Memoire Online - Etude et perspectives pour le renforcement de la gestion des valeurs inactives à la trésorerie communale d'Abomey-Calavi

MINISTÈRE DE L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE (MESRS)

MENTION :

Administration des Finances

SPÉCIALITÉ :

Administration des Finances et Trésor

THÈME: ÉTUDE ET PERSPECTIVES POUR LE RENFORCEMENT DE LA GESTION DES VALEURS INACTIVES A LA TRÉSORERIE COMMUNALE D'ABOMEY-CALAVI

Réalisé par :

HOLOGAN Mahouwena Epiphanie Clémence

Sous la supervision de:

Mme Isbath BABIO

TrésorièreCommunale d'Abomey-Calavi

CERTIFICATION

Je soussignée Madame Isbath BABIO, Trésorière Communale d'Abomey-Calavi, tutrice de stage, certifie que le présent rapport a été effectivement réalisé par Mahouwena Epiphanie Clémence HOLOGANsuite à un stage académique à la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi. Ledit rapport de stage est arrivé à terme et bon pour être déposé.

REMERCIEMENTS

Nous tenons à exprimer notre profonde gratitude à Dieu, à nos chers parents ;HOLOGAN Janvier Gustave et GBESSEMETE Anastasie Akouavi pour leur encouragement constant, leur soutien moral et financier durant toutes ces années.

Nous tenons également à remercier notre binôme de stage ADOUWEKONOU Miracle pour son esprit d'équipe; nos camaradesCAKPO Jayne,AKPLOGAN Salem, ACCOCHEPO Marie-Armelle, AHO Jeanne, BOGNON Constantin et HOUEDJISSIN Hermane, AKOMAHOUE Cyriaque, pour leur concours tout au long de ce stage.

Nous remercions aussi Mme Isbath BABIO, notre tutrice de stage, et tout le personnel de la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi, pour leur accueil et leur accompagnement pendant cette période.

Enfin, nous n'oublions pas de remercier le Directeur Dr Éric MONTCHO AGBASSA, l'équipe pédagogique et professorale de l'École Nationale d'Administration, pour leur accompagnement et leur dévouement.

LISTE DES FIGURES

LISTE DES SIGLES ET ABRÉVIATIONS

SOMMAIRE

I. DEROULEMENT DU STAGE ET LA PRATIQUE ÀRENFORCER

A. LE DEROULEMENT DU STAGE

B. IDENTIFICATION DE LA PRATIQUE À RENFORCER: LA GESTION DES VALEURS INACTIVES (VI)

II. LA RESOLUTION DES PROBLÈMES LIÉS À LA PRATIQUE IDENTIFIÉE

A. L'APPROCHE THEORIQUE DE LA RESOLUTION DES PROBLÈMES

B. L'HYPOTHÈSE DE LA MISE EN OEUVRE DES SOLUTIONS THÉORIQUES

I. INTRODUCTION GÉNÉRALE

Les communes, pour assurer le financement de leur budget, mobilisent des recettes provenant de diverses sources. À Abomey-Calavi, ces recettes incluent à la fois des fonds propres et des fonds d'appui. Les fonds propres, généralement insuffisants pour couvrir l'ensemble des charges de fonctionnement et d'investissement, constituent néanmoins une ressource essentielle pour l'autonomie financière de la commune.

Au cours de notre stage à la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi, nous avons constaté que les fonds propres de la commune se composent principalement de redevances, d'impôts et de taxes locales. Parmi ces ressources, une part importante provient des valeurs inactives (VI), émises par la Trésorerie Communale. Ces dernières représentent une source de recettes non négligeable mais leur gestion demeure perfectible et nécessite un renforcement.

C'est dans ce contexte que s'inscrit le choix de notre thème : « Étude et perspectives pour le renforcement de la gestion des valeurs inactives à la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi ». La pertinence de ce thème réside dans le fait qu'une meilleure organisation, un suivi rigoureux et une gestion optimisée des valeurs inactives pourraient contribuer de manière significative à l'accroissement des fonds propres de la commune et, par conséquent, au renforcement de son autonomie financière.

Afin de mener à bien cette réflexion, le présent rapport est structuré en deux grandes parties : la première partie décrit le cadre de notre stage, les pratiques observées et la problématique identifiée et la seconde partie analyse la gestion actuelle des valeurs inactives et propose des perspectives concrètes pour son amélioration.

I. DÉROULEMENT DU STAGE ET LA PRATIQUE À RENFORCER

A. LE DÉROULEMENT DU STAGE

La présentation de l'organisation du stage consiste à mettre en lumière le cadre institutionnel de notre structure d'accueil - la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi, un service extérieur de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) - à travers son historique, ses missions, son organisation et son fonctionnement. Cette présentation inclut également le déroulement de notre stage à travers une présentation des services parcourus, des tâches exécutées et des expériences acquises.

1. PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL

a) Historique

Instituée le 14 août 1961, la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) est une direction technique placée sous la tutelle du ministère chargé des Finances. Ses origines remontent à la période coloniale, au cours de laquelle les structures financières et administratives étaient administrées par les autorités coloniales françaises. À l'indépendance du Bénin en 1960, la jeune République a hérité de ces institutions qu'elle a progressivement adaptées à ses réalités économiques et organisationnelles. Depuis lors, la DGTCP a connu plusieurs réformes comptables, dont la plus récente est consacrée par l'arrêté n°125/MEF/DC/SGM/DGTCP/DRC/SP/0013SGG22 du 21 janvier 2022, fixant ses attributions, son organisation et son fonctionnement. Depuis sa création, la DGTCP a été dirigée par vingt et un (21) Directeurs Généraux, le poste étant actuellement occupé par Monsieur Oumara Karimou Assouma. En outre, le Trésor Public du Bénin a obtenu en 2019 la certification ISO 9001 version 2015, attestant de la qualité et de la performance de son système de management.

b) Missions de la DGTCP

Conformément à l'arrêté n°125 du 21 janvier 2022, la DGTCP a deux grandes missions : Trésor et Comptabilité publique. Elle assure notamment:

c) Organisation et fonctionnement de la DGTCP

L'organisation de la DGTCP est définie par l'arrêté n°125/MEF/DC/SGM/DGTCP/DRC/SP/0013SGG22 du 21 janvier 2022. Elle repose sur une structure hiérarchique comprenant la Direction générale, des directions techniques spécialisées et un réseau comptable.

La Direction générale est dirigée par un Directeur Général, assisté d'un Directeur Général Adjoint. Le Directeur Général oriente, coordonne et contrôle l'ensemble des services. Il représente la DGTCP auprès du Ministre des Finances. Le Directeur Général Adjoint seconde le DG et assure son intérim en cas d'absence.

Plusieurs organes sont directement rattachés à la Direction Générale. Il s'agit notamment de :

· l'inspection générale des services, chargée du contrôle interne et de l'évaluation des performances ;

· la cellule des réformes et de la démarche qualité, responsable de la modernisation des procédures ;

· le secrétariat administratif et particulier, qui assure le suivi des dossiers et la gestion des communications.

· La Direction des Affaires Monétaires et Financières: gestion des opérations financières et relations avec les partenaires.

· La Direction de la Règlementation Comptable: élaboration et application des règles comptables publiques.

· La Direction de l'Informatique et des Archives: gestion des systèmes informatiques et de l'archivage.

· La Direction de la Formation Professionnelle du Trésor: renforcement des capacités du personnel.

· La Direction des Moyens Généraux: gestion des ressources humaines, logistiques et matérielles.

· La Direction des Recettes: suivi du recouvrement et mobilisation des ressources.

· La Trésorerie Générale de l'État (TGE), qui supervise les opérations de trésorerie et les comptes publics.

· La Direction de la Production des Comptes Publics (DPCP), chargée de la production des comptes et de la supervision comptable.

· Les Trésoreries ministérielles et d'institutions, chargées de l'exécution des budgets propres aux ministères et institutions.

· L'Agence comptable de la dette, responsable de la gestion de l'endettement public.

· Les Trésoreries départementales, qui centralisent les opérations financières au niveau des départements.

· Les Trésoreries communales, qui exécutent les budgets communaux et rendent compte à la Trésorerie départementale.

d) La Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi

La Trésorerie Communale est un poste comptable érigé dans chaque commune ; qui peut être associée à une ou plusieurs agences délocalisées, selon les exigences opérationnelles et le volume des transactions. Anciennement appelée Recette-Perception, elle est implantée dans chaque commune et dirigée par un Trésorier Communal. Le Trésorier Communal est le comptable principal du budget de la commune. À ce titre, il exécute les opérations budgétaires et joue également le rôle de comptable secondaire de l'État pour certaines opérations spécifiques. Il est placé sous l'autorité du Trésorier Départemental de rattachement.

Nous avons effectué notre stage à la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi (TC Ab-C)qui est placée sous la tutelle de la Trésorerie Départementale de l'Atlantique (TDA). Elle gère la comptabilité des communes d'Abomey-Calavi (commune à statut particulier) et de Sô-Ava (commune ordinaire). Actuellement, la TC Ab-C est dirigée par une Trésorière Communale, Madame Isbath BABIO.

La Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi (TC Ab-C) a plusieurs responsabilités clés à savoir :

ü l'exécution des recettes et des dépenses pour le compte des comptables de l'État, ainsi que des opérations de trésorerie des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava ;

ü la centralisation des fonds provenant des administrations financières dans sa zone d'intervention ;

ü la gestion budgétaire des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava. Cela inclut la tenue de la comptabilité communale et la préparation des comptes de gestion pour la juridiction financière ;

ü la transmission descomptes de gestion des deux communes à la Trésorerie Départementale de l'Atlantique pour obtention d'un visa de conformité avant la mise en état d'examen par la Direction de la Production des Comptes Publics.

Dans l'optique d'accomplir efficacement ces missions susmentionnées, la TC Ab-C est organisée en sept (07) sections, il s'agit de la caisse, du secrétariat, du contrôle de régularité, de la comptabilité, des valeurs inactives, de la pension et du compte de gestion. Ces différentes sections se présentent telles que :

Elle s'occupe de l'encaissement des recettes fiscales et non fiscales, qu'elles proviennent de l'État ou des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava, et du décaissement des dépenses de l'État (paiement des chèques trésor) ainsi que les dépenses communales concernant uniquement les ordres de paiement à vue.

Il se charge de l'enregistrement des courriers usuels (demande de duplicata, de congés ...) et mandats à leur arrivée et à leur départ dans les registres correspondants. Il s'occupe également de l'agenda de la Trésorière Communale, de l'accueil et de l'orientation des visiteurs.

Cette section traite les mandats de paiement (MP) émis par l'ordonnateur de la commune, qui est le Secrétaire Exécutive (SE), et vérifie leur conformité. Elle s'assure que tous les documents et pièces justifiant la dépense sont en règle et bien annexés au mandat de paiement avant de le transmettre à la Trésorière Communale pour approbation, correspondant ainsi au paiement juridique.

Les contrôles de régularité incluent d'une part la vérification des mentions obligatoires sur le MP (l'exercice budgétaire, le montant en lettres et en chiffres, l'objet de la dépense, l'imputation budgétaire, le créancier, le numéro de compte bancaire, la signature et le cachet du SE et du Contrôleur Financier) et d'autre part la vérification de la présence effective, de la validité et de la conformité des pièces juridiques et comptables indispensables.

La section Contrôle de régularité suit également la consommation des crédits budgétaires des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava en tenant des registres de prise en charge et de paiement des mandats pour chaque commune ainsi que des registres auxiliaires comme le registre FADeC.

La section Comptabilité enregistre toutes les opérations de recettes et de dépenses des communes d'Abomey-Calavi, de Sô-Ava et du Budget Général de l'État à partir des pièces justificatives et des « journées » transmises par la caisse. Elle assure également le paiement des mandats (salaires, prestataires), la saisie des recettes dans le logiciel WMONEY pour les communes et dans SIGFP pour l'État, ainsi que la gestion des subventions accordées par l'État.

La comptabilité de la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi est arrêtée par décade et diverses situations financières sont ainsi établies.

À la fin du mois, elle établit l'état de rapprochement bancaire et produit plusieurs situations mensuelles : certificats de recettes des communes, situations financières et les bordereaux de développement des recettes, des dépenses.

Cette section administre les valeurs inactives telles que les tickets, timbres, carnets et les imprimés des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava pour générer des recettes.

Au cours de l'année, elle reçoit les valeurs en collaboration avec la Mairie, approvisionne cette dernière qui se chargera de les vendre, et encaisse les fonds issus de la vente de ces valeurs.

En fin d'année, la section assure le suivi de leur utilisation (recollement), leur reconduction annuelle, ainsi que l'incinération des valeurs déjà reconduites une fois. Elle produit les rapports afférents à sa gestion et tient un registre d'emploi des valeurs inactives pour un suivi optimal de leur gestion.

Cette section gère les pensions du Fonds National des Retraités du Bénin (FNRB). La pension du FRNB concerne les agents permanents de l'État admis à la retraite ainsi que leur `'ayant droit''. A ce titre nous avons la pension titulaire (PT), la pension de veuvage (PV) et la pension temporaire d'orphelin (PTO). Avec les réformes introduites par le Décret n°2021-641 du 24 novembre 2021, on note la suppression des paiements à vue. Les pensionnés perçoivent désormais sur leurs comptes bancaires et leurs comptes Mobile Money. Ainsi, la section pension est chargée de collecter les certificats de vie des pensionnés et de les enregistrer sur la plateforme du Trésor public via le logiciel e-fleurette.

Cette section est chargée de produire à la clôture de l'exercice budgétaire, le compte de gestion des communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava. Ils seront déposés, après production, à la Cour des Comptes par voie hiérarchique (TDA puis DGTCP). Ce document de synthèse retrace l'ensemble des opérations de recettes et de dépenses effectuées par la commune et comptabilisées par la Trésorerie Communale au cours de l'exercice budgétaire. Le compte de gestion comprend le compte de gestion sur chiffres, reflète la comptabilité tenue durant l'exercice budgétaire de chaque commune et le compte de gestion sur pièces regroupe toutes les pièces justificatives des opérations réalisées par la Trésorerie Communale.

2. TÂCHES EXÉCUTÉES ET EXPERIENCES ACQUISES

Au cours de ces trois mois de stage, nous avons eu la chance de parcourir la quasi-totalité des sections de la TC Ab-C. Dans chaque section, plusieurs tâches nous ont été confiées sous la supervision des chefs de section. Elles sont telles que :

Dans cette section, nous avons participé à l'accueil et à l'orientation des usagers, ainsi qu'à l'enregistrement des courriers arrivés et départs dans les registres prévus à cet effet.
Nous avons également procédé à l'enregistrement des mandats dans le registre correspondant, avant leur transmission à la section contrôle de régularité.

Nous avons participé à la réception et au dépouillement des mandats, ainsi qu'à leur traitement. Nous avons contribué à la tenue des registres de prise en charge et de paiement des mandats pour Abomey-Calavi, Sô-Ava et le FADeC. Nous avons également appris à vérifier les factures normalisées en ligne via la plateforme SyGMEF et à calculer les différentes oppositions sur mandat.

Nous avons pris part au dépouillement des journées caisses et opérations d'ordre (OD), ainsi qu'au remplissage des fiches d'écritures. Nous avons suivi et participé au paiement des mandats, à l'élaboration des situations décadaires et au rapprochement bancaire.

Nous avons participé à la tenue des états d'emploi des VI pour les communes d'Abomey-Calavi et de Sô-Ava, à partir des bordereaux de versement. Nous avons assisté au contrôle de conformité des VI à leur réception à la TC Ab-C, puis à leur poinçonnage à la TDA.

Dans cette section, nous avons contribué à la réception des mandats payés, accompagnés des pièces justificatives transmises par la section contrôle de régularité. Nous avons participé à leur dépouillement et à leur classement par compte. Nous avons procédé de même pour les titres de recettes transmis par le SE.

En réalisant ces différentes tâches, nous avons acquis diverses expériences qui nous ont permis de découvrir concrètement les réalités du travail dans une administration publique et des connaissances pratiques qui pour la plupart, viennent confirmer et renforcer la théorie reçue à l'ENA. Ainsi, après notre passage dans ses différentes sections nous sommes en mesure de gérer les courriers « arrivé » et « départ » et d'orienter les clients après un bon accueil ; de dépouiller des mandats, vérifier et traiter ces derniers en calculant les montants de la TVA, de l'AIB, de la Retenue de Garantie et de la détermination du net à payer ; de préparer les fiches d'écritures ; de passer les écritures de Caisse, d'Ordre de Dépenses et de TPB; et de classer les mandats par numéro de compte et par date de paiement.

B. IDENTIFICATION DE LA PRATIQUE À RENFORCER : LA GESTION DES VALEURS INACTIVES (VI)

1. DÉMARCHE DE L'IDENTIFDICATION DE LA PRATIQUE

Après avoir parcouru les différentes sections de la TC Ab-C,nous avons pu identifier des problèmes en observant et en échangeant avec les agents sur différents sujets. Il s'agit des problèmes matériels tels que : l'exiguïté du bâtiment de la TC Ab-C ; la défectuosité de la plupart des portes menant aux sections ; la défectuosité de certains matériels informatiques ; le manque de fournitures de bureau. Ces problèmes étant factuels manquent de portée analytique, ne permettent pas de développer des problématiques pédagogiques et d'apporter des solutions innovantes.

Nous avons également constaté une insuffisance de digitalisation dans les différentes sections. Cependant, au cours de notre stage, nous avons reçu la visite de quelques inspecteurs de l'informatique et des archives qui nous ont appris que la DGTCP projetait de développer des solutions numériques pour digitaliser l'archivage des documents et pour informatiser progressivement certaines pratiques dans les administrations publiques, y compris la TC Ab-C. Nous nous sommes donc tournés vers des problèmes qui ne sont pas encore totalement traités.

Aussi, nous avons remarqué des failles dans la gestion des valeurs inactives (VI). Il s'agit entre autres des risques d'intrusion, de contrefaçon, de fuite de recettes et de détérioration des supports. Des réformes ont été mis en place pour améliorer la gestion des VI mais elle présente toujours des failles. C'est pourquoi notre rapport se propose d'analyser ces failles et de formuler des solutions innovantes afin d'optimiser la gestion des VI.

2. INTÉRÊT DU RENFORCEMENT DE LA GESTION ACTUELLE DES VALEURS INACTIVES À LA TC Ab-C

Dans un contexte de quête permanente de performance et de transparence dans la gestion des Finances Publiques, la gestion rigoureuse des VI constitue un enjeu majeur pour la TC Ab-C.

En effet, bien que la Commune bénéficie d'une autonomie financière, celle-ci reste partielle puisque pour couvrir toutes ses dépenses, elle dépend encore des fonds d'appui, des subventions et transferts de l'État.

Or, les VI constituent un moyen de collecte de fonds, pouvant permettre à la Commune d'Abomey-Calavi de tendre vers une autonomie financière effective. Le renforcement de la gestion des VI apparaît ainsi comme un enjeu stratégique pour consolider son autonomie institutionnelle et financière.

L'étude de la gestion des VI permettra non seulement d'en cerner les contours, mais aussi de mettre en évidence ses limites actuelles. Les perspectives qui seront proposées dans ce rapport viseront à corriger ses limites et à la renforcer durablement.

II. LA RESOLUTION DES PROBLÈMES LIÉS À LA PRATIQUE IDENTIFIÉE

A. L'APPROCHE THÉORIQUE DE LA RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

Pour étudier la gestion des VI à la TC Ab-C, il convient de commencer d'abord par explorer les contours d'une gestion efficace des VI dans la revue théorique, ensuite d'exposer la gestion actuelle des VI à la TC Ab-C et d'en relever les insuffisances identifiées suite à sa confrontation à la théorie et enfin de proposer des solutions pouvant combler ces insuffisances.

1. LA REVUEDE LA THÉORIE

a) Définition

Les valeurs inactives sont des formules de toutes natures qui n'acquièrent une valeur que dans la mesure où elles font l'objet d'une émission par le comptable habilité à cet effet.^1(*)

Selon le Manuel de procédure de gestion des valeurs inactives des collectivités locales de Septembre 2017, rédigé par la DGTCP, les valeurs inactives concernées, servent au recouvrement d'une partie des recettes propres non fiscales inscrites au budget de la commune qui sont essentiellement constituées des taxes, des droits et d'autres prestations de l'état civil perçus sans établissement préalable de titre de perception. Les recettes ainsi recouvrées contribuent au fonctionnement de l'administration locale. Elles ont une valeur financière et se gèrent avec le même niveau de sécurité et de traçabilité que la caisse.

b) Catégories de VI existante

Il existe à la date d'aujourd'hui quatre (4) catégories de valeurs inactives utilisées dans les communes que sont :

· la catégorie des timbres (timbres de légalisation des affirmations et des actes administratifs, de dépôt de signature etc.) ;

· la catégorie des tickets (droit de stationnement, droit de place sur marché, etc.) ;

· la catégorie des imprimés (attestation ou certificat de résidence, convention de vente de terrain, certificat de vie et de charge, etc.) ;

· et la catégorie des carnets ( attestation de recasement, autorisation d'ouverture de boutique, etc.).

c) Périmètre

Circuit théorique des VI : Elle se traduit par l'expression de besoins en VI, lacommande et la réception en début d'année, l'approvisionnement en cours d'année et le recollement, la reconduction et l'incinération des VI en fin d'année.

· Expression des besoins en VI et leur commande : Les besoins en VI pour le compte d'une année N sont exprimés par la mairie qui s'adresse au TC. Une fois les besoins exprimés, le SE procède au choix du prestataire suivant la procédure de passation des marchés publics puis, à la commande proprement dite. La commande se fait au plus tard au début du mois de décembre de l'année N-1, pour d'assurer la disponibilité des VI poinçonnées et prises en charge au plus tard le 1er janvier de l'année N. Après réception du bon de commande, le prestataire procède à la livraison dans le délai fixé, dans l'enceinte de la Trésorerie Communale.

· La réception correspond à la livraison des VI à la Trésorerie Communale par le prestataire. À cette étape, la section Valeurs Inactives de la Trésorerie Communaleprocède aux contrôles d'usagese rapportant à la malfaçon ou à l'exactitude en nombre et en montant des VI reçues et aux mentions obligatoires. La livraison fait l'objet d'un procès-verbal de réception des VI. La réception des VI implique leur prise en charge par la section VI.

· L'approvisionnementconsiste à mettre à la disposition des correspondants des VI (prises en charge et poinçonnées), qui en assurent la vente. Il est important de faire établir par le correspondant, un état d'approvisionnement, un bon, une décharge ou un PV d'expédition, sur lesquels sont décrites les valeurs remises. Cet état doit être signé par les deux parties concernées. Lorsque le Régisseur de recettes vend tout ou une partie des VI reçues du TC, il se présente au guichet de ce dernier pour faire le reversement de recettes, sur la base d'une fiche de reversement. En retour, il reçoit de la caisse du TC, une quittance du montant correspondant dont le numéro de quittance est mentionné sur l'état de versement.

· Le recollement : C'est le retour des VI invendues par le Régisseur de recettes. Ce retour s'opère de façon générale et automatique en fin d'exercice budgétaire au plus tard le 31 décembre, et de façon exceptionnelle en cours de gestion.

· La mise en reconduction consiste à rendre valide en année N+1, les VI recollées pour cause d'invendu et celles qui sont restées dans le portefeuille du TC au 31 décembre de l'année N. Aucune VI n'est mise en reconduction plus d'une fois.

· La reconduction quant à elle, fait réintégrer au portefeuille, les VI mises en reconduction. Aucune VI ne devant être reconduite plus d'une fois. Toute VI reconduite une fois au cours d'une année, est incinérée l'année suivante.

· L'incinération : il est question de détruire toutes les VI inaptes à la circulation. De façon générale et automatique, cette destruction s'opère en fin d'année pour des VI déjà reconduites une fois. Elle ne donne lieu à aucune écriture. De façon exceptionnelle, la destruction en cours d'exercice concerne les valeurs inactives qui présentent de malfaçons et les valeurs inactives qui présentent des signes de fraudes. L'incinération des VI se fait en présence d'une commission composée du Conseil Communal, du SE, du préfet ou son représentant, d'un huissier, d'un Policier de Justice, du Trésorier Départemental et du Trésorier Communal qui vérifie d'abord les VI à incinérer avant l'opération.

Principes et stratégies clés : Il s'agit notamment de laplanification, la gestion du capital humain, la sécurisation, la conservation sécurisée, le suivi comptableet les inventaires et contrôles périodiques

· La planification de la commande des VI se fait à travers l'expression du besoin en VI par la Mairie qui s'adresse au TC en novembre de l'année N-1. Celui-ci évalue les stocks disponibles tant au niveau de son portefeuille qu'au niveau des correspondants en tenant compte de la pratique d'incinération ou de reconduction de VI de la commune.

· La gestion du capital humain concerne la séparation des tâches, la formation continue, les conditions de travail et la rémunération. Elle est essentielle car les tâches ne doivent pas être concentrés sur une seule personne.^2(*) Les acteurs impliquées dans le processus de la gestion des VI sont le SE ( responsable des affaires budgétaires à la Mairie) et le Trésorier Communalqui est aidé par le régisseur de recettes de la Mairie, dans la collecte des recettes. Aussi, la vente sur le terrain des VI se fait par les agents collecteurs, formés par la Mairie, qui rendent compte de leur collecte au régisseur de recette.

· La sécurisation concerne la pré-numérotation par le prestataire lors de l'impression des VI, l'unicité des séries, le poinçonnage et les mentions obligatoires (l'insigne ou le logo et le nom de la commune ; la valeur faciale s'il y a lieu ; le millésime^3(*); la codification des valeurs inactives). Ces dispositions permettent dedétecter les numéros manquants, de fiabiliser et de suivre chaque formule de VI.

· La conservation (caveau, accès restreint au personnel de la Trésorerie Communale) réduit les risques d'intrusion.

· Le suivi comptable est assuré par les registres de mouvements (entrées, sorties, retours) et les états d'emploi tirés des systèmes informatisés « WMoney » dans les Trésoreries Communales et de « GBCO » au niveau des Mairies. Les registres tenus par la section valeurs inactives, sont comparés aux états d'emploi, pour s'assurer de conformité entre les deux. La combinaison de l'enregistrement manuel et de celle numérique garantit un suivi efficace des VI.

· Les inventaires périodiques et contrôles inopinéssur place et sur pièces se fontau niveau de la Régie de Recettes, au moins une fois par trimestre. Ce contrôle amène les régisseurs à suivre permanemment les procédures qui ont été établies. Ces contrôles consistent à comparer le stock physique, les états d'emploi et les encaissements. Les VI détériorées, périmées ou frauduleuses font l'objet d'un procès-verbal et d'une destruction contrôlée.

2. CONFRONTATION DE LA THÉORIE AU CADRE ACTUEL DE LA GESTION DES VI À LA TC Ab-C

En règle générale, aucune gestion n'est parfaite. Mais, comme le remarquait Henry Mintzberg « très souvent, la gestion efficace consiste à être conscient de ses imperfections et à s'assurer qu'elles ne nuiront pas au succès de » l'organisme. Afin de mettre en évidence les faiblesses observées dans de la gestion des valeurs inactives à la TC Ab-C, nous avons confronté le cadre théorique aux pratiques effectivement observées. Le point de cette confrontation se résume comme suit :

Le circuit observé à la TC Ab-C rejoint la revue théorique. Ce circuit se fait effectivement de l'expression des besoins en VI jusqu'à leur incinération, tout comme dans le circuit théorique.Cependant, nous avons relevé certains écarts entre le circuit théorique et le circuit réel.

En effet, au cours de la commande, des retards dus à la lourdeur des procédures administratives se font remarqués. Ces retards ont une incidence sur la réception qui se fait aussi tardivement. Théoriquement prévue en janvier, elle n'a eu lieu qu'en juin cette année, en raison de la lourdeur des procédures de passation des marchés publics.

De plus, le contrôle manuel qui se fait pendant la réception, est fastidieux puisqu'il consiste à vérifier la conformité de chaque formule de toutes les séries de VI ; une série pouvant comporter au moins 100 formules.

En ce qui concerne les principes et les stratégies clés utilisés par la TC Ab-C, ils rejoignent la théorie mais présentent des insuffisances en de certains points. D'abord, la planification réalisée chaque année par la TC Ab-C n'est pas assez efficace. Cela est inquiétant puisque l'incinération doit se faire et celle-ci suppose que certains VI n'ont pas été vendues sur deux années consécutives. En plus, les VI à incinérer constituent une perte de ressources pour la commune.

Ensuite, même si la plupart des agents qui interviennent dans la gestion des VI travaillent dans de bonnes conditions, les agents collecteurs de la Mairie d'Abomey-Calavi font face à pas mal de défis durant leur collecte. Ces derniers ne sont pas assez équipés pour la collecte de recettes; ils ne disposent pas par exemple de moyens logistique et roulant, pouvant leur permettre de vendre les VI sur de plus grandes étendues^4(*). De plus, aucune mesure incitative n'est mise en place pour les motiver à vendre plus de VI. Cette situation pourrait être un facteur nourrissant la mauvaise foi de certains agents qui détournent les fonds collectés.^5(*)

Aussi, avec les nouvelles réformes mises en place, des agents extérieurs ont été recrutés pour vendre les VI dans les marchés et les gares routières grâce aux Terminaux à Paiement Electronique(TPE). Cette mesure permet dedélivrer des tickets électroniques aux contribuables, de renforcer la traçabilité des paiements, de réduire les risques de fuites de recettes, de limiter les conflits entre contribuables et agents collecteurs et de réduire les arriérés de paiements. En outre, ils faciliteraient la centralisation et la fiabilité des données de collecte. Cependant, tout comme les agents de la Mairie, ces nouveaux agents peuvent aussidétourner une partie des fonds collectés durant leur vente.

Enfin, la sécurisation et la conservation des VI à la TC Ab-C présentent des failles. Il s'agit pour la sécurisation, des difficultés liées au poinçonnage (déplacements à la TDA ; poinçonneuse disponible uniquement à la TDA et utilisée par plusieurs communes). Pour la conservation, il s'agit des risques liés à la conservation physique (incendies, inondations, dégradation par les rongeurs etc.). Pour faire face à ces risques, la TC Ab-C a entrepris, avec les nouvelles réformes, une digitalisation de certaines VI et leur utilisation effective pourrait être envisagée en 2026.

L'analyse met en évidence une gestion globalement conforme aux principes établis, une mise en place de nouvelles réformes, mais encore marquée par des insuffisances structurelles et organisationnelles. Ces constats ouvrent la voie à des perspectives d'amélioration que nous exposerons dans les lignes suivantes.

3. PROPOSITION DE SOLUTIONS THÉORIQUES

Pour combler ces différentes failles, nous avons réfléchi à de solutions concrètes réalisables telles que :

ï L'optimisation des procédures de passation des marchés publics en ce qui concerne la commande des VI;

ï La réalisation des études statistiques sur les ventes de VI des années précédentes pour une meilleure planification ;

ï La mise en place des outils de suivi et d'évaluation de la performance de la collecte de recettes issuesdes VI chaque année ;

ï La sensibilisation à la vérification de l'authenticité des VI achetées par les contribuables et à leur conservation.

ï La sécurisation avancée des VI avec l'introduction de dispositifs modernes.

B. L'HYPOTHÈSE DE LA MISE EN OEUVRE DES SOLUTIONS THÉORIQUES

1. DÉMARCHE DE LA MISE EN OEUVRE

Les solutionsque nous avons proposées pour combler les insuffisances de la gestion des VIsont réalisables sur le court et moyen terme suivant une démarche progressive.

Sur le court terme (1-2 ans), il s'agira d'optimiser les procédures de passation des marchés publics ensimplifiant et en accélérant les processus de commande des VI pour éviter les retards dans leur réception.

Il s'agira aussi de réaliser des études statistiques sur les ventes de VI des années précédentes pour une meilleure planification et un meilleur suivi. Cela consistera d'une part, à mettre en place des outils d'analyse pour évaluer la capacité financière de la commune sur la base de la moyenne des collectes des années précédentes. D'autre part, mettre en place des outils de suivi et d'évaluation comme les indicateurs de performance, permettraégalement d'évaluer l'efficacité des collecteurs et des processus de gestion des VI. Comme exemple d'indicateurs de performance, on peut citer :

Sur le moyen terme (2-3 ans), il s'agira de renforcer des capacités des collecteurs de la mairie en les équipant de moyens logistiques (motos) et instaurer des formations continues.De plus,l'instauration de mesures incitatives pour les agents collecteurs comme des systèmes de primes et gratifications basés sur la performance des collecteurs peuvent les motiver à améliorer leur efficacité, réduisant ainsi les risques de fraude et augmentant les recettes propres de la commune.

Pour limiter les risques de détournement par les agents extérieurset les risques d'intrusion, la Mairie pourrait diffuser sur les canaux de communication (télévision, radio, réseaux sociaux), les informations concernant les nouvelles réformes; et d'organiser des campagnes pour la sensibilisation des contribuables. Cette sensibilisation consistera à les informer sur l'importance de la vérification de l'authenticité des VI qu'ils ont achetées et de leur conservation après paiement.

Pour l'authentification,l'intégration des codes QR sur les valeurs inactives permettrait de vérifier instantanément l'authenticité de chaque support grâce à une lecture numérique unique et infalsifiable; que ces VI soient des supports numériques ou physiques. Contrairement aux numérotations classiques, le code QR est difficile à reproduire, ce qui limite fortement les tentatives de contrefaçon. De plus, chaque scan peut être enregistré dans une base de données centralisée, assurant la traçabilité des mouvements des VI.

2. RESULTATS ENVISAGEABLES

La mise en oeuvre des mesures proposées devrait générer plusieurs résultats significatifs pour la gestion des Valeurs Inactives (VI) à la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi.

D'abord, une planification plus rigoureuse permettra d'assurer la disponibilité des VI en temps voulu, garantissant ainsi la continuité des services sans rupture. L'utilisation de données statistiques précises facilitera l'ajustement des commandes en fonction des besoins réels, évitant à la fois les excédents coûteux et les pénuries préjudiciables.

Ensuite, le recours à des indicateurs de performance favorisera un suivi régulier, permettant d'identifier rapidement les faiblesses et d'adapter les stratégies de gestion. L'instauration de mesures incitatives pour les collecteurs, telles que des primes liées à la performance, contribuera à renforcer leur motivation, à accroître leur efficacité et à limiter les risques de fraude. Dans la même logique, le meilleur équipement des agents collecteurs favorisera une couverture territoriale plus large, une reddition plus efficace des recettes et une amélioration générale de leurs conditions de travail. Une sensibilisation des contribuables incitera les agents de la mairie ou les agents extérieurs à toujours délivrer les formules de VI authentiques, après collecte de fond et découragera les détournements.

Par ailleurs, la modernisation des dispositifs de sécurisation réduira considérablement les risques de contrefaçon et renforcera la confiance des usagers dans les titres délivrés. Enfin, la dématérialisation prévue à l'horizon 2026 représente une étape décisive : elle permettra de réduire les coûts d'impression, de limiter les risques de falsification et de détérioration, d'alléger les tâches de contrôle et de garantir une traçabilité complète des transactions.

En somme, l'ensemble de ces réformes devrait contribuer à une gestion plus transparente, plus sécurisée et plus performante des VI, consolidant la confiance des usagers et renforçant l'autonomie financière de la commune.

III. CONCLUSION

Le stage effectué au sein de la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi a constitué une expérience riche d'enseignements, tant sur le plan théorique que pratique, offrant une immersion concrète dans le fonctionnement quotidien d'une administration locale, notamment dans la gestion des recettes, y compris celles issues des valeurs inactives (VI). L'étude menée a révélé l'importance des VI dans le renforcement des ressources propres de la commune, tout en mettant en évidence plusieurs insuffisances dans leur gestion, telles que des risques de contrefaçon, des gaspillages liés à une planification inadéquate et des lacunes dans le circuit des VI. Ces faiblesses, si elles ne sont pas corrigées, peuvent limiter l'efficacité de la mobilisation des ressources locales et générer des pertes financières.

Face à ces constats, des solutions concrètes et adaptées ont été proposées, s'inscrivant dans une logique d'amélioration continue pour renforcer la gestion financière de la commune et son autonomie. Parmi elles, La sécurisation avancée des VI avec l'introduction de dispositifs modernesapparaît comme la plus prometteuse, car elle permet de gérer plusieurs risques opérationnels et s'appuie sur des pratiques déjà mises en place par l'administration publique au Bénin. Son intégration dans la gestion des VI ne représenterait donc pas un défi inédit pour la Trésorerie communale d'Abomey-Calavi, et pourrait servir de modèle pour les autres collectivités territoriales.

Cela soulève une perspective ambitieuse : l'optimisation de la collecte des recettes grâce à une sécurisation plus renforcé de la gestion des VI à Abomey-Calavi pourrait devenir le point de départ d'une généralisation de cette pratique dans tout le pays. Un tel scénario offrirait à chaque commune la possibilité de mieux structurer la collecte de ses ressources et d'assurer durablement son autonomie financière.

RÉFÉRENCES

IV. Bibliographie

ï Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP), « Manuel de procédure de gestion des valeurs inactives des collectivités locales », septembre 2017.

· Arrêté n°125/MEF/DC/SGM/DGTCP/DRC/SP/0013SGG22 portant sur les attributions, l'organisation et le fonctionnement de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique du 21 janvier 2022 en République du Bénin.

· Décret n°2014-571 portant règlement général sur la comptabilité publique(Articles 23, 27 et 113) du 07 octobre 2014 en République du Bénin.

Supports électroniques

· Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique. Historique du Trésor public béninois. Consulté le [18/08/2025] à [08:13]. Disponible sur : .https://tresorbenin.bj/page/historique.

V. ANNEXE 1 : Organigramme de la DGTCP

VI. ANNEXE 2 : Organigramme de la Trésorerie Communale d'Abomey-Calavi

* ¹ BROLLES et AL, « Budget des communes, Gestion et Comptabilité », 2010.

* ²Cf Art 23,27et 113 du Décret N° 2014-571 du 07 octobre 2014 portant règlement général sur la comptabilité publique en République du Bénin.

* ³ Millésime : l'année budgétaire à laquelle appartiennent les valeurs inactives

* ⁴ Ambroise AMETOWONA, « Gouvernance locale à Abomey-Calavi: La SE Carine Laourou lutte contre la baisse des recettes »,l'expression.bj, 18 Août 2025, 16h13.

* ⁵Fabrice D. DEGBEDJI & Franck P. M. ATTINDEHOU, « Analyse de mobilisation des ressources propres des collectivités territoriales du Bénin: Cas de la commune d'Abomey-Calavi », Memoireonline, p 44 et 45, 18 Août 2025, 12:19.