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République du Bénin

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par Gaston MASSIM OUALI
Université d'Abomey Calavi- Cotonou (Bénin) - Diplôme d'études supérieure spécialisée (DESS option Finances et Contrôle de Gestion) 2005
  

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Chapitre II : DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL ET FINANCIER DES RADIOS COMMUNAUTAIRES DE DJOUGOU ET DE TCHETTI

2.1: PRESENTATION DES RESULTATS ET VERIFICATION DES HYPOTHESES

2.1.1 LE FONCTIONNEMENT DES ORGANES DE GESTION ET DE CONTROLE

Le fonctionnement des organes de gestion et de contrôle sera mieux apprécié par la description des rôles et responsabilités des organes de gestion, la présentation de l'organigramme ainsi que les relations hiérarchiques et fonctionnelles qui existent entre ces organes.

2.1.1.1 Rôle et responsabilités des organes

Les organes de gestion d'une association de promotion de radio communautaire peuvent être classés en deux catégories :

Les organes de décision et de pilotage stratégique qui regroupent :

o L'assemblée générale

o Le conseil d'administration

o La commission des programmes

o La commission technique

o La commission des finances

o La commission de contrôle

Les organes de gestion technique ou l'exécutif : il s'agit du directeur de la radio et de tout son personnel.

* L'Assemblée Générale (AG)

Elle est l'organe suprême de décision de l'Association ; Elle adopte les statuts et décide de leurs révisions ;

La proposition de révision n'est recevable que lorsqu'elle est soutenue par une majorité de ¾ des membres actifs.

La révision est acquise à la majorité des 2/3 des membres présents à l'AG.

L'AG fixe les grandes orientations de la radio communautaire conformément à ses objectifs ;

Elle adopte le plan d'actions et le budget de l'Association ;

Elle reçoit et adopte les rapports du CA au sujet de la gestion de la radio communautaire sur les plans moral, matériel et financier après délibération sur le rapport de la Commission de Contrôle  et sur le contenu et l'évolution des programmes.

C'est l'organe chargé d'élire les membres du Conseil d'Administration, les membres de la Commission de Contrôle.

* Le Conseil d'Administration (CA)

Le CA veille à l'application effective des décisions et instructions de l'AG et prend toutes les mesures opportunes pour le bon fonctionnement de la radio communautaire ; il prend toutes les mesures en vue de défendre le droit à l'information des populations concernées.

Il veille à l'exécution du budget, au suivi budgétaire et à l'élaboration des rapports financiers, délibère sur toutes les questions que lui soumet le Comité de Gestion ;

Le CA maintient et entretien le contact avec les structures d'appui (les bailleurs, les partenaires et les autorités locales) ;

Il approuve les projets de rapports moral, financier, matériel et d'ordre du jour à soumettre à l'AG, ordonne la signature des contrats engageant la RC vis à vis des institutions d'appui.

* Le Comité de Gestion (CG)

Le comité de gestion est chargé de l'élaboration du projet de budget ; Il met en application les décisions et instructions de l'AG et du CA, et coordonne les activités des commissions techniques (programme, finances et technique) ;

Il statue sur leurs propositions et élabore les projets de décision du CA ;

Aussi, il suit l'exécution des tâches au niveau de la Direction de la station et entretient le contact avec les structures d'appui.

Le comité de gestion peut exister ou non d'une radio à une autre. Au cas où il n'existe pas, c'est le CA qui joue le rôle de comité de gestion. Ainsi, au sein du conseil d'administration ou du comité de gestion selon les cas, il est important de ressortir les responsabilités du trésorier ou du secrétaire aux finances.

En effet, le trésorier ou secrétaire aux finances du CA assume l'entière responsabilité de toutes les dépenses de la radio communautaire ; il veille à la tenue à jour par le comptable de tous les documents comptables ; il est chargé de présenter au CA les rapports financiers périodiques et s'assure du respect des procédures par le directeur et le comptable.

* La Commission de Programme (CP)

Elle est présidée par un membre du CA désignée par l'AG ;

Elle conçoit et propose au Conseil d'Administration (CA), les différentes politiques concernant la programmation (politique de l'information, politique musicale, politique d'auto promotion paysanne, politique d'accès des membres de la communauté à la radio, politique publicitaire etc.) ;

Elle veille au respect de leur contenu et de l'équilibre entre les différents genres de programme.

De par ses fonctions, la commission procède de façon périodique au suivi et à l'évaluation de la mise en oeuvre du plan stratégique. Elle est présidée par un membre du CA élu en assemblée générale.

* La Commission des Finances (CF)

C'est l'organe qui propose au Conseil d'Administration, la politique d'autofinancement de la radio. Elle est chargée de mettre en oeuvre les actions de recherche de financement de la radio ; d'établir la politique de gestion financière et comptable.

* La Commission Technique (CT)

Elle est chargée d'élaborer et de proposer au Conseil d'Administration une politique d'entretien et de renouvellement des équipements.

La commission évalue avec les techniciens les besoins nouveaux en équipements et présente au Conseil d'Administration des rapports périodiques sur le niveau et l'état des équipements et sur les pannes.

* Le Directeur de Station (DS)

C'est le responsable technique chargé du bon fonctionnement quotidien de la radio, et de la sécurité de l'équipement technique ; il prend toutes les initiatives allant dans le sens de la bonne marche de la radio.

Il veille à l'application de toutes les décisions et instructions du CA et de l'AG.

Il conseille le CA et l'AG sur le plan technique et rend compte à toutes les instances dirigeantes de la marche de la radio.

Le directeur de station est directement responsable des ressources matérielles, humaines et financières mises à sa disposition et relatives au fonctionnement de la radio ; il est le chef du personnel technique et administratif.

Dans son rôle, il est assisté d'un secrétaire-caissier et/ou chargé aux relations publiques et d'un comptable.

Au sein du personnel technique, le comptable joue un rôle très important dans la tenue de la comptabilité de la radio. Il enregistre quotidiennement les différentes informations financières et oriente le directeur dans les prises de décision d'encaissement et de décaissement. De façon périodique, il est contrôlé par le trésorier ou le secrétaire aux finances.

* Le Personnel Technique (PT)

Il est composé de trois sortes d'agents à savoir :

Les agents contractuels : liés à l'Association soit par un contrat de travail, soit par un contrat de mandat ou tout autre contrat de prestations de service. Leur maintien est tributaire de la qualité de leur rendement et des disponibilités financières de la radio.

Les agents mis à disposition : ce sont des personnes affectées ou détachées ou mis à la disposition de la radio par les instances déconcentrées des ministères dans la région, par les ONG et projet d'appui à la radio communautaire. Ces agents n'émargent pas au budget de la radio, mais sont soumis aux mêmes obligations que les contractuels.

Les agents bénévoles sont des personnes qui offrent leurs services à la radio sans aucune rémunération. Ils sont tenus de respecter le règlement qui régie la radio.

* La Commission de Contrôle (CC)

C'est l'organe chargé du contrôle de gestion de la radio communautaire. Son contrôle s'opère au niveau de chacun des intervenants du système de fonctionnement de la radio communautaire. Cette commission contrôle donc la gestion du CA à travers le président et le secrétaire aux finances ou trésorier, les activités des autres commissions, la gestion du directeur à travers ses assistants (secrétaire, chargé aux relations publiques, comptable etc.)

Elle contrôle l'exécution du contenu des programmes, la gestion financière et administrative à travers des contrôles périodiques programmés ou inopinés. Elle est dirigée par un président qui n'est pas membre du CA mais qui est élu au même titre que les membres du CA. Elle est composée de trois personnes dont un représentant du personnel technique autre que le Directeur de Station.

En fin de mandat, son rapport motivé est indispensable à la validation des rapports technique et financier du conseil d'administration.

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