Impact du contrôle interne sur la performance financière des entreprises publiques: cas du port autonome de Cotonou ( Bénin ).

Tâche

Enregistrer dans le registre ouvert à cet effet, les chèques reçus

Opérateur :

Agent du SRT

Tâche

Enregistrer les chèques reçus et les regrouper par banque

Opérateur :

Chef SRT

Tâche

Etablir les bordereaux de remise et les viser

Opérateur :

Directeur Financier

Tâche

Contrôler et viser les bordereaux de remise

Opérateur :

Agent du SRT

Tâche

Remettre à l'encaissement

Source Etablir par nous-même à partir des informations du PAC

Il faut noter que dès son retour de la banque, le bordereau sera enregistré dans le cahier pour transmission au service de la comptabilité générale (cellule comptes généraux) pour comptabilisation. Une photocopie du bordereau reçu de la banque sera alors classée dans les archives du Service de Recouvrement et de la Trésorerie(SRT).

C - Le décaissement

Sept étapes caractérisent la procédure de règlement au PAC :

1^ère étape : Le contrôle des éléments de règlement.

A la réception des éléments de règlement (facture, ordre ou bon de paiement etc ...) accompagnés des justificatifs (lettre ou bon de commande etc ...), le SRT aura pour tâches de :

- Contrôler l'authenticité et la conformité de ces documents :

· Signatures autorisées

· Conformité des prix unitaires, quantités, montants, calculs etc...

· Régularité des documents.

- Viser les documents

- Enregistrer la date d'arrivée, le nom du bénéficiaire et le montant sur l'état de programmation

- Transmettre à l'agent du SRT chargé de préparer les règlements, les éléments suivants :

· Pièces de règlement (facture, ordre...)

· Les justificatifs

· Copie de l'état de programmation.

2^e étape : Préparation des règlements.

A cette étape, l'agent SRT préposé aux règlements a pour mission de :

- Classer les pièces de règlement (factures, ordres de paiement ...) dans les classeurs «échéanciers»

- Transmettre au Chef SRT, par parapheur, les ordres de virement, ordres de paiement et pièces justificatives pour contrôler et viser.

- Etablir les chèques et ordre de virement à l'échéance en fonction de l'état de programmation

3^e étape : Contrôle des titres de paiement.

Le chef SRT, à la réception des titres de paiement et des autres pièces justificatives de règlement,

- contrôle la concordance entre les titres de paiement établis, les pièces justificatives et les bénéficiaires

- vérifie la situation des banques de règlement

- s'assure du respect de l'échéance par rapport à l'état de programmation

- vise et transmet au Directeur Financier.

4^e étape : Contrôle et visa des titres de paiement

Dès réception des titres de paiement, le Directeur Financier à son tour va :

- Vérifier le visa du chef SRT sur les documents reçus

- Vérifier la concordance entre :

· le montant des titres de paiement et les pièces justificatives

· le bénéficiaire du titre de paiement et les pièces justificatives

· Titres de paiement et justificatifs

- S'assurer du respect de l'échéance

- Viser les titres de paiement, les documents et les transmettre au Directeur Général.

5^e étape : Autorisation du règlement.

Avant d'autoriser le paiement, le Directeur Général va à son tour :

- Vérifier le visa du Directeur Financier,

- S'assurer de la régularité du règlement

- Signer les titres de paiement (chèques, ordres de virement, ordres de paiement, etc...)

- Faire transmettre les documents au Service Recouvrement et Trésorerie par l'intermédiaire du Secrétariat de la Direction Financière.

6^e étape : Remise des titres de paiement

les tâches à exécuter par l'agent SRT préposé aux règlements sont :

- Préparer les lettres de transmission signées par le Directeur Financier pour les chèques à envoyer aux bénéficiaires en quatre (04) exemplaires :

· un exemplaire au Directeur Financier

· un exemplaire au SRT

· un exemplaire au SCG/CG.

- Faire décharger, sur le registre ouvert, les bénéficiaires qui viennent retirer leurs chèques (exiger une pièce d'identité)

- Etablir le relevé des chèques payés par les banques en deux exemplaires et le transmettre à la cellule des comptes généraux avec les codes des bénéficiaires

- Transmettre à la caisse les bons de paiement, pour les paiements en espèce,

- Transmettre à la cellule des comptes généraux les copies des ordres de virement

- Classer les chéquiers et le relevé de chèques payés, les copies des ordres de virement.

7^e étape : Comptabilisation du règlement.

Enfin, à la réception du relevé des chèques, le Service de la Comptabilité Générale se chargera de :

- Saisir les règlements grâce aux relevés des chèques payés reçus du SRT ;

- Classer les relevés des chèques et les avis de débit dans le dossier de la banque concernée.