelle Ordre de paiement. C'est ceci qui sera présenté
à la trésorerie pour retrait des fonds.
b) La section stock
Elle concerne l'économat de la BCC. En principe
le stock est caractérisé par les entrées et les sorties,
c'est le cas aussi pour la BCC.
ü Les entrées : au magasin de tous
les biens ou fournitures achetés comme dit tout haut toute le
entrée doit être accompagnée par un PV de réception
des biens achetés daté et signé par la commission de
réception, ou soit des factures relatives à ces achats et/ou
biens commandés. Ces factures doivent être contresignées
pour approuver l'authenticité des actes par les membres de cette
commission. Après la réception de ces fournitures, le
chargé du stock les range sur les étagères et chaque
fourniture est facile à être identifier car elle porte une
étiquette qui est disposée à l'étalage. Toutes ces
entrées doivent être enregistrées sur une fiche
appelée « fiche de stock ».
ü Les sorties : de tous les biens du
magasin : toute fourniture doit sortir du magasin sur base d'un
bon de réquisition. Ceci est rempli selon le besoin voulu par le service
requérant qui le transmet dans le circuit des signatures pour la
valorisation de la réquisition. Son circuit a les étapes
suivantes :
· Compléter la réquisition selon le
besoin voulu ;
· Préciser le service requérant et
la date/ Signature ;
· Obtenir des signatures
habiletés ;
· Déposer la réquisition au bureau
du responsable du bureau approvisionnement qui remplit à son tour la
quantité stockée ;
· Livrer les fournitures
réquisitionnées en respectant les quantités
accordées ;
· La réquisition est remplie à 4
exemplaires.
Exemple d'un bon de réquisition
BANQUE CENTRALE DU CONGO
Direction provinciale de
Goma
REQUISITION DES EQUIPEMENTS, MATERIELS, FOURNITURES,
IMPRIMES ET TRAVAUX
N°........................................
Organe
requérant.............................
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Code
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Désignation
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Quantité demandée
|
Quantité accordée
|
STOCK
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OBSERVATION
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Pour réception
Signature de l'organe VISA
Service Administratif
NOM....................................
Matri.....................................
Service...................................
Date et signature
Accord de la direction Provinciale
Le chargé du stock doit à son tour
suivre le mouvement par la fiche de stock pour que la quantité du stock
physique égalise la quantité reprise sur la fiche de
stock.
Exemple d'une fiche de stock.
FICHE DE STOCK
Article...........................................................................................................................
N°.................................................................................................................................
Genre..........................................................................................................................
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Date
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Mouvements
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Entrées
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Sorties
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Stock
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