1.10 Remise de la procédure auprès de la
direction pour APPROBATION
Les différentes procédures qui sont
combinées dans un document que l'on nomme Le Manuel de Procédures
sont remis au niveau de la Direction pour approbation .C'est à ce
niveau que la décision de l'implémentation au sein de
l'entreprise de la procédure est prise, une procédure peut
acceptée ou rejetée par la Direction .Dans le cas où une
procédure est acceptée par la Direction elle sera suivi par un
test et d'une expérimentation pour jauger de son efficacité et de
célérité.
1.11 Test et expérimentation de la
procédure
Afin de jauger du degré d'efficacité
d'une procédure, il est judicieux de procéder à un test et
une expérimentation .Une procédure n'est bonne que lorsqu'elle
décrit avec exactitude le fonctionnement des activités d'une
structure et si elle est efficace. De plus elle doit s'inscrire dans une
dynamique temporelle car doit être modifié temps en temps
1.12 Approbation par le responsable du
département
L'approbation par la Direction n'exclut pas que le
responsable du département donne également son approbation. En
effet les responsables de département de même que les autres
employés de la structure constituent des forces de propositions de
l'entreprise raison pour laquelle leurs propositions et leurs points de vus
devraient être pris en considération par la Direction.
1.13 Implémentation et mise à jour de la
procédure
Une fois que la procédure a reçu quitus
auprès des différents responsables de l'entreprise et
après que son efficacité a été reconnu au sein de
l'entreprise, une implémentation et une mise à jour de la
procédure doit être faite pour l'atteinte des objectifs et dans
l'optique d'asseoir la vision managériale de 2EC et par ce biais
favoriser son appropriation par chaque membre du personnel. Cette phase a pour
but de favoriser le « teamworking » du personnel dans la
prise de responsabilité et l'atteinte des objectifs de 2EC.I l s'agit
d'un processus qui s'élabore en plusieurs étapes :
1.13.1 La phase de négociation
Cette étape consiste à
déterminer un ensemble d'objectifs réalisables en symbiose avec
le vison de 2EC. Il s'agit d'un benchmarking entre la Direction et les
différents chefs de services.
1.13.2 La phase de formation et de sensibilisation
Au cours de cette phase il est question de former
l'ensemble du personnel sur le nouveau dispositif du contrôle interne, de
présenter les notions d'objectifs et l'appropriation du manuel de
procédures par chacun des employés. Cette sensibilisation et
formation a pour but de permettre au personnel de s'imprégner davantage
du contenu de toutes les procédures de l'entreprise en vue d'une bonne
compréhension et une meilleure applicabilité du processus. Il
s'agit de montrer à tout le personnel le bien fondé
managériale d'une telle méthode afin qu'elle soit partagée
par tout le personnel, et que chacun intègre la nécessité
d'atteindre des objectifs meilleurs.
Au terme de cette formation, des fiches de poste sont
élaborées afin que chacun intègre son rôle dans la
quête du contrôle interne.
Ces fiches de postes constituent un outil indispensable
pour l'appropriation de la tâche de chaque responsable et elles sont
destinées .Il s'agit des fiches qui détaillent de façon
concise la mission assignée à l'employé, sa position dans
l'organigramme de 2EC, la description de son activité ainsi que les
objectifs attendus. Il est clair que l'absence de cet outil peut entrainer
des conflits de leadership.
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