1.13.6 La phase d'élaboration du manuel de
procédures générale
Au cours de cette phase il est question
d'élaborer un manuel de procédures pour l'ensemble des
activités d'Ethical and Environmental Company compte tenu des
éléments du processus cités plus haut. Dans le soucis de
fiabiliser nos données , nous avons élaboré une
procédure pour chaque service de 2EC en nous entretenant avec chaque
responsable de même que l'ensemble du personnel pour voir leur
degré de perceptibilité et de maitrise de leurs tâches et
responsabilités en vue de l'atteinte des objectifs qui leurs sont
assignés par la Direction. Pour garantir un bon suivi des
activités de 2EC, nous avons élaborés des fiches de postes
ainsi que des entretiens pour nous renseigner sur le fonctionnement des
activités de 2EC ; ces fiches prennent en considération les
différents objectifs arrêtés lors de la fixation des
objectifs. Le tableau de la page suivante présente le Gantt des
activités de 2EC durant notre période de stage au sein de cette
structure
|
ID
|
NOM DE TACHE
|
DEBUT
|
FIN
|
|
|
1
|
Etat des lieux
|
03/01/2011
|
17/01/2011
|
|
|
2
|
Les instances
|
17/01/2011
|
29/01/2011
|
|
|
3
|
La coordination scientifique
|
17/01/2011
|
31/03/2011
|
|
|
4
|
Le marketing
|
01/02/2011
|
31/03/2011
|
|
|
5
|
Les ressources humaines
|
17/01/2011
|
16/03/2011
|
|
|
6
|
Comptabilité et finance
|
15/02/2011
|
31/03/2011
|
|
|
7
|
Autres services de 2EC
|
09/03/2011
|
20/03/2011
|
|
|
8
|
Mise en forme du manuel
|
01/04/2011
|
30/04/2011
|
|
|
9
|
Présentation du manuel au responsable
|
13/04/2011
|
15/04/2011
|
|
|
10
|
Présentation du manuel a la Direction
|
28/04/2011
|
30/04/2011
|
|
Tableau 23 : Gantt du 03 Janvier 2011 au 28
Avril 2011
Source : nos soins
1.14 Opérationnalisation du manuel de
procédures à 2EC
1.14.1 Présentation des résultats
Ce paragraphe présente les résultats
obtenus de l'activité de 2EC suite à l'implantation du
système de contrôle interne a travers l'un de ces outils qu'est
le manuel de procédures. Ces résultats annonce une
préparation du personnel de 2EC à une séance
d'évaluation appelée évaluation à mis parcours
question de voir l'entière applicabilité de ces procédures
au sein de cette structure et leur appropriation par l'ensemble du personnel.
Il convient tout de même d'instituer cette séance afin de
connaître les difficultés rencontrées dans l'atteinte des
objectifs , de voir quels sont les aspects faibles de même que les
aspects forts et redéfinir les objectifs pour l'échéance
future. Le statut juvénile de 2EC de même que le manque criarde de
formalisation au niveau des procédures fait en sorte que la
présentation de nos résultats s'est davantage basé sur
l'analyse des budgets de fonctionnements trimestriels de 2010 et de 2011 ainsi
qu'une analyse de certaines activités de cette structure. Les tableaux
ci-dessous présentent les prévisions des activités de 2EC
par sa Direction générale, leur pourcentage de réalisation
par rapport aux objectifs fixés. L'analyste ou le lecteur constatera
comme nous une ventilation de ces charges dans les différents services
de 2EC cela peut également être mis parmi les disfonctionnements
observés.
Tableau 24 : budget prévisionnel de
2010
|
Eléments
|
Prévisions trimestrielles
|
Mois de prévision
|
Mois de réalisation
|
% du mois de réalisation
|
|
Charges semi variables
|
Prévisions du 4èmé trimestre
2010
|
Prévisions au 31/10/2010
|
Réalisation au 31/10/2010
|
% de réalisation
|
|
Frais de déplacements cciaux et DG
|
780.000
|
260.000
|
210.000
|
80,76
|
|
Autres frais de déplacements
|
180000
|
60000
|
23400
|
39
|
|
Frais de téléphones (cciaux et
DG)
|
330000
|
110000
|
62100
|
56,45
|
|
Frais de marketing
|
900000
|
300000
|
195000
|
65
|
|
autres frais de communications
|
150000
|
50000
|
100000
|
200
|
|
Charges variables
|
|
|
|
|
|
Achats petits mat et outillages
|
900000
|
300000
|
174425
|
58,14
|
|
Achats consommables de bureau
|
750000
|
250000
|
1140000
|
45,6
|
|
Frais de lavage de tenues techniciens
|
90000
|
30000
|
11500
|
38,4
|
|
Autres entretiens et réparations
|
300000
|
100000
|
500
|
0,5
|
|
Frais de missions
|
600000
|
200000
|
75000
|
37,5
|
|
Frais de photocopies
|
600000
|
200000
|
32290
|
16,1
|
|
total
|
5580000
|
1860000
|
998215
|
53,66
|
Source : document interne de 2EC
Le budget de fonctionnement trimestriel de 2010 de 2EC montre
clairement une mauvaise estimation des prévisions de certains postes
notamment les autres frais de communications .En effet ceci est du à une
sous évaluation du volet communicationnelle car l'on remarque que sur
une prévision de 50000 de cette ligne budgétaire on a une
réalisation double du budget prévu soit plus de 100%.De plus la
rubrique des autres entretiens et réparations donne un pourcentage de
0,5% ce qui signifie qu'il sous consommation de la ressource financière
de cette ligne budgétaire ce qui est préjudiciable au bon
fonctionnement de 2EC car elle gagnerait d'affecter cette ressource dans le
volet communicationnel par exemple question d'accroitre sa
notoriété.
Tableau 25 : budget prévisionnel de
2011
|
Eléments
|
Trimestre de prévision
|
Mois de prévision
|
Mois de réalisation
|
% du mois de réalisation
|
|
Charges semi variables
|
Prévisions du 4èmé trimestre
2011
|
Prévision au 31/03/2011
|
Réalisation au 31/03/2011
|
% de réalisation
|
|
Frais de déplacements cciaux et DG
|
780000
|
260.000
|
210.000
|
80,76
|
|
Autres frais de déplacements
|
180000
|
60000
|
25000
|
42
|
|
Frais de téléphones (cciaux et
DG)
|
540000
|
180000
|
85200
|
48
|
|
Frais de marketing
|
450000
|
150000
|
95000
|
64
|
|
autres frais de communications
|
45000
|
15000
|
12100
|
80,7
|
|
Charges variables
|
|
|
|
|
|
Achats petits mat et outillages
|
300000
|
100000
|
75000
|
75
|
|
Achats consommables de bureau
|
150000
|
50000
|
42325
|
85
|
|
Frais de lavage de tenues techniciens
|
90000
|
30000
|
10000
|
34
|
|
Autres entretiens et réparations
|
300000
|
100000
|
15725
|
16
|
|
Frais de missions
|
225000
|
75000
|
63000
|
84
|
|
Frais de photocopies
|
150000
|
50000
|
35400
|
70
|
|
total
|
3210000
|
1070000
|
668750
|
62.5
|
Source : document interne de
2EC
L'analyse du tableau ci-dessus nous révèle une
baisse dans la prévision du budget 2011.Elle montre une forte ligne
budgétaire au niveau de la rubrique des frais de déplacement des
commerciaux et de l'Administrateur Général ceci peut signifier
une forte croissance de l'activité commerciale notamment la prospection
car l'entreprise est en quête de notoriété et a besoin de
gagner en part de marché ; les frais de communication et de
transport sont au dessus de 80% de réalisation.
| 
